Написання офіційного листа англійською. Скорочення в бізнес листуванні. До зв'язку

Привіт, любі друзі! У діловому листіважливо використовувати правильний стиль та тон мови. Тому варто уникати:

• розмовних виразів, сленгу та жаргону
• скорочень (I'm; it's; don't і т. д., використовуйте повні форми)
• емоційно забарвлених слів - terrible (жахливий), rubbish (нісенітниця) і т.д.

Структура листа англійською мовою:

1. Адреса відправника (sender's address)
2. Дата (date)
3. Адреса одержувача (inside address)
4. Звернення (Salutation)
5. Вступ (opening sentence)
6. Основний текст (body of the letter)
7. Висновок (closing sentence)
8. Заключна ввічлива фраза (complimentary close)
9. Підпис відправника (signature)
10. Додаток (enclosure)

Приклад ділового листа

Стандартні вирази у діловому листуванні

1. Звернення
Dear Sirs, Dear Sir or Madam	(якщо вам не відоме ім'я адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms	(якщо вам відомо ім'я адресата; у тому випадку, коли ви не знаєте сімейного становища жінки, слід писати Ms, грубою помилкою є використання фрази “Mrs or Miss”)
Dear Frank,	(У зверненні до знайомої людини)
2. Вступ, попереднє спілкування.
Thank you for your e-mail of (date)…	Дякуємо за ваш лист від (числа)
Further to your last e-mail…	Відповідаючи на вашого листа…
I apologise for not getting in contact with you before now…	Я перепрошую, що досі не написав вам…
Thank you for your letter of 5th March.	Дякуємо за ваш лист від 5 Березня
With reference to your letter of 23rd March	Щодо вашого листа від 23 Березня
With reference to your advertisement в The Times	Щодо вашої реклами в Таймс
3. Вказівки причин написання листа
I am writing to enquire about	Я пишу вам, щоб дізнатися…
I am writing to apologise for	Я пишу вам, щоб вибачитись за…
I am writing to confirm	Я пишу вам, щоб підтвердити…
I am writing in connection with	Я пишу вам через …
We would like to point out that…	Ми хотіли б звернути вашу увагу на …
4. Прохання
Could you possibly…	Не могли б ви…
I would be grateful if you could …	Я був би вдячний вам, якби ви …
I would like to receive	Я би хотів отримати……
Please could you send me…	Не могли б ви надіслати мені…
5. Угода з умовами.
I would be delighted to …	Я був би радий …
I would be happy to	Я був би щасливий…
I would be glad to	Я був би радий…
6. Повідомлення поганих новин
Unfortunately …	На жаль…
I am afraid that …	Боюся, що…
I am sorry to inform you that	Мені важко повідомляти вам, але …
7. Додаток до листа додаткових матеріалів
We are pleased to enclose …	Ми із задоволенням вкладаємо…
Attached you will find …	У прикріпленому файлі ви знайдете…
We enclose …	Ми додаємо…
Please find attached (for e-mails)	Ви знайдете прикріплений файл.
8. Висловлення подяки за виявлений інтерес.
Thank you for your letter of	Дякую за Ваш лист
Thank you for enquiring	Дякую за проявлений інтерес…
We would like to thank you for your letter of …	Ми хотіли б подякувати вам за…
9. Перехід до іншої теми.
We would also like to inform you …	Ми також хотіли б повідомити вас про…
Regarding ваше питання про …	Щодо вашого питання про…
In answer to your question (enquiry) про …	У відповідь на ваше запитання про…
I also wonder if…	Мене також цікавить…
10. Додаткові питання.
I am a little unsure про…	Я трохи не впевнений у …
I do not fully understand what…	Я не до кінця зрозумів…
Could you possibly explain…	Не могли б ви пояснити…
11. Передача інформації
I’m writing to let you know that…	Я пишу, щоб повідомити про …
We are able to confirm to you…	Ми можемо підтвердити …
I am delighted to tell you that…	Ми із задоволенням повідомляємо про …
We regret to inform you that…	На жаль, ми змушені повідомити вас про…
12. Пропозиція своєї допомоги
Would you like me to…?	Чи можу я (зробити)…?
If you wish, I would be happy to…	Якщо хочете, я з радістю.
Let me know whether you would like me to…	Повідомте, якщо вам знадобиться моя допомога.
13. Нагадування про намічену зустріч чи очікування відповіді
I look forward to …	Я з нетерпінням чекаю,
hearing from you soon	коли зможу знову почути вас
meeting you next Tuesday	зустрічі з вами наступного вівторка
seeing you next Thursday	зустрічі з вами у Четвер
14. Підпис
Kind regards,	З повагою…
Yours faithfully,	Щиро Ваш (якщо ім'я людини Вам не відоме)
Yours sincerely,	(якщо ім'я Вам відоме)

Як відповідати на скарги

English for Business_1

1. Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
   wrong here?
2. I'm terribly sorry for the problems you're experiencing.
3. I can imagine that was terrible.
4. I propose те, що ми маємо деякий sort of compensation.
5. I'll make sure that it gets done by the end of the week.
6. Що повинен бути been dreadful.
7. Could you tell me exactly what happened?
8. I do apologize для нашої частини в цьому.

Тепер ви відповідайте

English for Business-2

1 And I had to wait for over an hour at airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates були wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

Do You Speak English? - Big Train - BBC comedy

У наш час розвитку економіки, торгових відносин та бізнесу дуже важлива роль відводиться діловому листуванні. Ділові партнери спілкуються шляхом такого листування, дають звіт, призначають зустрічі тощо. Сьогодні ми розповімо вам про те, як скласти діловий лист та як на нього відповісти англійською мовою. Як писати діловий лист англійською?

Ділове листування англійською вимагає певних норм і правил. Зверніть увагу, як прийнято писати діловий лист:

• Розділіть весь текст на абзаци, не використовуючи червоного рядка
• Вкажіть повне ім'явідправника або назва компанії та її адреса у верхньому лівому кутку
• З нового рядка вкажіть ім'я адресата та назву компанії, якій адресовано листа, її адресу з нового рядка
• Три рядки нижче або у верхньому правому куті вкажіть дату відправлення
• Помістіть основний текст у центральній частині
• Почніть головну думкулисти з причини вашого звернення: "I am writing to you to …"
• Завершіть ваш лист словами подяки («Thank you for your help…») та привітанням «Yours sincerely» або «Yours faithfully».
• Помістіть повне ім'я автора та посаду через чотири рядки.
• Помістіть підпис автора між привітання та ім'ям.

З правилами ми розібралися, і у вас на думці склався певний план написання ділової кореспонденції. Тепер, щоб написати такий лист, просто підставляйте пункти цього плану під свій текст. Тепер розглянемо приклади ділових листів англійською мовою.

