Речевой этикет в документе кратко. Деловая этика в устной и письменной речи. Пример оформления заявления
Официально-деловой стиль является частью нормативного русского языка. В нем есть свои правила употребления слов и речевой этики.
Документ – это не просто текст, он имеет юридическую силу, поэтому нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Субъективный момент, личные качества должны быть сведены к минимуму. Следовательно, в деловой речи не употребляются слова, имеющие эмоциональную окраску. Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Но иногда документ в зависимости от цели в той или иной степени все-таки приобретает эмоциональную окраску. Например, в документе может быть выражена просьба, благодарность и требование, иногда в категоричной форме. Однако в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
Что касается людей, работающих в системе, то степень владения деловым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам и так далее, т. е. к тем, кто по роду своей деятельности должен в совершенстве владеть официально-деловым стилем. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяют человеку чувствовать себя уверенно.
Речевой этикет – это прежде всего система устойчивых формул общения. К этому можно добавить, что речевой этикет – это еще и умение правильно и грамотно составить документы – от простой справки до деловых писем и документов.
При составлении деловых бумаг, документов нужно следовать некоторым условиям. Понятия и термины должны быть однозначными, лишенными каких-либо наслоений и синонимических связей. Отсюда возникает необходимость для делового человека хорошего знание языка. Несмотря на строгость деловой речи, язык должен быть достаточно разнообразен и четок, чтобы выразить весь смысл документа. Лексика просьбы должна отличаться от лексики требования. Составляя документ, следует осознавать, что это официальная бумага, и фразы, выражающие личное отношение, здесь неуместны. Конечно, важным остается знание грамматических правил и синтаксиса. Строгость стиля не освобождает пишущего от соблюдения правил чистописания. Любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления. Как было сказано выше, логика является основой написания любого официального документа. В тексте должны содержаться только факты. Речевой этикет документа в официально-деловом стиле не допускает рассуждений по теме данной бумаги (заявления, протоколы и т. д.).
К тому же речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Например, не следует употреблять в деловых бумагах, документах, письмах личные местоимения, так как, составляя их, вы обращаетесь прежде всего к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы», т. е. использовать местоимение 2-го лица множественного числа. Четко исполнять данные правила речевого этикета означает показать себя грамотным и высокопрофессиональным.
Этикет - установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего.
В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.
Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.
Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.
Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа « Не откажете в любезности...»; « Будьте так добры...»
В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, в которых выделяется специальный раздел, посвященный этикету и содержащий список особых идиом, придающих документу вежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившийся в своеобразное « этикетное клише».
Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как богат язык, так богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жёсткие стилистические рамки деловых документов. И дело заключается в изложении фактов и просьб, в аккуратности оформления и чёткости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом « церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов. Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: « Направляем к вам доработанный проект устава... Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма не допускают возможности, что документ может быть и не утверждён. В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов « Просим рассмотреть» добавить фразу « и в случае положительного решения...» либо исключить слово « рассмотреть», оставить просто: « Просим утвердить».
«Церемониал» рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг. Он заключается в необходимости соблюдения должностного уровня при подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем. Но ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.
Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.
В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.
В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причём на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.
Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочных интервала.
Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.06, или 20 05 06, или 20 05 2006. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа допускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается также словесно - цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. .
При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные партнёры, необходимо помнить, что в США сначала пишется месяц, потом число - 10/7/06 соответствует 7 октября 2006 года, поэтому дату в таких документах следует писать словесно-цифровым способом.
Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159000 в тексте документа выглядит так; 159 тыс. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Если однозначное число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом; на одно изделие требуется три метра ткани. Многозначные числа записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, её следует писать словами.
Если документ должен быть утверждён, то гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты.
Гриф согласования ставится ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Этот гриф состоит из слова «Согласовано», наименования должностного лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, её расшифровки и даты, например:
Копии документов заверяют проставлением надписи «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.
Этикет – это установленный порядок
поведения, следование моральным,
общественным нормам
Речевой этикет- это нормы речевого
поведения, принятые в данном обществе;
это национально-специфичные правила
речевого поведения, применяемые в
ситуациях вступления собеседников в
контакт и для поддержания общения.
В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета
Деловой этикет- это порядок поведения,принятый в сфере общения. Он требует
соблюдения регламентированности
официально-деловых отношений.
