Зөвлөх байгууллагуудын архивын үйл ажиллагааны дүрэм. Архивыг ажиллуулах шинэ дүрэм: юу өөрчлөгдсөн бэ? Би бичиг баримтыг хадгалах шаардлагатай юу?

9-р сарын 21-ний өдрөөс баримт бичгийг хадгалах, олж авах, бүртгэх, ашиглах ажлыг зохион байгуулах журам хүчин төгөлдөр болсон. Архивын сан Оросын Холбооны Улсэрх бүхий байгууллагад архивын бусад баримт бичиг төрийн эрх мэдэл, эрхтэн орон нутгийн засаг захиргааболон байгууллагууд (ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаалаар батлагдсан; цаашид шинэ дүрэм гэх).

Шинэ дүрэм гарахаас өмнө та ямар удирдамжтай байсан бэ?

Шинэ дүрмийг батлахаас өмнө төрийн захиргааны байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагын архив (цаашид байгууллагын архив гэх) нь Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмийг баримталж, зарим байгууллагын архивыг ашигладаг байсан. маш хуучин баримт бичиг - Хэлтсийн архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрэм. Хоёр баримт бичиг нь норматив баримт бичиг биш боловч норматив арга зүйн баримт бичгийн статусыг тодорхойлсон. Үүний зэрэгцээ 1985 оны Үндсэн дүрмүүд нь үндсэн архивын тушаалаар батлагдсан, 2002 оны Үндсэн дүрмийг Холбооны архив батлаагүй тул норматив баримт бичгийн статустай байсан. норматив баримт бичгийн статус.

Ямар шалтгааны улмаас 2002 оны Үндсэн дүрмүүд байгаа үед байгууллагын архивт баримт бичгийг хадгалах ажлыг зохион байгуулах тухай шинэ, ялангуяа зохицуулалтын баримт бичгийг боловсруулах шаардлагатай болсон бэ?

Баримт нь 2004 онд 2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн 125-ФЗ "ОХУ-ын архивын хэргийн тухай" Холбооны хууль (цаашид Холбооны № 125-ФЗ гэх) батлагдсан бөгөөд энэ нь олон шинэлэг зүйлийг нэвтрүүлсэн явдал юм. тус улсын архивын ажлын зохион байгуулалт:

Олборлолт

-аас Холбооны хууль№ 125-ФЗ

13 дугаар зүйл.Архив бүрдүүлэх

1. Төрийн байгууллага, дүүргийн нутгийн захиргааны байгууллага, хотын дүүрэг архив үүсгэх шаардлагатайүйл ажиллагааны явцад бий болсон архивын баримт бичгийг хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах.

2. Байгууллага, иргэд архив үүсгэх эрхтэйүйл ажиллагааны явцад бий болсон архивын баримт бичгийг хадгалах, түүний дотор төрийн болон хотын өмчид хамаарахгүй архивын баримт бичгийг хадгалах, ашиглах зорилгоор.

17 дугаар зүйл.Хариуцлага төрийн байгууллагууд, холбогдох орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллага, иргэд бизнес эрхлэх үйл ажиллагааболовсролгүй хуулийн этгээд, архивын баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах

1. Төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргааны байгууллага, хуулийн этгээд байгуулахгүйгээр аж ахуйн үйл ажиллагаа эрхэлж буй байгууллага, иргэд нь холбооны хууль тогтоомж, бусад журмаар тогтоосон хадгалалтын хугацаанд архивын баримт бичиг, түүний дотор боловсон хүчний талаархи баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах үүрэгтэй. эрх зүйн актуудОХУ, түүнчлэн баримт бичгийн жагсаалт [...]

Түүнчлэн, энэхүү Холбооны хуульд архивын баримт бичгийн өмчлөлийн тухай ойлголтыг нэвтрүүлсэн (баримт бичиг нь улсын (холбооны, ОХУ-ын үүсгэн байгуулагчдын өмч), хотын захиргаа, хувийн өмч (төрийн бус байгууллага, хувь хүмүүс) байж болно).

Түүнчлэн, ОХУ-ын Соёлын яамны 2007 оны 1-р сарын 18-ны өдрийн 19 тоот тушаалаар ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгүүдийг хадгалах, олж авах, бүртгэх, ашиглах ажлыг зохион байгуулах журмыг төрийн болон хотын архив, музей болон номын сангууд, байгууллагууд батлагдсан Оросын академиШинжлэх ухаан (цаашид 2007 оны дүрэм гэх).

Эдгээр хоёр нөхцөл байдал, түүнчлэн Үндсэн дүрмүүд нь норматив баримт бичгийн статусгүй байсан нь биднийг байгууллагын архивт баримт бичгийг хадгалах журмыг тодорхойлсон норматив баримт бичгийг боловсруулах ажилд хандахад хүргэв.

"Ямар сэтгэгдэл байх вэ?"

Шинэ дүрмийн төслийг боловсруулах явцад баримт бичгийг архивчдын дунд хоёр удаа өргөн хүрээнд хэлэлцсэн.

анх удаа - ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгж, төрийн болон хотын архивын архивын удирдлагын байгууллагын ажилтнууд;
хоёр дахь удаагаа - холбооны гүйцэтгэх засаглалын ажилтнууд.

Зөвхөн улсын болон хотын архиваас 400 гаруй санал ирсэн. Хүлээн авсан бүх саналыг анхааралтай авч үзсэн бөгөөд эцсийн шат- түр зуурын ажлын хэсэг, үүнд Rosarkhiv болон VNIIDAD-ийн мэргэжилтнүүд багтсан. Архивын ажилтнууд аль болох нарийвчлан тайлбарлахыг хүссэнээс олон санал гарсан гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. тусдаа процессуудБайгууллагын архивт байгаа баримт бичгийн аюулгүй байдал, нягтлан бодох бүртгэл, олж авах, ашиглахад ашигладаг архивын технологиуд нь шинэ дүрмийн норматив баримт бичгийн статусыг харгалзан үзэх боломжгүй байсан.

Үүний зэрэгцээ зарим санал шүүмжлэл нь үндсэн шинж чанартай байсан, жишээлбэл, шинэ дүрмийн төслийн "Худалдан авах" хэсэгт баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах асуудлыг хангалттай тууштай оруулаагүй, тухайлбал, хэргийн нэршилтэй холбоотой заалтыг хассан. Одоогийн байдлаар байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёоны хэлбэр, түүнийг боловсруулах журмыг зөвхөн арга зүйн шинж чанартай баримт бичигт тусгасан болохыг харгалзан - төслийг эцэслэн боловсруулахдаа холбооны гүйцэтгэх засаглалын албан тушаалын ажлын зааварчилгааг боловсруулах арга зүйн зөвлөмж. шинэ журмын "Худалдан авах" хэсэгт хэргийн нэршлийн үндсэн заалтууд, түүний дотор хэргийн нэршлийн хэлбэр (нэгдсэн болон бүтцийн нэгж) -ийг тусгахаар шийдсэн.

Шинэ дүрмийн зорилго

Шинэ дүрмүүд нь төрийн эрх бүхий байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, үйл ажиллагааны явцад бий болсон архивын баримт бичгийг хадгалах, эмхэтгэх, бүртгэх, ашиглах зорилгоор архив үүсгэж буй байгууллагуудад зориулагдсан болно.

Эдгээр нь ОХУ-ын Архивын сангаас баримт бичиг болон төрийн нууцыг бүрдүүлсэн мэдээллийг агуулсан архивын бусад баримт бичгийг хадгалах, олж авах, бүртгэх, ашиглах ажлыг зохион байгуулахад хамаарахгүй.

Шинэ дүрэм нь норматив баримт бичиг юм. Тэдний зохицуулалтын статус нь агуулгад тавигдах илүү хатуу шаардлагыг тодорхойлдог. Өмнө нь хэвлэгдсэн дүрмүүд (дээрээс харна уу) нь зөвхөн хэм хэмжээ (дүрэм, шаардлага) төдийгүй эдгээр хэм хэмжээг хэрхэн хэрэгжүүлэх талаархи зөвлөмж, аргуудыг багтаасан болно. Зөвлөмж, арга зүйн болон тайлбарын шинж чанартай бүх заалтыг шинэ дүрмээс хассан болно. Чухам энэ хэсэгт эдгээр дүрмийн төслийг хэлэлцүүлгийн явцад архивын ажилтнууд шүүмжилж, дүрмүүд нь нарийвчилсан байх ёстой бөгөөд зөвхөн дүрэм өөрөө төдийгүй түүнийг хэрэгжүүлэх механизмыг агуулсан байх ёстой гэж байнга хэлдэг.