Пишемо діловий лист англійською

Пропонуємо до вашої уваги зразки ділових листів англійською, які допоможуть вам краще зорієнтуватися в нашому плані та написання листа за цим планом. У написанні листа намагайтеся бути коротким та лаконічним, пишіть відразу у справі, без зайвих та довгих передмов. Не забудьте про привітання та ввічливий тон. Зверніть увагу на зразок послання з перекладом:

Mr Andrew Johnson
Lorac-company
Office 408, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Johnson (Пан Джонсон),

I'm writing to you to propose you some issues про наше common affair (Я пишу вам, щоб запропонувати деякі рішення у нашій спільній справі). I know where we can find enough people for our construction. (Я знаю, де ми можемо знайти достатньо людей для нашого будівництва). Я мав проникнути з моїм хлопцем, він є чієфом будівельної компанії, і він збирається, що він може вести вас як багато будівельників як ми потрібні. (Я говорив зі своїм другом, він директор будівельної компанії, він сказав, що може надати нам стільки будівельників, скільки нам потрібно). Але ви повинні бути прийняті з вами та іншими нашими партнерами. (Але він хотів би зустрітися з вами та іншими нашими партнерами). So I scheduled our appointment on Wednesday. (Тому я призначив нашу зустріч у середу). Please, be kind to come to our office at 7 o'clock. (Будь ласка, будьте ласкаві прийти до нашого офісу о 7 годині).

I look forward to get your agreement (Сподіваюся отримати вашу згоду). My kind regards to your parents and your wife (З найкращими побажаннями вашим батькам та дружині).

Yours sincerely,
John Brown
Managing Director

А тепер подивимося, як можна відповісти на такий лист:

Mr John Brown
Lorac-company
Office 407, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Brown (Пан Джонсон),

я пишу вам, щоб сказати, що я подумав над вашою пропозицією). I think it is very good (Я думаю, що це дуже добре). Якщо ваш дружок працює у нас багато людей, як вам потрібно, ми можемо продовжувати титуль January (Якщо ваш друг надасть нам стільки людей, скільки нам потрібно, ми встигаємо закінчити будівництво до січня). Але я бажаю, що наші партнери не можуть пройти на Wednesday, тому що вони будуть відновлені від Paris yet (Але я боюся, що наші партнери не зможуть прибути в середу, тому що вони ще не повернулися з Парижа). Ви можете запитати вашого друга, чи згоден він зустрітися з нами без них.

I look forward to get your answer (Сподіваюся отримати відповідь). My kind regards to your family (З найкращими побажаннями вашої родини).

Yours sincerely,
Andrew Johnson
Managing Director

Як ви можете переконатись, написати діловий лист зовсім нескладно, головне – це дотримання основних правил.
Приклади ділових листів англійською з перекладом

Як писати електронний лист?

Ви вже знаєте, що паперових листів давно ніхто не пише. Це незручно та клопітно. З появою комп'ютерів та інтернету усі перейшли на електронну пошту. Ця штуковина зробила відправлення та отримання кореспонденції швидше та легше. До того ж перевага електронного листа полягає ще й у тому, що до тексту самого послання ви можете прикріпити необхідний файл із документами, звітом, аудіо та відео матеріалом. Поговоримо про те, як писати електронний лист.

Типи організацій, куди ви бажаєте надіслати повідомлення, бувають різні. Зверніть увагу на такі скорочення:

• gov - урядова організація
• edu - освітній заклад
• org - організація
• com - корпорація, компанія
• net — інтернет-компанія
• mil - військове відомство

«Шапка» електронного ділового листа складається з наступних пунктів:

• to (одержувач)
• from (відправник)
• cc (копії)
• subject (тема)

Починаються ділові листи в електронному вигляді зі слів Dear… Mr, Mister,а закінчуються Best wishesабо Best regards.

Існують також правила, характерні для електронного повідомлення:

• Не друкуйте текст великими літерами; одержувач може подумати, що ви кричите на нього.
• Чи не висловлюйтеся грубо.
• Пишіть по суті.
• Попередьте одержувача про прикріплені файли, інакше він може їх не помітити.
• Не зловживати скороченнями та смайликами.
• Писати коротко та лаконічно.

Ось основні тенденції написання ділових листів, про які ми хотіли поговорити. Дерзайте і у вас все вийде!

У час приватного капіталу та інвестицій – вивчення іноземної мови це не лише інтерес до міжнародного співтовариства, а й практична необхідність. Багато компаній співпрацюють з іноземними партнерами, а отже мають підтримувати добре налагоджені контакти та взаєморозуміння. Основний засіб зв'язку для людей ділової сфери – офіційне листування. Сьогодні розберемося, як правильно складати англійський лист, дотримуючись правил та рамок бізнес спілкування. Також у матеріалі наведемо зразки того, як виглядає ділове листування англійською, приклади листів та фрази, необхідні для формального спілкування.

Спочатку визначимося з тим, які текстові блоки містить діловий лист англійською мовою. Розберемо по порядку кожен пункт.

Адреса відправника

Починається стандартний бланк із зазначення реквізитів відправника, які розміщуються у верхньому правому кутку. Структура ділового листа передбачає строгий порядок написання даних, тому запис завжди здійснюється у встановленій черговості. При цьому відсутні будь-які пунктуаційні знаки наприкінці рядків.

Дата

З відступом три рядки після реквізитів відправника записують дату. Допустимо кілька форматів того, як писати дату:

• October 29, 2017;
• 29 October, 2017;
• 29 th October, 2017;
• October 29 th , 2017;
• 29 жовтня. 2017;

• 12.10.2017 – 12 жовтня 2017 (Європа та Англія)
  
• 12.10.2017 – 10 грудня 2017 (Америка)

Реквізити одержувача

*Звернення є обов'язковим елементом. Для чоловіків найчастіше це Mr, для жінок Ms. Також, при зверненні до заміжньої жінки використовують Mrs, незаміжню Miss.

Вітання

Перше, що потрібно проставити у листі – це вітальна фраза. Її стиль залежить від близькості знайомства із співрозмовником. Для офіційного листа характерні стандартні фрази: Dear Mrs/Ms + прізвище одержувача. Якщо дані співрозмовника невідомі, скористайтеся поєднанням Dear Sir or madam. Коли послання призначене кільком особам використовується множина: Dear Sirs, Dear Colleagues і т.п. Неформальне спілкування дозволяє використовувати ім'я: Dear Mary. Важливо відзначити пунктуаційний момент: в англійській мові звернення відокремлюється комою, а в американській – двокрапкою.

Основна частина

Переходимо до оформлення головної інформаційної складової ділового листа англійською.

Найчастіше основний текст починається з невеликої вступної пропозиції, особливо якщо це не перший лист, а листування у відповідь. Наведемо приклади вступних фраз англійською мовою з перекладом на російську мову.

