Чек лист пример. Волшебные списки, проверенные в полетах. Отметка о выполнении

Случалось ли вам забывать что-нибудь?

Например, плавки в бассейн или студенческий?

Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.

Сегодня мы поговорим о надёжном средстве «чтобы не забывать» - чек-листах.

Что такое чек-лист?

Это набор каких-то действий, которые нужно выполнить. Или предметов, которые нужно взять. Плюс пометки, схемы, подсказки.

Смысл чек-листа - не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и нервотрёпки. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу.

Профессиональные чек-листы

Чек-листы пришли к нам из авиации. Там цена ошибки - сотни человеческих жизней.

Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее пилоты всё прогоняют по специальным чек-листам. При этом один проверяет, а второй - проверяет, как проверяет первый.

Чек-листы используют при строительстве, в медицине и других областях, где недопустимы ошибки.

Авиационный чек-лист, всё на английском - это язык авиации:

Чек-лист перед хирургической операцией:

Чек-листы в моей жизни

Я открыл их для себя недавно. Теперь не представляю, как обходился без них всё это время.

Вещи, которые я беру на футбольную тренировку:

А это мой чек-лист ежемесячной проверки автомобиля:

На случай командировки:

Поскольку каждая командировка имеет свои особенности, то этот чек-лист - просто шаблон, в который я добавляю что-то или удаляю.

Это мой чек-лист по написанию статей для блога:

Здесь всё: как собрать идеи, редактирование текста, оформление и раскрутка.

Заметьте, что здесь много вспомогательной информации. Вот, например, указание, какого размера должны быть картинки в том или ином случае:

А вот мой чек-лист для резервного копирования и очистки компьютера:

Выполняю его один раз в две недели.

Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.

Как оформлять чек-лист?

Сокращайте . Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача - чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное - не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.

Где хранить?

На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.

Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))

Итого

Чек-листы - это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.

Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».

Выполняю его один раз в две недели.

Как оформлять чек-лист?

Сокращайте. Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача - чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное - не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.

Где хранить?

На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.

Итого

Чек-листы - это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.

Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».

Если вы не относитесь к малому проценту гениев с феноменальной памятью, то велик риск того, что вы забываете сделать важные вещи. Действительно, на свою память рассчитывать не приходится. В самый важный момент вы вдруг обнаружите, что забыли выполнить срочное поручение. Но если упорядочить и систематизировать некоторые вещи в своей жизни, то окажется, что вы успеваете больше и выполняете действительно важные вещи.

Контрольный список на все случаи жизни

Не зря говорят, что все гениальное просто. Так оно и есть: иногда, чтобы помочь себе выполнить какую-то работу, достаточно составить шпаргалку и время от времени заглядывать в нее, чтоб убедиться, что все идет по плану. Очень удобно использовать чек-лист - это контрольный список, в котором содержится ряд пунктов для определенной работы. Проходя по ним, нужно отметить то, что уже выполнено, и узнать корректно/правильно ли проводится работа. Такие списки можно использовать в любой сфере жизни. Их значение сложно переоценить, ведь продуктивность от их использования возрастает в несколько раз.

Забываются даже такие вещи, о которых вообще невозможно забыть. Но в спешке чего только не бывает! Особенно неприятно, когда нужно возвращаться, переделывать что-то или извиняться за такие неприятные моменты. К счастью, этот негатив можно свести к минимуму, если накануне составить чек-лист. Это поможет уберечь свою нервную систему от ненужных стрессов.

В чем смысл таких записей

Есть масса людей, которые не пользуются никакими списками. Они считают, что самое важное никогда не забывается. Просто они не хотят тратить время на работу с предварительными записями. На самом деле составить чек-лист - это всего 15 минут.

Смысл составления подсказки - в том, чтоб не допустить ошибок в своей работе. В списке может быть указан перечень действий, которые нужно выполнить, или вещей, которые нужно взять с собой. В них могут присутствовать подсказки, пометки для себя или схемы. Не всегда стоит держать рутинные вещи в голове, если их можно переложить на бумагу.

Сферы использования

Любая идея не возникает на ровном месте. Так зачем нужен чек-лист? Кто первым придумал его использовать и для чего? Изначально контрольные списки использовались в авиации - там недопустимо совершать ошибки, они могут стоить сотни жизней. Человеческий фактор никто не отменял, а людям свойственно делать промахи, так что пилоты стали пользоваться профессиональными чек-листами. Хоть пилот и так досконально знает, что нужно делать перед взлетом, он все равно сверяется. А второй пилот следит, чтобы он обязательно выполнил сверку с чек-листом.

