Утримання за невідпрацьовані дні відпустки за календарними днями. Утримання за використану авансом відпустку при звільненні
У розрахунках із співробітниками підприємства нерідко трапляється ситуація, коли звільняється працівник, який відгуляв відпустку авансом. Практично у всіх випадках, коли таке трапляється, роботодавець має право утримати переплачену суму.
За законодавством працівник може скористатися відпусткою перший рік через півроку після прийому працювати. У наступні роки відпустка може бути використана у будь-який час. Єдина умова – тривалість однієї частини не менше 14 днів. Частини, що залишилися, можна розбивати в довільному порядку.
При звільненні працівника організація зобов'язана в останній день зробити з ним остаточні розрахунки. При невикористаній до кінця відпустці працівникові виплачується компенсація за дні, що йому поклали. У протилежній ситуації, коли працівник використав до кінця відпустку за рік, а звільняється до закінчення, роботодавець має право утримати оплату за дні відпустки, відгуляної авансом.
При виплаті відпустки авансом та наступному звільненнідо закінчення робочого року у працівника утворюється заборгованість перед роботодавцем. З метою погашення цієї заборгованості і провадиться утримання. Варто мати на увазі, що зі співробітника можна утримати не більше 20% від загальної виплати.
Суми утриманої відпустки впливають на розрахунки зі страхових внесків, ПДФО та податку на прибуток.
Принципи розрахунку відпускних виплат
Види відпусток:
- черговий оплачуваний;
- додатковий (оплачуваний);
- навчальна відпустка;
- у зв'язку з вагітністю та пологами, та ін.
У нашому випадку розглядається лише один вид відпустки – черговий.
Суму виплачуваних відпускних можна надати формулою:
Середньоденний заробіток (СДЗ) * Кількість днів відпустки (КолД).
Основне завдання тут є обчислення СДЗ. Для його розрахунку береться нарахована ЗП за 12 місяців до відпустки, поділена на кількість відпрацьованих днів.
Якщо стаж працівника в організації менше року, Береться відношення числа місяців з моменту прийому до фактично відпрацьованого часу (кількості днів).
У суму нарахованої зарплати входять усі виплати, включені до системи оплати праці. Тобто всі соціальні виплати, компенсації проїзду чи харчування, у розрахунку середнього заробітку за період не беруть участі.
У загальному виглядіформула розрахунку відпускних виглядає так:
У тому випадку, коли у працівника всі дні за період відпрацьовані повністю, формула обчислення числа робочих днів виглядає набагато простіше: середня кількість календарних днів — 3, помножити на 12 місяців.
Приклад відображення утримання за «авансову» відпустку
Відпустка використана у році звільнення
2015 року в ТОВ «Промпостачкомплект-СІ» звільнився співробітник. На момент звільнення їм було використано 14 днів відпрацьованої відпустки. Оклад співробітнику встановлено у вигляді 45000 рублів.
Нарахування за відпустку авансом становило 21000 рублів.
Проведення за цими операціями:
| Дт | Кт | Опис операції | Сума | Документ |
| Відображено нарахування зарплати | 45000 | Бухгалтерська довідка | ||
| 68 | Відображення утримання ПДФО (45000*13%) | 5850 | Бухгалтерська довідка | |
| Утримання із ЗП суми невідпрацьованої заборгованості (45000 * 20 %) | -9000 | Бухгалтерська довідка | ||
| 68 | Сторно ПДФО за утримання із ЗП (4200*13%) | -1170 | Бухгалтерська довідка | |
| 50() | Відображення виплати зарплати при звільненні (45000 - 5850 - 9000 - 1170) | 28980 | Розрахункова відомість, РКО | |
Як ви знаєте, після шести місяців безперервної роботи в одного роботодавця співробітник має право отримати відпустку за перший рік роботи. Але за домовленістю сторін відпустка може бути надана і раніше. А за другий та наступні роки відпустка покладається у будь-який час робочого року відповідно до графіка відпусток (ч. ч. 2, 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).
Якщо працівник на дату звільнення використав більше днівоплачуваної відпустки, ніж їй належить у поточному робочому році, то виходить, що роботодавець сплатив невідпрацьовані днівідпустки. Тому він має право утримати відпускні за невідпрацьовані дні з виплат працівникові під час звільнення.