Якщо ви ведете суворо офіційну ділову кореспонденцію, то ніколи не пишіть скорочені форми присудків I'm, you're і т.п.

Далі вказуються в логічній послідовності цілі та причини ділового листування англійською, а також додаються прохання або очікування будь-яких дій у відповідь. Як правило, для зручності читання текст розбивається на кілька невеликих абзаців (без використання червоного рядка/табуляції). Докладніше цей блок розглянемо трохи згодом на практичних прикладах.

Висновок

Продовжуючи витримувати ввічливий тон, слід завершити лист, скориставшись стандартними висловлюваннями подяки, запевненнями в очікуванні відповіді, пропозиціями співробітництва, запрошенням до подальшого спілкування. Завершальна фраза – важливий елемент ділового спілкування.

приклад	Переклад
Please acknowledge receipt…	Будь ласка, підтвердьте отримання…
Якщо ви маєте будь-які запитання, ви не можете contact us.	Якщо у вас виникнуть питання, не соромтеся звертатися до нас.
Thanking in advance.	Заздалегідь дякуємо.
We value your custom highly.	Нам дуже важлива співпраця з вами.
Please contact us again if we can help in any way.	Будь ласка, звертайтеся до нас знову, якщо ми можемо вам допомогти.
Thank you and we are looking forward для того, щоб ходити від вас.	Дякую вам, чекаємо вашої відповіді.

Підпис

Перш ніж вказати свої дані, необхідно скористатися ще однією ввічливою формою – побажаннями всіх благ чи вираженням поваги. Як правило, ділова англійська має у своєму розпорядженні три види подібних фраз:

• Yours sincerely – З щирою повагою(До знайомого співрозмовника);
• Yours faithfully – З повагою(До незнайомого адресату);
• Best wishes – З найкращими побажаннями(Нейтральне висловлювання);

Завершальне висловлення відокремлюється з комою, а далі з нового рядка наводиться особистий підпис із зазначенням імені, прізвища та посади.

Yours faithfully, Samuel Frankston General Manager Enc. A copy of the license

Yours sincerely, Vadim Grachev Sales Manager Enc. Catalogue

Крім того, до тексту можна додати додаткові вкладення. Про їх наявність указується в кінці листа, одразу після підпису. Фраза починається зі скорочення Enc. (enclosure - додаток), після якої йде перелік доданих документів.

Ми розглянули теоретично правильне оформлення повідомлення для ділового листування. Тепер перейдемо до практичної частини та розберемо приклад ділового листа різного призначення та типові для формальної кореспонденції фрази англійською.

Ділове листування англійською: приклади листів та фрази

Поняття офіційний лист включає безліч відтінків. Це може бути запит, комерційна пропозиція, скарга, вибачення, заява про прийом на роботу, гарантійний листпро зобов'язання тощо. У цьому розділі ми розглянемо практично, як складаються ділові листи англійською мовою і які стандартні кліше можна виділити. Для зручності розподілимо зразки за жанрами.

Заява

Робота в іноземній компанії – мрія багатьох молодих людей. Для того щоб зарекомендувати себе з позитивного боку, необхідно грамотно скласти супровідний лист- Заява про відгук на вакансію. Крім представлених у матеріалі відомостей, у подібних зверненнях найчастіше використовуються висловлювання, подані у таблиці.

Повноцінна заява виглядає так.

Artem Kosarev Birmingham B48 7JN Frost logistic ltd My name is Artem і I am writing в відповідь на ваше повідомлення для комп'ютерного оператора в теперішній час Independent newspaper. У мене є досвід роботи, як комп'ютерний оператор для Trust General Company і досконалого навчання. Я повинен бути використаний для цього завдання тому що я вирішив перейти до Лондона. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time. Thank you for your attention. Yours faithfully,

Запити та прохання

Подібну кореспонденцію часто використовують для запитів про видачу необхідних документів. Крім того, у діловій сфері часто складають листи-прохання надіслати додаткову інформацію, наприклад, каталог продукції, щоб оформити замовлення на постачання. Запит або прохання англійською можуть бути висловлені за допомогою наступних офіційних кліше для листування.

приклад	Переклад
This is to request you to grant…	Це прохання/запит надати…
Please inform us …	Просимо інформувати нас…
We are writing to enquire about …	Ми просимо повідомити про…
I would be grateful if you could …	Я бувби вдячний вам, якщоби ви...
We should appreciate your sending to us …	Ми будемо дуже вдячні, якщо ви надішлете нам…
Could you please send me …	Не могли б вислати мені…
Can you give me some information про…	Чи могли б ви дати мені інформацію про…
Could you send me more details…	Не могли б ви надіслати детальну інформацію…

Розглянемо практичний зразок ділового листа цього виду. Вказівка ​​дати та адрес однакові для всіх листів, тому наведемо лише зміст основної частини та підпис.

Dear Mr Brams I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information про ваш proposal? I я можу отримати як отримувати копію свого останнього цінового списку. І також wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume. Thank you і I am looking forward до виходу з you. Yours sincerely, Kate Gordon Sales Manager T&K Corporation

Скарга

Не поодинокий випадок, коли діловий лист висловлений скаргою, наприклад, на дії співробітників або неякісно надані послуги. Щоб ви могли висловити своє обурення в стилі, що передбачає формальне спілкування, англійська мова пропонує наступні готові шаблони.

У тексті листа необхідно докладно вказати всі дані про ситуацію і пояснити причини обурення, що виникло.

Dear Ms Melts, I'm writing до complain про ineffective work of your delivery service. On the 13 th December I ordered from you ten computers і six laser printers. Я мав особливу стипендію утихомирення з вашим manager для 20th December, що на меті значний arrival. Уже 22th December and equipment I ordered has still not been delivered. I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problema promptly as it causing me considerable inconvenience. Yours sincerely, Bob Murray

Відповіді та вибачення

Заключні приклади листів будуть пов'язані з посланнями у відповідь. Відповідь необхідно розпочати з подяки за отримане повідомлення. А потім тактовно висловити пояснення обставин, що склалися, принести свої вибачення і вказати шляхи вирішення проблеми. Розглянемо, які фрази на цю тему відповідають діловій англійській.

приклад	Переклад
Якщо ви шукаєте проблему для нас.	Дякуємо за привернення нашої уваги до цієї проблеми.
We are very sorry to hear that…	Нам дуже шкода чути, що…
Please accept our apologises for…	Просимо прийняти наші вибачення за …
You have my assurance that…	Я запевняю вас, що…
Please be assured that we will…	Будьте певні, що ми…
To compensate for the inconvenience caused…	Для компенсації завданих незручностей…

Розглянемо приклад.

