قوانین اساسی برای عملکرد بایگانی دپارتمان. سند تنظیمی جدید: قوانین سازماندهی نگهداری، کسب، ثبت و استفاده از اسناد در آرشیو سازمان ها. بخش V. سازماندهی استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه

کار اداری و اداری

قوانین کار بایگانی سازمان ها 2015

اوگنیا کوژانوا 15 فوریه 2016 1:58 ب.ظ

از سپتامبر 2015، دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 31 مارس 2015 به شماره 526 لازم الاجرا شد. او "قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ثبت و استفاده از اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر موارد را تصویب کرد. اسناد آرشیویدر اندام ها قدرت دولتی، اندام ها دولت محلیو سازمان ها." در ادامه در متن مقاله، برای اختصار، آنها را " قوانین 2015».

شایان ذکر است که با انتشار قوانین 2015 انقلابی در بایگانی رخ نداد. آیا ممکن است قوانین جدید دوستانه تر باشند اسناد الکترونیکی... در مورد وضعیت قوانین جدید و قدیمی برای بایگانی در این مقاله صحبت می کنیم. همچنین می توانید قوانین عملیات بایگانی سازمان ها 2015 را از اینجا دانلود کنید.

بیایید به یاد بیاوریم که قبل از اجرایی شدن این دستور چگونه بود: سازمان ها بر اساس دو سند کار می کردند.

اولین آنها قوانین اساسی برای عملکرد بایگانی های دپارتمان است (تصویب به دستور آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی مورخ 5 سپتامبر 1985 N 263). این تنها سند نظارتی (یعنی اجباری) در مورد کار بایگانی در روسیه تا تاریخ 09/21/15 بود.

نامه آژانس بایگانی فدرال مورخ 18 سپتامبر 2015 N 2/2133-A بیان می کند که از لحظه ای که دستور شماره 526 "قوانین اساسی برای عملکرد بایگانی های دپارتمان مشمول اعمال نمی شود" لازم الاجرا می شود. دیگر قابل استفاده نیستند.

دوم - قوانین اساسی برای کار بایگانی سازمان ها (مصوب با تصمیم هیئت روزارخیف مورخ 02/06/2002). این یک سند روش شناختی (اختیاری، اما آموزنده) است که لغو نشده است، اما شما می توانید و حتی نیاز به استفاده از آن دارید، زیرا در قوانین 2015، بسیاری از مسائل مربوط به اقدامات عملیدر مورد نگهداری اسناد در سازمان ها

بنابراین، ما با دو سند کاری باقی مانده ایم: قوانین 2015 و قوانین اساسی. آنها وضعیت های کاملاً متفاوتی دارند:

قوانین اساسی - سند روش شناختی. استفاده از آن ضروری نیست، اگرچه در این مورد ایجاد آرشیو در یک سازمان بسیار دشوار به نظر می رسد. قوانین اساسی تنها با تصمیم هیئت روزارخیف تأیید شد، به این معنی که وضعیت آنها بسیار پایین تر از قوانین سال 2015 است.

دانلود قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ضبط و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها (PDF، 4.02 مگابایت).

کار اداری و اداری

قوانین کار بایگانی سازمان ها 2015

اوگنیا کوژانوا 15 فوریه 2016 1:58 ب.ظ

از سپتامبر 2015، دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 31 مارس 2015 به شماره 526 لازم الاجرا شد. وی "قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ثبت و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها" را تصویب کرد. در ادامه در متن مقاله، برای اختصار، آنها را " قوانین 2015».

شایان ذکر است که با انتشار قوانین 2015 انقلابی در بایگانی رخ نداد. آیا قوانین جدید بیشتر دوستدار اسناد الکترونیکی است ... در این مقاله در مورد وضعیت قوانین جدید و قدیمی برای بایگانی صحبت می کنیم. همچنین می توانید قوانین عملکرد بایگانی سازمان ها 2015 را از اینجا دانلود کنید.

بیایید به یاد بیاوریم که قبل از اجرایی شدن این دستور چگونه بود: سازمان ها بر اساس دو سند کار می کردند.

دوم - قوانین اساسی برای کار بایگانی سازمان ها (مصوب با تصمیم هیئت روزارخیف مورخ 02/06/2002). این یک سند روش شناختی (اختیاری، اما آموزنده) است که لغو نشده است، اما می توانید و حتی نیاز به استفاده از آن دارید، زیرا قوانین 2015 بسیاری از مسائل مربوط به اقدامات عملی برای ذخیره اسناد در سازمان ها را پشت صحنه گذاشته است.

بنابراین، ما با دو سند کاری باقی مانده ایم: قوانین 2015 و قوانین اساسی. آنها وضعیت های کاملاً متفاوتی دارند:

مدیر 20.05.2019 0 نظر

اکنون در زمینه مقررات نظارتی به چه چیزی تکیه کنیم و پشتیبانی روش شناختیکار آرشیوی؟

اولا، به سند فعلی، که ماهیت هنجاری دارد: قوانین سازماندهی ذخیره، کسب، حسابداری و استفاده از اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیهو سایر اسناد آرشیوی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها (مصوب به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 31 مارس 2015 شماره 526) که در پایان سپتامبر سال گذشته لازم الاجرا شد. در ادامه مقاله ما آن را قوانین 2015 می نامیم.

و ثانیاً به سند فعلی که ماهیت روش‌شناختی دارد: قوانین اساسی برای کار بایگانی سازمان‌ها (مصوب با تصمیم هیئت روزارخیف مورخ 02/06/2002 که از این پس به عنوان قوانین اساسی نامیده می‌شود). زیاد سوالات عملی، که فقط در قوانین 2015 به آن اشاره شده است، در اینجا با جزئیاتی پوشش داده شده است، به عنوان مثال، رویه ایجاد نامگذاری پرونده ها.

قوانین اساسی برای کار بایگانی های دپارتمان (مصوب به دستور آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی مورخ 09/05/1985 شماره 263)، که برای مدت طولانی، به دلیل سن آنها، کاملاً یک سند کار نبود. در نهایت به یک استراحت شایسته فرستاده می شود و از لحظه اجرایی شدن قوانین -2015 مشمول اعمال در قلمرو فدراسیون روسیه نمی شوند (نامه Rosarkhiv مورخ 18 سپتامبر 2015 شماره 2/2133-A).

آیا باید اسناد را ذخیره کنم؟

سند آرشیوی چیست؟ به مقاله “کدام سازمانها مشمول قوانین آرشیوی جدید هستند؟ و چه کسی اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه را در اختیار دارد؟

اسناد باید ذخیره شوند. علیرغم اینکه قوانین سال 2015 می گوید "سازمان ها حق دارند (تاکید شده است) بایگانی هایی را به منظور ذخیره اسناد آرشیوی تولید شده در فرآیند فعالیت خود ایجاد کنند ..."، پس از بررسی دقیق تر، این حق به یک حق واقعی تبدیل می شود. تعهد.

اولاً، اگر سازمانی وجود دارد، کارمندان نیز وجود دارند، که به معنای مجموعه کاملی از اسناد پرسنلی برای هر یک از آنها است.

ثانیاً ، اگر سازمانی وجود داشته باشد ، حسابداری مالیاتی آن نیز وجود دارد ، همچنین توسط اسناد کاغذی یا الکترونیکی ارائه می شود.

ثالثاً، حداقل تمام اسناد ذکر شده باید برای مدت مقرر ذخیره شوند. منابع ماندگاری - لیست های ویژه:

فهرستی از اسناد آرشیو مدیریت استاندارد تولید شده در جریان فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی (مصوب به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558).
فهرست اسناد آرشیوی استاندارد تولید شده در فعالیت های علمی، فنی و تولیدی سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی (مصوب به دستور وزارت فرهنگ و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه مورخ 31 ژوئیه 2007 شماره 1182).

این فهرست‌ها برای استفاده سازمان‌های دولتی و غیردولتی الزامی هستند. بنابراین معلوم می شود که هر، حتی کوچکترین و متوسط ترین شرکت، مجموعه ای از اسناد برای ذخیره سازی آرشیوی دارد. و باید شرایطی برای آنها ایجاد شود که مطابق با سند جدید نظارتی باشد: قوانین 2015. نبود واحدهای ساختاری به نام های «آرشیو» و «دفتر» به هیچ وجه بر این مسئولیت تأثیری ندارد.

ذخیره سازی اسناد الکترونیکی

نوآوری که توجه همه متخصصان مدیریت دفتر و بایگانی را به خود جلب کرده است، روش مورد انتظار برای ذخیره اسناد الکترونیکی است که در قوانین 2015 ارائه شده است. این به بخش های 2.30-2.33 اشاره دارد. انتقال به اسناد الکترونیکی در قوانین 2015 کاملاً ناگهانی و بدون هیچ عنوانی بلافاصله پس از پیام ممنوعیت پوشیدن کفش های کثیف در بایگانی انجام می شود.

