Чек лист приклад. Чарівні списки перевірені в польотах. Відмітка про виконання
Чи траплялося вам забувати щось?
Наприклад, плавки в басейн чи студентський?
Розвертаєш машину, лаєш себе останніми словами…Впевнений, кожен мав такі моменти.
Сьогодні ми поговоримо про надійний засіб"щоб не забувати" - чек-листах.
Що таке чек-лист?
Це набір якихось дій, які необхідно виконати. Або предметів, які треба взяти. Плюс позначки, схеми, підказки.
Сенс чек-листа - не припуститися помилки. Уникнути форс-мажору та нервування. Дістати всю рутину з голови та перекласти її на папір.
Професійні чек-листи
Чек-листи прийшли до нас із авіації. Там ціна помилки – сотні людських життів.
Будь-який пілот напам'ять знає, що йому треба робити перед зльотом. Проте пілоти все проганяють спеціальними чек-листами. При цьому один перевіряє, а другий – перевіряє, як перевіряє перший.
Чек-листи використовують при будівництві, медицині та інших областях, де неприпустимі помилки.
Авіаційний чек-лист, все англійською - це мова авіації:
Чек-лист перед хірургічною операцією:
Чек-листи у моєму житті
Я відкрив їх для себе нещодавно. Тепер не уявляю, як обходився без них весь цей час.
Речі, які я беру на футбольне тренування:
А це мій чек-лист щомісячної перевірки автомобіля:
На випадок відрядження:
Оскільки кожне відрядження має свої особливості, то цей чек-лист - просто шаблон, до якого я додаю щось чи видаляю.
Це мій чек-лист із написання статей для блогу:
Тут все: як зібрати ідеї, редагування тексту, оформлення та розкручування.
Зауважте, що тут є багато допоміжної інформації. Ось, наприклад, вказівка, якого розміру мають бути картинки у тому чи іншому випадку:
А ось мій чек-лист для резервного копіювання та очищення комп'ютера:
Виконую його один раз на два тижні.
Все це постійні чек-листи. Іноді я створюю чек-лист для якогось разового заходу. Наприклад, якщо планую відпустку.
Як оформляти чек-лист?
- Скорочуйте. Це не твір. Це просто набір пунктів. Чіткість формулювань! Простий словник! Завдання - щоб навіть при побіжному погляді ви вхопили суть.
- Видаляйте непотрібне.Включайте лише те, що ви можете забути. Наприклад, у чек-листі написання статей немає пункту «Включити ноутбук». Я це зроблю без нагадування.
- Виділяйте важливе.Капслоком чи жирним шрифтом. Головне - не переборщите. Одного-двох виділень на аркуш достатньо.
- Постійно редагуйте.Чек-лист має бути актуальним. Чи бачили мої правки олівцем? Ось. Коли виправлення стає багато, я друкую чек-лист заново.
Де зберігати?
На папері, у смартфоні, у Evernote… Там, де вам зручно.
Можна навіть наносити чек-лист прямо на річ. Наприклад, я раніше використовував наклейки на ноутбук. Але це не прижилося))
Разом
Чек-листи – це просто та зручно. Це врятує вам багато часу. І нервів.
Чому про це не розповідають у школі? Замість безглуздих моралі типу: «А голову ти не забув?».
Виконую його один раз на два тижні.
Все це постійні чек-листи. Іноді я створюю чек-лист для якогось разового заходу. Наприклад, якщо планую відпустку.
Як оформляти чек-лист?
- Скорочуйте. Це не твір. Це просто набір пунктів. Чіткість формулювань! Простий словник! Завдання - щоб навіть при побіжному погляді ви вхопили суть.
- Видаляйте непотрібне. Включайте лише те, що ви можете забути. Наприклад, у чек-листі написання статей немає пункту «Включити ноутбук». Я це зроблю без нагадування.
- Виділяйте важливе. Капслоком чи жирним шрифтом. Головне - не переборщите. Одного-двох виділень на аркуш достатньо.
- Постійно редагуйте. Чек-лист має бути актуальним. Чи бачили мої правки олівцем? Ось. Коли виправлення стає багато, я друкую чек-лист заново.
Де зберігати?
На папері, у смартфоні, у Evernote… Там, де вам зручно.
Можна навіть наносити чек-лист прямо на річ. Наприклад, я раніше використовував наклейки на ноутбук. Але це не прижилося))
Разом
Чек-листи – це просто та зручно. Це врятує вам багато часу. І нервів.
