Чи повинні трудові книжки зберігатися в негорючому опечатаному сейфі, або досить металевої шафи, що замикається? Чи мають бути у приміщенні, де зберігаються трудові книжки, грати на вікнах та металеві двері? Кадровику на замітку: зберігання трудових

Трудова книжка діє біля Росії з 1939 року. У цьому форма її кілька разів змінювалася й у час застосовується трудова книжка зразка 2004 року, форма якої затверджено Урядом РФ. Оскільки бланки трудових книжок прирівнюються до бланків суворої звітності, вони мають відповідно враховуватися та зберігатися. Аналогічні вимоги встановлено зберігання трудових книжок працівників. У статті нагадаємо, як забезпечити належний облік та зберігання трудових книжок в організації та які документи у зв'язку з цим оформити.

Бланки трудових книжок та порядок їх придбання

Починаючи розмову про облік та зберігання трудових книжок, звернемося до основного і всім відомого документа - Постанови Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 «Про трудові книжки», яким затверджено Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців ( далі - Правила).

Але спершу скажемо кілька слів про придбання бланків трудових книжок та вкладок у них. Форми цих бланків затверджено зазначеною постановою Уряду РФ. А зразки трудової книжки та вкладиша до неї, і навіть порядок забезпечення роботодавців бланками книжок і вкладишів затверджено Наказом Мінфіну РФ від 22.12.2003 N 117н «Про трудові книжки».

Нагадаємо, що вкладка потрібна у випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів. Він вшивається у трудову книжку і оформляється і ведеться у тому порядку, як і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. При видачі кожного вкладиша у трудовій книжці ставиться штамп із написом «Виданий вкладиш» та вказуються серія та номер вкладиша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудової книжки та вкладиша у трудову книжку виготовляються лише Об'єднанням державних підприємств та організацій з виробництва державних знаків «ДЕРЖНАК» Мінфіну. Бланки мають певний ступінь захисту.

Поширення бланків може здійснюватися юридичними особами та індивідуальними підприємцями, що відповідають вимогам, встановленим виробником, на підставі укладеного між ними договору.

Роботодавці можуть придбати бланки безпосередньо зі складу виробника або розповсюджувача або іншим способом.

Зверніть увагу! З огляду на ст. 66 ТК РФ роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які не є індивідуальними підприємцями) веде трудові книжкина кожного, хто пропрацював у нього понад п'ять днів у разі, коли робота у даного роботодавця є для працівника основною. При цьому якщо трудовий договірзалежить від працівником вперше (ст. 65 ТК РФ), нею оформляється нова трудова книжка.

Якщо роботодавець заводить на працівника нову трудову книжку, витрати на придбання її бланка потім стягуються з працівника, крім випадків:

- масової втрати трудових книжок працівників з вини роботодавця (п. 34 Правил);

- Псування трудових книжок або вкладишів не з вини працівника (п. 48 Правил).

Досить часто виникає питання, чи може працівник сам купити та принести бланк трудової книжки. Приймати та вести таку трудову книжку не варто, насамперед тому, що вона може не відповідати вимогам захисту, а по-друге, тому що роботодавець зобов'язаний вести чіткий облік трудових книжок з моменту їх придбання.

Повноваження щодо ведення, зберігання та обліку трудових книжок

Відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця.

При цьому роботодавець своїм наказом призначає відповідального за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок. Як правило, це працівник кадрової служби. Якщо ж такої служби в організації немає, то відповідні повноваження покладаються на бухгалтера. Крім обов'язків щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок, можна передбачити обов'язок щодо своєчасного придбання трудових книжок та вкладишів. У цьому наказі можна призначити особу, яка виконує дані обов'язки на період відсутності уповноваженого працівника. Наведемо взірець такого наказу.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Аметист»

(ТОВ «Аметист»)

Наказ

13.08.2014

N 25

Г. Новгород

Про призначення особи, відповідальної за купівлю, ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок та вкладишів у них

Відповідно до п. 45 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225,

Наказую:

Призначити відповідальною за купівлю, ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок та вкладишів у них спеціаліста відділу кадрів Жемчугову Т. Б. з 15.08.2014.

