ویژگی های امور فوری و مهم. مهم فوری است. ماتریکس چه شکلی است؟

خوانده شده: 7189

چرا برنامه ها به هم می ریزند؟ زیرا در جریان امور روزمره تلاش می کنیم تا کارهای فوری را انجام دهیم و کارهای مهم و الزامی را فراموش کنیم. تفاوت در چیست؟ اولویت های خود را به درستی انجام دهید! چیزهای مهم همیشه فوری نیستند و موارد فوری مهم هستند. چطور؟ بسیار ساده. و "ربع های Covey" به شما در درک این موضوع کمک می کند. نام دوم آنها ماتریس اولویت آیزنهاور است.

مهم و فوری: شرایط و توضیحات

اهمیت و فوریت.

مسائل فورینیاز به مشارکت یا تصمیم فوری و فوری دارند. آنها باید فوراً انجام شوند، در غیر این صورت آتش سوزی، فورس ماژور یا فاجعه رخ خواهد داد. مسائل فوری نیاز به یک واکنش واکنشی دارند که باعث لغو همه برنامه ها و فعالیت های مهم می شود.

کارهایی که باید انجام دادمنظور داشتن . آنها برای دستیابی به اهداف جهانی، راه حل های اولیه برای وظایف مهم و تحقق فرصت ها مورد نیاز هستند. انسان با انجام کارهای مهم به نتایج و موفقیت های بالایی می رسد. زندگی به وضوح، سنجیده و هدفمند جریان دارد.

متأسفانه، چیزهای مهم در زندگی ما اغلب از اولویت محروم می شوند. چرا؟ زیرا تمام زندگی روزمره با هدف حل است وظایف فوری.

چطوری میشه اینو تعمیر کرد؟

از ماتریس آیزنهاور به عنوان ابزار تنظیم اولویت استفاده کنید. گاهی اوقات مربع های زمانی Covey برای همین منظور توصیه می شود.

تفاوت بین ماتریس ربع استفن کاوی و ماتریس مورد آیزنهاور چیست؟

در واقع هیچی

هر دو روش بر رویکردهای برنامه ریزی یکسان دلالت دارند. و به دلیل توسعه دهندگان معروف سیستم، نام های مختلفی را به خود اختصاص دادند. اتفاقاً دوایت آیزنهاور استفاده کرد کار روزانههمان تکنیکی که استفن کاوی در کتابش توضیح داد.

دو مرد بزرگ دو اسم یک روش.

ربع کاوی: ماتریس ساختار موردی

اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور شامل درجه بندی همه موضوعات و وظایف به 4 بلوک با توجه به اهمیت و فوریت تکمیل آنها است:

• مهم / فوری؛
• مهم/غیر فوری؛
• غیر مهم/ فوری؛
• بی اهمیت / غیر فوری

اگر از قبل این کار را انجام دهید - همه چیزهای دور و نزدیک را در یک لیست یادداشت کنید، می توانید به راحتی هر مربع استفان کاوی را پر کنید. برای ارزیابی اهمیت و فوریت همه وظایف موجود کافی است.

چگونه با استفاده از ماتریس آیزنهاور وظایف را تقسیم کنیم؟

مدیریت زمان بسیار موثر با استفاده از ماتریس آیزنهاور

اگر با دید باز به ساختار هر بلوک نگاه کنید، ویژگی های هر مربع را خواهید دید:

• مربع A - فشار زمان ثابت، "آتش"، اعصاب و ریتم واکنشی زندگی.
• مربع B - حل مشکلات استراتژیک، پیشگامی، تلاش برای نتایج و موفقیت.
• مربع C - کرونوفاژها در انواع مختلف آنها.
• مربع D - به تعویق انداختن.

یعنی هنگام تعیین اولویت ها با استفاده از ماتریس آیزنهاور، فقط امور بلوک دوم مستحق توجه است. اما در واقع، ما با وظایف مربع های "فوری" سر و کار داریم، اعصاب خود را تلف می کنیم و توسط عوامل غیر ضروری پرت می شویم.

با این دانش چه باید کرد؟

همه چیز بسیار ساده است. برنامه ریزی زمان مطابق با ماتریس آیزنهاور شامل یک رویکرد و کاربرد فعال است بهترین ابزارمدیریت زمان.