В деловой письменной речи недопустимы
ирония, сарказм, оскорбления.Адресантам не рекомендуется:
Побуждать адресата к срочному принятию решения;
Навязывать адресату решение вопроса в пользу
адресанты;
Начинать послание с отказа в тех случаях, когда
положительное решение вопроса не представляется
возможным;
Для адресата официальной
корреспонденции с точки зрения этических
норм обязательным является оперативный и
четкий ответ.
Основные речевые формулы делового этикета
- это формулы обращения, выражения просьб,поручений, отказов, претензий и др.
Обращение – это аппеляция к адресату, его
наименование в процессе коммуникации.
Оно является обязательным элементом
коммерческой корреспонденции.Наименование адресата в документе может
быть универсальным и профессиональным.
Униферсальные наименования
используются как формы вежливого
обращения к адресату: господа, господин,
госпожа, граждане, коллеги, товарищ.
Часто сочетаются с фамилией, именем,
отчеством адресата и прилагательными
уважаемый, уважаемые.Наиболее общая формула обращения:
Уважаемые господа!; Уважаемый господин …
(фамилия)!; Уважаемая госпожа … (фамилия)!
К высокопоставленным чиновника, депутатам принято
обращаться со словами
Глубокоуважаемый и Многоуважаемый.
При обращении к должностным лицам органов гос. власти и
управления, президентам фирм возможно обращение с
указанием должности и без фамилии:
Уважаемый господин председатель!
В письмах-приглашениях допустимо обращение по имени и
отчеству:
Уважаемая Ольга Андреевна!Нарушением правил речевого этикета
является обращение по следующей
формуле:
Уважаемый + господин +
(фамилия) + (имя,
отчество)!В официальных документах возможно
наименование адресата по профессии, должности
и т.п. Например:
Уважаемый профессор…
При апелляции к лицам одной профессии
распространено обращение:
Уважаемые коллеги!; Уважаемый коллега!Из местоимений 2-го лица (ты - вы) допустима
только одна форма мн.ч., при обращении к одному
лицу – Вы.
При формулировке просьб, запросов и т.п.
используется форма 1-го лица
мн.ч.(«представительское «мы»):
Мы рады приветствовать вас… Мы
предлагаем свою продукцию… Мы
обращаемся к Вам с просьбой
Местоимения 3-го лица (он, она, оно, они)
используются в официальной переписке редко. Это
объясняется их универсальностью(указывают на
лицо и предмет).Глаголы в деловых письмах употребляются в
изъявительном наклонении, редко –
повелительного наклонения
(Позвольте поблагодарить Вас…).
Преобладают формы глаголов 3-го лица мн.ч.:
Сообщаем Вам, что…; Напоминаем…
Направляем в Ваш адрес…
Форма 1-го лица ед.ч. используется в документах,
оформленных на бланках должностных лиц:
Прошу дать ответ… Предлагаю…
Приглашаю…Из глагольных форм действительного и
страдательного залога чаще выбирается
страдательный залог, поскольку для деловой
переписки важнее факт совершения
действия, а не указание на субъекта:
Ваш заказ выполнен (а не «Мы выполнили
Ваш заказ»);
Запрос рассмотрен (а не «Мы рассмотрели
запрос»).В функции речевых этикетных средств могут
выступать вводные слова, позволяющие не
нарушать такие принципы этикета, как
вежливость и корректность, особенно в письмахотказах. Здесь целесообразно использовать
вводные слова типа:
На наш взгляд… К сожалению…,
а так же синтаксические конструкции типа:
Несмотря на предпринятые нами усилия…
Мы рассматриваем возможность
предоставления Вам… Надеемся на
долгосрочное сотрудничество… Желаем
успехов!С помощью формул речевого этикета можно
снять чрезмерную официальность, придать
высказыванию при необходимости
экспрессивные оттенки. Например:
Нам приятно сообщить, что…
Мы обеспокоены отсутствием…
Мы полагаем, что оптимальное решение…Выбор той или иной формулы речевого
этикета зависит от конкретной
коммуникативной ситуации (благодарность,
просьба, извинение и т.д.). Учитываются также
экстралингвистические факторы: адресант,
адресат, канал общения, форма общения и др.
