Де мають зберігатись трудові книжки працівників. Порядок та правила зберігання трудових книжок в організації
У компанії має бути призначена людина, відповідальна за ведення та зберігання трудових книжок п. 45 Правил ведення трудових книжок.
приклад. Наказ про призначення відповідального за ведення трудових книжок
ТОВ "Альфа"
НАКАЗ
про призначення особи, відповідальної
за ведення трудових книжок
Призначити начальника відділу кадрів Фролова Н.С. відповідальним за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок.
Генеральний директор Іванов Іванов І.І.
З наказом ознайомлено: Фролов Фролов Н.С.
31.01.2019
Для обліку трудових книжок ведіть спеціальну книгу. Вносите до неї книжки всіх працівників - і ті, що вони принесли, і ті, що ви самі оформили. При звільненні видавайте трудовий під розпис у цій книзі п. 41 Правил.
приклад. Книга обліку руху трудових книжок
Тримати трудові книжки треба в сейфі або спеціальному приміщенні, де вони будуть в безпеці п. 6.2 Положення про документообіг.
Видати трудову книжку на руки працівникові, який не звільняється, можна лише в одному випадку – при оформленні пенсії. В інших випадках дайте працівникові.
Працівнику, який оформлює пенсію, трудову книжку видайте протягом трьох робочих днів з дня отримання заяви. На ньому він може розписатися в отриманні трудовий. Інший варіант - взяти з нього розписку, що трудову книжку він отримав п. 7 Правил.
приклад. Заява про видачу трудової книжки на руки
Генеральному директору
- ТОВ "Альфа"
- Іванову І.І.
Заява
У зв'язку з оформленням страхової пенсії за старістю прошу видати мені трудову книжку для подання до Пенсійного фонду РФ.
Федоров
03.04.2019
приклад. Розписка про отримання трудової книжки для оформлення пенсії
Генеральному директору
- ТОВ "Альфа"
- Іванову І.І.
Розписка про отримання трудової книжки
Справжнім підтверджую, що трудова книжка отримана мною.
Федоров
03.04.2019
Для обліку бланків трудових книжок ведуть прибутково-видаткову книгу п. 41 Правил.
Зразок заповнення прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудових книжок
Щодня ми відбираємо важливі для роботи бухгалтера новини, заощаджуючи ваш час.
МИ ЦІНУЄМО ДУМКУ ПРОФЕСІОНАЛІВ |
| Будь ласка, залиште ваш відгук про ТИПОВІ СИТУАЦІЇ™ |
Між працівниками та роботодавцями складаються трудові відносини. Співпраця обох сторін регламентується законодавством. Партнерські відносини, права та обов'язки у сфері праці, характер робочої діяльності знаходять документальне відображення.
Трудова книжка — що це таке і навіщо вона потрібна?
Трудова книжка – це персональний документ, який відбиває стаж, якість, тривалість роботи кожному місці зайнятості, інформацію про характер діяльності.
Дійсними є зразки від 1938, 1973, 2003, 2004 років, вони повноправно беруть участь у робочому обороті і потребують заміни.
Документ необхідний для:
- фактичного відображення трудової діяльності;
- інформування роботодавця про причини звільнення працівника, тривалість його стажу, нагородження, догани тощо;
- реалізації прав на пенсійне забезпечення у майбутньому.
Огляд законодавства
Законодавчі акти регламентують норми та правила, відповідно до яких оформляється трудова книжка, до них належать:
- Трудовий кодекс РФ. Положення ТК РФ розкривають поняття «трудова книжка», визначають обов'язки роботодавця щодо ведення та зберігання персональних документів, регулюють порядок та принципи їх оформлення. Трудовий кодекс - Настільна книгагарного кадровика.
- Кодекс РФ ( КоАП) про адміністративні правопорушення. Документ містить норми, що дозволяють визначити рівень відповідальності за недотримання правил поводження з трудовими книжками. Інспектор відділу кадрів чи кадрової служби керується останньою версієюзакону від 30.12. 2001 №195-ФЗ, у ред. від 23.06.2014.
- Урядова постанова « Про трудові книжки» від 16.04.2003 №225 у ред. від 25. 03. 2013 р. Затверджує форму та зразок персонального трудового документа, вкладиша, регламентує ведення та відповідне зберігання.