за загальному правилуутримання не можуть перевищувати 20 відсотків суми до виплати після сплати податків. Якщо переплата за відпустку перевищує цей ліміт, то перевищення працівника повертає добровільно. Стягнути цю заборгованість у суді роботодавець не зможе.
Наказ про утримання за невідпрацьовану відпустку
Уніфікованої форми такого наказу немає. Роботодавець складає їх у довільній формі. У наказі слід зазначити:
- прізвище та ініціали співробітника;
- посада співробітника;
- кількість невідпрацьованих днів відпустки;
- суму утримання;
- джерело утримання (вид виплати під час звільнення).
Наприклад, формулювання наказу може бути таким: «з метою погашення заборгованості, що утворилася у зв'язку зі звільненням до закінчення робочого року, в рахунок якого йому було надано щорічну оплачувану відпустку, наказую: утримати з коштів за невідпрацьовані дні щорічної оплачуваної відпустки у розмірі» .
Співробітника слід ознайомити із наказом під розпис. Проте бажано передбачити реквізит на підтвердження як факту ознайомлення, а й факту згоди співробітника
з наказом тексту.
Утримання ПДФО під час звільнення
У Податковому кодексі немає спеціального правила для визначення податкової бази з ПДФО,
якщо раніше нараховані відпускні, з яких уже сплачено податок, згодом утримуються із виплат при звільненні. Тому є різні думки про те, як діяти роботодавцю (податковому агенту з ПДФО). Він може:
- зменшити податкову базу з ПДФО на суму відпускних за невідпрацьовані дні відпустки. Тоді у нього утворюється переплата з ПДФО;
- не зменшувати податкову базу з ПДФО, оскільки утримання виробляються із сум, що виплачуються за вирахуванням ПДФО.
У звичайній ситуації, коли виплати перевищують суму утримання, роботодавцю простіше не відображати заборгованість перед співробітником по поверненню ПДФО, а одразу розрахувати податок
від суми виплат із урахуванням утримання.
Страхові внески під час звільнення
У разі звільнення працівника страховими внесками оподатковуються виплати при звільненні
за вирахуванням утримання за невідпрацьовані дні відпустки. Вносити зміни до звітності щодо внесків за період, коли було нараховано відпускні за необроблені дні відпустки, не потрібно.
Проведення по утриманню під час звільнення
У зв'язку з виникненням у працівників права на оплачувану відпустку в організації-роботодавця виникають оціночні зобов'язання. Розмір оціночних зобов'язань –
це приблизна сума, яку працівники мають право вимагати в організації станом на звітну дату, якщо вони вирішать піти у відпустку або звільнитися. Ця сума включає страхові внески. Порядок розрахунку оціночного зобов'язання щодо відпусток організації розробляють самостійно та закріплюють у «бухгалтерській» обліковій політиці. Для відображення оцінного зобов'язання використовується рахунок 96 "Резерви майбутніх витрат".
На звітну дату бухгалтер робить проведення:
ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 96
– визнано оцінне зобов'язання щодо оплати відпусток.
Якщо у податковому обліку резерв на оплату відпусток не формується, то відпускні включаються до витрат у бухгалтерському обліку раніше, ніж у податковому. Але суми видатків рівні. Тому різниці щодо ПБО 18/02 є тимчасовими та призводять до формування відкладених податкових активів та зобов'язань. У цій статті вони не розглядаються.
У міру нарахування та виплати відпускних виникнуть проведення:
ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 70
– нараховано відпускні;
ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 69 (за субрахунками)
– нараховано страхові внески;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»
– утримано ПДФО з відпускних;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
- Виплачені відпускні.
Візьмемо для прикладу типову ситуацію – утримання за невідпрацьовані дні відпустки із зарплати, якщо відпустку авансом надали працівникові у календарному році звільнення. Оскільки утримання провадиться з виплат, нарахованих у тому ж році, воно відображається сторнувальними проводками.
ПРИКЛАД УТРИМАННЯ ПРИ ЗВІЛЬНЕННІ ЗА ВІДПУСТКУ ПОТОЧНОГО РОКУ
При звільненні співробітнику нараховано зарплату у сумі 30 000 рублів, а відпускні за невідпрацьовані дні відпустки становили 5000 рублів. Утримати «авансові» відпускні можна повністю, оскільки де вони перевищують 20 відсотків суми зарплати після сплати ПДФО – 5220 крб. ((30 000 - 30 000 × 13%) × 20%).