Шинэ дүрмийн бүтэц, агуулга

Шинэ дүрэм нь долоон хэсгээс бүрдэнэ.

Ерөнхий заалтууд.
ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг тухайн байгууллагад хадгалах зохион байгуулалт.
ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл.
Архивыг ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгүүдээр дүүргэх.
ОХУ-ын Архивын сан болон байгууллагын бусад архивын баримт бичгүүдийг ашиглах зохион байгуулалт.
Байгууллагын баримт бичгийг улсын (хотын) архивт хадгалахаар шилжүүлэх.
Байгууллагыг өөрчлөн байгуулах, татан буулгах, байгууллагын архивын даргыг өөрчлөх үед баримт бичгийг шилжүүлэх.

Шинэ дүрмийн хавсралтууд нь байгууллагын архивт ашиглагдаж буй нягтлан бодох бүртгэл болон бусад хэлбэрийн баримт бичгийг тусгасан болно.

Эдгээр дүрмийн үндсэн хэсгүүдийн дараалал нь Холбооны № 125-ФЗ болон 2007 оны дүрмүүдтэй нийцэж байгаа боловч хэлэлцүүлгийн шатанд олон шинжээчдийн тэмдэглэснээр олж авахаас эхэлж, ашиглах замаар дуусгах нь илүү логик байх болно.

Шинэ дүрмийн хэсгүүд нь байгууллагын архивын үндсэн чиг үүргийг тусгасан болно.

оХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгүүдийг хадгалах ажлыг зохион байгуулах;
баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл;
байгууллагын архивыг баримт бичгээр дүүргэх;
архивын баримт бичгийн ашиглалтыг зохион байгуулах;
баримт бичгийг улсын (хотын) архивт хадгалахаар шилжүүлэх.

Нэмж дурдахад шинэ дүрэмд "Байгууллагыг өөрчлөн байгуулах, татан буулгах, байгууллагын архивын даргыг өөрчлөх үед баримт бичгийг шилжүүлэх" гэсэн хэсгийг оруулсан болно.

тэмдэглэл

2002 оны Үндсэн дүрмээс ялгаатай нь 526 дугаар дүрэмд архивын өөрийнх нь үйл ажиллагааны зохион байгуулалтын асуудалтай холбоотой заалт байхгүй (архивын зорилго, зорилт, түүний чиг үүрэг, эрх гэх мэтийг тодорхойлоогүй). Тэдний гол зорилго нь байгууллагын архивыг баримт бичгээр дүүргэхээс эхлээд баримт бичгийн ашиглалтыг зохион байгуулах хүртэлх баримт бичгийн архивын хадгалалтын үйл явцыг зохион байгуулахад тавигдах шаардлагыг тогтоох явдал юм.

Хэсгүүдийг илүү нарийвчлан авч үзье.

I хэсэг. Ерөнхий заалтууд

Баримт бичгийг боловсруулах эрх зүйн үндэслэл, хамрах хүрээг тодорхойлж, байгууллагын архивын үйл ажиллагааны зарим зохион байгуулалтын үндэслэлийг тодорхойлсон заалтуудыг агуулсан болно.

Шинэ дүрмүүд нь үйл ажиллагааны явцад ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг (цаашид байгууллага гэх) бүрдүүлдэг төрийн болон хотын архивыг олж авах эх үүсвэр болох төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргааны байгууллага, байгууллагуудад хамаарна. Эдгээр дүрмийн заалтыг үйл ажиллагаа нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг бүрдүүлдэггүй бусад төрийн болон төрийн бус байгууллагууд ашиглаж болно.

Холбооны № 125-ФЗ хуулийн заалтыг үндэслэн шинэ дүрэмд төрийн байгууллага, хотын дүүрэг, хотын дүүрэг, хотын дүүргийн нутгийн захиргааны байгууллагууд архивыг хадгалах, эмхэтгэх, бүртгэх, ашиглах архивыг бий болгох шаардлагатай гэж заасан. үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримт бичиг. Төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргааны байгууллага, байгууллагын архивын (төв архив) үүрэг, чиг үүрэг - төр, хотын архивыг олж авах эх үүсвэрийг тухайн байгууллагын даргын баталсан журмаар тогтоодог.

тэмдэглэл

Шинэ дүрмүүд нь ОХУ-ын Архивын сангаас баримт бичиг, төрийн нууцыг агуулсан мэдээллийг агуулсан архивын бусад баримт бичгийг хадгалах, олж авах, бүртгэх, ашиглах ажлыг зохион байгуулахад хамаарахгүй.

II хэсэг. ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг тухайн байгууллагад хадгалах зохион байгуулалт

Байгууллагын архивын сангийн тухай ойлголт, байгууллагын архивын сангийн төрлийг тодорхойлно.

Байгууллагын архивын сан нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг, ажилтнуудын баримт бичиг, архивын нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигт багтсан түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын хугацаатай баримт бичгүүдийг багтаасан баримт бичгийн сангийн нэг хэсэг юм. Архивын сан нь тухайн байгууллагын архивт хадгалагдах ёстой.

Байгууллагын архивын сангийн төрлүүд:

ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримтаас бүрдсэн байгууллагын архивын сан;
Хоёр ба түүнээс дээш байгууллагын үйл ажиллагааны явцад бүрдсэн ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг, түүхэн болон (эсвэл) логикийн хувьд харилцан уялдаатай холбоотой бусад архивын баримт бичгээс бүрдсэн архивын нэгдсэн сан;
архивын бие даасан баримтаас бүрдсэн архивын цуглуулга янз бүрийн гарал үүсэлтэй, нэг буюу хэд хэдэн шинж чанарын дагуу хослуулсан (сэдэвчилсэн, зохиогч, төрөл, объект гэх мэт).

Цаасан баримтыг хадгалах.Шинэ дүрмийн 2.9-д дараахь зүйлийг онцлон тэмдэглэв. архивын баримтыг архивын санд системтэйгээр хадгалдаг.Байгууллагын архив дахь архивын сангийн баримтыг системчлэх нэгж нь хадгалалтын нэгж юм. Дүрэм нь архивын сангийн хадгалалтын нэгжийг системчлэх шинж тэмдгийг мөн тодорхойлдог.

бүтцийн (хадгалах нэгжүүд нь байгууллагын бүтцийн хэлтэст хамаарах);
он цагийн дараалал (хадгалах нэгжүүд хамаарах хугацаа эсвэл огноогоор);
функциональ, салбарын, сэдэвчилсэн, сэдэвчилсэн (байгууллагын чиг үүрэг, хадгалалтын нэгжийн агуулгад хамаарах сэдэв, асуудлыг харгалзан үзэх);
нэрлэсэн (оффисын ажлын маягтын дагуу - баримт бичгийн төрөл, төрөл);
корреспондент (хадгалах нэгжүүдтэй захидал харилцааны үр дүнд байгуулагдсан байгууллагуудын хувьд);
газарзүйн (тодорхой нутаг дэвсгэрийн дагуу, суурин газруудмөн бусад газарзүйн объектууд, баримт бичгийн агуулгатай холбоотой, тэдгээрийн зохиогчид, сурвалжлагчид);
зохиогчийн (баримт бичгийг зохиогч байгууллагын нэр эсвэл иргэдийн овог нэрээр).

Баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангахад тавигдах шаардлагыг (баримт бичгийг хадгалах зохицуулалтын (оновчтой) нөхцөл; архивын хадгалалтад баримт бичгийг оновчтой байрлуулах; баримт бичгийн бэлэн байдал, нөхцөл байдлыг шалгах, баримт бичгийг хайх журам), үүнд: цахим баримт бичгийг хадгалах онцлог

Цахим баримт бичгийг хадгалах.Дүрэм нь ийм баримт бичгийг заавал хадгалах нөхцлийг тодорхойлдог.

Байгууллагын архивт цахим баримт бичгийн хадгалах нэгж тус бүрээс дор хаяж хоёр хувь байх (үндсэн болон ажлын хуулбарууд нь өөр өөр газар байх ёстой. физик төхөөрөмж);
цахим баримт бичгийг хуулбарлах, хуулбарлах, хөрвүүлэх, шилжүүлэх, тэдгээрийн биет болон техникийн нөхцөл;
Мэдээллийг алдах, зөвшөөрөлгүй тараах, устгах, гуйвуулахаас сэргийлсэн цахим баримт бичгийн хадгалалтын горимыг хангах.

Байгууллагын архивт хадгалахаар шилжүүлсэн текст цахим баримт бичгийн хэлбэр - төрийн болон хотын архивыг олж авах эх сурвалж - PDF/A.