Під час відсутності Перлової Т. Б. обов'язок щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів до них покладається на начальника відділу кадрів Бірюзову В. М.

Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрів Бірюзову В.М.

Генеральний директор Алмазов С. В. Алмазов

Із наказом ознайомлені:

Начальник відділу кадрів Бірюзова В. М. Бірюзова

13.08.2014

Спеціаліст відділу кадрів Жемчугова Т. Б. Жемчугова

13.08.2014

Обов'язок щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів до них також слід прописати у посадовій інструкції працівника. При цьому пам'ятайте, що посадова інструкціяне може замінити собою наказ про призначення особи, відповідальної за купівлю, ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок та вкладишів у них, — він є обов'язковим.

Облік та зберігання бланків трудових книжок

Для обліку бланків трудових книжок і вкладишів з п. 40 Правил у створенні повинна вестися прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї, форма якої затверджено Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок книжок» (далі - Постанова N 69). Ця книга ведеться бухгалтерією організації та до неї вносяться відомості про всі операції, пов'язані з отриманням та витрачанням бланків трудової книжки та вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга обліку має бути пронумерована, прошнурована, засвідчена підписом керівника організації, а також скріплена сургучним друком або опломбована.

Бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження, та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.

В організації завжди має бути в наявності необхідна кількістьбланків трудової книжки та вкладиша до неї. Після закінчення кожного місяця відповідальна особа зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки та вкладиша до неї та про суми, отримані за оформлені трудові та вкладиші, з додатком прибуткового ордера каси організації.

Зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки та вкладиша до неї підлягають знищенню зі складанням відповідного акта. Наведемо приклад такого акту на стор. 43.

Облік та зберігання трудових книжок

Облік трудових книжок ведеться в іншій книзі, форму якої також затверджено Постановою N 69, — книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них. Ця книга обліку ведеться кадрової службою чи іншим підрозділом організації, у якому оформлюються прийом та звільнення персоналу. У ній реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників під час вступу працювати, і навіть трудові книжки і вкладиші у яких із зазначенням серії і номери, видані працівникам знову.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Аметист»

(ТОВ «Аметист»)

затверджую

Директор

Алмазов / С. В. Алмазов /

15.08.2014

Акт N 15/08

Про знищення зіпсованих бланків

трудових книжок та вкладишів у них

Комісія у складі:

- голови комісії Бірюзової В. М. - начальника відділу кадрів;

— членів комісії Жемчугової Т. Б. — спеціаліста відділу кадрів, Агаткіної М. О. — бухгалтера, —

Склала цей акт про те, що 15.08.2014 було знищено (подрібнено за допомогою шредера) такі зіпсовані внаслідок неправильного заповнення бланки:

- Трудової книжки - 1 (один) бланк (серія ТК-III N 457812);

- Вкладиша в трудову книжку - 1 (один) бланк (серія ВТ N 784556).

Комісією підтверджено непридатність зазначених бланків, внаслідок чого було прийнято рішення про їхнє знищення.

Голова комісії Бірюзова В. М. Бірюзова

Члени комісії Жемчугова Т. Б. Жемчугова

Агаткіна М. О. Агаткіна

Вимоги до оформлення книги обліку руху трудових книжок та вкладишів у них такі самі, як і прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї.

При працевлаштуванні працівника та внесення запису до його трудової книжки особа, відповідальна за зберігання трудових книжок, реєструє їх у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів у них і поміщає для зберігання (приклад такого запису див. на стор. 44). Зберігаються трудові книжки в пристосованих для цього приміщеннях, в сейфах, металевих шафах або окремих ящиках робочих столів, що закриваються на ключ.

