Désignation du jour de congé dans le bulletin. Congé sans solde au bulletin : règles générales. Comment marquer un congé sans solde dans le bulletin

L'employeur est tenu de tenir un registre des arrivées et des départs des salariés, en plus, il doit noter les raisons de leur absence. Chacun d'eux a son propre symbole, ce qui vous permet d'abréger les informations dans les cellules correspondantes.

Une feuille de temps remplie est la base du calcul du salaire ou d'autres paiements, sa tenue doit donc être correcte et conforme aux normes établies.

La comptabilisation du temps de travail est obligatoire, cette règle est énoncée à l'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie. La responsabilité de la tenue des dossiers incombe à l'employeur. Les heures de travail sont calculées afin de déterminer si l'employé a travaillé sur la norme. En cas de traitement, il doit recevoir une compensation monétaire ou un congé, et en cas de sous-travail, il ne pourra pas compter sur la réception de l'établi les salaires dans en entier.

Les heures de travail sont comptées de plusieurs manières principales :

A la journée.
hebdomadaire.
Résumé.

La comptabilité quotidienne est effectuée si l'employé a un horaire strictement fixe, travaille à temps plein et se rend au travail aux heures spécifiées, tout en ayant la même durée de poste. Une semaine est considérée comme du temps dans le cas où une personne travaille à temps partiel et a un horaire de travail rotatif. La condition de ce calcul est le même nombre d'heures de travail par semaine. Le comptage sommé permet d'appliquer l'une et l'autre méthode en même temps, selon le besoin, et de prendre en compte les heures travaillées en décalage.

Emploi du temps

Pour systématiser la comptabilité dans les organisations, des feuilles de temps spéciales sont conservées. Ils sont destinés à refléter la situation réelle de présence ou d'absence des salariés. La feuille de temps est un formulaire vide dans lequel des informations sont saisies quotidiennement sur les heures travaillées, les jours de congé, les vacances, les vacances, les congés de maladie et d'autres moments, pour chaque employé individuellement.

En Russie, le Code du travail établit qu'une personne doit travailler 40 heures par semaine, à condition qu'elle travaille cinq jours par semaine ou 36 heures avec une période de six jours. Ces normes doivent être strictement respectées, bien que les employeurs n'aient pas toujours la possibilité de respecter la norme sur une base hebdomadaire, mais globalement pendant un mois ou un trimestre La bonne quantité heures.

Le tableau vous permet de résoudre un certain nombre de questions:

Contrôler la discipline du travail.
Définissez la durée de la semaine de travail.
Calculer la durée totale heures supplémentaires et en temps opportun, et surtout, les indemniser pleinement.
Compte pour les week-ends et jours fériés.

Chacun des indicateurs financiers est calculé selon des formules et des schémas distincts et nécessite donc des notes différentes dans le formulaire.

L'objectif principal du document

La feuille de temps est un document multifonctionnel, malgré la simplicité du formulaire lui-même et la façon dont il est maintenu.

L'objectif principal du document est de s'assurer que le nombre d'heures établi conformément à la loi et à l'horaire est établi par l'employé. Cependant, en plus de cet objectif important, le document remplit d'autres fonctions.

Le tableau a l'objectif supplémentaire suivant :

Vous permet de recevoir et de traiter des données sur le nombre d'heures travaillées par un employé.
Il permet de calculer le temps réel passé au travail, les jours de congé, les temps d'arrêt, l'invalidité, les périodes de vacances, etc.
Vous permet de surveiller la conformité avec les régimes de travail établis.
Permet l'enregistrement de l'absentéisme sans raison et par la faute de l'employeur.
Permet de calculer facilement la rémunération due pour les heures travaillées.

En plus de toutes les fonctions ci-dessus, ce document permet non seulement d'évaluer immédiatement la situation du travail, mais également de compiler des rapports statistiques sur le travail.

Règles générales de conduite

La feuille de temps remplie, à première vue, ne soulève aucune question, cependant, lors de la saisie d'informations pour la première fois, le remplisseur peut avoir des problèmes. Le document nécessite la prise en compte de nombreuses nuances.

Commençons par le fait que chaque employé doit impérativement se voir attribuer un numéro personnel. Ce numéro est attribué non seulement à la personne elle-même, mais également au lieu de travail qu'elle occupe. Autrement dit, si un employé travaille sur le lieu de travail principal et combine simultanément un autre poste, il doit alors être enregistré en tant que travailleur à temps partiel et recevoir un autre numéro personnel. Cela lui permettra d'être compté deux fois dans le formulaire et de lui verser un salaire pour deux postes, et non pour un.

Les notes d'absence sont initialement mises uniquement sur la base des informations disponibles, mais ensuite les données indiquées doivent être documentées. S'il n'y a pas de document de confirmation, les données sont corrigées pour les données réelles.

En cas de licenciement, le salarié est exclu du nombre pris en compte pour le mois suivant la fin du contrat. Lors de l'embauche d'une nouvelle personne, celle-ci doit être incluse dans le formulaire au cours du mois au cours duquel elle a effectivement commencé à exercer ses fonctions de travail.

Formulaires uniformes

Le Comité national des statistiques a développé des formulaires unifiés qui vous permettent de saisir facilement et rapidement des informations sur les heures travaillées. Il n'y a que deux formes de ce type :

T-12.
T-13.

Ils ont des objectifs différents, bien qu'ils soient identiques en termes d'information. Le formulaire unifié T-12 vous permet de remplir le formulaire lui-même manuellement. Pour ce faire, le document est simplement imprimé ou acheté, puis rempli mensuellement. Le formulaire t-13 a été développé et mis en œuvre pour la comptabilité électronique spéciale. Cela implique la présence de points de contrôle automatisés qui lisent les informations sur les entrées et les sorties et enregistrent l'heure et la date de ces visites. De plus, les informations sur l'absence sont saisies dans le programme.