Програм хангамж, техник хангамжийн орчин өөрчлөгдсөн, компьютерийн формат хуучирсан, хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд гэмтэл учирсан тохиолдолд байгууллагын архив нь цахим баримт бичгийг шинэ формат болон/эсвэл шинэ зөөвөрлөгч болгон хөрвүүлэх ажлыг зохион байгуулна гэж журамд заасан.

Хэлэлцсэн заалтуудаас гадна энэ хэсэгт архивын баримт бичгийн бэлэн байдал, нөхцөл байдлыг шалгах журам (2.39-2.43-р зүйл), илрээгүй баримтыг хайх ажлыг зохион байгуулах (2.44-р зүйл), архиваас баримт гаргах журам (2.45-р зүйл) -2.48), түүнчлэн онцгой байдлын үед архивын баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах журам (2.49-р зүйл).

Цаасан баримт бичгийн бэлэн байдал, нөхцөл байдлыг шалгах. Байгууллагын архивт комисс буюу хоёроос доошгүй ажилтан 10 жилд нэг удаа, цахим баримт бичгийг 5 жилд нэгээс доошгүй удаа явуулдаг.

2007 оны журмын 2.11.5-д зааснаар байгууллагын архивын бүх баримт бичгийн бэлэн байдал, нөхцөл байдлыг нэг удаагийн ээлжит бусаар шалгах. бие даасан хэсгүүд(бүлэгүүд) зохион байгуулдаг:

хэзээ байгалийн гамшиг, олон нийтийн нүүдэл болон бусад нөхцөл байдал, үүний үр дүнд архивын баримт бичиг алдагдах, гэмтэх,
архивын менежерүүдийг солих үед.

Шалгалтын үр дүнд үндэслэн дараахь актуудыг боловсруулав.

архивын баримт бичгийн бэлэн байдал, нөхцөл байдлыг шалгах (Хавсралт No3);
нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн техникийн алдааны тухай (хэрэв тэдгээр нь илэрсэн бол) (Хавсралт No 4);
баримтыг илрүүлэх тухай (холбоотой биш энэ сан, тооцоогүй) (Хавсралт No5).

Архиваас баримт гаргах журам.Баримт бичгийг тухайн байгууллагын архивын дарга эсвэл түүний орлогч (архив нь байгууллага бол), байгууллагын бүтцийн нэгжийн дарга (архив нь бүтцийн нэгж бол) бичгээр өгсөн зөвшөөрлийн үндсэн дээр олгоно.

байгууллагын бүтцийн хэлтсийн ажилтнууд;
шүүх, хууль сахиулах болон бусад эрх бүхий байгууллага тогтоосон журмаар;
бусад хэрэглэгчид бичгээр хүсэлт гаргасан тохиолдолд.

Архивын хадгалалтаас баримт гаргах хугацаа нь дараахь зүйлээс хэтрэхгүй байх ёстой.

нэг сар - байгууллагын ажилчид болон бусад хэрэглэгчид ашиглах;
зургаан сар - шүүх, хууль сахиулах болон бусад эрх бүхий байгууллагад.

Баримт бичгийг хадгалах / аюулгүй байдлыг хангах талаар хэрэглэгчийн бичгээр баталгаажуулсан үндсэн дээр байгууллагын даргын зөвшөөрлөөр баримт бичиг олгох хугацааг сунгах боломжтой.

Цахим баримт бичгийг архиваас цахим хуулбар эсвэл цаасан дээрх хуулбар хэлбэрээр гаргадаг.

Архивын хадгалалтаас баримт бичгийг олгохгүй:

ашиглалтын сан байгаа бол;
биеийн байдал хангалтгүй байна.

III хэсэг. ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл

гэсэн асуултад зориулав ОХУ-ын Архивын сангаас хэд хэдэн баримт бичиг болон бусад архивын баримтуудбайгууллагууд.

Шинэ журмын 3.1-д заасны дагуу байгууллагын архивт хадгалагдаж буй бүх баримт бичиг, түүний дотор боловсон хүчний баримт бичиг, ашиглалтын сангийн баримт бичгийн хуулбар (хэрэв байгаа бол), хэрэг, баримт бичгийн тооллого зэргийг бүртгэнэ.

Архивын баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн нэгжүүд нь:

Хадгалах нэгж бүрт архивын кодын нэг хэсэг болох нягтлан бодох бүртгэлийн дугаар олгогддог.

Манай толь бичиг

Архивын шифр- Нягтлан бодох бүртгэл, тодорхойлолтыг хангах үүднээс хадгалах нэгж бүрт зүүн доод буланд байрлуулсан тэмдэглэгээ нь дараахь зүйлээс бүрдэнэ: архивын сангийн дугаар; хэрэг, баримт бичгийн тооллогын дугаар; хадгалах нэгжийн дугаар.

Тусдаа цахим мэдээллийн хэрэгслээр хадгалагдаж буй цахим баримт бичгийн архивын кодыг хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр хавсаргасан хавсралтад заасан болно. Хадгалагдсан цахим баримт бичгийн архивын шифр мэдээллийн системархив нь мета тайлбарын нэг хэсэг юм ( зайлшгүй элементтодорхойлолт) цахим баримт бичгийн савны.

Архивын нягтлан бодох бүртгэлийн нэгжийн талаархи мэдээллийг нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигт тусгасан болно. Баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийг зохион байгуулах дүрмийн шинэ заалт нь байгууллагын архивт үндсэн (заавал) ба туслах гэсэн хоёр бүлгийн нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хуваарилах тухай заалт юм.

Байгууллагын архивын нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн (заавал) баримт бичигт дараахь зүйлс орно.

хэрэг, баримт бичгийг хүлээн авсан, захиран зарцуулсан дэвтэр (Хавсралт No11);
хөрөнгийн жагсаалт (Хавсралт No12);
сангийн хуудас (Хавсралт No13);
хэрэг, баримт бичгийн тооллого (хавсралт No14-16);
бараа материалын бүртгэл (Хавсралт No19).

Цахим файлын тооллого хийх маягтыг шинэ дүрмийн 17, 18 дугаар хавсралтад өгсөн болно.

Нягтлан бодох бүртгэлийн туслах баримт бичгийн бүрэлдэхүүнийг архив бүр хадгалахад байгаа баримт бичгийн онцлогтой холбогдуулан болон бусад шалтгаанаар шаардлагатай нягтлан бодох бүртгэлийн маягтыг туслах хэлбэрээр ашиглах эрхтэй.

Дүрэм журмаар байгууллагын архив нь бүртгэлийг хадгалах боломжтойг мөн тогтоосон автоматжуулсан горимнягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллийн санг (DB) ашиглан (3.13-р зүйлийг үзнэ үү). Төрийн (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэр болох байгууллагын архивын нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллийн сан нь төрийн (хотын) архив, архивын удирдлагын байгууллагуудын нягтлан бодох бүртгэлийн холбогдох мэдээллийн сантай нийцэж байх ёстой.

IV хэсэг. Архивыг ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгүүдээр дүүргэх

Зориулагдсан байгууллагын архивыг ОХУ-ын Архивын сан болон бусад архивын баримт бичгүүдээр бүрдүүлэх асуудал.. Байгууллагын архивыг бүрдүүлнэ гэдэг нь тухайн байгууллагын бүтцийн хэлтсийн баримт бичгүүдээр архивыг системтэйгээр дүүргэх явдал юм.

ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг, түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай баримт бичиг, түүний дотор. Боловсон хүчний баримт бичгийг албан тушаалын ажил дууссанаас хойш нэг жилийн өмнө, гурван жилийн дотор байгууллагын архивт шилжүүлнэ. Ажлаас халагдсан төрийн болон хотын захиргааны албан хаагчдын тухай баримт бичигт үл хамаарах зүйл тохиолдсон бөгөөд тэдгээрийг ажлаас халагдсан өдрөөс хойш 10 жилийн дараа байгууллагын архивт шилжүүлнэ.

тэмдэглэл

Байгууллагын архивын ажлын практикт түр хадгалах хугацаатай (10 жил хүртэл) хэргийг архивт шилжүүлдэггүй бөгөөд хадгалах хугацаа дууссаны дараа тэдгээрийг архивт шилжүүлдэггүй; хугацаанд тогтоосон журмаар устгаж болно.