Списки, инструкции, чек-листы - это все синонимы. Списки широко используются в медицине (особенно перед проведением операции), строительстве и других сферах.

Использование контрольных списков в повседневной жизни

Тот, кто открыл для себя возможность все фиксировать на бумаге, удивляется, как он раньше мог обходиться без этого. В какой сфере может пригодиться создание чек-листов? Да в какой угодно. Ведь в них можно фиксировать вещи, которые необходимо взять, например, на тренировку. Можно составить чек-лист на случай командировки, прописать, как форматировать документы, как чистить компьютер и т.д. Эти действия могут повторяться периодически и для них можно использовать одни и те же алгоритмы. Но можно составлять и разовые списки, если мероприятие единичное, например, поездка в отпуск.

Правила составления

Если вы задумались над тем, как составить чек-лист для себя, то эти несколько полезных советов вам пригодятся:

. Важна лаконичность. Нужно помнить, что это не сочинение, поэтому текст максимально сокращайте. Используйте четкие формулировки и простые слова, чтоб набросать основные пункты. Они должны быть составлены так, чтоб при беглом взгляде суть можно было ухватить сразу.

. Выделяйте важные моменты. Для одного листа двух выделений достаточно.

. Удалите все ненужное. Включайте в список только то, что необходимо. В чек-лист написания статей не стоит включить пункт «включить компьютер», это и так понятно.

. Редактируйте список. Он должен быть актуальным. Можете прямо возле пунктов делать пометки карандашом, когда пометок станет много, можно перепечатать новый чек-лист.

Кстати, стоит сказать, что это вовсе не старомодный способ, чек-лист - этоне только список на бумаге. Такие записи можно хранить на компьютере, в смартфоне, на планшете, чтобы он всегда был под рукой.

Как выглядит чек-лист: образцы

Контрольный список часто представляет собой таблицу, в которую внесены все нужные данные. Она может выглядеть совершенно по-разному, но суть одна и та же - ничего не упустить.

Ниже приведен вариант, который можно использовать на работе, чтобы ничего не забыть.

Планерка (утвер-ждение плана на день)	Подго-товлен список обзвона	Обзвон потен-циальных клиентов	Обзвон заинтере-сованных клиентов	Ведомость звонков	Отчет по оплатам	Обзвон клиентов, которым были выстав- лены счета	План на следую-щий день

Можно оформить чек-лист в виде обычного перечня. Просматривая пункты во время работы, намного легче учесть все нюансы.

Вы можете определить, в каком месте сайта находитесь?

Все ли страницы позволяют понять, на каком сайте вы находитесь?

Есть ли вводный текст на страницах?

Текст организован в виде небольших блоков?

На всех страницах повторяется схема планировки?

Диалоги имеют логическую последовательность шагов?

Графические элементы содержат текстовые надписи?

Графические элементы реагируют н движение мышки? Это полезная функция?

При переходе между страницами пользователь должен что-то запомнить?

Можно обойтись без рискованных и дорогостоящих действий?

На страницах с сообщениями о возникшей ошибке есть полезная информация?

Есть ли справка (система помощи)?

Можно составить другой чек-лист. Образец, приведенный ниже, подойдет для бытовых вопросов, например в отношении одежды. Возле каждого пункта нужно поставить соответствующую букву: П - починить, К - купить, Н - не пригодится. После проделанной работы можно освободить шкаф от ненужных вещей и навести порядок на полках.

Замшевая или кожаная курточка

Платье-футляр

Брюки твидовые или шерстяные

Твидовый или шерстяной костюм

Юбка из теплой ткани

Шелковая блуза

Кашемировая водолазка

Кардиган

Сумка нейтрального цвета

Средний и тонкий ремень

Плотные колготки

Украшения из серебра или золота

Заполнение чек-листа - это увлекательный процесс. В преддверии осени можно написать для себя список того, что непременно нужно сделать для полного счастья.

Преимущества использования чек-листов

Информационный век позволяет каждому из нас быть практичнее и мудрее во многих аспектах. Но большой объем знаний часто приводит к быстрой потере концентрации. Главное уходит из поля зрения, внимание рассеивается. Из виду упускается необходимая базовая информация и в работе появляются ошибки. Используя обычные чек-листы, можно проявить свою компетентность и ощутить собственные умения. С их помощью можно структурировать свои мысли и упорядочить действия, чтоб не совершать лишних движений и не тратить время попусту.

