Правила роботи архівів організацій, консультант. Нові правила роботи архівів: що змінилося? Чи потрібно зберігати документи

21 вересня почали діяти Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федераціїта інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядуваннята організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526; далі – нові Правила).

Чим керувалися до виходу нових Правил?

До затвердження нових Правил архіви органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій (далі - архіви організацій) керувалися у своїй роботі Основними правилами роботи архівів організацій, а деякі архіви організацій використовували старий документ - Основні правила роботи відомчих архівів. Обидва документи були нормативними документами, а визначали свій статус як нормативно-методичний документ. При цьому Основні правила 1985 р. справді мали статус нормативного документа, оскільки були затверджені наказом Главархіву, а Основні правила 2002 р. не затверджувалися Росархівом, тому статусу нормативного документа не мали.

Чому, за наявності Основних правил 2002 р., виникла потреба у розробці нового, причому саме нормативного, документа щодо організації зберігання документів в архівах організацій?

Справа в тому, що в 2004 р. був прийнятий Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Федеральний закон № 125-ФЗ), який запровадив безліч новацій до організації архівної справи в країні :

Вилучення

з Федерального закону№125-ФЗ

Стаття 13. Створення архівів

1. Державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району та міського округу повинні створювати архівидля зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності.

2. Організації та громадяни вправі створювати архівиз метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності, у тому числі з метою зберігання та використання архівних документів, що не належать до державної або муніципальної власності.

Стаття 17. Обов'язки державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та громадян, які займаються підприємницькою діяльністюбез освіти юридичного лиця, щодо забезпечення безпеки архівних документів

1. Державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без утворення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати безпеку архівних документів, у тому числі документів за особовим складом, протягом строків їх зберігання, встановлених федеральними законами, іншими нормативними правовими актамиРосійської Федерації, а також переліками документів […]

Також цим Федеральним законом було введено поняття власності на архівні документи (документи можуть перебувати у державній (федеральній, власності суб'єктів Російської Федерації), муніципальній, приватній власності (недержавних організацій та приватних осіб)).

Крім того, наказом Мінкультури Росії від 18.01.2007 № 19 було затверджено Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях Російської академіїнаук (далі – Правила 2007 р.).

Ці дві обставини, а також те, що основні правила не мали статусу нормативного документа, змусили звернутися до розробки нормативного документа, що визначає порядок зберігання документів в архівах організацій.

«Які будуть зауваження?»

У ході розробки проекту нових Правил двічі проводилося широке обговорення документа серед архівістів:

вперше - працівниками органів управління архівною справою в суб'єктах Російської Федерації, державних та муніципальних архівів;
вдруге - працівниками федеральних органів виконавчої.

Лише з державних та муніципальних архівів надійшло понад 400 зауважень. Усі отримані зауваження уважно розглядалися, причому на заключному етапі- тимчасовий робочою групою, До якої входили фахівці Росархіву та ВНІІДАД. Слід зазначити, що багато зауважень були викликані бажанням архівістів якомога детальніше описати окремі процесиархівних технологій, що застосовуються при забезпеченні безпеки, обліку, комплектування та використання документів в архівах організацій, що, в принципі, було неможливо зробити, враховуючи статус нових Правил як нормативного документа.

Водночас деякі зауваження мали принциповий характер, наприклад зауваження про те, що у розділі «Комплектування» проекту нових Правил недостатньо послідовно викладено питання про експертизу цінності документів, зокрема через те, що виключеними виявилися положення, пов'язані з номенклатурою справ. Якщо врахувати, що в даний час форма номенклатури справ організації та порядок її розробки викладені лише в документі методичного характеру - Методичних рекомендаціях щодо розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, при доопрацюванні проекту нових Правил було прийнято рішення про включення до розділу «Комплектування» основних положень про номенклатуру справ, включаючи форму номенклатури справ (зведену та структурного підрозділу).

Призначення нових Правил

Нові Правила призначені для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, що створюють архіви для зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності.

Вони не поширюються на організацію зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю.

Нові правила є нормативним документом. Їх нормативний статус визначає жорсткіші вимоги до змісту. Раніше видані правила (див. вище) включали не лише норми (правила, вимоги), а й рекомендації, методики щодо того, як ці норми слід застосовувати. Усі положення рекомендаційного, методичного та описового характеру з нових Правил виключені. Саме в цій частині проект цих Правил у процесі обговорення піддавався критиці з боку архівістів, які постійно говорили про те, що Правила мають бути докладними та містити не лише самі норми, а й механізм їх здійснення.

Структура та зміст нових Правил

Нові Правила складаються із семи розділів:

Загальні положення.
Організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у створенні.
Облік документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у створенні.
Комплектування архіву документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами.
Організація використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації.
Передача документів організації на зберігання державний (муніципальний) архів.
Передача документів під час реорганізації чи ліквідації організації, зміни керівника архіву організації.

Додатки до нових Правил наводять облікові та інші форми документів, що використовуються в архівах організацій.

