Технологія планування стрілка планування. Перед тобою схема організації та планування скільки завгодно великого заходу чи проекту – стрілка планування. Бережнова О.О. "Ази соціального проектування"

Ця технологія дуже зручна для створення соціальних проектів, а також планування найрізноманітнішої діяльності.

1. Починати треба з назвипроекту. Таким чином, ми поставимо собі за мету, а в майбутньому це допоможе зорієнтуватися, якщо на планування піде більше одного заходу.
2. Перебуваючи на наступному щаблі, важливо визначити, що ми власне хочемо, точніше, яким ми хочемо бачити результат виконання проекту, до планування якого ми тільки приступаємо – тобто, сформулювати бачення. Треба у всіх деталях описати, яким стане предмет планування, після того як план буде виконано. Найкраще формулювання – це опис ситуації після здійснення проекту.
3. Визначення цілеймайбутньої роботи. На цьому етапі важливо визначити її спільні напрямки. Цілі не повинні бути надто конкретними, їх завдання – описувати «кінцеві точки» нашого плану.
4. Конкретизація поставленої мети. Поле «завдання»і призначене для того, щоб у ньому конкретно визначити дії, необхідні для виконання поставленої мети.
5. Визначення ресурсівтобто того, що вже є в нашому розпорядженні. Це дуже важливо, щоб потім не робити зайвого. Як ресурси можуть виступати час, добровільні помічники, фінансові, інформаційні ресурси.
6. Деякі аспекти проекту просто обов'язково мають бути забезпечені. Випишемо їх у поля «критичні чинники успіху», щоб потім завжди тримати їх на очах. Це речі, без яких проект не спрацює; те, що важливе настільки ж, наскільки людині – будь-який з її органів. Повернувшись до завдань, ми повинні будемо враховувати все, що згадується в цих полях.
7. Поруч є і поле «перешкоди». Запишемо в нього те, що може стати перешкодою для всього проекту у вигляді, в якому ми його обрали. Це дозволить заощадити час і швидше переформулювати постановку завдання так, щоб проблема, про яку йдеться, перестала мати відношення до справи чи знайшла б розв'язання. Скажімо, проти стихійного лиха вже точно не попреш…. Не варто дублювати тут речі, згадані серед факторів успіху.
8. Тепер, якщо необхідно, доповнимо завдання та, нарешті, враховуючи ресурси, фактори успіху, перешкоди та всю решту наявної у нас інформації, перейдемо до останнього поля «завдання». Планування є найголовнішим. У ньому по черзі береться кожен пункт завдань і розглядаються всі необхідні кроки їхнього виконання. Тут же на виконання кожного кроку призначається час і людина, яка за нього відповідає.
9. Ну що ж! Стрілка заповнена! А тепер озирнемося назад і подивимося на повну картину.

Що ж виходить? По-перше, ми маємо набір елементарних завдань, які під силу виконати одній людині з нашої команди. Кожен набір завдань веде до виконання якогось одного завдання, тому що просто був із нього виведений. Реалізація всіх завдань (вже забезпечена) гарантує виконання поставленої мети. І, нарешті, ці цілі, набрані по суті справи з нашої не реальної мрії, записаної як «бачення», просто автоматично гарантують її виконання.

Наприклад, ми хочемо організувати шкільну газету. Під цифрою один помічаємо собі «Випуск шкільної газети». А якою має бути. Наше бачення (2)– це чотиристорінкова газета, надрукована на кольоровому принтері, яка виходить двічі на місяць тиражем 25 екземплярів.

Як ви вважаєте, яка в нас буде ціль (3)? Напевно, випуск пілотного номера газети. Переходимо до завданням (4). Що потрібно зробити? Знайти зацікавлених хлопців та дівчат. Зібрати матеріал для пілотного випуску. Набрати його на комп'ютері та зробити макет газети. Роздрукувати на кольоровому принтері у кількості 25 екземплярів. Роздати (чи продати?) читачам.

Що для цього у нас є – які ресурси (5)є? Існує кольоровий принтер (це матеріально-технічний ресурс). В одного з хлопців тато працює у редакції газети та готовий допомогти у випуску першого номера (це людський ресурс). Мама однієї з дівчаток виділяє 500 рублів для придбання п'яти пачок паперу для видання газети (це матеріальні ресурси)

Але випуск газети не може бути здійснений, якщо картридж закінчиться в принтері. Якщо журналісти пишуть нецікаві матеріали. Якщо випуск газети (з якихось причин) не буде схвалений адміністрацією школи. Все це критичні фактори успіху (6). Отже, ми маємо скоригувати завдання. До тих завдань, що вже написано, додадуться ще кілька: домовитися про випуск газети з адміністрацією школи, вирішити питання з витратними матеріалами, провести навчання групи журналістів.

Які перешкоди (7)можуть на нас чекати. Газета може виявитися непоказною. Газета може виявитися незатребуваною. Ще раз коригуємо завдання. Додаємо: вигадати конкурси для читачів газети, запросити до групи фотографів.

Ну, а тепер справа за малим. Беремо завдання – призначаємо час виконання та відповідального. І можемо бути впевненими, що газета вийде у призначений термін і буде дуже цікавою для читачів.

Ну, ось власне і все про "стрілку планування". Всім успішної та творчої роботи при складанні плану роботи над проектом!!!

Бережнова О.О. "Ази соціального проектування"

Підбірка по базі: Муніципальна бюджетна освітня установа.
Перед тобою схема організації та планування скільки завгодно великого заходу чи проекту – стрілка планування.