Даже достаточно сконцентрированным людям не стоит пренебрегать контрольным списком. Он позволяет дисциплинировать себя и идти по намеченному пути, избегая ошибок. Вы убедитесь, что не забываете важную информацию. Освободите свой разум от мелких моментов для того, чтоб работать над серьезными вещами. Использование записей поможет вам сэкономить свое время, ведь не придется раздумывать над тем, что делать, у вас уже все написано на бумаге.

Творческое, внимательное и серьезное отношение к работе является важной составляющей современного бизнеса. Однако творческое начало всегда было тесно связано с непредвиденными затратами рабочего времени, неопределенностью в оценке труда, необходимостью уточнения стоимости выполненной работы.

Существует большое количество задач, которые не требуют высокой квалификации и могут быть решены путем точного и качественного исполнения последовательности простых действий. Чек-лист - это именно такой вариант решения задачи.

Область применения идеи

Последовательность простых операций имеет применение как для решения ответственных задач, которые исполняют квалифицированные специалисты, так и для других задач, с которыми может справиться обычный рабочий, студент или школьник.

Чек-лист - это образец правильного записанный в виде последовательности максимально простых, максимально точных и лаконичных, но полных действий, которые нужно совершить, к примеру, чтобы:

самолет взлетел;
сходить в магазин и купить то, что мама попросила;
построить бизнес;
добиться какой-то цели;
проверить или сделать что-то для чего-то.

Конвейер когда-то совершил революцию в промышленности, причем оказался полезен в производстве не только простых деталей, но и сложных машин, механизмов, продуктов питания, спортивных товаров, одежды, обуви.

Идеально, когда чек-лист - это десяток минимально необходимых, простых действий:

идеальное простое действие - простое, безусловное указание что-то сделать;
идеальное указание не создает вариантов, но следующее действие выполняется строго по очереди;
никаких беспорядочных перемещений, все делается строго по плану и по контенту каждого пункта листа.

Цель (задача) бывает велика, и на одном листе не всякое решение уместить можно. Однако ничто не мешает составить несколько чек-листов, которые исполняются последовательно разными рабочими в определенные промежутки времени.

Планирование решения задачи

Планирование - важная составляющая любого дела. Чек-лист - это тоже план, а не только решение задачи. Можно составить план действий при возникновении непредвиденной ситуации, план поведения при аварии или стихийном бедствии, распорядок дня в детском лагере отдыха. Расписание занятий в институте или школе - тоже тест-продукт на «простой интеллект», поскольку в такого рода чек-листе есть условия. Например, четные или нечетные дни, недели.

Человек всегда планировал все, что делал, но делал это неосознанно. Появление понятия «чек-лист» - пример того, как обыденное и привычное бессознательное входит в компетенцию сознательного, получает новое значение и кардинально новое качество.

Сам по себе этот термин относительно молод, но история его идеи и её применения насчитывает сотни лет. Скорее всего, первые папирусы с регламентацией последовательности простых действий использовались в глубокой древности, иначе трудно объяснить моменты расцвета древних цивилизаций, равно как и причины их падения.

Образец: чек-лист по установке демона FTP

Это образец, написанный однажды и используемый многие годы. Здесь ничего не оформлено красиво, написано в юниксоидном стиле, но практично.

Вообще говоря, подобные чек-листы рождаются как результат длительного администрирования, выполняемого системным администратором. Как правило, спустя два-три года, после сотен инсталляций, администратор пишет себе и коллегам такую памятку. Это реальный чек-лист: некрасивый, но практичный.

Образец красивого непрактичного чек-листа

Здесь все правильно написано, но это не чек-лист. В частности, «Логотип» - это прежде всего глаголы:

создать;
как создать;
что учесть;
что отбросить.

За каждым таким глаголом должно стоять несколько рекомендаций.

Апелляция к слогану разумна, но создание слогана - это творчество, а его проверка - это длительная практика (в реальном живом интернете при массовом наплыве посетителей), ни то, ни другое к чек-листу никак не относится.

И так по каждому пункту.

Реально «летающий» чек-лист (фрагмент) для Boeing 737

Именно так должен быть оформлен чек-лист. Фраза - простой ответ. То есть простое действие и простой результат.

Это только фрагмент документа, причем написанный на английском языке, но в данном конкретном случае не язык важен, а точность декларации действия и проверки результата его выполнения.

Тестовые области применения

Практические применения четкого плана действий:

спортивные состязания;
бухгалтерский учет;
проверка продукции предприятия;
аудит компании;
следственные мероприятия;
запуск космического корабля и т. д.