Послідовність основних розділів даних Правил відповідає Федеральному закону № 125-ФЗ та Правилам 2007 р., хоча, як зазначали багато фахівців на етапі обговорення, логічніше було б почати з комплектування та закінчити використанням.

Розділи нових Правил відображають основні функції архіву організації:

організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
облік документів;
комплектування архіву організації документами;
організація використання архівних документів;
передача документів на зберігання до державного (муніципального) архіву.

Крім того, до нових Правил включено розділ «Передача документів при реорганізації чи ліквідації організації, зміні керівника архіву організації».

Зверніть увагу

На відміну від Основних правил 2002 р., Правила № 526 не містять положень, що належать до організаційних аспектів діяльності самого архіву (не визначено мету та завдання архіву, його функції, права та ін.). Основне їхнє призначення – встановити вимоги до організації процесів архівного зберігання документів від комплектування архіву організації документами до організації використання документів.

Розглянемо розділи докладніше.

Розділ I. Загальні положення

Визначає правові підстави розроблення та сферу дії документа, а також містить положення, що визначають деякі організаційні засади діяльності архіву організації.

Нові Правила поширюються на органи державної влади, органи місцевого самоврядування та організації - джерела комплектування державних та муніципальних архівів, у процесі яких утворюються документи Архівного фонду Російської Федерації (далі - організації). Положення даних Правил можуть використовуватися також іншими державними та недержавними організаціями, в діяльності яких не утворюються документи Архівного фонду Російської Федерації.

Грунтуючись на положеннях Федерального закону № 125-ФЗ, нові Правила говорять про те, що державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району, міського округу та внутрішньоміського району повинні створювати архіви для зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності. Завдання та функції архіву (центрального архіву) державного органу, органу місцевого самоврядування, організації - джерела комплектування державного, муніципального архіву визначаються положенням, яке затверджується керівником організації.

Зверніть увагу

Нові Правила не поширюються на організацію зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю.

Розділ ІІ. Організація зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в організації

Визначає поняття архівного фонду організації та різновиду архівних фондів організації.

Архівний фонд організації становить частину документального фонду, що включає документи Архівного фонду Російської Федерації, документи з особового складу та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, включені до облікових документів архіву. Архівний фонд підлягає збереженню в архіві організації.

Види архівних фондів організації:

архівний фонд організації, що складається із документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;
об'єднаний архівний фонд, що складається з утворених у процесі діяльності двох або більше організацій документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що мають між собою історично та/або логічно обумовлені зв'язки;
архівна колекція, що складається з окремих архівних документів різного походження, об'єднаних за однією або декількома ознаками (тематичною, авторською, видовою, об'єктною та ін.).

Зберігання паперових документів.У п. 2.9 нових Правил наголошується: архівні документи зберігаються у систематизованому порядку не більше архівного фонду. p align="justify"> Одиницею систематизації документів архівного фонду в архіві організації є одиниця зберігання. Правила визначають ознаки систематизації одиниць зберігання архівного фонду:

структурний (приналежність одиниць зберігання до структурних підрозділів організації);
хронологічний (за періодами чи датами, до яких належать одиниці зберігання);
функціональний, галузевий, тематичний, предметно-запитаний (з урахуванням функцій організації, тим чи питань, яких стосується утримання одиниць зберігання);
номінальний (за діловодною формою - видами та різновидами документів);
кореспондентський (за організаціями, внаслідок листування з якими утворилися одиниці зберігання);
географічний (відповідно до певних територій, населеними пунктамита іншими географічними об'єктами, з якими пов'язане зміст документів, їх автори, кореспонденти);
авторська (за назвами організацій або прізвищ громадян, які є авторами документів).

Встановлюються вимоги щодо забезпечення збереження документів (нормативних (оптимальних) умов зберігання документів; раціонального розміщення документів в архівосховищі; перевірки наявності та стану документів, порядок розшуку документів), включаючи особливості зберігання електронних документів

Зберігання електронних документів.Правила визначають обов'язкові умови для зберігання таких документів:

наявність в архіві організації не менше двох екземплярів кожної одиниці зберігання електронних документів (основний та робочий екземпляри повинні перебувати на різних фізичних пристроях);
наявність технічних та програмних засобів, призначених для відтворення, копіювання, конвертації та міграції електронних документів, контролю їх фізичного та технічного стану;
забезпечення режиму зберігання електронних документів, що унеможливлює втрату, несанкціоновану розсилку, знищення чи спотворення інформації.

Формат текстових електронних документів, що передаються для зберігання до архіву організації - джерела комплектування державного та муніципального архіву, - PDF/А.

Правилами передбачається, що у разі зміни програмно-апаратного середовища та виходу з використання комп'ютерних форматів, пошкодження носія архів організації проводить роботу з конвертації електронних документів у нові формати та/або нові носії.

Крім розглянутих положень, у цьому розділі встановлюється порядок проведення перевірки наявності та стану архівних документів (п. 2.39-2.43), організації розшуку невиявлених документів (п. 2.44), порядок видачі документів з архівосховища (п. 2.45-2.48), а також порядок забезпечення збереження архівних документів за надзвичайних ситуацій (п. 2.49).