1.Як це не банально, треба починати з назви проекту. Таким чином, ми поставимо собі за мету.

2. Перебуваючи на наступному ступені, важливо визначити чого ми власне хочемо, точніше, яким ми хочемо бачити результат виконання проекту, до планування якого ми тільки приступаємо, тобто сформулювати бачення. Треба у всіх деталях описати, яким стане предмет планування, після того, як план буде виконано. Найкраще формулювання - це опис ситуації після здійснення проекту

3.Тепер, маючи чітко сформульовані бачення та переваги проекту, можна розпочинати розклад цілей майбутньої роботи. На цьому етапі важливо визначити її спільні напрямки. Цілі не повинні бути дуже конкретними, їхнє завдання – описувати «кінцеві точки» нашого плану. Про конкретні подробиці виконання поки не йдеться.

4.Тепер обговоривши загальні цілі, саме час розпочати їх конкретизувати. Поле «завдання» і призначене для того, щоб у ньому розписати всі складові кожного з пунктів попереднього поля. Різниця буде в тому, що тепер від нас потрібно визначити дії, необхідні для виконання поставлених цілей.

5. А тепер на якийсь час перервемо розвиток подій, що намітився, і замислюємося про обстановку, в якій нам доведеться працювати. Насамперед йтиметься про наші ресурси, тобто про те, що вже є в нашому розпорядженні. Це дуже важливо, щоб потім не робити зайвого. Наприклад, якщо потрібно піти навіщо-небудь до директора великої фірми треба буде спочатку домовитися про зустріч, грунтовно підготуватися до розмови і перепробувати масу різних хитрощів, щоб домогтися від нього того, що вам потрібно. Якщо ж у вашій групі є людина, яка з цим директором на дружній нозі, буде потрібно один дзвінок. Така людина є одним із ваших ресурсів. Як ресурси можуть також виступати час, добровільні помічники, фінансові ресурси тощо

6. Поки не повертаючись у центрі стрілки, помітивши, що деякі аспекти проекту просто обов'язково мають бути забезпечені, випишемо їх у поля «критичні фактори успіху», щоб потім завжди тримати їх на очах. Це речі, без яких проект не спрацює; те, що важливо настільки ж, настільки людині-будь-якої з його органів. Серед критичних чинників успіху може бути згода влади, наявність певного мінімуму людей, грошей тощо. Повернувшись до завдань, ми маємо врахувати все згадане в цих полях.

7. Поруч є і поле «перешкоди». Запишемо в нього те, що може стати перешкодою для всього проекту у вигляді, в якому ми його обрали. Це дозволить заощадити час і швидше переформулювати постановку завдання так, щоб проблема, про яку йдеться, перестала мати відношення до справи або знайшла б рішення.

8.Тепер, якщо необхідно, доповнимо завдання та, нарешті, враховуючи ресурси, фактори успіху, перешкоди та всю решту наявної у нас інформації, перейдемо до останнього поля «завдання». Воно є найголовнішим. У ньому по черзі береться кожен пункт завдань і розглядаються всі необхідні кроки їхнього виконання. Тут же на виконання кожного кроку призначається час і людина, яка за нього відповідає.

Ти вже, напевно, помітив, що поле «завдання» є ні чим іншим, як таблицею для детального планування. Таблиця включає графи що, хто і коли. Ведучий проводить мозковий штурм того, що необхідно зробити, і записує ідеї до графи; а люди, що записалися в таблицю, автоматично стають відповідальними за виконання того чи іншого завдання, кожної з яких вони розписують детальний порядок дій.

Ну що ж! Стрілка заповнена! А тепер озирнемося назад і подивимося на повну картину...

Що ж виходить? По-перше, ми маємо набір елементарних завдань, які під силу виконати одній людині з нашої команди. Кожен набір завдань веде до виконання якогось одного завдання, тому що просто був із нього виведений. Реалізація всіх завдань (вже забезпечена) гарантує виконання поставленої мети. І, нарешті, ці цілі, набрані по суті справи з нашої не реальної мрії, записаної як «бачення», просто автоматично гарантують її виконання.

Сітка планування використовується для планування на кожен місяць, вона дуже зручна тому, що в будь-який момент можна внести доповнення до поточного плану.

Річний план

ДОО «Стурбовані серця» на 2010 – 2011 навч. рік
Затверджено

на загальному зборі планування

Дитячої громадської організації

18 вересня 2010р.
I. Цілі та завдання
Ціль– формування активної життєвої позиції членів ДТЗ

та активізація роботи волонтерського руху.

Завдання:

1. Пропаганда досягнення світової та вітчизняної космонавтики.

Святкування 50-річчя польоту Ю.О. Гагаріна в просторі.

2. Створення волонтерських загонів та організація благодійної

діяльності.

3. Створити систему роботи загонових вожатих із підшефними класами.

ІІ. Організаторська діяльність.