Практически любая сфера жизни и деятельности человека может быть определена ассортиментом различных маленьких планов: чек-лист проверки №1, №2, №3 и т. д.

Особенное значение строгая регламентация действий имеет в ответственных областях деятельности, например в подготовке хирурга к операции, когда медицинский персонал, все участвующие врачи и медсестры - каждый в пределах своей компетенции - выполняет строго регламентированный перечень действий. Обычно все делается «на автомате», но профессиональная этика требует все действия выполнять «по бумажке».

Чек-лист - это незаменимый документ при сертификации и регламентации производства и тестирования продуктов питания, детских товаров, проверки работы машин и механизмов.

Интернет-технологии и простые операции

Любое операционное вмешательство требует высокой квалификации хирурга. Но оно также требует надлежащего исполнения простых операций. В частности, все инструменты на операционном столе должны лежать строго в определенных местах, пациент должен быть подготовлен к операции не только физиологически, но и морально.

Чек-лист (образец последовательности действий) - это не программа, не алгоритм, и его трудно отнести к программированию в прямом значении этого слова, но интернет-технологии привели к необходимости создания и выполнения множества рутинных, но очень важных операций.

Создание веб-ресурса требует как минимум тройки Apache, PHP и MySQL или её аналога на базе другого сервера, иного интерпретатора и базы данных. Установка этой троицы - минимально необходимая четкая последовательность действий.

Ошибка здесь чревата невозможностью работы вообще. Современное интернет-программирование характеризуется тем, что алгоритмы сервера, интерпретатора и языка программирования браузера «не думают», но если чего «не понимают», то однозначно «не делают»!

Запись ошибки в журнал обязательно декларируются, но часто записанного в журнал недостаточно для поиска проблемы.

Интернет-программирование: простые решения сложных проблем

Чек-лист - это решение проблемы. Практика интернет-программирования на JavaScript и PHP, в частности, при объектно-ориентированном стиле письма допускает всего два варианта решения проблемы:

Профессиональная интуиция.
Тест-кейс.

Третьего не дано. Тестовый инструментарий в программировании давно очень развит. Также существует масса дополнительных средств для проверки кода, а разработчики языков программирования уделяют много времени и сил созданию средств отладки и поиска ошибок.

Но определить, в каком месте, на каком уровне, в какой именно подсистеме объектов общей системы случилась оказия, может только создатель (автор) кода, ну или продвинутый тест-кейс, к созданию которого приложил руку опытный мастер.

Идеальное решение - делать чек-лист на уровне кода, когда не человек, а сам созданный им объект заботится об исполнении своей собственной функциональности, а также контролирует свое состояние и свои отношения с другими объектами.

Интернет-продвижение, SEO

С тех пор как интернет стал доступен массовому посетителю (а тема "чек-лист как тест продукт" всегда была доступна массам), в сферу SEO хлынул поток однообразных идей. Предлагались абсолютно тривиальные последовательности, а из доверчивых покупателей выколачивались совершенно реальные деньги на пустых и беспочвенных основаниях.

техническая составляющая;
внутренняя идеализация контента;
семантическое наполнение ядра ресурса;
контент: как есть и как должен стать;
коммерческий момент, монетизация ресурса;
внешние обстоятельства;
регион продвижения;
поведенческий момент в образе посетителя и т. д.

Но целью умных слов были деньги. Доверчивые покупатели, оплачивая «труд» авторов чек-листов, стимулировали производство такой продукции, что вовсе не хорошо. Но этот процесс привел к тому, что тема продвижения расширилась до максимально возможного предела и создала условия для обобщения информации.

Репродуцирование в области информации - естественный процесс, и сегодня всякий желающий получает реальное продвижение собственного ресурса в любом варианте:

минимальные затраты, через собственный потенциал;
максимальные затраты, через квалифицированного мастера.

Чек-лист сегодня - это реальный и эффективный инструмент достижения желаемого в его формальной части и абсолютно полная свобода в творческом моменте достигаемой цели.

Виртуальное пространство простых идей

Материальная составляющая в жизни, на работе, в социально-экономической сфере в целом приобрела стабильность. Фундаментальные основания успешного достижения желаемого стали очевидны. Чек-лист - пример того, как творческая составляющая ушла в виртуальное пространство.

Уровень квалификации потребителей и авторов идей перешёл в новое качество. Это обнулило позиции и обусловило формирование ассортимента новых задач и потребность в новых решениях. Мир вновь стал совершеннее, и вновь новое качество было обусловлено простым и естественным шагом вперед.