Перевірка наявності та стану документів на паперових носіях. Проводиться в архіві організації комісією або не менше ніж двома працівниками не рідше ніж один раз на 10 років, електронних документів - не рідше одного разу на 5 років.

Відповідно до п. 2.11.5 Порядку 2007 р. позачергові одноразові перевірки наявності та стану всіх документів архіву організації або їх окремих частин(груп) проводяться:

в разі стихійних лих, масових переміщень та інших обставин, внаслідок яких можуть бути втрачені або пошкоджені архівні документи,
при зміні завідувачів архівосховищ.

За результатами перевірки складаються такі акти:

перевірки наявності та стану архівних документів (додаток № 3);
про технічні помилки в облікових документах (при їх виявленні) (додаток № 4);
про виявлення документів (що не належать до даному фонду, Невраховані) (додаток № 5).

Порядок видачі документів із архівосховища.Документи видаються на підставі письмового дозволу керівника архіву організації або його заступника (якщо архів є установою), керівника структурного підрозділу організації (якщо архів є структурним підрозділом):

працівникам структурних підрозділів організації;
судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам установленому порядку;
іншим користувачам за письмовою заявою.

Термін видачі документів з архівосховища не повинен перевищувати:

одного місяця - для використання працівниками організації та іншими користувачами;
шести місяців - судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам.

Передбачається можливість продовження терміну видачі документів з дозволу керівника організації на підставі письмового підтвердження користувача про збереження/забезпечення збереження документів.

Електронні документи видаються з архівосховища у вигляді електронних копій чи копій на паперовому носії.

Документи з архівосховища не видаються:

за наявності фонду користування;
перебувають у незадовільному фізичному стані.

Розділ ІІІ. Облік документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у створенні

Присвячений питанням у подружжя документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів уорганізації.

Як встановлено у п. 3.1 нових Правил, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві організації, включаючи документи з особового складу, копії документів фонду користування (за їх наявності) та опису справ, документів.

Основними одиницями обліку архівних документів є:

Кожній одиниці зберігання надається обліковий номер, який є частиною архівного шифру.

Наш словничок

Архівний шифр- Позначення, що наноситься в лівому нижньому кутку на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення обліку та ідентифікації - складається з: номера архівного фонду; номери опису справ, документів; номер одиниці зберігання.

Архівний шифр електронних документів, які зберігаються на відокремлених електронних носіях, вказується на вкладиші, вкладеному у футляр носія. Архівний шифр електронних документів, що зберігаються в інформаційної системиархіву, є частиною метаопису ( обов'язковим елементомопис) контейнера електронного документа.

Відомості про облікові одиниці архіву відображаються в облікових документах. Новим положенням Правил в організації обліку документів є положення про виділення двох груп облікових документів в архіві організації: основних (обов'язкових) та допоміжних.

До складу основних (обов'язкових) облікових документів архіву організації входять:

книга обліку надходження та вибуття справ, документів (додаток № 11);
список фондів (додаток №12);
аркуш фонду (додаток № 13);
опис справ, документів (додатки №14-16);
реєстр описів (додаток №19).

Форми описів електронних справ наведено у додатках № 17, 18 нових Правил.

Склад допоміжних облікових документів не регламентований, кожен архів має право застосовувати як допоміжні облікові форми, які йому необхідні у зв'язку зі специфікою документів, що знаходяться на зберіганні, або з інших причин.

Правилами також встановлено, що архів організації може вести облік у автоматизованому режимі, використовуючи облікові бази даних (БД) (див. 3.13). Облікові БД архіву організації - джерела комплектування державного (муніципального) архіву мають бути сумісні з відповідними обліковими БД державних (муніципальних) архівів та органів управління архівною справою.

Розділ ІV. Комплектування архіву документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами

Присвячений питанням комплектування архіву організації документами Архівного фонду Російської Федерації та іншими архівними документами. Комплектування архіву організації – це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації.

Встановлено, що документи Архівного фонду Російської Федерації та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, у т.ч. документи по особовому складу, передаються до архіву організації не раніше, ніж через один рік і не пізніше, ніж через три роки після завершення справ у діловодстві. Виняток становлять документи за особовим складом державних цивільних та муніципальних службовців, звільнених зі служби, - вони передаються до архіву організації після закінчення 10 років з дня звільнення службовців.

Зверніть увагу

Справи тимчасових термінів зберігання (до 10 років включно), як це вже давно склалося на практиці роботи архівів організацій, до архіву не передаються, вони зберігаються у структурних підрозділах організації та після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

У нових Правилах зазначено, що справи передаються до архіву організації після проведення експертизи їхньої цінності. З цієї причини в цьому розділі встановлюється порядок проведення експертизи цінності документів, підготовки справ до передачі до архіву організації, складання описів справ структурних підрозділів, на підставі яких справи передаються до архіву організації, а також наголошується, що до проведення в установленому порядку експертизи цінності документів знищення документів забороняється.