Чому про це не розповідають у школі? Замість безглуздих моралі типу: «А голову ти не забув?».
Якщо ви не належите до малого відсотка геніїв з феноменальною пам'яттю, то великий ризик того, що ви забуваєте зробити важливі речі. Справді, на власну пам'ять розраховувати не доводиться. У найважливіший момент ви раптом виявите, що забули виконати термінове доручення. Але якщо впорядкувати та систематизувати деякі речі у своєму житті, то виявиться, що ви встигаєте більше і виконуєте справді важливі речі.
Контрольний список на всі випадки життя
Недаремно кажуть, що все геніальне просто. Так воно і є: іноді, щоб допомогти собі виконати якусь роботу, достатньо скласти шпаргалку і іноді заглядати в неї, щоб переконатися, що все йде за планом. Дуже зручно використовувати чек-лист – це контрольний список, в якому міститься низка пунктів для певної роботи. Проходячи по них, потрібно відзначити те, що вже виконано, і дізнатися коректно/чи правильно проводиться робота. Такі списки можна використовувати у будь-якій сфері життя. Їхнє значення складно переоцінити, адже продуктивність від їх використання зростає в кілька разів.
Забуваються навіть такі речі, про які взагалі неможливо забути. Але в поспіху чого тільки не буває! Особливо неприємно, коли треба повертатися, переробляти щось чи вибачатися за такі неприємні моменти. На щастя цей негатив можна звести до мінімуму, якщо напередодні скласти чек-лист. Це допоможе вберегти свою нервову системувід непотрібних стресів.
У чому сенс таких записів
Є багато людей, які не користуються жодними списками. Вони вважають, що найважливіше ніколи не забувається. Просто вони не хочуть витрачати час на роботу із попередніми записами. Насправді скласти чек-лист – це лише 15 хвилин.
Сенс складання підказки - у цьому, ніж уникнути помилок у роботі. У списку може бути вказаний перелік дій, які необхідно виконати, або речей, які необхідно взяти із собою. Вони можуть бути підказки, позначки собі чи схеми. Не завжди варто пам'ятати рутинні речі в голові, якщо їх можна перекласти на папір.
Сфери використання
Будь-яка ідея не виникає на рівному місці. То навіщо потрібний чек-лист? Хто першим придумав його використати і для чого? Спочатку контрольні списки використовувалися в авіації - там неприпустимо робити помилки, вони можуть коштувати сотні життів. Людський факторніхто не скасовував, а людям властиво робити промахи, тож пілоти стали користуватися професійними чек-листами. Хоч пілот і так досконало знає, що треба робити перед зльотом, він все одно звіряється. А другий пілот стежить, щоб він обов'язково виконав звірку з чек-листом.
Списки, інструкції, чек-листи – це все синоніми. Списки широко використовуються в медицині (особливо перед проведенням операції), будівництві та інших галузях.
Використання контрольних списків у повсякденному житті
Той, хто відкрив собі можливість все фіксувати на папері, дивується, як він раніше міг обходитися без цього. У якій сфері може стати в нагоді створення чек-листів? Та в будь-якій. Адже в них можна фіксувати речі, які потрібно взяти, наприклад, на тренування. Можна скласти чек-лист у разі відрядження, прописати, як форматувати документи, як чистити комп'ютер тощо. Ці дії можуть повторюватися періодично і їм можна використовувати одні й самі алгоритми. Але можна складати і разові списки, якщо захід поодинокий, наприклад поїздка у відпустку.
Правила складання
Якщо ви задумалися над тим, як скласти чек-лист для себе, то ці дещо корисних порадвам знадобляться:
. Важлива лаконічність.Слід пам'ятати, що це не твір, тому текст максимально скорочуйте. Використовуйте чіткі формулювання та прості слова, Щоб накидати основні пункти. Вони повинні бути складені так, щоб при побіжному погляді суть можна було вхопити відразу.
. Виділяйте найважливіші моменти.Для одного аркуша двох виділень достатньо.
. Видаліть все непотрібне.Включайте лише те, що необхідно. У чек-лист написання статей не варто включити пункт "включити комп'ютер", це зрозуміло.
.Редагуйте список.Він має бути актуальним. Можете прямо біля пунктів робити позначки олівцем, коли позначок стане багато, можна передрукувати новий чек-лист.