По большей части работа диджитал-студии состоит из рутинных процессов. Пришёл новый клиент - провели комплексный аудит сайта и составили план работ. В плане - SEO, рекламная кампания в Директе, «медийка», управление репутацией… И каждую из этих работ надо проводить по однотипному, выведенному из опыта алгоритму.

Чтобы стандартизировать и автоматизировать работу, мы в студии Solvintech используем чек-листы.

Они помогают ничего не забыть и ведут по плану. Некоторые работы очень объёмные. Даже если проводим их регулярно - что-то можем упустить из виду, а это скажется на результате.

Чек-лист - это ещё и подробный план работы. Когда не перескакиваешь с пятого на десятое, не возникает путаницы и работа проходит быстрее.

А главное - содержат чёткие критерии качества работы. В каждом пункте мы можем обозначить, какой результат оптимален, а какой - недопустим. А заодно указать все промежуточные вариации.

Сразу понятно, что хорошо, а что - плохо

Чек-листы можно подогнать под каждый вид работ, который поддаётся стандартизации. То есть почти под любой. Но есть сложности.

Грань между рабочим и нежизнеспособным чек-листом тонка

В случае с чек-листами действует правило: они должны во всём соответствовать реальному процессу работы. Если это условие не выполняется - чек-лист не будет работать.

Пример. Студия предлагает новую услугу - управление репутацией компании в интернете. Это нелинейная услуга: ход работ зависит от возможностей и ресурсов студии, там много подводных камней, неочевидных тонкостей. Худшее, что можно сделать - составить чек-листы формально. Если брать в расчёт только теоретические предпосылки - между чек-листом и реальным положением дел возникает куча мелких противоречий. Сотрудникам и руководителям придётся постоянно всё согласовывать и переделывать.

Оторвать чек-лист от жизни могут завышенные требования, небрежная проработка содержания, пропуск важных моментов. Тогда он становится негодным инструментом. Это всё равно что забивать шурупы молотком.

Каким должен быть хороший чек-лист

Надо держать в голове две вещи:

Ваша задача - создать слаженный механизм, когда каждый сотрудник понимает, что и как делать поэтапно.
Все пункты чек-листа должны быть взаимосвязаны. Нельзя наваливать в таблицу всё подряд без внятной системы.

Чтобы создать рабочий чек-лист, нужно сперва разложить каждую из операций на составляющие. Выпишите все действия, которые вы совершаете, вплоть до самых малозначимых. Можно сделать это в майндкарте, а потом оформить в чек-лист - так удобнее.

Структурируйте по порядку действий. Например, от простого - к сложному, от общего - к частному.
Разделите на отдельные этапы. Для аудита контекстной рекламы этапы могут быть такими: проверка настроек аккаунта, параметров РК, групп объявлений и отдельных объявлений, ключевых слов.
В каждом пункте - только одно действие. Если оцениваете шапку сайта - выпишите отдельные пункты про высоту шапки, наличие и размер логотипа, информативность, вид телефонного номера и т.д. Ключевые действия можно выделить жирным шрифтом.
Обозначайте только конкретные действия и возможные (допустимые или недопустимые) варианты результатов, к которым они приводят. Теория не нужна - чек-листы не для этого.
Сделайте чек-лист максимально понятным для сотрудника. Используйте чёткие, лаконичные и ёмкие формулировки.

Пример чек-листа в работе

В идеальном случае сделать 10-20 типовых чек-листов можно за пару дней, и увидеть первые результаты от внедрения уже на этой неделе. Но так получается редко. Настройтесь на то, что внедрение чек-листов будет долгим. Их нужно разработать (или скачать готовые), протестировать на практике. Скорее всего - несколько раз отредактировать. И окончательно утвердить только после того как они докажут свою эффективность.

Готовые чек-листы

Ниже - несколько чек-листов, которые мы составили и используем в работе каждый день. В основном они регулируют универсальные процессы, где все этапы примерно одинаковы вне зависимости от специфики бизнеса. Поэтому их можно доработать под себя, а можно использовать как есть. Сделайте копию документа и настраивайте под себя.

В чем делать чек-листы: Google Sheets и аналоги

Одна из наших таблиц

Обычно этот способ подходит для студий и компаний, в которых работает до 50 специалистов. В идеале - 20-30.