2.30. شرایط اجباری برای نگهداری اسناد الکترونیکی عبارتند از:

حضور حداقل دو نسخه از هر واحد ذخیره سازی اسناد الکترونیکی در بایگانی سازمان (نسخه اصلی و کار باید در موارد مختلف قرار گیرد. دستگاه های فیزیکی);

در دسترس بودن ابزارهای فنی و نرم افزاری طراحی شده برای تکثیر، کپی، بازنویسی اسناد الکترونیکی، کنترل فیزیکی و شرایط فنی;

تضمین یک رژیم ذخیره سازی برای اسناد الکترونیکی که از گم شدن، توزیع غیرمجاز، تخریب یا تحریف اطلاعات جلوگیری می کند.

یکی دیگر از نوآوری های اصلی، تعریف فرمت ذخیره سازی آرشیوی اسناد الکترونیکی توسط قوانین 2015 است:

بخشی از سند CollapseShow قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ضبط و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها (مصوب به دستور وزارت فرهنگ روسیه به تاریخ 31 مارس 2015 شماره 526، لازم الاجرا در 31 سپتامبر 2015)

2.31. انتقال اسناد الکترونیکی متنی برای نگهداری در بایگانی سازمانی که منبع تملک آرشیو دولتی و شهرداری است در قالب PDF/A انجام می شود.

PDF بدون شک یک فرمت جهانی است. PDF/Archives (PDF/A) گونه ای از این فرمت است که مخصوصاً برای آرشیو طولانی مدت طراحی شده است. ذخیره سازی اسنادو در استاندارد ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «مدیریت اسناد. فرمت فایل سند الکترونیکی برای ذخیره سازی طولانی مدت" اما، مانند هر چیز جهانی، PDF کامل نیست. اسناد مدیریتی در این قالب احساس خوبی دارند، اما سازمان ها نه تنها از آن استفاده می کنند بسته مایکروسافتدفتر. به عنوان مثال، نقاشی های ساخته شده با فرمت dwg. هنگام تبدیل به pdf به اشتباه نمایش داده می شوند. کارشناسان همچنین سوالات زیادی را در مورد رفتار امضای دیجیتال الکترونیکی هنگام تبدیل یک سند به .pdf مطرح می کنند.

روش انتقال پرونده ها و اسناد الکترونیکی در بخش 4.34 قوانین توضیح داده شده است. از متن زیر می آید:

اولاً، اسناد الکترونیکی را می توان به آرشیو منتقل کرد و هم در رسانه های فیزیکی جداگانه و هم «از طریق یک شبکه اطلاعاتی و مخابراتی» ذخیره کرد.
ثانیاً موجودی پرونده ها و اسناد الکترونیکی تهیه می شود، اما در به صورت کاغذی(یعنی حتی اگر یک بایگانی در EDMS ایجاد کنیم، موجودی باید شخصاً به بایگانی تحویل داده شود)
ثالثاً: «در صورت پذیرش برای نگهداری بایگانی، پرونده های الکترونیکی با امضای الکترونیکی رئیس سازمان یا نماینده تام الاختیار وی تأیید می شود. رسمی" چنین الزامی برای اسناد کاغذی وجود ندارد. قوانین 2015 در مورد چگونگی تحقق این الزام برای سازمان هایی که اسناد الکترونیکی ایجاد می کنند اما از امضای دیجیتال استفاده نمی کنند سکوت می کند.

در نهایت، "برای دسترسی سریع به اسناد الکترونیکی برای اهداف مرجع و جستجو، صندوقی برای استفاده از اسناد الکترونیکی در بایگانی ایجاد می شود" (بند 2.33). مفهوم صندوق استفاده فاش نشده است.

حسابداری اسناد

3.5. آرشیو سازمان اسناد حسابداری پایه (اجباری) و کمکی را نگهداری می کند. ترکیب و اشکال اسناد اساسی حسابداری مطابق با این قوانین تعیین می شود. ترکیب و اشکال اسناد حسابداری پشتیبان توسط آرشیو سازمان به طور مستقل تعیین می شود.

قوانین اساسی توضیح می دهد که چرا سوابق اسناد بایگانی انجام می شود و سیستم اسناد حسابداری چیست و هدف آن را به وضوح بیان می کند. این تعاریف از قوانین 2015 ناپدید شده اند. بیایید آنها را به خاطر بسپاریم تا بفهمیم چرا حسابداری انجام می دهیم:

حسابداری اسناد در بایگانی سازمان به معنای تعیین تعداد و ترکیب آنها در واحدهای حسابداری مستقر و ثبت (ثبت) تعلق هر واحد حسابداری به مجموعه ای خاص و تعداد کل آنها در اسناد حسابداری است.
سیستم حسابداری آرشیو مجموعه ای از اسناد حسابداری به هم پیوسته و پایگاه های اطلاعاتی است که تعداد و ترکیب اسناد آرشیو سازمان و تغییرات آنها را منعکس می کند. جزءسیستم های حسابداری دولتی اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه 3.

و تغییر اصلی: لیست اسناد بایگانی در سال 2015 بیش از نصف کاهش یافت، از 11 به 5 موقعیت. فقط وجود دارد:

دفتر دریافت و دفع پرونده ها و اسناد؛
لیست وجوه؛
برگه صندوق؛
موجودی پرونده ها، اسناد؛
ثبت موجودی

روش تهیه و نگهداری فرم های حسابداری، اگرچه به میزان اندک، در پاراگراف های 3.7-3.11 قوانین 2015 توضیح داده شده است.

مابقی در اختیار سازمان است. اگر منبع کسب آرشیو ایالتی (شهرداری) باشد، باید گذرنامه سازمانی نیز تهیه شود (بند 3.12 از قوانین 2015). در اینجا همچنین پاورقی آیین نامه ثبت دولتی اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه به تاریخ 1997 و تأیید فرم گذرنامه بایگانی آمده است. توجه داشته باشید که قوانین اساسی فرمی را پیشنهاد می‌کرد که اگرچه تقریباً یکسان بود، اما همچنان «تازه‌تر» از مقررات مذکور بود. حداقل گاهشماری آن در دو هزارم آغاز شد و نه در دهه نود.

بررسی ارزش اسناد

قوانین سال 2015 اساساً هیچ چیز جدیدی را در روش انجام بررسی سالانه ارزش اسناد معرفی نکرده است. فقط نکته 4.12 شایسته توجه است:

4.12. سازمان هایی که فعالیت های آنها اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه را ایجاد نمی کند موجودی پرونده های پرسنل و موجودی پرونده ها را با دوره های ذخیره موقت (بیش از 10 سال) ایجاد می کند و از ایمنی آنها اطمینان می یابد.

این ماده مربوط به این گفتگو است که صرف نظر از وجود آرشیو در یک سازمان و وابستگی آن به منابع تملک آرشیو دولتی (شهرداری)، موظف است حداقل حداقل به اسناد آن بپردازد. از این گذشته ، شاید تعداد کمی از مردم بتوانند فهرستی از پرونده ها را با دوره های ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال) بدون تهیه نامگذاری پرونده ها تهیه کنند.

نامگذاری موارد

به مقاله «قوانین جدید عملکرد بایگانی در نامگذاری پرونده ها» مراجعه کنید.

آنها در مورد نامگذاری پرونده ها که قوانین 2015 آن را "سند حسابداری اصلی منعکس کننده ترکیب و سازماندهی صندوق اسنادی سازمان" می نامند، بسیار کم صحبت می کنند و حتی هیچ تعریف واضحی از آن ارائه نمی دهند. از متن سند فقط نتیجه می گیرد که (بندهای 4.14-4.18):

"نام پرونده ها طبقه بندی (گروه بندی) اسناد اجرا شده را به پرونده ها (پرونده های الکترونیکی) تعیین می کند."
لیست موارد مطابق فرم پیوست تهیه شده است.
نامگذاری امور سازمان بر اساس نامگذاری امور تقسیمات ساختاری تنظیم شده است (فرم پیوست شده است، اما یافتن آن از فهرست مطالب امکان پذیر نخواهد بود: شامل دو ضمیمه با نام " نامگذاری موارد»؛ شماره 26 به تقسیمات ساختاری اشاره دارد.
نامگذاری پرونده های سازمان بر اساس لیست های استاندارد، دپارتمان و سایر اسناد که نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، سایر اقدامات قانونی نظارتی و همچنین نامگذاری استاندارد و تقریبی پرونده ها است، تهیه می شود.
سازمان هایی که منابع کسب آرشیو دولتی (شهرداری) هستند، آن را با "آرشیو EPC یا ایالتی (شهرداری) مربوطه، مطابق با اختیاراتی که به آن داده شده است، هماهنگ می کنند.
سازمان هایی که منابع کسب آرشیوهای دولتی (شهرداری) نیستند، نامگذاری پرونده های خود را به طور مستقل هماهنگ می کنند.

