Хэлтсийн архивын ажлын үндсэн дүрэм. Шинэ зохицуулалтын баримт бичиг: Байгууллагын архив дахь баримт бичгийг хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалтыг зохион байгуулах журам. V хэсэг. ОХУ-ын Архивын сангаас баримт бичгийг ашиглах зохион байгуулалт

Оффисын ажил, оффис

Байгууллагын архивын ажлын дүрэм 2015 он

Евгения Кожанова 2016 оны хоёрдугаар сарын 15-ны 13:58 цаг

2015 оны 9-р сараас хойш ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаал хүчин төгөлдөр болсон. Тэрээр "ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгүүдийг төрийн эрх мэдэл, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагад хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах ажлыг зохион байгуулах дүрэм" -ийг батлав. Цаашид өгүүллийн текстэнд товчхондоо бид тэдгээрийг нэрлэх болно " Дүрэм-2015».

Дүрэм-2015 хэвлэгдсэнээр архивын ажилд ямар ч хувьсгал гараагүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Шинэ дүрмүүд нь цахим баримт бичигт илүү ээлтэй биш л бол ... Бид энэ нийтлэлд архивын шинэ болон хуучин дүрмийн статусын талаар ярилцана. Мөн байгууллагын 2015 оны архивын ажлын дүрмийг эндээс татаж авах боломжтой.

Тушаал хүчин төгөлдөр болохоос өмнө ямар байсныг санацгаая: байгууллагууд хоёр баримт бичгийн дагуу ажилласан.

Тэдгээрийн эхнийх нь Хэлтсийн архивын ажлын үндсэн дүрэм (ЗХУ-ын Ерөнхий архивын 1985 оны 9-р сарын 5-ны өдрийн № 263 тушаалаар батлагдсан). Энэ нь 09/21/15 хүртэл ОХУ-д архивлах цорын ганц норматив (өөрөөр хэлбэл заавал байх ёстой) баримт бичиг байв.

Холбооны Архивын агентлагийн 2015 оны 9-р сарын 18-ны өдрийн N 2 / 2133-A захидалд 526 дугаар тушаал хүчин төгөлдөр болсноос хойш "Хэлтсийн архивын ажлын үндсэн дүрмийг хэрэглэхгүй" гэж заасан байдаг. Та тэдгээрийг цаашид ашиглах боломжгүй.

Хоёр дахь нь байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрэм (Холбооны архивын зөвлөлийн 2002 оны 2-р сарын 6-ны өдрийн шийдвэрээр батлагдсан). Энэ бол хэн ч цуцлаагүй арга зүйн (заавал биш, гэхдээ мэдээллийн чанартай) баримт бичиг боловч та үүнийг ашиглах боломжтой, бүр ашиглах хэрэгтэй, учир нь. Дүрэм-2015-д байгууллагад баримт бичгийг хадгалах практик үйл ажиллагаатай холбоотой олон асуудал хөшигний ард үлдсэн.

Ингээд 2015 оны дүрэм, үндсэн дүрэм гэсэн хоёр ажлын баримт бичиг бидэнд үлдлээ. Тэд огт өөр статустай:

Үндсэн дүрэм - арга зүйн баримт бичиг. Үүнийг ашиглах шаардлагагүй, гэхдээ энэ тохиолдолд байгууллагад архив үүсгэх нь маш хэцүү мэт санагддаг. Гол дүрмүүд нь зөвхөн Росархивын коллегийн шийдвэрээр батлагдсан бөгөөд энэ нь тэдний статус нь Дүрэм-2015-аас хамаагүй доогуур байна гэсэн үг юм.

ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг төрийн эрх мэдэл, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудад хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах журмыг (PDF, 4.02 Mb) татаж авна уу.

Оффисын ажил, оффис

Байгууллагын архивын ажлын дүрэм 2015 он

Евгения Кожанова 2016 оны хоёрдугаар сарын 15-ны 13:58 цаг

Ингээд 2015 оны дүрэм, үндсэн дүрэм гэсэн хоёр ажлын баримт бичиг бидэнд үлдлээ. Тэд огт өөр статустай:

админ 20.05.2019 0 сэтгэгдэл

Архивын ажлын норматив зохицуулалт, арга зүйн дэмжлэгийн тал дээр одоо бид юунд найдах ёстой вэ?

Нэгдүгээрт, зохицуулалтын шинж чанартай одоогийн баримт бичигт: ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг төрийн эрх бүхий байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудад хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалтыг зохион байгуулах журам (батлагдсан). ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаалаар өнгөрсөн оны 9-р сарын сүүлчээр хүчин төгөлдөр болсон. Цаашид нийтлэлд бид үүнийг Дүрэм-2015 гэж нэрлэх болно.

Хоёрдугаарт, арга зүйн шинж чанартай одоогийн баримт бичигт: Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрэм (Холбооны архивын зөвлөлийн 2002 оны 2-р сарын 6-ны өдрийн шийдвэрээр батлагдсан, цаашид - Үндсэн дүрмүүд) . Зөвхөн 2015 оны дүрмээр хөндөгдсөн олон практик асуудлыг энд нарийвчлан авч үзсэн болно, жишээлбэл, хэргийн нэр томъёог боловсруулах журам.

Хэсгийн архивын ажлын үндсэн дүрмийг (ЗХУ-ын Ерөнхий архивын 09.05.1985 оны 263 тоот тушаалаар батлагдсан) наснаасаа болоод удаан хугацааны туршид ажиллах баримт бичиг биш байсан тул эцэст нь илгээв. зохих ёсоор амрах бөгөөд дүрэм хүчин төгөлдөр болсон үеэс эхлэн ОХУ-ын нутаг дэвсгэрт хамаарахгүй -2015 (Холбооны архивын 2015 оны 9-р сарын 18-ны өдрийн 2/2133-А захидал).

Баримт бичгийг хадгалах шаардлагатай юу?

Архивын баримт гэж юу вэ? “Архивын шинэ дүрэмд ямар байгууллагууд шаардлагатай вэ? ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг хэнд байна?"

Баримт бичгийг хадгалах ёстой. Дүрэм-2015-д "Байгууллага нь үйл ажиллагааныхаа явцад бүрдсэн архивын баримт бичгийг хадгалах зорилгоор архив үүсгэх эрхтэй (онцлон тэмдэглэсэн) ..." гэж заасан байдаг ч энэ эрх нь сайтар судалж үзэхэд хууль эрх зүйн орчин болж хувирдаг. бодит үүрэг.

Нэгдүгээрт, хэрэв байгууллага байгаа бол ажилтнууд байдаг бөгөөд энэ нь тус бүрийн боловсон хүчний талаархи иж бүрэн баримт бичгийн багц гэсэн үг юм.

Хоёрдугаарт, хэрэв байгууллага байгаа бол түүний татварын нягтлан бодох бүртгэл бас цаасан эсвэл цахим баримтаар илэрхийлэгддэг.

Гуравдугаарт, жагсаасан бүх баримт бичгийг тогтоосон хугацаанд хадгалах ёстой. Хадгалах хугацааны эх үүсвэр - тусгай жагсаалт:

Төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагын үйл ажиллагааны явцад бий болсон, хадгалах хугацааг харуулсан стандарт удирдлагын архивын баримт бичгийн жагсаалт (ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаалаар батлагдсан) ;
Байгууллагын шинжлэх ухаан, техник, үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаанд бий болсон архивын ердийн баримт бичгийн жагсаалт, хадгалах хугацааг харуулсан (ОХУ-ын Соёл, олон нийтийн харилцааны яамны 2007 оны 7-р сарын 31-ний өдрийн 1182 тоот тушаалаар батлагдсан).

Эдгээр жагсаалтыг төрийн болон төрийн бус байгууллагууд ашиглахад зайлшгүй шаардлагатай1. Тиймээс аль ч, тэр байтугай хамгийн жижиг, хамгийн даруухан компани ч гэсэн архивын хадгалалтын багц баримт бичигтэй байдаг. Мөн тэдний хувьд шинэ зохицуулалтын баримт бичигт нийцсэн нөхцлийг бүрдүүлэх ёстой: Дүрэм-2015. "Архив", "албан газар" гэсэн нэрийн дор бүтцийн хэлтэс байхгүй байгаа нь энэ үүрэгт ямар нэгэн байдлаар нөлөөлөхгүй.

Цахим баримт бичгийг хадгалах

Албан тасалгааны ажил, архивын бүх мэргэжилтнүүдийн анхаарлыг татсан шинэлэг зүйл бол 2015 оны Дүрэмд заасан цахим баримт бичгийг хадгалах удаан хүлээгдэж буй журам юм. 2.30–2.33-р бүлэгт зориулагдсан болно. Дүрэм-2015-д цахим баримт бичигт шилжих нь архивт бохир гуталтай байхыг хориглоно гэсэн мессежийн дараа шууд ямар ч гарчиггүйгээр огцом хийгддэг.

2.30. Цахим баримт бичгийг хадгалах зайлшгүй нөхцөл нь:

байгууллагын архивт цахим баримт бичгийн хадгалах нэгж тус бүрээс дор хаяж хоёр хувь байх (үндсэн болон ажлын хуулбарууд нь өөр өөр физик төхөөрөмж дээр байх ёстой);

цахим баримт бичгийг хуулбарлах, хуулбарлах, дахин бичих, физик, техникийн байдлыг хянах зориулалттай техник хангамж, програм хангамжийн бэлэн байдал;

мэдээллийг алдагдуулах, зөвшөөрөлгүй тараах, устгах, гуйвуулахгүй байх цахим баримт бичгийг хадгалах горимыг хангах.