Утримання під час звільнення відбивається проводками:
ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 70 субрахунок «Зарплата співробітників»
- 30 000 руб. - Нараховано зарплату при звільненні;
сторно ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …) КРЕДИТ 70 субрахунок «Відпускним співробітникам»
- 5000 руб. – відбито відпускні за невідпрацьовані дні відпустки;
сторно ДЕБЕТ 70 субрахунок «Відпускним співробітникам» КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки
з ПДФО»
- 650 руб. (5000 руб. × 13%) - відбито ПДФО з відпускних за невідпрацьовані дні відпустки;
ДЕБЕТ 70 субрахунок «Зарплата співробітників» КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»
- 3900 руб. (30 000 × 13%) – утримано ПДФО із зарплати співробітника;
ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 69 (за субрахунками)
- 7550 руб. ((30 000 – 5000) × 30,2%) – нараховано страхові внески на виплату при звільненні;
ДЕБЕТ 70 субрахунок «Зарплата співробітників» КРЕДИТ 70 субрахунок «Відпускні співробітникам»
- 4350 руб. (5000 – 650) – утримані із зарплати відпускні за невідпрацьовані дні відпустки;
ДЕБЕТ 70 субрахунок «Зарплата співробітників» КРЕДИТ 51
- 21 750 руб. (30 000 – 3900 – 4350) – виплачено співробітнику суму при звільненні.
У практиці компаній нерідкі випадки, коли співробітник, пропрацювавши менше року вже вибрав 28 відпускних днів.
Така ситуація складається через отримані відпускні дні в аванс, з розрахунком подальшого відпрацювання після виходу на роботу.
Через те, що співробітник, який пропрацював більше шести місяців, має право на відпустку.
Іноді співробітник, що вийшов з відпустки, звільняється і у нього утворюється заборгованість перед компанією за надмірно сплачені відпускні, які можуть підлягати утриманню. Якими ж правилами керуватися для розрахунку утримання за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні та за яким алгоритмом його коректно можна зробити.
Утримання – будь-яке зниження фінансового еквівалента праці співробітника, що підлягає сплаті у вигляді зарплати. При розрахунку суми утримання необхідно керуватися рядом правил, які дозволять визначити правомірність стягнення та розрахувати правильну суму.
У переважній більшості випадків сума утримання обмежена до 20% сумарної виплати при звільненні (п.1 ст. 138 ТК РФ). Якщо інше не передбачено законом.
У разі передбачених законом, відсоткове співвідношення суми до утримання може бути збільшено до 50%, але не більше. За винятком ситуації, коли працівник зобов'язаний:
- виконувати примусові роботи (наприклад, як кримінального покарання);
- виплачувати аліменти;
- відшкодувати шкоду здоров'ю, заподіяну іншій особі;
- заповнити шкоду особам, завданим співробітником, що спричинив смерть годувальника;
- відшкодувати шкоду, заподіяну внаслідок злочинних дій.
Такий закритий список вказано у частині 3 статті 138 ТК РФ. У разі діє обмеження до 50%, але з більше 70%.
В окремих випадках немає підстав для утримання:
- відмова від посади за станом здоров'я або відсутність такої;
- внаслідок визнання працівника недієздатним;
- ліквідація підприємства;
- скорочення чисельності штату;
- при зміні власника підприємства, це правило поширюється на головного бухгалтера, керівника та заступника;
- заклик співробітника на службу до армії та держслужби;
- у разі смерті працівника чи керівника підприємства;
- настання непереборних обставин (техногенні та географічні катастрофи).
Калькуляція
Розглянемо як розрахувати утримання за невідпрацьовані дні відпустки.
Алгоритм калькуляції суми утримання розглянемо далі.
Кількість днів відпустки, покладених до відпрацювання, можна розрахувати:
КДН = КДІ - (КДО / 12 * КС),де:
- КДІ - фактична кількість днів відпустки, в днях;
- КДО – тривалість оплаченої відпустки, днями;
- КС - стаж роботи за поточний рік, у місяцях.