قوانین 2015 حاوی اطلاعات عملی بیشتری در مورد توسعه و نگهداری از نامگذاری امور یک سازمان نیست. باید به صراحت گفت: بدون قوانین اساسی، یک کارمند عادی، به ویژه برای اولین بار، نمی تواند آن را تنظیم کند.

ثبت پرونده ها

4.19. پرونده های نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) از جمله موارد مربوط به پرسنل که توسط دفتری تکمیل می شود، پس از پایان سال تقویمی که در آن افتتاح شده است، برای انتقال به بایگانی سازمان آماده می شود و منوط به ثبت و ثبت است. شرح.

بسته به مدت نگهداری، ثبت کامل یا جزئی پرونده ها انجام می شود. ثبت نام کاملپرونده ها مشمول دوره های نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) و پرسنل هستند.

ثبت پرونده روی کاغذ موارد زیر را فراهم می کند:

بایگانی یا صحافی اسناد پرونده (اسناد بدون فرمت در پوشه ها یا جعبه های بسته ذخیره می شود).

شماره گذاری برگه های پرونده؛

تنظیم سندی که پرونده را تأیید می کند (پیوست شماره 8).

تهیه فهرست داخلی اسناد پرونده (پیوست شماره 27).

طراحی جلد کیس (پیوست شماره 28).

تهیه پرونده های الکترونیکی برای انتقال به بایگانی سازمان مستلزم تهیه فهرستی از پرونده ها و اسناد الکترونیکی است (پیوست های شماره 17 و 18).

گزارش نشده است که ثبت جزئی پرونده ها شامل چه مواردی است و بستگی به مدت نگهداری اسناد دارد.

اگر قبلاً موجودی داخلی فقط «در موارد ضروری(قوانین پایه، بند 3.6.3.)، سپس این عبارت از قوانین سال 2015 حذف شد. عنوان فرم موجودی ارائه شده در ضمیمه 27 هیچ اشاره ای به دوره های ذخیره سازی ندارد.

همه پرونده های الکترونیکی نباید توضیح داده شوند، بلکه فقط آنهایی که دارای دوره ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال) و دائم هستند (فرم های موجودی به ترتیب در ضمیمه 17 و 18 موجود است).

برنامه های کاربردی: فرم های اسناد

به طور سنتی، قوانین 2015 با مجموعه ای از ضمیمه ها پایان می یابد - فرم هایی از اسناد همراه با فرآیندهای ذخیره سازی اسناد خاص.

به طور کلی باید گفت که اولاً قوانین 2015 دارای فرم های کمتری نسبت به قوانین اساسی هستند ، ثانیاً در بین آنها دو برنامه با نام های مشابه وجود دارد که بسیار ناخوشایند است و ثالثاً به ترتیب ذکر قرار گرفته اند. در متن (به جای ترتیب اهمیت یا توالی منطقی، مانند قوانین اساسی). برخی از برنامه ها نام خود را تغییر داده اند، برخی از آنها کمی فرم خود را تغییر داده اند. توصیه عمومیبدین صورت خواهد بود: در صورت نیاز به تنظیم سندی در مورد موضوع آرشیوی، بایگانی ابتدا باید فرم آن را در قوانین سال 2015 جستجو کند و تنها در صورتی که فرم مورد نیاز وجود ندارد، به قوانین اساسی مراجعه کند.

در زیر 3 لیست وجود دارد. اولین (به صورت جدول) ضمیمه های قوانین 2015 و فرم های مربوطه از قوانین اساسی است. دوم فرم های جدید در فرم های معرفی شده در سال 2015 است. سومین فرم هایی از قوانین اساسی است که در قوانین 2015 گنجانده نشده اند، اما لغو نشده اند (همانطور که می گویند، از آنها برای سلامتی خود استفاده کنید).

انطباق فرم های قوانین 2015 و قوانین اساسی

CollapseShow

دوباره ظاهر شد و توسط قوانین 2015 تأیید شد:

موجودی پرونده های الکترونیکی، اسناد با دوره های ذخیره موقت (بیش از 10 سال).
پیوست موجودی فایل های الکترونیکی با دوره های ذخیره موقت (بیش از 10 سال)؛
قانون پذیرش و انتقال اسناد بایگانی برای نگهداری (از سازمانی به سازمان. – یادداشت نویسنده)
موجودی موارد؛
موجودی فایل های الکترونیکی، اسناد به همراه ضمیمه موجودی فایل های الکترونیکی، اسناد.

دو فرم آخر برای جایگزینی موجودی های تحویل در نظر گرفته شده است و در واقع نشان دهنده اقدامات پذیرش و انتقال اسناد برای ذخیره سازی در بایگانی سازمان است.

موجودی انبارهای دائمی، موقت (بیش از 10 سال) و سوابق پرسنلی یک واحد ساختاری سازمان (پیوست 12 قوانین اساسی).
ورود و گواهی نهایی (پیوست 13)؛
صفحه عنوان موجودی اسناد برای نگهداری دائم (پیوست 14)؛
دستور (تقاضا) صدور اسناد (پیوست 17)؛
دفتر صدور سند (پیوست 19);
موجودی موارد خاص با ارزش (پیوست 23)؛
دفتر حسابداری دریافت و واگذاری صندوق بیمه و صندوق استفاده (پیوست 27).
موجودی صندوق بیمه (پیوست 28)؛
گذرنامه بایگانی سازمانی که اسناد مدیریت را ذخیره می کند (پیوست 29)؛
گذرنامه سازمانی که اسناد صندوق صنعت را ذخیره می کند (پیوست 30)؛
کارت حساب واحد حسابداری سند الکترونیکی (ED) (پیوست 31)؛
قانون مهاجرت و بازنویسی اسناد الکترونیکی (پیوست 32).
مجله دریافت و دفع اسناد الکترونیکی (پیوست 33)؛
مجله مهاجرت و بازنویسی اسناد الکترونیکی (پیوست 34).
قانون شرح اسناد منشأ شخصی (پیوست 38)؛
قانون تشکیل صندوق آرشیوی متحد (پیوست 39)؛
مجله ثبت نسخه های صادر شده، عصاره ها، گواهی ها، مطالب موضوعی (پیوست 44).
گزارش بازدید کاربران از اتاق مطالعه (پیوست 45)؛
برنامه کاری سالانه آرشیو (پیوست 46)؛
کارت ثبت کار با سازمان (پیوست 47)؛
گواهی پذیرش و انتقال در هنگام تغییر سر بایگانی (پیوست 48).

بدیهی است که قوانین 2015 برای یک خواننده آموزش دیده طراحی شده است. اما در بسیاری از موارد، متأسفانه، کار اداری و بایگانی در یک سازمان یا توسط منشی ها و یا (در صورت لزوم) توسط کارمندان بخش های مختلف انجام می شود: حسابداران، افسران پرسنل، حفاظت کار، وکلا و غیره. درک آنچه در زمینه نگهداری اسناد از آنها خواسته می شود برای این افراد بی گناه بسیار دشوار خواهد بود.

قوانین 2015 حداقل مطلق اقدامات را برای اطمینان از ذخیره اسناد در سازمان ارائه می کند. خوانندگان قوانین باید به دنبال اطلاعاتی در مورد چگونگی اجرای این حداقل در عمل به تنهایی در منابع روش شناختی باشند. بنابراین، قوانین اساسی برای عملیات بایگانی سازمانی، علیرغم غیر الزام آور بودن، با ظهور قوانین 2015 در دفاتر سازمان های روسی حتی بیش از گذشته مورد تقاضا خواهد بود.

پانویسها و منابع

CollapseShow

تصمیم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه مورخ 21 فوریه 2012 شماره 14589/11. برگرد

بند 6.1.1. قوانین اساسی برگرد

بند 6.3.1. قوانین اساسی برگرد

رایگان 1 شماره از مجله

"قوانین اساسی عملکرد بایگانی های سازمانی" (مصوب با تصمیم هیئت روزارخیف مورخ 02/06/2002)

تایید شده
تصمیم گیری
دانشکده های روزارخیف
از 02/06/2002

قوانین اساسی
کار آرشیو سازمانها

معرفی

قوانین اساسی برای عملکرد بایگانی سازمان ها یک سند هنجاری و روش شناختی است که فعالیت آنها را تعیین می کند. قوانین بر اساس فعلی است چارچوب حقوقیدر زمینه اطلاعات، پشتیبانی اسناد برای مدیریت و امور بایگانی، ترکیب تجربه امور بایگانی داخلی، در نظر گرفتن دستاوردهای مدرن در برنامه وسایل فنیو فناوری اطلاعات در کار با اسناد.

