Оформлення видачі вкладиша у трудову книжку. Вкладиш у трудову книжку (ТК): заповнюємо правильно. Оформлення та нумерація записів у вкладці у трудовій книжці

У трудовій книжці зафіксовано практично все професійне життя працівника. Помилки при її заповненні здатні призвести до втрати страхового чи спеціального стажу, який у деяких випадках має важливе значення.

Якщо таке станеться, людині доведеться витратити на відновлення документів час та значні зусилля. Щоб цього не сталося, необхідно добре знати правила заповнення документа та, по можливості, самостійно контролювати правильність записів.

Що це таке і коли потрібно застосовувати?

Коли професійне життя проходить активно і різноманітно, рано чи пізно трудова книжка може закінчитися. До неї можуть вноситись не тільки записи про прийом або звільнення з роботи, а й такі:

1. Внутрішні переклади.
2. Зовнішні переклади.
3. Заохочення, які належить заносити до персонального документа працівника.
4. Інші записи.

Коли місце в книжці закінчується, виникає питання, що робити з цим надалі. Законодавство не передбачає ведення другого чи третього тому документа. Для цієї ситуації передбачено використання спеціального вкладення. Він є бланком суворої звітності, що має серію та номер, а також високий рівень захисту від підробок.

Правила для внесення записів регламентуються інструкцією щодо заповнення персональних форм обліку стажу, яка була запроваджена Постановою від Мінпраці №69. Воно було затверджено 10 жовтня 2001 року. Цей документ називається «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок».

Як оформити вкладку?

Коли закінчилася книжка, працівникові не треба нічого робити. Процедура оформлення складає підприємстві, куди він прийшов працювати. Під час прийому до колективу він, зокрема, здає свій документ у відділ кадрів. Підготовка та підписання пакета документів відбувається за його мінімальною участю.

Покрокова інструкція полягає в наступному:

1. Підприємство закуповує бланки спеціалізованої друкарні, якщо це необхідно.
2. Вартість вкладки віднімається із зарплати співробітника. Попередньо про це необхідно повідомити.
3. Хоча строгих правил не існує, вкладення зазвичай вставляють між останньою сторінкою і обкладинкою.
4. Вкладиш необхідно підшити. Для цього шилом роблять кілька дірок вздовж згину. Через них протягують нитку в такий спосіб, щоб зв'язати її кінці наглухо всередині документа. Дірки шилом деякі роблять безпосередньо на згині, а інші - паралельно йому на пару міліметрів правіше.
5. Підклеювати чи пломбувати нитку, якою прошивався документ, не потрібно.
6. Після того, як його закріплять, заповнюється лицьова частина.
7. На першій сторінці трудової ставиться чітко помітний запис про наявність вкладення із зазначенням його серії та номера.

Будь-які помилки при оформленні неприпустимі. У цьому випадку старий екземпляр видаляється і замість нього вставляється новий.

Після вклеювання нового бланка заповнення проводиться так само, як і раніше.

Заповнення лицьової частини

На першій сторінці вкладки передбачено заповнення даних про працівника.

Тут необхідно внести таку інформацію:

• прізвище ім'я по батькові;
• вказати наявну освіту;
• є спеціальна графа для вказівки професії чи спеціальності;
• пишеться дата народження працівника;
• передбачено рядок для зазначення дати заповнення;
• у нижній частині сторінки ставиться підпис власника документа.

У нижній частині ставлять печатку підприємства та підпис особи, яка є відповідальною за проведення заповнення.

Чи потрібна позначка в основній трудовій про наявність вкладиша?

Оскільки такий бланк є документом суворої звітності, він має серію та номер, а також на ньому передбачено захист від можливих підробок.

Після того, як додаткове вкладення буде підшито та заповнено без помилок, на початковій сторінці трудової наноситься чітко помітний запис про серію та номер виданого бланка. Формулюють її зазвичай, починаючи з фрази: "Видано вкладиш". Потім пишуть номер, серію та дату заповнення.

Цей запис дозволяється робити як вручну, так і з використанням штампу.

Нумерація записів

У статті 66 ТК РФ зазначено, що книжка є основним способом для того, щоб засвідчити страховий та професійний стаж. У ТК РФ немає згадки у тому, що з однієї людини може бути два і більше формуляра із записами місця роботи.

Поява вкладення після вичерпання місця у частині трудовий книжки не перериває логіку і послідовність ведення документа. Наскрізна нумерація записів продовжує ту, яку було розпочато з першого дня роботи.

Законодавство не передбачає ведення другої чи наступних трудових книжок після вичерпання попередніх. Для збільшення місця в документі рекомендовано використання вкладки.

Якщо припустити, що після цього місце в документі закінчиться, то дозволяється підшити наступний бланк. Їхня загальна кількість для одного працівника законом не обмежується.