Өөр нэг томоохон шинэлэг зүйл бол 2015 оны дүрмээр цахим баримт бичгийн архивын хадгалалтын форматыг тодорхойлсон явдал юм.

Баримт бичгийн хэсэг CollapseShow ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг төрийн эрх мэдэл, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудад хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах ажлыг зохион байгуулах дүрэм (ОХУ-ын Соёлын яамны 2008 оны 20-р сарын 20-ны өдрийн тушаалаар батлагдсан). 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот, 2015 оны 9-р сарын 21-ний өдөр хүчин төгөлдөр болсон)

2.31. Төрийн болон хотын архивыг олж авах эх сурвалж болох байгууллагын архивт хадгалагдах текст цахим баримт бичгийг PDF / A форматаар шилжүүлдэг.

PDF бол маргаангүй бүх нийтийн формат юм. PDF/Archives (PDF/A) нь энэхүү форматын хувилбар бөгөөд баримтыг урт хугацааны архивт хадгалахад зориулагдсан бөгөөд ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Баримт бичгийн менежмент. Урт хугацааны хадгалалтад зориулсан цахим баримт бичгийн файлын формат. Гэхдээ бүх нийтийнх шиг PDF нь төгс биш юм. Удирдлагын баримт бичгүүд энэ форматаар маш сайн санагддаг, гэхдээ байгууллагууд зөвхөн Microsoft Office багцыг ашигладаггүй. Жишээлбэл, .dwg форматаар хийсэн зургуудыг .pdf формат руу хөрвүүлэхэд буруу харагдах болно. Мэргэжилтнүүдэд баримт бичгийг .pdf формат руу хөрвүүлэхдээ цахим тоон гарын үсгийн үйл ажиллагааны талаар олон асуулт гарч ирдэг.

Цахим файл, баримт бичгийг шилжүүлэх журмыг дүрмийн 4.34-т тайлбарласан болно. Текстээс дараахь зүйлийг хэлнэ.

нэгдүгээрт, цахим баримт бичгийг архивт шилжүүлж, тусдаа биет хэрэглүүр болон "мэдээлэл, харилцаа холбооны сүлжээгээр" хадгалах боломжтой.
хоёрдугаарт, цахим файл, баримт бичгийн бүртгэлийг цаасан хэлбэрээр бүрдүүлдэг (өөрөөр хэлбэл бид EDMS-д архив бүрдүүлсэн ч гэсэн бараа материалыг архивчдад биечлэн хүргэх шаардлагатай болно).
гуравдугаарт, “Цахим файлыг архивт хадгалахад хүлээн авахдаа байгууллагын дарга, түүнээс эрх олгосон албан тушаалтны цахим гарын үсгээр баталгаажуулна.” Цаасан баримт бичигт ийм төрлийн зүйл шаардагдахгүй. Цахим баримт бичгийг бүрдүүлдэг боловч EDS ашигладаггүй байгууллагуудын хувьд энэ шаардлагыг хэрхэн дагаж мөрдөх вэ, 2015 оны дүрмүүд чимээгүй байна.

Эцэст нь, "лавлагаа, хайлтын зорилгоор цахим баримт бичигт хурдан нэвтрэхийн тулд архивт цахим баримт бичгийг ашиглах санг бий болгодог" (2.33-р зүйл). Ашиглалтын сангийн тухай ойлголтыг дэлгээгүй.

Баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл

3.5. Байгууллагын архив нь нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн (заавал) болон туслах баримт бичгийг хөтөлдөг. Нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн баримт бичгийн бүтэц, хэлбэрийг эдгээр дүрмийн дагуу тодорхойлно. Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн бүтэц, хэлбэрийг тухайн байгууллагын архив бие даан тогтоодог.

Гол дүрмүүд нь архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийг яагаад хийдэг, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн систем гэж юу болохыг тайлбарлаж, зорилгоо тодорхой тусгасан болно. Эдгээр тодорхойлолтууд 2015 оны дүрмээс алга болсон. Нягтлан бодох бүртгэлтэй яагаад харьцахаа ойлгохын тулд тэдгээрийг санацгаая.

Байгууллагын архивт байгаа баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл гэдэг нь тэдгээрийн тоо, бүрэлдэхүүнийг тогтоосон нягтлан бодох бүртгэлийн нэгжид тодорхойлох, нягтлан бодох бүртгэлийн нэгж тус бүрийг тодорхой нэг цогцолборт хамааруулах, тэдгээрийн нийт тоог нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигт тусгах (бүртгэх) юм.
Архивын нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн систем нь байгууллагын архивт байгаа баримт бичгийн тоо, бүтэц, тэдгээрийн өөрчлөлтийг тусгасан харилцан уялдаатай нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг, мэдээллийн сангийн цогц бөгөөд Архивын сангийн баримт бичгийн улсын нягтлан бодох бүртгэлийн тогтолцооны салшгүй хэсэг юм. ОХУ-ын 3.

Мөн гол өөрчлөлт: 2015 онд архивын нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн жагсаалтыг 11-ээс 5 орон тоогоор хагасаас илүү хувиар бууруулсан. Зөвхөн:

хэрэг, баримт бичгийг хүлээн авах, захиран зарцуулах нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр;
хөрөнгийн жагсаалт;
сангийн хуудас;
хэрэг, баримт бичгийн тооллого;
тайлбар бүртгэл.

Нягтлан бодох бүртгэлийн маягтыг бүрдүүлэх, хөтлөх журмыг бага боловч 2015 оны дүрмийн 3.7-3.11-д тайлбарласан болно.

Үлдсэн нь тухайн байгууллагын үзэмжээр. Хэрэв энэ нь улсын (хотын) архивыг олж авах эх сурвалж бол байгууллагын паспортыг нэмэлтээр бүрдүүлэх ёстой (Дүрмийн 3.12-р зүйл-2015). Мөн 1997 оны ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийн улсын бүртгэлийн журмын тайлбар, архивын паспортын маягтыг баталсан. Үндсэн дүрмүүд нь бараг ижил боловч дурдсан дүрмээс илүү "шинэхэн" маягтыг санал болгосон болохыг анхаарна уу. Наад зах нь энэ доторх тооцоо ерээд оноос биш хоёр мянгатаас эхэлсэн.

Баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах

Дүрэм-2015 нь баримт бичгийн үнэ цэнийг жил бүр шалгах журамд цоо шинэ зүйл авчирсангүй. Зөвхөн 4.12-т анхаарал хандуулах хэрэгтэй.

4.12. Үйл ажиллагаа нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг бүрдүүлдэггүй байгууллагууд ажилтнуудын хэрэг, түр зуурын (10-аас дээш жил) хадгалсан хэргийн бүртгэлийг бүрдүүлж, тэдгээрийн аюулгүй байдлыг хангадаг.

Энэ заалт нь архивын зохион байгуулалтад байгаа эсэх, төрийн (хотын) архивыг олж авах эх сурвалжийн тооноос үл хамааран түүний баримт бичгийг дор хаяж бага хэмжээгээр шийдвэрлэх үүрэгтэй гэсэн ярианд хамаарна. Эцсийн эцэст, цөөхөн хүн эхлээд хэргийн нэршил гаргахгүйгээр түр (10-аас дээш жил) хадгалсан хэргийн тооллого гаргах боломжтой байх.

Кейсийн нэршил

"Архивын ажлын шинэ дүрэм" гэсэн нийтлэлийг үзнэ үү.

Тэд 2015 оны дүрмээр "байгууллагын баримт бичгийн сангийн бүтэц, зохион байгуулалтыг тусгасан нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн баримт бичиг" гэж нэрлэгддэг хэргийн нэр томъёоны талаар маш бага ярьдаг бөгөөд түүнд ойлгомжтой тодорхойлолт ч өгдөггүй. Баримт бичгийн текстээс зөвхөн дараах зүйлийг дурдаж болно (4.14-4.18-р зүйл):

"Хэргийн нэршил нь гүйцэтгэсэн баримт бичгийг хэрэг (цахим хэрэг) болгон ангилах (бүлэглэх) -ийг тогтоодог.";
хэргийн нэршлийг хавсаргасан маягтын дагуу эмхэтгэсэн;
Байгууллагын ажлын нэр томъёог бүтцийн хэлтсийн хэргийн нэр томъёоны үндсэн дээр эмхэтгэсэн болно (маягтыг хавсаргасан боловч агуулгын хүснэгтээс олох боломжгүй болно: энэ нь " гэсэн нэртэй хоёр хавсралтыг агуулна. Хэргийн нэршил”; 26 дугаарт бүтцийн хэлтсийг хэлнэ);
Байгууллагын хэргийн нэршлийг хадгалах хугацааг заасан баримт бичгийн стандарт, хэлтсийн болон бусад жагсаалт, бусад зохицуулалтын эрх зүйн актууд, түүнчлэн хэргийн ердийн, үлгэр жишээ нэр томъёоны үндсэн дээр боловсруулсан болно;
байгууллагууд - төрийн (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэрүүд нь "түүнд олгогдсон бүрэн эрхийнхээ дагуу холбогдох EPC эсвэл улсын (хотын) архив" -тай зохицуулах;
улсын (хотын) архивын эх үүсвэр биш байгууллагууд файлын нэр томъёог бие даан тохиролцдог.

2015 оны дүрэмд байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёог боловсруулах, хадгалах талаар практик мэдээлэл байхгүй болно. Үүнийг хоёрдмол утгагүй хэлэх хэрэгтэй: Үндсэн дүрмүүдгүйгээр энгийн бичиг хэргийн ажилтан, ялангуяа анх удаа үүнийг боловсруулж чадахгүй.