До речі, варто сказати, що це зовсім не старомодний спосіб, чек-лист – це не лише список на папері. Такі записи можна зберігати на комп'ютері, смартфоні, на планшеті, щоб він завжди був під рукою.
Як виглядає чек-лист: зразки
Контрольний список часто є таблицею, до якої внесені всі необхідні дані. Вона може виглядати зовсім по-різному, але суть одна і та ж - нічого не проґавити.
Нижче наведено варіант, який можна використати на роботі, щоб нічого не забути.
Планерка (затвердження плану на день) | Підготовано список обдзвону | Обдзвонення потенційних клієнтів | Обдзвонити зацікавлених клієнтів | Відомість дзвінків | Звіт з оплати | Обдзвон клієнтів, яким були виставлені рахунки | План на наступний день |
|
Можна оформити чек-лист як звичайного переліку. Переглядаючи пункти під час роботи, набагато легше врахувати всі нюанси.
Ви можете визначити, де сайт знаходиться? |
Чи сторінки дозволяють зрозуміти, на якому сайті ви знаходитесь? |
Чи є вступний текст на сторінках? |
Текст організовано у вигляді невеликих блоків? |
На всіх сторінках повторюється схема планування? |
Діалоги мають логічну послідовність кроків? |
Графічні елементи містять текстові написи? |
Графічні елементи реагують на рух мишки? Чи це корисна функція? |
Під час переходу між сторінками користувач повинен щось запам'ятати? |
Чи можна обійтися без ризикованих і дорогих дій? |
На сторінках з повідомленнями про помилку є корисна інформація? |
Чи є довідка (система допомоги)? |
Можна скласти інший чек-аркуш. Зразок, наведений нижче, підійде для побутових питаньнаприклад щодо одягу. Біля кожного пункту потрібно поставити відповідну літеру: П - полагодити, К - купити, Н - не знадобиться. Після виконаної роботи можна звільнити шафу від непотрібних речей і навести лад на полицях.
Замшева або шкіряна курточка |
Плаття футляр |
Штани твідові або вовняні |
Твідовий або вовняний костюм |
Спідниця із теплої тканини |
Шовкова блуза |
Кашемірова водолазка |
Кардіган |
Сумка нейтрального кольору |
Середній та тонкий ремінь |
Щільні колготки |
Прикраси зі срібла чи золота |
Заповнення чек-листа – це захоплюючий процес. Напередодні осені можна написати собі перелік того, що обов'язково необхідно зробити для повного щастя.
Переваги використання чек-листів
Інформаційний вік дозволяє кожному з нас бути практичнішим і мудрішим у багатьох аспектах. Але великий обсяг знань часто призводить до швидкої втрати концентрації. Головне йде з поля зору, увага розсіюється. З поля зору упускається необхідна базова інформація й у роботі з'являються помилки. Використовуючи звичайні чек-листи, можна виявити свою компетентність та відчути власні вміння. З їхньою допомогою можна структурувати свої думки і впорядкувати події, ніж здійснювати зайвих рухів і витрачати час даремно.
Навіть досить сконцентрованим людям не варто нехтувати контрольним списком. Він дозволяє дисциплінувати себе і йти наміченим шляхом, уникаючи помилок. Ви переконаєтесь, що не забуваєте важливу інформацію. Звільніть свій розум від дрібних моментів у тому, щоб працювати над серйозними речами. Використання записів допоможе вам заощадити свій час, адже не доведеться думати над тим, що робити, у вас уже все написано на папері.
Творче, уважне та серйозне ставлення до роботи є важливою складовою сучасного бізнесу. Однак творчий початок завжди був тісно пов'язаний із непередбаченими витратами робочого часу, невизначеністю в оцінці праці, необхідністю уточнення вартості виконаної роботи.
Існує велика кількістьзадач, які не вимагають високої кваліфікації та можуть бути вирішені шляхом точного та якісного виконання послідовності простих дій. Чек-лист – це саме такий варіант розв'язання задачі.
Область застосування ідеї
Послідовність простих операцій має застосування як вирішення відповідальних завдань, які виконують кваліфіковані фахівці, так інших завдань, із якими може впоратися звичайний робочий, студент чи школяр.
Чек-лист - це зразок правильного записаний у вигляді послідовності максимально простих, максимально точних і лаконічних, але повних дій, які потрібно зробити, наприклад:
- літак взлетів;
- сходити до магазину та купити те, що мама попросила;
- побудувати бізнес;
- досягти якоїсь мети;
- перевірити чи зробити щось для чогось.