Les formulaires unifiés présentés ne conviennent pas à tous les employeurs. Ils vous permettent de prendre en compte les heures de travail dans les organisations qui ont des salaires au temps. S'il existe un système de rémunération à la pièce pour accumuler des revenus, vous devez développer vos propres formulaires. Lors de leur développement, vous pouvez vous concentrer sur des échantillons existants, qui sont complétés, si nécessaire, par d'autres colonnes et cellules.

Règles de remplissage

Le remplissage du document est soumis à des règles particulières. Le formulaire est toujours conservé en un seul exemplaire, et les données sont saisies réellement date à date.

Envisagez la saisie progressive des informations dans le formulaire :

Nom de l'organisation.
Unité structurelle, si l'entreprise gère plusieurs formulaires en même temps.
Numéro de document. La numérotation commence au début de l'année civile et se remet à zéro à la fin de celle-ci.
La date de compilation est le dernier jour de la période de déclaration.
Mois comptable.
Numéro ordinal de la ligne.
Nom complet de l'employé.
Numéro personnel.
Dans les colonnes 4, 5, 6 et 7, les apparitions et les absences réelles doivent être notées.
La 8ème colonne contient le nombre de jours travaillés.
Vient ensuite la ventilation par heures - combien est travaillé, dont la nuit, les heures supplémentaires, les week-ends et les jours fériés.
La 14ème colonne indique total absentéisme au cours de la période de référence.

La feuille de temps est d'abord signée par la personne responsable qui l'a compilée, puis par le chef de l'unité structurelle, la signature finale est la signature du chef du service du personnel.

Désignations dans le bulletin

Le plus grand nombre d'erreurs dans la tenue de la feuille de temps est enregistré lors du remplissage de la colonne des heures travaillées.

Cela est dû au fait que beaucoup ne savent pas quel code mettre dans un cas particulier, bien que le formulaire lui-même contienne des informations sur les abréviations les plus courantes. En plus des valeurs généralement acceptées, il est permis de saisir vos propres symboles personnels, l'essentiel est de les appliquer systématiquement et, par conséquent, de ne pas se confondre avec le compte.

Les heures effectivement travaillées sont affichées dans la feuille de temps comme suit (code alphabétique/code numérique) :

Jour - I/01.
Postes de nuit - H/02.
Les jours calendaires chômés et fériés - RP/03.
Heures supplémentaires travaillées - С/04.
Montre - VM/05.
Jours de voyage d'affaires - K/06.

Les tableaux de conventions donnés donnent deux valeurs pour chaque cas, numérique et alphabétique. Lequel utiliser appartient à l'employeur.

Vacances

La désignation d'un congé dans le bulletin implique l'utilisation de codes spéciaux qui changent en fonction du type de congé émis.

Voici comment les vacances sont écrites dans le bulletin :

Repos régulier fourni annuellement - OT / 09.
Périodes de vacances supplémentaires - OD / 10.
Allocation allouée pour la formation avec maintien du salaire moyen - U/11.
Jours supplémentaires pour étude non rémunérés - DU/13.
Congé de maternité - Р/14.
Maternité pour les soins aux nouveau-nés - JO/15.
Repos administratif en accord avec l'employeur - DO/16.
Jours sans solde, prévus par la loi - OZ/17.
Allocation annuelle, qui est délivrée sans paiement - DB / 18.

Une variété de périodes de vacances doit être correctement indiquée sur le formulaire, car chacune d'elles est payée différemment.

Absentéisme

Vous ne pouvez pas sauter le travail, une telle action implique Conséquences négatives sous la forme d'un blâme ou même d'un congédiement. Cependant, cela ne nie pas la possibilité même d'un tel phénomène. L'absentéisme dans le bulletin de notes doit être noté comme suit - PR / 24.

Mais il y a d'autres absences qui, bien qu'il ne s'agisse pas de week-ends ou de jours fériés, ne signifient pas pour autant une absence non autorisée. Ils doivent être spécifiés comme ceci :

Absentéisme forcé dû à la reconnaissance d'un licenciement ou d'une mutation à un autre lieu de travail illégal - PV / 22.
Absence du travail en raison de l'exercice de fonctions publiques - G/23.
Suspension de travail avec versement d'indemnités - NON / 34.
Interdiction de travailler sans rémunération - NB / 35.
Suspension de l'exercice de leurs fonctions en raison de retards de salaire - NZ / 36.
Grève - ZB/29.

L'absentéisme ne peut être inscrit sur la feuille de temps que s'il existe des preuves de ce fait, généralement cela se fait après la signature de l'acte de commission ou une note explicative est donnée par l'absentéisme scolaire. Et jusqu'à ce que les circonstances soient clarifiées, vous devez prendre votre temps et noter HH ou 30, ce qui signifie une raison non identifiée de l'absence.

congé de maladie

Le congé de maladie dans le bulletin est inscrit en premier à l'avance. Habituellement, lorsqu'un employé tombe malade, il en informe l'employeur, bien qu'une telle règle ne soit pas établie par la loi, mais pratiquée dans le nombre de cas en vigueur. L'employeur, sachant que l'employé est malade, met la lettre B ou le chiffre 19. Un tel code signifie que le temps d'invalidité est un bulletin confirmé et sera payé. Vous ne pouvez certifier ce fait qu'après le transfert du certificat d'invalidité au service comptable. Il est possible de fournir un congé de maladie uniquement après sa fermeture, par conséquent, quelle que soit la maladie d'une personne, tous ces jours B ou 19 sont mis.