Шинэ дүрэмд хэргүүдийг үнэ цэнийг нь шалгасны дараа байгууллагын архивт шилжүүлнэ гэж заасан. Ийм учраас энэ хэсэгт баримт бичгийн үнэ цэнийн шинжилгээ хийх, байгууллагын архивт шилжүүлэх хэргийг бэлтгэх, бүтцийн хэлтсийн үйл ажиллагааны тооллого хийх, үүний үндсэн дээр байгууллагын архивт шилжүүлэх журмыг тогтоосон болно. , мөн түүнчлэн баримт бичгийн үнэ цэнийг тогтоосон журмаар шалгахаас өмнө баримт бичгийг устгахыг хориглоно гэдгийг онцлон тэмдэглэв.

Тус хэсгийн заалтууд нь байнгын хадгалалт, ажилтнуудад зориулсан файлын тооллого, баримт бичгийг устгах актыг тухайн байгууллагын шинжээчдийн комиссын (EC) хурлаар, дүрмээр бол нэгэн зэрэг авч үздэг болохыг харуулж байна. Хяналтын үр дүнд үндэслэн ЕХ нь хэргийн тооллого, байнгын хадгалалтын баримт бичиг, боловсон хүчнийг зохицуулж, устгах баримт бичгийг хуваарилах ажлыг гүйцэтгэдэг.

Байгууллагууд - улсын (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэрүүд нь архивын байгууллагын шинжээчдийн магадлах комисст (EPC) хэлэлцүүлэхээр байнгын хадгалалт, ажилтнуудын (жилийн хэсгүүдийн) баримт бичгийн бүртгэлийг байгууллагын EC-тэй тохиролцсон байдлаар гаргаж өгдөг.

байнгын хадгалах хугацаа - зөвшөөрөл авах;
боловсон хүчний талаар - батлах.

Хэрэг, баримт бичгийн тооллогыг ЭЕШ-аар баталж, тохиролцсоны дараа эдгээр бараа материал, хадгалах боломжгүй баримт бичгийг устгахад хуваарилах актыг байгууллагын дарга батална. Цаашид актын дагуу устгахаар хуваарилагдсан хэргийг устгаж болно.

Үйл ажиллагаа нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг бүрдүүлдэггүй байгууллагууд архивын байгууллагын EPC-тэй боловсон хүчний материалын тооллогыг зохицуулах ёсгүй.

тэмдэглэл

Шинэ журмын 4.13-т хадгалах хугацаа нь дууссан цахим файлыг ерөнхийд нь устгахаар салгаж, дараа нь актад зохих тэмдэг бүхий программ хангамж, техник хэрэгслээр биет байдлаар устгаж, устгана гэж заасан.

Дүрмийн энэ хэсэгт байгууллагын үйл ажиллагааны нэршилд онцгой анхаарал хандуулдаг. Үндсэн заалтуудын дагуу:

Гүйцэтгэсэн баримт бичгийн ангиллыг (бүлэглэх) файлд (цахим файл) нэгтгэдэг бөгөөд байгууллагын баримт бичгийн сангийн бүтэц, зохион байгуулалтыг тусгасан нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн баримт бичиг юм;
Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай хэрэг, баримт бичгийн бүртгэл, түүнчлэн түр (10 жил хүртэл) хадгалах хугацаатай хэргийг бүртгэх үндэслэл болно;
хадгалах хугацааг заасан баримт бичгийн стандарт, хэлтсийн болон бусад жагсаалт, бусад зохицуулалтын эрх зүйн актууд, түүнчлэн хэргийн стандарт, ойролцоо нэр томъёоны үндсэн дээр боловсруулсан;
бүтцийн хэлтсийн үйл ажиллагааны нэр томъёо (Хавсралт No 26) дээр үндэслэн тогтоосон маягтаар (Хавсралт No25) боловсруулсан.

Улсын (хотын) архивын эх үүсвэр болох байгууллагууд таван жилд нэг удаа хэргийн нэр томъёог тухайн байгууллагын Гүйцэтгэх төв хороо (ТЗ)-тай зөвшилцөж, холбогдох EPC буюу улсын (хотын) архиваар батлуулахаар хүргүүлнэ. түүнд олгосон бүрэн эрхийн дагуу. Үйл ажиллагаа нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг үүсгэдэггүй байгууллагууд файлын нэр томъёог бие даан баталдаг.

Дүрэм нь дарааллыг тогтоодог бэлтгэлцахим баримт бичгийг байгууллагын архивт шилжүүлэх. Тодруулбал, байнгын хадгалалт, түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын хугацаатай цахим баримт бичгийн хадгалалтын нэгжийн хувьд тусдаа бараа материал бүрдүүлдэг. боловсон хүчнээр. Цахим хэргийн тооллого хийх маягтыг бид өмнө нь хэлсэнчлэн шинэ дүрмийн 17, 18 дугаар хавсралтад өгсөн болно.

V хэсэг. ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон байгууллагын бусад архивын баримт бичгийг ашиглах зохион байгуулалт

Энэ хэсэгт ОХУ-ын Архивын сан болон байгууллагын бусад архивын баримт бичгүүдийг ашиглах зохион байгуулалтын стандартыг тогтооно. Энэ хэсгийн дүрмийн үндсэн заалтууд нь дараах байдалтай байна.

Мэдээллийн хувьд

Шинэ дүрмүүд нь архивын баримт бичгийг ашиглах хэлбэрийг тодорхойлдог. Гол нь:

байгууллагын ажилчдад мэдээллийн дэмжлэг үзүүлэх;

хэрэглэгчийн хүсэлтийг гүйцэтгэх, үүнд. нийгэм, эрх зүйн шинж чанартай иргэдийн хүсэлт;

түр хугацаагаар ашиглах баримт бичиг, файл олгох, хэрэглэгчийн хүсэлтээр архивын баримтын хуулбарыг өгөх, үүнд. цахим баримт бичиг хэлбэрээр.

Шинэ дүрэмд хэрэглэгчийн хүсэлттэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад онцгой анхаарал хандуулсан. Тодорхойлсон:

хүсэлтийн төрөл (сэдэвчилсэн болон нийгэм-хууль);
бичгээр хүсэлт гаргахад тавигдах шаардлага (түүний хэлбэр, хүсэлтэд заавал байх ёстой мэдээллийн бүтэц);
хүсэлтийг боловсруулах журам (үндсэн бус хүсэлтийг бүртгэх, авч үзэх, дамжуулах, архивлагдсан гэрчилгээ, архивын хуулбар, архивын хуулбар хэлбэрээр хэрэглэгчийн хүсэлтийн хариуг бэлтгэх хугацаа);
Интернетээр хүлээн авсан хүсэлттэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах онцлог.

Шинэ дүрмүүд нь архивын баримт бичгийг гаргахаас татгалзаж болох тохиолдлыг тодорхойлсон.

ашиглалтын сангийн бэлэн байдал;
муу биеийн байдалбаримт бичиг;
баримт бичгүүд нь шинжлэх ухааны тодорхойлолтод ороогүй ба техникийн зураг төсөл(эдгээр ажил дуусах хүртэл);
ОХУ-ын хууль тогтоомж эсвэл сан үүсгэгчийн тогтоосон ашиглалтын хязгаарлалт.

Р IV хэсэг. Байгууллагын баримт бичгийг улсын (хотын) архивт хадгалахаар шилжүүлэх

Байгууллагын баримт бичгийг улсын (хотын) архивт хадгалах журмыг тогтооно. Энэ хэсэг нь дараахь зүйлийг тогтооно.

байгууллага - улсын (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэр, ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг тухайн байгууллагын архивт түр хадгалах хугацаа дууссаны дараа тэдгээрийг холбогдох улсын (хотын) архивт байнгын хадгалалтад шилжүүлэх. 19-р дүрмийн дагуу;
Төрийн (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэр биш төрийн болон төрийн бус байгууллагууд ОХУ-ын Архивын сангийн үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримт бичгийг гэрээний үндсэн дээр төрийн (хотын) архивт шилжүүлж болно.

Шинэ дүрмүүд нь баримт бичгийг шилжүүлэх журмыг тогтоодог. Баримт бичгийг зохих шинжлэх ухааны лавлагааны хэрэгслээр эмх цэгцтэй, байнгын хадгалалтад шилжүүлж, улсын (хотын) архивт шилжүүлэх нь баримт бичгийг хадгалахад хүлээн авах, шилжүүлэх актаар (Хавсралт №30) албажуулж байгааг тэд онцолж байна. ).

VII хэсэг. Байгууллагыг өөрчлөн байгуулах, татан буулгах, байгууллагын архивын даргыг өөрчлөх үед баримт бичгийг шилжүүлэх

Дарааллыг тодорхойлдог байгууллагыг өөрчлөн байгуулах, татан буулгах, байгууллагын архивын даргыг өөрчлөх үед баримт бичгийг шилжүүлэх. Энэ хэсэгт бичиг баримтыг татан буулгасан байгууллагад шилжүүлэх нь хэрэг, эд хөрөнгийг шилжүүлэхээр байгуулагдсан комисс хариуцна гэж заасан.