У положеннях розділу звертається увага, що описи справи постійного зберігання і з особового складу, акти знищення документів розглядаються на засіданні експертної комісії (ЕК) організації, зазвичай, одночасно. За підсумками розгляду ЕК погоджує опис справ, документів постійного зберігання та за особовим складом та акти про виділення до знищення документів.

Організації - джерела комплектування державного (муніципального) архіву представляють описи справ документів постійного терміну зберігання та за особовим складом (річні розділи), погоджені ЕК організації, на розгляд експертно-перевірочної комісії (ЕПК) архівної установи:

постійного терміну зберігання – на затвердження;
за особовим складом – на узгодження.

Після того як описи справ, документів затверджено та погоджено ЕПК, ці описи та акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, затверджує керівник організації. Далі справи, виділені актом до знищення, можуть бути знищені.

Організації, у діяльності яких створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, нічого очікувати проводити узгодження описів справ із особового складу з ЕПК архівної установи.

Зверніть увагу

У п. 4.13 нових Правил встановлюється, що електронні справи зі строками зберігання, що минув, підлягають виділенню до знищення на загальних підставах, після чого проводиться їх фізичне знищення або знищення програмно-технічними засобами з відповідною відміткою в акті.

Особливу увагу у цьому розділі Правил приділено номенклатурі справ організації. Відповідно до основних положень вона:

закріплює класифікацію (угруповання) виконаних документів у справи (електронні справи) та є основним обліковим документом, що відображає склад та організацію документального фонду організації;
є основою для складання описів справ, документів постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, а також для обліку справ тимчасових (до 10 років включно) строків зберігання;
розробляється на підставі типових, відомчих та інших переліків документів із зазначенням термінів зберігання, інших нормативних правових актів, а також типових та зразкових номенклатур справ;
складається за встановленою формою (додаток № 25) виходячи з номенклатур справ структурних підрозділів (додаток № 26).

Організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів один раз на п'ять років узгоджують номенклатуру справ із ЦЕК (ЕК) організації та подають її на узгодження відповідних ЕПК або державного (муніципального) архіву, згідно з наданими йому повноваженнями. Організації, у діяльності яких створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, затверджують номенклатуру справ самостійно.

Правилами встановлюється порядок підготовкидо передачі до архіву організації електронних документів. Зокрема передбачено, що окремі описи складаються на одиниці зберігання електронних документів постійного зберігання, тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, у т.ч. за особовим складом. Форми описів електронних справ, як ми вже говорили, наведено у додатках № 17, 18 до нових Правил.

Розділ V. Організація використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації

У розділі встановлено норми щодо організації використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів організації. Основними положеннями Правил у цій частині є:

До відома

Нові правила визначають форми використання документів архіву. Основними є:

інформаційне забезпечення працівників організації;

виконання запитів користувачів, зокрема. запитів громадян соціально-правового характеру;

видача документів та справ у тимчасове користування, надання копій архівних документів на запит користувачів, у т.ч. у формі електронних документів.

Особлива увага у нових Правилах звернена на організацію роботи із запитами користувачів. Визначаються:

види запитів (тематичного та соціально-правового характеру);
вимоги до письмового запиту (його форма, склад інформації, що має бути у запиті);
порядок роботи із запитами (терміни реєстрації, розгляду, переадресації непрофільних запитів, підготовки відповідей на запити користувачів у вигляді архівної довідки, архівної виписки та архівної копії);
особливості організації роботи із запитами, що надходять через мережу Інтернет.

Новими Правилами визначено випадки, через які архів може відмовити у видачі архівних документів:

наявність фонду користування;
погане фізичний стандокументів;
документи не пройшли науковий опис та технічне оформлення(До завершення цих робіт);
обмеження використання, встановлені законодавством Російської Федерації чи фондообразователем.

РРозділ IV. Передача документів організації на зберігання до державного (муніципального) архіву

Визначає порядок передачі документів організації на зберігання до державного (муніципального) архіву. У цьому розділі встановлюється, що:

організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів після закінчення термінів тимчасового зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації в архіві організації передають їх на постійне зберігання до відповідного державного (муніципального) архіву відповідно до Правил № 19;
державні та недержавні організації, що не є джерелами комплектування державних (муніципальних) архівів, можуть передавати документи Архівного фонду Російської Федерації, що утворилися в їх діяльності, до державних (муніципальних) архівів на підставі договорів.

Нові правила встановлюють порядок передачі документів. Вони підкреслюється, що документи передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані з відповідним науково-довідковим апаратом, а передача документів до державного (муніципального) архіву оформляється актом приймання-передачі документів на зберігання (додаток № 30).

Розділ VII. Передача документів при реорганізації чи ліквідації організації, зміні керівника архіву організації

Визначає порядок передачі документів при реорганізації чи ліквідації організації, зміні керівника архіву організації. У цьому розділі встановлюється, що передача документів організації, що ліквідується, входить в обов'язок комісії, утвореної для передачі справ і майна.

p align="justify"> При ліквідації організацій - джерел комплектування державних (муніципальних) архівів до складу ліквідаційної комісії включається представник державного (муніципального) архіву.

