Характеристика термінових та важливих справ. Важливе – термінове. Як виглядає Матриця

Прочитано: 7 189

Чому руйнуються плани? Тому що в потоці повсякденних справ ми прагнемо виконання термінових справ, забуваючи про важливі та обов'язкові. У чому різниця? У правильності пріоритетів! Не завжди важливі справи термінові, а термінові – важливі. Як це? Дуже просто. І розібратися з цим допоможуть квадранти Кові. Друга їхня назва – матриця пріоритетів Ейзенхауера.

Важливо та терміново: терміни та уточнення

Важливість та терміновість.

Термінові справивимагають негайної, негайної участі чи рішення. Їх треба робити миттєво, інакше трапиться пожежа, форс-мажор, катастрофа. Термінові справи потребують реактивного реагування, змушуючи скасовувати всі плани та важливі справи.

Важливі справимають на увазі. Вони необхідні досягнення поставлених глобальних цілей, попереднього вирішення важливих завдань, реалізації можливостей. Займаючись виконанням важливих справ, людина досягає найвищих результатів, успішності. Життя протікає чітко, розмірено та цілеспрямовано.

На жаль, важливі справи в нашому житті часто не мають пріоритетного значення. Чому? Тому що вся повсякденність спрямована на рішення термінових завдань.

Як це виправити?

Використовувати матрицю Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів. Іноді з цією ж метою рекомендують квадрати часу Кови.

Чим відрізняються матриця квадрантів Стівена Кові та матриця справ Ейзенхауера?

Власне, нічим.

Обидва методи мають на увазі ідентичні підходи до планування. А різні назви отримали через відомих розробників систем. Так уже вийшло, що Дуайт Ейзенхауер використав повсякденній роботіту ж техніку, що описав у своїй книзі Стівен Кові.

Дві великі людини. Дві назви. Один спосіб.

Квадранти Кові: матриця структури справ

Розміщення пріоритетів за матрицею Ейзенхауера передбачає градування всіх справ і завдань на 4 блоки за їх важливістю та терміновістю виконання:

• важливе/термінове;
• важливе/нестрокове;
• неважливе/термінове;
• неважливе/нестрокове.

Якщо зробити заздалегідь – виписати всі найближчі та далекі справи в один список, можна легко заповнити будь-який квадрат Стівена Кові. Достатньо оцінити значущість і терміновість всіх завдань.

Як ділити задачі по матриці Ейзенхауера?

Високоефективний тайм-менеджмент з матриці Ейзенхауера

Якщо подивитися на структуру кожного блоку неупереджено, то видно особливості кожного квадрата:

• Квадрат A – постійний цейтнот, «пожежа», нерви та реактивний ритм життя.
• Квадрат B – вирішення стратегічних завдань, проактивність, робота на результат та успіх.
• Квадрат C – хронофаги у різних варіантах.
• Квадрат D - прокрастинація.

Тобто при визначенні пріоритетів за допомогою матриці Ейзенхауера на увагу заслуговують тільки справи другого блоку. А за фактом ми займаємося завданнями «термінових» квадратів», витрачаючи нерви і відволікаючись на непотрібні фактори.

Що робити з цими знаннями?

Все дуже просто. Планування часу відповідно до матриці Ейзенхауера передбачає проактивний підхід та застосування найкращих інструментівтайм-менеджменту.

Використовувати можна:

• С – відволікання всіх видів, які потрібно контролювати та тримати у вузді.
• D – безглузде проведення часу, яке легко замінити заслуженим запланованим відпочинком після виконання справ.

Хтось думає, що домогосподаркам не потрібне планування та чіткий графік. Все навпаки.

Нескінченно зайняті собою та дітьми жінки більш ніж хтось інший потребують правильної структури дня.

Матриця терміновості та важливості матриця Ейзенхауера – зручна вправа, помічник та порадник на кожен день. Використання квадрантів Кови значно знижує рівень стресу в повсякденному життіта справах.

На початку грудня ми не поспішаючи готуємося до того, щоб зустріти Новий рік. Підбити підсумки, підготувати подарунки, виставити цілі на наступний рік – все це важливо, але поки що не терміново. А ось, якщо затягнути з виконанням цих справ до останніх днівмісяця, то вони перетворяться на авральні.

Щоб такого не виникало, треба робити заздалегідь важливі справи. А для цього варто мати перелік цих справ. Спробуємо його скласти.

