Бизнес процесите – нова ера в управлението? Процесен и системен подход към управлението

Всяка дейност винаги е определен процес, тъй като има продължение във времето, етапи и резултат. Следователно, от занаятчийството или домашната промишленост до модерните високотехнологични компании, всички участват в процесите. Какво се промени напоследък? Защо темата за бизнес процесите стана толкова актуална днес? В този материал ще се опитам да анализирам процесния подход към управлението на организация и да отразя специфичните характеристики на нов възглед за управлението, който донесоха със себе си теориите за моделиране и реинженеринг.

Заден план

Изследователите на управлението неизменно се занимават с въпроса за универсалността на теориите и доказуемостта на решенията. Желателно е, както в математиката, да се намерят аксиоми и константи, на които човек може да разчита уверено, когато търси и взема решения. Втората важна тема е езикът за показване на решения, свързани с организационни и управленски системи. Най-успешните опити да се направи науката за управление по-хармонична са счетоводството и финансовата статистика. Това са много ценни части от управлението, но, за съжаление, не са подходящи за „обикновените смъртни“, които трябва не само да вземат правилното решение, но и да го съобщят на целия персонал. Тук можем да говорим и за мрежово планиране и теория на графите, но въпреки това този подход остава спорен за мнозина.

През 70-те години на миналия век в сложни военни проекти американските специалисти стигнаха до необходимостта от визуално структуриране на дейностите и оттогава концепцията за бизнес процес е твърдо вкоренена в управленската практика. Този период може условно да се нарече „структуриране“ на бизнеса, тъй като целта на изграждането на визуални диаграми на дейността по това време беше да се идентифицира логиката, да се разделят областите на отговорност, да се определи потокът от документи и продукти, а самото това действие значително се ускори и опростено разбиране, идентифицирани неточни места и разкъсвания.

На този етап бизнес процесът се дефинира като набор от последователни и/или паралелни операции, които трансформират материални и/или информационни потоци в съответни потоци с други свойства. Разбира се, тук не говорим за факта, че за първи път са видели процес в дейност (процесите са подобрени още от Адам Смит през 18 век, а Хенри Форд перфектно е изградил производствени процеси), а за факта, че се появи инструмент за показване и систематичен анализ на дейността на компанията чрез диаграми на процеси.

Визуалното отразяване на бизнес процесите на предприятието значително ускори и опрости дейностите по автоматизация, така че през 80-те години акцентът се измести към описанието на автоматизирани бизнес процеси. Това беше период на активно навлизане на компютрите във всички области на производството и управлението. Естествено, едно описание скоро стана недостатъчно за мениджърите, така че започна да се формира ново ниво на сложност - управление на процеси.

Процесният подход разглежда управлението като работа на специално лице („собственик на процес“) за проектиране на ефективна последователност от действия за създаване на формулиран резултат при дадени условия и осигуряване на изпълнението на тези действия (процес). Тоест, фокусът от управлението на хората в управлението на процеси се измества към управлението на потоци от действия и резултати.

Етапи на развитие на моделирането

След като пое по пътя на рационализиране на бизнес процесите, ръководството рано или късно трябва да премине към управление на процесите в мащаб на цялата компания, тъй като потокът от дейности, подобно на потока вода, не може да съществува в затворено пространство, където движението е ограничено. Тоест компанията е принудена да концептуализира всички свои дейности като мрежа от взаимосвързани процеси, да ги свърже така, че да се укрепват, а не да се отслабват взаимно. Това изисква моделиране на всички дейности в комплекс. Този етап започва на Запад около 90-те години. Всичко се случва с известно закъснение, но зависи много от индустрията. Бързо развиващите се индустрии (като телекомуникациите) отдавна и успешно са усвоили тези технологии.

Характеристика на процесно-ориентираното управление е дефинирането на бизнес процесите като взаимосвързан набор от работи, които осигуряват постигането на целите, поставени от компанията (изпълнение на стратегията), което е с порядък по-трудно от управлението на локален процес . Тук фокусът на вниманието на ръководството се прехвърля от производствените и логистичните процеси към „офисните“.

Оценката показа, че процесите на проектиране, планиране, счетоводство и т.н. често са главните виновници за ниската скорост и високите производствени процеси. Тоест те в крайна сметка определят свойствата на процесите, които създават стойност за клиента.

По този начин, за да се постигне успех, самото управление на компанията трябва да бъде подложено на моделиране и оптимизация, но понякога това е изключително трудно, тъй като най-често се наблюдава следното:

• висока несигурност в действията на мениджърите;
• липса на необходимите компетенции в управлението на процеси;
• психологическата неподготвеност на специалистите и ръководителите да се „вкарат в граници“.

Следователно следващият етап в разработването на задачите за моделиране е неизбежен - това е първоначалният компетентен дизайн на всички фирмени процеси като единна ефективна система - бизнес инженеринг. Методологията за бизнес инженеринг разглежда управлението като доставчик на услуги за потока от стойности, както трябва да бъде. В същото време прилагането на процесния подход става почти автоматично и не изисква усилия за преодоляване на съпротивата на някоя от групите персонал (разбира се, ако всичко е проектирано правилно от самото начало).

Смятам да разгледам темата за бизнес инженеринга по-подробно в следващите статии. Тук бих искал да обърна внимание на възможностите и тънкостите на бизнес процеса като съвременен управленски феномен.

Мениджърски феномен

След като разгледах динамиката на развитие на процесния подход към управлението на предприятието, мисля, че никой не се съмнява, че това е сериозно и ще продължи. Моето лично мнение е, че преходът към управление на процесите е сравним с прехода от изчисления на пръсти към изчисления с помощта на записи, формули и правила. Тъй като обектът на управление става по-сложен, технологиите за управление неизбежно трябва да станат по-сложни.

Но толкова ли е трудно? Къде съвременният мениджър среща пречка пред предимствата на процесния подход? Моите наблюдения показват, че мениджърът, по силата на традицията, си представя организацията под формата на организационна структура, където основната информация е за разделението на служителите в отдели и за отговорността за всяка група. Нека сравним как изглеждат диаграмите на структурата и бизнес процесите, начертани с помощта на същите визуални инструменти.

Структура

Очевидно основната разлика между схемите е наличието на нишка във втората схема, която обединява всички участници с определена логика. Мениджърската работа е също толкова различна. При традиционното функционално управление това е „разделяне“ на внимание, работа и възнаграждение, което е много трудоемка задача и не гарантира нищо.

Когато се премине към процесно-ориентиран подход към управлението, управлението на компанията вече не може да се разглежда като работа на „надзорник“, а по-скоро като работа на треньор, диригент, директор и т.н. – тоест задачата се променя от разделяне и контрол към формиране на най-добрата конфигурация от условия за максимизиране на потока от създадена стойност.

Можем да заключим, че цялата трудност се крие в навика на традиционната версия на управление и отчасти във факта, че няма визуални готови модели на процеси и тяхното създаване от нулата изисква сериозни усилия на мениджърския екип.