Поширені помилки

Незважаючи на те, що вклеювання нової програми не виглядає складним, на практиці можуть допускатися помилки, пов'язані з неправильним оформленням:

1. Деякі вважають, що обкладинку необхідно видалити перед тим, як бланк буде підшитий. Насправді його потрібно підшивати у тому вигляді, в якому його було отримано.
2. Потрібно пам'ятати, що непідшита вкладка сама по собі юридичної сили не має. Для його використання він повинен бути правильно прикріплений до трудової книжки.
3. Дата заповнення на новому бланку відноситься до моменту оформлення вкладки, а не до основної книжки.
4. Можлива ситуація, коли особисті дані співробітника змінилися з того моменту, коли оформлялися перші записи. Найчастіше зустрічається ситуація, коли у працівника інше прізвище. При прийомі працювати дані повинні бути правильними на момент заповнення бланка. Якщо вони змінилися, необхідно вказувати ті, які вірні зараз.
5. Деякі, щоб отримати додаткове місце для записів, вручну виправляють напис «Відомості про нагородження» на «Відомості про роботу» та продовжують на цьому місці вносити подальші записи. Так робити не дозволяється. У цій ситуації необхідно додати вкладку.
6. Не допускається підшивати натомість нову трудову книжку. Також не можна підклеювати окремі нові листи.

Основні моменти та нюанси заповнення, ведення та обліку вкладишів

Хоча часто новий бланк підшивають наприкінці трудового, для вибору місця немає законодавчих обмежень. Деякі вважають, що зручніше прикріплювати вкладення перед першою сторінкою відомостей про нагородження або в середині трудової.

При заповненні можуть бути допущені помилки. Якщо це станеться, потрібно не вносити виправлення, а взяти нову вкладку і заново оформити її. Тому зручніше спочатку робити заповнення, а потім підшивати в його книжку.

Можлива ситуація, коли внесено номер останнього запису, а місця для тексту не вистачає. І тут її можна продовжувати на вкладиші в такий спосіб, начебто це наступна сторінка формуляра .

Якщо після оформлення документа у співробітника змінилося прізвище, то виправити його буде потрібно і в самій книжці, і в доданому вкладиші.

Іноді може виникнути ситуація, коли при вступі до колективу печатку на новий бланк проставлено не було. Навіть якщо співробітник вже працює в іншому місці і дізнається про це, він все ж таки повинен повернутися до колишнього наймача і проставити відбиток. Однак на новій роботі цього робити не можна. Для оформлення потрібно звернутися саме до того роботодавця, який займався підшивкою вкладення.

Існує спеціальна книга для обліку руху трудових книжок. За її відсутності підприємство може бути накладено штраф (відповідно до статті 5.27 КоАП РФ). Вона належить до обліку надходження трудових книжок та його видачі звільненим співробітникам. У шостій графі цієї книги вказують не лише серію та номер самої книжки, а й дані вкладиша.

Чисті формуляри мають закуповуватись підприємством. Неприпустимо коли співробітник пропонує свій чистий бланк.

Не допускаються помилки саме за первинного заповнення. Однак якщо вони все ж таки закралися при внесенні записів, передбачено алгоритм їх виправлення.

У разі помилковий напис не закреслюють і намагаються витерти. Її залишають у помилковому вигляді. Далі, під наступним номером, зазначають, що попередню вважати недійсною. Після цього вписується правильна інформація.

Висновок

Хоча оформленням паперів займається фірма-роботодавець, працівник має сам контролювати основні моменти ведення своїх персональних даних. Якщо при внесенні записів допускаються помилки, це може призвести до деяких проблем через те, що частина стажу врахована не буде.

Як практично підшити додаткові сторінки до основного документа про професійний стаж, розповість автор наступного сюжету.

Відомості про працевлаштування та звільнення громадян вносяться до трудової книжки. Кількість аркушів у цьому документі обмежена, при їх закінченні не потрібно отримувати нову книжку, достатньо вшити вкладку. Існує кілька правил, як оформити вкладку у трудову книжку.

Вкладиш – це документ, який відповідає ряду критеріїв:

• Параметри (за законодавчим стандартом) – 8,8 х12, 5 см;
• Матеріал – картон;
• Зміст – 46 сторінок, які точно повторюють структуру та розташування граф трудової книжки.

Особливістю вкладки є наявність елементів захисту. Одним із них є унікальний ідентифікаційний номер, розташований у верхньому правому кутку кожного аркуша. Він підлягає реєстрації у трудовій книжці співробітника, тому вона нерозривно пов'язані з вкладишем.

Щоб уникнути помилок, потрібно спочатку завести вкладку, і лише потім внести відповідну позначку у штампі на трудовій книжці. Адже у разі неправильного заповнення зіпсований вкладиш підлягає знищенню, а у трудовій книжці залишаться його номер та серія. При цьому доведеться ставити новий штамп, місця для якого на титульному аркуші книжки не так уже й багато.

Покрокова інструкція оформлення

Оформленням вкладиша, як і основний трудовий книжки, займається уповноважений цього співробітник. У великій організації це начальник відділу кадрів, у невеликій – головний бухгалтер чи керівник організації.

Деякі факти

Важливо: чинними Правилами точно не встановлено, куди потрібно ставити штамп про видачу вкладиша, чи можна зробити цю позначку вручну, і куди підшивати сам вкладиш. Виходячи з практики, що склалася, в тому числі судової:
1) штамп про видачу вкладки краще проставити так, щоб він не витісняв інші записи, але був читаємо; 2) вручну відмітку зробити можна, але бажано використовувати штамп; 3) підшивають вкладиш, як правило, наприкінці книжки, перед обкладинкою, хоча логічніше це зробити перед розділом «Відомості про нагородження», а зручніше в середині на прошивці вкладиша.