حق و تعهد ایجاد بایگانی سازمان ها برای ذخیره موقت اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه طبقه بندی شده به عنوان اموال دولتی توسط مبانی قانون فدراسیون روسیه در مورد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و بایگانی ایجاد شده است. 1993)، مقررات مربوط به صندوق بایگانی فدراسیون روسیه (1994) و مقررات مربوط به سرویس آرشیو فدرال روسیه (1998)، مربوطه آئین نامهموضوعات فدراسیون روسیه.

این قوانین برای بایگانی ها اعمال می شود سازمان های دولتیو همچنین از نظر اطمینان از ایمنی، توصیف، ضبط و استفاده از اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه طبقه بندی شده به عنوان دارایی دولتی برای همه سازمان های غیر دولتی الزامی است.

آرشیو سازمان های نگهداری اسناد فیلم، عکس، فونو و ویدئو (سمعی و بصری)، علمی، فنی، کارتوگرافی، تله متری از نظر سازماندهی، برنامه ریزی، گزارش و کار روش شناختیبا اسناد مدیریتی ذخیره شده در آرشیو؛ در سایر موارد، کار با این اسناد توسط دستورالعمل ها و قوانین مربوطه تنظیم می شود.

این قوانین در مورد اسنادی اعمال نمی شود که کار با آنها توسط قانون فدراسیون روسیه مورخ 21 ژوئیه 1993 N 5485-1 "در مورد اسرار دولتی" و فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه در 30 نوامبر 1995 N 1203 تنظیم شده است. «در مورد تأیید فهرست اطلاعات طبقه بندی شده به عنوان اسرار دولتی».

سازمان‌های دولتی که در منابع کسب آرشیو دولتی گنجانده نشده‌اند، و همچنین سازمان‌های غیردولتی، ممکن است هنگام سازماندهی و اطمینان از عملکرد بایگانی خود، از این قوانین راهنمایی شوند.

ضمیمه قوانین اشکالی از اسناد است که عملکرد آرشیو را تضمین می کند.

قوانین اساسی برای کار آرشیو سازمانی تهیه شده است گروه کاری Rosarkhiv و VNIIDAD متشکل از: Eremchenko V.A. (رهبر تیم)، Albrecht B.V.، Banasyukevich V.D.، Gavlin M.L.، Kiselev I.N.، Krasavin A.S.، Larin M.V.، Meshcherina T.A.، Privalov V. F.، Smoglo I.A.، Sokova A.N.، Solobayan N.A.

گروه بندی قوانین اداری

مدیریت سوابق بایگانی شامل سیستم سازی است انواع متفاوترسانه های اطلاعاتی اینها همچنین شامل قوانین اداری می شود. آنها بر اساس نوع و زمان بندی با کاربردها گروه بندی می شوند:

آیین نامه ها و اساسنامه های مصوب قوانین اداری به عنوان ضمیمه آنها عمل می کند. آنها با هم گروه می شوند. اگر مفاد، دستورالعمل ها، منشورها به عنوان اقدامات مستقل به تصویب رسید، آنها در موارد جداگانه سیستم بندی می شوند.
دستورالعمل های ساختارهای بالاتر و قطعنامه ها برای اجرای آنها بر اساس حوزه های کار شرکت گروه بندی می شوند.
سفارشات مربوط به پرسنل با توجه به دوره های ذخیره سازی سیستماتیک می شوند. اگر حجم زیادی از مطالب اطلاعاتی وجود دارد، توصیه می شود اقدامات مربوط به جنبه های مختلف کار شرکت را به طور جداگانه گروه بندی کنید.
دستورات در زمینه های کلیدی فعالیت به طور جداگانه از اقدامات مربوط به پرسنل نظام مند می شوند. به عنوان مثال، یک سفارش برای مدیریت سوابق بایگانی در یک پوشه، و همانطور که توسط رئیس بخش مسئول تعیین شده است، در پوشه دیگر گنجانده شده است.
محدودیت های تایید شده، گزارش ها، برآوردها، فهرست های عنوان، طرح ها و غیره بر اساس آنها جدا از پروژه ها گروه بندی می شوند.
اسناد به ترتیب دریافت در پرونده های شخصی قرار می گیرند.
حساب های حقوق و دستمزد شخصی کارکنان در پوشه های جداگانه ای سیستماتیک شده است. آنها به ترتیب حروف الفبا مرتب شده اند.
شکایات، پیشنهادات، اظهارات شهروندان در مورد فعالیت های شرکت، اسنادی برای بررسی و اجرای آنها به طور جداگانه از درخواست های افراد در مورد مسائل شخصی گروه بندی می شوند.
نظام‌بندی مکاتبات معمولاً در یک دوره تقویمی به ترتیب زمانی انجام می‌شود. در این صورت پاسخ ها بعد از سوالات قرار می گیرند. در صورت تمدید مکاتبات در یک موضوع جداگانه که در سال گذشته شروع شده است، مدارک در پوشه دوره جاری درج می شود. در این مورد، شاخص مورد سال قبل نشان داده شده است.

تفاوت های ظریف

مدیریت سوابق بایگانی نوعی فعالیت است که در آن متخصصان نه تنها ایمنی رسانه های اطلاعاتی را تضمین می کنند، بلکه توانایی کار با آنها را در صورت نیاز نیز تضمین می کنند. برای انجام این کار، اعمالی که پوشه ها را تشکیل می دهند با چهار سوراخ در یک جلد مقوایی بایگانی می شوند. آنها همچنین می توانند با در نظر گرفتن امکان خواندن متون، قطعنامه ها، تاریخ ها، ویزاها در همه مقالات، صحافی شوند.

در آماده سازی برای گروه بندی، تمام عناصر اتصال فلزی حذف می شوند. مواد در نظر گرفته شده برای ذخیره سازی دائمی و شامل اسناد با ارزش یا بدون قالب در پوشه ها هستند نوع بستهبا سه فلاپ با کراوات یا در جعبه های مخصوص.

در صورت وجود اسناد شخصی بدون ادعا در پرونده ( سوابق کاری، گواهینامه ها، شناسنامه های نظامی و ...) در پاکت جداگانه ای قرار می گیرند و با سایر مواد در آن بایگانی می شوند. در انتهای پوشه ها باید یک برگه گواهی خالی وجود داشته باشد. در ابتدای پوشه، فرمی برای موجودی داخلی ثبت می شود. برای اطمینان از ایمنی و نظم اوراق، هر برگه با اعداد عربی شماره گذاری می شود. این قانون برای صفحه گواهینامه و فرم موجودی اعمال نمی شود. شماره با مداد در گوشه سمت راست بالا نوشته شده است.

موجودی داخلی

برای ذخیره و ضبط مطالب اطلاعاتی محتوای موقت (بیش از 10 سال) و دائمی تشکیل شده است. موجودی داخلی نیز برای موارد ایجاد شده با استفاده از انواع اسنادی که در عناوین آنها محتویات آنها فاش نشده است ، تهیه می شود. فرم باید حاوی اطلاعاتی در مورد باشد شماره سریالدر پوشه ها، فهرست ها، سرفصل ها، تاریخ ها و شماره صفحات عمل می کند.

یک گزارش خلاصه به موجودی داخلی پیوست شده است. تعداد اسناد موجود در آن و همچنین تعداد برگه های تشکیل دهنده آن را با اعداد و کلمات نشان می دهد. موجودی داخلی توسط کامپایلر تایید می شود. اگر پوشه بدون فرم صحافی یا بایگانی شده باشد، برگه کامپایل شده به داخل جلد جلو چسبانده می شود.

تغییرات در ترکیب مواد در پوشه باید در قسمت "یادداشت ها" منعکس شود. به ویژه، این به معنای توقیف، جایگزینی اوراق با کپی، گنجاندن است مدارک اضافیبه یک پوشه در این مورد، پیوندهایی به اقدامات مربوطه ارائه می شود. در صورت لزوم، می توان یک ورودی خلاصه جدید برای برگه موجودی داخلی و همچنین یک یادداشت گواهی برای پوشه ایجاد کرد.

در 21 سپتامبر، قوانین سازماندهی ذخیره، کسب، ثبت و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها (مصوب به دستور وزارت فرهنگ) اجرایی شد. از روسیه به تاریخ 31 مارس 2015 شماره 526 که از این پس به عنوان قوانین جدید شناخته می شود.