Основни елементи на управлението на процеси

1. Идентифициране на ключови резултати от ефективността и сравняването им с бизнес процесите на компанията.
2. Идентифициране на клиенти на бизнес процеси и техните изисквания (в бъдеще е необходимо да се установи силна връзка с тях и непрекъснато да се наблюдава тяхната удовлетвореност, тъй като именно клиентът с този подход се превръща в основна мярка за качеството на процеса) .
3. Създаване на структура от бизнес процеси въз основа на важност, вложеност и хронология на дейностите.
4. Определяне на параметрите на бизнес процесите.
5. Определяне на отговорните лица и изпълнение на всеки процес.
6. Логика на проектиране – технология, която трябва да осигури създаването на желания резултат в необходимата времева рамка.
7. Създаване на система за синхронизиране на дейностите на различните процеси (в идеалния случай автоматизация на планирането и контрола на всички показатели на процеса).
8. Обучението на персонала е формирането на готовност за групова отговорност за резултатите (често това изисква доста силно преструктуриране на системата за мотивация).
9. Формиране на цикличен режим на проектиране-анализ-настройка на процесите въз основа на резултатите от анализа - така нареченият "ритъм на бизнеса".

Важен етап от разработването и описанието на дейностите е определянето на характеристиките на бизнес процесите. Почти всяка методология подчертава следните елементи.

1. Граници на процеса, които се определят от начални събития и входове (ресурси), както и крайни събития и изходи (резултати).
2. Нормативни документи на процеса. Те включват както външно законодателство, така и издадени от компанията правила, планове и инструкции. За съжаление рядко се намират добре написани документи за управление в компаниите, така че основното забавяне на прехода към управление на процесите произтича от необходимостта от разработване на необходимия брой правила и инструкции.
3. Ресурси на процеса: изпълнители и участници, оборудване и инструменти, информационни системи и други важни елементи, без които процесът е невъзможен или неефективен.
4. Индикатори на процеса – измерени променливи на процеса и техните стандартни стойности. Те могат да включват не само обема на резултата, но и времето, прекарано в процеса, количеството загубени материали или пари, броя на дефектите, индекса на удовлетвореност на клиента и т.н.

Всичко това може да бъде описано в прост текстов или табличен вид, но не е за нищо, че дизайнерите използват графични методи. Всеки дизайн, включително организационен, ще бъде много по-подробен и смислен, ако е представен визуално и в контекста на дейностите на останалата част от системата.

Визуализацията на процесите под формата на технологии може да бъде проста, както е показано на фигурата по-горе, състояща се от инфографики, достъпни за всеки служител, или може да бъде по-сложна, извършена с помощта на специални инструменти за моделиране на процеси. Като част от тази поредица планирам да опиша всички най-интересни и достъпни нотации за моделиране. Засега можете да се запознаете с две от тях - и.

Във всеки случай методологията дава насоки и инструменти, докато стойността за компанията се създава от мениджърския екип, който формира системата за управление. Нито една дори най-точна техника не гарантира, че механизмът ще работи като часовник, ако няма майстор, който разбира, настройва и поддържа този „часовник“.

Мисля, че никой няма въпрос дали бизнес процесите са необходими или не и защо се развиват, тъй като когато има бизнес, по дефиниция има бизнес процеси. Следователно не можем да кажем, че работата с бизнес процеси е фундаментално нова ера. Но все пак промяната в акцента, новите инструменти и технологии значително променят същността на управленската работа. Тези, които разбират това, имат шанс да създадат много по-управляем, мобилен и ефективен бизнес от тези, които се фокусират върху управлението по старомодния начин - често чрез психологически натиск върху подчинените.

Анотация: Цел на лекцията: Представяне на процесния подход за организиране на управлението на предприятието

Въведение

Процесен подходпредполага, че дейностите на предприятието могат да бъдат представени като набор от текущи бизнес процеси. Той е ефективен за предприятия, чиято производствена дейност включва многократно повторение на едни и същи вериги от действия, извършвани от различни изпълнители. Такива предприятия са по-голямата част от офис фирмите, занимаващи се с различни видове работа с документи, например банки, застрахователни, инвестиционни компании, консултантски компании, издателства. Също така използването на процесния подход е ефективно в предприятия, чиито дейности са описани от подробни разпоредби, например в държавни органи.

В литературата се използват около сто различни определения на понятието бизнес процес. Ето защо в този курс няма да даваме обща дефиниция на бизнес процес, а само ще отбележим, че като правило дефиницията предполага, че бизнес процесът има графична диаграма, на която са разположени възли и преходи (стрелки). Контролните точки се движат по преходи.

Появата на контролна точка във възел от определен тип съответства на изпълнението на някакво действие в производствената дейност на предприятието. Преходите в диаграмата на бизнес процеса, както и възлите, предназначени за разклоняване и сливане на контролни точки, са разположени по такъв начин, че действията, взети предвид в бизнес процеса, се извършват координирано и в правилния ред. Процесен подходне предполага задължителна автоматизация на предприятието. Бизнес процесите могат да бъдат два вида: Бизнес процеси за аналитично моделиране на дейностите на предприятието и изпълними бизнес процеси.

Бизнес процесите за аналитично моделиране всъщност представляват специален език за комуникация между мениджъри, бизнес анализатори и ръководители на предприятия и се използват за разработване и обяснение на основни решения за организиране на бизнеса на предприятието. Тяхната задача е да осигурят възприемането и разбирането на тези решения от хората, така че те не съдържат подробности, като правило се ограничават до описание само на често използвани последователности от действия, които не съдържат никакви отклонения; последователностите от действия, описани в те не са предназначени за реално изпълнение.

Изпълнимите бизнес процеси, напротив, включват преместване на контролни точки по диаграма на бизнес процес в компютърна среда в строго съответствие с действията, извършвани в предприятието. Внедряват се такива компютърни среди – системи за управление на бизнес процеси и. Отсега нататък ще ги наричаме SUBPiAR. Всъщност SMS&AR разпределят задачите към изпълнителя в съответствие с движението на контролните точки по диаграмата на бизнес процеса и контролират изпълнението на тези задачи.

Исторически процесен подходПървоначално включва само бизнес процеси за аналитично моделиране. Като част от този подход бяха идентифицирани бизнес процесите на предприятието, идентифицираните бизнес процеси бяха анализирани и бяха генерирани предложения за подобряване на бизнес ефективността чрез промяна на бизнес процесите. След това модифицираните бизнес процеси бяха внедрени в предприятието. По правило това отнемаше много време и беше сложно, чрез промени в длъжностните характеристики, организационната структура и преките инструкции от мениджърите.

Появата на изпълними бизнес процеси донесе много нови предимства на процесния подход. Основните са:

• използването на SMS&AR като аналог на производствения конвейер и в резултат на това значително повишаване на производителността на офис служителите
• способността за бърза промяна на бизнес процесите на предприятието в отговор на променящите се бизнес условия

През последните години се наблюдава активно внедряване на SMS&AR както в бизнеса, така и в държавните организации. Поради това възникна необходимостта от обучение на студенти както от икономически специалности, така и от специалности, свързани с информационните технологии, в процесния подход и работа със SMS&AR.