- Ініціатором розроблення наступного документа виступило Міністерство праці. Постанова « Про затвердження інструкції із заповнення ТК» від 10.10.2003 №69 визначає суворий порядок заповнення розділів трудових книжок, алгоритм виправлення помилок.
Правила зберігання та ведення трудових книжок
Ведення
Дати
- записи всіх дат виробляються строго арабськими цифрами. За форматом ХХ – місяць, число; за форматом ХХХХ – рік. Якщо людина була прийнята на посаду 10 липня 1990 року, запис буде відповідним – «10.07.1990»;
Кольори чорнила
- записи виробляються інспектором відділу кадрів акуратно, пір'яної, кульковою ручкою, ручкою-ролером, з чорнилом стійким до світла та вологості, фіолетового, синього або чорного кольору. Чорнило має бути представлене виключно у вигляді пасти. Думка про допустимість використання гелевих ручок помилкова;
Неприпустимість скорочень
- скорочення у трудовій книжці неприпустимі. Записи вводяться акуратно, коректно та в повному обсязі;
Склад відомостей
Норми регламентуються Трудовим кодексом:
- відомості про працівника;
- характер виконуваної роботи;
- переведення на інше місце постійної діяльності;
- звільнення;
- підстави завершення дії трудового договору;
- відомості про винагороди, заохочення.
Відповідно до IV статті Трудового кодексу, стягнення до документа не вносяться, за винятком прецедентів, коли основним дисциплінарним стягненнямстає звільнення.
Мова
- держ. мова РФ;
- держ. мова республіки у складі РФ, якщо ця мова офіційно встановлена.
Відповідність наказу
На підставі наказу роботодавця до документу вносяться такі відомості:
- про діяльність, що виконується;
- про переведення на інший вид діяльності/роботу;
- про кваліфікацію співробітника;
- про звільнення;
- про нагородження.
Терміни внесення
- документ підлягає заповненню та ведеться кожного працівника, зайнятого у створенні понад п'ять днів (крім роботодавців, які є фізичними особами), у разі, якщо це місце зайнятості є основним;
- всі дані вносяться пізніше семиденного терміну, при звільненні – щодня;
Відповідальна особа – інспектор відділу кадрів – має вкластися у встановлені законом терміни.
Порядковий номер
- всі записи йдуть без скорочень, у межах розділу мають власний порядковий номер;
Винятки
- при перейменуванні організації заповненню підлягають ӀӀӀ та IV графи документа. У розділі під грифом «Відомості про роботу» у III графі проводиться запис: «Організація Х з числа ХХ перейменована в Х». Четверта графа містить підстави для перейменування – наказ із зазначенням дати та №;
- запис про безперервний стаж не нумерується при заповненні дубліката. Відповідно до законодавства під час роботи з дублюючим документом, до розділу під грифом «Відомості про роботу» графа III, вноситься інформація про безперервний стаж співробітника до вступу на місце роботи. Це актуально у тому випадку, якщо людина вже працювала до вступу до цього роботодавця. Цей запис про трудовий стаж не нумерується;
- нумерації не підлягають найменуванню роботодавців (у графах «Відомості про трудові книжки», «Відомості про роботу»).
Ознайомлення співробітників із записами
- роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника, що працює в організації, з кожним записом, що стосується характеру виконуваної діяльності, переведення на іншу посаду з постійною зайнятістю, звільнення. Власник документа повинен поставити підпис у своїй особистій картці, де запис, внесений до ТК, повторюється;
- коли дію трудового договору вичерпано, всі записи, внесені до документа під час робочої діяльності цієї організації засвідчуються. Завірювачем може виступати сам роботодавець, особа, відповідальна за діловодство та кадри. У документі ставиться печатка, підпис керівника, підпис працівника;
- після заповнення титулу працівник розписується на ньому у відповідному рядку, запевняючи цим коректність внесених відомостей. Аналогічно розпис проставляється на титулу дубліката, вкладиша.
Особи, відповідальні за ведення документа
- весь спектр відповідальності несе роботодавець. Наказ чи розпорядження роботодавця дає підстави для призначення уповноваженої особи, якій делегуються всі повноваження та відповідальність за зберігання, ведення, облік та видачу ТК. Право підпису цієї особи дозволяє завіряти всі записи;
- зазначені особи несуть відповідальність, що регламентується законом;
- при здійсненні перевірок накази та розпорядження за призначення відповідальної особи завжди перевіряються Держтрудінспекцією.