Хэргийн бүртгэл

4.19. Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын хугацааг нээлгэсэн хуанлийн жил дууссаны дараа албан тасалгааны ажил, түүний дотор боловсон хүчний хувьд хадгалсан тохиолдлыг байгууллагын архивт шилжүүлэхээр бэлтгэж, бүртгэнэ. тайлбар.

Хадгалах нөхцлөөс хамааран хэргийг бүрэн буюу хэсэгчлэн бүртгэнэ. Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын хугацаа, боловсон хүчнийг бүрэн бүртгэнэ.

Бичиг баримтад дараахь зүйлс орно.

хэргийн баримт бичгийг бүрдүүлэх, хавтаслах (хэлбэршүүлээгүй баримт бичгийг битүү хатуу хавтас эсвэл хайрцагт хадгалдаг);

хэргийн хуудасны дугаарлалт;

хэргийн нотлох баримтын хуудсыг бүрдүүлэх (Хавсралт No8);

хэргийн баримт бичгийн дотоод тооллого гаргах (Хавсралт No27);

хэргийн бүрээсний загвар (Хавсралт No28).

Байгууллагын архивт шилжүүлэхийн тулд цахим файлыг бэлтгэх нь цахим файл, баримт бичгийн жагсаалт (Хавсралт No 17, 18) бүрдүүлдэг.

Хэргийг хэсэгчлэн бүртгэх, энэ нь баримт бичгийг хадгалах нөхцлөөс хэрхэн хамаарах талаар мэдээлээгүй байна.

Хэрэв өмнө нь дотоод бараа материалыг зөвхөн "шаардлагатай тохиолдолд" эмхэтгэсэн бол (Үндсэн дүрмийн 3.6.3-р зүйл), дараа нь энэ хэллэгийг Дүрэм-2015-аас хассан. Хавсралт 27-д үзүүлсэн бараа материалын маягтын гарчигт хадгалалтын хугацааны талаар ямар ч лавлагаа байхгүй болно.

Бүх цахим файлуудыг тайлбарлах ёсгүй, зөвхөн түр (10-аас дээш жил) болон байнгын хадгалалтын хугацаатай (бараа материалын маягтыг хавсралт 17, 18-д тус тус оруулсан болно).

Өргөдөл: баримт бичгийн маягт

Уламжлал ёсоор Дүрэм-2015 нь тодорхой баримт бичгийг хадгалах үйл явцыг дагалддаг баримт бичгийн маягтуудын багцаар төгсдөг.

Ерөнхийдөө, нэгдүгээрт, 2015 оны дүрэмд Үндсэн дүрмээс цөөн маягт байгаа, хоёрдугаарт, тэдгээрийн дунд ижил нэртэй хоёр програм байгаа нь маш тохиромжгүй, гуравдугаарт, тэдгээр нь текстэнд дурдсан дараалал (Үндсэн дүрмийн адил ач холбогдол, логик дарааллаар биш). Зарим програмууд нэрээ өөрчилсөн бол зарим нь маягтыг бага зэрэг өөрчилсөн. Ерөнхий зөвлөмж нь дараах байдалтай байна: архивын талаар ямар нэгэн баримт бичгийг бүрдүүлэх шаардлагатай бол архивын ажилтан юуны өмнө түүний маягтыг Дүрэм-2015-аас хайх ёстой бөгөөд шаардлагатай маягт нь тэдгээрээс олдоогүй тохиолдолд л лавлана уу. Үндсэн дүрмүүд.

Доорх 3 жагсаалт байна. Эхнийх нь (хүснэгт хэлбэрээр) нь 2015 оны дүрмийн хавсралтууд ба Үндсэн дүрмийн холбогдох маягтууд юм. Хоёр дахь нь 2015 онд нэвтрүүлсэн хэлбэрийн шинэлэг зүйлүүд юм. Гурав дахь нь Дүрэм-2015-д ороогүй, гэхдээ цуцлагдаагүй үндсэн дүрмийн маягтууд юм (тэдний хэлснээр үүнийг эрүүл мэндэд ашиглаарай).

2015 оны дүрэм, үндсэн дүрмийн маягтуудыг дагаж мөрдөх

Clapse Show

Дахин гарч ирж, 2015 оны дүрмээр батлагдсан:

Цахим файлын тооллого, түр (10-аас дээш жил) хадгалсан баримт бичиг;
Түр (10-аас дээш жил) хадгалагдсан цахим файлын тооллогын хавсралт;
Архивын баримт бичгийг хадгалахад хүлээн авах, шилжүүлэх акт (байгууллагаас байгууллагад. - Ойролцоогоор авт.)
Хэргийн тодорхойлолт;
Цахим файлын тооллого, цахим файлын бүртгэлд хавсаргасан баримт бичиг, баримт бичиг.

Сүүлийн хоёр маягт нь хүргэлтийн жагсаалтыг орлуулах зорилготой бөгөөд байгууллагын архивт хадгалах баримт бичгийг хүлээн авах, шилжүүлэх үйлдлийг бодитоор илэрхийлдэг.

Байгууллагын бүтцийн нэгжийн байнгын, түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын тохиолдол, боловсон хүчний тооллого (Үндсэн дүрмийн 12-р хавсралт);
Эцсийн бүртгэл, баталгаажуулалтын бичээс (Хавсралт 13);
Байнгын хадгалах баримт бичгийн тооллогын гарчгийн хуудас (Хавсралт 14);
Баримт бичиг олгох тушаал (шаардлага) (Хавсралт 17);
Баримт бичиг олгох дэвтэр (Хавсралт 19);
Онцгой үнэ цэнэтэй хэргийн тооллого (Хавсралт 23);
Даатгалын сан, ашиглалтын санг хүлээн авах, захиран зарцуулах нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр (Хавсралт 27);
Даатгалын сангийн тооллого (Хавсралт 28);
Удирдлагын баримт бичгийг хадгалах байгууллагын архивын паспорт (Хавсралт 29);
Салбарын сангийн баримт бичгийг хадгалах байгууллагын паспорт (Хавсралт 30);
Цахим баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн нэгжийн бүртгэлийн карт (ЭЗ) (Хавсралт 31);
Цахим баримт бичгийг шилжүүлэх, дахин бичих тухай акт (Хавсралт 32);
Цахим баримт бичгийг хүлээн авах, устгах журнал (Хавсралт 33);
Шилжилт хөдөлгөөнийг бүртгэх, цахим баримт бичгийг дахин бичих сэтгүүл (Хавсралт 34);
Хувь хүний гарал үүслийн баримт бичгийг тодорхойлсон акт (Хавсралт 38);
Архивын хамтарсан сан бүрдүүлэх тухай акт (Хавсралт 39);
Олгосон хуулбар, хуулбар, лавлагаа, сэдэвчилсэн материалыг бүртгэсэн журнал (Хавсралт 44);
Уншлагын танхимын хэрэглэгчдийн зочилсон бүртгэлийн журнал (Хавсралт 45);
Архивын жилийн ажлын төлөвлөгөө (Хавсралт 46);
Байгууллагатай ажиллах дансны карт (Хавсралт 47);
Архивын даргыг өөрчлөх үед хүлээн авах, шилжүүлэх тухай акт (Хавсралт 48).

Дүрэм-2015 нь бэлэн уншигчдад зориулагдсан нь ойлгомжтой. Гэвч харамсалтай нь олон тохиолдолд нарийн бичгийн дарга нар эсвэл (шаардлагатай бол) янз бүрийн хэлтсийн ажилтнууд албан тасалгааны ажил, архивын ажилд оролцдог: нягтлан бодогч, боловсон хүчний ажилтан, хөдөлмөр хамгаалал, хуульч гэх мэт. Эдгээр гэм зэмгүй хүмүүст бичиг баримт хадгалах тал дээр тэднээс юу шаардаж байгааг ойлгоход маш хэцүү байх болно.

Дүрэм-2015 нь байгууллагад баримт бичгийн хадгалалтыг хангах хамгийн бага арга хэмжээг тусгасан болно. Дүрмийг уншигчид энэ доод хэмжээг практикт хэрхэн хэрэгжүүлэх талаархи мэдээллийг арга зүйн эх сурвалжаас бие даан хайх шаардлагатай болно. Ийнхүү Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмүүд нь нэмэлт статустай байсан ч Дүрэм-2015 гарч ирснээр Оросын байгууллагуудын оффисуудад өмнөхөөсөө илүү эрэлт хэрэгцээтэй байх болно.

Тайлбар

Clapse Show

ОХУ-ын Дээд Арбитрын шүүхийн 2012 оны 2-р сарын 21-ний өдрийн 14589/11 тоот шийдвэр. буцаж ирэх

6.1.1-р зүйл. Үндсэн дүрэм. буцаж ирэх

6.3.1-р зүйл. Үндсэн дүрэм. буцаж ирэх

Сэтгүүлийн 1 дугаар үнэгүй

"Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрэм" (Холбооны архивын зөвлөлийн 2002 оны 2-р сарын 6-ны өдрийн шийдвэрээр батлагдсан)

Зөвшөөрсөн
шийдвэр
Росархивын коллегууд
2002.02.06-наас

ҮНДСЭН ДҮРЭМ
БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВЫН АЖИЛ

ОРШИЛ

Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрэм нь тэдний үйл ажиллагааг тодорхойлсон зохицуулалт, арга зүйн баримт бичиг юм. Дүрмүүд нь мэдээлэл, удирдлага, архивын үйл ажиллагааг баримтжуулах, дотоодын архивын туршлагыг нэгтгэх, баримт бичигтэй ажиллахад техникийн хэрэгсэл, мэдээллийн технологийг ашиглах орчин үеийн ололт амжилтыг харгалзан үзэх зэрэг хууль эрх зүйн орчинг үндэслэсэн болно.