قبل از انتشار قوانین جدید چه دستورالعمل هایی داشتید؟

قبل از تصویب قوانین جدید، آرشیو مقامات ایالتی، دولت های محلی، سازمان ها (از این پس بایگانی سازمان ها نامیده می شود) در کار خود توسط قوانین اساسی عملکرد بایگانی سازمانی هدایت می شدند و برخی از آرشیوهای سازمان ها مورد استفاده قرار می گرفتند. یک سند بسیار قدیمی - قوانین اساسی برای عملکرد بایگانی دپارتمان. هر دو سند اسناد هنجاری نبودند، اما وضعیت خود را به عنوان یک سند هنجاری و روش شناختی تعریف کردند. در عین حال، قوانین اساسی سال 1985 در واقع وضعیت یک سند هنجاری را داشت، زیرا آنها به دستور بایگانی اصلی تصویب شدند و قوانین اساسی سال 2002 توسط بایگانی فدرال تأیید نشدند، بنابراین آنها را نداشتند. وضعیت یک سند هنجاری

به چه دلیل با وجود قوانین اساسی سال 2002، تدوین یک سند جدید و مشخصاً نظارتی در مورد ساماندهی ذخیره اسناد در بایگانی سازمان ها ضروری شد؟

واقعیت این است که در سال 2004، قانون فدرال 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ "در مورد امور بایگانی در فدراسیون روسیه" (از این پس قانون فدرال شماره 125-FZ نامیده می شود) تصویب شد که نوآوری های بسیاری را در این زمینه معرفی کرد. سازمان امور آرشیوی کشور:

استخراج

از جانب قانون فدرالشماره 125-FZ

ماده 13. ایجاد آرشیو

1. ارگانهای دولتی، ارگانهای حکومتی محلی یک ناحیه شهری و ناحیه شهری برای ایجاد آرشیو مورد نیاز استبرای ذخیره سازی، کسب، حسابداری و استفاده از اسناد آرشیوی تولید شده در فرآیند فعالیت های خود.

2. سازمان ها و شهروندان حق ایجاد آرشیو را داردبه منظور نگهداری اسناد آرشیوی ایجاد شده در فرآیند فعالیت خود، از جمله به منظور ذخیره و استفاده از اسناد آرشیوی که دارایی دولتی یا شهرداری نیستند.

ماده 17. مسئولیت های ارگان های دولتی، ارگان های حکومت محلی، سازمان ها و شهروندان دخیل در فعالیت کارآفرینیبدون آموزش نهاد قانونی، برای اطمینان از ایمنی اسناد آرشیوی

1. ارگان های ایالتی، ارگان های دولتی محلی، سازمان ها و شهروندانی که بدون تشکیل یک شخص حقوقی درگیر فعالیت های تجاری هستند، موظفند از ایمنی اسناد بایگانی، از جمله اسناد مربوط به پرسنل، در طول دوره های نگهداری آنها که توسط قوانین فدرال و سایر مقررات تعیین شده است، اطمینان حاصل کنند. اعمال حقوقیفدراسیون روسیه، و همچنین لیست اسناد […]

همچنین، این قانون فدرال مفهوم مالکیت اسناد بایگانی را معرفی کرد (اسناد می تواند در ایالت (فدرال، دارایی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه)، شهرداری، اموال خصوصی (سازمان های غیر دولتی و افراد) باشد).

علاوه بر این، به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 18 ژانویه 2007 شماره 19، قوانین سازماندهی ذخیره، کسب، ضبط و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی در ایالت و آرشیو شهرداری ها، موزه ها و کتابخانه ها، سازمان ها تصویب شد آکادمی روسیهعلوم (از این پس قوانین سال 2007 نامیده می شود).

این دو شرایط و همچنین این واقعیت که قوانین اساسی وضعیت یک سند هنجاری را نداشت، ما را مجبور کرد که به تدوین یک سند هنجاری مبنی بر تعیین روش ذخیره اسناد در بایگانی سازمان ها روی آوریم.

"چه نظراتی وجود خواهد داشت؟"

در طول توسعه پیش نویس قوانین جدید، این سند دو بار در میان آرشیوداران مورد بحث قرار گرفت:

اولین بار - توسط کارمندان ارگانهای مدیریت بایگانی در نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، بایگانی دولتی و شهرداری؛
بار دوم - توسط کارمندان مقامات اجرایی فدرال.

بیش از 400 نظر تنها از آرشیوهای ایالتی و شهرداری ارائه شده است. تمام نظرات دریافت شده با دقت مورد توجه قرار گرفت و مرحله نهایی- یک گروه کاری موقت که شامل متخصصانی از Rosarkhiv و VNIIDAD بود. لازم به ذکر است که بسیاری از نظرات ناشی از تمایل آرشیوداران به شرح هر چه بیشتر جزئیات بود. فرآیندهای جداگانهفن آوری های آرشیوی مورد استفاده در حصول اطمینان از ایمنی، حسابداری، کسب و استفاده از اسناد در بایگانی سازمان ها، که در اصل، با توجه به وضعیت قوانین جدید به عنوان یک سند هنجاری، انجام آن غیرممکن بود.

در عین حال، برخی از نظرات ماهیت اساسی داشتند، به عنوان مثال، این نکته که در بخش "اکتساب" پیش نویس قوانین جدید، موضوع بررسی ارزش اسناد به اندازه کافی ثابت نشده است، به ویژه به دلیل این واقعیت که مقررات مربوط به نامگذاری پرونده ها مستثنی شده است. با توجه به اینکه در حال حاضر شکل نامگذاری امور یک سازمان و روش توسعه آن تنها در سندی با ماهیت روش شناختی تنظیم شده است - توصیه های روش شناختی برای تدوین دستورالعمل های کار اداری در مقامات اجرایی فدرال، هنگام نهایی کردن پیش نویس از قوانین جدید، تصمیم گرفته شد که آنها را در بخش "اکتساب" مقررات اساسی در مورد نامگذاری پرونده ها، از جمله شکل نامگذاری پرونده ها (واحدهای تلفیقی و ساختاری) گنجانده شود.

هدف از قوانین جدید

قوانین جدید برای مقامات ایالتی، دولت های محلی، سازمان هایی که بایگانی هایی را برای ذخیره، گردآوری، ضبط و استفاده از اسناد آرشیوی تولید شده در فرآیند فعالیت های خود ایجاد می کنند، در نظر گرفته شده است.

آنها برای سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ضبط و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی حاوی اطلاعات محرمانه دولتی اعمال نمی شوند.

قوانین جدید یک سند هنجاری است. وضعیت نظارتی آنها الزامات سخت گیرانه تری را برای محتوای آنها تعیین می کند. قوانین منتشر شده قبلی (به بالا مراجعه کنید) نه تنها شامل هنجارها (قوانین، الزامات)، بلکه توصیه ها و روش هایی در مورد نحوه اعمال این هنجارها نیز می شد. کلیه مفاد با ماهیت توصیه ای، روش شناختی و توصیفی از قوانین جدید مستثنی هستند. در همین قسمت بود که پیش نویس این قوانین در حین بحث مورد انتقاد بایگانی‌ها قرار گرفت و مدام می‌گفتند که قوانین باید جزئی باشد و نه تنها خود قوانین، بلکه مکانیسم اجرای آنها را نیز در بر گیرد.

ساختار و محتوای قوانین جدید

قوانین جدید شامل هفت بخش است:

مقررات عمومی
سازماندهی ذخیره اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در سازمان.
حسابداری اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در سازمان.
تکمیل آرشیو با اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی.
سازماندهی استفاده از اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی سازمان.
انتقال اسناد سازمان برای نگهداری به آرشیو دولتی (شهرداری).
انتقال اسناد در حین سازماندهی مجدد یا انحلال یک سازمان، تغییر رئیس بایگانی سازمان.

ضمائم قوانین جدید حسابداری و سایر اشکال اسناد مورد استفاده در آرشیو سازمان ها را ارائه می دهد.

توالی بخش های اصلی این قوانین با قانون فدرال شماره 125-FZ و قوانین 2007 مطابقت دارد، اگرچه، همانطور که بسیاری از کارشناسان در مرحله بحث اشاره کردند، منطقی تر است که با اکتساب شروع شود و با استفاده پایان یابد.

بخش هایی از قوانین جدید منعکس کننده وظایف اصلی آرشیو سازمان است:

سازماندهی ذخیره سازی اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی.
حسابداری اسناد؛
تکمیل آرشیو سازمان با اسناد؛
سازماندهی استفاده از اسناد آرشیوی؛
انتقال اسناد برای ذخیره سازی به آرشیو دولتی (شهرداری).

علاوه بر این، قوانین جدید شامل بخش "انتقال اسناد در حین سازماندهی مجدد یا انحلال یک سازمان، تغییر رئیس بایگانی سازمان" است.