При зміні керівника архіву організації (особи, відповідальної за архів організації) приймання-передача документів архіву, облікового та науково-довідкового апарату до них здійснюється за актом.

Резюме

1. Нові Правила - це комплекс нормативних положень, що охоплюють усі основні процеси, які виконує архів організації:

організація зберігання документів,
облік документів в архіві,
комплектування архіву документами
Використання архівних документів.

2. Оскільки дані Правила – це нормативний документ, Не виключено, що в процесі застосування його на практиці може виникнути потреба в методичному доповненні документа (розробці рекомендацій, методичних рекомендаційза Правилами загалом або окремими розділами Правил).

3. Основне принципова відмінністьнових Правил з інших документів у тому, що ці Правила - це нормативний документ. Основні правила 2002 р. мають рекомендаційний характер, Основні правила 1985 р. були нормативно-методичним документом. З цієї причини нові правила набагато менші за обсягом: вони містять лише ті положення (правила, вимоги), які повинні застосовуватися в обов'язковому порядку. Все інше – тобто, як це робити, – віддано на відкуп архівістам.

4. Можна сказати, що вимог поменшало. Скорочено кількість форм документів, які мають обов'язковий характер. Раніше їх було понад 40: у Основних правилах № 263 – 44 форми, у Основних правилах – 48, тепер, у нових Правилах, – 30. Це означає, що архіви можуть застосовувати свої форми, якщо є потреба. Насправді так і було.

5. Нові Правила орієнтовані, передусім, на організації - джерела комплектування державних та муніципальних архівів, але в документі це прямо не прописано, тому правильніше говорити, що правила адресовані організаціям, які мають свій архів.

Затверджено наказом Главархіву СРСР від 05.09.1985 № 263 (далі - Основні правила 1985 р.). Фактично втратили чинність із виданням наказу Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526, який затвердив нові Правила, які ми розглядаємо у статті.

Діловодство та канцелярія

Правила роботи архівів організацій 2015

Євгенія Кожанова 15 лютого 2016 р. 13:58

З вересня 2015 року набрав чинності наказ Міністерства культури РФ від 31.03.2015 №526. Він затвердив "Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях". Далі в тексті статті для стислості будемо називати їх « Правила-2015».

Варто зауважити, що революції в архівній справі із виданням Правил-2015 не відбулося. Хіба що нові правила більш доброзичливі до електронним документам… Про статус нових та старих правил у архівній справі говоримо у цій статті. Завантажити правила роботи архівів організацій 2015 також можна тут.

Згадаймо, як було до набуття чинності наказу: організації працювали за двома документами.

Перший – Основні правила роботи відомчих архівів (утв. наказом Главархіва СРСР від 5 вересня 1985 р. N 263). Це був єдиний нормативний (тобто обов'язковий) документ із архівної справи в Росії до 21.09.15.

У листі Федерального архівного агентства від 18 вересня 2015 р. N 2/2133-А зазначається, що з набрання чинності наказом №526 «Основні правила роботи відомчих архівів не підлягають застосуванню». Користуватися ними не можна.

Другий - Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002). Це методичний (необов'язковий, проте інформативний) документ, який ніхто не скасовував, але користуватися ним можна і навіть потрібно, т.к. у Правилах-2015 залишилися за кадром багато питань, присвячених практичним діямщодо зберігання документів в організаціях.

Таким чином, у нас залишилося два робочі документи: Правила-2015 та Основні правила. У них зовсім різний статус:

Основні правила – методичний документ. Застосовувати його необов'язково, хоча у разі створення архіву у створенні представляється дуже скрутним. Основні правила лише схвалені рішенням Колегії Росархіву, а значить, їх статус набагато нижчий, ніж у Правил-2015.

Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (PDF, 4.02 Мб).

На що спиратися зараз у сфері нормативного регулювання та методичного забезпеченняархівної справи?

По перше, на чинний документ, що носить нормативний характер:Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526), що набрали чинності наприкінці вересня минулого року. Далі у статті називатимемо його Правила-2015.

І по-друге, на чинний документ, який має методичний характер:Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002, далі – Основні правила). Багато практичні питання, лише порушені Правилами-2015, висвітлені тут доволі детально, наприклад, порядок розробки номенклатури справ.

Основні правила роботи відомчих архівів (утв. наказом Главархіву СРСР від 05.09.1985 № 263), які вже давно в силу віку були не цілком робочим документом, нарешті відправлені на заслужений відпочинок і не підлягають застосуванню на території Російської Федерації з набуття чинності Правил -2015 (лист Росархіву від 18.09.2015 № 2/2133-А).

Чи потрібно зберігати документи?

Документи потрібно зберігати. Незважаючи на те, що Правила-2015 говорять про те, що «організації вправі (виділено авт.)створювати архіви з метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності…», це право при найближчому розгляді перетворюється на справжнісінький обов'язок.