Розглянемо, що має зробити співробітник кадрової служби під час оформлення вкладиша:

• крок 1 – отримати документ у бухгалтерії або придбати його у спеціальному магазині;
• крок 2 – зареєструвати вкладиш у спеціальній обліковій книзі (реєстрі) руху трудових книжок та вкладень до них;
• крок 3 – вшити вкладиш у основну трудову книжку;
• крок 4 – повністю заповнену трудову поставити відбиток штампу «Видано вкладиш» і вписати його номер. Вибір місця для цього штампу законодавчо не регламентується. Оптимальний варіант - поставити його на титульному аркуші трудової книжки у верхньому правому кутку;
• крок 5 – заповнити титульний аркуш вкладки і поставити на ньому друк організації. Слід врахувати, що всі дані про власника документа у трудовій та у вкладиші мають бути ідентичними, інакше документ не буде дійсним;
• Крок 6 – внесення необхідних відомостей у вкладиш трудовий. У вкладиші в трудову книжку нумерація триває. Приклад: останній запис у трудовий був за номером 55, отже, перший запис у вкладці буде за номером 56.

Для мінімізації дій у разі припущення помилки під час заповнення бланка документа, доцільно кроки 5 та 6 виконати після кроку 2.

Як вшити вкладку у трудову книжку дивіться у відео

Заповнення бланка вкладиша

Вкладиш заповнює роботодавець чи працівник, в якого закінчилася трудова книжка. При його заповненні важливо враховувати низку моментів:

1. На титульному аркуші вказується фактична дата заповнення вкладиша, але з оформлення трудової книжки.
2. Вносяться лише та інформація про працівників, яка є дійсною на даний момент (це стосується рівня освіти, імені тощо).
3. Після того, як на титульному листі буде зроблено відповідні записи, уповноважений співробітник розписується та ставить печатку роботодавця.

Кількість вкладишів не обмежується на законодавчому рівні, тому їх може бути будь-яка кількість. Головна умова – вони мають використовуватися за потребою.

Необхідність використання вкладиша

Якщо всі графи трудової книжки заповнені, та місця для внесення нових позначок не залишилося, забороняється:

1. Закреслювати інформацію про нагородження або заохочення особи, вносити, крім цих відомостей, дані про роботу.
2. Вклеювати нові листи від бланків трудових книжок та використовувати їх як продовження документа.
3. Оформляти нову трудову книжку.

Увага! Внесення інформації здійснюється у такому самому порядку, як і при заповненні трудової книжки.

Як тільки вільне місце для записів закінчиться, потрібно буде оформлення вкладиша в трудову книжку. Відповідно до законодавства, він є єдиним можливим продовженням документа (Постанова Уряду №225 від 2003 р.).

Купівля вкладиша

Цікава інформація

У разі втрати чи псування працівником трудової книжки (разом із вкладишем) витрати на видачу вкладиша, дубліката несе сам співробітник. Якщо ж документ виявився втраченим у той час, коли він перебував на зберіганні у роботодавця, або зіпсований роботодавцем, працівник витрат не несе.

Законодавство встановлює, що саме роботодавець є тією особою, яка має купувати вкладку у трудову книжку. Такі бланки зберігаються у відділі кадрів чи бухгалтерії. Якщо підприємство невелике і названі відділи не працюють, то зберігання бланків здійснюється уповноваженою на цій особі (найчастіше – кадровиком).

Оформити вкладку у трудову книжку особисто у 2020 році зобов'язані індивідуальні підприємці. Вони самостійно купують бланки, причому продаж вкладишів відбувається спеціалізованими організаціями, що захищає їхнє поширення серед сторонніх осіб.

Щоб роботодавець зміг отримати бланки, йому потрібно буде укласти угоду про їх постачання. Ця процедура не довіряється працівникам, оскільки необхідно контактувати з організаціями, які мають ліцензії на продаж поліграфічної продукції.

Безпосередньо роботодавець може надавати вкладиші працівникові:

1. На безкорисливій основі.
2. На возмездной основі – вартість вкладиша у трудову книжку у своїй сплачується працівником, але може бути завищена.

Якщо бланки оплачуються співробітником, то кошти стягуються або готівкою, або шляхом вирахування із зарплати.

Вже заповнений вкладиш підшивається у трудову книжку. У деяких працівників таких доповнень може бути декілька. Усі вони мають бути підшиті у порядку закладу під обкладинкою трудової книжки та відображені у відмітках на її титульному аркуші.

Нюанси оформлення вкладки

Вкладиш у трудову книжку можна отримати лише уповноваженою особою під його розпис. Якщо підприємство стягує вартість бланків із працівників, то ними складається відповідна заява.