توجه داشته باشید

برخلاف قوانین اساسی سال 2002، قوانین شماره 526 حاوی مقررات مربوط به جنبه های سازمانی فعالیت های خود آرشیو نیست (اهداف و اهداف آرشیو، وظایف، حقوق و غیره تعریف نشده است). هدف اصلی آنها ایجاد الزامات برای سازماندهی فرآیندهای ذخیره سازی آرشیوی اسناد، از تکمیل بایگانی سازمان با اسناد تا سازماندهی استفاده از اسناد است.

بیایید به بخش ها با جزئیات بیشتری نگاه کنیم.

بخش I. مقررات عمومی

مبانی قانونی برای توسعه و دامنه سند را تعریف می کند و همچنین حاوی مقرراتی است که برخی از پایه های سازمانی را برای فعالیت های بایگانی سازمان تعریف می کند.

قوانین جدید برای ارگان های دولتی، ارگان ها و سازمان های دولتی محلی اعمال می شود - منابع کسب بایگانی های دولتی و شهرداری که در روند فعالیت آنها اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه (از این پس سازمان ها نامیده می شود) تشکیل می شود. مفاد این قوانین همچنین می تواند توسط سایر سازمان های دولتی و غیر دولتی استفاده شود که فعالیت های آنها اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه را ایجاد نمی کند.

بر اساس مفاد قانون فدرال شماره 125-FZ، قوانین جدید بیان می کند که ارگان های ایالتی، ارگان های دولتی محلی یک منطقه شهرداری، منطقه شهری و منطقه درون شهری موظف به ایجاد آرشیو برای ذخیره، گردآوری، ضبط و استفاده از آرشیو هستند. اسناد تولید شده در فرآیند فعالیت آنها. وظایف و وظایف بایگانی (بایگانی مرکزی) آژانس دولتی، ارگان دولت محلی، سازمان - منبع تحصیل ایالت، آرشیو شهرداری طبق آیین نامه مصوب رئیس سازمان تعیین می شود.

توجه داشته باشید

قوانین جدید برای سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ضبط و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی حاوی اطلاعات محرمانه دولتی اعمال نمی شود.

بخش دوم. سازماندهی ذخیره اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در سازمان

مفهوم صندوق آرشیوی سازمان و انواع صندوق های آرشیوی سازمان را تعریف می کند.

صندوق بایگانی سازمان بخشی از صندوق اسنادی است که شامل اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه، اسناد مربوط به پرسنل و اسناد با دوره های ذخیره موقت (بیش از 10 سال) است که در اسناد حسابداری بایگانی گنجانده شده است. صندوق بایگانی باید در بایگانی سازمان نگهداری شود.

انواع وجوه آرشیوی سازمان:

صندوق بایگانی سازمان، متشکل از اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی.
یک صندوق آرشیوی یکپارچه متشکل از اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه که در روند فعالیت دو یا چند سازمان و سایر اسناد آرشیوی تشکیل شده است که از نظر تاریخی و / یا منطقی با یکدیگر ارتباط دارند.
مجموعه آرشیوی متشکل از اسناد آرشیوی فردی با ریشه های مختلف، با توجه به یک یا چند ویژگی (مضمونی، نویسنده، نوع، شی و غیره) ترکیب شده است.

نگهداری اسناد کاغذیبند 2.9 قوانین جدید تاکید می کند: اسناد آرشیوی به شیوه ای سیستماتیک در صندوق آرشیوی ذخیره می شود.واحد سیستم سازی اسناد صندوق آرشیوی در آرشیو یک سازمان، واحد ذخیره سازی است. قوانین همچنین نشانه های سیستم سازی واحدهای ذخیره سازی صندوق بایگانی را تعیین می کند:

ساختاری (تعلق واحدهای ذخیره سازی به بخش های ساختاری سازمان)؛
زمانی (بر اساس دوره ها یا تاریخ هایی که واحدهای ذخیره سازی به آن تعلق دارند)؛
عملکردی، بخشی، موضوعی، موضوعی خاص (با در نظر گرفتن وظایف سازمان، موضوعات یا مسائل مربوط به محتوای واحدهای ذخیره سازی).
اسمی (طبق فرم کار اداری - انواع و انواع اسناد)؛
خبرنگار (برای سازمانها، در نتیجه مکاتباتی که واحدهای ذخیره سازی با آنها تشکیل شده است)؛
جغرافیایی (با توجه به مناطق خاص، شهرک هاو دیگران اشیاء جغرافیایی، که محتوای اسناد با آنها مرتبط است، نویسندگان آنها، خبرنگاران).
نویسنده (با نام سازمان ها یا نام خانوادگی شهروندانی که نویسندگان اسناد هستند).

الزامات برای اطمینان از ایمنی اسناد (شرایط نظارتی (بهینه) برای ذخیره اسناد، قرار دادن منطقی اسناد در ذخیره سازی بایگانی، بررسی در دسترس بودن و وضعیت اسناد، روش جستجوی اسناد، از جمله ویژگی های ذخیره سازی اسناد الکترونیکی

ذخیره سازی اسناد الکترونیکیقوانین تعریف می کند پیش نیازهاذخیره چنین اسنادی:

وجود حداقل دو نسخه از هر واحد ذخیره سازی اسناد الکترونیکی در بایگانی سازمان (نسخه های اصلی و کار باید در دستگاه های فیزیکی مختلف قرار داشته باشند).
در دسترس بودن ابزارهای فنی و نرم افزاری طراحی شده برای تکثیر، کپی، تبدیل و انتقال اسناد الکترونیکی، نظارت بر وضعیت فیزیکی و فنی آنها.
تضمین یک رژیم ذخیره سازی برای اسناد الکترونیکی که از گم شدن، توزیع غیرمجاز، تخریب یا تحریف اطلاعات جلوگیری می کند.

فرمت اسناد الکترونیکی متنی منتقل شده برای نگهداری به آرشیو سازمان - منبع کسب آرشیو دولتی و شهرداری - PDF/A.

قوانین مقرر می‌دارد در صورت تغییر در محیط نرم‌افزاری و سخت‌افزاری و منسوخ شدن قالب‌های رایانه‌ای یا آسیب رساندن به رسانه، بایگانی سازمان نسبت به تبدیل اسناد الکترونیکی به فرمت‌های جدید و/یا به رسانه‌های جدید اقدام کند.

علاوه بر مفاد مورد بحث، این بخش روش بررسی در دسترس بودن و وضعیت اسناد آرشیوی (بندهای 2.39-2.43)، سازماندهی جستجوی اسناد کشف نشده (بند 2.44)، روش صدور اسناد از بایگانی (بندهای 2.45) را تعیین می کند. -2.48) و همچنین روشی که ایمنی اسناد بایگانی را در شرایط اضطراری تضمین می کند (بند 2.49).

بررسی در دسترس بودن و وضعیت اسناد کاغذی. در بایگانی سازمان توسط یک کمیسیون یا حداقل دو کارمند حداقل هر 10 سال یک بار، اسناد الکترونیکی - حداقل هر 5 سال یک بار.

طبق بند 2.11.5 آیین نامه سال 1386، بررسی های فوق العاده یکباره موجود بودن و وضعیت کلیه اسناد بایگانی سازمان یا آنها قطعات جداگانه(گروه ها) برگزار می شود:

چه زمانی بلایای طبیعیجنبش های توده ای و سایر شرایطی که ممکن است اسناد آرشیوی از بین برود یا آسیب ببیند.
هنگام تغییر مدیران بایگانی

بر اساس نتایج بازرسی، اقدامات زیر تهیه می شود:

بررسی در دسترس بودن و وضعیت اسناد آرشیوی (پیوست شماره 3)؛
در مورد خطاهای فنی در اسناد حسابداری (در صورت شناسایی) (پیوست شماره 4).
در مورد کشف اسناد (غیر مرتبط با این صندوق، بی حساب) (پیوست شماره 5).

روش صدور اسناد از بایگانی.اسناد بر اساس مجوز کتبی رئیس بایگانی سازمان یا معاون وی (در صورتی که بایگانی موسسه باشد)، رئیس واحد ساختاری سازمان (در صورتی که بایگانی واحد ساختاری باشد) صادر می شود.

کارکنان بخش های ساختاری سازمان؛
قضایی، مجری قانون و سایر مراجع مجاز در به روش مقرر;
سایر کاربران در صورت درخواست کتبی

مدت زمان صدور اسناد از انبار بایگانی نباید بیشتر از:

یک ماه - برای استفاده توسط کارکنان سازمان و سایر کاربران؛
شش ماه - به مراجع قضایی، مجری قانون و سایر مراجع مجاز.

امکان تمدید مهلت صدور اسناد - با مجوز رئیس سازمان بر اساس تأیید کتبی کاربر در مورد حفظ / اطمینان از ایمنی اسناد وجود دارد.

اسناد الکترونیکی از آرشیو به صورت کپی الکترونیکی یا کپی روی کاغذ صادر می شود.