Майже кожен читач Лайфхакера знає про матриці Ейзенхауера, Але все ж таки нагадаю про неї. Виглядає вона так:

• Термінові та важливі – не допускати
• Термінові та неважливі – делегувати
• Нестрокові та важливі – робити
• Нестрокові та неважливі – не робити

Але вистачить теорії, давайте перейдемо до складання списку справ важливих і не термінових справ, якими справді варто займатися.
Організувати інформацію.Подумайте, скільки зазвичай у вас йде часу на пошук потрібної інформації. Адже ми споживаємо її в таких кількостях, що запам'ятати, де саме ти на неї натрапив важко. Це було у соціальної мережі, в RSS-стрічці, у пошуковику? Якщо до цього ще додати те, що ми сидимо за ноутом, то за комп'ютером, то за планшетом, то ставати сумно.

Тому я запланував собі таке: Вести одну базу даних для зберігання інформації . Для мене це Evernote, який у наступного рокуповинен об'єднати нотатки з Kindle, дані з OneNote, зазначені записи з Reader, посилання на відео з рецензією.

Завести потрібні зв'язки. Скажіть, а ви знайомі з вашою листоношою? А дільничним лікарем, податковим інспектором? Ви знаєте, кому телефонувати, якщо у вас прорве трубу? Перелік людей, знайомство з якими є важливим, можна продовжити, але у кожного він унікальний. Тому складіть свій список .

Розібрати речі. Багато речей для нас важливі. Деякі є ключем до спогадів чи емоційних переживань. Наприклад, фотографії чи кубки, грамоти за досягнення. Такі можливо варто зберігати. Але ось ненадягана три роки кофточка, яка лише займає місце.

Підготувати потрібні документи . Важливий порядок у інформації, речах, а й у документах. Наприклад, отримати закордонний паспорт. Чомусь так багато хто отримує його прискорено, перед поїздкою на відпочинок. Адже термін його дії десять років. Ще варто пам'ятати про інтернет-документи: дані по домену, персональний атестат вебмані, верифікація яндекс.грошей.

Я спеціально не включаю до цього списку процеси чи звички, якими важливо займатися постійно. Це спілкування з рідними та близькими, самовдосконалення, турбота про здоров'я, читання та інше. А що б ви додали до цього списку?

Матриця Ейзенхауерає одним із найпопулярніших і затребуваних прийомів розміщення пріоритетів у завданнях.
Її авторство належить 34 президенту США Дуайту Ейзенхауеру. Він проводив багато дослідів щодо організації свого часу і в результаті зробив висновок, що термінові справи рідко бувають важливими, а важливі справи рідко бувають терміновими.

Ейзенхауер придумав інструмент, за допомогою якого цей принцип можна було б застосовувати під час розміщення пріоритетів у задах і відокремити важливі завданнявід термінових, але не важливих. Інструмент отримав назву « Матриця Ейзенхауера».

Відповідно до матриці Ейзенхауера будь-яке завдання можна розділити на 4 категорії:

• A – термінові та важливі
• B – важливі, але не термінові
• термінові, але не важливі
• D – не термінові та не важливі

Докладно опишемо кожну з категорій.

A – термінові та важливі

У організованих людей, які вміють добре керувати своїм часом, ця категорія завдань практично завжди пустує. І лише зрідка туди можуть потрапляти форс-мажорні справи, що раптово виникли, які вимагають термінової уваги.

До цієї категорії згідно з класифікацією Ейзенхауера належать завдання, терміни за якими горять і невиконання яких може призвести до плачевних наслідків у майбутньому. Тобто дедлайни, аврали, ситуації життя та смерті.

Приклади термінових та важливих справ:

1) Захворів зуб – ні про що інше, крім зубного болю, ви думати не можете

2) Прорвало кран і топить квартиру – потрібно терміново викликати сантехніку

3) Здача проекту на роботі – терміни підтискають, а проект поки що не завершено.

Як я вже писав вище, чим організованіша людина, тим менше в її житті виникає термінових та важливих справ. Саме тому завдання, яке стоїть перед вами, як перед людьми, які хочуть навчитися краще керувати своїм часом, це навчитися заздалегідь вирішувати завдання, щоб вони не перейшли до цієї категорії.

B – важливі, але не термінові

До цієї категорії належать справи, виконання яких має значення для нашого майбутнього, але виконання яких не горить. Припустимо, ми хочемо вивчити нова моваі це допоможе нам отримати найкращу посаду. Або ми хочемо бігати вранці, щоб бути здоровими.

Виконання важливих і не термінових завдань допоможе нам досягти успіху в житті. Але, як показує практика, чомусь люди не поспішають за них сідати. І часто буває так, що ця категорія справ переходить у розряд важливих і термінових. І тоді стрес вам забезпечений.

Приклади важливих, але термінових справ:

1) Фізичне здоров'я

2) Навчання та курси

3) Вирішення важливих робочих завдань

Якщо ви навчитеся знаходити час для вирішення важливих, але не термінових завдань, незабаром побачите, як вам стає все простіше і легше жити.