DearMrMurray, Please accept наші apologies для останніх проблем, які ви повинні regarding нашої сервісної служби. Наші компанії останнім часом мали певні проблеми з ним. The vendor ha since applied a patch, і наші системи є тепер 100% функціональний. Будьте впевнені, що ви будете отримувати вашу повідомленню не після того, як день після того, якрозповсюджується. Для того, щоб compensate для inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly. Sincerely, Nick Harley Customer Service Manager

Ось такий своєрідний діловий розмовник ми склали за підсумками вивчення матеріалу: ділове листування англійською, приклади листів та фрази для формального спілкування. Сподіваємося, що з нашими підказками ви покращите навички ділового спілкування та досягнете порозуміння з іноземними партнерами! До зустрічі на нових заняттях!

Електронні повідомлення дають можливість швидко обмінюватись інформацією на великих відстанях. За швидкістю передачі ідеї це прирівнює їх до телефонної розмови. Проте електронні листи зберігаються на поштових серверах і використовуються як свідоцтво наших слів. Тому електронна листування вимагає відповідального ставлення.

Завдання стає складнішим, якщо ви спілкуєтеся нерідною англійською мовою з представниками інших культур. У статті я поділюся, на що в цьому випадку звернути увагу, як уникнути помилок та досягти порозуміння з іноземними колегами та партнерами.

Етикет

Незалежно від того, з ким і якою мовою ви листуєтеся, не забувайте про правила email-етикету.

1. Чітко вкажіть тему листа (Subject).

За результатами дослідження агентства Radicati Group, представники бізнесу одержують до 80 електронних листів на день. Як переконати прочитати саме ваш лист? Складіть заголовок, який повністю відбиває зміст. Чим зрозуміліше, про що йдеться, тим швидше співрозмовник прочитає повідомлення.

Ні: « Idea».

Так: «H ow to boost on-line sales by 15% by the end of Q4 2017».

2. Використовуйте професійне вітання та уникайте панібратства.

Ні:"Hey", "Yo", "Hiya".

Так: "Dear", "Hello", "Hi".

3. Перечитайте листа перед відправкою. Помилки та друкарські помилки негативно вплинуть на ваш образ в очах співрозмовника.

4. Якщо ви вводите листування нового співрозмовника, коротко опишіть передісторію питання. Не примушуйте його прогортати вниз і читати всі повідомлення на тему. Опишіть суть питання, що було обговорено, що ви хочете про це сказати.

5. Відповідайте на повідомлення. Якщо у вас немає часу провести дослідження теми, підтвердіть, що лист отримано, і вкажіть, коли ви зможете зайнятися питанням.

6. Не використовуйте червоний колір, щоб привернути увагу до ідеї. Червоний говорить про небезпеку та викликає негативні емоції. Для виділення використовуйте спеціальні слова та фрази, а не графіку або колір:

• I would like to underline→ Я хотів би підкреслити.
• I would like to draw your attention→ Я хотів би привернути вашу увагу.
• Please pay attention→ Будь ласка, зверніть увагу.
• Please note→ Будь ласка, майте на увазі.

Аудиторія

Англійська мова - універсальна мова спілкування людей з різних країн. Але це не означає, що стиль листування завжди буде однаковим. Розглянемо відмінності.

Китай, Японія, арабські країни

При спілкуванні з колегами та партнерами цих країн, особливо на початку знайомства, використовуйте максимально ввічливі форми. Кожен лист починайте з ввічливого привітання та форм етикету, наприклад:

• Hope this email finds you well→ Сподіваюся, у вас все добре,
• Sorry for bothering you→ Перепрошую за те, що відволікаю.
• Might I take moment of your time? →Чи можу я зайняти у вас хвилину?

Використовуйте максимально ввічливі форми запиту:

• I would be grateful if you could…→ Я був би дуже вдячний, якби ви могли…
• Could you please be so kind… →Будьте так ласкаві…

Німеччина, Великобританія

Зменшіть модальність фраз, але не відмовляйтеся від ввічливих форм та форм етикету:

• Ви повинні мати будь-які інші питання, майте на меті не contact.→ Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, звертайтесь,
• I would appreciate ваш Help в цьому matter.→ Буду вдячний за вашу допомогу.
• I await a response at your earliest convenience.→ Дайте відповідь за першої можливості.

США

Опустіть форми етикету, якщо тільки ви не спілкуєтеся з колегою або партнером, що стоїть вище вас. Чітко опишіть, що сталося і що вам потрібно. Чим менше конструкцій з would, could, might, тим краще.

Африка, Південна Америка

Якщо ви вже знайомі з колегою або партнером із цих країн, поцікавтеся, як у нього справи, як живе його родина. Звернення до особистого не сприймається як поганий тон, навпаки, допомагає встановити добрі стосунки.

Мовні принципи

Розглянемо загальні засади складання електронного листа.

Скорочуйте

У діловому листуванні немає місця фігурам мови, складним конструкціям і складним часом. Основне завдання листа – без втрат донести ваше повідомлення. Тому все, що може утруднити розуміння, має бути видалено.

You may remember John whom we met at the conference, he was в його funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him.→ Ти, мабуть, пам'ятаєш Джона, якого ми зустріли на конференції, на ньому ще був його смішний піджак, і він голосно розмовляв. Нещодавно я поцікавився, як у нього справи, і він відповів, що працює над дуже цікавим проектом, і попросив мене йому допомогти.

John Johnson є новим роботодавцем на новому програмі для його company. Він налаштований, щоб стати його subcontractor на проекті. →Джон Джонсон зараз працює над новою партнерською програмою для своєї компанії. Він запропонував нам стати підрядником у цьому проекті.

Відмовтеся від жаргонізмів

Відмовтеся від жаргонізмів навіть якщо ви спілкуєтеся з колегами, які знаються на питанні. Ваше листування можуть надіслати людям, які не знайомі з темою.

Зверніть увагу на титул, ім'я та стать співрозмовника

У російській все просто: Іванова, - жінка, Іванов - чоловік. В англійській мові все не так однозначно. Наприклад, Jody Jonson, це чоловік чи жінка? Прізвище нам ні про що не скаже. Більше того, ім'я Jody носять і чоловіки, і жінки:

Якщо ви не впевнені, хто ваш співрозмовник, уточніть у колег, знайдіть його обліковий запис у соціальних мережах. Назвавши Mr Johnson Mrs Johnson, ви поставите себе у незручне становище.

Відмовтеся від жартів та особистих коментарів

Строго формальний стиль не є обов'язковим, але важливо звучати професійно.

Заберіть прийменники там, де це можливо

Велика кількість приводів ускладнює розуміння та створює ефект «води» у тексті. Наприклад, замість The meeting on December 1 про marketing strategy→ «Зустріч першого грудня на тему маркетингової стратегії», напишіть The December 1 Marketing strategy meeting→ «Зустріч із маркетингової стратегії 1 грудня».