Төрийн өмчийн ангилалд хамаарах ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг түр хадгалах байгууллагын архив үүсгэх эрх, үүргийг ОХУ-ын Архивын сан, Архивын тухай ОХУ-ын хууль тогтоомжийн үндэслэлээр тогтоосон болно. 1993), ОХУ-ын Архивын сангийн тухай журам (1994), ОХУ-ын Холбооны архивын албаны тухай журам (1998), ОХУ-ын бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн холбогдох дүрэм журам.

Эдгээр дүрмүүд нь төрийн байгууллагуудын архивт хамаарах бөгөөд ОХУ-ын Архивын сангийн төрийн өмчид хамаарах баримт бичгийн аюулгүй байдал, тодорхойлолт, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалтыг хангах үүднээс төрийн бус байгууллагуудад заавал дагаж мөрдөх ёстой.

Кино, гэрэл зураг, дуу дүрсний баримт бичиг (аудио дүрс), шинжлэх ухаан, техник, зураг зүй, телеметрийн баримт бичгийг хадгалдаг байгууллагын архив нь архивт хадгалагдаж буй менежментийн баримт бичгүүдийг зохион байгуулах, төлөвлөх, тайлагнах, арга зүйн ажлыг зохион байгуулахдаа эдгээр дүрмийг баримтална; бусад бүх асуудлаар эдгээр баримт бичигтэй ажиллах нь холбогдох заавар, дүрмээр зохицуулагддаг.

Энэхүү журам нь ОХУ-ын 1993 оны 7-р сарын 21-ний өдрийн N 5485-1 "Төрийн нууцын тухай" хууль, ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн 1995 оны 11-р сарын 30-ны өдрийн N 5485-1-р тогтоолоор зохицуулсан баримт бичигт хамаарахгүй. 1203 "Төрийн нууцад хамаарах мэдээллийн жагсаалтыг батлах тухай."

Төрийн архивын эх үүсвэрийн бүрэлдэхүүнд ороогүй төрийн байгууллага, түүнчлэн төрийн бус байгууллага архивын ажлыг зохион байгуулах, хангахдаа энэхүү дүрмийг баримталж болно.

Дүрэмд архивын үйл ажиллагааг хангах баримт бичгийн маягтуудыг хавсаргасан болно.

Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрмийг Холбооны архив ба VNIIDAD-ийн ажлын хэсэг дараахь бүрэлдэхүүн хэсгүүдээс бүрдсэн: Еремченко В.А. (багийн ахлагч), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степан.

Захиргааны актуудыг бүлэглэх

Архивын оффисын ажил нь янз бүрийн төрлийн мэдээллийн хэрэгслийг системчлэх явдал юм. Тэдэнд дүрэм журам ч багтдаг. Тэдгээрийг төрөл, он дарааллын дагуу програмын хамт бүлэглэв.

Захиргааны актаар батлагдсан журам, дүрэм нь тэдгээрийн хавсралт болдог. Тэд хамтдаа бүлэглэдэг. Хэрэв заалт, заавар, дүрмийг бие даасан актаар баталсан бол тэдгээрийг тусдаа хэрэг болгон системчилсэн болно.
Дээд байгууллагын тушаал, тэдгээрийн хэрэгжилтийн талаархи тогтоолуудыг аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны чиглэлээр ангилдаг.
Ажилтнуудтай холбоотой захиалгыг хадгалах хугацааны дагуу системчилсэн байдаг. Их хэмжээний мэдээллийн материалтай бол компанийн ажлын янз бүрийн асуудалтай холбоотой актуудыг тусад нь бүлэглэхийг зөвлөж байна.
Үйл ажиллагааны гол чиглэлийн захиалгыг боловсон хүчний актаас тусад нь системчилсэн байдаг. Жишээлбэл, архивын оффисын ажлын захиалгыг нэг хавтсанд, хариуцсан хэлтсийн даргын томилгоогоор өөр хавтсанд оруулсан болно.
Батлагдсан хязгаар, тайлан, тооцоо, гарчгийн жагсаалт, төлөвлөгөө гэх мэт. төслөөс тусад нь бүлэглэсэн.
Хувийн хэрэг дэх баримт бичгийг хүлээн авсан дарааллаар нь байрлуулна.
Ажилчдын цалингийн хувийн дансыг тусдаа хавтсанд системчилсэн болно. Тэдгээрийг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар байрлуулна.
Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны талаархи иргэдийн гомдол, санал, мэдэгдэл, тэдгээрийг авч үзэх, хэрэгжүүлэх баримт бичгийг хувь хүний хувийн асуудлаарх өргөдөл хүсэлтээс тусад нь бүлэглэв.
Захидал нь ихэвчлэн он цагийн дарааллаар хуанлийн хугацаанд системчилсэн байдаг. Хариултуудыг асуултын дараа байрлуулна. Өмнөх жилээс эхэлсэн тусдаа сэдвээр захидал харилцааг сэргээх тохиолдолд баримт бичгийг тухайн үеийн хавтсанд оруулна. Энэ тохиолдолд өмнөх жилийн хэргийн индексийг зааж өгсөн болно.

Няцууд

Архивын оффисын ажил нь мэргэжилтнүүд мэдээллийн хэрэгслийн аюулгүй байдлыг хангахаас гадна шаардлагатай бол тэдэнтэй ажиллах боломжийг олгодог үйл ажиллагааны төрөл юм. Үүний тулд хавтсыг бүрдүүлдэг үйлдлүүдийг картон бүрээсэнд дөрвөн цоорхойгоор бэхэлсэн байна. Мөн бүх цаасан дээрх текст, тогтоол, огноо, виз зэргийг унших боломжийг харгалзан тэдгээрийг хавсаргахыг зөвшөөрдөг.

Бүлэглэхэд бэлтгэхдээ бүх металл бэхэлгээг арилгадаг. Байнгын хадгалах зориулалттай, онцгой үнэ цэнэтэй, хэлбэржүүлээгүй актуудаас бүрдсэн материалыг гурван зангиа бүхий хаалттай хавтсанд эсвэл тусгай хайрцагт хадгална.

Хэрэв хэрэгт аваагүй хувийн баримт бичиг (хөдөлмөрийн дэвтэр, гэрчилгээ, цэргийн үнэмлэх гэх мэт) байгаа бол тэдгээрийг тусдаа дугтуйнд хийж, үлдсэн материалын хамт хавсаргана. Хавтасны төгсгөлд гэрчийн хоосон хуудас байх ёстой. Хавтасны эхэнд дотоод бараа материалын маягтыг бөглөнө. Баримт бичгийн аюулгүй байдал, дарааллыг хангах үүднээс хуудас бүрийг араб тоогоор дугаарласан. Энэ дүрэм нь баталгаажуулалтын хуудас болон бараа материалын маягтанд хамаарахгүй. Тоо нь баруун дээд буланд харандаагаар бичигдсэн байна.

Дотоод бараа материал

Энэ нь түр зуурын (10-аас дээш жил) болон байнгын агуулгын мэдээллийн материалыг хадгалах, бүртгэх зорилгоор байгуулагдсан. Баримт бичгийн төрлөөр үүсгэгдсэн хэргүүдийн хувьд тэдгээрийн агуулгыг задруулаагүй гарчигт дотоод тооллогыг бүрдүүлдэг. Маягт нь хавтас дахь актуудын серийн дугаар, индекс, гарчиг, огноо, хуудасны дугаарыг агуулсан байх ёстой.

Эцсийн бичилтийг дотоод бараа материалд хавсаргав. Энэ нь түүнд багтсан баримт бичгийн тоо, түүнийг бүрдүүлсэн хуудасны тоог тоо, үгээр илэрхийлнэ. Хөрвүүлэгч нь дотоод бараа материалыг баталгаажуулдаг. Хэрэв хавтас нь маягтгүй хавтастай эсвэл хавтастай байвал эмхэтгэсэн хуудсыг урд талын хавтасны дотор талд наасан байна.

Хавтас дахь материалын бүтцэд гарсан өөрчлөлтийг "Тэмдэглэл" талбарт тусгана. Ялангуяа энэ нь татан авах, цаасыг хуулбараар солих, нэмэлт баримт бичгийг хавтсанд оруулахтай холбоотой юм. Үүний зэрэгцээ холбогдох актуудын холбоосыг хавсаргасан болно. Шаардлагатай бол бараа материалын дотоод хуудас, түүнчлэн хавтасны гэрчилгээний бичээсийн шинэ ерөнхий бичилт үүсгэж болно.

9-р сарын 21-ний өдөр ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг төрийн эрх мэдэл, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудад хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалтыг зохион байгуулах журам (ОХУ-ын Соёлын яамны 2008 оны 20-р сарын 20-ны өдрийн тушаалаар батлагдсан). 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот, цаашид - шинэ дүрэм) ажиллаж эхэлсэн.

Шинэ дүрмүүд гарахаас өмнө таныг юу чиглүүлсэн бэ?