Този курс се фокусира предимно върху изпълними бизнес процеси. Курсът дава дефиницията и основните характеристики на изпълними бизнес процеси, описва системи за управление на бизнес процеси и административни разпоредбии основните им компоненти. Очертани са основите на разработването на бизнес процеси в предприятието. Очаква се в рамките на този курс студентите да изучават теорията на изпълнимите бизнес процеси, основните компоненти на типичен SMS&AP, да се запознаят с графични нотации за описание на бизнес процеси и да придобият практически опит в разработването и изпълнението на бизнес процеси.

Дадено е описание на основните елементи на системите за управление на бизнес процеси на примера на безплатна система с отворен код - RunaWFE. RunaWFE се разпространява свободно заедно със своя изходен код под отворен лиценз LGPL. Системата е безплатна, може свободно да се инсталира на произволен брой компютри и да се използва без никакви ограничения. Можете да изтеглите дистрибуции и изходен код през интернет от портала за разработчици на безплатен софтуер на sourceforge. нето при:.

Адресът на уебсайта на проекта RunaWFE е http://www.runawfe.org/rus.

Процесен подход при организиране на управлението на предприятието

Нива на управление на процесите

Съвременният възглед за управлението на процесите включва разделяне на управлението на няколко нива.

На първо ниво се разглежда цялостното стратегическо управление на предприятието. Това ниво използва бизнес процеси за аналитично моделиране. Задачата на бизнес процесите на това ниво е формирането на общи идеи за основните бизнес процеси на предприятието и обмена на тези идеи между мениджърите. Това ниво не предполага реално изпълнение на разработените бизнес процеси. На първо ниво е удобно да се изобразят бизнес процеси в графични нотации IDEF0, IDEF3, DFD, EPC и сродни. Можете също да използвате някои от нотационните конструкции на BPMN 2.0 на това ниво. Като софтуерни инструменти за работа с бизнес процеси на първо ниво можете да използвате например програми като Business Studio, Microsoft Visio или ARIS.

Последователностите от действия в бизнес процесите от първо ниво могат да бъдат описани просто под формата на текст; такива описания се наричат ​​текстови правила. Хората обаче възприемат визуалната информация много по-бързо и по-лесно от текстовите описания. Следователно най-широко използвани са графичните представяния на симулирани бизнес процеси.

Средствата за симулационно моделиране се използват и на първо ниво на управление на процесите. Този клас програми не осигурява реално изпълнение на корпоративни бизнес процеси в компютърна среда. Системите за симулационно моделиране съдържат персонализиран статистически модел на бизнес процесите на организацията. Чрез задаване на различни параметри на този модел и многократно „разиграване“ на бизнес процеси на условни автоматични потребители е възможно да се получат стойностите на различни показатели за ефективност и по този начин да се предвидят промени в реалните показатели на предприятието в бъдеще в зависимост от определени промени в бизнес процесите. Ако статистическият модел е изграден правилно, тогава симулационното моделиране може да бъде средство за определяне на оптималните параметри на бизнес процесите.

На следващото ниво стратегическите бизнес процеси на предприятието се превеждат в изпълними бизнес процеси. На това ниво диаграмите на бизнес процесите обикновено се изобразяват в BPMN, UML (Диаграма на дейността) и свързани нотации. На второ ниво текущата дейност на предприятието е представена като набор от работещи екземпляри на бизнес процеси. На това ниво се използват SUMS&AR. Основната задача на тези системи е да разпределят задачите на изпълнителите и да следят за тяхното изпълнение. Заедно със задачата изпълнителят получава информацията, необходима за нейното изпълнение. Последователността на задачите се определя от диаграма на бизнес процес, която може да бъде разработена и впоследствие бързо модифицирана с помощта на графичен дизайнер. Тази диаграма е подобна на блок-схема на алгоритъм. Контролните точки се движат според диаграмата. В определени възли на веригата се генерират задачи за изпълнители.

Има определени прилики между изпълним бизнес процес и компютърна програма. Алгоритмите са в основата както на изпълним бизнес процес, така и на компютърна програма. За компютърните програми, както и за бизнес процесите за аналитично моделиране, има графични нотации (като UML диаграма на класове), които програмистите и софтуерните архитекти използват, за да обяснят различни софтуерни и архитектурни решения. Самите компютърни програми обаче все още не са широко разработени под формата на графични обекти, те са написани главно под формата на текстове на езици за програмиране. По какво се различава ситуацията с изпълнимите бизнес процеси от компютърните програми? За разлика от компютърната програма, чиито команди се изпълняват от компютър, някои от действията на бизнес процеса се извършват от хора. Те правят това значително по-дълго от компютъра, така че екземплярите на бизнес процеси се изпълняват относително дълго време и състоянието им се променя бавно. Освен това, за разлика от компютърна програма, по време на изпълнението на бизнес процеси, ръководството на предприятието може значително да повлияе на тяхното изпълнение, например да увеличи или намали броя на служителите, извършващи определени действия.

Ето защо е важно ръководителите и мениджърите на едно предприятие бързо да разберат състоянието на работещите екземпляри на бизнес процесите на предприятието. Това разбиране се осигурява от графична диаграма на бизнес процес с текущите позиции на контролни точки, нанесени върху него, както и маршрутите, преминати от тези точки от стартирането на екземпляра на бизнес процеса. За компютърни програми такива диаграми в повечето случаи нямат смисъл, т.к скоростта на движение на контролните точки значително ще надхвърли границите на човешките възможности за тяхното проследяване.

Третото ниво съответства на бизнес обектите на предприятието. Състоянието на цялото предприятие в настоящия момент се определя от състоянието на всички бизнес обекти на предприятието в този момент. Процесният подход предполага, че състоянията на бизнес обектите се променят от екземпляри на бизнес процеси от второ ниво при изпълнение на съответните задачи. За този слой системите за управление на съдържанието (ECM системи) или системите за управление на бази данни традиционно се използват като хранилище. Също така е възможно да използвате ERP системи на това ниво (например можете да използвате системата 1C или Galaktika).

В примерите за разработка на бизнес процеси понякога ще използваме листове с документи на Microsoft Excel като място за съхранение на бизнес обекти. Това е направено с образователна цел, за да демонстрира концепцията на третия слой бързо и лесно.

Предимства на процесния подход

Използването на процесния подход на първо ниво води до появата на общ език за описание на бизнес процесите за всички мениджъри на предприятието, базиран на графични диаграми. След като служителите на предприятието овладеят този език, те ще могат бързо да четат съществуващи бизнес процеси, да обсъждат техните характеристики и да предлагат различни промени. След провеждане на проучване на предприятието, идентифициране на повтарящи се последователности от действия и групирането им в бизнес процеси от първо ниво, става възможно да се анализират избрани бизнес процеси, да се идентифицират и коригират неуспешни решения, да се оптимизират тесните места и критичните участъци от бизнес процесите. Ако дейностите на предприятието не са формализирани и бизнес процесите не са описани, тогава е трудно да се подобри и оптимизира управлението.