Аналоги Google Sheets:

1. Sitechco . Здесь можно создавать чек-листы и группировать их в рамках разных проектов. Ещё есть несколько готовых «чит-листов». Вот, например:

Чек-лист для проверки формы невалидности e-mail

Интерфейс не самый простой - надо потратить час-другой, чтобы разобраться. Зато функционал хороший, а облачная версия сервиса бесплатна.

2. Чек-лист | Эксперт . Здесь удобнее: регистрируемся, составляем чек-лист, пользуемся. Внутри есть неплохие шаблоны. Правда, в бесплатной версии можно создать всего 10 чек-листов. А вот в платной - делить листы на логические разделы, добавлять интерактивные подсказки при наведении на каждый пункт, смотреть аналитику заполнения и использования, добавлять видео. Всё это полезно и стоит 450 руб/месяц.

Так выглядит часть информационного чек-листа по составлению офферов в «Эксперте»

Если речь идёт о простейших процессах (например, о размещении статьи в блоге) - достаточно распечатать чек-листы и раздать их сотрудникам.

Таск-мессенджеры для чек-листов

Иногда таблиц Google и аналогов не хватает. Если над проектом по одному и тому же чек-листу работают несколько специалистов, им нужно взаимодействовать: обсуждать задачи и возникшие сложности, искать пути решения. Лучше, чтобы работа и обсуждение проходили в одном окне.

В таких случаях помогут таск-мессенджеры. Вот самые удобные из них.

Wunderlist . Это сервис-органайзер: здесь можно ставить задачи на день (себе и сотрудникам), делать заметки, создавать чек-листы и тут же превращать их в задания со сроком выполнения.

Если нужно - добавляем медиафайлы, справочные или методические материалы

К каждому чек-листу можно прикрепить несколько исполнителей.

Отправляем приглашения - и рабочая группа собрана

Trello . Это приложение, где каждой задаче соответствует своя карточка. К каждой карточке можно добавить ответственных сотрудников, прикрепить документы, медиафайлы и чек-листы. Список для чек-листа можно копировать прямо из таблички Excel.

Создаём чек-лист, назначаем ответственных

Минус один, но серьёзный: нет вложенности. Нельзя добавить варианты ответов по пунктам. Зато можно создать в каждой карточке по несколько отдельных чек-листов - каждый из них станет логическим блоком единого чек-листа. Либо даже сделать пунктом чек-листа целую карточку (карточки здесь можно группировать на отдельных «досках»).

Rovertask . Здесь тоже можно экспортировать чек-листы в формате.xls. Прикрепляете их к заданию - и система сама разделяет каждый лист на отдельные задачи. Сотрудники берут их в работу и выполняют. Если нужно - обсуждают какие-то моменты в чате. Чат автоматически создаётся для специалистов, работающих над конкретной задачей (руководитель и клиент тоже могут участвовать в обсуждении).

Это удобно: несколько кликов, и не нужно расписывать всё вручную.

Если кликнем по любой из задач, появится окошко с соответствующей частью чек-листа

Rovertask предлагает несколько готовых чек-листов - с подробными пояснениями и примерами использования.

Если пользуетесь Мегапланом или Битрикс24 - создавайте чек-листы прямо там:

Нужны ли чек-листы вашей студии?

Чек-листы незаменимы при масштабировании. Их потенциал раскрывается, когда вы расширяетесь: оказываете всё больше услуг, проводите объёмные, комплексные работы. В чек-листах вы фиксируете лучшие (и уже отработанные) практики для новых сотрудников. Создаёте для них отправную точку в работе.

Если вы работаете маленькой командой, не собираетесь масштабироваться, а комплекс ваших услуг ограничен - эффект от чек-листов будет слабым. Почти все процессы и так в головах у сотрудников. Переизбытка информации нет. Тут стандартизация может оказаться излишней. Чек-лист станет «ещё одной бумажкой», без которой и так было нормально.

Честно ответьте себе на вопрос: вы планируете расширяться? Если да - чек-листы вам помогут. Если сейчас главное - удержаться на плаву, потратьте время на более срочные дела.

Разработка чек-листов как новая услуга

Автоматизировали работу сами - помогите другим. Когда внедрите чек-листы в студии и увидите результат, сможете делать то же самое для своих клиентов. Ведь вы погружаетесь в их бизнес и понимаете, как и что должно работать. Предлагайте разные варианты услуги:

можно составлять чек-листы на заказ под каждый рабочий процесс;
давать их бонусом при заключении сделки;
брать на себя контроль за внедрением.

Чек-листы - отличная вещь для стандартизации практически любых процессов. Используйте их, чтобы масштабировать бизнес без провалов и осечек.