Шинэ журам батлагдахаас өмнө төрийн захиргааны байгууллага, нутгийн захиргааны байгууллага, байгууллагын архив (цаашид байгууллагын архив гэх) нь Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмийг, зарим архивын баримт бичгийг үйл ажиллагаандаа чиглүүлж байжээ. байгууллагууд маш хуучин баримт бичгийг ашигласан - Хэлтсийн архивын ажлын үндсэн дүрэм. Хоёр баримт бичиг нь норматив баримт бичиг биш байсан боловч норматив, арга зүйн баримт бичгийн статусыг тодорхойлсон. Үүний зэрэгцээ 1985 оны Үндсэн дүрмүүд нь үндсэн архивын тушаалаар батлагдсан тул зохицуулалтын баримт бичгийн статустай байсан бөгөөд 2002 оны Үндсэн дүрмийг Холбооны архиваас батлаагүй тул тэдэнд байхгүй байсан. зохицуулалтын баримт бичгийн статус.

Ямар шалтгааны улмаас 2002 оны Үндсэн дүрмүүд байгаа тул байгууллагын архивт баримт бичгийг хадгалах ажлыг зохион байгуулах тухай шинэ, үүнээс гадна норматив баримт бичгийг боловсруулах шаардлагатай болсон бэ?

Баримт нь 2004 онд 2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн 125-ФЗ "ОХУ-ын архивын тухай" Холбооны хууль (цаашид - Холбооны хууль № 125-ФЗ) батлагдсан бөгөөд энэ нь үйл ажиллагааг зохион байгуулахад олон шинэлэг зүйлийг нэвтрүүлсэн явдал юм. тус улсын архив:

олборлолт

Холбооны хуулийн 125-ФЗ-аас

13 дугаар зүйл.Архив бүрдүүлэх

1. Төрийн байгууллага, хотын дүүрэг, хотын дүүргийн нутгийн өөрөө удирдах байгууллага архив үүсгэх шаардлагатайүйл ажиллагааныхаа явцад бүрдсэн архивын баримт бичгийг хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалт.

2. Байгууллага, иргэд архив үүсгэх эрхүйл ажиллагааны явцад үүссэн архивын баримт бичгийг хадгалах, түүний дотор төрийн болон хотын өмчийн бус архивын баримт бичгийг хадгалах, ашиглах зорилгоор.

17 дугаар зүйл

1. Төрийн байгууллага, нутгийн өөрөө удирдах ёсны байгууллага, хуулийн этгээд үүсгэлгүйгээр аж ахуйн үйл ажиллагаа эрхэлдэг байгууллага, иргэд архивын баримт бичиг, түүний дотор боловсон хүчний талаарх баримт бичгийг холбооны хууль тогтоомж, бусад хуулиар тогтоосон хадгалалтын хугацаанд хадгалах үүрэгтэй. ОХУ-ын зохицуулалтын эрх зүйн актууд, түүнчлэн баримт бичгийн жагсаалт [...]

Түүнчлэн, энэхүү Холбооны хуульд архивын баримт бичгийн өмчлөлийн тухай ойлголтыг нэвтрүүлсэн (баримт бичиг нь төрийн (холбооны, ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын өмч), хотын захиргаа, хувийн өмч (төрийн бус байгууллага, хувь хүмүүс) байж болно).

Нэмж дурдахад ОХУ-ын Соёлын яамны 2007 оны 1-р сарын 18-ны өдрийн 19 тоот тушаалаар ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон төрийн болон бусад архивын баримт бичгүүдийг хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах ажлыг зохион байгуулах дүрмийг баталсан. хотын архив, музей, номын сан, Оросын ШУА-ийн байгууллагууд (цаашид 2007 оны дүрэм гэх).

Эдгээр хоёр нөхцөл байдал, түүнчлэн Үндсэн дүрмүүд нь норматив баримт бичгийн статусгүй байсан нь биднийг байгууллагын архивт баримт бичгийг хадгалах журмыг тодорхойлсон норматив баримт бичгийг боловсруулах ажилд хандахад хүргэв.

"Сэтгэгдэл юу байх вэ?"

Шинэ дүрмийн төслийг боловсруулах явцад баримт бичгийг архивчдын дунд хоёр удаа өргөн хүрээнд хэлэлцсэн.

анх удаа - ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгж, төрийн болон хотын архивын архивын удирдлагын байгууллагын ажилтнууд;
хоёр дахь удаагаа - холбооны гүйцэтгэх байгууллагын ажилтнууд.

Зөвхөн улсын болон хотын архиваас 400 гаруй тайлбар ирсэн байна. Хүлээн авсан бүх саналыг анхааралтай авч үзсэн бөгөөд эцсийн шатанд Холбооны архив, VNIIDAD-ийн мэргэжилтнүүдийг багтаасан түр ажлын хэсэг байгуулав. Байгууллагын архивын баримт бичгийн аюулгүй байдал, нягтлан бодох бүртгэл, эмхэтгэл, ашиглалтыг хангахад ашигладаг архивын технологийн бие даасан үйл явцыг аль болох нарийвчлан тайлбарлахыг архивын ажилтнууд хүссэнээс олон санал гарсан гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Шинэ дүрмүүд нь норматив баримт бичиг болсон тул үүнийг хийх боломжгүй байв.

Үүний зэрэгцээ зарим тайлбарууд нь үндсэн шинж чанартай байсан, жишээлбэл, шинэ дүрмийн төслийн "Чуулган" хэсэгт баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах асуудлыг тууштай заагаагүй, тухайлбал, хэргийн нэршилтэй холбоотой заалтыг хассанд. Одоогийн байдлаар байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёоны хэлбэр, түүнийг боловсруулах журмыг зөвхөн арга зүйн баримт бичигт тусгасан болохыг харгалзан - Холбооны гүйцэтгэх байгууллагад албан тасалгааны ажлын зааврыг боловсруулах арга зүйн зөвлөмж, шинэ хуулийн төслийг боловсруулахдаа. Дүрэм, "Баглаа боодол" хэсэгт хэргийн нэршлийн үндсэн заалт, түүний дотор хэргийн нэршлийн хэлбэр (хураангуй болон бүтцийн хэсэг) -ийг оруулахаар шийдсэн.

Шинэ дүрмийг томилох

Шинэ дүрмүүд нь төрийн эрх бүхий байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, үйл ажиллагааныхаа явцад бүрдсэн архивын баримт бичгийг хадгалах, цуглуулах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалтын архив үүсгэдэг байгууллагуудад зориулагдсан болно.

Эдгээр нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон төрийн нууцад хамаарах мэдээллийг агуулсан бусад архивын баримт бичгийг хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалтыг зохион байгуулахад хамаарахгүй.

Шинэ дүрмүүд нь норматив баримт бичиг юм. Тэдний зохицуулалтын статус нь агуулгад тавигдах илүү хатуу шаардлагыг тодорхойлдог. Өмнө нь гаргасан дүрмүүд (дээрхийг үзнэ үү) нь зөвхөн хэм хэмжээ (дүрэм, шаардлага) төдийгүй эдгээр хэм хэмжээг хэрхэн хэрэгжүүлэх талаархи зөвлөмж, аргуудыг багтаасан болно. Зөвлөмж, арга зүйн болон тайлбарын шинж чанартай бүх заалтыг шинэ дүрмээс хассан болно. Чухам энэ хэсэгт эдгээр дүрмийн төслийг хэлэлцүүлгийн явцад архивын ажилтнууд шүүмжилж, дүрмүүд нь нарийвчилсан байх ёстой бөгөөд зөвхөн дүрэм өөрөө төдийгүй түүнийг хэрэгжүүлэх механизмыг агуулсан байх ёстой гэж байнга хэлдэг.

Шинэ дүрмийн бүтэц, агуулга

Шинэ дүрэм нь долоон хэсгээс бүрдэнэ.

Ерөнхий заалтууд.
ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг тухайн байгууллагад хадгалах зохион байгуулалт.
ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон байгууллагын бусад архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл.
Архивыг ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгүүдээр дүүргэх.
ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон байгууллагын бусад архивын баримт бичгүүдийг ашиглах зохион байгуулалт.
Байгууллагын баримт бичгийг улсын (хотын) архивт хадгалахад шилжүүлэх.
Байгууллагыг өөрчлөн байгуулах, татан буулгах үед баримт бичгийг шилжүүлэх, байгууллагын архивын даргыг өөрчлөх.

Шинэ дүрмийн хавсралтад байгууллагын архивт ашиглагдаж буй нягтлан бодох бүртгэл болон бусад хэлбэрийн баримт бичгүүдийг тусгасан болно.

Эдгээр дүрмийн үндсэн хэсгүүдийн дараалал нь 125-ФЗ Холбооны хууль ба 2007 оны дүрмүүдтэй нийцэж байгаа боловч хэлэлцүүлгийн шатанд олон шинжээчдийн тэмдэглэснээр олж авахаас эхлээд ашиглалтаар дуусгах нь илүү логик байх болно.

Шинэ дүрмийн хэсгүүд нь байгууллагын архивын үндсэн чиг үүргийг тусгасан болно.

оХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг хадгалах зохион байгуулалт;
баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл;
байгууллагын архивыг баримт бичгээр дүүргэх;
архивын баримт бичгийн ашиглалтын зохион байгуулалт;
баримт бичгийг улсын (хотын) архивт хадгалахаар шилжүүлэх.

Түүнчлэн шинэ дүрэмд "Байгууллагыг өөрчлөн байгуулах, татан буулгах, байгууллагын архивын дарга солигдох үед баримт бичгийг шилжүүлэх" гэсэн хэсгийг тусгажээ.