Използването на изпълними бизнес процеси осигурява следните предимства:

• Значително повишава производителността на труда
• Значително опростява дейността по наблюдение на извършената работа. Повишава прозрачността на предприятието.
• Подобрява качеството на продуктите на предприятието, т.к - благодарение на инструментите за автоматично регулиране и наблюдение се гарантира спазването на всички определени правила
• Позволява ви бързо да променяте бизнес процесите в отговор на променящите се условия на работа на предприятието
• Позволява ви да решите проблема с интеграцията в мащаб на предприятието
• Намалява разходите за работа по автоматизация на предприятието, увеличава скоростта на разработка и надеждността на софтуера.

Нека разгледаме тези ползи по-подробно.

Преди това (преди появата на изпълнимите бизнес процеси) изпълнението на бизнес процеси в организациите се извършваше главно индиректно - чрез промени в длъжностните характеристики, организационната структура на предприятието и директни инструкции от мениджърите. Въпреки това степента на автоматизация на съвременните предприятия позволява директно изпълнение на бизнес процеси в компютърна среда. В този случай в предприятието се появява аналог на производствения конвейер, от който е възможно да се получи увеличение на производителността на труда, сравнимо с това, получено от въвеждането на конвейер в производството. Повишената производителност на труда се постига благодарение на факта, че този механизъм позволява да се премахнат рутинните операции и неефективните процедури, свързани с търсенето и предаването на информация от действията на служителите, и значително да се увеличи скоростта на взаимодействие между служителите. Работниците изпълняват възложените задачи, без да се разсейват от:

• Получаване от други работници на данните, необходими за изпълнение на задачата
• Прехвърляне на резултатите от вашата работа на други служители
• Проучване на длъжностните характеристики

Всичко необходимо се появява пред служителя на екрана на компютъра. Последователността на изпълнение на работните елементи се определя от диаграмата на бизнес процеса. Във възлите на веригата SUP&AR разпределя задачите на изпълнителите и контролира изпълнението им.

Използването на изпълними бизнес процеси също ви позволява бързо да възстановите бизнес процесите на организацията. В много случаи изпълнителите на задачи може дори да не бъдат информирани за промяна в бизнес процес, тъй като това няма да повлияе на естеството на тяхната работа. Това означава, че става по-лесно и по-бързо да промените изпълнението на процесите. По този начин предприятието може по-ефективно да реагира на промените във вътрешните или външни условия.

Модерно руско предприятие, като правило, вече управлява няколко разнородни автоматизирани системи, които участват в някои бизнес процеси на предприятието. Тъй като бизнес процесите проникват в цялото предприятие, те ще трябва да взаимодействат с всички автоматизирани системи по време на изпълнение. По този начин задачата за внедряване на SMS&AP се оказва специален случай на задачата за интегриране на компютърни приложения от корпоративно ниво. С други думи, при внедряването на SMS&AP в предприятие трябва да се появят приложения, които осигуряват интеграцията му със съществуващите системи.

SUMS е централна част от съвременните системи от корпоративно ниво. Ако корпоративната информационна система (CIS) няма SUMS, тогава логиката на бизнес процесите се оказва разпръсната в различни елементи на системата - бази данни, отделни приложения и т.н., такива системи са трудни за поддържане и развитие по-нататък.

В предприятия със стабилни, повтарящи се вериги от операции внедряването, конфигурирането и поддръжката на системи, базирани на SMS&AR, се оказва по-бързо и по-евтино от традиционната автоматизация, при която се разработват индивидуални компоненти на приложението за различни задачи и отдели. SUBPiAR позволява:

• Бързо адаптирайте разработката към променящите се задачи и появата на нови идеи по време на разработката
• Намалете разходите за разработка чрез:
  • Разработване на бизнес процеси с помощта на SUMS вместо писане на код
  • Премахване на взаимодействието между програмисти и клиента. Бизнес анализатор и клиент се чувстват много по-удобно да взаимодействат помежду си, когато съвместно разработват основните елементи на изпълнима диаграма на бизнес процес, отколкото клиент и програмист, когато обсъждат текста на техническа спецификация
  • В този случай програмистът е освободен от рутинни задачи и може да се концентрира върху разработването на сложни графични елементи и конектори, което повишава ефективността на работата му
• Намалете разходите за техническа поддръжка
• Значително намаляване на разходите за модификации и поддръжка

При традиционното разработване решението се описва два пъти: веднъж с помощта на текст, включен в техническата спецификация или техническия дизайн, и отново под формата на програмен код. Процесният подход ви позволява да опишете решението само веднъж, под формата на изпълним бизнес процес, и по този начин да намалите разходите за автоматизация.

Тези предимства (по-бързо, по-евтино, по-лесно за поддържане и поддържане) съвпадат с предимствата на парадигмата на обектно-ориентираното програмиране в сравнение с парадигмата на процедурното програмиране, която почти е изгонена от практиката. По аналогия автоматизацията, базирана на изпълними бизнес процеси, може да се тълкува като нова програмна парадигма на високо ниво и може да се очаква значително увеличение на мащаба на нейното използване в сравнение с традиционната автоматизация.

Изпълними бизнес процеси и система за управление

Управлението на бизнес процеси е активно развиваща се област и много термини в нея все още не са напълно утвърдени. Различни автори прибягват до такива концепции като SUMS, системи за управление на работния поток (Workflow), системи за управление на документи (Docflow), системи за интеграция в мащаб на предприятието (EAI - Enterprise Application Integration) и др.

Ще използваме термина управление на работния процес, за да обозначим случаите, в които само хора изпълняват задачи в бизнес процес. Ще разглеждаме термина SUBPiAR като по-общ във връзка с управлението на работния поток: изпълнителите на задачи на бизнес процес или регламент в SUBPiAR са както хора, така и компютърни приложения. По правило системата за управление координира еднакво работата на всички изпълнители, без да подчертава специално работата, извършвана от хора или компютърни системи.

В допълнение към СУБД, системите за управление на документи или системите DocFlow станаха широко разпространени. Вместо контролни точки, системите за управление на документи използват „поток на документи“. Системите DocFlow описват дейностите на едно предприятие под формата на документи, пътуващи между техните редактори по определени маршрути в съответствие с дадени правила.

Системите DocFlow са наследници на хартиения документооборот. Оттук следват техните естествени ограничения: ограничен набор от действия могат да бъдат извършени с документ: одобряване/отхвърляне, одобрение, изтриване, редактиране и т.н. Обикновено системите за управление на документи се допълват от системи за съхраняване на изображения на хартиени документи и системи за контрол на версиите . Основното предимство на системите за документооборот е възможността за бързо имплементиране в предприятие, ако документооборотът вече е добре установен там.

В системите за управление на документи, както и в СУБД, има схеми, базирани на графи, които се състоят от възли, свързани чрез възможни преходи. По тези графики обаче не се движат контролни точки, а „кошници“ с документи. В системите DocFlow по правило данните се съдържат в документи, които директно се движат през диаграмата на документния поток.