№	Що робиться	Час проведення	Відповідальні
1.	Розвідка справ у загонах	З 1 по 15 вересня
2.	Вибори нового складу Ради Лідерів	До 15 вересня.
3.	Спільне засідання нової та колишньої Ради Лідерів	До 18 вересня
4.	Загінні збори «Ми плануємо»	З 15 по 20 вересня
5.	Оформлення та оновлення портфоліо ДОО	Протягом року
6.	Загальний збір планування ДТЗ – «Зробити нам належить»	20 вересня
7.	Вибори активів у загонах	До 20 вересня.
8.	Вибори загінних вожатих	25 вер.
9.	Підготовка та проведення заходів ДОО та подальший їх аналіз	Протягом року
10.	Огляд загонових куточків	До 10 жовт.
11.	Оновлення стенду «Моя дитяча організація»	Жовтень
12.	Посвячення у загону вожаті	1 листопада
13.	Засідання Ради Лідерів	Раз на тиждень
14.	Посвята молодших школярів у соколята	Друге півріччя
15.	Школа активу	Раз в місяць
16.	Конкурс «Я – лідер»	Лютий березень
17.	Благодійна акція «Подарунок другові» (візит до друга до дитячого будинку)	14 лютого
18.	Презентації загонів	Лютий
19.	Участь у конкурсі проектів із підтримки Дитячих громадських організацій (Гранти)	Січень лютий
20.	Фестиваль «Дитинство без кордонів»	Лютий
21.	День пам'яті «Бережи честь школи, вона носить ім'я героя»	Березень
22.	Розробка положень про різні конкурси	Протягом року
23.	Прийом у ДТЗ	Протягом року
24.	Звіт голови Ради Лідерів про діяльність загонів	І – ІІ півріччя
25.	Школа загону вожатого	Протягом року
26.	Інформаційна діяльність (випуск тематичних газет, радіотрансляція, статті у газеті)	Протягом року
27.	Конкурс «А, ну, вожатий»	Квітень
28.	Звітні збори загонів	Кінець квітня
29.	Нагородження активістів «По праці та честь»	Травень
30.	Вахта пам'яті	9 травня
31.	День дитячих громадських об'єднань	19 травня	Голова ради загонів
32.	Розширене звітне засідання	До 20 травня	Голова Ради Лідерів
33.	Свято «День захисту дітей»	1 червня	Рада Лідерів

ІІІ. Масова робота

Вересень

1. 
   Лінійка «Здрастуйте, школа!». (1-11 кл)
2. 
   Випуск стінгазети «Ласкаво просимо у світ знань».
3. 
   Лінійка «В гостях у Світлофора». (1-6кл)
4. 
   Формування ради вожатих. (5 - 8кл)
5. 
   Конкурс читців на тему «Батьківщина» у творчості Р.Гамзатова.
6. 
   Вибір ради лідерів (8-11кл), вибори голови та заст. голови ради лідерів.
7. 
   Вибір вожатих

Жовтень

1. 
   Концерт «Учитель! Перед іменем твоїм» (1 - 11кл)
2. 
   Екскурсія до музеїв «Аметхана Султана» (1 - 4кл)
3. 
   Прийом у ДТЗ «Стурбовані серця»(3 «а» кл)
4. 
   Конкурс "Золота осінь" (5-11кл)
5. 
   Трудова акція «Прибираємо у мікрорайоні школи»
6. 
   Концерт у суспільстві сміливих.

Листопад

1.Конкурс «Королева - першокласник» (1 кл)

2. Конкурс малюнків «Осінь у гості до нас прийшла» (3 - 4кл)

3.Гра - подорож «Звідки беруться грязнули» (2 - 3кл)

4.Свято «Любить Осінь дітвори» (1 - 4кл)

5. Конкурс «Я + вожатий» (3 - 7кл)

6. «Брейн – ринг» тема: Рідний край (6 – 7кл)

7. «Сміливий, спритний, швидкий» (5кл) – спортивні змагання

8. «Щасливий випадок» (5 – 6кл)

грудень

1. Конкурс «Іграшка своїми руками» (3 - 4кл)

2.Конкурс на найкращу новорічну листівку» (1 - 2кл)

3.Свято «В гостях у ялинки» (1 - 7кл)

4. «Про правила пожежної безпеки» (1 – 4кл)

5.Виготовлення годівниць для птахів.

6. Дід мороз та снігуронька вітають дітей – інвалідів новорічними подарунками.

Січень

1.Операція «Живи, книга» (1 - 4кл)

2.Гра – вікторина «В гостях у етикету» (1 - 4кл)

3.Екологічне свято «Бережіть Землю» (3 - 4кл)

4. Конкурс «Міс-Кіс» (2 – 3 кл)

5.Веселі старти (5 – «б» кл)

6.Сторінками дагестанських казок (З кл)

Лютий

1. Конкурс малюнків до «Дня Захисника Вітчизни» (1 кл)

2. Лицарський турнір (3 - 4кл)

3.Конкурс «Дивися пісні та ладу» (2 - 4кл)

4.Прийом у ДОО «Легіон зелених» (4 «б»)

5.Зустріч із воїнами-захисниками Вітчизни

6. «Придатний до стройової» (7 - 8кл)

7.Виїзд у в/ч з концертом

8.Посадка дерев та кущів у дворі школи

Березень

1.Свято «Я знаю, що всі жінки прекрасні» (1 - 4кл) -

2. Конкурс «Маленька леді» (3 - 4кл)

3. Конкурс читців «Дзвени крапель» (2 кл)

4.Прийом у ДОО «Піонери Дагестану» (5кл)м

6.«А ну - ка, дівчатка!» (6 - 8кл)

7.Лінійка пам'яті героя – Олександра Назарова

Квітень

1.Свято «З усмішкою весело живеться» (1 - 4кл)

2. День театру (3 - 4кл)

3.День здоров'я

4. Конкурс малюнків «Мій Дагестан» (1 - 4кл)

5. Вечір Гумору (7-8кл)

6. «День птахів» (5 – 8 кл). Вішаємо шпаківні

7.Зліт токсівців

1. Конкурс малюнків «Цей день ми не забудемо ніколи» (1 - 4кл)