тэмдэглэл

2002 оны Үндсэн дүрмээс ялгаатай нь 526 дугаар дүрэмд архивын өөрийнх нь үйл ажиллагааны зохион байгуулалтын асуудалтай холбоотой заалт байхгүй (архивын зорилго, зорилт, түүний чиг үүрэг, эрх гэх мэтийг тодорхойлоогүй). Тэдний гол зорилго нь байгууллагын архивыг баримт бичгээр авахаас эхлээд баримт бичгийн ашиглалтыг зохион байгуулах хүртэлх баримт бичгийн архивын хадгалалтын үйл явцыг зохион байгуулахад тавигдах шаардлагыг тогтоох явдал юм.

Хэсгүүдийг илүү нарийвчлан авч үзье.

I хэсэг. Ерөнхий заалт

Баримт бичгийг боловсруулах эрх зүйн үндэслэл, хамрах хүрээг тодорхойлохоос гадна байгууллагын архивын зохион байгуулалтын зарим үндсийг тодорхойлсон заалтуудыг тусгасан болно.

Шинэ дүрмүүд нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг бүрдүүлэх төрийн болон хотын архивын эх үүсвэр болох төрийн эрх мэдэл, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудад хамаарна (цаашид - байгууллага). Эдгээр дүрмийн заалтыг ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг үйл ажиллагаандаа бүрдүүлээгүй бусад төрийн болон төрийн бус байгууллагууд ч ашиглаж болно.

Холбооны № 125-ФЗ хуулийн заалтыг үндэслэн шинэ дүрэмд төрийн байгууллага, хотын дүүрэг, хотын дүүрэг, хотын дүүргийн нутгийн өөрөө удирдах ёсны байгууллага нь хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах архивыг бий болгох үүрэгтэй гэж заасан. үйл ажиллагааны явцад бүрдсэн архивын баримтын . Төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргааны байгууллага, байгууллагын архивын (төв архив) үүрэг, чиг үүрэг - төр, хотын архивыг олж авах эх үүсвэрийг тухайн байгууллагын даргын баталсан журмаар тогтоодог.

тэмдэглэл

Шинэ дүрмүүд нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг, төрийн нууцад хамаарах мэдээллийг агуулсан архивын бусад баримт бичгийг хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалтыг зохион байгуулахад хамаарахгүй.

II хэсэг. ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг тухайн байгууллагад хадгалах зохион байгуулалт

Байгууллагын архивын сангийн тухай ойлголт, байгууллагын архивын сангийн төрлийг тодорхойлно.

Байгууллагын архивын сан нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг, боловсон хүчний баримт бичиг, архивын бүртгэлд багтсан түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын хугацааны баримт бичгүүдийг багтаасан баримт бичгийн сангийн нэг хэсэг юм. Архивын сан нь тухайн байгууллагын архивт хадгалагдах ёстой.

Байгууллагын архивын сангийн төрлүүд:

ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримтаас бүрдсэн байгууллагын архивын сан;
Хоёр ба түүнээс дээш байгууллагын үйл ажиллагааны явцад бий болсон ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг, бие биентэйгээ түүхэн болон / эсвэл логик нөхцөлтэй холбоотой архивын бусад баримт бичгээс бүрдсэн архивын хамтарсан сан;
нэг буюу хэд хэдэн шинж чанарын дагуу (сэдэвчилсэн, зохиогчийн, тодорхой, объект гэх мэт) нэгтгэсэн, янз бүрийн гарал үүсэлтэй бие даасан архивын баримтуудаас бүрдсэн архивын цуглуулга.

Цаасан баримтыг хадгалах.Шинэ дүрмийн 2.9-д дараахь зүйлийг онцлон тэмдэглэв. архивын баримтыг архивын санд системтэйгээр хадгалдаг.Байгууллагын архив дахь архивын сангийн баримтыг системчлэх нэгж нь хадгалалтын нэгж юм. Дүрэм нь архивын сангийн хадгалалтын нэгжийг системчлэх шинж тэмдгийг мөн тодорхойлдог.

бүтцийн (хадгалах нэгжүүд нь байгууллагын бүтцийн хэлтэст хамаарах);
он цагийн дараалал (хадгалах нэгжүүд хамаарах хугацаа эсвэл огноогоор);
функциональ, салбарын, сэдэвчилсэн, сэдэв-асуулт (байгууллагын чиг үүрэг, сэдэв эсвэл хадгалах нэгжийн агуулгатай холбоотой асуудлыг харгалзан үзэх);
нэрлэсэн (бичиг хэргийн маягтын дагуу - баримт бичгийн төрөл, төрөл);
корреспондент (хадгалах нэгж бүрдсэн захидал харилцааны үр дүнд байгууллагын хувьд);
газарзүйн (баримт бичгийн агуулгатай холбоотой тодорхой нутаг дэвсгэр, суурин, газарзүйн бусад объект, тэдгээрийн зохиогчид, сурвалжлагчдын дагуу);
зохиогчийн (байгууллагын нэрээр эсвэл баримт бичгийг зохиогч иргэдийн нэрээр).

Баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангахад тавигдах шаардлагыг (баримт бичгийг хадгалах норматив (оновчтой) нөхцөл; архивт баримт бичгийг оновчтой байрлуулах; баримт бичгийн бэлэн байдал, нөхцөл байдлыг шалгах, баримт бичгийг хайх журам), үүнд: цахим баримт бичгийг хадгалах онцлог

Цахим баримт бичгийг хадгалах.Дүрэм нь ийм баримт бичгийг хадгалах зайлшгүй нөхцлийг тодорхойлдог.

байгууллагын архивт цахим баримт бичгийн хадгалах нэгж тус бүрээс дор хаяж хоёр хувь байх (үндсэн болон ажлын хуулбарууд нь өөр өөр физик төхөөрөмж дээр байх ёстой);
цахим баримт бичгийг хуулбарлах, хуулбарлах, хөрвүүлэх, шилжүүлэх, тэдгээрийн физик, техникийн байдлыг хянах зориулалттай техникийн болон програм хангамжийн хэрэгслийн бэлэн байдал;
мэдээллийг алдагдуулах, зөвшөөрөлгүй тараах, устгах, гуйвуулахгүй байх цахим баримт бичгийг хадгалах горимыг хангах.

Байгууллагын архивт хадгалахаар шилжүүлсэн текст цахим баримт бичгийн хэлбэр - төрийн болон хотын архивыг олж авах эх сурвалж - PDF / A.

Програм хангамж, техник хангамжийн орчин өөрчлөгдөж, компьютерийн формат хуучирсан, хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд гэмтэл учирсан тохиолдолд байгууллагын архив нь цахим баримт бичгийг шинэ формат болон / эсвэл шинэ зөөвөрлөгч болгон хөрвүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг.

Энэ хэсэгт авч үзсэн заалтуудаас гадна архивын баримт бичгийн бэлэн байдал, нөхцөл байдлыг шалгах журам (2.39-2.43-р зүйл), илрээгүй баримтыг хайх ажлыг зохион байгуулах (2.44-р зүйл), архиваас баримт бичиг гаргах журам (2.45-р зүйл) -2.48), түүнчлэн онцгой байдлын үед архивын баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах журам (2.49-р зүйл).

Цаасан баримт бичгийн бэлэн байдал, байдлыг шалгах. Байгууллагын архивт комисс буюу хоёроос доошгүй ажилтан 10 жилд нэг удаа, цахим баримт бичгийг 5 жилд нэгээс доошгүй удаа явуулдаг.

2007 оны тушаалын 2.11.5-д заасны дагуу байгууллагын архивын бүх баримт бичиг, тэдгээрийн бие даасан хэсэг (бүлэг) -ийн бэлэн байдал, нөхцөл байдалд нэг удаагийн ээлжит бус шалгалтыг хийж байна.

байгалийн гамшиг, олноор нүүлгэн шилжүүлэлт болон бусад нөхцөл байдлын улмаас архивын баримт бичиг алдагдсан, гэмтсэн тохиолдолд;
архивын даргыг солих үед.

Шалгалтын үр дүнд үндэслэн дараахь актуудыг боловсруулав.

архивын баримт бичгийн бэлэн байдал, нөхцөл байдлыг шалгах (Хавсралт No3);
нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн техникийн алдааны тухай (хэрэв байгаа бол) (Хавсралт No 4);
баримт (энэ санд хамааралгүй, тооцоогүй) илэрсэн тухай (Хавсралт No5).

Архиваас баримт гаргах журам.Баримт бичгийг тухайн байгууллагын архивын дарга, түүний орлогч (архив нь байгууллага бол), байгууллагын бүтцийн нэгжийн дарга (архив нь бүтцийн нэгж бол) бичгээр өгсөн зөвшөөрлийн үндсэн дээр олгоно.

байгууллагын бүтцийн хэлтсийн ажилтнууд;
шүүх, хууль сахиулах болон бусад эрх бүхий байгууллагад тогтоосон журмаар;
бусад хэрэглэгчид бичгээр хүсэлт гаргасан тохиолдолд.

Архиваас баримт гаргах хугацаа нь дараахь зүйлээс хэтрэхгүй байх ёстой.

нэг сар - байгууллагын ажилчид болон бусад хэрэглэгчид ашиглах;
зургаан сар - шүүх, хууль сахиулах болон бусад эрх бүхий байгууллагад.

Баримт бичгийг хадгалах / хадгалах тухай хэрэглэгчийн бичгээр баталгаажуулсан үндсэн дээр байгууллагын даргын зөвшөөрлөөр бичиг баримт олгох хугацааг сунгах боломжтой.

Цахим баримт бичгийг архиваас цахим хуулбар эсвэл цаасан дээрх хуулбар хэлбэрээр гаргадаг.