В SUMS данните не се движат с контролната точка, а се съдържат в глобални (съответстващи на целия бизнес процес) и локални (съответстващи на един възел) променливи.

В момента SUMS и системите за управление на документи са системи от различен тип, но постепенно системите за управление на документи се доближават по функционалност до SUMS и AR. С помощта на съвременните системи DocFlow можете да моделирате много видове бизнес процеси, а с помощта на SUMS можете да автоматизирате елементи на документооборота.

Изпълними бизнес процеси

Еволюцията на развитието на SMS&AP доведе до използването в съвременните системи на такива концепции като дефиниране на бизнес процеси и екземпляр на бизнес процес. Понякога дефиницията на бизнес процес се нарича още шаблон на бизнес процес. Дефиницията на бизнес процес съдържа диаграма на бизнес процес, роли на бизнес процес и правила за присвояване на изпълнители на роли. По време на изпълнение на бизнес процес, контролните точки се движат по диаграмата. Най-лесният начин да мислите за контролните точки и техните движения е по аналогия с движещите се фигури в детска настолна игра с кубче.

Дефиницията на бизнес процес съдържа също описание на структурите за съхранение на данни. По време на изпълнението на бизнес процес тези структури съдържат специфични данни. Дори в съвременния BPMS дефиницията на бизнес процес съдържа описание на средствата за взаимодействие на бизнес процеса с изпълнителя на задачата. Обикновено това е графична форма за взаимодействие с потребителя или софтуерен интерфейс за взаимодействие с информационна система. Друг елемент от дефинирането на бизнес процес са бизнес правилата, които се използват за избор на конкретен път за по-нататъшно движение на контролната точка в точките на разклоняване на маршрута.

За всяка дефиниция на бизнес процес можете да създавате и изпълнявате екземпляри на този бизнес процес. Разликите между дефиниция и екземпляр на бизнес процес съответстват на разликата между тип променлива и екземпляр на променлива в традиционен език за програмиране. Тоест, ако дефиницията на бизнес процес съдържа диаграма на бизнес процес, типове данни и имена на роли, тогава в работещ екземпляр на бизнес процес диаграмата съдържа движещи се контролни точки, конкретни изпълнители са присвоени на роли, екземпляр на бизнес процессъдържа специфични данни, чиито типове съответстват на типовете данни в дефиницията на бизнес процеса. Също така, в екземплярите на бизнес процеси, конкретни изпълнители на задачи са присвоени на роли.

Бизнес процесите, които могат да се изпълняват в компютърна среда, трябва да бъдат официално дефинирани по достатъчно строг начин, така че да могат лесно да бъдат преведени в разбираемо за компютър представяне. За това е удобно да се използват математически концепции.

Нека дадем формална дефиниция на изпълним бизнес процес, в основата на който са идеите на S. Yablonsky и S. Bussler:

Изпълним бизнес процес се определя чрез указване на следните перспективи (гледни точки или слоеве/нива на разглеждане):

• перспектива на контролен поток
• перспектива на данните
• ресурсна перспектива
• оперативна перспектива

Нека разгледаме подробно всички нива на формалната дефиниция на изпълним бизнес процес. В този случай ще използваме бизнес процеса „Плащане на фактура на доставчик“ като пример. С негова помощ ще се опитаме да обясним всички перспективи за формалната дефиниция на бизнес процес.

Перспектива на контролния поток

Перспективата на контролния поток съответства на диаграмата на бизнес процеса. Първоначално диаграмата се определя като математическа концепция - насочен граф: набор от възли, свързани с преходи (стрелки). Възлите на бизнес процесите могат да бъдат от два типа - възли, съответстващи на стъпките на процеса, и възли на маршрута. Контролната точка (указател към възела на активния процес) се движи по преходите, ръководена от бизнес правилата в възлите на маршрута (бизнес правилата се прилагат и към перспективата на контролния поток).

Възелът, съответстващ на стъпката на процеса, съдържа възел за дейност. Ако контролната точка е пристигнала в възела на действие, тогава SUMS дава задачата на изпълнителя (служител или информационна система) и чака отговор (съобщение, че работата е завършена). След отговора на изпълнителя, контролната точка се премества по прехода към следващия възел на бизнес процеса. Възел, съответстващ на възел за действие, може да има само един входящ и един изходящ преход в съседство с него.

Възелът на маршрута съответства на появата, премахването, разклоняването-сливането на контролни точки или избора на преход, по който контролната точка ще бъде преместена по-нататък. В такива възли системата за управление избира въз основа на бизнес правилата, съдържащи се в маршрутизиращите възли, следващия(те) възел(и), към който(и) ще бъде прехвърлен контролът. Често тези възли имат повече от един входящ или изходящ преход, свързан с тях.

Основната разлика между стъпка на процес и възел на маршрут е, че в възел на маршрут вие трябва само да вземете решение относно по-нататъшния път(и) на движение на контролната точка въз основа на съществуващи данни, така че контролната точка не трябва да е в възелът на маршрута за дълго време. Контролната точка може да остане в етап на процеса за дълго време. Изключение от това правило е сливането на маршрутни възли, при което входящите контролни точки „изчакват“ пристигането на контролни точки по останалите входящи преходи, след което всички входящи контролни точки се унищожават и контролните точки се генерират покрай изходящите преходи. Въпреки това, ако приемем, че контролната точка, която е пристигнала в възела за сливане, се изтрива незабавно, докато възелът съхранява информация, че контролната точка вече е пристигнала по време на този преход, тогава това изключение изчезва.

Работен екземпляр на бизнес процес може да има множество контролни точки едновременно. В съответствие с бизнес логиката, точката на управление в възел на маршрут може да бъде разделена на няколко точки на управление, а точките на управление също могат да чакат една друга в определен възел на маршрут и след това да се слеят в една точка на управление.

По-късно, с появата на различни стандарти и спецификации, свързани с бизнес процесите, това определение беше разширено:

1. Добавени са комбинирани възли, които представляват сливането на стъпка на процеса с един или повече възли на маршрута. Например, при сливане на възел на действие с възел на маршрут, разположен зад него, който избира една от няколко възможни посоки, само възелът на действие се поставя в диаграмата и преходите, които трябва да напуснат възела на маршрута, са директно прикрепени към него.
2. Добавени са допълнителни конструкции, чиито елементи не са елементи на графиката (наричани по-долу допълнителни конструкции), но преходите и възлите на маршрута могат да бъдат прикрепени към тези елементи или преходите могат да пресичат тези елементи. Например бяха въведени събития и зони за прекъсване, за да обхванат стъпките на бизнес процеса. Когато контролната точка се намира в зоната с прекъсване, може да възникне събитие (клиентът може да промени решението си относно подаване на поръчка, да възникнат форсмажорни обстоятелства по време на действие на договора и др.). В този случай контролната точка може незабавно да се премести от всеки възел, разположен вътре в зоната, към възел на маршрута, прикрепен към зоната, и оттам да продължи да се движи по прехода, свързан с нея.
3. Добавени са възли, които съответстват на стъпка на процеса, но не са възли на действие. Например, изчакващи възли, в които не се дават задачи на изпълнителите на процеса, UPMS просто изчаква в тези възли за настъпване на определено събитие, след което контролната точка продължава. Добавени са и възли на подпроцеси. За тези възли не е дефиниран конкретен изпълнител; в тези възли SMS&AR стартира друг бизнес процес като подпроцес на текущия процес и прехвърля съответните данни към него.