شما می توانید استفاده کنید:

• ج – انواع حواس پرتی که باید کنترل و کنترل شوند.
• د - سرگرمی بی معنی، که به راحتی می توان آن را با یک استراحت برنامه ریزی شده شایسته پس از انجام وظایف جایگزین کرد.

برخی افراد فکر می کنند که خانم های خانه دار نیازی به برنامه ریزی و برنامه ریزی مشخص ندارند. برعکس است.

زنانی که بی‌پایان مشغول خود و فرزندانشان هستند، بیش از هر کس دیگری به ساختار صحیح روز نیاز دارند.

ماتریس فوریت و اهمیت آیزنهاور یک تمرین، دستیار و مشاور مناسب برای هر روز است. استفاده از ربع Covey به طور قابل توجهی سطح استرس را کاهش می دهد زندگی روزمرهو امور

در روزهای اول آذر، کم کم خود را برای ملاقات آماده می کنیم سال نو. خلاصه کردن نتایج، تهیه هدایا، تعیین اهداف برای سال آینده - همه اینها مهم است، اما هنوز فوری نیست. اما اگر انجام این کارها را به تأخیر بیندازید تا روزهای گذشتهماه، سپس آنها به موارد اضطراری تبدیل می شوند.

برای جلوگیری از این اتفاق، باید کارهای مهمی را از قبل انجام دهید. و برای این کار ارزش داشتن فهرستی از این موارد را دارد. بیایید سعی کنیم آن را بسازیم.

تقریباً همه خوانندگان Lifehacker در مورد آن می دانند ماتریس آیزنهاور، اما من همچنان آن را به شما یادآوری می کنم. او شبیه این است:

• فوری و مهم - اجازه ندهید
• فوری و غیر مهم - تفویض کنید
• غیر فوری و مهم - انجام دهید
• غیر فوری و بی اهمیت - این کار را نکنید

اما تئوری کافی است، بیایید به جمع آوری لیستی از چیزهایی که مهم هستند و فوری نیستند برویم، کارهایی که واقعا ارزش انجام دادن دارند.
سازماندهی اطلاعاتبه این فکر کنید که معمولا چقدر طول می کشد تا جستجو کنید اطلاعات لازم. از این گذشته ، ما آن را در مقادیری مصرف می کنیم که به سختی به یاد می آوریم که دقیقاً کجا با آن برخورد کرده اید. در بود شبکه اجتماعی، در فید RSS، در موتور جستجو؟ اگر به این واقعیت اضافه کنیم که یا پشت لپ تاپ، یا پشت رایانه یا تبلت می نشینیم، غم انگیز می شود.

بنابراین موارد زیر را برای خودم برنامه ریزی کردم: یک پایگاه داده برای ذخیره اطلاعات نگهداری کنید . برای من این Evernote است که سال آیندهباید یادداشت‌های Kindle، داده‌های OneNote، پست‌های برچسب‌گذاری شده از Reader، پیوندها برای بررسی ویدیوها را با هم ترکیب کند.

ارتباطات مناسب را ایجاد کنید. به من بگو، پستچی خود را می شناسی؟ یک پزشک محلی، یک بازرس مالیاتی چطور؟ آیا می دانید در صورت ترکیدن لوله با چه کسی تماس بگیرید؟ لیست افرادی که آشنایی آنها مهم است را می توان ادامه داد، اما هر کدام منحصر به فرد هستند. از همین رو لیست خود را بسازید .

چیزها را از هم جدا کنید. خیلی چیزها برای ما مهم است. برخی از آنها کلید خاطرات یا تجربیات عاطفی هستند. به عنوان مثال، عکس یا فنجان، گواهی برای دستاوردها. اینها ممکن است ارزش نگهداری داشته باشند. اما در اینجا بلوزی وجود دارد که سه سال است پوشیده نشده است و فقط فضا را اشغال می کند.