2.Зоологічні забіги (2 - Зкл)

3.Ранковий «Нехай квітучим садом стане земля» (1 - 4кл)

4.Лінійка «Як уберегти себе від НП» (1 - 4кл)

5.Свято «Ура, канікули» (1-11кл)

6. «День Перемоги» (5-11кл)

7.Підсумкове засідання ради лідерів

8.Звітний збір ради лідерів

САМОВРЯДУВАННЯ ЯК ПРИНЦИП ОРГАНІЗАЦІЇ

Дитяче самоврядуванняможна визначити таким чином: форма організації життєдіяльності колективу, що забезпечує розвиток у дітей та підлітків самостійності у розробці, обговоренні, прийнятті та реалізації рішень для досягнення групових цілей (діти самі визначають проблему, шукають шляхи її вирішення, приймають рішення, організуються для його реалізації).

Найвищим органом самоврядування в ДТЗ є загальний збір усіх членів організації, який збирається 1-2 рази на рік. Між зборами працює виборний орган.

Функції керівного виборчого

органу громадського об'єднання

Назва керівного виборного органу не така важлива, бо суть його діяльності від цього не змінюється, тому нехай у нашому випадку це буде Рада дитячого (молодіжного) громадського об'єднання.

Рада проводить таку роботу.

Управління проектами є симбіозом технології та мистецтва рішення в термін унікального завдання в рамках виділеного на її цілі бюджету. Щоб проект було зроблено успішно, необхідно досягти розуміння керівництвом компанії та РМ, як він реалізовуватиметься, ким, коли та які саме роботи мають бути виконані. План проекту розглядається не як один документ, а як цілий комплекс документованих рішень, які відповідають на вищезазначені питання. Представляю вашій увазі оглядову статтю, яка розглядатиме основи технології планування проекту.

Сутність проектного планування

Планування проекту передбачає безліч взаємозалежних ітерацій, результатом яких є єдиний зведений план. Під планом проекту ми далі розумітимемо систему наміченої діяльності, документально оформленої в результаті складання. Ця система складається з особливим чином пов'язаних параметрів, забезпечуючи які, вирішується окреме завдання розвитку. Дані параметри формуються з низки функціональних зон проектної діяльності:

• змісту;
• термінів;
• вартості;
• персоналу;
• постачання;
• комунікацій;
• ризиків тощо.

План є ключовим елементом системи управління проектами. Якщо РМ вдалося скласти детально опрацьований комплекс планових документів, він має право очікувати гарантованого отримання необхідних результатів на виході робіт. Для цього терміни, ресурси та інші аспекти мають бути добре сплановані. Поки план не розроблений, неможливо знати, скільки коштів та часу потрібно для виконання унікального завдання. Без плану менеджер практично позбавлений орієнтирів відповідності робіт до цілей проекту.

Треба розуміти, що планування який завжди дає в результаті позитивні результати, але негативні висновки здатні принести не меншу, а часом і велику користь. У будь-якому випадку ефективність вкладення коштів зростає, а «розпорошення» заробленого прибутку не відбувається. Проектне планування закладає основи продуктивної роботи та вирішує такі прикладні завдання.

1. Уточнити, деталізувати цілі та результати заходу.
2. Визначити склад та обсяг робіт.
3. Оцінити терміни та бюджетну вартість.
4. Скласти календарний план та бюджет основних фаз чи всього проекту.
5. Здійснити уточнену оцінку потреб у ресурсах на кожній фазі або для всього завдання.
6. Скласти план ресурсного забезпечення.
7. Виконати оцінку ризиків та створити план реагування на них.
8. Роз'яснити деталі заходу замовнику.
9. Узгодити план із основними учасниками.
10. Розподілити відповідальність за роботи та завдання між учасниками.
11. Затвердити зведений план.
12. Уточнити плани взаємодії, процедури керування плануванням.

Місце плану управління проектом у стадії його життєвого циклу. Джерело: Керівництво PMBOK 5

Місце планування серед інших процесів проектної реалізації. Джерело: Керівництво PMBOK 5

Проектне планування не може бути «підвішеним у повітрі». Його передує ініціація, а виходом цих процесів є виконання проекту. І ми усвідомлюємо ряд важливих моментів про те, що планування:

• прив'язано до конкретної тимчасової точки життєвого циклу унікального завдання та до його значного протяжності періоду (дивитись схеми, показані вище);
• ітераційно – не закінчується після написання планів, що вимагає регулярної актуалізації аж до активної фази закриття;
• комплексно – не обмежується одним інструментом і включає низку коштів та відповідних документів на виході.

Укрупнений склад процесів планування

План проекту відрізняється від плану управління проектом та відповідних процесів планування. Як ми вже визначилися, у сенсі під планом ми розуміємо заздалегідь намічену систему діяльності, на яку встановлено порядок виконання, послідовність і терміни работ. У вузькому значенні план – це документ, який відображає порядок передбачених дій та строки виконання. План управління проектом є результатом регламентованих процедур (процесів) планування, в яких керуюче початок беруть на себе регулярні, регламентами закріплені процедури створення планів як документів.

Визначення основних понять планування від PMI. Джерело: Керівництво PMBOK 5

Планування заходу включає дві групи процесів: процеси безпосередньої розробки планів і допоміжні процедури. Результатом блоку розробки є документ, який називається зведеним планом проекту. До його складу входять календарний план, бюджет заходу та низка інших документів. Склад та зміст робіт, потрібні ресурси для їх виконання визначають послідовність, тривалість та розмір витрат на їх виробництво.