Замість фразових дієслів come up with- придумати, і find out- з'ясувати, використовуйте їх безпропозиційні синоніми generateі determine.

Уникайте знаків оклику

Передати емоції через електронний лист складно. Вигук у тексті сприймається як підвищення тону.

Якщо в повідомленні багато знаків оклику, вони знецінюються. Співрозмовник перестане сприймати їх як заклик звернути увагу.

Обмежтеся п'ятьма пропозиціями

За словами Гая Кавасакі, якщо повідомлення складається з менш ніж 5 пропозицій, воно звучить брутально, якщо більше - це втрата часу.

Використовуйте короткі слова, речення та абзаци

Цей принцип особливо актуальний для тих, хто працює з поштою з телефону або планшета: потрібно швидко прочитати листа, зрозуміти та відповісти, розмір екрану вносить обмеження. Чим коротший текст у повідомленні, тим швидше його прочитають.

Відмовтеся від пасивної застави

Ні: The information was sentme by Peter→ Інформація була надіслана мені Петром.

Так: Peter sent me this information→ Петро надіслав мені цю інформацію.

Використовуйте списки

Якщо ви цікавитеся думкою колеги з питання та пропонуєте йому вибір із альтернатив, перерахуйте їх у вигляді нумерованого списку. Інакше ви ризикуєте отримати у відповідь односкладове Yes. Співрозмовник хоче швидко відповісти на повідомлення. Йому зручніше сказати так, ні або вказати цифру варіанта, що сподобався. В інших ситуаціях списки структурують текст та допомагають розумінню.

Поставте дедлайн

Якщо вам потрібний зворотний зв'язок до певної дати, вкажіть її у листі. Це дисциплінує співрозмовника, і він не затягуватиме з відповіддю.

Структура листа

Електронний лист складається з п'яти значеннєвих частин:

1. Вітання.
2. Повідомлення.
3. Закриття.
4. Прощання.
5. Підпис.

Розглянемо стандартні фрази кожної частини.

Вітання

Використовуйте слова Dear, Hello, Greetings(якщо ви ще не знайомі із співрозмовником) та Hi(Ближче до неформального).

Повідомлення

Це найінформативніша частина. У ній ми повідомляємо інформацію, даємо деталі, сперечаємося, пропонуємо ідеї тощо. Розглянемо корисні фрази щодо різних типів повідомлення.

Як відкрити повідомлення

Використовуйте нейтральні фрази для повсякденного спілкування з колегами та формальні фрази для повідомлень начальству, клієнтам та партнерам.

Формально	Напівформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, щоб…	Just a quick note to tell you that… Коротка ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибі за лист…
In accordance with your request… Відповідно до вашого запиту…	This is to… Цей лист, щоб…	Thank you for your mail regarding… Дякуємо за лист щодо…
We refer to our mail regarding … Посилаючись на нашого листа щодо …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотів повідомити, що…/розповісти про…/запитати вас…	In reply to your mail … У відповідь на Ваш лист…
I am writing with regard to… Пишу про…		Referring to your email dated … Посилаючись на ваш лист від …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Дякуємо за ваш лист від (дата)…
З посиланням на наш телефонний дзвінок на friday, я хотів би, щоб дізнатися, що… Посилаючись на нашу телефонну розмову в п'ятницю, я хотів би вам повідомити, що …
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, щоб дізнатися/Я пишу у зв'язку з /Я пишу, щоб повідомити про…/Я пишу, щоб підтвердити…

Як уточнити дедлайн

Вкажіть годину та часовий пояс. Без цього дедлайн розмивається та сприймається як побажання:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET→ Будь ласка, надішліть ваш звіт/відповідь 10 березня до кінця робочого дня за середньоєвропейським часом.

Як просити та давати деталі

Даємо деталі:
Просимо деталі:

Як повідомити про проблему

1. Для введення проблеми часто використовують дієслово to flag у значенні «вказувати, наголошувати»:
Flagging ви про те, що…→ Вказуючи на проблему з…
With this letter, I want to flag one problem to you…→ Своїм листом я хочу вказати вам на одну проблему…

2. Для уточнення чи отримання коментарів використовуйте фрази on my/our/your endабо from my/our/your side- «з мого/нашого/твого боку».

3. Часто в контексті обговорення проблем використовується іменник workaround- вихід із ситуації, обхідне рішення.

Як поставити колег у копію

1. Щоб попросити поставити вас у копію, використовуйте фразу Cc me, де Ccвиступає як дієслово «копіювати», тобто ставити в рядок Cc. Від слова Ccутворюється причастя cc’ed- Зверніть увагу на написання. Фраза I was cc’edперекладається як «Мене поставили у копію».

2. Щоб вказати співрозмовнику, що ви додаєте когось до обговорення, напишіть Adding (name) to the thread- Додаю (ім'я) у розмову.

3. Використовуйте знак @, якщо обговорення йде з кількома колегами, але вам потрібно звернутися до одного з них: @ Steve, I believe the next step is on you, right?- @Стів, думаю, наступний крок твій, так?

Як вибачитися

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… На жаль, ми змушені повідомити вас про…	Unfortunately… На жаль…
I am sorry to inform you that… Мені важко повідомляти вам, але…	I am afraid that… Боюся, що…
Please accept our apologies for… Будь ласка, прийміть наші вибачення за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я був би радий /Я був би щасливий…
I sincerely regret that… Я щиро жалкую, що…	I'm sorry, but I can't make it tomorrow. Перепрошую, але я не зможу прийти завтра.
Я повинен бути як апологіза для будь-якого незгоди. Я перепрошую за завдані незручності.	Thank you for your understanding. Дякую за розуміння.
	We apologize for… Ми вибачаємось за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу вибачити за те, що…

Як просити та пропонувати допомогу

Пропонуємо допомогу:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Якщо хочете, я з радістю.	Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу попросити contact me. Якщо у вас виникли запитання, сміливо пишіть мені.
We are willing to arrange another meeting with… Ми хотіли б призначити ще одну зустріч з…	Would you like me to…? Чи можу я (зробити)…?
Ви повинні потрібні будь-яке інше інформаційне/посібник, майте на увазі не будь-яке до contact me. Якщо вам потрібна ще якась інформація/допомога, будь ласка, звертайтесь.	How about I come and help you out? Може, я прийду і допоможу?
Якщо ви хотіли б продовжувати цю розмову, я можу додати (contact) with me. Якщо ви бажаєте продовжити нашу бесіду, прошу без вагань зв'язатися зі мною.
Please do let me know if I can be of further assistance. Будь ласка, повідомте, якщо вам потрібна ще будь-яка допомога.
Let me know whether you would like me to… Повідомте, якщо вам знадобиться моя допомога.