آماده کردن مدارک لازم . نظم نه تنها در اطلاعات و چیزها، بلکه در اسناد نیز مهم است. مثلا پاسپورت بگیرید. بنا به دلایلی، بسیاری از مردم قبل از رفتن به تعطیلات به سرعت آن را دریافت می کنند. اما مدت اعتبار آن ده سال است. همچنین لازم است اسناد اینترنتی را به خاطر بسپارید: داده های دامنه، گواهی شخصی WebMoney، تأیید Yandex.money.

من به طور خاص در این فهرست فرآیندها یا عاداتی را که برای تمرین به طور منظم مهم هستند، درج نمی کنم. این شامل ارتباط با خانواده و دوستان، خودسازی، مراقبت های بهداشتی، مطالعه و غیره است. شما چه چیزی مایلید به این لیست اضافه کنید؟

ماتریس آیزنهاوریکی از محبوب ترین و پرطرفدارترین تکنیک ها برای اولویت بندی وظایف است.
نویسندگی آن متعلق به سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، دوایت آیزنهاور است. او آزمایش های زیادی را در مورد سازماندهی زمان خود انجام داد و در نتیجه به این نتیجه رسید که که چیزهای فوری به ندرت مهم هستند و چیزهای مهم به ندرت فوری هستند.

آیزنهاور ابزاری ابداع کرد که به وسیله آن می‌توان این اصل را برای اولویت‌بندی وظایف و تفکیک به کار برد وظایف مهماز فوری اما مهم نیست. این ابزار به نام " ماتریس آیزنهاور».

بر اساس ماتریس آیزنهاور، هر کار را می توان به 4 دسته تقسیم کرد:

• الف – فوری و مهم
• ب - مهم اما فوری نیست
• ج - فوری، اما مهم نیست
• د - فوری و مهم نیست

اجازه دهید هر یک از دسته ها را با جزئیات شرح دهیم.

الف – فوری و مهم

برای افراد سازمان یافته که می دانند چگونه زمان خود را به خوبی مدیریت کنند، این دسته از وظایف تقریباً همیشه خالی است. و فقط گاهی اوقات ممکن است فورس ماژور وجود داشته باشد، مواردی که به طور ناگهانی به وجود می آیند که نیاز به توجه فوری دارند.

طبق طبقه بندی آیزنهاور، این دسته شامل وظایفی است که ضرب الاجل آنها در حال اتمام است و عدم تکمیل آنها می تواند منجر به عواقب فاجعه بار در آینده شود. یعنی ضرب الاجل، شرایط اضطراری، شرایط زندگی و مرگ.

نمونه هایی از موارد ضروری و مهم:

1) دندان درد دارید - نمی توانید به چیز دیگری غیر از دندان درد فکر کنید

2) یک شیر آب ترکیده و در حال غرق شدن آپارتمان است - باید فوراً با یک لوله کش تماس بگیرید

3) تحویل پروژه در محل کار - مهلت ها در حال اتمام است، اما پروژه هنوز تکمیل نشده است.

همانطور که قبلاً در بالا نوشتم ، هر چه شخص سازماندهی بیشتری داشته باشد ، موارد فوری و مهم کمتری در زندگی او ایجاد می شود. به همین دلیل چالشی که شما به عنوان افرادی که می خواهید یاد بگیرید چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنید، با آن روبرو هستید این است که یاد بگیرید چگونه مشکلات را از قبل حل کنید تا در این دسته قرار نگیرند.

ب - مهم اما فوری نیست

این دسته شامل مواردی است که برای آینده ما مهم است، اما در کارت نیست. فرض کنید می خواهیم یاد بگیریم زبان جدیدو این به ما کمک می کند تا موقعیت بهتری کسب کنیم. یا می خواهیم صبح بدویم تا سالم باشیم.

انجام کارهای مهم و غیر فوری به ما کمک می کند تا در زندگی به موفقیت بیشتری دست یابیم. اما، همانطور که تمرین نشان می دهد، به دلایلی مردم عجله ندارند که برای آنها بنشینند. و اغلب اتفاق می افتد که این دسته از موارد مهم و فوری می شوند. و سپس استرس برای شما تضمین شده است.

نمونه هایی از موارد مهم اما نه فوری:

1) سلامت جسمانی

2) آموزش و دوره ها

3) حل مسائل مهم کاری

اگر یاد بگیرید که برای حل کارهای مهم، اما نه فوری زمان پیدا کنید، به زودی خواهید دید که چگونه زندگی شما آسان تر و آسان تر می شود.