От того, как отражается в деловой переписке та
или иная коммуникативная ситуация, какие
для этого выбраны языковые средства, зависит
не только понимание партнерами друг друга,
но и дальнейшее развитие их отношений.
Читайте также:
|
Это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе. Деловой этикет – порядок поведения принятый в сфере делового общения. В письменно деловом общении – регламентированность официально-деловых отношений (недопустимы ирония, сарказм, оскорбления).- не нужно адресата побуждать к срочному ответу, навязывать решение вопроса, начинать послание с отказа в тех случаях когда положительное решение не представляется возможным. Обращение к адресату – господин, госпажа, граждане, коллеги, товарищи.. сочетаются с фамилией И.О. и со словами «уважаемый,- ая,-ые» (нарушение – «уважаемый+господин+ФИО»). можно по названию профессии. Местоимения 2-го л. (ты-вы) – в деловой переписке в форме мн. ч; 1-го л. мн.ч (мы) – просьбы, запросы; 3-го л.(он, она. оно, они)используют редко- приведет к фамильярности. Гл. в форме изъявительного наклонения, преобладают гл 3 л. мн.ч. (напоминаем Вам, сообщаем Вам). С помощью формул речевого этикета можно снять черезмерную официальность, придать экспрессивные оттенки.
33.Жанровая дифференциация и отбор языковых средств в публицистическом стиле.
Публист стиль – обслуживает общественно-политическую сферу, общ-экономическую, социально-культурную и др. Функции-информативность; основные формы речи-устная и письменная; типичный вид речи-монолог. Подстили : газетно-публицистический (язык газет); агитационный (призывы); официально политико-идеологический (партийные постановления); массово-политический (выступления на митингах, собраниях). Жанры: передовая статья, корреспонденция. репортаж, спортивные обозрения, очерк, заметки и т.д.. Полно и широко представлено в газетной полосе.
Публицистический стиль представлен множеством жанров:
1. газетные – очерк, статья, фельетон, репортаж;
2. телевизионные – аналитическая программа, информационное сообщение, диалог в прямом эфире;
3. ораторские – выступление на митинге, тост, дебаты;
4. коммуникативные – пресс-конференция, встреча "без галстука", телемосты;
Лингвистический признак – экспрессивность (в фельетоне ит.д.) и стандарт (новые рубежи, трудовая вахта, живой отклик итд.).
Лексика – книжная (самопожертвование, милосердие, отечество и т.д.), разговорная (шумиха, мужик и т.д.), просторечная (денежки, одичать, круто и т.д) и диалектная лексика, фразеология (позволяет точно и быстро дать информацию, могут нести позитивную и негативную оценку:сокращение вооржений, гонка вооружений, желтая пресса), в последнее время употребляется научная терминология (принтер, сканер, интернет). Используют речевой стандарт –устойчивое в своем составе и воспроизводимое языкё средство, не вызывает негативаЁ обладает четкой семантикой и экономично выражает мысль, способствуя быстроте передачи информации – «встать на трудовую вахту, гуманитарная помощь и т.д). Штамп – шаблонный оборот речи, не вносит ничего нового в содержание высказывания, а лишь засоряет предложение (на данном этапе, в целях распространения)
Словообразование – иноязычные приставки - «а-,анти-,архи-,нео-, контр- гипер- и т.д. (антивоенный, неонацисты); суффиксальные образования сущ «-ость, -ство, -щина, и т.д. (солидарность, братство),
Ист, -ник 9коммунист, заочник). аббревиатуры в целях экономии речевых средств (ООН, ЖЕК.)
Морфолог особенности - Для пуб. ст хар-но употребление мн.ч. сущ (наши отцы, деды, круги, разговоры), не свойственно преобладание форм настоящего времени гл – в равной степени употребляются формы наст и прошелш времени.
Синтаксические – употребление эмоционально и экспрессивно окрашенной конструкции: восклицательные предложения, риторические вопросы, повторы, обратный порядок слов предложении (инверсия0. используются однородные члены предложения (употребление их парами, повторение, градация).
Использование троп – слово или выражение употреблено в переносном значении в целях достижения художественной выразительности. (эпитеты, метафоры, олицетворение, метанимия, синекдоха, перефраза).