Lorsqu'une personne quitte l'hôpital, elle soumet un bulletin de vote et après vérification de son authenticité, le chiffre est soit confirmé, soit un code différent est apposé. Si le bulletin de vote était faux, alors l'absentéisme est mis. Mais il se peut aussi que le formulaire soit réel, mais non payant. Cela se produit si le patient a violé le régime hospitalier et a reçu les notes appropriées. Dans ce cas, T ou 20 est défini et le paiement n'est pas facturé.

Qui est responsable de la tenue des dossiers

La responsabilité des feuilles de temps peut être attribuée à différents employés, tout dépend du nombre d'employés travaillant dans l'organisation. Dans les grandes entreprises, les structures de responsabilité suivantes sont observées:

Chaque division a son propre spécialiste désigné qui tient des registres pendant la période de déclaration.
Toutes les feuilles de temps affluent vers une personne responsable qui vérifie les informations et l'exactitude du remplissage. Il peut s'agir d'un agent du personnel, d'un économiste, d'un ingénieur comptable.
Les données vérifiées sont transférées au service comptable pour la paie.

Dans les organisations de petit format, les feuilles de temps sont réalisées immédiatement par un responsable du personnel, une secrétaire ou encore un comptable.

Responsabilité de l'absence de comptabilité

Les responsabilités de tenue des feuilles de temps spécialisées sont imposées officiellement avec leur enregistrement dans Description de l'emploi voire dans un contrat de travail.

Responsable de l'introduction incorrecte d'informations ou même de leur absence totale sera un employé responsable. La législation prévoit des sanctions administratives.

Lors de la qualification de l'infraction identifiée comme une violation de la loi sur le travail et la protection du travail, le Code des infractions administratives prévoit à l'article 5.27 une amende :

De un à cinq mille roubles aux fonctionnaires coupables.
Le même montant d'amende ou de suspension des activités jusqu'à 90 jours pour les entrepreneurs individuels.
De trente à cinquante mille personnes morales.

La violation initialement identifiée ne peut entraîner qu'un avertissement, mais la seconde menace déjà des amendes indiquées.

Exemples de documents

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L'article 9 de la loi fédérale n° 402-FZ du 06.12.2011 prévoit pour les entreprises commerciales choix libre formes de documentation primaire, à partir de 2014. Pour enregistrer les actions des employés sur le lieu de travail, les formulaires T-12 et T-13 sont utilisés (approuvés par le décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie n ° 1 du 01/05/2004).

Selon l'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie (partie 3 de l'article 91), une organisation budgétaire est tenue d'enregistrer la durée de travail des employés sur le lieu de travail. Pour cela, un formulaire obligatoire a été développé (code OKUD 0504421), sur la base duquel la masse salariale est calculée. Lors du remplissage, vous devez utiliser les symboles en 2019.

Que signifient les abréviations

Le code figurant dans le document sur la fixation de la durée de travail des salariés sur le lieu de travail est nécessaire au bon remplissage du registre. Pour cela, adopté désignations de lettres dans la feuille de temps, ils sont indiqués dans l'article contenant des lignes directricesà l'arrêté du ministère des Finances de la Russie du 30 mars 2015 n ° 52n. Par exemple, la désignation dans la feuille de temps T-13 pour l'absentéisme est « P ». Et les lettres "DO" sont des congés sans solde. Nous avons rassemblé tous les symboles de la feuille de temps dans le tableau.

Codes dans la feuille de temps T-13 de 2019	Décryptage
MAIS	Absences avec l'autorisation de l'administration
B	Incapacité temporaire, invalidité due à la grossesse et à l'accouchement
À	Week-end et chômé vacances
g	Accomplissement des devoirs publics
À	Voyage d'affaire
H	Travail de nuit
O	régulier et jours fériés supplémentaires
VO	Congés payés supplémentaires
AVANT DE	À vos frais
R	P dans le bulletin (décodage) - congé de maternité
liquide de refroidissement	OO dans le bulletin (décodage) - congé parental
P	Absentéisme
DE	Heures supplémentaires
HH	Absences pour des raisons inexpliquées (jusqu'à ce que les circonstances soient clarifiées)
WU	Congés d'études
UO	Congé-éducation supplémentaire
PC	Perfectionnement professionnel avec interruption de travail
ZN	Remplacement dans les grades 1-3
Appel d'offres	Remplacement dans les groupes de jour prolongé
PA	Remplacement de la 4e à la 11e année
PR	Travail les week-ends et jours fériés
F	Heures effectivement travaillées
Ligue des champions	Code de spécification des heures de réduction de travail pour les employés

Puis-je utiliser mes propres abréviations et transcriptions

De nombreux experts souhaitent savoir s'il est possible d'ajouter leurs propres codes pour la feuille de temps 2019. Si nécessaire, l'entreprise a le droit de compléter indépendamment les abréviations acceptées (conformément à l'article de l'arrêté du ministère des Finances de Russie du 30.03.2015 n° 52n).

Par exemple, pour désigner une période de vacances, le code «O» doit être apposé - jours fériés réguliers et supplémentaires ou «OP» - pour la garde d'enfants. Pour plus de commodité et de différenciation des types de vacances, les spécialistes entrent dans la désignation "TO", ce qui signifie des vacances à leurs propres frais, dans la feuille de temps, la désignation est souvent utilisée. Ou "KR" - une pause pour nourrir le bébé.

Lors de l'introduction de valeurs supplémentaires, il est nécessaire d'émettre un arrêté d'approbation des désignations, fixant ainsi les nouveaux codes et leur décodage des mouvements de salariés sur le lieu de travail dans les documents réglementaires locaux.