С – не важливі, але термінові

Для того, щоб зрозуміти чи дійсно ця справа є важливою, уявіть, який результат ви отримаєте після її виконання. Якщо результати будуть мінімальними, то відносите цю справу до категорії С.

Приклади не важливих, але термінових завдань:

1) Допомога іншим - подругапопросила собачку вигуляти (вже шостий раз на місяць) відмовити незручно.

2) Карс долара завтра підніметься на піввідсотка, потрібно терміново поміняти 100 доларів

3) Подзвонили та попросили терміново пройти опитування (хоча проходження опитування може зачекати)

D – не важливі та не термінові

Ці справи ми називаємо пожирателями часу. Ми витрачаємо на них багато часу, але результат наших дій практично нульовий.

"Термінові справи часто заважають робити важливі"
Підручник з МВА

Часто, коли справ стає занадто багато, ми починаємо почуватися як "білка у колесі". А чому? Тому що ті гори справ, які ми перелопочуємо за день, більшою мірою займають наш час і втомлюють, ніж просувають нас до наших цілей. Ми крутимося, біжимо, намагаємося, поспішаємо, без зупинки щось робимо, вирішуємо, друкуємо, складаємо, штампуємо, веземо, вантажимо, презентуємо, ремонтуємо тощо. і т.п. Список можна продовжувати до безкінечності. А на завтра ще більша купа справ звалюється на нас, і, здається, що немає цього ні кінця, ні краю. Те, що таке відбувається, говорить про те, що у своїй повсякденній роботі, домашніх та особистих справах ми швидше зайняті терміновими справами, ніж важливими! І все б нічого, тільки якщо так відбувається досить довго, то з часом втрачається мотивація взагалі щось робити! У критичних випадках може дійти навіть до того, що улюблена колись робота стає просто ненависною! І навіть довгоочікувану відпустку рятує лише ненадовго!
Як же бути? Як, залишаючись ефективним, не втратити себе у вирі "текучки"?
Середина робочого тижня добре підходить, щоб гарненько поміркувати над питанням, як зробити частину часу, що залишилася, найбільш ефективною і плідною. Використовуючи давню ідею декартових координат (відому кожному зі шкільної лави), ми пропонуємо Вам дуже ефективний і при цьому простий механізм ранжування ваших справ щодо двох осей - вісь Х "термінове", вісь Y - "важлива".
Розкресливши звичним рухом лист на 4 квадрати, ми отримуємо наступну матрицю:

ВАЖЛИВЕ - НЕ ТЕРМІНОВЕ	ВАЖЛИВО - ТЕРМІНОВЕ
не ВАЖЛИВЕ - не ТЕРМІНОВЕ	ТЕРМІНОВЕ - НЕ ВАЖЛИВЕ

Інструкція із застосування:

1. Для початку, зберіть ВСІ СВОЇ СПРАВИ в один список- для цього можна використовувати звичні текстові редактори, планувальники, ваші щоденники або просто чистий листпаперу. Записуйте у цей список усі ваші справи поспіль. Все, що ви запланували на день, все, що "тягнеться" день за днем ​​багато тижнів, все, що потрібно зробити "але руки не доходять" і так далі. За моїми спостереженнями, список може вийти досить значний і 40 пунктів і 120 і навіть більше 200, тому і час, відведений на його складання, вибирайте індивідуально - від 2-3 до 2-3 днів.
2. Потім заповніть наведену вище матрицю справами ТІЛЬКИ З СПИСКУ. Якщо якісь справи не увійшли до списку, перш ніж їх внести в матрицю, запитайте себе "Чи вони вже важливі для мене? Чи дійсно вони є терміновими?". Якщо ви відповісте "Так" на обидва ці питання, то у мене до вас ще одне питання: "Чому ж тоді вони не увійшли до початкового списку?" У будь-якому випадку, вирішувати вам – включати забуті справи у матрицю чи ні.