Планування можливих ризиків (виявлення, ідентифікація та оцінка) та управління ними впливають не тільки на розробку календарного плану, а й на бюджетні потреби. Уточнення цілей, визначення меж унікального завдання та структурування команди та відповідальності закладають основи для повноцінної роботи з планування проекту. Далі до вашої уваги пропонується модель зв'язків основних процедур аналізованих процесів.

Модель процесів планування в управлінні проектом

Відомо, що за стандартом PMI практично у кожному розділі Посібника PMBOK планування виділяється цілий блок. Виходячи з представленої схеми, це цілком природно. Найбільш цілісно картину управління плануванням та створення єдиного зведеного плану демонструє розділ PMBOK «Управління інтеграцією проекту». Нижче наведено локальний блок діаграми потоків даних розробки плану управління заходом.

Локальний блок діаграми потоків даних розробки плану управління проектом

Представлений вище візуальний блок примітний рядом обставин. База знань з управління проектами, весь напрацьований у цьому напрямі досвід, регламенти мають важливе значення для успіху планування. Це так само стосується стандартів, ПЗ, організаційних структур і культури, методів управління, інфраструктури і т.д. Статут є ключовим орієнтиром планування. Дані процеси є базисом для інтеграції у зведений план і як входи для розробки його підсумкової версії пропонують:

• плани керування параметрами проекту;
• базові плани щодо змісту, за вартістю, а також розклад;
• оновлення плану.

Етапи розробки календарного плану

Як ми пам'ятаємо, управління проектом будується на «трьох китах»: зміст робіт, обмеження та ризики. Якщо менеджер вміє добре працювати з цими трьома параметрами, то для нього немає завдань, що не вирішуються. Розглянемо розробку календарного плану з позиції трьох позицій і розіб'ємо цей процес на етапи. Перший та другий етапи ми віднесемо до змісту робіт.

1. Етап визначення та написання складу робіт списком. Досить часто допускаються помилки через те, що всі роботи відразу уявити не виходить. Для якісного визначення складу операцій корисно використати основи методу послідовної декомпозиції робіт.
2. Етап визначення виконання проекту з погляду послідовності та тривалості робіт, які залежать від технології їх виконання. p align="justify"> Для створення якісного результату даного етапу добре підходить вже названий метод послідовної декомпозиції завдань і експертна оцінка тривалості робіт з використанням таких методів, як, наприклад, метод мозкового штурму.
3. Визначення доступності ресурсів. У заході використовують різноманітні ресурси: фінансові, матеріальні, трудові, інформаційні тощо. З позиції фінансових ресурсів потрібно ув'язати графік робіт із графіком фінансування. Запроваджується поняття дефіцитних ресурсів: унікальних фахівців та потужностей. Це накладає відбиток на послідовність та тривалість робіт.
4. Визначення зовнішніх обмежень. До цих обмежень відносяться сезонність, технологічні процеси постачання обладнання, різні зовнішні події. Якщо взяти до уваги приклад особливих побажань замовника (за конкретними партнерами) або зовнішніх подій (наприклад, приуроченість до завершення етапу до моменту національного свята), то подібні події включають у захід у вигляді віх.
5. Етап створення плану реагування на ризики. Ми аналізуємо ризики проекту та для основних загроз розробляємо план реагування. З урахуванням цього плану ми потім доопрацьовуємо календарний план.

Третій та четвертий етапи належать до позицій обмежень, п'ятий етап – до ризиків. Дві основи реагування (активна та пасивна) визначають момент вирішення та включення його в проектний план. Активне реагування передбачає, що до календарного плану ми включаємо додаткові роботи, спрямовані на мінімізацію ризиків. Це може вплинути на строк виконання інших робіт.

Як приклад, ми можемо розглянути проект виведення на ринок нової послуги. Припустимо, виявлено ризик її незатребуваності на ринку. Тоді для мінімізації цього ризику необхідно провести додаткове дослідження, і цю роботу доводиться включати до календарного плану. Пасивне реагування передбачає формування додаткових фінансових резервів під виявлені ризики. Етапи розробки календарного плану можуть бути також і в логічній послідовності, представленій далі.

Логічна послідовність розробки календарного плану

Основні дії щодо планування проекту

Для створення зведеного плану менеджер проекту реалізує серію планувальних ітерацій. У ході виконання процесів планування формуються важливі інструментальні та підсумкові документи, які в сукупності та становлять зведений план. Серед них:

• ієрархічна структура робіт (ІСР);
• мережна діаграма;
• план управління якістю;
• розклад проекту;
• бюджет;
• організаційна діаграма;
• реєстр ризиків;
• комунікаційний план;
• зведений план проекту.

Візуальна модель процесів планування проекту

Вище розміщено модель процесів планування проектної задачі. Повний склад процесів ви можете розглянути на схемі. Процеси планування за методом "басейнових доріжок" прив'язані практично до всіх розділів управління проектами. Багато із зазначених у моделі процесів матимуть можливість бути представленими в окремих статтях нашого сайту. У цьому матеріалі ми коротко акцентуємо увагу на ключових процедурах планування.