Просимо допомоги:

Переговори

Часто електронна листування має характер повноцінних ділових переговорів. Для їхнього оформлення використовуйте такі фрази.

Висловлюємо задоволення:
Пропонуємо:
Погоджуємося:

• I agree with you on that point.→ Я погоджуюсь з вами за цим пунктом.
• Ви маєте сильний пункт.→ Тут ви маєте рацію.
• I think we can both agree that…→ Я думаю, ми обоє погодимося, що…
• I don't see any problem with that.→ Я не бачу у цьому проблеми.

Не погоджуємося:
Запрошуємо:
Висловлюємо невдоволення:

Як додати до листа додаткові матеріали

Якщо ви прикладаєте документ до листа, зверніть на це увагу співрозмовника за допомогою фраз:

• Please find attached →До цього листа додається.
• You can find in attachment… →Ви можете знайти у додатку...
• I am enclosing…→ Я прикладаю…
• I forward to you…→ Я пересилаю вам…
• We are pleased to enclose…→ Ми раді надіслати вам…
• Attached you will find...→ У прикріпленому файлі ви знайдете…

Закриття

Перш ніж попрощатися співрозмовником, подякуйте йому за певний час, висловіть свою готовність допомогти та/або надати роз'яснення та деталі.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Чекаю вашої відповіді	Looking forward to hearing from you. Чекаю вашої відповіді
I look forward to your reply. Чекаю вашої відповіді	Hope to hear from you soon. Сподіваюся незабаром отримати від вас повідомлення.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Звертайтеся, якщо вам знадобиться будь-яка допомога.	Let me know if you need need anything else. Дайте мені знати, якщо вам знадобиться ще щось.
Should you have any question, please feel free to let me know. Якщо у вас є питання, будь ласка, звертайтеся.	Have a nice day/weekend. Гарного дня/тижня.
Thank you for your kind assistance. Спасибі велике за допомогу.	Thank you for your help. Спасибі за допомогу.
Thank you in advance! Наперед дякую.	Thanks for your e-mail, він був wonderful/great to hear from you. Дякую за листа, дуже радий був отримати від вас звістку.
Apologize for the inconvenience! Прошу вибачення за незручності!

Як розібратися в абревіатурах

Зверніть увагу на абревіатури, які використовують іноземні співрозмовники в електронному листуванні незалежно від стилю:

• EOB (end of business day) → кінець робочого дня.
• SOB (Start of Business Day) → початок робочого дня.
• EOQ (end of quarter) → до кінця кварталу.
• TBD (to be determined) або TBA (to be announced), використовуємо, коли інформація про терміни чи дати ще відомо.
• PTO (paid time off) → відпустка.
• OOO (Out of office) → поза офісом, не на роботі. Фраза використовується в автовідповідях.
• FUP (follow up) → простежити, взяти на контроль.
• POC (point of contact) → контактна особа.
• FYI (for your information) → для вашої інформації.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → по суті.
• AFAIK (As far as I know) → наскільки я знаю.
• BTW (By The Way) → до речі.
• CU (see you) → побачимося
• F2F (face to face) → наодинці.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → на мою скромну думку.

Прощання

Для прощання використовуйте фрази: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours(Формально).

Підпис

Вкажіть своє ім'я, прізвище, посаду та контактний телефон. Цим ви дасте співрозмовнику можливість безпосередньо зв'язатися з вами та з'ясувати потрібні деталі.

Шаблони

Якщо ви погано володієте англійською мовою або часто пишіть однотипні листи, зручно мати під рукою кілька готових шаблонів. Наведемо деякі з них.

Оголошення про просування по службі

Subject Line: Firstname Lastname- New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to після graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating на її сприяння, а також придбання її/їх до нового регіону/Позиція.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Ім'я прізвище- нова посада

Я радий повідомити про просування (ім'я прізвище)з посади (назва)на позицію (назва). (Ім'я)працює в компанії (ім'я компанії) (кількість років)років у відділі (назва відділу).

(Ім'я)навчався в (ім'я університету)і прийшов у (Назва компанії)після закінчення.
За час його/її роботи тут, (ім'я)запустив протоколи, які підвищили ефективність у (назва департаменту)і часто отримував визнання за свої досягнення.

Давайте разом привітаємо (ім'я)з новою посадою та привітаємо його/її у новому відділі (назва відділу).

З повагою,
Ім'я
Посада

Привітання з новою посадою

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard про ваш well-deserved promotion через LinkedIn. Ви маєте fin fin job there для багато років, і ви позбавите відкликання і відповідності з the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Вітаю з новою посадою

(Ім'я), вітаю з просуванням на посаду/у відділ (назва посади/відділу). Я дізнався про ваше заслужене підвищення через LinkedIn. Ви добре працювали на попередньому місці багато років і заслужили визнання та відповідальність нової посади.
З повагою,
Ім'я
Посада

Прийом на роботу (для претендента)

Subject line: Welcome!
Dear ,
Я був сприйнятий до того, що ви прийняли позицію з нашим фірмою, і що ви збираєтеся всi September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I'm looking forward to hearing your ideas. Don't hesitate to call, text, або e-mail для мене будь-які питання до свого першого дня.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Ласкаво просимо!

(Ім'я)я радий, що ви прийняли запрошення на позицію в нашій компанії, і ви приєднаєтеся до нас 7 вересня. Ласкаво просимо!
Ми будемо тісно працювати разом перші пару тижнів, доки ви не познайомитеся з нашими порядками.
Чекаю на ваші ідеї. Телефонуйте, пишіть смс, надсилайте емейли, якщо у вас з'являться питання до першого дня.
З повагою,
Ім'я
Посада

Прийом на роботу (для колег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the Department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited про його/його зайнятися нашим team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings wealth of knowledge about .

's Bachelor's degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Шановні колеги,
(Ім'я прізвище)приєднається до нашої команди 1 травня. (Ім'я)буде працювати як (назва посади)в (назва відділу).

Тому, якщо ви побачите нову особу 1 травня, дайте зрозуміти (Ім'я), що ви раді бачити його у своїй команді.

(Ім'я)працював у двох інших (Назва компаній)компаніях протягом останніх десяти років, тому він/вона принесе нам багаті знання про (назва області).

(Ім'я)має ступінь бакалавра (назва дисципліни) (назва університету).

(Ім'я)захоплюється (назва).

Приєднуйтесь до моїх теплих привітань (Ім'я).

З хвилюванням,
Ім'я керівника департаменту/начальника.

Відхід з компанії

Dear colleagues,
I'd like to let you know that I am leaving мої позиції на on .
Я мав приємний на мою стежку на, і я ймовірно, що маю можливість працювати з вами. Будь ласка, щоб підтримувати і нав'язувати вас, що я мав протягом твого часу at .