∑ОУ = КДН * СДЗ, де
- ∑ОУ – сума, що підлягає утриманню;
- КДН – кількість зайво оплаченої відпустки, днями;
- СЗД – середній денний заробіток.
Якщо стаж працівника досяг повних 11 місяців, йому належить відпустка у кількості 28 днів. У даному випадкувиплата сум, що підлягають видачі при звільненні провадиться в повному обсязі.
приклад
Співробітник оформлено до штату 04.02.2014 року. У листопаді взяв відпустку 28 днів. Подав заяву на звільнення 30.09.2014 року.
Середній денний заробіток при розрахунку відпускних дорівнює 1750 руб.
Робочий рік відповідає періоду з 04.02.2014 р. до 04.02.2015 р., не відпрацьованим залишився період з 01.10.2014 р. до 04.02.2015 р., що складає повних 4 місяці (4 дні лютого не враховуються, оскільки не досягають половини місяця). Стаж дорівнює 8 місяців.
Дотримуючись формули, обчислимо не відпрацьовані дні відпустки:
9,33*1750 = 16327,5 руб.
Процедура
При розрахунку береться період - робочий рік, який починається з моменту влаштування на роботу, за винятком випробувального періоду.
Для розрахунку та утримання виплачених авансом відпускних необхідно враховувати лише рік, у якому були виплачені відпускні.
Алгоритм процедури:
- формується повідомлення про утримання, надсилається співробітнику для ознайомлення;
- видається наказ про відрахування встановленої суми переплати;
- проводиться ознайомлення та згода того, хто звільняється з наказом;
- робиться виплата грошових сум, нарахованих під час звільнення, за вирахуванням суми до відрахування.
Процедура утримання проводиться в останній робочий день співробітника.У разі не згоди сторін, можна звернутися до суду.
Юридичні аспекти
Утримати чи ні, отримані авансом відпускні кошти, вирішує керівник на власний розсуд, це його право, але з обов'язок.
Роботодавець має право видати при звільненні працівнику заробітну платуу повному обсязі, без утримання.
У свою чергу працівник у праві добровільно погасити витребовану з нього суму грошових коштів, Отримані авансом відпускних, але не відпрацьованих.
Стягнення суми відпускних у судовому порядку
Піти до суду має право роботодавець для витребування численного утримання за ст. 382 та 383 ТК РФ.
У судовій практиці є випадки визнання правомірності стягнення роботодавцем надмірно сплачених відпускних, але з відпрацьованих працівником.
Але найчастіше суд не знаходить підстав для стягнення. Крім випадків, коли витребувану суму було отримано в результаті:
- лічильної помилки;
- доведено невиконання працівником норм праці чи вина їх у простої;
- мали місце встановлені судомнеправомірні дії працівника.
В інших випадках навіть за письмової згоди працівника повернути суми через суд не вийде.
Відпустка працівника ділиться на частини та надається у повному обсязі (ст. 125 ТК РФ), незалежно від стажу, крім випадків, які під статтю 121 ТК РФ або за домовленістю сторін.
Іноді керівники, для страховки, просять співробітника написати одразу дві заяви перед виходом у відпустку: перша на надання чергової відпустки, друга на відпустку власним коштом.
Утримання за відпрацьовані дні відпустки при звільненні: проводки
Схема обліку утримання надлишкових грошових сум, виплачених відпускних, але з відпрацьованих співробітником, відбито у листі МФ РФ No07-05-13/10 .
Співробітник може звільнитися до закінчення робочого року, в рахунок якого йому було надано щорічну відпустку. У цьому випадку суму відпускних, яка припадає на невідпрацьований час, утримайте при нарахуванні зарплати.
Утримання за невідпрацьовані дні відпустки не можна проводити, якщо працівник звільняється:
- через ліквідацію організації;
- зі скорочення штату;
- у разі відмови від переведення на іншу роботу (відсутності в організації іншої роботи) за станом здоров'я згідно з медичним висновком;
- через відновлення на роботі колишнього співробітника;
- у зв'язку із закликом на військову службу, настанням повної непрацездатності, стихійним лихом;
- через зміну власника організації.
Такі правила передбачені в абзаці 5 частини 2 статті 137 Трудового кодексу РФ.