По-перше, якщо є організація, тобто працівники, отже, повний набір документів з особового складу кожному за них.

По-друге, якщо є організація, тобто її податковий облік, поданий також паперовими чи електронними документами.

По-третє, хоча всі перелічені документи мають зберігатися протягом встановлених термінів. Джерела термінів зберігання – спеціальні переліки:

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558);
Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Міністерства культури та масових комунікацій РФ від 31.07.2007 № 1182).

Зазначені для використання як державними, так і недержавними організаціями. Ось і виходить, що будь-яка, навіть найменша і скромна компанія, має набір документів для архівного зберігання. І для них мають бути створені умови, що відповідають новому нормативному документу: Правилам-2015. Відсутність структурних підрозділів під назвами "архів", "канцелярія" на цей обов'язок ніяк не впливає.

Зберігання електронних документів

Нововведення, на яке звернули увагу усі фахівці з діловодства та архівної справи, - довгоочікуваний порядок зберігання електронних документів, наведений у Правилах-2015. Йдеться про розділи 2.30-2.33. Перехід до електронних документів у Правилах-2015 здійснюється досить різко, без будь-яких заголовків, одразу після повідомлення про те, що в архіві заборонено перебувати у брудному взутті.

Фрагмент документа

Згорнути Показати

2.30. Обов'язковими умовамизберігання електронних документів є:

наявність в архіві організації не менше двох екземплярів кожної одиниці зберігання електронних документів (основний та робочий екземпляри повинні знаходитися на різних фізичних пристроях);

наявність технічних та програмних засобів, призначених для відтворення, копіювання, перезапису електронних документів, контролю фізичного та технічного стану;

забезпечення режиму зберігання електронних документів, що унеможливлює втрату, несанкціоновану розсилку, знищення чи спотворення інформації.

Ще одне серйозне нововведення – визначення Правилами-2015 формату архівного зберігання електронних документів:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

2.31. Передача текстових електронних документів для зберігання до архіву організації, що є джерелом комплектування державного та муніципального архіву, здійснюється у форматі PDF/A.

PDF, безперечно, універсальний формат. PDF/Archives (PDF/A) - різновид цього формату, спеціально розроблений для довготривалого архівного зберігання документів та закріплений у стандарті ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управління документацією. Формат файлів електронних документів для довгострокового зберігання». Але, як і все універсальне, PDF не є досконалим. У цьому форматі чудово почуваються управлінські документи, але ж в організаціях використовується не тільки пакет Microsoft Office. Так, наприклад, креслення, виконані у форматі .dwg, при конвертації в pdf відображаються некоректно. Багато питань у фахівців викликає і поведінка електронного цифрового підпису під час конвертування документа в pdf.

Порядок передачі електронних справ та документів описано у розділі 4.34 Правил. З тексту випливає таке:

по-перше, електронні документи можуть передаватися до архіву та зберігатися як на відокремлених фізичних носіях, так і «по інформаційно-телекомунікаційній мережі»,
по-друге, опис електронних справ та документів складається, проте, в паперовому вигляді(тобто навіть якщо ми формуємо архів у СЕД, то описи доведеться доставити архіваріусу особисто),
по-третє, «при прийомі на архівне зберігання електронні справи засвідчуються електронним підписом керівника організації або уповноваженого ним посадової особи». Щодо паперових документів нічого подібного не потрібно. Як виконувати цю вимогу організаціям, які створюють електронні документи, але не користуються ЕЦП, Правила-2015 замовчують.

Зрештою, «для оперативного доступу до електронних документів у довідкових та пошукових цілях в архіві створюється фонд користування електронними документами» (п. 2.33). Поняття фонду користування у своїй не розкривається.

Облік документів

Фрагмент документа

Згорнути Показати

3.5. В архіві організації ведуться основні (обов'язкові) та допоміжні облікові документи. Склад та форми основних облікових документів визначаються відповідно до цих правил. Склад та форми допоміжних облікових документів визначаються архівом організації самостійно.

Основні правила роз'яснювали, навіщо проводиться облік документів архіву і що є система облікових документів, чітко формулюючи її мета. Із Правил-2015 ці визначення зникли. Згадаймо їх, щоб розуміти, для чого ми займатимемося обліком:

І головна зміна: список облікових документів архіву у 2015 році скоротився більш ніж наполовину з 11 до 5 позицій. Залишилися тільки:

книга обліку надходження та вибуття справ, документів;
список фондів;
аркуш фонду;
опис справ, документів;
реєстр описів.

Порядок складання та ведення облікових форм хоч і скупо, але описаний у пунктах 3.7-3.11 Правил-2015.

Решта – на розсуд організації. Якщо вона є джерелом комплектування державного (муніципального) архіву, то має бути додатково складено паспорт організації (п. 3.12 Правил-2015). Тут же наведено виноску на Регламент державного обліку документів Архівного фонду РФ, датований 1997 роком, який затвердив форму паспорта архіву. Зауважимо, що Основні правила пропонували форму, хоч і практично ідентичну, але все ж таки «свіжішу», ніж згаданий регламент. Принаймні літочислення в ній починалося з двохтисячних, а не з дев'яностих.