Архиваас баримт бичгийг олгохгүй:

ашиглалтын сан байгаа бол;
биеийн байдал тааруу байна.

III хэсэг. ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон байгууллагын бусад архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл

Асуултанд зориулав ОХУ-ын Архивын сангийн хэд хэдэн баримт бичиг болон бусад архивын баримтуудбайгууллагууд.

Шинэ журмын 3.1-д заасны дагуу байгууллагын архивт хадгалагдаж буй бүх баримт бичиг, түүний дотор боловсон хүчний баримт бичиг, ашиглах сангийн баримт бичгийн хуулбар (хэрэв байгаа бол), хэрэг, баримт бичгийн тооллого зэргийг нягтлан бодох бүртгэлд хамруулна.

Архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн нэгжүүд нь:

Хадгалах нэгж бүрт дансны дугаар өгөгдсөн бөгөөд энэ нь архивын шифрийн нэг хэсэг юм.

Манай толь бичиг

Архивын шифр- Нягтлан бодох бүртгэл, тодорхойлолтыг хангах үүднээс хадгалах нэгж бүрийн зүүн доод буланд байрлуулсан тэмдэглэгээ нь: архивын сангийн дугаар; хэрэг, баримт бичгийн тооллогын дугаар; хадгалах нэгжийн дугаар.

Тусдаа цахим зөөвөрлөгч дээр хадгалагдсан цахим баримт бичгийн архивын шифрийг хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр хавсаргасан хавтас дээр заасан болно. Архивын мэдээллийн системд хадгалагдаж буй цахим баримт бичгийн архивын шифр нь цахим баримт бичгийн савны мета тайлбарын (заавал тайлбарлах элемент) нэг хэсэг юм.

Архивын нягтлан бодох бүртгэлийн нэгжийн талаархи мэдээллийг нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигт тусгасан болно. Баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийг зохион байгуулах дүрмийн шинэ заалт нь байгууллагын архивт үндсэн (заавал) болон туслах гэсэн хоёр бүлэг нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хуваарилах тухай заалт юм.

Байгууллагын архивын нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн (заавал) баримт бичгийн бүрэлдэхүүнд дараахь зүйлс орно.

хэрэг, баримт бичгийг хүлээн авах, захиран зарцуулах нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр (Хавсралт No11);
хөрөнгийн жагсаалт (Хавсралт No12);
сангийн хуудас (Хавсралт No13);
хэрэг, баримт бичгийн тооллого (хавсралт No14-16);
бараа материалын бүртгэл (Хавсралт No19).

Цахим хэргийн тооллогын маягтыг шинэ журмын 17, 18 дугаар хавсралтад өгсөн болно.

Нягтлан бодох бүртгэлийн туслах баримт бичгийн бүрэлдэхүүнийг зохицуулаагүй тул архив бүр хадгалагдаж буй баримт бичгийн онцлог, бусад шалтгааны улмаас шаардлагатай нягтлан бодох бүртгэлийн маягтуудыг туслах хэлбэрээр ашиглах эрхтэй.

Дүрэм журмаар байгууллагын архив нь нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллийн санг (DB) ашиглан бүртгэлийг автоматжуулсан горимд хөтлөх боломжтой (3.13-ыг үзнэ үү). Байгууллагын архивын нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллийн сан - улсын (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэр нь төрийн (хотын) архив, архивын удирдлагын байгууллагуудын нягтлан бодох бүртгэлийн холбогдох мэдээллийн сантай нийцэж байх ёстой.

IV хэсэг. Архивыг ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгүүдээр дүүргэх

зориулав байгууллагын архивыг ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгүүдээр бүрдүүлэх асуудал.. Байгууллагын архивыг олж авах нь архивыг байгууллагын бүтцийн хэлтсийн баримт бичгүүдээр системтэйгээр дүүргэх явдал юм.

ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг, түр зуурын (10-аас дээш жил) хадгалсан баримтууд, үүнд багтсан болохыг тогтоожээ. Ажилтны тухай баримт бичгийг оффисын ажил дууссанаас хойш нэг жилийн өмнө, гурван жилийн дотор байгууллагын архивт шилжүүлнэ. Үл хамаарах зүйл бол ажлаас халагдсан төрийн болон хотын албан хаагчдын боловсон хүчний талаархи баримт бичиг бөгөөд ажилчдыг ажлаас халагдсан өдрөөс хойш 10 жилийн дараа байгууллагын архивт шилжүүлдэг.

тэмдэглэл

Байгууллагын архивын практикт удаан хугацаагаар тогтоогдсон тул түр хадгалах хугацаа (10 жил хүртэл) архивт шилжүүлэгдээгүй, тухайн байгууллагын бүтцийн хэлтэст хадгалагдаж, хугацаа дууссаны дараа хадгалагддаг. хадгалах хугацааг тогтоосон журмаар устгана.

Шинэ журамд хэргүүдийг үнэ цэнийг нь шалгасны дараа тухайн байгууллагын архивт шилжүүлнэ гэж заасан. Ийм учраас энэ хэсэгт баримт бичгийн үнэ цэнийн шинжилгээ хийх, байгууллагын архивт шилжүүлэх хэргийг бэлтгэх, бүтцийн нэгжийн хэргийн тооллого гаргах, үүний үндсэн дээр архивт шилжүүлэх журмыг тогтоосон болно. байгууллагын үнэ цэнийг тогтоосон журмаар шалгахаас өмнө баримт бичгийг устгахыг хориглоно гэдгийг онцлон тэмдэглэв.

Тус хэсгийн заалтад байнгын хадгалалтын хэрэглүүр, боловсон хүчний бараа материал, баримт бичгийг устгах актыг тухайн байгууллагын шинжээчдийн комиссын (EC) хурлаар, дүрмээр бол нэгэн зэрэг авч үздэг болохыг анхаарна уу. . Хяналтын үр дүнд үндэслэн ЕХ нь хэрэг, байнгын хадгалалтын баримт бичиг, боловсон хүчний бүртгэлийг зохицуулж, баримт бичгийг устгахад хуваарилах ажлыг гүйцэтгэдэг.

Байгууллагууд - улсын (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэрүүд нь архивын байгууллагын шинжээчдийн магадлах комисст (EPC) хэлэлцүүлэхээр Байнгын хадгалалтын хугацаа, ажилтнуудын (жилийн хэсэг) баримт бичгийн жагсаалтыг гаргаж өгдөг. :

байнгын хадгалах хугацаа - батлах;
боловсон хүчний талаар - тохиролцохын тулд.

Хэргийн тооллого, баримт бичгийг ЭЕШ-аар баталж, тохиролцсоны дараа эдгээр тооллого, хадгалагдах боломжгүй баримт бичгийг устгахад хуваарилах актыг байгууллагын дарга батална. Цаашид устгах актаар хуваарилагдсан хэргүүдийг устгаж болно.

Үйл ажиллагаа нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг бүрдүүлдэггүй байгууллагууд архивын байгууллагын EPC-тэй ажилтнуудын хэргийн тооллогыг зохицуулах ёсгүй.

тэмдэглэл

Шинэ журмын 4.13-т хадгалах хугацаа нь дууссан цахим файлыг ерөнхийд нь устгахаар хуваарилж, дараа нь актад зохих тэмдэглэл бүхий программ хангамж, техник хэрэгслийн тусламжтайгаар устгаж, устгана гэж заасан.

Дүрмийн энэ хэсэгт байгууллагын үйл ажиллагааны нэршилд онцгой анхаарал хандуулдаг. Үндсэн зарчмуудын дагуу:

гүйцэтгэсэн баримт бичгийн ангиллыг (бүлэглэх) файлд (цахим файл) тогтоож, байгууллагын баримт бичгийн сангийн бүтэц, зохион байгуулалтыг тусгасан нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн баримт бичиг болно;
Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалсан хэргийн тооллого, баримт бичгийг бүрдүүлэх, түүнчлэн түр (10 жил хүртэл) хадгалалтын хугацааг бүртгэх үндэслэл болно;
хадгалах хугацааг заасан баримт бичгийн стандарт, хэлтсийн болон бусад жагсаалт, бусад зохицуулалтын эрх зүйн актууд, түүнчлэн хэргийн стандарт, үлгэр жишээ нэр томъёоны үндсэн дээр боловсруулсан;
бүтцийн хэлтсийн хэргийн нэршлийн (Хавсралт No 26) үндсэн дээр тогтоосон маягтаар (Хавсралт No25) боловсруулна.

Байгууллага - улсын (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэрүүд нь таван жилд нэг удаа хэргийн нэр томъёог тухайн байгууллагын СЕХ (EC) -тэй зохицуулж, холбогдох EPC эсвэл төрийн (хотын) архиваар батлуулахаар хүргүүлдэг. түүнд олгосон эрх мэдэл. Үйл ажиллагаа нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг үүсгэдэггүй байгууллагууд хэргийн нэр томъёог бие даан баталдаг.

Дүрэм нь дарааллыг тогтоодог сургалтцахим баримт бичгийн байгууллагын архивт шилжүүлэх. Тухайлбал, байнгын хадгалалт, түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаа, түүний дотор цахим баримт бичгийн хадгалах нэгжийн хувьд тусдаа бараа материал бүрдүүлдэг. боловсон хүчнээр. Цахим хэргийн тооллогын маягтыг бид өмнө нь хэлсэнчлэн шинэ дүрмийн 17, 18 дугаар хавсралтад өгсөн болно.