S - مهم نیست، اما فوری است

برای درک اینکه آیا این کار واقعاً مهم است، تصور کنید پس از انجام آن چه نتیجه ای خواهید گرفت. اگر نتایج حداقل هستند، این مورد را به عنوان دسته C طبقه بندی کنید.

نمونه هایی از کارهای غیر مهم اما فوری:

1) کمک کنید به دیگران - دوست دخترمن خواستم سگم را برای پیاده روی ببرم (برای ششمین بار در یک ماه)، رد کردن آن ناخوشایند بود.

2) نرخ دلار فردا نیم درصد افزایش می یابد، شما باید 100 دلار را فوری تغییر دهید.

3) تماس گرفت و از او خواست که فوراً یک نظرسنجی را تکمیل کند (اگرچه تکمیل نظرسنجی می تواند منتظر بماند)

د - مهم نیست و فوری نیست

ما به این چیزها اتلاف وقت می گوییم. ما زمان زیادی را برای آنها صرف می کنیم، اما نتیجه اقدامات ما عملاً صفر است.

"کارهای فوری اغلب مانع انجام کارهای مهم می شوند"
کتاب درسی MBA

اغلب، زمانی که کار زیادی برای انجام دادن وجود دارد، احساس می کنیم مانند یک «سنجاب در چرخ» هستیم. و چرا همه؟ زیرا آن کوه‌هایی که در طول روز بیل می‌زنیم، بیشتر وقتمان را می‌گیرند و خسته‌مان می‌کنند تا اینکه ما را به سمت اهدافمان پیش ببرند. می چرخیم، می دویم، تلاش می کنیم، عجله می کنیم، کاری را بدون توقف انجام می دهیم، تصمیم می گیریم، چاپ می کنیم، می نویسیم، مهر می زنیم، حمل می کنیم، بار می کنیم، ارائه می کنیم، تعمیر می کنیم و غیره. و غیره لیست ادامه دارد و ادامه دارد. و فردا توده ای بزرگتر از وظایف بر دوش ما می افتد، و به نظر می رسد که هیچ پایان و یا حاشیه ای برای این وجود ندارد. این واقعیت که این اتفاق می افتد به این معنی است که در کارهای روزمره، خانه و امور شخصی ما بیشتر درگیر مسائل فوری هستند تا موارد مهم! و همه چیز خوب خواهد بود، فقط اگر این برای مدت طولانی اتفاق بیفتد، با گذشت زمان انگیزه انجام هر کاری از بین می رود! در موارد بحرانی، حتی می تواند به جایی برسد که شغلی که زمانی دوستش داشتید، به سادگی منفور می شود! و حتی تعطیلات طولانی مدت فقط برای مدت کوتاهی صرفه جویی می کند!
چگونه بودن؟ چگونه در عین مؤثر ماندن، خود را در گرداب «روال» گم نکنیم؟
اواسط هفته کاری زمان خوبی است تا با دقت فکر کنید که چگونه بقیه زمان خود را کارآمدتر و پربارتر کنید. با استفاده از ایده باستانی مختصات دکارتی (که برای همه از مدرسه شناخته شده است)، ما مکانیزم بسیار موثر و در عین حال ساده را برای رتبه بندی وظایف خود نسبت به دو محور به شما پیشنهاد می کنیم - محور X "فوری" است ، محور Y "مهم" است. ".
پس از کشیدن ورق به 4 مربع با حرکت معمول، ماتریس زیر را دریافت می کنیم:

مهم - فوری نیست	مهم - فوری
نه مهم - نه فوری	فوری - نه مهم

دستورالعمل استفاده:

1. برای شروع، همه کارهای خود را در یک لیست جمع آوری کنید- برای این کار می توانید از ویرایشگرهای متن آشنا، برنامه ریزان، دفتر خاطرات خود یا فقط استفاده کنید ورق خالیکاغذ. تمام وظایف خود را پشت سر هم در این لیست یادداشت کنید. همه چیزهایی که برای آن روز برنامه ریزی کرده اید، همه چیزهایی که برای چندین هفته از روز به روز طول می کشد، هر چیزی که باید انجام شود «اما نمی توان به آن رسید» و غیره. طبق مشاهدات من، فهرست می تواند بسیار چشمگیر باشد: 40 امتیاز و 120 و حتی بیش از 200، بنابراین زمان اختصاص داده شده برای تدوین آن را به صورت جداگانه انتخاب کنید - از 2-3 ساعت تا 2-3 روز.
2. سپس ماتریس بالا را با موارد فقط از فهرست پر کنید. اگر برخی از چیزها در لیست گنجانده نشده اند، قبل از اضافه کردن آنها به ماتریس، از خود بپرسید: "آیا آنها واقعاً برای من مهم هستند؟" اگر به هر دوی این سوال ها "بله" پاسخ دهید، من یک سوال دیگر از شما دارم: "پس چرا آنها در لیست اصلی قرار نگرفتند؟" در هر صورت، این شما هستید که تصمیم می گیرید موارد فراموش شده را در ماتریس قرار دهید یا خیر.

3. پس از پر شدن کامل ماتریس، اجرای طرح ها را از مربع بالا سمت راست شروع کنید.وقتی همه چیزهای موجود در آن به صورت "نوری" یا خط خورده است، بسته به اولویت های خود ادامه دهید یا برای انجام وظایف در مربع بالا سمت چپ یا پایین سمت راست. "جادو" استفاده از ماتریس "مهم- فوری" این است که شما تقریباً هرگز مجبور نیستید موارد را از مربع پایین سمت چپ اجرا کنید - کسی یا آنها را برای شما انجام می دهد (برای مثال، برای او چیزهایی از مربع "مهم و فوری"))، یا "به عنوان غیر ضروری" ناپدید می شود (اصل دفاع هوایی - صبر کنید تا انجام شود، لغو می شود - هنوز کسی آن را لغو نکرده است).
P.S.چندین سال پیش، من پیشنهاد کردم این ماتریس را به یکی از مشتریانم پر کنم - یک "رئیس بزرگ" که هنوز "ارتش کارمندان" زیر نظر او کار می کند: در مقطعی او شکایت کرد که "غرق کار" است و می خواهم سیستمی را ایجاد کنم که به شما امکان می دهد مسائل فعلی را سریع اولویت بندی کنید. سپس یک تکه کاغذ به 4 مربع کشیدم و همانطور که در تصویر می بینید بر روی هر کدام برچسب زدم و آن را در مقابل او قرار دادم و با جزئیات به او گفتم که چگونه ماتریس را پر کند.
او با دقت به دستورالعمل ها گوش داد، به ماتریس نگاه کرد، به من نگاه کرد، ورق را باز کرد، آن را به سمت من حرکت داد و با لبخند گفت: "خوب، چه چیزی به من پیشنهاد می کنی، اوکسانوچکا؟" مسائل مهم- برای این من زیردستان دارم. اما تمام کار من مهم و فوری است - مشکل این است!
با شنیدن این پاسخ من هم لبخند زدم و فقط یک کلمه روی برگه نوشتم و ماتریس را به مشتری برگرداندم. نیم ساعت بعدی به پر کردن مربع های ماتریس با وظایف مختلف از فهرست موجود در دفتر خاطرات سپری شد. پس از 2 روز، همه منشی ها و کارمندان شرکت برای برنامه ریزی روزانه به این ماتریس "مجهز" شدند (البته نسخه اول به زیردستان ارائه شد). و از آن زمان، علاوه بر ماتریس "مهم- فوری"، ماتریس "مهم- فوری" را برای مدیران به عنوان یک ابزار جداگانه دارم!
اگر کلمه ای را پیدا کردید که به طور اساسی تمرکز توجه را تغییر می دهد، و ایده اصلی کار با ماتریس را دست نخورده نگه می دارد، می توانید نسخه "پیشرفته" ماتریس را خودتان اختراع کنید، یا به دوره آموزشی بیایید - من می خواهم قطعاً این داستان را بگویید و فرم به روز شده "برای رهبران" را به اطلاع خود برسانید.