Зберігання
Зберігання трудових книжок має бути організовано у спеціально відведеному місці, недоступному третім особам. Практично в будь-якій організації - це сейф або залізна шафа із замком. Для самих книжок має бути передбачений спеціальний лоток або ящик.
Якщо в процесі зберігання документи зазнали псування, на організацію можуть бути нараховані штрафні санкції. Термін зберігання та облік трудових книжок регламентується такими типовими документами:
- незатребувані ТК – 75 років;
- книга обліку руху ТК – 75 років. Книга заповнюється у відділі кадрів, кадрової службою, залежно від порядку, встановленого у компанії. Вона містить дані про прийняті на зберігання та видані ТК;
- прибутково-витратна книга обліку бланків ТК – 5 років. Документ враховує кількість ТК та вкладишів до них. Книга видається бухгалтерією та відображає витрати бланків даних документів із проставленням номера та серії кожного. На сьогоднішній день типовий документ втрачає свою актуальність, оскільки працівники отримали право набувати трудових книжок власноруч.
Книги мають бути представлені у єдиній, затвердженій державою формі. При отриманні ТК на руки співробітник залишає підпис в особистій картці та журналі обліку. Книги – це бланки суворої звітності, вони нумеруються, візуються підписом та печаткою роботодавця.
Відео - як завірити книгу обліку руху трудових книжок:
Як правильно заповнити трудову книжку
Титульна сторінка
- Згідно з паспортними даними, без скорочень вписується ПІБ працівника. Якщо під час трудової діяльності відбувається зміна прізвища, уповноважена особа здійснює виправлення на підставі паспорта та свідоцтва про зміну прізвища. Колишні дані перекреслюються однією рисою, нові вписуються. Кадровик на обкладинці прописує посилання на документ, який став підставою для зміни, засвідчує запис підписом та печаткою. В окремих випадках замість паспорта кадровик може керуватися іншим документом, що засвідчує особу.
- Дата народження - значення прописується відповідно до формули число.місяц.год.
- Освіта. Дані вводяться виходячи з наданого співробітником документа, без скорочень. У разі, якщо працівник підвищив рівень освіти чи отримав додаткове, дані поповнюються, без закреслень.
- Спеціальність прописується строго в називному відмінку, на підставі документа про освіту – наприклад, продавець. Якщо працівник надходить на місце зайнятості, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки, повинні бути присутніми додаткові документи, що підтверджують ці знання.
- Дата заповнення. Після прийому працювати заповнення має бути проведено протягом п'яти днів.
- Підпис та розшифровка відповідальної особи та працівника.
- Друк організації.
Відео у якому розказано як заповнити титульний лист трудової книжки:
Відомості про прийом на роботу
- Друк організації, реквізити прописом. Якщо є, вказується її скорочене найменування.
- І графа. Порядковий номер запису. Якщо цей перший запис ставиться цифру «1» тощо.
- ІІ графа. Дата, коли співробітника було зараховано до штату.
- Прийнято/прийнято до «назви відділу» на посаду «Х». Інформація вноситься відповідно до штатним розкладом. Вписується одному рівні з датою прийому в III графі.
- У IV графу вписується № і дата документа, який став основою прийому працювати, зазвичай це наказ.
Відео - як робити записи про роботу в трудовій книжці:
У цьому розділі відображаються відомості про встановлення додаткової професії, присвоєння нового розряду, чину, зміна організацією-роботодавцем найменування під час реорганізації, робота за сумісництвом.
Записи про переклади
- Якщо людина переводиться із зовнішньої організації, робляться записи про звільнення в III графі «Відомості про роботу», із зазначенням інформації про ініціативу працівника (якщо така була). Далі вказується запис про прийом на місце зайнятості, з відміткою про реалізацію порядку перекладу.
- При внутрішньому перекладі достатньо вказати нове місце зайнятості та основу перекладу.
Алгоритм внесення записів про переклад
- I графа - № запису - проставляється порядковий №;
- ІІ графа. Вказується календарна дата арабськими цифрами;
- III графа – запис про переклад;
- IV графа – № та дата документа, що послужив основою перекладу.