اسناد از ذخیره سازی بایگانی صادر نمی شود:

در صورت وجود صندوق استفاده؛
وضعیت جسمانی نامناسبی دارند.

بخش III. حسابداری اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در سازمان

اختصاص به سوالات از چند سند از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی درسازمان های.

همانطور که در بند 3.1 قوانین جدید مقرر شده است، کلیه اسناد ذخیره شده در بایگانی سازمان از جمله اسناد مربوط به پرسنل، کپی اسناد صندوق استفاده (در صورت وجود) و موجودی پرونده ها و اسناد قابل ثبت است.

واحدهای اصلی حسابداری اسناد آرشیوی عبارتند از:

به هر واحد ذخیره سازی یک شماره حسابداری اختصاص داده می شود که بخشی از کد بایگانی است.

فرهنگ لغت ما

رمز آرشیو- تعیین در گوشه سمت چپ پایین برای هر واحد ذخیره سازی به منظور اطمینان از حسابداری و شناسایی - شامل: شماره صندوق آرشیوی. شماره موجودی پرونده ها، اسناد؛ شماره واحدهای ذخیره سازی

کد آرشیوی اسناد الکترونیکی ذخیره شده در رسانه های الکترونیکی جداگانه بر روی درج موجود در جعبه رسانه نشان داده شده است. رمز آرشیو اسناد الکترونیکی ذخیره شده در سیستم اطلاعاتآرشیو، بخشی از توضیحات متا است ( عنصر اجباریتوضیحات) ظرف اسناد الکترونیکی.

اطلاعات مربوط به واحدهای حسابداری بایگانی در اسناد حسابداری منعکس می شود. یک ماده جدید از قوانین در سازمان حسابداری اسناد، تخصیص دو گروه از اسناد حسابداری در بایگانی سازمان است: اصلی (اجباری) و کمکی.

اسناد حسابداری اصلی (اجباری) بایگانی سازمان عبارتند از:

دفتر وصول و تصرف پرونده ها و اسناد (پیوست شماره 11)؛
فهرست وجوه (پیوست شماره 12)؛
برگه صندوق (پیوست شماره 13);
موجودی پرونده ها و اسناد (پیوست شماره 14-16);
ثبت موجودی (پیوست شماره 19).

فرم های موجودی فایل های الکترونیکی در پیوست های شماره 17، 18 آیین نامه جدید آورده شده است.

ترکیب اسناد حسابداری کمکی تنظیم نشده است.

قوانین همچنین تعیین می‌کنند که آرشیو سازمان می‌تواند سوابق را در آن نگهداری کند حالت خودکاربا استفاده از پایگاه های داده حسابداری (DB) (به بند 3.13 مراجعه کنید). پایگاه های اطلاعاتی حسابداری بایگانی سازمان - منبع کسب آرشیو دولتی (شهرداری) باید با پایگاه های اطلاعاتی حسابداری مربوطه بایگانی های دولتی (شهرداری) و ارگان های مدیریت بایگانی سازگار باشد.

بخش IV. تکمیل آرشیو با اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی

اختصاصی مسائل مربوط به تکمیل بایگانی سازمان با اسناد صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی. تکمیل آرشیو یک سازمان، پر کردن سیستماتیک آرشیو با اسنادی از بخش های ساختاری سازمان است.

مشخص شده است که اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و اسناد با دوره نگهداری موقت (بیش از 10 سال) از جمله. اسناد مربوط به پرسنل حداکثر یک سال و حداکثر سه سال پس از اتمام کار اداری به بایگانی سازمان منتقل می شود. استثنایی برای اسناد مربوط به پرسنل کارمندان دولتی و شهرداری اخراج شده از خدمت - آنها پس از 10 سال از تاریخ اخراج کارمندان به بایگانی سازمان منتقل می شوند.

توجه داشته باشید

موارد با دوره نگهداری موقت (تا 10 سال) همانطور که از دیرباز در کار بایگانی های سازمانی مرسوم بوده است، به بایگانی منتقل نمی شوند و پس از انقضای انبار نگهداری می شوند دوره، در معرض تخریب به روش مقرر هستند.

قوانین جدید نشان می دهد که پرونده ها پس از بررسی ارزش آنها به بایگانی سازمان منتقل می شوند. به همین دلیل در این بخش، نحوه بررسی ارزش اسناد، تهیه پرونده برای انتقال به بایگانی سازمان، تنظیم موجودی امور بخش‌های ساختاری تعیین می‌شود که بر اساس آن پرونده‌ها به بایگانی سازمان منتقل می‌شوند. و همچنین تاکید می کند که قبل از بررسی ارزش اسناد به روش مقرر، انهدام اسناد ممنوع است.

مفاد بخش به این واقعیت توجه می کند که موجودی پرونده های ذخیره سازی دائمی و پرسنل، اقدامات تخریب اسناد در جلسه کمیسیون کارشناسی (EC) سازمان، به عنوان یک قاعده، به طور همزمان در نظر گرفته می شود. بر اساس نتایج بررسی، EC موجودی پرونده ها، اسناد ذخیره سازی دائمی و پرسنل را هماهنگ می کند و در مورد تخصیص اسناد برای تخریب اقدام می کند.

سازمانها - منابع کسب آرشیو دولتی (شهرداری) موجودی اسناد را برای نگهداری دائم و توسط پرسنل (بخشهای سالانه) مورد توافق EC سازمان برای بررسی توسط کمیسیون تأیید کارشناسی (EPC) مؤسسه بایگانی ارسال می کنند:

ماندگاری دائمی - برای تایید؛
در مورد پرسنل - برای تایید.

پس از تایید و موافقت EPC موجودی موارد و مدارک، این موجودی ها و قانون تخصیص امحای اسنادی که مشمول نگهداری نیستند به تایید رئیس سازمان می رسد. بعلاوه مواردی که به موجب قانون برای تخریب اختصاص داده شده است قابل تخریب است.

سازمان هایی که فعالیت های آنها اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه را ایجاد نمی کند نباید موجودی پرونده های پرسنل را با EPC موسسه بایگانی هماهنگ کند.

توجه داشته باشید

بند 4.13 قوانین جدید مقرر می‌دارد که فایل‌های الکترونیکی با دوره‌های ذخیره‌سازی منقضی شده در معرض جداسازی برای تخریب به طور کلی هستند و پس از آن توسط نرم‌افزار و سخت‌افزار با علامت مناسب در عمل از بین می‌روند یا از بین می‌روند.

توجه ویژه ای در این بخش از قوانین به نامگذاری امور سازمان می شود. طبق مقررات اصلی:

طبقه بندی (گروه بندی) اسناد اجرا شده را در پرونده ها (پرونده های الکترونیکی) ادغام می کند و سند اصلی حسابداری است که ترکیب و سازماندهی صندوق اسناد سازمان را منعکس می کند.
مبنایی برای تنظیم موجودی پرونده ها، اسناد با دوره نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) و همچنین برای ثبت پرونده ها با دوره های ذخیره موقت (تا 10 سال).
بر اساس لیست های استاندارد، دپارتمان و سایر اسنادی که دوره های ذخیره سازی، سایر اقدامات قانونی نظارتی، و همچنین نامگذاری استاندارد و تقریبی موارد را نشان می دهد، تهیه شده است.
در فرم مقرر (پیوست شماره 25) بر اساس نامگذاری امور تقسیمات سازه ای (پیوست شماره 26) تهیه شده است.

سازمان‌هایی که منابع کسب آرشیو دولتی (شهرداری) هستند هر پنج سال یک‌بار در مورد نام‌گذاری پرونده‌ها با کمیته اجرایی مرکزی (EC) سازمان توافق می‌کنند و آن را برای تایید توسط EPC یا آرشیو دولتی (شهرداری) مربوطه ارائه می‌کنند. مطابق با اختیاراتی که به آن داده شده است. سازمان هایی که فعالیت های آنها اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه را ایجاد نمی کند، نامگذاری پرونده ها را به طور مستقل تأیید می کند.

قوانین نظم را تعیین می کند آماده سازیبرای انتقال اسناد الکترونیکی به آرشیو سازمان. به طور خاص، مقرر شده است که موجودی های جداگانه ای برای واحدهای ذخیره سازی اسناد الکترونیکی ذخیره سازی دائمی، دوره های ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال)، از جمله. توسط پرسنل فرم های موجودی پرونده های الکترونیکی همانطور که قبلاً گفتیم در ضمیمه شماره 17 و 18 قوانین جدید آورده شده است.