Я думаю, що я можу попросити вас, клієнтів, і компанії, я можу дати мені наперед, щоб почати новий період з нами.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . Ви можете зробити мене на LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It's been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your

Дорогі колеги,
Хочу повідомити, що я залишаю свою посаду в компанії (назва компанії) (дата).
Я був радий працювати в (Назва компанії), та ціную надану можливість
працювати з вами. Дякую за підтримку та натхнення, які ви давали мені під час
моєї роботи в (Назва компанії).

Але незважаючи на те, що мені не вистачатиме вас, клієнтів та компанії, я хочу почати
новий етап моєї кар'єри.

Будь ласка, залишайтеся на зв'язку. Зі мною можна зв'язатися з особистим імейлом (адреса
електронної пошти)або телефоном (Номер). Мене також можна знайти в LinkedIn: (Адреса сторінки).
Ще раз дякую. Я був радий працювати з вами.

З повагою,
Ваш (ім'я)

День народження

Якщо потрібно привітати колегу з днем ​​народження, корисно мати під рукою кілька чергових фраз:

• May all your wishes come true → Нехай усі твої мрії збудуться.
• I wish you a happy birthday → Бажаю тобі щасливого днянародження.
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → З Днем Народження! Насолоджуйся своїм чудовим днем.
• I want to wish you all the best! Я хочу побажати тобі всього найкращого! Сподіваюся, що цей день такий же чудовий, як і ти, адже ти заслуговуєш на найкращого.
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and lot of fun! → Нехай у тебе буде чудовий день! Бажаю тобі багато приємних подарунків та масу задоволення!

Перенесення або скасування зустрічі/дзвінка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу зателефонувати мені.
Best regards,
Name

Всім привіт!
Через (назва проблеми)час (назва заходу)змінюється: з (дата час)в (місце зустрічі)на (дата час)в (місце зустрічі).
Якщо у вас є питання, будь ласка, звертайтеся.
З повагою,
Ім'я

Dear colleagues,
Тому що деякі вірогідні circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. Якщо ви/будь у вас проблемою з цією новою програмою, я можу помітити на вашій найближчої convenience.
Sorry for inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Шановні колеги!
В силу непереборних обставин, я змушений перенести нашу зустріч на (дата час)в (місце проведення). Я сподіваюся вам/усім підходить новий розклад. Якщо вам/комусь не підходить нова програма, будь ласка, дайте мені знати якнайшвидше.
Прошу вибачення за незручності!
З повагою,
Ім'я
Посада

Детальні поради щодо принципів побудови стандартних листів та інші шаблони доступні на сайті https://www.thebalance.com.

Робота з мовою

Електронне спілкування не обмежується використанням стандартних фраз та шаблонів. Повідомлення містять опис унікальної проблеми чи ситуації. Якщо погано володієш мовою, як бути впевненим, що лист складений коректно та витриманий у бізнес-стилі?

Використовуйте тлумачні словники

Двомовні словники допоможуть, якщо ви не знаєте перекладу слова. Але від них мало сенсу, коли йдеться про стилістику. Використовуйте англійські тлумачні словники: у них вказується стиль (формальний та неформальний) та дається опис ситуацій використання слова.

Словники професійних видавництв з навчання англійської мови доступні онлайн: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Скорочена версія представлена ​​безкоштовно, повну потрібно купувати, але для цілей ділового листування скороченого цілком достатньо.

Будова словникової статті:

• частина промови,
• транскрипція з можливістю прослухати вимову,
• визначення,
• приклади використання,
• синоніми,
• часто використовувані словосполучення зі словом та фразеологізми.

Зверніть увагу на позначку formal/neutral/informal(Формальний, нейтральний, неформальний), використовуйте слова стилю formal або neutral. Якщо вибране слово позначено як informal, вивчіть розділ із синонімами.

Не ігноруйте приклади, вони допомагають правильно помістити вибране слово чи фразу в речення.

Використовуйте словники-активатори

Ці словники побудовані не так на принципі алфавіту слів, як традиційні словники, але в принципі алфавіту понять. Наприклад, ви хочете передати поняття «красиво». Знайдіть поняття beautiful у словнику-активаторі. Під ним розташований список синонімів слова beautiful з визначеннями, прикладами та поясненнями різниці між ними. В одному місці зібрані всі можливі варіанти вираження ідеї «красиво», і не потрібно шукати кожне слово окремо.

Сьогодні словник-активатор виходить під маркою Longman: Longman Language Activator.

Перевіряйте поєднання слів за допомогою Google пошуку

Якщо в російській фразі слова поєднуються, їхній спільний переклад англійською не завжди коректний. Забийте фрази англійською в пошуковик і перевірте, чи зустрічаються слова поруч.

Перевіряйте граматику тексту

Якщо ви погано володієте мовою, використовуйте спеціальні послуги для перевірки граматики та пунктуації, наприклад, Grammarly.

Висновок

Якщо ви ведете електронну листування з іноземними колегами, партнерами та клієнтами, але англійською мовою володієте не дуже добре, скористайтеся чекістом:

• Визначте свою аудиторію. Зважайте на її специфіку при складанні повідомлення.
• Перевірте, чи не можна адаптувати існуючий шаблон для вашої мети. Можливо, ви бажаєте привітати колегу з днем ​​народження? Використовуйте шаблон.
• Складіть план листа. Спирайтеся на стандартну структуру електронного повідомлення. Переконайтеся, що ви не пропустили.
• Виберіть найпоширеніші фрази, які ви будете використовувати. При виборі стилю фраз орієнтуйтесь на аудиторію.
• Заповніть побудовану структуру своїми словами та реченнями.
• Перевірте всі повідомлення на коректність мови через сервіси, словники та пошук Google. Ви врахували стиль вибраних слів? Вони поєднуються один з одним?
• Переконайтеся, що ви не порушили принципи написання електронного листа. Чи можна його скоротити без втрати сенсу? У ньому є жаргонізми?
• Прочитайте повідомлення. Перевірте, що імейл етикету дотримано. Чітко вказано тему листа? Виправлені всі друкарські помилки?
• Натисніть Send!

У наші дні безліч компаній мають іноземних партнерів чи закордонні філії, тому знання секретарем чи особистим помічником англійської мови не віяння моди, а нагальна потреба. Сьогодні ми поговоримо про те, як правильно готувати деякі види документів, які часто доручаються секретареві.

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Службова записка (memorandum)‑ це письмові повідомлення усередині компаній або в межах підрозділів компанії. Вони зазвичай призначені для оголошень, обговорення бізнес-процесів, подання звітності про роботу компанії, поширення інформації серед співробітників. Службова записка є публічним документом, тому не слід у ній писати будь-яку конфіденційну інформацію.