3. Після того, як матриця повністю заповнена, почніть реалізацію планів із верхнього правого квадрата.Коли всі справи в ньому будуть "оптичені" або викреслені, перейдіть в залежності від ваших пріоритетів або до виконання справ лівому верхньому, або у правому нижньому квадратах. "Чарівництво" застосування матриці "важливе-термінове" полягає в тому, що майже ніколи не доводиться виконувати пункти з лівого нижнього квадрата - їх або зробить хтось за вас (для кого вони, наприклад, є справами з квадрата "важливе та термінове") ), або відпадуть "за непотрібністю" (принцип ППО - почекай виконувати скасують - ще ніхто не скасовував).
P.S.Кілька років тому я запропонувала заповнити цю матрицю одному зі своїх клієнтів - "біг-боса", у підпорядкуванні якого до цього дня працює "армія співробітників": він у якийсь момент поскаржився, що "завалений справами" і хотів би виробити якусь систему, що дозволяє максимально швидко розставляти пріоритети у поточних питаннях. Тоді я розкреслила листок паперу на 4 квадрати, написала кожен, як ви бачите на малюнку, і поклала перед ним, докладно розповівши, як потрібно заповнити матрицю.
Він уважно вислухав інструкцію, подивився на матрицю, подивився на мене - розгорнув лист, посунув до мене і, посміхаючись, сказав: "Ну що Ви, Оксаночко, мені пропонуєте? Я не займаюся не важливими справами- для цього я маю підлеглі. А у мене всі справи важливі та термінові - у цьому й проблема!"
Почувши таку відповідь, я теж усміхнулася і написала на аркуші лише одне слово, повернувши матрицю клієнтові. Наступні півгодини пішли на те, щоб заповнити квадрати матриці різними справами зі списку щоденника. Через 2 дні всі секретарі та співробітники фірми були "оснащені" цією матрицею для щоденного планування (підлеглим, звичайно, пропонувалася перша версія). А у мене з тих пір на додаток до Матриці "важливе-термінове" є матриця "важливе-термінове" для керівників, як окремий інструмент!
Ви можете самі прямо зараз винайти "просунуту" версію матриці, якщо знайдете те слово, яке кардинально зміщує фокус уваги, зберігаючи основну ідею роботи з матрицею не зворушеною, або приходьте на курс-я обов'язково розповім цю історію і запропоную до Вашої уваги оновлену форму "для керівників".

Насправді існують інструменти, які допомагають розставити пріоритети та встигнути зробити важливе.Один із них — матриця Ейзенхауера: метод, перевірений багатьма успішними у житті людей. Керівники компаній використовують її для планування та моніторингу власної активності та активності своїх підлеглих. Але вона така проста і ефективна, що її можна рекомендувати навіть домогосподарці, що створює дизайн своєї квартири.

Потренувавшись кілька разів, ви майже автоматично «розкидатимете» завдання на важливі і термінові, на ті, що можна зробити пізніше, і ті, які повинні займати набагато менше вашої уваги. Якщо дозволити собі пафосний склад, то матриця дозволяє в рутині нескінченних термінових справ не забути про свою життєву місію.

Звичайно, кожен по-своєму розуміє та використовує цей інструмент.

Нижче один з варіантів ефективного використанняматриці. , Спробуйте і встигайте все, що для вас важливо!

Як побудувати:

Розбийте поле на 4 квадранти:

Завдання А «Терміново — Важливо» (такий собі квадрант «Прокинувся!» або «Пожежа!»).

Завдання Б "Не терміново - Важливо" (ключовий, основний робочий квадрант, в якому не тільки досягаєш якісного результату, Але і розвиваєшся, делегуєш, святкуєш успіх і т. д.).

Завдання В «Терміново — Не важливо» (це вся суєта, яка й не наша часто, а робимо-таки, усвідомлено чи тому, що «так повелося»?).

Завдання Г «Не терміново - Не важливо» (це взагалі порожнє: вирішувати ці завдання - те саме, що відповідати на відвертий спам).

Що "Важливо"?

Організація, в якій ми працюємо, визначила ці завдання до нас та за нас. Це, власне, ті завдання, заради виконання яких нас запросили працювати в компанію: наші посадові обов'язки, завдання, які ставить нам безпосередній (адміністративний) керівник чи керівник проекту, у якому беремо участь. Це не ваше особисте розуміння: важливо це у світовому масштабі чи ні?

Дедалі прозаїчніше: важливо те, заради чого вас покликали на цю позицію. І якщо кожен виконуватиме ці завдання, всім буде щастя.

А що «Терміново»?

Те, що має певний термін. Найчастіше терміново — коли термін вже дуже близький.

Як виглядає Матриця?

Що можна зробити зараз?

Виконайте просту вправу:

1. Перерахуйте всі цілі та завдання, які ви плануєте виконати. Список має бути пронумерований.

2. Проранжуйте кожну справу за шкалою від −5 до 5 у категоріях «Терміновість», «Важливість» у таблиці 1. Великі цілі («Слонів») поділяйте на окремі завдання («Біфштекси») і надавайте ранг «Терміновість» та «Важливість» кожному окремому «біфштексу».

3. У таблиці 2 розподіліть усі справи по полю, виходячи з рангів Терміновості та Важливості.

4. Визначайте пріоритетність завдань, рухаючись полем від правого верхнього кута («Терміново — Важливо») до лівого нижнього кута («Не терміново — Не важливо»).

5. Виконуйте відповідно до пріоритетів.

6. Насолоджуйтесь порядком та успіхом. Адже Успіх це ще й встигнути.