Як розрахувати суму утримань за невідпрацьовані дні відпустки
Спочатку визначте кількість місяців, не відпрацьованих до закінчення робочого року, в рахунок якого співробітнику було надано відпустку. В розрахунок приймайте повністю відпрацьовані місяці. Залишки днів у місяцях, відпрацьованих в повному обсязі, округляйте до повних місяців за правилами округлення. Залишок до 14 календарних днів включно відкидайте, залишок від 15 календарних днів і більше округляйте до повного місяця.
Такий порядок передбачено пунктом 35 Правил, затверджених НКТ СРСР 30 квітня 1930 р. № 169. Незважаючи на те, що цей документ був прийнятий давно, він продовжує діяти в частині, що не суперечить Трудового кодексуРФ.
приклад
Співробітника було прийнято на роботу в компанію 16 червня 2014 року. Робочий рік для надання відпустки – з 16 червня 2014 року до 15 червня 2015 року. Відпустку тривалістю 28 календарних днів за цей робочий рік співробітник використав у грудні 2014 року. Працівник звільняється за власним бажанням 2 березня 2015 року.
На період з 16 червня 2014 року до 15 лютого 2015 року припадає вісім повних місяців. З 16 лютого до 2 березня – ще 15 днів. Цей місяць береться за повний. Усього співробітник відпрацював дев'ять місяців. Отже, при звільненні організація має право утримати зі співробітника суму відпускних, нарахованих за три невідпрацьовані місяці (12 – 9).
Потім розрахуйте середньоденний заробіток працівника для оплати відпустки.
Загальну суму, яку потрібно утримати із зарплати співробітника під час звільнення, визначте за формулою:
Співробітник повинен відшкодувати організації всю суму відпрацьованих відпускних. Але втримати можна не більше ніж 20 відсотків від суми на руки.
приклад
Працівник ТОВ «Схід» Соколов Д. І. влаштувався у компанію 15 грудня 2014 року. З 3 по 29 серпня 2015 року він був у відпустці тривалістю 28 календарних днів (саме стільки складає щорічну відпустку в компанії).
У вересні 2015 року Соколов написав заяву про звільнення за власним бажанням і був звільнений. Останній день його роботи – 21 вересня 2015 року. Виходить, що всього він відпрацював у компанії 9 місяців та сім днів. Це означає, що частину нарахованих відпускних він має повернути. Співробітник мав право розраховувати на відпустку тривалістю 21 календарний день (28 дн.: 12 міс. × 9 міс.).
Отже, з нього слід утримати відпускні за 7 днів відпустки (28 – 21), на які він не мав права.
Припустимо, що відпускні Соколову було розраховано з середньоденного заробітку в 681,12 крб. Таким чином, з працівника належить 4767,84 руб. (681,12 руб. × 7 дн.).
За відпрацьовані дні вересня 2015 Соколову нараховано 14 285,71 руб. 20 відсотків цієї суми становить 2857,14 крб. Саме стільки бухгалтер може утримати із працівника.
Ситуація: що робити, якщо утримати відпускні, видані авансом, із зарплати працівника неможливо
Запропонуйте працівникові добровільно повернути суму відпусток за невідпрацьовані дні відпустки. Що стосується відмови організація, звісно, вправі звернутися по стягнення до суду (ст. 391 ТК РФ).
Норма законодавства, яка раніше забороняла роботодавцям стягувати такі відпускні в судовому порядку, втратила чинність (наказ Мінздоровсоцрозвитку Росії від 20 квітня 2010 р. № 253). Проте суди в такому разі, як правило, на боці працівників (див. ухвалу обласного суду від 6 грудня 2011 р. № 33-6954, ухвалу Верховного судуРФ від 25 жовтня 2013 р. № 69-КГ13-6).
Правила бухобліку та розрахунок податків
У бухгалтерському обліку утримання за невідпрацьовані дні відпустки відображайте коригувальні записи (лист Мінфіну Росії від 20 жовтня 2004 р. № 07-05-13/10):
ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29) КРЕДИТ 70
– сторновано суми відпускних, нарахованих співробітнику за невідпрацьовані дні відпустки.
Коригувальні записи робіть на підставі бухгалтерської довідки.