С допълненията перспективата на контролния поток може да се дефинира, както следва:

Перспективата на контролния поток представлява диаграма на бизнес процес. Диаграмата на бизнес процес се състои от насочен график и евентуално допълнителни конструкции. Възлите на бизнес процесите могат да бъдат три вида - възли, съответстващи на стъпки на процеса, възли на маршрут и комбинирани възли, които представляват сливането на стъпка на процес с един или повече възли на маршрут.

Стъпките на процеса са възли на действие или допълнителни възли. Контролните точки се движат по преходи. В момента, в който контролната точка пристигне в възела на действие, SUBPiAR дава задача на изпълнителя. След като изпълнителят завърши задачата, контролната точка се премества по прехода към следващия възел на процеса. Възел, съответстващ на възел за действие, може да има само един входящ и един изходящ преход в съседство с него.

Възелът на маршрута съответства на появата, премахването, разделянето, сливането на контролни точки или избора на преход. Тези възли могат да съдържат бизнес правила, въз основа на които се избират допълнителни пътища на точки за управление. В маршрутизиращите възли SUP&AR избира следващия(те) възел(и), към който ще бъде прехвърлен контролът.

Ще обясним поведението на възлите, които най-често се използват в бизнес процесите, както и ще предоставим техните графични изображения.

Възелът "Начало" съответства на началната точка на изпълнение на бизнес процеса. Той няма входящи ръбове и един или повече изходящи ръбове. В момента на стартиране на екземпляр на бизнес процес във възела се поставя контролна точка, която веднага го напуска по изходящия ръб. Трябва да има един "начален" възел в бизнес процес. Обозначава се с „тънък“ кръг (фиг. 1.1 a). В случай на няколко изходящи прехода, възелът се комбинира от изключителен шлюз, така че при стартиране на екземпляр на бизнес процес потребителят избира един от изходящите ръбове, по който контролната точка ще бъде преместена по-нататък.

Ориз. 1.1.

Възелът за „прекратяване на потока“ трябва да има един или повече входящи ръбове и никакви изходящи ръбове. Когато която и да е точка за управление достигне този възел, тя се изтрива. Екземпляр на бизнес процес, в който няма останала контролна точка, се счита за завършен. Може да има множество възли за прекратяване на нишка, но трябва да има поне един такъв възел. Обозначено с „удебелен“ кръг (фиг. 1.1 b).

„Крайният“ възел съответства на крайната точка на изпълнение на бизнес процес. Крайният възел трябва да има един или повече входящи преходи и никакви изходящи преходи. Когато управлението достигне Прекратяване, всички нишки на този процес, както и всички негови синхронни подпроцеси, спират. В един бизнес процес може да има множество възли Finish. Въпреки това, този възел не е необходим в бизнес процес, ако има поне една крайна точка на потока в бизнес процеса. Обозначава се с черен кръг в кръг (фиг. 1.1 c).

Възелът „действие“ генерира задача за изпълнителя, обозначава се с правоъгълник със заоблени ъгли, в центъра на който е изписано името на възела (фиг. 1.1 d) и може да има няколко входящи и няколко изходящи ръба. В случай на няколко изходящи прехода, възелът се комбинира от изключителен шлюз, следователно за всяка контролна точка, която пристига до него, при изпълнение на възлова задача, потребителят избира един от изходящите преходи (ръбове), по които контролът точката ще бъде преместена по-нататък.

Един изключителен шлюзов възел може да има множество входящи и множество изходящи ръбове. За всяка пристигнала до нея контролна точка се избира по кой от изходящите ръбове да се премести следващата. Обозначава се с диамант с „кръст“ в него (фиг. 1.2 а).

Ориз. 1.3.Пример за диаграма на бизнес процес "Плащане на фактура на доставчик" (BPMN - нотация)

На фиг. 1.3 показва примерна графика на бизнес процес „Плащане на фактури на доставчик“. Стъпките на процеса са изобразени като правоъгълници със заоблени ръбове, началото на процеса съответства на кръг, а краят - кръг с кръг вътре. Елементът "Плащане на сметката" е комбиниран възел, който е състав от възел за свързване на маршрут и възел за действие. Останалите правоъгълници със заоблени ръбове са възли на действие. Елементите под формата на диаманти съответстват на възлите на маршрута - местата, където се разклоняват маршрутите на контролните точки.

В началото на бизнес процеса мениджърът на доставките въвежда параметрите на очакваното плащане (номер на фактура, дата на фактура, сума на фактура, фирма контрагент, фирма агент, коментар). След това автоматично се следи изпълнението на бюджета на отдела. Ако текущата сделка надвишава бюджета, тя автоматично се отхвърля и бизнес процесът приключва. Ако бюджетът на отдела не е надвишен, сумата на транзакцията се сравнява с лимита за плащане. Освен това, ако лимитът не е надвишен, фактурата се заплаща автоматично, след което бизнес процесът приключва. Ако лимитът е надвишен, плащането трябва да бъде потвърдено от финансовия директор.

Следните бизнес правила съответстват на бизнес процеса „Плащане на фактура на доставчик“:

1. Ако външното приложение, извикано във възела „получаване на данни от бюджета“, върна стойността „не“ на променливата „Превишен ли е бюджетът на отдела“, тогава трябва да продължите да проверявате лимита, в противен случай отидете до възела за завършване на бизнес процеса.
2. Ако стойността на променливата "сума на фактурата" е по-малка от стойността на константата "лимит за еднократно плащане", трябва да отидете до възела "плащане на фактурата", в противен случай - до възела "потвърждаване на плащането".
3. Ако изпълнител, принадлежащ към ролята „Финансов директор“, попълвайки полетата в съответния формуляр, върна стойността „да“ на променливата „дали е одобрен от мениджъра“, след това отидете на възела „плащане на фактура“, в противен случай - към възела за завършване на бизнес процеса.
4. управлението на бизнес процеси също може да бъде сложно и да се различава от поведението на контролната точка в традиционната блок-схема на алгоритъма: в този пример, ако приложението е одобрено от шефа, контролният поток се разделя на два паралелни потока (разделянето и сливането на потоци съответства на елемент с форма на диамант, вътре в който има „знак плюс“), изпълнявани едновременно, които след това се „сливат“ в една точка.

Перспектива на данните

Перспективата на данните съответства на набор от вътрешни променливи на бизнес процеса. Променливите на бизнес процеса могат да бъдат входни и изходни параметри при взаимодействието на системата за управление и информационните системи на предприятието. С помощта на променливи се обменя информация между стъпките на процеса и в резултат на това между външните информационни системи, т.е. бизнес процесът може да прехвърля информация в корпоративна информационна среда между разнородни информационни системи. Променливите на бизнес процеса се използват и при избора на специфично вътрешно движение на контролна точка между възлите по всеки от възможните преходи.