Експертиза цінності документів

Нічого принципово нового до порядку проведення щорічної експертизи цінності документів Правила-2015 не внесли. На увагу заслуговує лише пункт 4.12:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

4.12. Організації, в діяльності яких не створюються документи Архівного фонду Російської Федерації, створюють описи справ за особовим складом та описи справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання та забезпечують їх безпеку.

Це положення відноситься до розмови про те, що незалежно від наявності в організації архіву та її приналежності до джерел комплектування державних (муніципальних) архівів, займатися своїми документами хоча б мінімальною мірою вона зобов'язана. Адже, мабуть, мало кому вдасться скласти опис тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, не склавши попередньо номенклатуру справ.

Номенклатура справ

Про номенклатуру справ, яку Правила-2015 називають «основним обліковим документом, який відображає склад та організацію документального фонду організації», вони висловлюються дуже скупо і навіть не дають їй скільки-небудь виразного визначення. З тексту документа випливає лише, що (п. 4.14-4.18):

«номенклатура справ закріплює класифікацію (угруповання) виконаних документів у справи (електронні справи)»;
номенклатура справ складається за прикладеною формою;
номенклатура справ організації складається на основі номенклатур справ структурних підрозділів (форма додається, щоправда, за змістом виявити її не вийде: у ній містяться два додатки з найменуванням «Номенклатура справ»; до структурних підрозділів належить № 26);
номенклатура справ організації розробляється виходячи з типових, відомчих та інших переліків документів із зазначенням термінів зберігання, інших нормативних правових актів, і навіть типових і приблизних номенклатур справ;
організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів узгодять її з «відповідними ЕПК або державним (муніципальним) архівом, згідно з наданими йому повноваженнями»;
організації - джерела комплектування державних (муніципальних) архівів узгодять свою номенклатуру справ самостійно.

Більше ніякої практичної інформації щодо розробки та ведення номенклатури справ організації у Правилах-2015 не міститься. Слід сказати однозначно: без Основних правил пересічному діловоду, тим більше вперше, скласти її не вдасться.

Оформлення справ

Фрагмент документа

Згорнути Показати

4.19. Закінчені діловодством справи постійного та тимчасових (понад 10 років) строків зберігання, у тому числі за особовим складом, після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, готуються до передачі до архіву організації та підлягають оформленню та опису.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повне оформленняпідлягають справи постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання та за особовим складом.

Оформлення справ на паперовому носії передбачає:

підшивку або палітурку документів справи (неформатні документи зберігаються у закритих твердих папках або коробках);

нумерацію аркушів справи;

складання листа-завірювача справи (додаток №8);

складання внутрішнього опису документів справи (додаток № 27);

оформлення обкладинки справи (додаток №28).

Підготовка електронних справ для передачі до архіву організації передбачає складання опису електронних справ, документів (додатки № № 17, 18).

Що включає часткове оформлення справ і в якій залежності воно знаходиться від термінів зберігання документів, не повідомляється.

Якщо раніше внутрішній опис складався лише «в необхідних випадках»(Основні правила, п. 3.6.3.), то з Правил-2015 це словосполучення прибрали. Жодних посилань на термін зберігання не дає і заголовок форми опису, поданий у додатку 27.

Електронні справи слід описувати не всі, а лише ті, що мають тимчасовий (понад 10 років) та постійний термін зберігання (форми описів – у додатках 17 та 18 відповідно).

Виконання запитів

У сфері виконання запитів організацій та громадян, поданих до архіву, є нововведення: архівні довідка, виписка та копія за новими правилами можуть «видаватися в електронній формі на електронному носії або пересилатися інформаційно-комунікаційними мережами». Засвідчуються такі довідки, копії та виписки «електронним підписом керівника організації чи іншої уповноваженої ним посадової особи».

Додатки: форми документів

Традиційно Правила-2015 закінчуються набором додатків – формами документів, які супроводжують ті чи інші процеси зберігання документів.

Загалом слід сказати, що, по-перше, у Правилах-2015 представлено менше форм, ніж у Основних правилах, по-друге, серед них трапляються по два додатки з однаковими найменуваннями, що дуже незручно, а по-третє, розташовані вони у порядок згадки у тексті (а чи не порядку значимості чи логічної послідовності, як і Основних правилах). Деякі програми змінили найменування, деякі змінили форму. Загальна рекомендаціябуде така: за потреби скласти якийсь документ з архівної справи, архіваріусу слід насамперед пошукати його форму в Правилах-2015, і лише якщо потрібної форми в них не виявиться, звернутися до Основних правил.

Нижче наведемо 3 списки. Перший (у вигляді таблиці) – це додатки з Правил-2015 та відповідні їм форми з Основних правил. Другий – новинки у формах, запроваджені у 2015 році. Третій - форми з Основних правил, які не потрапили до Правил-2015, але й не скасовані (як то кажуть, користуйтеся на здоров'ї).