1. Процес визначення змісту виконується з метою прояснення масштабу проекту, кордонів із описом його продукту. Процес починається з уточнення цілей заходу, його зв'язку із стратегією компанії, розгляду варіативних підходів до реалізації. PM повинен чітко усвідомлювати, які роботи виходять за рамки проекту та які вимоги до продукту.
2. Процес визначення складу робіт. Основи, закладені у попередньому процесі, набувають розвитку у комплексі необхідних операцій задля досягнення успіху. Їх структура та склад пов'язані з основним завданням проекту. ІСР є основним інструментом, який застосовується PM для вирішення задачі цього процесу.
3. Визначення взаємозв'язків робіт. Логічна послідовність робіт є предметом і метою цього процесу. Найкращим інструментом та результатом реалізації процесу є мережева модель (діаграма, графік), побудована та оптимізована із застосуванням методу PERT та CPM.
4. Процес оцінки тривалості робіт. Прогнозування тривалості кожної роботи, що входить до ІСР та мережевої моделі, виконується на основі різноманітних підходів. Основними методами є способи оцінки за аналогами, «знизу – вгору», від виконавців, експертна та параметрична оцінка.
5. Процес оцінки потреб у ресурсах. Метою процесу є визначення необхідної кількості людських ресурсів, ресурсів машин та механізмів. Ресурси поділяються на групи: відновлювані, витрачаються та фінансові.
6. Процедура розроблення календарного плану. Процес виконується з метою визначення розрахункових термінів окремих робіт та проекту загалом. Важливим є питання деталізації плану. Глибина його опрацювання має бути достатньою для того, щоб менеджер проекту міг контролювати хід робіт та виконання поставлених завдань.
7. Розробка зведеного плану проекту. У ньому відбувається об'єднання всіх результатів роботи щодо планування заходу в єдиний інтеграційний документ проекту.

У цій статті ми познайомилися з «максимальною комплектацією» процедур та документів, які створюють проектний план. У реальній практиці, особливо коли проект за масштабами є середнім або невеликим, має регулярний характер, надмірні зусилля з планування часто не потрібні. У таких випадках можна обмежитися типовими планувальними рішеннями та неповним складом документів. Водночас, без базового документального комплекту у зведеному плані навряд чи можна обійтися, і зусилля, витрачені на його розробку, окупаються сторицею.

Якщо глянути на перші десятки головних міжнародних рейтингів на кшталт A.T. Kearney, PwC, Mercer, EUI, то можна помітити, що найуспішніші міста мають майстер-план. Чому? Відповіді зокрема на це питання було присвячене дослідження «Стратегічний майстер-план», яке провело КБ «Стрілка» спеціально для Московського урбаністичного форуму у 2014 році. Strelka Mаgazine запускає серію матеріалів про те, які містобудівні документи були і є в Москві, як інші міста та країни користуються майстер-планом і чому настав час його розробити та застосовувати. У першому ж матеріалі можна дізнатися, що таке майстер-план, у чому його важлива відмінність від генплану і як він може змінити Москву.

Що таке майстер-план?

Майстер-план – це документ стратегічного просторового планування міста. Таке планування має довгостроковий характер і фокусується на обмеженій кількості цілей і завдань. Розробляється стратегічний майстер-план публічною владою, але за активної участі експертів та городян.

У Росії її цей термін став широко вживатися багато в чому завдяки голландському урбаністу Кейсу Крістіансе. Стратегічний майстер-план Пермі, підготовлений його компанією KCAP Architects & Planners у 2010 році, набув широкого резонансу, проте назвати його успішним з погляду реалізації, на жаль, не можна.

У Москві є генплан. Це не одне і те ж?

Це зовсім інший документ. Останній генплан розроблявся протягом п'яти років закритою спільнотою експертів та приймався за один день. Це 1500-сторінкове видання, орієнтоване на професіоналів, написане вкрай формальною мовою. Сконцентровано воно на регулюванні питань землекористування та розміщення у місті тих чи інших об'єктів, городянин розглядається лише як споживач міста.

Але найголовніше, що після прочитання цього документа неможливо зрозуміти яким бачать місто через десять років укладачі генплану. Можна дізнатися, на яких продуктах потрібно економити або як класти асфальт, але зовсім не зрозуміло, навіщо всі ці рекомендації та що за ними стоїть.

І що може змінити ще один документ?

З одного боку, це дійсно лише документ, ефективність якого залежить від тих, хто ним користується. З іншого — головна відмінність майстер-плану від існуючого в Москві генплану в тому, що майстер-план має концептуальну частину — стратегію, яка малює те, яким буде місто в перспективі. І це дарує йому низку переваг.

Залучені городяни

Після ухвалення московського «Генплана-2025» учасники публічних слухань внесли 75 тисяч побажань та зауважень. Більше половини аудиторії не розуміла, про що йдеться. Середня кількість зауважень, що зазвичай надходить після ухвалення майстер-плану, не перевищує п'яти тисяч. Така різниця у кількості невдоволених пояснюється просто: стратегічний майстер-план націлений на залучення городян і під час обговорення основних ідей, і під час розгляду готового документа.

А для цього міська влада має проводити соціологічні дослідження, круглі столи, публікувати проміжні матеріали у пресі. Причому ця комунікація має бути безперервною, двосторонньою, а також такою, що передбачає не лише віртуальне, а й живе спілкування.

У ході підготовки майстер-плану городяни із пасивних спостерігачів перетворюються на партнерів міського уряду. Кожен мешканець відчуває свою причетність до створення документа та розуміє, що майбутнє міста залежить від нього.

Скоординована влада

Понад сорок департаментів займаються управлінням містом. Їхні поля відповідальності досить часто перетинаються, повторюються або суперечать один одному. І діяльність кожного регламентує свою програму міського планування. Нема проблеми відсутності регулюючих документів. Проблема скоріше в іншому — їх забагато.