Чинними нормами не встановлюється місце, де потрібно ставити штамп, куди підшити вкладку тощо. Однак отримати відповіді на ці питання можна з урахуванням практики, що склалася:

1. Штамп «Виданий вкладиш», рекомендується ставити там, де не зачіпає інші позначки і легко читається.
2. Позначку можна скласти від руки, але рекомендується застосовувати для цього штамп.
3. Бланки підшиваються в кінці трудової книжки перед обкладинкою, незважаючи на те, що зручно це робити в середині документа, де проходить прошивка.

В обов'язковому порядку на титульному листі вкладки вказуються реквізити (крім штампу). До них відноситься номер бланка, дата його видачі та серія.

Способи кріплення вкладиша

Вкладиш – невід'ємна частина трудової, тому він має бути вшитий у цей документ. Законодавство не регламентує чітких правил щодо способу кріплення вкладення документ. На практиці найчастіше скріплення роблять шляхом вшивання вкладиша в трудову міцними нитками товстою голкою між останньою сторінкою та обкладинкою.

Розглянемо трохи докладніше, як прошити вкладиш у трудову книжку:

• потрібно розгорнути вкладиш посередині і проколоти отвори для кількох стібків. Як правило, достатньо трьох-чотирьох дірочок;
• надягти товсту міцну нитку в голку з великим вушкам і пришити вкладиш по зроблених отворах до обкладинки трудової;
• на завершення необхідно ретельно закріпити нитку, щоб вона згодом не розв'язалася.

Категорично забороняється:

• замість оформлення вкладиша у трудову книжку використовувати новий трудовий бланк;
• підшивати чи приклеювати у трудову книжку чисті листи;
• викреслювати в розділі «Відомості про нагородження» останнє слово та змінювати його на слово «роботі».

Виправлення помилок у вкладці

Виправлення помилок у вкладиші методом закреслення, як і основний трудовий, не допускається. Виняток становить коригування відомостей на титульному аркуші зміні особистих даних, наприклад, зміні прізвища. Цей випадок передбачає закреслення неактуальних відомостей та вписування нових. Варто звернути особливу увагу, що коригування титульного листа вкладиша проводиться у точній відповідності до коригування великої сторінки основної трудової.

Якщо ж допущена помилка при початковому заповненні вкладки, то порядок виправлення допущеного промаху виглядає так:

• співробітник відділу кадрів повинен вийняти та знищити вшитий вкладиш та скласти про це спеціальний акт;
• зробити запис до основного трудового, що відбиток штампу «Видано вкладиш» з реквізитами вкладиша є недійсним;
• внести до журналу руху трудових книжок запис про недійсність раніше зробленого запису.

Потім особа, відповідальна за оформлення трудових, має оформити та вшити новий вкладиш.

Задавайте запитання у коментарях до статті та отримайте відповідь експерта

Що робити, коли закінчаться рядки для внесення записів у трудову книжку? Оформити та вшити вкладиш. Розберемося, що це за документ, як його правильно заповнювати у 2020 році.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Будь-яка людина може мати справу з такою проблемою, коли в трудовій книжці вже не буде місця для внесення записів. Така ситуація виникає, якщо громадянин часто змінює роботу.

Куди вписати інформацію новому роботодавцю? І тому існує спеціальний документ – вкладиш.

Основні відомості

Знання про те, що це і де його взяти, стануть у нагоді не лише фахівцям кадрової служби, а й самим працівникам.

Адже трудова книжка відображає їхній стаж і не можна допустити, щоб при настанні пенсійного віку певний час роботи не враховувався.

Та й заповнювати вкладиші у трудову книжку потрібно правильно. Інакше не уникнути тяганини з оформлення документів та відновлення стажу.

Що це таке

Вкладиш у трудову книжку є документ, з допомогою якого й далі можливе ведення стажу працівника (коли листи у трудовий закінчаться).

В даному випадку не допустимо:

Єдине правильне рішення у цій ситуації – підшити вкладиш у трудову книжку.

Інакше спеціаліст відділу кадрів порушить вимоги законодавства. У результаті книга може вважатися недійсною.

Тому ІП, керівництво юридичних осіб, головбухи, керівництво відділу кадрів чи інші уповноважені особи зобов'язані стежити за тим, щоб вкладки були на підприємстві.

Призначення документа

Як тільки у вашу організацію влаштовується новий співробітник, у якого не залишилося місця для записів у трудовій книжці, знадобиться вкладка.

Адже без нього відобразити ухвалення людини на роботу в її трудовій неможливо. А запис повинен вноситися протягом 5 днів після працевлаштування громадянина, після того, як він вступить на посаду ().

Відмовити ж у прийомі особи на роботу також не можна, інакше роботодавець повинен буде понести відповідальність згідно з нормами законодавства.

Обов'язково роблять запис у трудовий «Виданий вкладиш». Виглядає вона так:

Фото: обов'язковий запис у трудовій книжці про кладище

Застосовують також правила №225 від 16 квітня 2003 року.

• його видають безкоштовно згідно з п. 44, 48 Правил;
• видають при сплаті пропорційної компенсації, що не перевищить ціну бланка – п. 47;

Стягується плата, що дорівнює ціні для придбання документа роботодавцем.