Звільнення
Алгоритм внесення записів про звільнення:
- I графа ставиться порядковий № запису;
- II графа – зазначається календарна дата звільнення арабськими цифрами;
- ІІІ графа – запис про звільнення з посиланням на ст. ТК (у повній відповідності до формулювання закону);
- IV графа - № і дата документа, що послужив основою для звільнення.
- друк та підпис керівника або уповноваженої особи. Підпис співробітника.
Винятки: якщо працівник не з'явився для отримання документа на руки, роботодавець надсилає йому повідомлення про необхідність з'явитися та отримати ТК або надати згоду на її відправлення у вигляді поштового зв'язку. Починаючи від дати подання повідомлення, роботодавець позбавляється відповідальності за зберігання документа.
Сумісництво
Якщо працівник виявляє ініціативу, запис про сумісництво вводиться до документа у відділі кадрів основного місця зайнятості. Співробітник повинен принести до відділу кадрів такі документи:
- завірена директором компанії-сумісника копія трудової угоди;
- прохання про внесення запису письмово.
Як правильно завірити копію
- уповноважена особа робить копії всіх сторінок документа, на яких містяться записи;
- на аркушах-копіях проставляється друк, поточна дата, резолюція копія вірна, підпис інспектора відділу кадрів або іншої уповноваженої особи. На документі має бути відмітка про те, що працівник працює на цьому місці зараз.
Копія трудової книжки приймається за місцем вимоги як документ, що підтверджує зайнятість людини.
Дублікат
У разі, якщо документ втрачено з вини працівника, він має повідомити про це роботодавця у вигляді подання заяви «про втрату трудової книжки». Протягом 15 робочих днів з дати подання роботодавець надає дублікат.
Інформація, що міститься в дублікаті
- загальний стаж співробітника до вступу на це місце зайнятості. Стаж має бути зазначений сумарно, без конкретизації;
- конкретні дані про діяльність у цій організації.
Підстави для видачі дубліката
- ТК непридатна для використання;
- втрата ТК;
- судове рішення про визнання запису у ТК недійсним. Роботодавець надає співробітникові дублікат з усіма записами, крім непридатної.
Вкладиш
Вкладка необхідна, коли в документ неможливо внести нові записи. Це законне продовження ТК, яке видається та підлягає оформленню у загальному порядку. Вкладиш без трудовий – недійсний. У самій книжці має бути позначка про прикріплення додаткового документа.
Помилки
- на титульному листіпомилкові відомості закреслюються однією лінією, вносяться коректні дані. на зворотній стороніобкладинки обов'язково прописується посилання відповідний документ, що підтверджує правильність нових даних.
- Виправлення у розділах не допускають закреслень. Новий записвизнається недійсною, що обов'язково прописується. Потім спеціаліст вносить коректні відомості.
- Помилки виправляє лише фактичний роботодавець. Якщо коригування вносяться за новим місцем роботи, має бути підстава у вигляді документа від попереднього роботодавця, який допустив неточність.
Алгоритм внесення записів про помилки
- I графа - порядковий № запису;
- II графа - дата, на яку запис визнано недійсним, тобто фактична дата внесення виправлень;
- III графа дослівно: «Запис за № Х недійсний»;
- II графа – вказується дата нового коректного запису;
- III графа – вноситься новий запис;
- IV графа – номер і дата документа, що є підставою для внесення правильних даних.
Заповнення трудової книжки індивідуальним підприємцем
Здійснює кадровий облік за тією ж схемою, що всі роботодавці, але може скористатися спрощеною схемою.
Алгоритм несення записів про прийом на роботу до ІП
- ІІІ графа – вказується найменування роботодавця – «Індивідуальний підприємець ХХХ»;
- I графа - порядковий № запису;
- II графа - дата прийому до штату співробітників;
- III графа – одному рівні з датою – відомості про прийняття на роботу, із зазначенням посади;
- IV графа – номер та дата наказу, який є підставою для зарахування співробітника до штату.
Зразок заповнення трудової книжки індивідуальним підприємцем:
Якщо роботодавець – фізична особа
У даному випадкуроботодавець немає законного права робити записи у ТК співробітників. Фізична особа, яка виступає, як роботодавець немає права оформляти документ тим працівникам, хто надходить працювати уперше.