Конвеєр колись здійснив революцію у промисловості, причому виявився корисним у виробництві не лише простих деталей, а й складних машин, механізмів, продуктів харчування, спортивних товарів, одягу, взуття.
Ідеально, коли чек-лист – це десяток мінімально необхідних, простих дій:
- ідеальна проста дія - проста, безумовна вказівка щось зробити;
- ідеальна вказівка не створює варіантів, але така дія виконується строго по черзі;
- ніяких безладних переміщень все робиться строго за планом і за контентом кожного пункту листа.
Ціль (завдання) буває велика, і на одному аркуші не всяке рішення вмістити можна. Однак ніщо не заважає скласти кілька чек-листів, які виконуються послідовно різними робітниками у певні проміжки часу.
Планування розв'язання задачі
Планування – важлива складова будь-якої справи. Чек-лист - це теж план, а не лише вирішення завдання. Можна скласти план дій у разі виникнення непередбачуваної ситуації, план поведінки під час аварії або стихійне лихо, порядок дня в дитячому таборі відпочинку. Розклад занять в інституті чи школі – теж тест-продукт на «простий інтелект», оскільки у такого роду чек-листі є умови. Наприклад, парні чи непарні дні, тижні.
Людина завжди планувала все, що робила, але робила це несвідомо. Поява поняття «чек-лист» - приклад, як звичайне і звичне несвідоме входить у компетенцію свідомого, отримує нове значення і кардинально нове якість.
Сам собою цей термін відносно молодий, але історія його ідеї та її застосування налічує сотні років. Швидше за все, перші папіруси з регламентацією послідовності простих дій використовувалися в давнину, інакше важко пояснити моменти розквіту древніх цивілізацій, так само як і причини їх падіння.
Зразок: чек-лист із встановлення демона FTP
Це зразок, написаний якось і використовуваний багато років. Тут нічого не оформлено красиво, написано в юніксоїдному стилі, але практично.
Взагалі, подібні чек-листи народжуються як результат тривалого адміністрування, що виконується системним адміністратором. Як правило, через два-три роки, після сотень інсталяцій, адміністратор пише собі та колегам таку пам'ятку. Це реальний чек-лист: негарний, але практичний.
Зразок красивого непрактичного чек-листа
Тут все правильно написано, але це не чек-лист. Зокрема, «Логотип» - це насамперед дієслова:
- створити;
- як створити;
- що врахувати;
- що відкинути.
За кожним таким дієсловом має стояти кілька рекомендацій.
Апеляція до слогана розумна, але створення слогана - це творчість, а його перевірка - це тривала практика (в реальному живому інтернеті при масовому напливі відвідувачів), ні те, ні інше до чек-листа ніяк не відноситься.
І так за кожним пунктом.
Реально "літаючий" чек-лист (фрагмент) для Boeing 737
Саме так має бути оформлений чек-лист. Фраза – проста відповідь. Тобто проста дія та простий результат.
Це лише фрагмент документа, причому написаний на англійською, але в даному конкретному випадку не мова важлива, а точність декларації дії та перевірки результату її виконання.
Тестові галузі застосування
Практичні застосування чіткого плану дій:
- спортивні змагання;
- бухгалтерський облік;
- перевірка продукції підприємства;
- аудит компанії;
- слідчі заходи;
- запуск космічного корабляі т.д.
Практично будь-яка сфера життя і діяльності може бути визначена асортиментом різних маленьких планів: чек-лист перевірки №1, №2, №3 тощо.
Особливе значення сувора регламентація дій має у відповідальних сферах діяльності, наприклад у підготовці хірурга до операції, коли медичний персонал, всі лікарі та медсестри - кожен у межах своєї компетенції - виконує строго регламентований перелік дій. Зазвичай все робиться «на автоматі», але професійна етика вимагає всі дії виконувати «папірець».
Чек-лист - це незамінний документ під час сертифікації та регламентації виробництва та тестування продуктів харчування, дитячих товарів, перевірки роботи машин та механізмів.
Інтернет-технології та прості операції
Будь-яке операційне втручання потребує високої кваліфікації хірурга. Але він також вимагає належного виконання простих операцій. Зокрема, всі інструменти на операційному столі повинні лежати строго у певних місцях, пацієнт має бути підготовлений до операції не лише фізіологічно, а й морально.