Төрийн (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэр болох байгууллагыг татан буулгахдаа татан буулгах комиссын бүрэлдэхүүнд улсын (хотын) архивын төлөөлөгчийг оруулна.

Байгууллагын архивын дарга /байгууллагын архив хариуцсан ажилтан/ солигдох үед архив, нягтлан бодох бүртгэл, шинжлэх ухааны лавлагааны хэрэглүүрээс баримт бичгийг хүлээн авч тэдгээрт шилжүүлэх ажлыг актын дагуу гүйцэтгэдэг.

Дүгнэлт

1. Шинэ дүрэм нь байгууллагын архивын гүйцэтгэдэг бүх үндсэн үйл явцыг хамарсан зохицуулалтын багц юм.

баримт бичиг хадгалах зохион байгуулалт,
архивт байгаа баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл,
архивыг баримт бичгээр дүүргэх
архивын баримтыг ашиглах.

2. Эдгээр дүрмүүд нь норматив баримт бичиг, үүнийг практикт хэрэгжүүлэх явцад баримт бичигт арга зүйн нэмэлт оруулах шаардлагатай байж магадгүй юм (зөвлөмж боловсруулах, арга зүйн зөвлөмжДүрэмд бүхэлд нь эсвэл дүрмийн тусдаа хэсгүүдийн дагуу).

3. Үндсэн ойлголт үндсэн ялгааШинэ дүрмийн бусад баримт бичгүүдээс ялгаатай нь эдгээр дүрэм нь норматив баримт бичиг юм. 2002 оны Үндсэн дүрмүүд нь зөвлөх шинж чанартай, 1985 оны Үндсэн дүрэм нь норматив, арга зүйн баримт бичиг байв. Ийм учраас шинэ дүрмүүд нь хамрах хүрээний хувьд хамаагүй бага: тэдгээр нь зөвхөн зайлшгүй хэрэглэх ёстой заалтуудыг (дүрэм, шаардлага) агуулдаг. Бусад бүх зүйл, өөрөөр хэлбэл үүнийг хэрхэн хийх нь архивын ажилтнуудад үлддэг.

4. Шаардлага багатай гэж хэлж болно. Заавал бүрдүүлэх баримт бичгийн маягтын тоог цөөрүүлсэн. Өмнө нь тэдний тоо 40 гаруй байсан: Үндсэн дүрмийн 263 дугаарт - 44 маягт, Үндсэн дүрмээр - 48, одоо шинэ дүрмээр - 30. Энэ нь шаардлагатай бол архивууд маягтаа ашиглах боломжтой гэсэн үг юм. Практикт ийм байсан.

5. Шинэ дүрмүүд нь юуны түрүүнд төрийн болон хотын архивын эх үүсвэр болох байгууллагуудад чиглэсэн боловч энэ тухай баримт бичигт шууд заагаагүй тул өөрийн архивтай байгууллагуудад зориулагдсан гэж хэлэх нь илүү зөв юм. .

ЗХУ-ын Ерөнхий архивын 1985 оны 9-р сарын 5-ны өдрийн 263 тоот тушаалаар батлагдсан (цаашид 1985 оны үндсэн дүрэм гэх). Үнэн хэрэгтээ тэд ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаалыг нийтэлж, бидний нийтлэлд авч үзэх шинэ дүрмийг баталжээ.

Оффисын ажил, оффис

Байгууллагын архивын ажлын дүрэм 2015 он

Евгения Кожанова 2016 оны хоёрдугаар сарын 15-ны 13:58 цаг

2015 оны 9-р сараас хойш ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаал хүчин төгөлдөр болсон. Тэрээр "ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудад хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах ажлыг зохион байгуулах дүрмийг" баталлаа. Цаашид өгүүллийн текстэнд товчхондоо бид тэдгээрийг " гэж нэрлэх болно. Дүрэм 2015».

2015 оны дүрмийг нийтлэснээр архивын ажилд ямар ч хувьсгал гараагүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Шинэ дүрмүүд илүү ээлтэй байх боломжтой юу цахим баримт бичиг... Бид энэ нийтлэлд архивын шинэ болон хуучин дүрмийн төлөв байдлын талаар ярилцана. Мөн байгууллагын 2015 оны архивын үйл ажиллагааны дүрмийг эндээс татаж авах боломжтой.

Захиалга хүчин төгөлдөр болохоос өмнө ямар байсныг санацгаая: байгууллагууд хоёр баримт бичгийн дагуу ажиллаж байсан.

Тэдний эхнийх нь Хэлтсийн архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрэм (ЗХУ-ын Ерөнхий архивын 1985 оны 9-р сарын 5-ны өдрийн № 263 тушаалаар батлагдсан). Энэ нь 21.09.15 хүртэл ОХУ-д архивын асуудлаарх цорын ганц зохицуулалтын (өөрөөр хэлбэл заавал байх ёстой) баримт бичиг байв.

Холбооны Архивын агентлагийн 2015 оны 9-р сарын 18-ны өдрийн N 2/2133-А захидалд "Хэлтсийн архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрэм журам хэрэгжихгүй" 526 тоот тушаал хүчин төгөлдөр болсон цагаас хойш заасан байдаг. Тэдгээрийг цаашид ашиглах боломжгүй.

Хоёрдугаарт - Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрэм (Росархивын зөвлөлийн 2002 оны 02-р сарын 06-ны өдрийн шийдвэрээр батлагдсан). Энэ бол хүчингүй болоогүй арга зүйн (заавал биш, гэхдээ мэдээллийн чанартай) баримт бичиг боловч та үүнийг ашиглах боломжтой, бүр ашиглах хэрэгтэй, учир нь 2015 онд дүрэм, холбоотой олон асуудал практик үйл ажиллагаабайгууллагад баримт бичгийг хадгалах талаар.

Тиймээс бид хоёр ажлын баримт бичигтэй үлдэж байна: Дүрэм 2015 ба Үндсэн дүрмүүд. Тэд огт өөр статустай:

Үндсэн дүрэм - арга зүйн баримт бичиг. Үүнийг ашиглах шаардлагагүй, гэхдээ энэ тохиолдолд байгууллагад архив үүсгэх нь маш хэцүү мэт санагддаг. Үндсэн дүрмийг зөвхөн Росархивын зөвлөлийн шийдвэрээр баталсан бөгөөд энэ нь тэдний статус нь 2015 оны дүрмээс хамаагүй доогуур байна гэсэн үг юм.

ОХУ-ын Архивын сангаас баримт бичиг, төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагад архивын бусад баримт бичгийг хадгалах, цуглуулах, бүртгэх, ашиглах ажлыг зохион байгуулах дүрмийг татаж авах (PDF, 4.02 MB).

Зохицуулалтын зохицуулалтын салбарт одоо юунд найдах вэ, арга зүйн дэмжлэгархивын ажил?

Нэгдүгээрт, Норматив шинж чанартай хүчин төгөлдөр баримт бичигт:ОХУ-ын Архивын сангаас баримт бичиг, төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагад архивын бусад баримт бичгийг хадгалах, олж авах, бүртгэх, ашиглах ажлыг зохион байгуулах журам (ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн № 201-р тушаалаар батлагдсан). 526), өнгөрсөн оны 9-р сарын сүүлээр хүчин төгөлдөр болсон. Цаашид нийтлэлд бид үүнийг 2015 оны дүрэм гэж нэрлэх болно.

Хоёрдугаарт, арга зүйн шинж чанартай одоогийн баримт бичигт:Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрмүүд (Росархивын зөвлөлийн 2002 оны 02-р сарын 6-ны өдрийн шийдвэрээр батлагдсан, цаашид Үндсэн дүрэм гэх). Олон практик асуудлууд, зөвхөн 2015 оны дүрмээр хөндсөн, энд зарим талаар дэлгэрэнгүй авч үзсэн болно, жишээлбэл, хэргийн нэршил боловсруулах журам.

Хэлтсийн архивын ажлын үндсэн дүрмүүд (ЗХУ-ын Ерөнхий архивын 09/05/1985 оны 263 дугаар тушаалаар батлагдсан) нь удаан хугацааны туршид наснаасаа болоод ажлын баримт бичиг биш байсан. эцэст нь зохих ёсоор амралтанд илгээсэн бөгөөд Дүрэм хүчин төгөлдөр болсон үеэс эхлэн ОХУ-ын нутаг дэвсгэрт хамаарахгүй -2015 (Росархивын 2015 оны 9-р сарын 18-ны өдрийн 2/2133-А захидал).