Remplir un document à l'aide de codes

Dans les organisations budgétaires, seul un formulaire unifié est utilisé, approuvé dans l'article de l'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 30 mars 2015 n ° 52N. Le formulaire 0504424 est rempli de deux manières :

Par la méthode d'enregistrement continu des présences et des absences - chaque jour ouvrable et jour de congé du mois de référence est noté. Le code et le nombre d'heures travaillées sur place sont apposés.
Méthode de correction des écarts - seuls les écarts par rapport au mode établi sont enregistrés. Sont notés les absences, les heures supplémentaires, les retards, les vacances… Le formulaire 0504424 ne comporte qu'un code alphabétique lors du remplissage.

Le choix de la méthodologie pour compiler le formulaire est déterminé par le personnel et l'organisation. Le décodage des codes, ainsi que la méthode de remplissage du document, doivent être fixés dans le règlement local de l'établissement.

Le formulaire rempli 0504421, en plus des données sur les heures réellement travaillées sur place, ne fournit que des codes alphabétiques (arrêté du ministère des Finances de la Russie du 30 mars 2015 n ° 52n).

Il est nécessaire de rappeler les règles de base pour remplir le document:

Le formulaire 0504424 est ouvert mensuellement, 2-3 jours avant le début de la période de facturation.
Les modifications de la masse salariale (nom, poste, mode de fonctionnement) sont saisies dans le formulaire sur la base des commandes de personnel.
Dans le formulaire 0504424, les écarts par rapport à l'utilisation normale du temps de travail sont enregistrés dans la moitié supérieure de la ligne. Les heures sont fixes, dans la moitié inférieure de la cellule - codes conditionnels des écarts.
Si un employé a deux types d'écarts au cours d'une journée de travail, l'entrée se fait par le biais d'une fraction, où le numérateur de la fraction est le code et le dénominateur est les heures de travail. Par exemple, le code H/2 signifie que le salarié a travaillé 2h de nuit. En cas de plus de deux écarts, il est nécessaire de saisir une ligne supplémentaire pour cet employé et de refléter l'écart dans le document.
Si des données erronées sont saisies dans le formulaire 0504424, un document correctif est alors établi. Il est créé en tenant compte de tous les changements, délais et selon les modalités approuvées par l'établissement.
La ligne « Type » indique : lors du remplissage initial - le code numérique « 0 », lors du réglage, à partir de un, le code « 1 », « 2 », etc. est inscrit.

Qui devrait diriger

Le document est rempli par une personne responsable désignée par arrêté soit dans l'ensemble de l'organisation, soit pour des unités individuelles (départements, départements, facultés, etc.), en fonction de la structure et de la politique du personnel.

Tout dans l'entreprise est comptabilisé. Y compris et temps de travail. C'est elle qui est conçue pour remplir les tâches qui sont la raison d'être de l'organisation. La législation du travail oblige chaque entrepreneur à tenir un registre clair des heures de travail. La façon dont cela se fait dans la pratique est discutée ci-dessous.

Le besoin d'un tableur

La comptabilisation du temps travaillé par chaque salarié permet :

contrôle de l'activité de travail;
respect de la discipline par les subordonnés ;
l'exactitude du calcul des gains;
des informations opérationnelles sur les ressources dont dispose le responsable pour une période donnée.

Afin de simplifier l'exécution des demandes ci-dessus, la pratique a introduit forme standard document, qui s'appelle la feuille de temps (TURV).

Code alphabétique et numérique dans le bulletin. Désignations de base

Pour la commodité de comptabiliser tous situations possibles avec l'utilisation du temps de travail, les employés appliquent des codes élaborés et approuvés par le Comité national des statistiques. Ils sont affectés à toutes les natures comptables. L'entreprise a le droit de crypter les types d'utilisation du temps de travail au choix :

des lettres;
Nombres.

Conventions pas besoin de mémoriser. Tous sont contenus directement sur le formulaire TURV. Il suffit de noter soigneusement les codes appropriés dans chaque cellule en face des noms des employés individuels.

La liste des chiffrements est considérable, mais en fait ils ne sont pas tous utilisés en même temps. Certaines désignations ne sont applicables que dans les entreprises avec certaines spécificités de travail.

Surtout, dans le cadre de la désignation des TURV, qui concernent le travail direct des employés sur leur lieu de travail :

Temps de travail	Désignation cryptée
Temps de travail	des lettres	Nombres
- pendant le jour	je	01
- la nuit	H	02
- Week-ends et jours fériés	PR	03
- au fil du temps	DE	04
- en rotation	VM	05

Le travail pendant la journée était codé avec la lettre I, qui peut être déchiffrée comme temps de sécurité. Les désignations restantes contiennent les lettres initiales des variétés de travail. Quant aux numéros, ils sont simplement mis en ordre.

Important! La direction doit rappeler que le fait d'effectuer des heures supplémentaires et des jours officiellement chômés doit être légitimé par l'arrêté correspondant.

Décrypter les appellations des types de vacances

Toutes les options de vacances sont codées en lettres et en chiffres. Ils se cachent derrière les numéros de 09 à 17.

Il est plus facile de déchiffrer les désignations des congés annuels - de base et supplémentaires, car ils sont désignés par OT (09) et OD (10). Les autres types de vacances ont les codes suivants :

Type de vacances	Désignation cryptée
Type de vacances	des lettres	Les figures
Éducatif payé, pour ceux qui combinent travail et études. Il est logique qu'il soit désigné par une telle lettre (U). Il fait référence à des jours fériés supplémentaires.	À	11
Formation non rémunérée - également congé supplémentaire. Pour le distinguer du précédent, en plus de la lettre U, D est inséré dans le code	DU	13
A vos frais :
- reçu en accord avec l'employeur	AVANT DE	16
- prévu dans les cas prévus par la loi (ce n'est pas pour rien que le code contient la lettre Z - du mot "loi")

La TURV saisit également des informations sur les vacances pour :

BiR R ou 14;
s'occuper d'un bébé jusqu'à ce qu'il ait 3 ans ou 15 ans.