функция воздействия – основная функ в публ. ст. Ораторская речь – влияние, убеждение на широкую аудиторию. Учение риторика – искусство красноречия, убеждения словом.(этос – уместность речи, нравственные кач-ва говорящего, его честность по отношению к слушателю;
логос – словесные, языковые ср-ва, искусство аргументации, для убеждения; пафос – замысел создателя речи, эмоционально развиваемый перед слушателями.)Академическое красноречие (доклад,сообщение, учебная лекция); судебное красн. (речь прокурора, адвоката); духовное красн (речь в церкви для прихожан); соц-политическая (конфренции, дипломатические, агитаторские); соц-бытовые (юбилейная речь, застольная и т.д.)
34. Разговорная речь в системе функциональных разновидностей русского литературного языка; условия функционирования разговорного речи; роль внеязыковых факторов.
Разговорный стиль противопоставлен книжным стилям в целом. Разговорный стиль характеризуется массовостью употребления. Им пользуются люди всех возрастов, всех профессий не только в быту, но и в неофициальном, личном общении в общественно-политической, производственно-трудовой, учебно-научной сферах деятельности. Он широко представлен в художественной литературе. К трем главным компонентам ситуации относятся : 1) неофициальные отношения между говорящими, т.е. близкие (дружеские, родственные) или нейтральные; 2) отсутствие у говорящих установки на сообщение, имеющее официальный характер (лекцию, доклад, выступление на собрании, ответ на экзамене, научный диспут и т.д.); 3) отсутствие элементов, нарушающих неофициальность общения (посторонних лиц, магнитофона для записи речи и т.п.). Именно этими компонентами создается непринужденность общения.Кроме трех перечисленных компонентов ситуации существуют дополнительные компоненты, которые также влияют на выбор и построение разговорной речи. К ним относятся: 1) число говорящих и жанр речи (монолог, диалог, полилог); 2) условия осуществления речи; 3) опора на внеязыковую ситуацию; 4) наличие общего житейского опыта, общих предварительных сведений у собеседников. В обиходно-разговорной речи исключительно важную роль играет интонация. Во взаимодействии с синтаксисом и лексикой она создает впечатление разговорности.
Лексика: Обиходно-разговорная лексика – это слова, которые приняты в повседневной жизни, в их числе: 1) знаменательные нейтральные (время, дело, работа, человек, дом, рука, идти, красный, дождь) и 2) незнаменательные (такой, значит, вообще, вот; что, как, где, когда, да, нет), часто выступающие в качестве средства смысловой связи или выделения высказываний.В лексику обиходно-разговорной речи, помимо нейтральных, включаются слова, которые характеризуются экспрессивностью, оценочностью. Среди них: слова разговорной и просторечной окраски (будоражит, горемыка, живность, белобрысый, очумелый, огреть).
Фразеология: Характерно обилие разговорной фразеологии. Это: а) речевые устойчивые обороты из разговорно-бытовой речи: на босу ногу, что и говорить, как бы не так; б) обороты-жаргоны: разделать под орех, топорная работа, зеленая улица, наложить лапу; в) обороты, заимствованные из научной терминологии: катиться по наклонной плоскости и др.Разговорная речь использует фразеологические обороты как готовые и целостные смысловые единицы языка. В разговорной речи широко развита синонимия фразеологизмов: ни в зуб ногой = ни бельмеса не знаю = ни бум-бум
Морфология: Особенности обиходно-разговорной речи проявляются, прежде всего в самом наборе частей речи. Так, мы можем отметить отсутствие в разговорной речи причастий и деепричастий, кратких прилагательных (в их синтаксическом противопоставлении полным), уменьшение доли существительных, увеличение доли частиц.
Непринужденная обстановка, непосредственный контакт с собеседником позволяют максимально использовать в речи жесты, мимику. Роль жестов, мимики (особенно взгляда) в разговорной речи велика: включаясь в высказывание или выступая в качестве самостоятельной реплики, они, заменяя слова или предложения, несут большую смысловую и экспрессивную нагрузку.
35. Особенности устной публичной речи.