Би бичиг баримтыг хадгалах шаардлагатай юу?

Баримт бичгийг хадгалах шаардлагатай. Хэдийгээр 2015 оны дүрэмд “байгууллага эрхтэй (онцлон нэмсэн)үйл ажиллагааны явцад бүрдүүлсэн архивын баримтыг хадгалах зорилгоор архив үүсгэх...” гэж заасан нь энэ эрх нь нарийвчилж судалснаар бодит үүрэг болж хувирна.

Нэгдүгээрт, хэрэв байгууллага байгаа бол ажилтнууд байдаг бөгөөд энэ нь тус бүрийн боловсон хүчний баримт бичгийн бүрэн багц гэсэн үг юм.

Хоёрдугаарт, хэрэв байгууллага байгаа бол цаасан болон цахим баримтаар илэрхийлэгдсэн татварын нягтлан бодох бүртгэл байдаг.

Гуравдугаарт, жагсаасан бүх баримт бичгийг тогтоосон хугацаанд хадгалах ёстой. Хадгалах хугацааны эх сурвалж - тусгай жагсаалт:

Төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагын үйл ажиллагааны явцад бий болсон, хадгалах хугацааг харуулсан стандарт удирдлагын архивын баримт бичгийн жагсаалт (ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаалаар батлагдсан);
Байгууллагын шинжлэх ухаан, техник, үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаанд бий болсон архивын стандарт баримт бичгийн жагсаалт, хадгалах хугацааг харуулсан (ОХУ-ын Соёл, олон нийтийн харилцааны яамны 2007 оны 7-р сарын 31-ний өдрийн 1182 тоот тушаалаар батлагдсан).

Төрийн болон төрийн бус байгууллагуудын аль алинд нь ашиглахаар заасан. Тиймээс аль ч, тэр байтугай хамгийн жижиг, хамгийн даруухан компани ч гэсэн архивын хадгалалтад зориулсан багц баримт бичигтэй байдаг. Мөн шинэ зохицуулалтын баримт бичигт нийцсэн нөхцлийг бүрдүүлэх ёстой: 2015 оны дүрэм. “Архив”, “албан газар” гэсэн бүтцийн нэгж байхгүй байгаа нь энэ үүрэг хариуцлагад ямар нэгэн байдлаар нөлөөлөхгүй.

Цахим баримт бичгийг хадгалах

Бүх оффисын удирдлага, архивын мэргэжилтнүүдийн анхаарлыг татсан шинэлэг зүйл бол 2015 оны дүрэмд заасан цахим баримт бичгийг хадгалах удаан хүлээгдэж буй журам юм. Энэ нь 2.30-2.33-р бүлэгт хамаарна. 2015 оны дүрэмд цахим баримт бичигт шилжих нь архивт бохир гутал өмсөхийг хориглоно гэсэн мессежийн дараа шууд ямар ч гарчиггүйгээр огцом хийгддэг.

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

2.30. Шаардлагатай нөхцөлЦахим баримт бичгийн хадгалалт нь:

байгууллагын архивт цахим баримт бичгийн хадгалах нэгж тус бүрээс дор хаяж хоёр хувь байх (үндсэн болон ажлын хуулбарууд нь өөр өөр физик төхөөрөмж дээр байрлах ёстой);

цахим баримт бичгийг хуулбарлах, хуулбарлах, дахин бичих, бие махбодийн болон техникийн байдлыг хянах зориулалттай техникийн болон програм хангамжийн хэрэгслийн бэлэн байдал;

Мэдээллийг алдах, зөвшөөрөлгүй тараах, устгах, гуйвуулахаас сэргийлсэн цахим баримт бичгийн хадгалалтын горимыг хангах.

Өөр нэг томоохон шинэлэг зүйл бол 2015 оны дүрмээр цахим баримт бичгийн архивын хадгалалтын хэлбэрийг тодорхойлсон явдал юм.

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

ОХУ-ын Архивын сангаас баримт бичиг, төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагад архивын бусад баримт бичгийг хадгалах, олж авах, бүртгэх, ашиглах ажлыг зохион байгуулах журам (ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн № 201-р тушаалаар батлагдсан). 526, 2015 оны 9-р сарын 21-нд хүчин төгөлдөр болсон)

2.31. Төрийн болон хотын архивын сан хөмрөгийн эх үүсвэр болох байгууллагын архивт хадгалагдах текст цахим баримт бичгийг PDF/A форматаар шилжүүлдэг.

PDF бол бүх нийтийн формат гэдэг нь эргэлзээгүй. PDF/Archives (PDF/A) нь баримт бичгийг урт хугацааны архивт хадгалахад зориулагдсан, ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 "Баримт бичгийн менежмент" стандартад тусгагдсан энэхүү форматын хувилбар юм. Цахим баримт бичгийн файлын формат урт хугацааны хадгалалт" Гэхдээ бүх нийтийнх шиг PDF нь төгс биш юм. Удирдлагын баримт бичиг нь энэ форматаар маш сайн санагддаг, гэхдээ байгууллагууд зөвхөн ашигладаггүй Microsoft багцОффис. Жишээлбэл, .dwg форматаар хийсэн зургуудыг .pdf формат руу хөрвүүлэхэд буруу харагдана. Мэргэжилтнүүд баримт бичгийг .pdf формат руу хөрвүүлэхдээ цахим тоон гарын үсгийн үйл ажиллагааны талаар олон асуулт тавьдаг.

Цахим файл, баримт бичгийг шилжүүлэх журмыг дүрмийн 4.34-т тайлбарласан болно. Текстээс дараахь зүйлийг хэлнэ.

нэгдүгээрт, цахим баримт бичгийг архивт шилжүүлж, тусдаа биет хэрэглүүр болон "мэдээлэл, харилцаа холбооны сүлжээгээр" хадгалах боломжтой.
хоёрдугаарт, цахим файл, баримт бичгийн бүртгэлийг бүрдүүлдэг цаасан хэлбэрээр(өөрөөр хэлбэл бид EDMS-д архив үүсгэсэн ч гэсэн бараа материалыг архивчдад биечлэн хүргэх шаардлагатай болно).
гуравдугаарт, "архивын хадгалалтад хүлээн авсан цахим файлыг байгууллагын дарга, эсхүл түүний итгэмжлэгдсэн төлөөлөгчийн цахим гарын үсгээр баталгаажуулна. албан ёсны" Цаасан баримтад ийм шаардлага байхгүй. Цахим баримт бичгийг бүрдүүлдэг боловч тоон гарын үсэг ашигладаггүй байгууллагуудад энэ шаардлагыг хэрхэн биелүүлэх талаар 2015 оны дүрэмд чимээгүй байдаг.

Эцэст нь "лавлагаа, хайлт хийх зорилгоор цахим баримт бичгийг шуурхай авахын тулд архивт цахим баримт ашиглах санг бий болгодог" (2.33-р зүйл). Ашиглалтын сангийн тухай ойлголтыг дэлгээгүй.

Баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

3.5. Байгууллагын архив нь нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн (заавал) болон туслах баримт бичгийг хөтөлдөг. Нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн баримт бичгийн бүтэц, хэлбэрийг эдгээр дүрмийн дагуу тодорхойлно. Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн бүтэц, хэлбэрийг байгууллагын архив бие даан тогтоодог.

Үндсэн дүрмүүд нь архивын баримт бичгийн бүртгэл яагаад хийгддэг, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн систем гэж юу болохыг тайлбарлаж, зорилгоо тодорхой тусгасан болно. Эдгээр тодорхойлолтууд 2015 оны дүрмээс алга болсон. Бид яагаад нягтлан бодох бүртгэл хийхээ ойлгохын тулд тэдгээрийг санацгаая.

Мөн гол өөрчлөлт: 2015 онд архивын баримт бичгийн жагсаалтыг 11-ээс 5 орон тоогоор хагасаас илүү хувиар бууруулсан. Зөвхөн байдаг:

хэрэг, баримт бичгийг хүлээн авсан, захиран зарцуулсан дэвтэр;
хөрөнгийн жагсаалт;
сангийн хуудас;
хэрэг, баримт бичгийн тооллого;
бараа материалын бүртгэл.

Нягтлан бодох бүртгэлийн маягтыг боловсруулах, хөтлөх журмыг бага боловч 2015 оны дүрмийн 3.7-3.11-д тайлбарласан болно.