приклад
Менеджер ТОВ «Торгівельна фірма “Гермес”» Кондратьєв А. С. звільняється 25 травня 2015 року за власним бажанням.
У лютому 2015 року Кондратьєв використав щорічну відпустку тривалістю 28 календарних днів за робочий рік з 20 липня 2014 року по 19 липня 2015 року.
Середньоденний заробіток Кондратьєва на оплату відпустки становив 421 крб/дн. За відпрацьовані дні травня 2015 Кондратьєва нарахована зарплата в сумі 27 480 руб.
На день звільнення Кондратьєв відпрацював у робочому році 10 місяців та 6 днів.
Під час розрахунку суми утримань враховується лише 10 місяців, відпрацьованих повністю. Кількість невідпрацьованих місяців становить:
12 міс. - 10 міс. = 2 міс.
Сума, яка має бути утримана з Кондратьєва за невідпрацьовані дні відпустки, дорівнює:
421 руб/дн. × 2 міс. × 28 дн. : 12 міс. = 1964,67 руб.
Всю суму невідпрацьованих відпускних бухгалтер утримав із зарплати Кондратьєва за травень. Організація сплачує внески на страхування від нещасних випадків та профзахворювань за ставкою 0,2 відсотка. У травні 2015 року в обліку бухгалтером організації було зроблено такі записи:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
- 1964,67 руб. – сторновано відпускні, нараховані за невідпрацьовані дні відпустки;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
- 27480 руб. – нараховано зарплату Кондратьєву за травень 2015 року;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»
- 3317 руб. ((27 480 руб. - 1964,67 руб.) × 13%) - утримано ПДФО із суми зарплати за мінусом невідпрацьованих відпускних;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з ПФР»
- 5613,37 руб. ((27480 руб. - 1964,67 руб.) × 22%) - нараховано внески на пенсійне страхування;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФСС»
- 739,94 руб. ((27480 руб. - 1964,67 руб.) × 2,9%) - нараховано внески до ФСС Росії;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФФОМС»
- 1301,28 руб. ((27480 руб. - 1964,67 руб.) × 5,1%) - нараховано внески до ФФОМС;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з ФСС щодо внесків на страхування від нещасних випадків та профзахворювань»
- 51,03 руб. ((27480 руб. - 1964,67 руб.) × 0,2%) - нараховано внески на страхування від нещасних випадків та профзахворювань;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
- 22 198,33 руб. (27 480 – 1964,67 – 3317) – виплачено зарплату Кондратьєву за травень.
Ні, не треба. На суму відпускних нараховуються всі зарплатні податки (ПДФО, внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування, страхування від нещасних випадків та профзахворювань). Крім того, відпускні (а також усі страхові внески) зменшують оподатковуваний прибуток.
У момент утримання із зарплати сум зайво нарахованих відпускних коригування з ПДФО та страхових внесків за минулі звітні періоди не провадите. Суму виплат працівникові у місяці звільнення включіть до розрахунку зарплатних податків з урахуванням утримань. При розрахунку прибуток суми утримань за невідпрацьовані дні відпустки врахуйте у складі позареалізаційних доходів (ст. 250 НК РФ). Аналогічної точки зору дотримується і податкове відомство (див., наприклад, лист УФНС Росії по м. Москві від 11 січня 2007 № 21-08/001467).
Уточнені декларації за минулі періоди складати не потрібно. Адже зменшення заробітку співробітника на суму відпускних за невідпрацьовані дні відпустки – це не виправлення помилки бухгалтера, яке потребує коригування звіту. Це з видів утримань з ініціативи адміністрації, яке організація виробила у час (ст. 137 ТК РФ).
Як бути, якщо співробітник звільняється, а річна відпустка вже відгуляна? У цьому випадку при дотриманні певних умов роботодавець має право утримати за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні. Розглянемо законні підставита порядок відображення в обліку подібних розрахунків із персоналом.
Коли з'являється відпустка авансом?
Відповідно до ст. 122 ТК право на щорічну відпустку виникає у фізособи через півроку після початку діяльності з трудового договору, а за узгодження з роботодавцем, – і раніше зазначеного терміна. Тривалість може бути менше 28 календарних днів (ст. 115). У разі розірвання взаємин за ініціативою співробітника компанія може утримати під час звільнення видані суми за відпустку, надану авансом.