Зразок оформлення вкладки у трудову книжку

Як заповнити вкладиш у трудову книжку, головбух та керівник підприємства просто зобов'язаний знати. Розглянемо усі важливі нюанси.

Зовні бланк вкладки відрізняється від трудової книжки:

• Він містить 36 сторінок.
• Його картонна обкладинка.
• Формат документа – 88*125мм.
• Існує кілька захисних елементів.
• Титульна сторінка схожа з титульним листом трудової книжки.
• Поля вкладиш має такі самі, як і трудова.

Як її заповнити?

Варто дотримуватися наступного порядку:

Спочатку видають бланки	Які здобуваються керівництвом фірми, де на момент закінчення полів у трудовій книжці працював громадянин. Кадровий працівник повинен знати, як оформити видачу вкладиша у трудову книжку
Далі оформляють вкладиші	На першому аркуші відображають дані про співробітника: його ПІБ згідно з паспортними даними; дату народження; освіта згідно з записами диплома або атестата; професію – згідно з документацією про освіту; дату оформлення; ПІБ спеціаліста, який вносить запис; друк та підпис уповноваженої особи. Відомості у вкладці можуть відрізнятися від тих, що прописані у трудовій книжці. Це може бути при зміні прізвища, отримання додаткової освіти тощо.
Вносяться записи за тими самими правилами, що й у трудовий	Нумерація відомостей має бути наскрізною – продовжувати ті, що вписані у трудову книжку. Тобто нумерація не починається з початку, а продовжується. Другий стовпчик має дату запису. Наступний – дані про , . Скорочення слів неприпустимі. У четвертому пишуть назву, дату та номер документи, на підставі якого прописують відомості
Інформацію про те, що вкладка була видана, прописують у трудовій книжці	Пишуть номер та серію бланка. У законодавстві немає точного опису, як має розташовуватися інформація про видачу вкладишів. Зазвичай вона відбивається зверху праворуч
Штамп	Краще ставити тоді, коли документ уже оформлено
Далі перевіряють ще раз записи	Не повинно бути помилок
Вкладиш прошивається	—

Якщо буде допущено помилки або неправильне заповнення документа, продовжувати робити записи не можна.

Бланки у такому разі підлягають знищенню відповідно до спеціально складених актів. Якщо серія та номер вже відображено у трудовій, потрібно проставити інший штамп на титульному аркуші.

Виправляти помилки варто, дотримуючись таких правил:

Найчастіші помилки, які допускаються при заповненні вкладки:

Неправильно вносяться дані про освіту, ПІБ	Виникнення такої ситуації має місце при оформленні документа за словами співробітника, а не при переписуванні даних із документів. Вихід один – знищення вкладиша та оформлення нового
Неправильно відображаються дані про роботу	Невірно вказують дату прийому фірму, не прописують назву компанії, немає посади, структурних підрозділів, скорочуються слова. Такі помилки виправляються лише за тим місцем роботи, де запис робили. Новий роботодавець може вносити виправлення лише на підставі офіційної документації, виданої на підприємстві, де було допущено неточність. Роблять новий запис на новому рядку з застереженням про недійсність попереднього запису
При не поставленому штампі «Видано вкладку» документ вважається недійсним	За відсутності штампу в компанії запис пишеться від руки

Законодавством не обмежується кількість використання бланків вкладок. Можна вшивати і 2 і 3 бланки.

Але всі номери реєструють у книжці. Вкладиш недійсний, якщо надається без трудової книжки.

За відсутності заяви керівництво фірми неспроможна відняти вартість бланка із зарплати. Заява може мати довільну форму та адресується керівництву.

Хоча його можуть передати і головбуху чи іншому уповноваженому працівникові. У заяві висловлюють прохання про видачу бланків вкладишів, а також про відрахування їх вартості із заробітку.

Відео: оформлення трудової книжки, лекція для кадровиків

Цей документ підшивають в особисту справу співробітника. Відображення будь-яких відомостей у вкладці має бути коректним та відповідати вимогам Правил, Інструкцій та номенклатурної документації.

Можна застосовувати всі вимоги щодо ведення трудових книжок. Обмовимося, що дані на титульних аркушах трудової та вкладки повинні збігатися.

Якщо вони відрізняються, необхідно представляти всі документи, виходячи з яких записи робили. Подається свідоцтво про шлюб (якщо змінено прізвище), дипломи (якщо вписано іншу освіту) тощо.

Бути впевненим у тому, що при відображенні даних усі зміни враховано, дозволить заповнена працівником анкета.

Ким має формуватися?

Набувають бланки вкладишів лише компанії. Роботодавець не може:

• прийняти від співробітника чисту вкладку;
• подавати вимогу надати бланки від працівників.

Вкладиші є бланком суворої звітності. Їх купують у посередника, що спеціалізується з продажу такого товару, що має Держзнак Міністерства фінансів Росії.

Така особа має бути на ведення такого роду діяльність. Обов'язкова наявність та сертифіката.

Якщо купити бланки в іншому місці, може порушити питання про те, що трудові книжки підробляються. Придбання здійснюється фірмою відповідно до договору з розповсюджувачем.

Куплені вкладиші повинні зберігатися у бухгалтера або іншого співробітника, що уповноважений вести трудові книжки.