Important! Lorsqu'un salarié suit une formation et continue à travailler en journée de travail réduite, son temps de travail est noté dans la TURV comme HC ou 12.

Caractéristiques de l'utilisation du code HH dans le bulletin

Parmi les types de temps passés figure l'absence d'un employé pour des raisons inexpliquées ou jusqu'à ce que toutes les circonstances d'un éventuel absentéisme soient déterminées. Ils sont désignés HH ou 30. Le code est apposé en face du nom de famille du salarié qui ne s'est pas présenté au travail à l'heure fixée. Dans le même temps, la personne chargée de compiler le TRT ne dispose d'aucun document ou information orale fiable sur les raisons de l'absence.

Il ne faut pas mettre immédiatement le code PR dans la case appropriée, ce qui corrige l'absentéisme. Il est plus sage d'attendre des explications convaincantes ou des documents de l'employé absent qui prouveront que le motif de l'absence est valable.

Si vous vous précipitez pour noter l'absentéisme, il est possible que la feuille de temps avec le mauvais code tombe entre les mains d'un comptable qui calcule le salaire. Par la suite, lorsque la raison de l'absence d'un employé s'avérera valable, deux erreurs devront être corrigées et des ajustements apportés à la documentation avec comptabilité primaire.

Important! Jusqu'à ce que les raisons de l'absence du travailleur soient clarifiées, il est plus raisonnable dans la TURV de désigner le jour correspondant avec le code neutre HH (30).

Erreurs possibles dans le remplissage du TURV

En plus des fautes de frappe habituelles dans le TURV, il y a des erreurs vraiment importantes.

Exemple. Un employé de l'entreprise un jour de congé a visité boîte de nuit et est tombé dans le nombre de contrevenants à l'ordre. En conséquence, il a été arrêté par la police et gardé à vue pendant plusieurs jours. Le comptable responsable du maintien de la TURV a désigné les jours d'absence de l'employé comme PR - absentéisme.

À ce cas une erreur importante a été commise. L'absentéisme est une absence sans motif pouvant être identifié comme valable (art. 81, al. 6a du Code du travail).

Par conséquent, il est plus correct d'introduire une désignation supplémentaire et d'écrire, par exemple, le code AA (38) - arrestation administrative. Ou désignez les jours manqués avec le code NB (35) - absence gratuite pour les motifs prévus par la loi.

Souvent, lorsqu'un employé est en congé de maladie, en congé BIR, en congé sans solde, les jours de congé (C) sont apposés sur la feuille de temps au lieu des codes corrects - B, R et TO. Ceci est également erroné.

Quelques questions et réponses

Question 1. Quelle est la différence entre f. N° T-12 du f. T-13 ?

Réponse. Le choix d'utiliser l'un des formulaires dépend du mode de contrôle du temps de travail. Lorsque la présence des employés est enregistrée dans l'entreprise système automatique, il est plus pratique d'utiliser f. N° T-13. Dans d'autres organisations, un f universel. T-12. Et il a également R.2, dans lequel vous pouvez entrer des calculs pour la rémunération des employés. Quant aux lettres des tableaux, elles sont identiques dans les deux formes.

Question. 2. Dans l'entreprise, le TURV est effectué sous forme électronique à l'aide de codes standard. Dois-je remplir une feuille supplémentaire f. Non. T-13 ?

Réponse. Avec une telle organisation de suivi du temps des employés, il vous suffit de certifier la feuille de temps avec une signature numérique électronique - et c'est tout.

Question pour un expert

Comment est-il correct de mettre des jours de congé dans TURV pour un employé qui est en voyage d'affaires avant et après eux ?

Réponse. Dans la décision ce problème il y a deux points de vue :

Écrivez un code indiquant un jour de congé, c'est-à-dire B ou 26.
Enregistrez K ou 06, fixant ainsi un voyage d'affaires.

Il n'y a pas d'approche unique, il n'y a pas de normes excluant l'une des appellations. Par conséquent, n'importe quel chiffrement peut être utilisé, en fonction de la pratique qui a pris racine dans une entreprise particulière.

Inspecteur du service du personnel Sizova N.L.

La TURV est un document important. Après tout, avec son aide, tous les coûts du temps de travail sont clairement enregistrés. Le document aide à contrôler clairement la discipline et à calculer correctement les salaires. TURV démontre clairement au manager l'efficacité avec laquelle le travail de chacun de ses employés est utilisé. Pour remplir correctement le document, il y a un indice avec le décodage des codes.

Les désignations dans la feuille de temps électronique et imprimée sont mises en utilisant des lettres ou des codes numériques. La feuille de temps est remplie en fonction de la façon dont l'entreprise enregistre. Les nuances sont enregistrées dans l'interne règlements. Cependant, il existe une norme à laquelle toutes les grandes entreprises doivent se conformer. La période de validité d'une feuille de temps est d'un mois.

Format

La feuille de temps enregistre les heures réelles travaillées par chaque employé. Cela peut inclure les retards, l'absentéisme, les congés de maladie, les vacances. A la fin de chaque mois de travail, les résultats sont récapitulés. Ce format de faire des affaires est particulièrement pratique pour les entreprises qui emploient plus d'une douzaine d'employés, et il est impossible de suivre tout le monde. Pour saisir les informations, un formulaire au format T-12 est utilisé. Si l'organisation est de type commercial, un formulaire peut être développé pour elle sur une base individuelle. Le document est régi par le droit russe.