Таблица 1.1. Списък с глобални променливи, съответстващи на бизнес процеса „Плащане на сметки“, чиято диаграма е показана на фиг. 1.1

Име на променливата	Променлив тип
Номер на сметка	Линия
датата на фактурата	дата
Сума на фактурата	Номер
Id (идентификационен номер) на фирмата контрагент (юридическо лице, на което е издадена фактурата)
ID на компанията агент (юридическо лице, което ще извърши плащането)	Номер - уникален идентификатор

Входящите данни на процеса са елементи, които претърпяват промени по време на изпълнение на действия. Процесният подход разглежда като входящи материали, оборудване, документация, различна информация, персонал, финанси и др.

Резултатите от даден процес са очакваните резултати, за които се предприемат действия. Резултатът може да бъде както материален продукт, така и различни видове услуги или информация.

Ресурсите са елементите, необходими за даден процес. За разлика от входовете, ресурсите не се променят по време на процеса. Процесният подход дефинира такива ресурси като оборудване, документация, финанси, персонал, инфраструктура, околна среда и др.

Собственик на процеса– процесният подход въвежда това понятие като едно от най-важните. Всеки процес трябва да има свой собственик. Собственикът е лице, което разполага с необходимото количество ресурси и отговаря за крайния резултат (изход) от процеса.

Всеки процес трябва да има доставчици и потребители. Доставчиците предоставят входните елементи на процеса, а потребителите се интересуват от получаването на изходните елементи. Един процес може да има както външни, така и вътрешни доставчици и потребители. Ако даден процес няма доставчици, процесът няма да бъде изпълнен. Ако даден процес няма потребители, тогава процесът не се търси.

Индикатори на процесанеобходима за получаване на информация за нейната работа и вземане на подходящи управленски решения. Индикаторите на процеса са набор от количествени или качествени параметри, които характеризират самия процес и неговия резултат (изход).

Предимства на процесния подход

Поради факта, че процесният подход създава хоризонтални връзки в работата на организацията, той позволява да се получат редица предимства в сравнение с функционалния подход.

Основните предимства на процесния подход са:

• Координиране на действията на различни отдели в процеса;
• Ориентация към резултата от процеса;
• Повишаване на ефективността и ефикасността на организацията;
• Прозрачност на действията за постигане на резултати;
• Повишена предвидимост на резултатите;
• Идентифициране на възможности за целево подобряване на процеса;
• Премахване на бариерите между функционалните отдели;
• Намаляване на ненужните вертикални взаимодействия;
• Премахване на незаявени процеси;
• Намаляване на разходите за време и материали.

Подобряване на дейностите, базирани на процесния подход

Процесният подход е в основата на няколко популярни и доста ефективни концепции за подобряване на работата на организациите. Днес могат да се разграничат четири области, които използват процесния подход като основен подход за подобряване на оперативната ефективност.

Тези области включват:

Тотално управление на качеството(TQM) Това е концепция, която предвижда непрекъснато подобряване на качеството на продуктите, процесите и системите за управление на организацията. Работата на организацията се основава на удовлетвореността на клиента;

Процесен подход към управлението.

Същността на процесния подход ече всеки служител осигурява функционирането на конкретни бизнес процеси, като участва пряко в тях. Отговорностите, сферите на отговорност и критериите за успешно представяне на всеки служител са формулирани и имат смисъл само в контекста на конкретна задача или процес. Много по-силна е хоризонталната връзка между структурните единици. Вертикалната връзка „началник-подчинен” е леко отслабена. Чувството за отговорност на служителя се променя качествено: той отговаря не само за функциите, възложени му от шефа, но и за бизнес процеса като цяло. За него са важни функциите и резултатите от дейността на паралелни структурни звена. Отговорността за резултата от бизнес процеса като цяло го кара да бъде отговорен към своите колеги, същите участници в бизнес процеса като него.

При изграждането на процесно-ориентирана система за управление основният акцент е върху разработването на механизми за взаимодействие в рамките на процеса както между структурните звена в рамките на компанията, така и с външната среда, т.е. с клиенти, доставчици и партньори. Това е процесният подход, който позволява да се вземат предвид такива важни аспекти на бизнеса като фокус върху крайния продукт, интереса на всеки изпълнител към подобряване на качеството на крайния продукт и, като следствие, интереса към крайното представяне на тяхната работа. Процесният подход към управлението игнорира организационната структура на управление на организацията с присъщото й разпределяне на функциите на отделните отдели. С процесния подход организацията се възприема от мениджърите и служителите като дейност, състояща се от бизнес процеси, насочени към получаване на крайния резултат. Организацията се възприема като мрежа от бизнес процеси, която представлява набор от взаимосвързани и взаимодействащи бизнес процеси, включващи всички функции, изпълнявани в подразделенията на организацията. Докато функционалната структура на бизнеса определя възможностите на предприятието, като установява какво трябва да се направи, структурата на процеса (в операционната система на бизнеса) описва конкретната технология за постигане на поставените цели и задачи, отговаряйки на въпроса как трябва бъде направено.

Процесният подход се основава на следните принципи:

Дейностите на компанията се разглеждат като набор от бизнес процеси.

Изпълнението на бизнес процесите подлежи на задължителна регулация или официално описание.

Всеки бизнес процес има вътрешен или външен клиент и собственик (лицето, отговорно за резултата от бизнес процеса).

Всеки бизнес процес се характеризира с ключови индикатори, които описват неговото изпълнение, резултат или въздействие върху резултата на организацията като цяло.

Принципите на процесния подход към управлението определят основните правила, ръководени от които е възможно да се организира ефективното функциониране на бизнеса, насочено към крайния резултат.

Първият принцип определя визията на дейността на компанията като набор от бизнес процеси. Именно той определя новата култура на възприемане на организацията в процесния подход.

Вторият принцип на процесния подход, който изисква задължително регулиране на бизнес процесите, се основава на факта, че регламентът е документ, който описва последователността от операции, отговорности, процедурата за взаимодействие между изпълнителите и процедурата за вземане на решения за подобряване на бизнес процес.

Изолирането на бизнес процес винаги е свързано с идентифициране на клиент или потребител на резултата от процеса, който има определена стойност за него. Освен клиента, всеки бизнес процес има собственик - длъжностно лице, което разполага с необходимите ресурси, управлява хода на бизнес процеса и отговаря за резултатите и ефективността на бизнес процеса. Собственикът на бизнес процес е длъжностно лице, формален ръководител, следователно той има необходимите правомощия, разполага с необходимите ресурси за изпълнение на процеса, управлява хода на бизнес процеса и носи отговорност за неговия резултат. Тези предимства гарантират висока производителност на организацията, управлението на която има подчертан процесно-ориентиран характер.