Дані про купівлю документів вносять до Реєстру прибутково-витратних книг. Далі вони передаються під осіб, які ведуть записи.

Оформленням та підшивкою вкладишів повинні займатися працівники відділу кадрів або керівництво фірми.

Як правильно вшити (інструкція)

Коли титульна сторінка буде заповнена, і вкладка зареєстрована, кадровим фахівцем документ вшивається в трудову книжку.

Бажано проведення такої процедури з готовим вкладишем, інакше доведеться готувати акти псування.

У законодавчих нормах не прописується, де саме вшивається документ. Отже, ви маєте право прикріпити його на початку трудової книжки, у її середині чи наприкінці.

Перевіряючі органи не пред'являтимуть претензії з цього приводу. Зазвичай вкладиші вшивають наприкінці трудовий між останнім листом і обкладинкою.

Але зручніше прикріплювати бланки всередині, тому що в такому випадку не знадобляться додаткові отвори.

У цьому випадку є такий недолік - у трудовій книжці будуть перервані старі записи новішими. Обов'язково вшивати документ. Не можна прикріплювати його за допомогою скотчу, скоб.

Не можна також просто вкладати бланки в трудову книжку. Виконання цієї вимоги забезпечить збереження документа.

Що потрібно для прошивки документа:

1. Трудова книжка.
2. Бланки вкладки.
3. Голка з ниткою.
4. Шило та ножиці.
5. Штамп "Вкладиш виданий".

Як вшити бланки:

Іноді в оформленні трудової діяльності співробітника виникає ситуація, що розділ відомостей про роботу заповнений до кінця і вносити нові записи нікуди. У цьому випадку заводиться вкладка до трудової книжки затвердженої форми. Коротко вимоги до його ведення можна сформулювати так:

Незважаючи на те, що правила оформлення вкладиша у трудовій книжці широко відомі та закріплені нормативними документами, існує низка нюансів у його оформленні. У працівників, зайнятих веденням трудових книжок, періодично виникають питання, на яких варто зупинитися докладніше.

Як вставити вкладку у трудову книжку?

Працівник, який має оформлення вкладиша у трудову книжку, пред'являє паспорт із документами про освіту. На їх підставі буде заповнено відомості титульного листа вкладки. Його датою закладу буде фактична дата, коли було внесено перші записи.

Бланки вкладишів у трудову книжку виготовляють спеціалізовані організації. Вони мають відповідний рівень захисту від підробок. Роботодавці забезпечуються ними на платній основі за договором із розповсюджувачами або виробниками. Працівник відшкодовує роботодавцю кошти, витрачені їм придбання бланка вкладиша. Але якщо він був неправильно заповнений або зіпсований у процесі первинного заповнення не з вини працівника, вартість нового бланка оплачується роботодавцем.

Вже заповнений вкладиш підшивається у трудову книжку. У деяких працівників таких доповнень може бути декілька. Усі вони мають бути підшиті у порядку закладу під обкладинкою трудової книжки та відображені у відмітках на її титульному аркуші.

Правила заповнення вкладиша до трудової книжки суворо не наказують місця, куди він має бути вшитий. Також не регламентується якість ниток, що використовуються для цього. Зазвичай його підшивають наприкінці трудової книжки, між обкладинкою та останньою зі сторінок. Хоча багато хто вважає більш зручним з технічного погляду пришивання вкладиша до середини документа.

Перший лист вкладиша у трудову книжку обов'язково має бути засвідчений розбірливим підписом особи, відповідальної за роботу з трудовими книжками, та печаткою організації чи кадрової служби. Це потрібно зробити відразу при оформленні вкладки. Адже печатки мають звичай періодично змінюватися через реорганізації, зміни назви чи відомчу належність організації.

Як внести запис до трудової книжки про вкладку?

Щоб уникнути помилок, потрібно спочатку завести вкладку, і лише потім внести відповідну позначку у штампі на трудовій книжці. Адже у разі неправильного заповнення зіпсований вкладиш підлягає знищенню, а у трудовій книжці залишаться його номер та серія. При цьому доведеться ставити новий штамп, місця для якого на титульному аркуші книжки не так уже й багато.

Запис у трудовій книжці про вкладку, як правило, є спеціальним штампом з відбитком «Виданий вкладиш…» розміром 10х25 мм, що проставляється в книжці. У ньому вказуються дані документа, його серія та номер. Причому правила заповнення вкладиша у трудову книжку говорять саме про штамп, а це означає, що буде не дуже коректним запис цих даних від руки. Хоча якщо трудова книжка вже має рукописний запис таких відомостей, то це ще не є підставою визнати такий вклад недійсним.

Також правила не регламентують, де саме у трудовій книжці має стояти такий штамп. Зазвичай він ставиться у верхньому правому кутку першої сторінки (титульного листа) трудової книжки. Причому робиться це так, щоб він не закривав собою інших записів, які містять відомості про працівника.

Позначка проставляється при видачі першого вкладиша та всіх наступних. Скільки їх буде, стільки й штампів має бути у трудовій книжці. Тому роботодавцю все ж таки краще мати відповідний вимогам штамп для цих цілей.