Si la documentation est en au format électronique, pas besoin d'imprimer du papier. Les documents ne peuvent être que sur un ordinateur. Cependant, il n'y a aucune restriction quant à la conservation d'une feuille de temps sous forme imprimée, sans copie électronique.

La feuille de temps peut utiliser des codes uniques qui sont installés dans une organisation particulière, et pas seulement des symboles standard. Grandes entreprises si nécessaire, ils ont le droit de proposer leurs propres désignations. L'essentiel est qu'ils soient fixes.

À grandes organisations la méthode de l'enregistrement complet et des écarts par rapport au calendrier de travail de l'entreprise en 2019 est souvent utilisée.

La présence ou l'absence d'un employé est notée. Chaque jour du mois de travail est saisi dans la feuille de temps sur une ligne distincte. Des lettres ou des chiffres indiquent le nombre d'heures travaillées par jour.
Les retards, l'absentéisme et les heures supplémentaires sont enregistrés.

Important! La feuille de temps ne peut être utilisée que si l'entreprise a un horaire de travail standard et immuable. S'il change régulièrement, cette méthode ne fonctionnera pas.

remplissage

Si le formulaire standard T-12 est utilisé, les informations suivantes y sont saisies.

Les deuxième et troisième colonnes contiennent des informations sur l'employé telles que le nom complet, le poste occupé dans l'entreprise et le numéro personnel, qui sont attribués à chacun séparément.
Le quart de colonne est conçu pour y inscrire un symbole - que l'employé soit venu travailler ou non un certain jour.
La cinquième colonne indique le nombre d'heures travaillées pendant 2 semaines.
La sixième colonne indique le nombre d'heures travaillées pour un mois complet.

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Pour remplir, des désignations numériques ou alphabétiques conventionnelles normalisées sont utilisées dans la feuille de temps. L'entreprise peut également utiliser ses propres codes uniques s'il est nécessaire de corriger ce qui n'est pas pris en compte dans les codes standard. Habituellement, les organisations ont suffisamment d'abréviations existantes, car elles sont nombreuses. Certains d'entre eux sont déchiffrés ci-dessous.

Si un employé travaille un quart de jour et vient travailler, la lettre "I" est inscrite dans la feuille de temps. L'équipe de nuit est désignée par "N". Des désignations numériques peuvent également être utilisées: quart de jour - 01, quart de nuit - 02. La durée du quart est indiquée dans une autre colonne.
Si l'employé est allé travailler les jours fériés et les week-ends, la note "RP" ou 03 est inscrite dans la feuille de temps et indique le temps qu'il a passé au travail.
Si une personne a sauté du travail (il n'y avait pas de raisons sérieuses de sauter), alors "PR" est noté dans le bulletin. Pour une telle marque, les chiffres - 24 sont utilisés.
Dans le cas où une personne ne se présenterait pas au travail, jusqu'à ce que les raisons de son absence soient clarifiées, la marque «НН» ou le code 30 est mis.
Les week-ends sont marqués "B" ou
Les vacances principales dans le bulletin sont marquées "OT" ou 09. Il est indiqué combien de temps durent les vacances.
Si le congé est accordé dans le cadre de la grossesse et de l'accouchement, la note «P» ou 14 est apposée. Le congé pour s'occuper d'un enfant est «JO» ou 15.
Certains employés doivent s'absenter pour suivre des séances. Parfois, dans de tels cas, le salaire n'est pas épargné. Ceci est désigné "UD" ou 13.

Le bulletin comprend les voyages d'affaires, les voyages de perfectionnement, les week-ends et les vacances, au fil du temps, incapacité temporaire. Chaque jour du mois de travail doit être marqué.

Toutes les notes sont prises par la personne responsable. Si une erreur est commise dans le bulletin, il est nécessaire de rayer les informations incorrectes, d'écrire les informations correctes en haut, de mettre une note lorsque les corrections ont été apportées et de laisser une signature.

Chaque unité structurelle doit avoir sa propre feuille de temps. Les documents sont transférés au service comptable le 1er et le 15 de chaque mois afin de calculer les effectifs en fonction des données saisies dans la feuille de temps. Toutes les heures travaillées sont comptées. Par notes, vous pouvez déterminer qui a droit à une prime si une personne a fait des heures supplémentaires, les jours fériés ou le week-end. De plus, selon la feuille de temps, il est déterminé qui a travaillé moins que le temps imparti - a sauté ou était constamment en retard. Sans comptabilité, il est impossible de déterminer qui travaille consciencieusement et qui viole constamment l'horaire.

Depuis 2013, de nombreuses entreprises enregistrent les heures de travail du personnel à l'aide de leurs propres formulaires. Pour leur développement, il convient de s'appuyer sur une forme unifiée.

Des symboles conventionnels sont utilisés pour compiler les feuilles de temps. Les désignations obligatoires ne sont pas prévues par la loi. L'encodage existant n'a qu'un caractère consultatif et peut être modifié par les utilisateurs.

Étant donné que les règles de remplissage de la feuille de temps dans certaines situations ne sont pas suffisamment réglementées, les agents du personnel et les comptables doivent décider eux-mêmes de leur reflet dans le registre.

Objet du document

Le Code du travail de la Fédération de Russie exige que tous les employeurs tiennent des registres du temps travaillé par leur personnel. La feuille de temps est obligatoire tant pour les entreprises que pour entrepreneurs individuels. En son absence, la responsabilité administrative est prévue pour l'entreprise elle-même et les personnes responsables.