Додаткові вказівки
- Записи про призначення/обрання гендиректором товариства: у формулюванні про прийом на роботі директора товариства можна використовувати слово «обрано» замість «призначено», якщо директор обирає загальні збори. У IV графі має бути зазначений протокол загальних зборів, наказ, з відповідними номерами та датами.
- Прийом працювати у філію. Якщо співробітник приймається працювати у філію, практично законно використовувати два варіанти вказівки філії: у самій записи про зарахування посаду й у заголовку, після зазначення найменування організації – обидві записи ведуться у III графі.
Якщо роботодавець шанобливо ставиться до своїх співробітників, облік та ведення трудових книжок здійснюватиметься коректно та відповідно до законодавства. Це одна з основ успішного та процвітаючого бізнесу.
Порядок ведення, обліку та зберігання трудових книжок на практиці постійно викликає суперечки. Враховуючи, що саме трудова книжка є підтвердженням стажу співробітника, всі помилки, пов'язані з її веденням, не найкращим чиномвідбиваються на працівника. Розглянемо купівлю, облік та зберігання трудових книжок, за які найчастіше відповідальна саме бухгалтерія.
Бланки трудових книжок та вкладишів
Вперше трудові книжки з'явилися 1919 р. у Москві Петрограді. Проте вже 1923 р. трудові книжки скасовано, т.к. їх замінили на посвідчення особи. А з 1926 р. почали діяти трудові списки, відповідно до яких працівникам видавалися довідки. І лише 1939 р. всім робітників і службовців було запроваджено трудову книжку єдиного зразка. З 1940 р. виник і вкладиш у трудову книжку.
У минулому столітті можна було побачити трудову книжку колгоспника та трудову книжку старателя, також існувало ще 15 різновидів трудових книжок мовами союзних республік.
Нині діють нові бланки трудових книжок та . Їх форми затверджено постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки». Зразки трудової книжки та вкладиша можна побачити у наказі Мінфіну Росії від 22.12.2003 № 117н «Про трудові книжки».
Захисний комплекс трудової книжки включає у собі двотоновий водяний знак, захисні волокна, папір має дві хімічні захисту - від витравлення й у ідентифікації справжности. На аркуші книжки нанесена гільоширна сітка, невидима уф-фарба, є ірисний перехід та мікротекст. Документ зшитий захищеними нитками спеціальним швом, що унеможливлює заміну листів.
Порядок придбання бланків
Роботодавець завжди повинен мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок та вкладишів у них. Це випливає з п. 44 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 (далі – Правила).
Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової книжки та вкладиша затверджено наказом Мінфіну Росії від 22.12.2003 № 117н «Про трудові книжки» (далі – Порядок).
Важливо знати, що з 1974 р. трудова книжка друкується виключно на ГОЗНАК.
Розповсюдженням бланків трудових книжок займаються юридичні особи та індивідуальні підприємці, які відповідають вимогам, встановленим виробником (п. 3 Порядку). Вони передбачають організовані охорону, транспортування, облік та складування бланків та документів. ГОЗНАК уклав відповідні договори та працює над виконанням замовлень фірм, які є офіційними розповсюджувачами трудових книжок та вкладишів у них.
Роботодавці купують трудові книжки та вкладиші до них у виробника чи розповсюджувача виходячи з відповідних договорів (п. 4 Порядку).
До відома
Згорнути Показати
У бухгалтерському обліку купівлю трудових книжок та вкладишів у них відображають так:
Для цілей оподаткування прибутку витрати на купівлю трудових книжок та вкладишів можуть бути враховані згідно з підп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією (лист Мінфіну Росії від 26.09.2007 № 07-05-06/242).
Адміністративна відповідальність
Недотримання порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок є адміністративним порушенням, за що накладається штраф (ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ):
- на посадових осіб – від 1000 до 5000 руб.;
- на підприємців – від 1000 до 5000 руб. або адміністративне зупинення діяльності на строк до 90 діб;
- на юридичних осіб- Від 30 000 до 50 000 руб. або адміністративне зупинення діяльності терміном до 90 діб.
Причому порушення законодавства про працю та охорону праці посадовою особою, Раніше покараним за аналогічне адміністративне правопорушення, тягне дискваліфікацію терміном від одного року до трьох років (ч. 2 ст. 5.27 КпАП РФ).
Призначаємо відповідальну особу
за загальному правилувідповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця (п. 45 Правил).