در واقع ابزارهایی وجود دارند که به شما کمک می کنند کارهای مهم را اولویت بندی کنید و انجام دهید.یکی از آنها ماتریس آیزنهاور است: روشی که توسط بسیاری از افراد موفق در زندگی خود آزمایش شده است. مدیران شرکت از آن برای برنامه ریزی و نظارت بر فعالیت خود و زیردستان استفاده می کنند. اما آنقدر ساده و مؤثر است که می توان آن را حتی به یک خانم خانه دار که طراحی آپارتمان خود را ایجاد می کند توصیه کرد.

پس از چندین بار تمرین، تقریباً به طور خودکار وظایف را به کارهای مهم و فوری «پراکنده» خواهید کرد، کارهایی که بعداً قابل انجام هستند و کارهایی که باید توجه کمتری را به خود جلب کنند. اگر به خود اجازه دهید سبکی پرمدعا داشته باشید، پس ماتریس به شما این امکان را می دهد که ماموریت زندگی خود را در روال امور فوری بی پایان فراموش نکنید.

البته هرکسی این ابزار را به شیوه خود می فهمد و از آن استفاده می کند.

در زیر یکی از گزینه ها آمده است استفاده موثرماتریس ها ، تلاش کنید و به هر چیزی که برای شما مهم است برسید!

چگونه باید ساخت:

میدان را به 4 ربع تقسیم کنید:

وظایف "فوری - مهم" (نوعی ربع "بیدار شدم!" یا "آتش!").

وظایف B "غیر فوری - مهم" (کلید، ربع اصلی کاری، که در آن نه تنها به نتایج با کیفیت، بلکه توسعه دهید، تفویض کنید، موفقیت را جشن بگیرید و غیره).

وظایف B "فوری - مهم نیست" (این همه هیاهویی است که اغلب از آن ما نیست، اما ما آن را آگاهانه انجام می دهیم یا به این دلیل که "اینطوری اتفاق افتاده است"؟).

وظایف D "فوری نیست - مهم نیست" (این کاملاً خالی است: حل این مشکلات مانند پاسخ دادن به هرزنامه های مستقیم است).

چه چیزی مهم است"؟

سازمانی که ما برای آن کار می کنیم این وظایف را قبل از ما و برای ما مشخص کرده است. اینها در واقع وظایفی هستند که برای آنها دعوت شده بودیم تا برای شرکت کار کنیم: ما وظایف شغلی، وظایفی که توسط سرپرست فوری (اداری) یا مدیر پروژه ای که در آن شرکت می کنیم به ما محول می شود. این درک شخصی شما نیست: آیا این در مقیاس جهانی مهم است یا خیر؟

همه چیز بدبینانه تر است: آنچه مهم است این است که چرا شما را به این سمت فراخوانده اند. و اگر همه این وظایف را انجام دهند، همه خوشحال خواهند شد.

در مورد "فوری" چطور؟

چیزی که دوره بسیار خاصی دارد. اغلب اوقات فوری است - زمانی که مهلت در حال حاضر بسیار نزدیک است.

ماتریکس چه شکلی است؟

در حال حاضر چه کاری می توانید انجام دهید؟

این تمرین ساده را انجام دهید:

1. تمام اهداف و وظایفی را که قصد دارید انجام دهید فهرست کنید. لیست باید شماره گذاری شود.

2. هر کار را در مقیاسی از 5- تا 5 در دسته های «فوریت»، «اهمیت» در جدول 1 رتبه بندی کنید. اهداف بزرگ («فیل ها») را به تکالیف فردی («بیفت استیک») تقسیم کنید و یک رتبه «فوریت» اختصاص دهید. " و "اهمیت" » هر فرد "استیک".

3. در جدول 2 کلیه امور را بر اساس رتبه های فوریت و اهمیت به تفکیک رشته توزیع کنید.

4. با حرکت در امتداد میدان از گوشه بالا سمت راست ("فوری - مهم") به گوشه پایین سمت چپ ("غیر فوری - مهم نیست") وظایف را اولویت بندی کنید.

5. بر اساس اولویت ها اجرا کنید.

6. از نظم و موفقیت لذت ببرید. از این گذشته، موفقیت به سر وقت بودن نیز مربوط می شود.