La feuille de temps est un document contenant des informations sur les jours travaillés par chaque employé, l'absentéisme pour de bonnes et de mauvaises raisons. Il peut être conduit différentes façons. Les informations sur la présence ou l'absence des employés sont enregistrées quotidiennement. Tous les faits d'absence, d'absentéisme, de retard doivent être inscrits sur la feuille de temps.

Les données de la feuille de temps servent de base au calcul et au calcul des salaires de tous les employés de l'entreprise.

Il contrôle :

discipline du travail;
durée standard de la semaine de travail;
durée des heures supplémentaires;
travailler le week-end.

Le Code du travail établit une semaine de travail de cinq jours d'une durée de 40 heures et une semaine de travail de six jours d'une durée de 36 heures. Pendant le fonctionnement, ces règles peuvent être violées. La règle principale est le nombre total d'heures pour la période de rapport, par exemple, un trimestre doit correspondre à la taille requise.

La feuille de temps est le principal document utilisé par l'inspection du travail à des fins de vérification. En outre, sur sa base, des rapports statistiques sur la main-d'œuvre et le personnel des organes de l'État sont établis.

Qui est chargé de remplir

Chaque entreprise nomme un spécialiste responsable de la feuille de temps des employés. L'organisation de la comptabilité dépend des spécificités et de l'ampleur des activités de l'entreprise. Dans les petites entreprises, où tout le travail est effectué au sein du bureau, le personnel est recensé par un inspecteur du personnel, un comptable ou un autre spécialiste agréé.

La différence entre les formes de T-12 et T-13

Surtout pour la commodité de comptabiliser le temps travaillé par le personnel, le Comité national des statistiques a développé et approuvé des formulaires de documents unifiés: T-12 et T-13. Ils diffèrent par leur objectif. Le premier est utilisé pour la comptabilité manuelle normale. La seconde est nécessaire pour les entreprises disposant d'un système automatique. En règle générale, des tourniquets spéciaux sont installés qui contrôlent indépendamment la présence des travailleurs.

Le formulaire no T-12 est universel. Il comprend une section supplémentaire pour refléter les informations sur les calculs effectués pour le paiement des salaires. Dans le cas d'effectuer des calculs séparément, il n'est pas rempli.

Exemple de formulaire de remplissage T-12 :

Déchiffrer les symboles de la feuille de temps en 2019

En pratique, des erreurs sont souvent commises lors de la préparation du document. Habituellement, leur cause est le placement incorrect des codes conditionnels. Les désignations dans la feuille de temps peuvent être utilisées à la fois par ordre alphabétique et numérique. Il n'y a pas d'instructions pour les choisir. Par conséquent, chaque entreprise choisit indépendamment le type de cryptage, en fonction de sa commodité.

Pour éviter de telles erreurs, vous devez utiliser brèves recommandations pour compléter le document en 2019 :

Codes numériques	Désignation de la lettre	Décryptage	Recommandations d'utilisation
01	je	Heures d'ouverture	Pour marquer les heures du jour et du soir, vous pouvez utiliser les informations du point de contrôle. Le fait de la présence des employés doit être confirmé par le chef de l'unité structurelle.
02	H	travail de nuit	Il est déposé sur la base des informations du service des laissez-passer ou du point de contrôle. La présence au travail est confirmée par le supérieur immédiat.
03	VR	Vacances
04	DE	heures supplémentaires	Un ordre est émis adressé au chef concernant la nécessité des heures supplémentaires et son accord avec ce fait. Le document est signé par l'employé et confirmé par le service des laissez-passer.
06	À	voyage d'affaire	Une ordonnance est émise sur la nécessité de voyages d'affaires. Le document est signé par le spécialiste visiteur. Dans certains cas, il est nécessaire de délivrer un certificat et une mission spéciale pour effectuer des affaires officielles. Au retour, un rapport sur le travail effectué est établi.
09	DE	Congés annuels de base	L'agent du personnel donne un ordre et lui présente le vacancier contre signature.
10	OD	Congés payés supplémentaires	Vacances garanties code du travail, actes locaux ou accords. Le vacancier prend connaissance de la commande émise contre signature.
11	À	Congé d'études payé	Il est donné pour améliorer les qualifications de l'employé avec un laissez-passer pendant les études. La base est l'ordre du chef, la direction de la formation supplémentaire, etc.
12	SC	Temps de travail raccourci	Il est utilisé par les employés qui combinent travail et études sans interruption des fonctions de production. L'épargne partielle des gains est autorisée.
13	DU	Congé d'études sans solde	L'employé soumet une demande de congé, sur la base de laquelle une ordonnance est émise, qui est ensuite signée par l'employé.
14	R	Congé dû à la grossesse et à l'accouchement.
15	liquide de refroidissement	Congé parental (partiellement rémunéré).
16	AVANT DE	Repos non rémunéré avec l'autorisation de l'employeur (temps libre).
17	OZ	Congé qui n'est pas payable.
19	B	Incapacité temporaire (rémunérée)	Sauf pour les situations marquées du code "T". Une maladie d'un employé, des soins pour un parent malade, une quarantaine est notée. Dans toutes les situations, un arrêt de travail délivré par un médecin est requis.
20	J	Invalidité non payée	En cas de blessure domestique, s'occuper d'un parent malade, etc.
21	Ligue des champions	Temps de travail réduit	Délivré par ordre du chef.
23	g	Congé avec solde.	Délivré par ordre du chef.
24	ETC	Passe plus de 4 heures	Le temps sauté doit être continu, c'est-à-dire absence du travail toutes les 4 heures consécutives. Cela comprend les pseudo-grèves, les arrestations administratives, etc. L'apposition se fait d'après les notes des chefs de services, ouvriers explicatifs, actes commissions spéciales etc.
25	N.-É.	Travail à temps partiel initié par l'employeur	Ils sont indiqués sur la base de commandes, d'extraits de contrats, etc.
26	À	Fins de semaine	Comptabilisation des jours fériés définis par la loi.
29	ZB	Jours de grève	Elles sont constatées sur la base de documents attestant de la légalité des actes posés.
30	HH	Passe sans raison valable	Sans documents expliquant les raisons valables de l'absence du travail.
31	PR	Temps d'arrêt sans faute de l'employé	Ils sont déposés sur la base de l'ordre de la direction de l'entreprise.
32	NP	Temps d'arrêt sans faute de l'employé