При цьому роботодавець наказом або розпорядженням (див. Приклад 1) призначає відповідальну особу для роботи з трудовими книжками (п. 45 Правил). Якщо організації є кадровий підрозділ, це, зазвичай, його керівник. Якщо ж такої структурної одиниці немає, то цим займається бухгалтер.
Приклад 1
Згорнути Показати
Не забудьте умову про роботу з трудовими книжками. посадових обов'язкахспівробітника (див. приклад 2).
Приклад 2
Згорнути Показати
Облік трудових книжок
Облік бланків трудових книжок та вкладишів
Усі бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються у організації як документи суворої звітності та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою (п. 42 Правил). За основу можна взяти зразок заявки на видачу бланків, наведений у Прикладі 3.
Приклад 3
Згорнути Показати
Зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок та вкладишів підлягають знищенню зі складанням відповідного акта (п. 42 Правил). Зазначений акт оформляють у довільній формі (див. приклад 4).
До відома
Згорнути Показати
У бухгалтерському обліку зіпсовані бланки трудових книжок та вкладишів списують із позабалансового рахунку 006 «Бланки суворої звітності»:
- Кредит 006 - списані зіпсовані бланки трудових книжок та вкладишів до них.
Приклад 4
Згорнути Показати
Відомості про всі операції, пов'язані з отриманням та витрачанням бланків трудової книжки та вкладишів, вносять до прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладишів (п. 41 Правил). Форму зазначеної книги наведено у додатку № 1 до постанови Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок».
Зразок заповнення див. у Прикладі 5.
Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, має подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудової книжки та вкладиша до неї. При цьому слід зазначити суми, одержані за оформлені трудові книжки та вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації (п. 42 Правил). Цей звіт складається у довільній формі.
Приклад 6
Згорнути Показати
До відома
Згорнути Показати
До відома
Згорнути Показати
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша у ній і книга обліку руху трудових книжок і вкладишів у них мають бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, і навіть скріплені сургучною печаткою чи опломбовані (п. 41 Правил).
Архівні терміни
Терміни зберігання трудових книжок та документів про облік трудових книжок та вкладок прописані в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, встановлених у Переліку, затвердженому наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 (далі – Перелік). Мова йде про наступних періодахчасу (п. 664, 686 та 695 Переліку):
- трудові книжки, які були затребувані, - 75 років;
- документи про облік трудових книжок та вкладишів до них – 3 роки;
- книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них – 75 років;
- прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї - 5 років.
У тому, як здійснюється зберігання трудових книжок у створенні, звичайним працівникам відомо мало. Адже ТК залишається у роботодавця доти, доки її власник не звільниться чи не вийде на пенсію. І саме наймач відповідає за цей документ.
Загальна інформація
Трудова книжка – це документ, що підтверджує здійснення громадянином його праці. З відомостей, зазначених у ТК, відбувається розрахунок пенсії. Тому збереження документа дуже важливе. Трудова книжка зберігається або в працівника, якщо не працевлаштований, або в наймача.
Бланки документів та вкладиші до них є об'єктами суворої звітності, тому існують певні правилаїх зберігання. Веденням ТК для підприємства можуть займатися співробітники кадрового відділу, менеджери, секретарі чи сам керівник, залежно з його розпоряджень. І тому він має видати відповідний наказ.
Усі організаційні питання зводяться до таких дій:
- призначення відповідальної особи;
- придбання необхідної кількостібланків та вкладишів ТК;
- ведення відповідного обліку;
- визначення порядку оформлення та видачі документів.
Індивідуальні підприємці повинні займатися організацією ведення та зберігання ТК самостійно. Там поширюються самі правила, як і великі організації.
Облік та зберігання
Умови зберігання трудових книжок для підприємства регламентуються Правилами ведення трудових книжок. Обов'язково ведеться облік трудових книжок, навіщо використовуються:
- спеціальна прибутково-витратна книга;
- журнал для обліку видачі та прийому ТК.
Перший документ необхідний для того, щоб здійснювався облік бланків, які одержує та використовує організація. Записуються реквізити всіх бланків та інші відомості. Книжка ведеться уповноваженим співробітником бухгалтерії.