Підстава – отримання співробітником відпускних за наступний календарний рік, який не повністю відпрацьований. Право утримання переплат роботодавцем з метою остаточного розрахунку з персоналом надається організаціям ст. 137 ТК, де перелічені актуальні юридичні підстави для стягнення сум.
Не дозволяється проводити утримання за відпустками авансом при звільненні:
- У зв'язку з відмовою співробітника перекладатися на інше місце зайнятості з медичних причин або за відсутності відповідного виглядуроботи для підприємства.
- Через ліквідацію підприємства чи індивідуального підприємця.
- У зв'язку з офіційним скороченням персоналу компанії/ІП.
- Через зміну власника бізнесу.
- Внаслідок призову працівника на військову чи альтернативну цивільну службу.
- У разі відновлення за рішенням трудової інспекції або судових органів раніше звільненого співробітника.
- Через медичну невідповідність стану здоров'я виконанню трудових обов'язків.
- У зв'язку із смертю ІП.
- З різних обставин, визнаними Урядом РФ форс-мажорними.
Якщо хоча б одна з наведених підстав мала місце, роботодавець не має права утримувати при звільненні за надану авансом відпустку. Якщо ж припинення трудових зобов'язань відбувається з інших причин, рішення про стягнення зайво виданих сум має бути прийняте пізніше 1 місяця з закінчення періоду, встановленого повернення заборгованості.
Утримання за використану авансом відпустку при звільненні – яким способом?
Якщо співробітник відгуляв відпустку авансом та звільняється, утримання перевитрати виконується з урахуванням нормативних вимогст. 138 ТК. Згідно з Кодексом, встановлюється обмеження загального розміру всіх утримань у 20% при кожній виплаті заробітку. Якщо ж сума переплати за відпускними виплатами перевищує вказана межа, Співробітник може у добровільному порядку погасити борг шляхом повернення готівки до каси організації або через безготівковий переказ на банківський рахунок.
Коли фізособа відмовляється повертати кошти, стягнути суму роботодавець може лише у судовому порядку. Так як склалася судова практиказ цього питання відрізняється суперечливістю, рекомендується завершувати всі розрахунки під час звільнення співробітників. Уникнути утримань щодо відпусток, наданих авансом за наступний рік, можна за допомогою підписання угоди про прощення заборгованості. При цьому у роботодавця виникає необхідність виключення величини таких витрат з обґрунтованих – відповідні роз'яснення містить лист УФНП м. Москві № 20-12/061148 від 30.06.08 р. Це веде до обов'язкового коригування податку з прибутку. Перераховувати страхові внески не потрібно (лист Мінфіну № 03-03-05/85 від 23.04.10 р.).
Як виконати перерахунок зайвих відпускних
Для розрахунку суми авансових відпускних необхідно визначити кількість невідпрацьованих днів, уточнити інформацію щодо середньоденного заробітку, обчислити величину перевитрати. Кількість невідпрацьованих днів розраховується за спеціальною формулою:
Число днів = Тривалість чергової відпустки у днях / 12 х Кількість фактично відпрацьованих місяців.
З метою бухгалтерського та податкового облікувсі коригування роблять у місяці звільнення працівника, минулі періоди у своїй залишаються без змін. Цей порядок стосується податку на прибуток, ПДФО, а страхові внески перерахунку не підлягають.
приклад
Продавець магазину звільняється за власним бажанням 01.02.17 р. Право на чергову відпустку за період з 31.10.16 р. по 30.10.17 р. використано у грудні 2016 р., річна відпустка відгуляна повністю в обсязі 28 календарних днів. При розрахунку відпускних співробітниці враховувався середньоденний заробіток розміром 571 руб.
Для початку необхідно порахувати кількість днів роботи, за які надано відпочинок надлишком. На день звільнення продавець відпрацювала у поточному році (для визначення прав на відпустку): листопад, грудень 2016 р., січень 2017 р., тобто лише 3 місяці.
Розрахунок суми утримання = 21 день х 571 руб. = 11991 руб.
Для відображення операції утримання відпускного авансу бухгалтер виконує сторнувальну проводку:
Д 20 (інші рахунки витрат) До 70 на 11991,00 руб.