Үлдсэн нь тухайн байгууллагын үзэмжээр. Хэрэв энэ нь улсын (хотын) архивыг олж авах эх сурвалж бол байгууллагын паспортыг нэмэлтээр бүрдүүлэх ёстой (2015 оны дүрмийн 3.12-р зүйл). Мөн 1997 оны ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг улсын бүртгэлд бүртгэх, архивын паспортын маягтыг батлах тухай журмын тайлбарыг энд оруулав. Үндсэн дүрмүүд нь бараг адилхан боловч дурдсан журмаас илүү "шинэхэн" маягтыг санал болгосон болохыг анхаарна уу. Наад зах нь түүний он дараалал нь ерээд оноос биш хоёр мянганы үеэс эхэлсэн.

Баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах

2015 оны дүрмүүд нь баримт бичгийн үнэ цэнийг жил бүр шалгах журамд цоо шинэ зүйл оруулаагүй болно. Зөвхөн 4.12-д анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй:

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

4.12. Үйл ажиллагаа нь ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичгийг бүрдүүлдэггүй байгууллагууд нь ажилтнуудын файлын жагсаалт, түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай файлын бүртгэлийг бүрдүүлж, тэдгээрийн аюулгүй байдлыг хангадаг.

Энэ заалт нь тухайн байгууллагад архив байгаа эсэх, төрийн (хотын) архивыг олж авах эх сурвалжид хамаарах эсэхээс үл хамааран түүний баримт бичгийг дор хаяж бага хэмжээгээр шийдвэрлэх үүрэгтэй гэсэн ярианд хамаарна. Эцсийн эцэст, цөөхөн хүн эхлээд файлын нэр томъёо гаргахгүйгээр түр зуурын (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай файлуудын бүртгэлийг гаргах боломжтой байх.

Хэргийн нэршил

Тэд 2015 оны дүрмээр "байгууллагын баримт бичгийн сангийн бүтэц, зохион байгуулалтыг тусгасан нягтлан бодох бүртгэлийн үндсэн баримт бичиг" гэж нэрлэгддэг хэргийн нэр томъёоны талаар маш бага ярьдаг бөгөөд тодорхой тодорхойлолт ч өгдөггүй. Баримт бичгийн текстээс зөвхөн дараах зүйлийг дурдаж болно (4.14-4.18-р зүйл):

"Хэргийн нэршил нь гүйцэтгэсэн баримт бичгийг файл (цахим файл) болгон ангилах (бүлэглэх) -ийг тогтоодог";
хэргийн жагсаалтыг хавсаргасан маягтын дагуу эмхэтгэсэн;
Байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёог бүтцийн хэлтсийн ажлын нэр томъёоны үндсэн дээр эмхэтгэсэн болно (маягтыг хавсаргасан боловч агуулгын хүснэгтээс олох боломжгүй: энэ нь " гэсэн нэртэй хоёр хавсралтыг агуулна. Хэргийн нэршил” 26 дугаарт бүтцийн хэлтсийг;
Байгууллагын файлын нэр томъёог хадгалах хугацаа, бусад зохицуулалтын эрх зүйн актууд, түүнчлэн файлын стандарт, ойролцоо нэршлийг харуулсан стандарт, хэлтсийн болон бусад баримт бичгийн жагсаалтад үндэслэн боловсруулсан болно;
байгууллагууд - улсын (хотын) архивыг олж авах эх үүсвэрүүд нь "өөрт олгосон бүрэн эрхийнхээ дагуу холбогдох EPC эсвэл улсын (хотын) архив" -тай зохицуулдаг;
улсын (хотын) архивын эх үүсвэр биш байгууллагууд файлын нэр томъёог бие даан зохицуулдаг.

2015 оны дүрмүүд нь байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёог боловсруулах, засварлах талаар өөр бодит мэдээллийг агуулаагүй болно. Үүнийг хоёрдмол утгагүй хэлэх хэрэгтэй: Үндсэн дүрмүүдгүйгээр энгийн бичиг хэргийн ажилтан, ялангуяа анх удаа үүнийг боловсруулж чадахгүй.

Хэргийн бүртгэл

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

4.19. Байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын хугацаа, түүний дотор ажилтнуудад зориулсан, бичиг хэргийн ажлаар дууссан, нээсэн хуанлийн жил дууссаны дараа тэдгээрийг байгууллагын архивт шилжүүлэхээр бэлтгэж, бүртгэнэ. тайлбар.

Хадгалах хугацаанаас хамааран хэргийг бүрэн буюу хэсэгчлэн бүртгэнэ. Бүрэн бүртгэлфайлууд нь байнгын болон түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын хугацаа, ажилтнуудад хамаарна.

Цаасан дээрх хэргийг бүртгэх нь дараахь зүйлийг агуулна.

хэргийн баримт бичгийг бүрдүүлэх, хавтаслах (хэлбэрийн бус баримт бичгийг хаалттай хатуу хавтас, хайрцагт хадгалдаг);

хэргийн хуудасны дугаарлалт;

хэргийг баталгаажуулсан баримт бичгийг бүрдүүлэх (Хавсралт No8);

хэргийн баримт бичгийн дотоод тооллого гаргах (Хавсралт No27);

хэргийн бүрээсийн загвар (Хавсралт No28).

Цахим файлыг байгууллагын архивт шилжүүлэхэд бэлтгэх нь цахим файл, баримт бичгийн бүртгэлийг бүрдүүлэх явдал юм (Хавсралт № 17, 18).

Хэргийн хэсэгчилсэн бүртгэлд юу багтдаг, энэ нь баримт бичгийн хадгалалтын хугацаанаас хэрхэн хамаардаг талаар мэдээлээгүй байна.

Хэрэв өмнө нь дотоод бараа материалыг зөвхөн "д шаардлагатай тохиолдлууд"(Үндсэн дүрмийн 3.6.3-р зүйл), дараа нь энэ хэллэгийг 2015 оны дүрмээс хассан. Хавсралт 27-д үзүүлсэн бараа материалын маягтын гарчигт хадгалалтын хугацааны талаар ямар нэг дурдаагүй болно.

Бүх цахим файлуудыг тайлбарлах ёсгүй, гэхдээ зөвхөн түр зуурын (10-аас дээш жил) болон байнгын хадгалалтын хугацаатай (бараа материалын маягтыг Хавсралт 17, 18-д тус тус оруулсан болно).

Хүсэлтийг биелүүлэх

Архивт ирүүлсэн байгууллага, иргэдийн хүсэлтийг биелүүлэх чиглэлээр шинэчилсэн журмын дагуу архивын тодорхойлолт, хуулбар, хуулбарыг “цахим хэлбэрээр цахим хэрэглүүрээр олгох, эсвэл мэдээлэл, харилцаа холбооны сүлжээгээр илгээх боломжтой” гэсэн шинэлэг зүйл бий. .” Ийм гэрчилгээ, хуулбар, хуулбарыг "байгууллагын дарга эсвэл түүний эрх олгосон бусад албан тушаалтны цахим гарын үсэг" -ээр баталгаажуулна.

Өргөдөл: баримт бичгийн маягт

Уламжлал ёсоор 2015 оны дүрмүүд нь тодорхой баримт бичгийг хадгалах үйл явцыг дагалдах баримт бичгийн маягтуудын багцаар төгсдөг.

Ерөнхийдөө, нэгдүгээрт, 2015 оны дүрмүүд нь Үндсэн дүрмээс цөөн маягт агуулсан, хоёрдугаарт, тэдгээрийн дотор ижил нэртэй хоёр програм байгаа нь маш тохиромжгүй, гуравдугаарт, дурдагдах дарааллаар байршсан гэдгийг хэлэх хэрэгтэй. текстэд (Үндсэн дүрмийн дагуу ач холбогдол, логик дарааллаар биш). Зарим програмууд нэрээ өөрчилсөн бол зарим нь хэлбэрээ бага зэрэг өөрчилсөн. Ерөнхий зөвлөмжЭнэ нь байх болно: хэрэв архивын асуудлаар ямар нэгэн баримт бичиг бүрдүүлэх шаардлагатай бол архивын ажилтан юуны түрүүнд түүний маягтыг 2015 оны дүрмээс хайж олох ёстой бөгөөд шаардлагатай маягт байхгүй тохиолдолд л үндсэн дүрмүүд рүү хандана уу.

Доорх 3 жагсаалт байна. Эхнийх нь (хүснэгт хэлбэрээр) 2015 оны дүрмийн хавсралтууд болон Үндсэн дүрмийн холбогдох маягтууд юм. Хоёр дахь нь 2015 онд нэвтрүүлсэн маягтуудын шинэ хэлбэрүүд юм. Гурав дахь нь 2015 оны дүрмэнд ороогүй боловч цуцлагдаагүй үндсэн дүрмийн маягтууд юм (тэдний хэлснээр тэдгээрийг эрүүл мэнддээ ашиглаарай).