При написанні зазвичай використовується неофіційний стиль. Службова записка не повинна бути надто короткою та надмірно офіційною, проте лаконічність вітається. Структура службової записки така: найбільш важливу інформацію розміщують у першому абзаці, а наступних абзацах роз'яснюють її докладніше. У всіх службових записках є такі елементи:

• одержувач:з вирівнюванням по лівому краю, у верхній частині сторінки;
• відправник:з вирівнюванням по лівому краю безпосередньо під одержувачем;
• дата:з вирівнюванням по лівому краю під відправником;
• тема:з вирівнюванням по лівому краю під датою.

Для службових записок прийнято використовувати білий папір для друку, формату А4 або меншого (службові записки повинні бути розміщені в лотках для вхідних документів).

Не захоплюйтеся надсиланням надмірної кількості службових записок – пам'ятайте, що кожен співробітник зайнятий і має свою роботу. Дехто думає, що службові записки є ефективними інструментами управління, проте це не зовсім так. Хоча службові записки допускається використовувати для спрямування роботи та пропозицій, критику та похвалу краще висловити людині особисто.

Незважаючи на те, що більша частина інформації сьогодні передається електронною поштою за допомогою введення повідомлення в поле для листа, використання прикріплених службових записок (документів) залишається важливим елементом у діловому листуванні. При надсиланні документів електронною поштою не забувайте про правильне їх оформлення (Приклади 1, 2).

ПРИКЛАД 1

To: Igor Ivanov/ Ігор Іванов Від: Yulia Sergeeva/ Юлія Сергєєва Vice-president Communications ZAO Funny Cats/ Віце-президент зі зв'язків із громадськістю ЗАТ «Фанні Кетс» Attached: Advance report #08/2011/ Авансовий звіт № 8/2011 OAL (copy)/ Витяг з рахунку (копія) Memorandum/ Службова записка Я хотів би прийти до акаунту 52 300 (200000000000000000000000000000). Прошу прийняти до обліку суму у розмірі 52 300 (п'ятдесят дві тисячі триста) рублів, знятих як відрядження за мої перші дві службові поїздки до Швеції та Італії без чека, т.к. він був загублений. _________________ / Yulia Sergeeva / Юлія Сергєєва

ПРИКЛАД 2

To: Marketing Department ZAO Funny Cats/ Департамент маркетингу ЗАТ "Фанні Кетс" Від: Igor Ivanov/ Ігор Іванов Managing director Funny Cats, ЗАО/ Керуючий директор ЗАТ «Фанні Кетс» Subject: Customer Presentation/ Презентація для замовника The New Product Marketing presentation ти розробив останній рік був exceptional! Ваш ентузіазм, продаж стратегії, і продукт пізнання були небезпечні і певно закріплені ділом з нашим партнером. Добре, що ви для вашого outstanding work and dedication! My congratulations до всіх вас! Презентація зі збуту нашої нової продукції, яку ви приготували минулого тижня, була чудова! Ваш ентузіазм, стратегія продажу та знання продукту були вражаючими і, безумовно, стануть гарантією укладання угоди з нашим партнером. Дякую вам за визначну роботу та відданість компанії! Мої вітання всім вам! Sincerely yours,/ З повагою, Igor Ivanov/ Ігор Іванов

Заява про звільнення

Заява про звільнення (resignation letter)- це офіційний документ, яким співробітник повідомляє про звільнення з посади або з підрозділу. Воно подається безпосередньому керівнику. Якщо компанія є іноземною, заява може бути написана англійською мовою.

Чому необхідно обов'язково подати заяву про звільнення? Насамперед для того, щоб зберегти добрі стосунки з роботодавцем та організацією, в якій ви працювали, та отримати позитивну характеристику (рекомендаційні листи). Навіть якщо в деяких компаніях достатньо усного повідомлення про звільнення, заява про звільнення може бути збережена роботодавцем та працівником та використана в юридичному аспекті за потреби.

Існує безліч варіантів написання заяв англійською мовою, проте все залежить від конкретної компанії та прийнятих норм ведення діловодства. Але є важливі моменти: наприклад, у тексті заяви повинні обов'язково бути дата звільнення, дата написання та особистий підпис.

Наприкінці заяви необхідно обов'язково вказати копії, які адресуються іншим особам, окрім безпосереднього керівника (наприклад, менеджера з персоналу або голови компанії).

Заява про звільнення має бути написана грамотно та лаконічно у діловому стилі, заснованому на строгих мовних особливостях, властивих сучасній англійській мові

Однак зазначимо, що головне в цій ситуації – вміти попрощатися з компанією на добрій ноті. Це одна із складових кар'єрного успіху та професійного зростання.

Нижче наведено сучасну стандартну заяву про звільнення англійською мовою, складену у Великій Британії (Приклад 3).

ПРИКЛАД 3

083, Oxford Road/ Оксфорд роад, 083 Manchester, NH 23432/ Манчестер, NH 23432 To: Mrs. Ann Clark/ Місіс Енн Кларк Sales Senior Specialist MA Trade/ Старший спеціаліст з продажу MA Trade Dear Mrs. Clark, Please, acepta this letter as official resignation from my position as Sales Manager, effective date September 24th, 2011. Я можу дати цю позицію тому, що можливо, щоб вивчити майстра на Business Administration буде виявлено. I піддана ця позиція потребує мої повної аттенції і,попереду, не може мені дати studium part-time. Я маю на увазі MA Trade для життя можливості і тільки для вас, особливо, для вашого значущого тренування і професіоналізму. I would be more than happy to give company in month in order to find a replacement for my position. Шановна місіс Кларк, Прошу прийняти цю заяву як мою офіційну відмову з посади менеджера з продажу з 24 вересня 2011 р. Я йду з цієї позиції через можливість пройти навчання і отримати ступінь магістра за спеціальністю «Управління підприємством». Робота на цій посаді потребує моєї посиленої уваги, і мені важко знайти можливості для додаткового навчання. Я дякую компанії МА Trade за надані мені можливості та Вам особисто за ті знання та професіоналізм, якими Ви ділилися зі мною весь цей час. Я з радістю готова надати компанії один місяць на пошуки кандидата на мою посаду. Very sincerely yours,/ З щирою повагою, Juliet Pratt/ Джульєт Пратт Sales Manager, MA Trade/ Менеджер з продажу МА Trade Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/ Копія: Сесілії Родрігес, менеджеру по роботі з персоналом

Електронне листування

Сучасні електронні повідомлення, що пересилаються співробітниками один одному поштою, як правило, досить короткі, можуть бути і офіційними, і неформальними. Але навіть якщо лист неофіційний, він має бути акуратним та зручним для прочитання та засвоєння інформації.

Нижче наведено кілька варіантів стандартного оформлення електронних повідомлень (початку та закінчення) залежно від адресата, поточних завдань та ваших взаємин.

Ви добре знайомі	Ви знайомі	Ви не знайомі