Таблиця

Згорнути Показати

Знову з'явилися та затверджені Правилами-2015:

Опис електронних справ, документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
Додаток для опису електронних справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
Акт приймання-передачі архівних документів на зберігання (від організації до організації. - Прим. авт.)
Опис справ;
Опис електронних справ, документів із додатком до опису електронних справ, документів.

Дві останні форми покликані замінити здавальні описи і фактично є актами приймання-передачі документів на зберігання в архів організації.

Опис справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом структурного підрозділу організації (додаток 12 Основних правил);
Підсумковий запис та засвідчувальний напис (додаток 13);
Титульна сторінкаопис документів постійного зберігання (додаток 14);
Замовлення (вимоги) на видачу документів (додаток 17);
Книга видачі документів (додаток 19);
Опис особливо цінних справ (додаток 23);
Книга обліку надходження та вибуття страхового фонду та фонду користування (додаток 27);
Опис страхового фонду (додаток 28);
Паспорт архіву організації, яка зберігає управлінську документацію (додаток 29);
Паспорт організації, яка зберігає документи галузевого фонду (додаток 30);
Облікова картка одиниці обліку електронних документів (ЕД) (додаток 31);
Акт про міграцію та перезапис електронних документів (додаток 32);
Журнал обліку надходження та вибуття електронних документів (додаток 33);
Журнал обліку міграцій та перезаписів електронних документів (додаток 34);
Акт опису документів особистого походження (додаток 38);
Акт про утворення об'єднаного архівного фонду (додаток 39);
Журнал реєстрації виданих копій, виписок, довідок, тематичних матеріалів (додаток 44);
Журнал реєстрації відвідувань користувачами читального залу (додаток 45);
Річний план роботи архіву (додаток 46);
Картка обліку роботи з організацією (додаток 47);
Акт приймання-передачі за зміни керівника архіву (додаток 48).

Очевидно, що правила-2015 розраховані на підготовленого читача. Але в багатьох випадках, на жаль, діловодством та архівною справою в організації займаються або секретарі, або (за потребою) співробітники різних підрозділів: бухгалтери, кадровики, охорона праці, юристи і т.п. Цим ні в чому не винним людям буде дуже складно дати раду тому, чого від них вимагають у сфері зберігання документів.

Правила-2015 надають абсолютний мінімум заходів, що забезпечують зберігання документів в організації. Інформацію про те, як реалізувати цей мінімум на практиці, читачам правил доведеться шукати самостійно у методичних джерелах. Таким чином, Основні правила роботи архівів організацій, незважаючи на свій необов'язковий статус, з приходом Правил-2015 будуть потрібні в канцеляріях російських організацій ще сильніше, ніж раніше.

21 вересня 2015 року набрав чинності наказ Міністерства культури РФ від 31.03.2015 №526. Він затвердив "Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях". Далі у тексті статті для стислості називатимемо їх «Правила-2015».

Варто зауважити, що революції в архівній справі із виданням Правил-2015 не відбулося. Хіба що нові правила більш доброзичливі до електронних документів… Про статус нових та старих правил у архівній справі говоримо у цій статті. Завантажити правила роботи архівів організацій 2015 також можна тут.

До і після

Згадаймо, як було до набуття чинності наказу: організації працювали за двома документами.

Другий - Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002). Це методичний (необов'язковий, проте інформативний) документ, який ніхто не скасовував, але користуватися ним можна і навіть потрібно, т.к. у Правилах-2015 залишилися за кадром багато питань, присвячених практичним діям щодо зберігання документів в організаціях.

Таким чином, у нас залишилося два робочі документи: Правила-2015 та Основні правила. У них зовсім різний статус:

Правила 2015 – нормативний документ. Він є обов'язковим для всіх організацій, незалежно від сфери їх діяльності та форми власності.Його затверджено наказом Міністерства культури.

Діловодство та канцелярія

Правила роботи архівів організацій 2015

Євгенія Кожанова 15 лютого 2016 р. 13:58

Згадаймо, як було до набуття чинності наказу: організації працювали за двома документами.

Другий - Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002). Це методичний (необов'язковий, проте інформативний) документ, який ніхто не скасовував, але користуватися ним можна і навіть потрібно, т.к. у Правилах-2015 залишилися за кадром багато питань, присвячених практичним діям щодо зберігання документів в організаціях.

Таким чином, у нас залишилося два робочі документи: Правила-2015 та Основні правила. У них зовсім різний статус:

Схожі статті

Обговорюють:

Простий суп з капусти. Суп із капустою. Рецепти смачних страв Як варити капустяний суп:Суп зі свіжої капусти є доступним цілий рік. Адже інгредієнти,...
Афоризми та цитати про вчинки Тільки вчинки говорять:***Наслідки будь-якого вчинку містяться в самому вчинку.***У будь-якого...
До чого сняться дрова в ліжниці:Перед тим, як розгадувати, до чого сняться дрова, потрібно уявити, з чим...
Способи ворожіння на паленому папері:Ворожимо за столом на Старий новий рік Підманюємо успіх у Старий новий рік.