V хэсэг. ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон байгууллагын бусад архивын баримт бичгийг ашиглах зохион байгуулалт

Энэ хэсэгт ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон байгууллагын бусад архивын баримт бичгүүдийг ашиглах зохион байгуулалтын дүрмийг тогтоосон болно. Энэ хэсгийн дүрмийн үндсэн заалтууд нь дараах байдалтай байна.

Анхаарна уу

Шинэ дүрмүүд нь архивын баримт бичгийг ашиглах хэлбэрийг тодорхойлдог. Гол нь:

байгууллагын ажилчдын мэдээллийн дэмжлэг;

хэрэглэгчийн хүсэлтийг гүйцэтгэх, үүнд. нийгэм, эрх зүйн шинж чанартай иргэдийн лавлагаа;

түр хугацаагаар ашиглах баримт бичиг, хэрэг гаргах, хэрэглэгчдийн хүсэлтээр архивын баримтын хуулбарыг өгөх, үүнд. цахим баримт бичгийн хэлбэрээр.

Шинэ дүрэмд хэрэглэгчийн хүсэлттэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад онцгой анхаарал хандуулсан. Тодорхойлсон:

хүсэлтийн төрөл (сэдэвчилсэн болон нийгэм-эрх зүйн шинж чанар);
бичгээр хүсэлт гаргахад тавигдах шаардлага (түүний хэлбэр, хүсэлтэд заавал байх ёстой мэдээллийн найрлага);
хүсэлттэй ажиллах журам (үндсэн бус хүсэлтийг бүртгэх, хэлэлцэх, дахин чиглүүлэх, архивын лавлагаа, архивын хуулбар, архивын хуулбар хэлбэрээр хэрэглэгчийн хүсэлтийн хариуг бэлтгэх эцсийн хугацаа);
Интернетээр хүлээн авсан хүсэлттэй ажиллах зохион байгуулалтын онцлог.

Шинэ дүрмүүд нь архивын баримт бичгийг гаргахаас татгалзаж болох тохиолдлуудыг тодорхойлсон.

ашиглалтын сангийн бэлэн байдал;
баримт бичгийн бие махбодийн байдал муу;
баримт бичиг нь шинжлэх ухааны тодорхойлолт, техникийн зураг төсөлд хамрагдаагүй (эдгээр ажил дуусах хүртэл);
ОХУ-ын хууль тогтоомж эсвэл сан үүсгэгчээс тогтоосон ашиглалтын хязгаарлалт.

Р IV хэсэг. Байгууллагын баримт бичгийг улсын (хотын) архивт хадгалахаар шилжүүлэх

Байгууллагын баримт бичгийг улсын (хотын) архивт хадгалах журмыг тогтооно. Энэ хэсэг нь дараахь зүйлийг тогтооно.

байгууллагууд - ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг архивт түр хадгалах хугацаа дууссаны дараа төрийн (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэр, байгууллагууд дүрмийн дагуу зохих улсын (хотын) архивт байнгын хадгалалтанд шилжүүлдэг. № 19;
Төрийн (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэр биш төрийн болон төрийн бус байгууллагууд өөрсдийн үйл ажиллагааны явцад бий болсон ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг гэрээний үндсэн дээр төрийн (хотын) архивт шилжүүлж болно.

Шинэ дүрмүүд нь баримт бичгийг шилжүүлэх журмыг тогтоодог. Баримт бичгийг зохих шинжлэх ухааны лавлагааны аппаратын хамт эмх цэгцтэй, байнгын хадгалалтад шилжүүлж, улсын (хотын) архивт шилжүүлэхийг баримт бичгийг хадгалахад хүлээн авч, шилжүүлсэн актаар албажуулж байгааг тэд онцолж байна (Хавсралт No30). ).

VII хэсэг. Байгууллагыг өөрчлөн байгуулах, татан буулгах үед баримт бичгийг шилжүүлэх, байгууллагын архивын даргыг өөрчлөх

Захиалгыг тодорхойлдог байгууллагыг өөрчлөн байгуулах, татан буулгах үед баримт бичгийг шилжүүлэх, байгууллагын архивын даргыг өөрчлөх. Энэ хэсэгт татан буугдсан байгууллагын баримт бичгийг шилжүүлэх ажлыг ажил хэрэг, эд хөрөнгийг шилжүүлэх комисс хариуцна гэж заасан.

Байгууллагуудыг татан буулгах тохиолдолд улсын (хотын) архивын эх үүсвэрийг татан буулгах комиссын бүрэлдэхүүнд улсын (хотын) архивын төлөөлөгч оруулна.

Байгууллагын архивын даргыг (байгууллагын архив хариуцсан ажилтан) өөрчлөх үед архив, нягтлан бодох бүртгэл, шинжлэх ухааны лавлагааны хэрэгслээс баримт бичгийг хүлээн авах, шилжүүлэх ажлыг актын дагуу гүйцэтгэдэг.

Дүгнэлт

1. Шинэ дүрэм нь байгууллагын архивын гүйцэтгэдэг бүх үндсэн үйл явцыг хамарсан зохицуулалтын багц юм.

баримт бичиг хадгалах зохион байгуулалт,
архивын баримт бичиг,
баримт бичгийг архивлах
архивын баримтыг ашиглах.

2. Эдгээр дүрмүүд нь норматив баримт бичиг тул практикт хэрэглэх явцад баримт бичигт арга зүйн нэмэлт (дүрмийн талаархи зөвлөмж, арга зүйн зөвлөмжийг бүхэлд нь эсвэл хувь хүн боловсруулах) шаардлагатай байж магадгүй юм. дүрмийн хэсэг).

3. Шинэ дүрмийн бусад баримт бичгүүдийн үндсэн зарчмын ялгаа нь эдгээр дүрэм нь норматив баримт бичиг юм. 2002 оны Үндсэн дүрэм нь зөвлөх шинж чанартай, 1985 оны Үндсэн дүрэм нь зохицуулалт, арга зүйн баримт бичиг байв. Ийм учраас шинэ дүрмүүд нь хамрах хүрээний хувьд хамаагүй бага: тэдгээр нь зөвхөн зайлшгүй хэрэглэх ёстой заалтуудыг (дүрэм, шаардлага) агуулдаг. Бусад бүх зүйл, өөрөөр хэлбэл үүнийг хэрхэн хийх нь архивчдын өршөөл юм.

4. Шаардлага багассан гэж хэлж болно. Заавал бүрдүүлэх баримт бичгийн маягтын тоог цөөрүүлсэн. Өмнө нь 40 гаруй байсан: Үндсэн дүрмийн 263 дугаарт - 44 маягт, Үндсэн дүрмээр - 48, одоо шинэ дүрмээр - 30. Энэ нь шаардлагатай бол архивууд өөрсдийн маягтыг ашиглах боломжтой гэсэн үг юм. Практик дээр ийм байсан.

5. Шинэ дүрмүүд нь төрийн болон хотын архивыг олж авах эх сурвалж болох байгууллагуудад голчлон чиглэгдэж байгаа боловч энэ тухай баримт бичигт шууд тусгаагүй тул өөрийн гэсэн бүртгэлтэй байгууллагуудад зориулагдсан гэж хэлэх нь илүү зөв юм. архив.

ЗХУ-ын Ерөнхий архивын 1985 оны 9-р сарын 5-ны өдрийн 263 тоот тушаалаар батлагдсан (цаашид - 1985 оны үндсэн дүрэм). Үнэн хэрэгтээ тэд ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаалыг нийтэлж, бидний нийтлэлд авч үзэх шинэ дүрмийг баталсантай холбогдуулан хүчээ алджээ.

2015 оны 9-р сарын 21-ний өдөр ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаал хүчин төгөлдөр болсон. Тэрээр "ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгүүдийг төрийн эрх мэдэл, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагад хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах ажлыг зохион байгуулах дүрэм" -ийг батлав. Цаашид өгүүллийн текстэнд товчхондоо бид тэдгээрийг "Дүрэм-2015" гэж нэрлэх болно.

Өмнө ба дараа

Ингээд 2015 оны дүрэм, үндсэн дүрэм гэсэн хоёр ажлын баримт бичиг бидэнд үлдлээ. Тэд огт өөр статустай:

Дүрэм-2015 нь зохицуулалтын баримт бичиг юм. Энэ нь үйл ажиллагааны цар хүрээ, өмчийн хэлбэрээс үл хамааран бүх байгууллагад заавал байх ёстой.Үүнийг Соёлын яамны тушаалаар баталдаг.

Үүнтэй төстэй нийтлэлүүд

Хэлэлцэх:

Жирэмсэн эмэгтэйчүүдэд зориулсан гарын авлагын массажны амжилтын нууц:Массаж нь хурцадмал байдал, хөл хавагнах, өвдөлтийг намдаах төгс арга юм шиг санагддаг ...
Нэг нас хүрээгүй хүүхдэд зориулсан амттай, эрүүл шөл хийх жор Нэг нас хүрээгүй хүүхдэд зориулсан үр тарианы шөл:Нэг жил хүртэлх нялх хүүхдийн хоол тэжээл нь аажмаар танилцах зарчимд суурилдаг ...
Энгийн бөгөөд найдвартай өөрөө хийдэг металл илрүүлэгч Нэг чип дээрх металл илрүүлэгч k561la7:Энгийн металл илрүүлэгчийн схем Хаврын яг одоо эхэлж байна.Олон радио сонирхогчид ...
Орон сууцанд дулааны тоолуур суурилуулах боломжтой юу?:Өнгөрсөн оны сүүлчээр Барилгын яамнаас зохих нэмэлт, өөрчлөлт оруулах санал ...