Хүснэгт

Шоуг буулгах

2015 оны дүрмээр дахин гарч, батлагдсан:

Цахим файл, түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай баримт бичгийн тооллого;
Түр (10-аас дээш жил) хадгалах хугацаатай цахим файлын тооллогын хавсралт;
Архивын баримт бичгийг хадгалахад хүлээн авах, шилжүүлэх акт (байгууллагаас байгууллагад. - Анхаарна уу авто)
Хэргийн тооллого;
Цахим хэргийн тооллого, цахим хэргийн тооллогын хавсралт бүхий баримт бичиг, баримт бичиг.

Сүүлийн хоёр хэлбэр нь хүргэлтийн бараа материалыг орлуулах зорилготой бөгөөд байгууллагын архивт хадгалах баримт бичгийг хүлээн авах, шилжүүлэх актыг бодитоор илэрхийлдэг.

Байгууллагын бүтцийн нэгжийн байнгын, түр (10-аас дээш жил) хадгалалтын тооллого, боловсон хүчний бүртгэл (Үндсэн дүрмийн 12-р хавсралт);
Эцсийн бүртгэл ба баталгаажуулалт (Хавсралт 13);
Гарчиг хуудасбайнгын хадгалалтын баримт бичгийн тооллого (Хавсралт 14);
Баримт бичгийг олгох захиалга (шаардлага) (Хавсралт 17);
Баримт бичиг олгох дэвтэр (Хавсралт 19);
Онцгой үнэ цэнэтэй хэргийн тооллого (Хавсралт 23);
Даатгалын сан, ашиглалтын сангийн орлого, зарцуулалтын бүртгэлийн дэвтэр (Хавсралт 27);
Даатгалын сангийн тооллого (Хавсралт 28);
Удирдлагын баримт бичгийг хадгалах байгууллагын архивын паспорт (Хавсралт 29);
Салбарын сангийн баримт бичгийг хадгалдаг байгууллагын паспорт (Хавсралт 30);
Цахим баримт бичгийн (ED) нягтлан бодох бүртгэлийн нэгжийн дансны карт (Хавсралт 31);
Цахим баримт бичгийг шилжүүлэх, дахин бичих тухай акт (Хавсралт 32);
Цахим баримт бичгийг хүлээн авах, устгах журнал (Хавсралт 33);
Шилжилт хөдөлгөөний сэтгүүл, цахим баримт бичгийг дахин бичих (Хавсралт 34);
Хувь хүний гарал үүслийн баримт бичгийн тодорхойлолтын акт (Хавсралт 38);
Архивын нэгдсэн сан бүрдүүлэх тухай акт (Хавсралт 39);
Олгосон хуулбар, хуулбар, гэрчилгээ, сэдэвчилсэн материалыг бүртгэсэн журнал (Хавсралт 44);
Уншлагын танхимын хэрэглэгчдийн зочилсон бүртгэл (Хавсралт 45);
Архивын жилийн ажлын төлөвлөгөө (Хавсралт 46);
Байгууллагатай хийсэн ажлыг бүртгэх карт (Хавсралт 47);
Архивын даргыг өөрчлөх үед хүлээн авах, шилжүүлэх гэрчилгээ (Хавсралт 48).

2015 оны дүрэм нь бэлтгэгдсэн уншигчдад зориулагдсан нь ойлгомжтой. Гэвч харамсалтай нь олон тохиолдолд байгууллагын оффисын ажил, архивын ажлыг нарийн бичгийн дарга нар эсвэл (шаардлагатай бол) янз бүрийн хэлтсийн ажилтнууд хариуцдаг: нягтлан бодогч, боловсон хүчний ажилтан, хөдөлмөр хамгаалал, хуульч гэх мэт. Эдгээр гэм зэмгүй хүмүүст бичиг баримт хадгалах тал дээр тэднээс юу шаардаж байгааг ойлгоход маш хэцүү байх болно.

2015 оны дүрмүүд нь байгууллагад баримт бичгийн хадгалалтыг хангах хамгийн бага арга хэмжээг тусгасан болно. Уг дүрмийг уншигчид арга зүйн эх сурвалжаас бие даан практикт хэрхэн хэрэгжүүлэх талаар мэдээлэл хайх шаардлагатай болно. Ийнхүү Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны үндсэн дүрмүүд нь заавал дагаж мөрдөх албагүй статустай байсан ч 2015 оны дүрэм гарч ирснээр Оросын байгууллагуудын оффисуудад өмнөхөөсөө илүү эрэлт хэрэгцээтэй байх болно.

2015 оны 9-р сарын 21-ний өдөр ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаал хүчин төгөлдөр болсон. Тэрээр "ОХУ-ын Архивын сангийн баримт бичиг болон бусад архивын баримт бичгийг төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудад хадгалах, олж авах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглах ажлыг зохион байгуулах дүрмийг" баталлаа. Цаашид нийтлэлийн текстэнд товчхондоо бид тэдгээрийг "Дүрэм 2015" гэж нэрлэх болно.

2015 оны дүрмийг нийтлэснээр архивын ажилд ямар ч хувьсгал гараагүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Шинэ дүрмүүд нь цахим баримт бичигт илүү ээлтэй байх боломжтой юу ... Бид энэ нийтлэлд архивын шинэ болон хуучин дүрмийн байдлын талаар ярилцах болно. Мөн байгууллагын 2015 оны архивын үйл ажиллагааны дүрмийг эндээс татаж авах боломжтой.

Өмнө ба дараа

Хоёрдугаарт - Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрэм (Росархивын зөвлөлийн 2002 оны 02-р сарын 06-ны өдрийн шийдвэрээр батлагдсан). Энэ бол хүчингүй болоогүй арга зүйн (заавал биш, гэхдээ мэдээллийн чанартай) баримт бичиг боловч та үүнийг ашиглах боломжтой, бүр ашиглах хэрэгтэй, учир нь 2015 оны дүрмүүд нь байгууллагад баримт бичгийг хадгалах практик үйл ажиллагаатай холбоотой олон асуудлыг хөшигний ард үлдээсэн.

Тиймээс бид хоёр ажлын баримт бичигтэй үлдэж байна: Дүрэм 2015 ба Үндсэн дүрмүүд. Тэд огт өөр статустай:

Дүрэм 2015 - норматив баримт бичиг. Энэ нь үйл ажиллагааны чиглэл, өмчийн хэлбэрээс үл хамааран бүх байгууллагад заавал байх ёстой.Үүнийг Соёлын яамны тушаалаар баталсан.

Оффисын ажил, оффис

Байгууллагын архивын ажлын дүрэм 2015 он

Евгения Кожанова 2016 оны хоёрдугаар сарын 15-ны 13:58 цаг

Хоёрдугаарт - Байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрэм (Росархивын зөвлөлийн 2002 оны 02-р сарын 06-ны өдрийн шийдвэрээр батлагдсан). Энэ бол хүчингүй болоогүй арга зүйн (заавал биш, гэхдээ мэдээллийн чанартай) баримт бичиг боловч та үүнийг ашиглах боломжтой, бүр ашиглах хэрэгтэй, учир нь 2015 оны дүрмүүд нь байгууллагад баримт бичгийг хадгалах практик үйл ажиллагаатай холбоотой олон асуудлыг хөшигний ард үлдээсэн.

Тиймээс бид хоёр ажлын баримт бичигтэй үлдэж байна: Дүрэм 2015 ба Үндсэн дүрмүүд. Тэд огт өөр статустай:

Үүнтэй төстэй нийтлэлүүд

Хэлэлцэж байна:

Сүүлийн уулзалт. Хоёр эгч. Елизавета Федоровнагийн сүүлчийн уулзалт нөхрийнхөө алуурчныг уучилсан:Елизавета Федоровнаг Европын хамгийн үзэсгэлэнтэй эмэгтэйчүүдийн нэг гэж нэрлэдэг байв....
Энгийн байцаатай шөл. Байцааны шөл. Амттай жор Байцааны шөлийг хэрхэн яаж хоол хийх вэ:Шинэ байцаатай шөлийг жилийн турш авах боломжтой. Эцсийн эцэст, найрлага нь ...
Үйлдлийн тухай афоризм ба ишлэлүүд Зөвхөн үйлдлүүд л ярьдаг:***Аливаа үйлдлийн үр дагавар нь тухайн үйлдэлд нь тусгагдсан байдаг.***Аливаа...
Та яагаад модны овоолго дахь түлээ модыг мөрөөддөг вэ?:Та яагаад түлээ мод мөрөөдөж байгаагаа мэдэхээсээ өмнө юу болохыг төсөөлөх хэрэгтэй ...