Чек-лист (зразок послідовності дій) - це не програма, не алгоритм, і його важко віднести до програмування в прямому значенніцього слова, але інтернет-технології призвели до необхідності створення та виконання безлічі рутинних, але дуже важливих операцій.
Створення веб-ресурсу вимагає як мінімум трійки Apache, PHP та MySQL або її аналога на базі іншого сервера, іншого інтерпретатора та бази даних. Встановлення цієї трійці – мінімально необхідна чітка послідовність дій.
Помилка тут загрожує неможливістю роботи взагалі. Сучасне інтернет-програмування характеризується тим, що алгоритми сервера, інтерпретатора та мови програмування браузера не думають, але якщо чого не розуміють, то однозначно не роблять!
Запис помилки в журнал обов'язково декларуються, але часто записаного в журнал недостатньо для пошуку проблеми.
Інтернет-програмування: прості розв'язання складних проблем
Чек-лист – це вирішення проблеми. Практика інтернет-програмування на JavaScript та PHP, зокрема, при об'єктно-орієнтованому стилі листа допускає лише два варіанти вирішення проблеми:
- Професійна інтуїція.
- Тест-Кейс.
Третього не дано. Тестовий інструментарійу програмуванні давно дуже розвинений. Також існує маса додаткових засобів для перевірки коду, а розробники мов програмування приділяють багато часу та сил створенню засобів налагодження та пошуку помилок.
Але визначити, де, на якому рівні, в якій саме підсистемі об'єктів загальної системитрапилася нагода, може тільки автор (автор) коду, ну або просунутий тест-кейс, до створення якого доклав руку досвідчений майстер.
Ідеальне рішення – робити чек-лист на рівні коду, коли не людина, а сам створений ним об'єкт піклується про виконання своєї власної функціональності, а також контролює свій стан та свої стосунки з іншими об'єктами.
Інтернет просування, SEO
Відколи інтернет став доступний масовому відвідувачеві (а тема "чек-лист як тест продукт" завжди була доступна масам), у сферу SEO ринув потік одноманітних ідей. Пропонувалися абсолютно тривіальні послідовності, та якщо з довірливих покупців вибивалися цілком реальні гроші з порожніх і безпідставних підставах.
- технічна складова;
- внутрішня ідеалізація контенту;
- семантичне заповнення ядра ресурсу;
- контент: як є і як має стати;
- комерційний момент; монетизація ресурсу;
- зовнішні обставини;
- регіон просування;
- поведінковий момент у образі відвідувача тощо.
Але метою розумних слівбули гроші. Довірливі покупці, оплачуючи «працю» авторів чек-листів, стимулювали виробництво такої продукції, що зовсім не добре. Але цей процес призвів до того, що тема просування розширилася до максимально можливої межі та створила умови для узагальнення інформації.
Репродукування в галузі інформації - природний процес, і сьогодні кожен бажаючий отримує реальне просування власного ресурсу у будь-якому варіанті:
- мінімальні витрати через власний потенціал;
- максимальні витрати через кваліфікованого майстра.
Чек-лист сьогодні - це реальний та ефективний інструмент досягнення бажаного в його формальній частині та абсолютно повна свобода у творчому моменті мети, що досягається.
Віртуальний простір простих ідей
Матеріальна складова у житті, на роботі, у соціально-економічній сфері загалом набула стабільності. Фундаментальні основи успішного досягнення бажаного стали очевидними. Чек-лист - приклад того, як творча складова пішла у віртуальний простір.
Рівень кваліфікації споживачів та авторів ідей перейшов у нову якість. Це обнулило позиції та зумовило формування асортименту нових завдань та потребу в нових рішеннях. Світ знову став досконалішим, і знову нова якість була зумовлена простим і природним кроком уперед.
Здебільшого робота діджитал-студії складається з рутинних процесів. Прийшов новий клієнт- провели комплексний аудит сайту та склали план робіт. У плані – SEO, Рекламна компаніяу Директі, «медійка», управління репутацією… І кожну з цих робіт треба проводити за однотипним, виведеним з досвіду алгоритмом.
Щоб стандартизувати та автоматизувати роботу, ми в студії Solvintech використовуємо чек-листи.
Вони допомагають нічого не забути та ведуть за планом.Деякі роботи дуже об'ємні. Навіть якщо проводимо їх регулярно - щось можемо випустити з уваги, а це позначиться на результаті.