Яким має бути порядковий номер у вкладці у трудову книжку?

Нумерація записів вкладки починається не від початку, а є продовженням нумерації кожного з розділів книги. Тобто порядковий номер внесення запису у вкладку трудової книжки буде наступним після того, як закінчилися записи по даному розділу в книзі. Нумерація наскрізна, як і у трудовій книжці. У ній виключені номери з дрібними, літерними та іншими індексами.

Але на практиці заповнення вкладиша в трудову книжку номер запису то, що у книжці. Це можливо, якщо текст її, розпочатий в одному з розділів трудової книжки, продовжується у відповідній частині вкладиша.

Наприклад, запис під номером 28, розпочата у розділі відомостей про роботу трудової книжки, вмістила лише відомості про прийом працівника із зазначенням професії (посади), проте інше не помістилось. Тоді дані про структурний підрозділ (місце роботи), що залишилися, будуть занесені вже у відповідний розділ вкладиша. І номер запису буде той самий – 28.

Заповнюємо вкладку у трудову книжку без помилок

Щоб уникнути можливих проблем із трудовою книжкою у майбутньому, наприклад, при оформленні пенсії, варто знати, що в оформленні вкладишів категорично заборонено. До таких серйозних порушень належать:

1. використання замість вкладишів нових бланків трудових книжок)
2. закреслення слів «про нагородження» у найменуванні відповідного розділу та подальша їх заміна словами «про роботу» із занесенням до відомостей про роботу в отриманий шляхом перейменування розділ)
3. вшивання або вклеювання як вкладиші чистих листів)
4. закреслення неточних чи неправильних записів.

Якщо в розділах вкладиша в трудову книжку про роботу або нагородження виявлено помилку, в жодному разі не можна закреслювати раніше внесені відомості. Правильне оформлення вкладиша у трудову книжку наказує інший спосіб виправлення помилок. Він полягає у зміні записів шляхом визнання невірних відомостей недійсними з подальшим внесенням точних записів.

Так, наприклад, якщо допущена помилка у графі 3 запису розділу відомостей про роботу, вона залишається без зміни. А записом під наступним номером буде текст: «Запис за номером (зазначається номер попереднього запису)… недійсний». І тут же має бути занесене правильне формулювання графи 3 запису. У графі 4 всі правильні дані раніше зробленого запису повторюються. У такий спосіб потрібно виправляти будь-яку наявну в трудовій книжці або вкладці неточність. Навіть якщо це буде лише помилковий номер запису у вкладиші в трудову книжку.

Правилами передбачено виправлення виявлених неточностей там, де неправильні записи було внесено, або на новому місці роботи при пред'явленні працівником офіційного документа з попереднього місця за підписом роботодавця про помилку. Зміни, що вносяться, повинні відповідати оригіналу або завіреній копії наказу (розпорядження). У випадку, якщо він не зберігся або містить помилку, то правильний запис робиться на підставі інших документів, що підтверджують відомості про роботу. Свідчення свідків не можуть бути такою підставою, за винятком випадків, щодо яких є рішення суду.

Як правильно заповнити трудову книжку з вкладишем за зміни прізвища працівника?

Якщо співробітниця, яка вже має вкладиш у трудовій книжці, змінила прізвище у зв'язку із заміжжям, то відповідні зміни необхідно внести у трудову книжку, а й водночас у вкладиш. Це стосується будь-яких відомостей титульного листа: імені з по батькові, дати народження та освіти. Усі зміни вносяться на підставі відповідних документів із посиланням на їх реквізити. Для цього на титульних аркушах і вкладиша, і трудової книжки однією лінією перекреслюються старі відомості, після чого поруч або вище (де є місце) вносяться нові. Посилання на документи, що підтверджують зміни, наносяться на внутрішній бік обкладинки, засвідчуються підписом відповідальної особи та печаткою.

Потрібно не забувати при оформленні вкладиша робити відповідний запис у книзі обліку руху трудових книжок, вказавши його серію та номер. Адже вкладка, хоч і є доповненням трудової книжки, все ж таки – окремий документ.

• Кадрове діловодство

Ключові слова:

1 -1

Трудова книжка – це основний документ будь-якого працюючого громадянина. У кожному її розділі зазначаються відомості про кар'єрні переміщення: прийоми на якусь посаду, причини звільнення, нагородження за успіхи в роботі та інше. У тому випадку, коли розділи, призначені для внесення записів про нагородження та роботу, закінчуються, і в них не залишається вільного місця для нових записів, співробітник кадрового відділу зобов'язаний вшити у трудову книжку працівника вкладиш. Однак не всі знають, як пошити вкладиш у трудову книжку правильно.

Вкладиш хоч і вважається документом, але без трудової книжки його не визнають дійсним. Щоб вкладка не загубилася, її необхідно пришити. Перш ніж розібрати цей процес докладніше, слід нагадати основні правила оформлення трудових книжок. Їхнє знання допоможе уникнути подальших проблем не лише власнику документа, а й роботодавцю, який є відповідальною особою за його ведення та зберігання.