Ораторское искусство-искусство подготовки и публичного произнесения речи, цель которой информировать слушателей, воздействовать на них. Онову Ор. выступления составляет общая речевая культура (эрудиция и мировоззрение, культура мышления, языковая культура, владение техникой речи, психологической культурой, коммуникативной культурой)все эти факторы взаимодействуют и проявляются с (содержанием речи, точносьт формулировок, понятность, грамотность, чистота выразительности и красоте звучания, соответствии эмоциональной окрашенности речи и ее содержание, умение оратора общаться с аудиторией)
Грамотная речь – первая составляющая данного уровня, т.е. речь с соблюдением норм современного литературного языка
Главное условие правильности речи – употребление фразеологизмов в соответствии с их точным значением. Невнимательные к своей речи ораторы чаще всего искажают состав фразеологизмов. При этом они ошибочно вставляют в устойчивые сочетания лишние слова, например: Писатель идет в одну ногу со своим временем; Главным гвоздем программы на этом вечере было выступление фокусника. Недопустимо также смешение фразеологизмов, например: 3десь собрался узкий круг ограниченных людей (правильно: узкий круг или ограниченный круг людей). Итак, богатство и разнообразие публичной речи создается богатым активным словарем, использованием многозначных слов, синонимов, образных сравнений, фразеологизмов.
Хорошо действует на аудиторию непринужденная манера изложения, привлекает выразительная речь, важна убежденность оратора.
Явления, засоряющие речь
У косноязычного человека речевая бедность, неумение выразить мысль часто соседствуют с негативными явлениями, "засоряющими" речь. В их числе:
1) "заезженные" формулировки: более-менее, нормально, ничего;
3) сленговые формы: отпад! круто! классно! прикол! тащусь!
4) сокращения слов: коммуналка, Б МБ-ушка, видак, телик;
5) фонетические стяжения: тыща, щас, воще, чё?
7) орфоэпические ошибки: *катлог, инциндент.
Названные явления недопустимы в речи оратора.
| Наименование параметра | Значение |
| Тема статьи: | Речевой этикет в документе |
| Рубрика (тематическая категория) | Производство |
Пример оформления заявления
В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), к примеру:
(1) Ректору ГОУВПО ʼʼМордовский государственный университет им. Н.П. Огареваʼʼ;
(2) профессору Н.П. Макаркину;
(3) студента такого-то факультета;
(4) Ваши Ф.И.О. (в род. пад.).
Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление. Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части).
Реквизит ʼʼдатаʼʼ указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита ʼʼназвание вида документаʼʼ и печатается от границы левого поля. Дату также можно указать после текста заявления, также от границы левого поля, к примеру:
Речевой этикет регламентирует правила речевого поведения и выбор словесных формул приветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета͵ предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента͵ одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать (искусство вести беседу).
Приведем некоторые правила этикета͵ принятые в деловой корреспонденции.
1.Не допускайте ошибок в сведениях, относящихся к адресату письма: проверьте, правильно ли указаны фамилия, имя и отчество партнера, его должность и звание.
2. Избегайте избыточной вежливости (ʼʼмы были бы вам весьма признательны, в случае если бы вы не отказали в любезности сообщить нам... ʼʼ).
З.Текст письма пишите либо от первого лица единственного числа или множественного числа (при этом личные местоимения не используются), либо от третьего лица единственного числа.
4. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: Уважаемый г-н Степанов! (в этой формуле употреблено сочетание ʼʼгосподин + фамилияʼʼ); Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии); Господин президент! (обращение без фамилии принято, в случае если адресат является должностным лицом органа власти, депутатом, президентом (председателем) общества, компании, фирмы и т.п.). В случае если адресат вам хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна! Дорогая Анна! В случае если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.
5. Не затягивайте с ответом. В случае если нет возможности сразу же дать подробный ответ, нужно подтвердить получение письма, сообщить о причинах задержки ответа и указать дату, когда вы сможете отправить более подробное письмо.
6. При крайне важно сти отказать партнеру предложите пути решения проблемы: укажите условия, при которых вы могли бы выполнить просьбу, порекомендуйте другую фирму, которая занимается подобными вопросами.
7. При крайне важно сти напомнить о выполнении обязанностей избегайте резких и категорических формулировок.
8. Не забывайте отправить партнеру письмо-благодарность за своевременный ответ на ваше письмо.
9. Используйте этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование и под.
Речевой этикет в документе - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Речевой этикет в документе" 2017, 2018.