Чек-лист - це ще й докладний планроботи. Коли не перескакуєш із п'ятого на десяте, не виникає плутанини і робота проходить швидше.
А головне – містять чіткі критерії якості роботи.У кожному пункті ми можемо позначити, який результат є оптимальним, а який - неприпустимий. А заразом вказати всі проміжні варіації.
Відразу зрозуміло, що добре, а що погано
Чек-листи можна підігнати під кожен вид робіт, що піддається стандартизації. Тобто майже під будь-хто. Але є складнощі.
Грань між робочим та нежиттєздатним чек-листом тонка
Що стосується чек-листами діє правило: вони мають у всьому відповідати реальному процесу роботи. Якщо ця умова не виконується – чек-лист не працюватиме.
приклад.Студія пропонує нову послугу – управління репутацією компанії в інтернеті. Це нелінійна послуга: хід робіт залежить від можливостей та ресурсів студії, там багато підводного каміння, неочевидних тонкощів. Найгірше, що можна зробити – скласти чек-листи формально. Якщо брати до уваги лише теоретичні передумови - між чек-листом і справжнім станом справ виникає купа дрібних протиріч. Співробітникам та керівникам доведеться постійно узгоджувати та переробляти.
Відірвати чек-лист від життя можуть завищені вимоги, недбале опрацювання змісту, пропуск важливих моментів. Тоді він стає непридатним інструментом. Це все одно, що забивати шурупи молотком.
Яким має бути хороший чек-лист
Треба пам'ятати дві речі:
- Ваше завдання – створити злагоджений механізм, коли кожен співробітник розуміє, що і як робити поетапно.
- Усі пункти чек-листа мають бути взаємопов'язані. Не можна навалювати до таблиці все поспіль без виразної системи.
Щоб створити робочий чек-лист, потрібно спочатку розкласти кожну з операцій на складові. Випишіть усі дії, які ви робите, аж до найменш значущих. Можна зробити це у майндкарті, а потім оформити у чек-лист – так зручніше.
- Структуруйте по порядку дій.Наприклад, від простого – до складного, від загального – до приватного.
- Розділіть на окремі етапи.Для аудиту контекстної рекламиетапи можуть бути такими: перевірка параметрів облікового запису, параметрів РК, груп оголошень та окремих оголошень, ключових слів.
- У кожному пункті – лише одна дія.Якщо оцінюєте шапку сайту - випишіть окремі пункти про висоту шапки, наявність та розмір логотипу, інформативність, вид телефонного номераі т.д. Ключові дії можна виділити жирним шрифтом.
- Позначайте лише конкретні діїі можливі (припустимі або неприпустимі) варіанти результатів, до яких вони призводять. Теорія не потрібна – чек-листи не для цього.
- Зробіть чек-лист максимально зрозумілим для працівника.Використовуйте чіткі, лаконічні та ємні формулювання.
Приклад чек-листа у роботі
В ідеальному випадку зробити 10-20 типових чек-листів можна за пару днів і побачити перші результати від впровадження вже цього тижня. Але так виходить нечасто. Налаштуйтеся на те, що використання чек-листів буде довгим. Їх потрібно розробити (або завантажити готові), протестувати практично. Швидше за все – кілька разів відредагувати. І остаточно затвердити лише після того, як вони доведуть свою ефективність.
Готові чек-листи
Нижче кілька чек-листів, які ми склали і використовуємо в роботі щодня. Здебільшого вони регулюють універсальні процесиде всі етапи приблизно однакові незалежно від специфіки бізнесу. Тому їх можна доопрацювати під себе, а можна використовувати як є. Зробіть копію документа та налаштовуйте під себе.
У чому робити чек-листи: Google Sheets та аналоги
Одна з наших таблиць
Зазвичай цей спосіб підходить для студій та компаній, у яких працює до 50 фахівців. В ідеалі – 20-30.
Аналоги Google Sheets:
1. Sitechco. Тут можна створювати чек-листи та групувати їх у рамках різних проектів. Ще є кілька готових «чит-листів». Ось наприклад:
Чек-лист для перевірки форми невалідності e-mail
Інтерфейс не найпростіший - треба витратити годину-другу, щоб розібратися. Натомість функціонал гарний, а хмарна версія сервісу безкоштовна.