Правильне оформлення трудових книжок виключає такі дії, як:

• закреслення будь-яких записів у розділах із відомостями про нагородження працівника та його трудову діяльність)
• вшивання чи вклеювання чистих листів у трудову книжку)
• застосування інших чистих трудових книжок як вкладки до основного документа.

Вшивання вкладиша

Після того, як у трудовій книжці були заповнені всі розділи, роботодавець зобов'язаний самостійно подбати про оформлення вкладиша, який є продовженням документа. Трудовим кодексом було затверджено форму вкладиша. Використання інших бланків заборонено, оскільки трудова книжка працівника може бути визнана недійсною, і роботодавець буде зобов'язаний сплатити штраф за неправильне ведення та зберігання таких документів.

Прикріплення вкладиша у трудову книжку складається з кількох етапів.

1. Спочатку кадровик повинен зробити позначку на титульному аркуші основного документа «Видано вкладиш». Біля неї вказується серія і номер вкладиша, що вшивається. Даний напис може бути зроблений вручну або замість нього проставляється штамп 10х25 мм з відповідною відміткою. Вказані відомості повинні збігатися з номером і серією саме того вкладиша, який вшиватиметься в документ. В іншому випадку він буде недійсним, і всі подальші записи про роботу не враховуватимуться у загальний стаж його власника.
2. Далі слід заповнити титульну сторінку вкладиша особистими відомостями про працівника. Внесення цієї інформації має ґрунтуватися на документах, наданих співробітником (паспорт та диплом/свідоцтво про освіту). Дата заповнення вкладки повинна збігатися з днем ​​його оформлення.
3. На завершення слід акуратно вшити вкладку у трудову книжку. Зробити це потрібно своєчасно, оскільки відповідальність за те, що вкладиш не вшитий у трудову книжку, лежить на працедавцеві, і за свою недбалість він буде оштрафований.

Основних правил прикріплення вкладиша немає, проте практично пришивати його слід так:

• трудова книжка розгортається між останнім листом та обкладинкою)
• вкладиш розгортається посередині)
• шилом або товстою голкою проколюється по два отвори в середині вкладиша і між обкладинкою та останнім листом у трудовій книжці)
• за допомогою голки та щільної нитки білого або чорного кольору вкладиш пришивається до основного документа (нитка пропускається через отвори кілька разів так, щоб її кінці були всередині вкладиша, а не зовні трудової книжки))
• нитка, що скріплюється трудову книжку та вкладиш до неї, зав'язується на кілька міцних вузлів.

Помилки при вшиванні вкладиша

Вшити вкладку досить просто, але це потрібно робити після того, як була правильно проставлена ​​його серія і номер на титульній сторінці трудової книжки.

Іноді кадровики поспішають і одразу пришивають вкладку, а потім починають її заповнювати. Це нерідко призводить до того, що в результаті відомості вкладки відрізняються від даних на титульній сторінці основного документа. У зв'язку з цим доводиться відкріплювати вкладиш, робити виправлення в трудовій книжці, що саме є клопіткою справою.

Якщо все ж таки співробітник кадрового відділу поквапився і зробив помилку, він повинен акуратно за допомогою ножиць відкріпити вкладку від трудової книжки. Далі в трудову книжку вшивається новий, заздалегідь заповнений вкладиш (без проколювання додаткових отворів) із зазначенням його серії та номера на титульній сторінці основного документа. Зіпсований вкладиш знищується, і за цим фактом складається акт, аналогічний паперу про знищення зіпсованих трудових книжок.

Ще однією поширеною помилкою недосвідчених кадровиків, які не знають про те, як вшити вкладку до трудової книжки, стає відрив його обкладинки. Робити це не можна. Це пояснюється тим, що бланк вкладиша затверджено законодавством, і будь-яка його видозміна (видалення обкладинки, вклеювання або виривання листів) є незаконною і може спричинити відмову в оформленні пенсійної допомоги його власнику. Вкладиш має бути пришитий до трудової книжки у тому вигляді, в якому він купується.

За першу вкладку роботодавець може вимагати у працівника оплату. Якщо бланк був зіпсований кадровиком, оплата наступного вкладиша не стягується зі співробітника.

Оформлення вкладиша до трудової книжки

Оформляється вкладиш у тій організації, яка виявила відсутність вільного місця у трудовій книжці і може внести якусь нову запис. Заповнення цього документа нічим не відрізняється від оформлення записів у трудовій книжці і всі відмітки робляться відповідно до Трудового кодексу. Однак, нумерація першого запису у вкладці повинна продовжувати нумерацію в основному документі і не може починатися заново.

Крім того, як вишити вкладиш у трудову книжку, кадровий працівник повинен знати, що титульний лист вкладки заповнюється так само, як і титул у трудовій книжці. Кадровик може просто переписати інформацію з основного документа, проте бажано дотримуватися правил трудового законодавства і вимагати у працівника його паспорт та свідоцтво про освіту. Після оформлення титульної сторінки вкладки на ній має бути поставлене прізвище та підпис особи, відповідальної за оформлення даних документів, та підпис господаря трудової книжки. Заповнений вкладиш вноситься до книги обліку трудових книжок із зазначенням його номера та серії.