Усі вони передбачають важливі кроки щодо створення нових вулиць та доріг, розвитку метрополітену, благоустрою громадських просторів. Але дії департаментів московського уряду у межах різних програм часто не узгоджені між собою. Вони розраховані на перспективу, яка, як правило, не перевищує двох бюджетних циклів (6 років), і спираються на рішення та документи, що мають приватний або вузькогалузевий характер.

Майстер-план надає цій мозаїці комплексність і наочність. Діяльність кожного окремого департаменту націлена на досягнення однієї мети, яку кожен розуміє. Майстер-план показує всім, а головне самим чиновникам, що уряд міста — не просто набір департаментів, а згуртований центр прийняття довгострокових рішень.

Швидкі перемоги

Будь-які стратегії муніципального розвитку, крім всіх перерахованих раніше плюсів, мають один істотний недолік — це, власне, їх довгостроковість. Генплан реалізується майже непомітно, точніше, він скоріше має на увазі схему «було стало». Майстер-план дозволяє побачити поступові кроки.

Інвестиційна привабливість

Фінансова напруженість чи фінансовий підйом — місту завжди потрібні інвестиції та додатковий капітал. А будь-якому інвестору завжди важливо розуміти, в яке місто воно вкладається. Які території розвиватимуться, які сфери розвиватимуться? Чи варто вкладатись у черговий квартал Нової Москви, якщо не зрозуміло, чи з'явиться там найближчим часом метро чи школа? І навіть якщо зараз інвестор не бачить «величезних технопарків» і великих, стратегічний майстер-план може стати для нього гарантом розвитку.

Політична впевненість

Безпосередня участь мера у створенні майстер-плану змінює його імідж в очах городян. Це одна з головних особливостей майстер-плану, що підкреслює його статус та значення для майбутнього міста. Тут мер виступає не лише ініціатором створення документа, а й гарантом його реалізації. А для виборця насправді дуже важливо розуміти, до якого майбутнього він прийде разом із цими політиками чи управлінцями.

А як у Москві може бути застосована ця ідея?

Усі міста-лідери, що входять до міжнародних рейтингів, мають дворівневу систему. На верхньому рівні знаходяться стратегії просторового розвитку або майстер-плани для міста в цілому. На другому – документи землекористування, які конкретизують дії на територіях меншого розміру. Часто між цими двома поверхами існує ще й прошарок у вигляді галузевих схем, що торкаються питань розвитку транспорту, інженерної інфраструктури, природних територій.

Така схема, в адаптованому вигляді, може застосовуватись і в Москві. Місто матиме довгострокову стратегію, а також деталізовані плани розвитку територій у перспективі шести років.

Місто має мати свій інструмент управління майбутнім. Як його створити? Як застосовувати? І чи потрібен він Москві? Читайте у дослідженні, підготовленому КБ "Стрілка" для IV Московського урбаністичного форуму. Придбати його можна у книгарні на «Стрілці», Берсенівська набережна 14, 5А