Процесно-ориентираното управление ви позволява да промените качествено дейностите на организацията на оперативно, междуфункционално и междуорганизационно ниво на нейната интеграция. Функционалната интеграция престава да бъде източник на трудни за разрешаване междуфункционални конфликти. Оперативното ниво на интеграция получава нова визия благодарение на мрежата от бизнес процеси на организацията и позволява:

а) по-ефективно разграничаване на правомощията и отговорностите на персонала;

б) разработване на ефективна система за делегиране на правомощия;

в) осигурява стандартизиране на изискванията към изпълнителите;

г) минимизиране на риска от зависимост от отделен изпълнител;

д) намаляване на натоварването на мениджърите;

е) намаляване на разходите;

ж) повишаване на ефективността на управлението на персонала;

з) идентифицира източници за намаляване на разходите и времето за изпълнение на бизнес процеси;

и) намаляване на времето за вземане на управленски решения.

В резултат на това се повишава контролируемостта на организацията, намалява се влиянието на човешкия фактор и себестойността на продуктите и услугите. Всичко това води до промяна в качеството на самата организация и формирането на процесно-ориентирана организация, в която целият екип е съзнателен участник в непрекъснатия процес на дейност, свързан с крайния резултат от производството на продукти или предоставянето на на услугите.

Развитието на процесния подход към управлението получи широк отзвук; почти всички водещи организации в света са процесно-ориентирани организации.

Въз основа на разбирането какви бизнес процеси се извършват в една организация е възможно да се изгради ефективна организационна структура за тяхното управление. Ако организационната структура се е развила традиционно, бизнес операционната система може да помогне при анализирането на нейното качество.

Така липсата на процесен подход в управлението води до спонтанни резултати, на които не може да се разчита и които не могат да бъдат анализирани, тъй като са трудни за възпроизвеждане. Това е процесният подход, който позволява да се разбере, че крайният продукт от дейността на компанията е резултат от съвместната работа на всички нейни служители без изключение; освен това ви позволява да премахнете пропуските на кръстопътя на процесите, възстановявайки връзка между тях. Процесният подход не отхвърля съществуващата система за управление на компанията, а определя начини за нейното подобряване и качествено модифициране.

Предимства и недостатъци- ясна система от взаимни връзки в процесите и в съответните им отдели; - ясна система на единство на командването - един ръководител концентрира в ръцете си управлението на целия набор от операции и действия, насочени към постигане на поставената цел и получаване на желания резултат; - овластяването на служителите с по-големи правомощия и повишаването на ролята на всеки един от тях в работата на компанията води до значително повишаване на тяхната производителност; - бърза реакция на изпълнителните процеси на промените във външните условия; - в работата на мениджърите стратегическите проблеми доминират над оперативните; - критериите за ефективност и качество на работа на отделите и организацията като цяло са координирани и съвместно насочени - повишена зависимост на резултатите от работата на организацията от квалификацията, личните и бизнес качествата на редовите служители и изпълнители; - управлението на функционално смесени работни екипи е по-сложна задача от управлението на функционални отдели; - наличието на няколко души в екип с различна функционална квалификация неизбежно води до някои забавяния и грешки, които възникват при прехвърляне на работата между членовете на екипа, но загубите тук са много по-малко, отколкото при традиционната организация на работа, когато изпълнителите се отчитат на различни отдели на компанията

Разбира се, невъзможно е да се постигне повишена ефективност само чрез формализиране на бизнес процесите и процесният подход не е панацея за всички болести на една организация. Тя ви позволява да диагностицирате проблеми както в цялата компания, така и във взаимодействието на различните й отдели при изпълнение на обща задача.

Библиография:

1. Вишняков О. Процесно-ориентиран подход към управлението на организацията 2008г.

2. Ефимов В.В. Размисли върху процесния подход / V.V. Ефимов 2004.

3.Репин В.В. Процесен подход към управлението. Стандарти и качество. - 2004. - 498 с.

4.Репин В.В. Процесен подход на практика. Стандарти и качество. - 2004. - № 1. - стр. 74-79.

Компанията като набор от бизнес процеси, които са взаимосвързани и целта на нейната дейност.

В съвременните условия все повече компании стигат до извода, че е възможно бизнесът да се управлява възможно най-ефективно не като набор от отделни функции, а като набор от бизнес процеси, които представляват същността на дейността. Този подход започна да се използва в управлението сравнително наскоро поради нарастващата конкуренция и нарастващата динамика на външната среда. Тя има за цел да увеличи гъвкавостта на бизнеса, да намали времето за реакция на пазарните промени, да подобри бизнес резултатите и по-добре да постигне целите.

Процесният подход към управлението не е единственият възможен вариант, тъй като има и други подходи – ситуационен или системен например. Systemic разглежда компанията-организация като общност от взаимосвързани елементи, които са фокусирани върху постигането на цели при редовно променящи се условия. Ситуационният подход гласи, че използването на определени методи и действия винаги се определя въз основа на ситуацията.

Характеристики на процеса на внедряване в предприятието

Процесът на внедряване в компанията протича на следните етапи:

идентифицира се мрежа от ключови бизнес процеси (във вида, в който са в началото на използването на подхода);

процесите се ранжират по степен на значимост, създава се предварителен модел;

всички процеси се анализират и се идентифицират „тесните места“, т.е. проблемните области, които трябва да бъдат отработени най-внимателно;

Въз основа на получените констатации се изграждат модели, които показват идеалното протичане на процеса.

Тази иновация може да бъде внедрена както в цялото предприятие, така и в конкретна област.

Процесен подход: основни принципи

Възприемането на бизнеса като система:

предприятие във всякаква форма се разглежда като система, включително нейното развитие;

решаването на локални проблеми не променя системата; може да се промени само нейната цялост.

Възприемане на дейността като процес:

всяка дейност може да бъде подобрена – това е целта, която преследва управлението на процесите;

във всяка дейност има разделение според наличието на материални ресурси, персонал, време и т.н.

Разработване на стандарти и въвеждане на принципа на прозрачност на отговорността:

всяка дейност е насочена към получаване на резултат чрез превръщане на входните продукти в изходни продукти;

Във всеки процес трябва да се определи доставчикът на входящи и изходящи продукти - това е необходимо, за да се определи отговорността. Освен това входящият и изходящият продукт имат свой потребител, който се интересува от максималното му качество.

Стандартизация и прозрачност на отговорността:

отговорността за създаването на системата е на висшето ръководство на компанията;

всеки процес има свой собственик, който отговаря за качеството на неговото изпълнение;

всички процеси трябва да бъдат стандартизирани и прозрачни, така че проблемът да може бързо да бъде открит.

Процесният подход към управлението включва описание на самия бизнес като набор от процеси, както и система за наблюдение, подобряване и управление на тези процеси. Можем да кажем, че за да приложите процесния подход, трябва да опишете, оптимизирате и автоматизирате процесите. Това може да стане най-ефективно с помощта на специални системи. Процесният подход към управлението особено помага в онези отдели, където първоначално се изисква високо ниво на стандартизация и където всички процеси са възможно най-подробни - това са счетоводство, икономика, отдели за планиране и т.н.