А ось другий документ веде працівник, який займається безпосереднім оформленням на роботу та звільненням. Журнал містить відомості про всі оформлені та видані ТК на підприємстві. Також здійснюється реєстрація книжок, які були прийняті від нових співробітників.
Довідка: обидва журнали обов'язково прошиваються, нумеруються та засвідчуються печаткою організації.
Трудова книжка кожного співробітника зберігається згідно з особливим порядком, який відноситься до документів суворої звітності. Трудові книжки працівників зберігаються у спеціально обладнаному приміщенні, наприклад, у сейфі. За відсутності сейфа для цього можна використовувати шафу. Головне, щоб було забезпечено повний захист від втрати чи завдання пошкоджень ТК.
Читайте також Оформлення трудової книжки: основні нюанси процедури
За наявності організації філій всі ТК зберігаються у головному офісі. ТК можна зберігати у філії організації, проте для цього має бути створена єдина кадрова служба. Керівник має видати відповідні розпорядження. Тоді директор філії зможе оформлювати та вести облік документів усіх своїх працівників. Якщо ж він здійснюватиме ці обов'язки без наказу керівника компанії, то порушуватиме закон.
Для отримання бланків кадровику чи іншій уповноваженій особі необхідно подавати відповідну заявку працівникам бухгалтерії. А наприкінці кожного місяця кадровик має звітувати перед бухгалтерією про наявність бланків ТК.
При зміні відповідальної за облік ТК особи здійснюється передача документів іншому співробітнику. І тому керівник видає акт, але тільки після відповідної перевірки наявності трудових.
Зберігання зіпсованих під час заповнення трудових книжок в організації не допускається. Їх знищують виходячи з виданого керівником відповідного розпорядження. Ті документи, які не були отримані власником з поважної причини (наприклад, у разі смерті) повинні залишатися на збереженні не менше 2 років. Потім їх переміщують до спеціального архіву підприємства на 50 років. Після цього терміну папери також знищуються.
Зберігання трудових книжок будь-якому підприємстві після звільнення працівників заборонено. Власник має отримати свій документ у день звільнення разом із розрахунком. Також закон допускає повернення документа родичам підлеглого у разі його смерті. При відмові забрати ТК наймач зобов'язаний надіслати її власнику поштою.
Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:
Законодавством не встановлено вимог про зберігання трудових книжок працівників у негорючому опечатаному сейфі або металевій шафі, що замикається, а також вимог про наявність у приміщенні, де знаходяться трудові книжки, грат на вікнах та металевих дверях.
Обґрунтування висновку:
Форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, і навіть порядок виготовлення бланків трудових книжок та забезпечення ними роботодавців встановлюються уповноваженим Урядом РФ федеральним органом виконавчої (ст. 66 ТК РФ).
Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 було затверджено Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила).
Пунктом 43 Правил передбачено, що трудові книжки та дублікати трудових книжок, не отримані працівниками під час звільнення або у разі смерті працівника його найближчими родичами, зберігаються до запитання у роботодавця (в організації або у фізичної особи, що є індивідуальним підприємцем) відповідно до вимог щодо їх зберігання, встановлених законодавством Російської Федераціїпро архівну справу.
Як видно, у цій нормі йдеться про трудові книжки та дублікати трудових книжок вже звільнених працівників.
Аналіз норм Правил показує, що порядок зберігання трудових книжок працівників, із якими трудові відносини у роботодавця продовжуються, спеціально не регламентовано.
Згідно з п. 42 Правил бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105).
Однак очевидно, що бланк трудової книжки набуває юридичної чинності документа, що містить відомості про трудову діяльність та трудовий стаж працівника, якщо такий бланк заповнений роботодавцем інформацією щодо конкретного працівника. Оформлена трудова книжка не є документом суворої звітності, тому норми п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, на наш погляд, не є обов'язковими для роботодавця при зберіганні трудових книжок працівників.
Водночас відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи зі зберігання трудових книжок та вкладок у них покладається на роботодавця. Вважаємо, що, щоб уникнути втрати й ушкодження трудових книжок працівників роботодавець вправі самостійно розробити комплекс заходів задля забезпечення безпеки цих документов. Так, на свій розсуд організація має право використовувати для зберігання трудових книжок працівників сейфи, металеві шафичи спеціально обладнані приміщення.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Аносова Юлія
Контроль якості відповіді:
Рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ
Комарова Вікторія
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».