Фотографії: Thinkstock.com
Ілюстрації: Юлія Аделова

Технологія СТРІЛКА ПЛАНУВАННЯ

1. Хоч як це банально, починати треба з назви проекту. Таким чином, ми поставимо собі за мету, а в майбутньому це допоможе зорієнтуватися тим, хто не зможе не запізнитися, і тобі самому, якщо на планування піде більше одного заходу. Візьмемо для прикладу складання плану випускного у твоїй школі.
2. Перебуваючи на наступному ступені, важливо визначити чого ми власне хочемо, точніше, яким ми хочемо бачити результат виконання проекту, до планування якого ми тільки приступаємо – тобто сформулювати бачення. Треба у всіх деталях описати, яким стане предмет планування, після того, як план буде виконано. Найкраще формулювання – це опис ситуації після здійснення проекту, скажімо:
«Випускний став подією, що запам'ятовується, справжнім святом. Усі чудово провели час та відпочили».
3. Тепер, маючи чітко сформульовані бачення та переваги проекту, можна розпочинати розписування цілей майбутньої роботи. На цьому етапі важливо визначити її спільні напрямки. Цілі не повинні бути дуже конкретними, їхнє завдання – описувати «кінцеві точки» нашого плану. Про конкретні подробиці виконання поки не йдеться. Це робиться для того, щоб, думаючи про спільне, нічого не проґавити – як у змісті книги:
- організувати гарне шоу
- забезпечити безпеку
- вирішити питання з музикою
- добре поїсти
- …
4. Тепер обговоривши загальні цілі, саме час розпочати їх конкретизувати. Поле «завдання» і призначене для того, щоб у ньому розписати всі складові кожного з пунктів попереднього поля. Різниця буде в тому, що тепер потрібно визначити дії, необхідні для виконання поставлених цілей. Як ти розумієш, кількість ідей зростає, тому ми спробуємо розписати лише кілька завдань для перших двох цілей.
Наприклад, для організації шоу необхідно:
- Скласти докладний сценарій
- знайти ведучих
- запросити якусь знаменитість
- прикинути бюджет
- …
5. А тепер на якийсь час перервемо розвиток подій, що намітився, і замислимося про обстановку, в якій нам доведеться працювати. Насамперед йтиметься про наші ресурси, тобто про те, що вже є в нашому розпорядженні. Це дуже важливо, щоб потім не робити зайвого. Наприклад, якщо потрібно піти навіщо-небудь до директора великої фірми, треба буде спочатку домовитися про зустріч, ґрунтовно підготуватися до розмови і перепробувати масу різних хитрощів, щоб добитися від нього того, що вам потрібно. Якщо ж у вашій групі є людина, яка з цим директором на дружній нозі, буде потрібно один дзвінок. Така людина є одним із ваших ресурсів. Як ресурси можуть також виступати час, добровільні помічники, фінансові ресурси тощо. У прикладі ними є:
час
Петро – син завуча
Маша знайома із солістом популярної групи
…
6. Поки не повертаючись у центр стрілки, зауважимо, деякі аспекти проекту просто обов'язково мають бути забезпечені. Випишемо їх у поля «критичні чинники успіху», щоб потім завжди тримати їх на очах. Це речі, без яких проект не спрацює; те, що важливе настільки ж, наскільки людині – будь-який з її органів. Серед критичних чинників успіху може бути згода влади, наявність певного мінімуму людей, грошей тощо. Повернувшись до завдань, ми маємо врахувати все згадане в цих полях. Наприклад:
батьківські гроші
координатори - відповідальні за основними напрямками
не менше місяця на підготовку
7. Поруч є і поле "перешкоди". Запишемо в нього те, що може стати перешкодою для всього проекту у вигляді, в якому ми його обрали. Це дозволить заощадити час і швидше переформулювати постановку завдання так, щоб проблема, про яку йдеться, перестала мати відношення до справи чи знайшла б розв'язання. Скажімо, проти стихійного лиха вже точно не попреш…. Не варто тут дублювати речі, згадані серед чинників успіху:
не бажання директора дозволити проведення дискотеки
заборона на шампанське
…
8. Тепер, якщо необхідно, доповнимо завдання і, нарешті, враховуючи ресурси, фактори успіху, перешкоди та решту наявної у нас інформації, перейдемо до останнього поля «завдання». Воно є найголовнішим. У ньому по черзі береться кожен пункт завдань і розглядаються всі необхідні кроки їхнього виконання. Тут же на виконання кожного кроку призначається час і людина, яка за нього відповідає. Візьмемо для прикладу «запросити знаменитість»:
попросити у Маші телефон знаменитості / Вася 15 березня 18:00
зателефонувати знаменитості та запропонувати участь / Вася 15 березня 18:30
дізнатися відповідь та обговорити фінансову сторону / Вася 15 березня 18:30
остаточно домовитися та призначити останній дзвінок / Вася 20 березня
У прикладі не випадково той самий Вася відповідає за всі кроки. Це пов'язано з процедурою заповнення графи завдань. Вона така:
Поле «завдання» є ні що інше, як таблицю для детального планування. Таблиця включає графи «що», «хто» і «коли». Ведучий проводить "мозковий штурм" того, що необхідно зробити, і записує ідеї до графи "що"; а люди, що записалися в таблицю, автоматично стають відповідальними за виконання того чи іншого завдання, кожної з яких вони розписують детальний порядок дій. Це означає, що кожен учасник зборів повинен підійти до стрілки та записатися у план.
Ну що ж! Стрілка заповнена! А тепер озирнемося назад і подивимося на повну картину…

Що ж виходить? По-перше, ми маємо набір елементарних завдань, які під силу виконати одній людині з нашої команди. Кожен набір завдань веде до виконання якогось одного завдання, тому що просто був із нього виведений. Реалізація всіх завдань (вже забезпечена) гарантує виконання поставленої мети. І, нарешті, ці цілі, набрані по суті справи з нашої не реальної мрії, записаної як «бачення», просто автоматично гарантують її виконання.
Наприклад, ми хочемо організувати шкільну газету. Під цифрою 1 відзначаємо собі «Випуск шкільної газети». А якою має бути. Наше бачення (2) – це чотиристорінкова газета, надрукована на кольоровому принтері, яка виходить двічі на місяць тиражем 25 екземплярів.
Як ви вважаєте, яка в нас буде мета (3)? Напевно, випуск пілотного номера газети. Переходимо до завдань (4). Що потрібно зробити? Знайти зацікавлених хлопців та дівчат. Зібрати матеріал для пілотного випуску. Набрати його на комп'ютері та зробити макет газети. Роздрукувати на кольоровому принтері у кількості 25 екземплярів. Роздати (чи продати?) читачам.
Що для цього ми маємо – які ресурси (5) є? Існує кольоровий принтер (це матеріально-технічний ресурс). В одного з хлопців тато працює у редакції газети та готовий допомогти у випуску першого номера (це людський ресурс). Мама однієї з дівчаток виділяє 500 рублів для придбання п'яти пачок паперу для видання газети (це матеріальні ресурси)
Але випуск газети не може бути здійснений, якщо картридж закінчиться в принтері. Якщо журналісти пишуть нецікаві матеріали. Якщо випуск газети (з якихось причин) не буде схвалений адміністрацією школи. Усе це критичні чинники успіху (6). Отже, ми маємо скоригувати завдання. До тих завдань, що вже написано, додадуться ще кілька: домовитися про випуск газети з адміністрацією школи, вирішити питання з витратними матеріалами, провести навчання групи журналістів.
Які перешкоди (7) можуть на нас чекати. Газета може виявитися непоказною. Газета може виявитися незатребуваною. Ще раз коригуємо завдання. Додаємо: вигадати конкурси для читачів газети, запросити до групи фотографів.
Ну, а тепер справа за малим. Беремо завдання (8) – призначаємо час виконання та відповідального. І можемо бути впевненими, що газета вийде у призначений термін і буде дуже цікавою для читачів.