Comme vous pouvez le voir, les désignations dans la feuille de temps sont importantes. Il n'y a aucune exigence légale pour le cryptage, il peut donc varier en fonction des besoins de l'organisation et de la commodité de la feuille de temps. Vous pouvez créer vos propres codes conditionnels. L'essentiel est que la comptabilité et ses indicateurs finaux soient corrects.

Jours de repos en voyage d'affaires

Il existe différents points de vue concernant le codage des jours de congé lors des voyages d'affaires. Certains agents du personnel soutiennent qu'il est nécessaire de désigner le code "K" (voyage d'affaires) commun pour un tel travail. D'autres sont enclins au chiffre "B" (sortie).

Les deux points de vue ont une justification raisonnable et une argumentation législative. Puisqu'il n'y a pas d'approche unique, pour marquer les jours de congé lors d'un voyage d'affaires, vous devez partir de votre propre pratique et de vos préférences.

congé de maladie

Si un employé est en congé de maladie, il est considéré comme temporairement invalide. Par conséquent, dans la feuille de temps, le temps manqué est marqué du code "B". Il n'y a pas de différence entre les jours ouvrables et les week-ends.

De même sont enregistrés, les soignants bébé, congés non payés.

Vacances

Pour désigner les jours fériés pendant les congés payés annuels principaux et supplémentaires (OT et OD), la lettre « B » est utilisée, ce qui signifie un jour chômé et un jour férié chômé. La base d'une telle règle est les normes du Code du travail de la Fédération de Russie. Selon l'article 120, les jours fériés chômés pendant les congés payés ne sont pas comptés dans le nombre jours calendaires des loisirs.

Comment remplir le formulaire

La nouvelle forme de la feuille de temps (0504421) est un tableau composé d'un en-tête, de parties de contenu et de mise en forme. La première partie indique le type de document, le numéro de la correction et la date de compilation.

Le travail de remplissage du contenu de la feuille de temps est laborieux. Il faut le faire avec attention particulière. Pour plus de commodité, vous pouvez utiliser la méthode d'enregistrement continu des heures de présence et d'absence.

Chaque colonne est remplie avec le code correspondant. Certains symboles sont utilisés pour marquer la présence de spécialistes au travail et d'autres pour marquer leur absence. Pour toutes les omissions, il est nécessaire de refléter quelles en étaient les raisons. Il est important d'indiquer le nombre d'heures passées sur le lieu de travail.

Les informations contenues dans le bulletin sont les suivantes: le jour de congé est marqué de la lettre «B», sous laquelle «O» est indiqué, le travailleur est «I» avec le nombre d'heures, par exemple «6».

Les raisons de l'absentéisme sont notées de la même manière que les week-ends. De plus, il peut s'agir à la fois de voyages d'affaires et d'absentéisme pour des raisons inconnues. Si un employé a été licencié au milieu du mois, toutes les colonnes suivantes avant la fin de la période sont remplies de tirets.

Un tel enregistrement simplifie grandement la procédure de calcul, car tous les chiffres nécessaires sont systématisés et clairement indiqués. Cela évite les confusions et les erreurs, ce qui est particulièrement important pour les spécialistes peu expérimentés.

Il est possible d'utiliser la méthode d'enregistrement des écarts. Il est pratique de l'utiliser dans le cas d'une même durée de la journée de travail pendant toute la période de déclaration. Dans une telle situation, seuls les phénomènes non standard sont reflétés, c'est-à-dire voyages d'affaires, heures supplémentaires, absentéisme, etc. Cette méthode prend beaucoup moins de temps pour remplir le formulaire.

Dans le bulletin, les informations ressemblent à ceci : la ligne du haut reflète les données sur l'absence d'un spécialiste au travail - B, PR, HH, OT, C, C, etc. Rien n'est écrit sur la ligne du bas. De plus, lors du calcul, il ne reste plus qu'à calculer le nombre de cellules remplies et à les multiplier par le nombre d'heures de la journée de travail.

Cette méthode est la plus pratique pour les comptables expérimentés et les agents du personnel. Il est également efficace dans les petites entreprises avec un petit personnel.

De nouveaux champs ont été ajoutés à la partie mise en forme du formulaire pour marquer le comptable sur l'acceptation du document, ainsi que la signature de l'exécuteur responsable et sa transcription.

En plus de la forme papier traditionnelle de tenue d'une feuille de temps, ils utilisent aujourd'hui versions électroniques. Il est souhaitable que les registres soient dupliqués, c'est-à-dire les deux options ont été appliquées. Ainsi, le risque de perte sera minime et la fiabilité des informations sera maximale.

Le moyen le plus simple de gérer électroniquement une feuille de temps consiste à utiliser des programmes de bureau. Le mieux adapté pour cela est Exce, qui vous permet de créer des tableaux de tout type et de toute taille. La possibilité de définir des formules simplifie le processus de calcul des indicateurs intermédiaires et résultants.

Si l'expérience avec les feuilles de calcul ne suffit pas, un logiciel spécial peut être utilisé. Dans ce cas, n'oubliez pas la nécessité de payer pour l'utilisation du programme sous licence.