2. Чек-лист | Експерт . Тут зручніше: реєструємось, складаємо чек-лист, користуємося. Усередині є хороші шаблони. Щоправда, у безкоштовної версіїможна створити лише 10 чек-листів. А ось у платній – ділити листи на логічні розділи, додавати інтерактивні підказкипри наведенні на кожен пункт, дивитися аналітику заповнення та використання, додавати відео. Все це корисно і коштує 450 руб/місяць.
Так виглядає частина інформаційного чек-листа щодо складання офферів в «Експерті»
Якщо йдеться про найпростіші процеси (наприклад, про розміщення статті у блозі) - достатньо роздрукувати чек-листи та роздати їх співробітникам.
Таск-месенджери для чек-листів
Іноді таблиць Google та аналогів не вистачає. Якщо над проектом по тому самому чек-листу працюють кілька фахівців, їм потрібно взаємодіяти: обговорювати завдання та складності, що виникають, шукати шляхи вирішення. Краще, щоб робота та обговорення проходили в одному вікні.
У таких випадках допоможуть таск-месенджери. Ось найзручніші з них.
Wunderlist. Це сервіс-органайзер: тут можна ставити завдання на день (собі та співробітникам), робити нотатки, створювати чек-листи і відразу перетворювати їх на завдання з терміном виконання.
Якщо потрібно - додаємо медіафайли, довідкові чи методичні матеріали
До кожного чек-аркуша можна прикріпити кілька виконавців.
Надсилаємо запрошення - і робоча групазібрана
Trello. Це додаток, де кожному завданню відповідає своя картка. До кожної картки можна додати відповідальних співробітників, прикріпити документи, медіафайли та чек-листи. Список чек-листа можна копіювати прямо з таблички Excel.
Створюємо чек-лист, призначаємо відповідальних
Мінус один, але серйозний: немає вкладеності. Не можна додати варіанти відповідей у пунктах. Зате можна створити в кожній картці по кілька окремих чек-листів – кожен із них стане логічним блоком єдиного чек-листа. Або навіть зробити пунктом чек-листа цілу картку (картки тут можна групувати на окремих дошках).
Rovertask. Тут також можна експортувати чек-листи у форматі.xls. Прикріплюєте їх до завдання - і система сама поділяє кожен аркуш окремі завдання. Співробітники беруть їх у роботу та виконують. Якщо потрібно – обговорюють якісь моменти у чаті. Чат автоматично створюється для фахівців, які працюють над конкретним завданням (керівник та клієнт також можуть брати участь в обговоренні).
Це зручно: кілька кліків і не потрібно розписувати все вручну.
Якщо клікнемо по будь-якому із завдань, з'явиться віконце з відповідною частиною чек-листа
Rovertask пропонує кілька готових чек-листів – з докладними поясненнями та прикладами використання.
Якщо користуєтеся Мегапланомабо Бітрікс24- Створюйте чек-листи прямо там:
Чи потрібні чек-листи вашої студії?
Чек-листи незамінні при масштабуванні. Їх потенціал розкривається, коли ви розширюєтеся: надає все більше послуг, проводите об'ємні, комплексні роботи. У чек-листах ви фіксуєте найкращі (і вже відпрацьовані) практики для нових співробітників. Створюєте їм відправну точку в роботі.
Якщо ви працюєте маленькою командою, не збираєтеся масштабуватись, а комплекс ваших послуг обмежений – ефект від чек-листів буде слабким. Майже всі процеси і так у головах у співробітників. Надлишку інформації немає. Тут стандартизація може виявитися зайвою. Чек-лист стане «ще одним папірцем», без якого і так було нормально.
Чесно дайте відповідь собі на запитання: ви плануєте розширюватися? Якщо так – чек-листи вам допоможуть. Якщо зараз головне - утриматися на плаву, витратите час більш термінові справи.
Розробка чек-листів як нова послуга
Автоматизували роботу самі – допоможіть іншим. Коли впровадите чек-листи у студії та побачите результат, зможете робити те саме для своїх клієнтів. Адже ви занурюєтеся в їхній бізнес і розумієте, як і що має працювати. Пропонуйте різні варіантипослуги:
- можна складати чек-листи на замовлення під кожний робочий процес;
- давати їх бонусом під час укладання угоди;
- брати він контролю над використанням.
Чек-листи - відмінна річдля стандартизації будь-яких процесів. Використовуйте їх, щоб масштабувати бізнес без провалів та осічок.