بخش V. سازماندهی استفاده از اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی سازمان

این بخش استانداردهایی را در مورد سازماندهی استفاده از اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی سازمان ایجاد می کند. مفاد اصلی قوانین در این قسمت به شرح زیر است:

جهت اطلاع شما

قوانین جدید، اشکال استفاده از اسناد آرشیو را تعیین می کند. اصلی ترین آنها عبارتند از:

پشتیبانی اطلاعاتی برای کارکنان سازمان؛

اجرای درخواست های کاربر، از جمله درخواست های شهروندان با ماهیت اجتماعی و قانونی؛

صدور اسناد و پرونده ها برای استفاده موقت، ارائه کپی از اسناد آرشیوی در صورت درخواست کاربر، از جمله. در قالب اسناد الکترونیکی

توجه ویژه ای در قوانین جدید به سازماندهی کار با درخواست های کاربر معطوف شده است. تعریف شده است:

انواع درخواست ها (موضوعی و اجتماعی و حقوقی)؛
الزامات درخواست کتبی (شکل آن، ترکیب اطلاعاتی که باید در درخواست موجود باشد).
رویه پردازش درخواست ها (فریم های زمانی ثبت نام، بررسی، ارسال درخواست های غیر اصلی، آماده سازی پاسخ به درخواست های کاربر در قالب یک گواهی بایگانی شده، یک عصاره بایگانی شده و یک نسخه بایگانی شده)؛
ویژگی های سازماندهی کار با درخواست های دریافت شده از طریق اینترنت.

قوانین جدید مواردی را تعریف می کند که در آن آرشیو ممکن است از صدور اسناد آرشیوی خودداری کند:

در دسترس بودن صندوق استفاده؛
بد حالت فیزیکیاسناد؛
اسناد و مدارک مورد توصیف علمی قرار نگرفته اند طراحی تکنیکی(تا اتمام این کارها)؛
محدودیت های استفاده توسط قانون فدراسیون روسیه یا مؤسس صندوق تعیین شده است.

آربخش IV. انتقال اسناد سازمان برای نگهداری به آرشیو دولتی (شهرداری).

روش انتقال اسناد سازمان برای ذخیره سازی به آرشیو ایالتی (شهرداری) را تعیین می کند. این بخش مشخص می کند که:

سازمان ها - منابع کسب بایگانی های دولتی (شهرداری)، پس از انقضای مدت نگهداری موقت اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه در بایگانی سازمان، آنها را برای ذخیره سازی دائمی به آرشیو دولتی (شهرداری) مربوطه منتقل می کنند. مطابق با قوانین شماره 19؛
سازمان های دولتی و غیر دولتی که منابع کسب آرشیوهای دولتی (شهرداری) نیستند، می توانند اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه را که در فعالیت های آنها ایجاد شده است، بر اساس توافق نامه ها به آرشیوهای دولتی (شهرداری) منتقل کنند.

قوانین جدید روند انتقال اسناد را تعیین می کند. آنها تاکید می کنند که اسناد و مدارک به صورت منظم با دستگاه مرجع علمی مناسب برای نگهداری دائمی منتقل می شود و انتقال اسناد به آرشیو دولتی (شهرداری) با پذیرش و انتقال اسناد برای نگهداری رسمیت می یابد (پیوست شماره 30). ).

بخش VII. انتقال اسناد در هنگام سازماندهی مجدد یا انحلال یک سازمان، تغییر رئیس بایگانی سازمان

ترتیب را مشخص می کند انتقال اسناد در حین سازماندهی مجدد یا انحلال یک سازمان، تغییر رئیس بایگانی سازمان. این بند مقرر می دارد که انتقال اسناد به سازمان منحل شده به عهده کمیسیونی است که برای انتقال امور و اموال تشکیل شده است.

هنگام انحلال سازمان هایی که منابع کسب آرشیو دولتی (شهرداری) هستند، نماینده ای از بایگانی دولتی (شهرداری) در کمیسیون انحلال قرار می گیرد.

در صورت تغییر در رئیس بایگانی سازمان (مسئول بایگانی سازمان) پذیرش و انتقال اسناد از بایگانی، حسابداری و دستگاه مرجع علمی به آنها طبق یک قانون انجام می شود.

خلاصه

1. قوانین جدید مجموعه ای از مقررات است که تمام فرآیندهای اصلی انجام شده توسط آرشیو سازمان را پوشش می دهد:

سازماندهی ذخیره سازی اسناد،
حسابداری اسناد در آرشیو،
تکمیل آرشیو با اسناد
استفاده از اسناد آرشیوی

2. از آنجایی که این قوانین هستند سند هنجاری، ممکن است در فرآیند اعمال آن در عمل نیاز به افزودن روش شناختی به سند باشد (تدوین توصیه ها، توصیه های روش شناختیطبق قوانین به عنوان یک کل یا بخش های جداگانه قوانین).

3. مبانی تفاوت اساسیتفاوت قوانین جدید با سایر اسناد در این است که این قوانین یک سند هنجاری است. قوانین اساسی سال 2002 ماهیت مشاوره ای دارند. به همین دلیل، قوانین جدید از نظر دامنه بسیار کوچکتر هستند: آنها فقط شامل آن دسته از مقررات (قوانین، الزامات) هستند که باید بدون نقص اعمال شوند. بقیه چیزها - یعنی نحوه انجام آن - به بایگانی سپرده می شود.

4. می توان گفت که الزامات کمتری وجود دارد. تعداد فرم های اسنادی که اجباری هستند کاهش یافته است. قبلاً بیش از 40 مورد وجود داشت: در قوانین اساسی شماره 263 - 44، در قوانین اساسی - 48، اکنون، در قوانین جدید - 30. این بدان معنی است که بایگانی ها می توانند در صورت لزوم از فرم های خود استفاده کنند. در عمل اینطور بود.

5. قوانین جدید عمدتاً سازمان هایی را هدف قرار می دهد که منابع کسب آرشیو دولتی و شهرداری هستند، اما این به طور مستقیم در سند ذکر نشده است، بنابراین صحیح تر است که بگوییم این قوانین مربوط به سازمان هایی است که آرشیو خود را دارند. .

به دستور آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی مورخ 5 سپتامبر 1985 شماره 263 (از این پس به عنوان قوانین اساسی سال 1985 شناخته می شود). در واقع، آنها با انتشار دستور شماره 526 وزارت فرهنگ روسیه مورخ 31 مارس 2015، قواعد جدیدی را که ما در مقاله در نظر می گیریم، تصویب کردند.

در 21 سپتامبر 2015، دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 31 مارس 2015 به شماره 526 لازم الاجرا شد. وی "قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ثبت و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها" را تصویب کرد. در ادامه در متن مقاله، برای اختصار، آنها را "قوانین 2015" می نامیم.

شایان ذکر است که با انتشار قوانین 2015 انقلابی در بایگانی رخ نداد. آیا قوانین جدید بیشتر دوستدار اسناد الکترونیکی است ... در این مقاله در مورد وضعیت قوانین جدید و قدیمی برای بایگانی صحبت می کنیم. همچنین می توانید قوانین عملیات بایگانی سازمان ها 2015 را از اینجا دانلود کنید.

قبل و بعد

بیایید به یاد بیاوریم که قبل از اجرایی شدن این دستور چگونه بود: سازمان ها بر اساس دو سند کار می کردند.

دوم - قوانین اساسی برای کار بایگانی سازمان ها (مصوب با تصمیم هیئت روزارخیف مورخ 02/06/2002). این یک سند روش شناختی (اختیاری، اما آموزنده) است که لغو نشده است، اما شما می توانید و حتی نیاز به استفاده از آن دارید، زیرا قوانین 2015 بسیاری از مسائل مربوط به اقدامات عملی برای ذخیره اسناد در سازمان ها را پشت صحنه گذاشته است.

بنابراین، ما با دو سند کاری باقی مانده ایم: قوانین 2015 و قوانین اساسی. آنها وضعیت های کاملاً متفاوتی دارند:

قوانین 2015 - یک سند هنجاری. برای همه سازمان ها صرف نظر از حوزه فعالیت و شکل مالکیت آنها الزامی است.به دستور وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی تصویب شد.

مقالات مشابه

بحث کردن:

آخرین ملاقات. دو خواهر. آخرین ملاقات الیزاوتا فئودورونا قاتل شوهرش را بخشید:الیزاوتا فدوروونا را یکی از زیباترین زنان اروپا می نامیدند.
سوپ کلم ساده. سوپ کلم. دستور العمل های خوشمزه طرز پخت سوپ کلم:سوپ کلم تازه در تمام طول سال در دسترس است. بالاخره مواد تشکیل دهنده ...
کلمات قصار و نقل قول در مورد اعمال فقط اعمال صحبت می کنند:***عواقب هر عملی در خود عمل آمده است.***برای هر...
چرا هیزم را در توده هیزم می بینید؟:قبل از اینکه بفهمید چرا رویای هیزم می بینید، باید تصور کنید که چه ...