У надалі особи, відповідальні зберігання трудових книжок і вкладишів у яких, повинні регулярно перевіряти наявність які перебувають у зберіганні документів. При виявленні нестачі трудових книжок і вкладишів у яких (бланків) особи, відповідальні їх зберігання, повинні негайно заявити звідси і вжити заходів до розшуку відсутніх документів.

При зміні особи, відповідальної за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок (наприклад, при звільненні), трудові книжки приймаються новим працівником за актом приймання-передачі. Крім цього, необхідно перевірити наявність книги обліку руху трудових книжок та запису у ній.

Трудовим кодексом передбачено єдиний випадок видачі працівникові трудової книжки — у разі звільнення із внесеним до неї записом про звільнення.

Якщо день звільнення (припинення трудового договору) видати трудову книжку неможливо у зв'язку з відсутністю працівника або його відмовою від отримання трудової книжки на руки, роботодавець надсилає працівникові повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. З дня направлення зазначеного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі працівникові трудової книжки.

У разі смерті працівника трудова книжка після внесення до неї відповідного запису про припинення трудового договору видається на руки одному з його родичів під розписку або надсилається поштою письмовій заявіодного із родичів.

Примітка. При отриманні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці та у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них.

Незатребувані трудові книжки зберігаються у роботодавця до моменту отримання працівником або (у разі смерті працівника) його родичем (п. 43 Правил). Якщо вони не будуть отримані, роботодавець зобов'язаний зберігати їх 75 років (ст. 664 Переліку типових управлінських) архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558 (далі - Наказ N 558). Такий термін зберігання встановлений для книги обліку руху трудових книжок і вкладишів у них.

До відома. Наказом N 558 встановлено строки зберігання та інших документів, пов'язаних з урахуванням трудових книжок. Так, документи про облік трудових книжок та вкладишів до них (звіти, акти, відомості) зберігаються в організації три роки, прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї — п'ять років.

Оскільки особа, яка здійснює зберігання трудових книжок, несе за це відповідальність, на руки працівникам протягом їх трудової діяльностітрудові книжки не видаються. У виняткових випадках, зокрема для надання трудової книжки до ПФР, на свій страх і ризик кадровики можуть їх видати. У Листі Роструда від 18.03.2008 N 656-6-0 з цього приводу йдеться про те, що якщо уповноважена особа видасть працівникові під розписку трудову книжку на короткий строк, а той її втратить, то відповідальність за втрату все ж таки нестиме вказана посадова особа.

Найчастіше працівникам видаються завірені копії чи виписки. З огляду на ст. 62 ТК РФ та п. 7 Правил роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою працівника не пізніше трьох робочих днів з дня подання заяви видати копію трудової книжки або завірену в установленому порядку витяг з трудової книжки. Проте з 01.01.2015 набуде чинності Федеральний закон від 21.07.2014 N 216-ФЗ «Про внесення змін до окремих законодавчі акти Російської Федераціїта визнання такими, що втратили чинність, окремих законодавчих актів (положень законодавчих актів) Російської Федерації у зв'язку з прийняттям федеральних законів«Про страхові пенсії» та «Про накопичувальну пенсію», яким внесено у тому числі зміни до ст. 62 ТК РФ.

Відповідно до змін з 01.01.2015 працівник зможе звернутися до роботодавця з письмовою заявою про видачу трудової книжки з метою обов'язкового соціального страхування. Видати трудову книжку буде потрібно протягом трьох робочих днів з дня подання такої заяви працівником. Повернути ж трудову книжку працівникові доведеться пізніше трьох робочих днів із дня отримання їх у органі, здійснює обов'язкове соціальне страхування.

Відповідальність

За порушення встановленого порядкуведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особинесуть відповідальність за законодавством РФ (п. 45 Правил), зокрема ст. 5.27 «Порушення законодавства про працю та про охорону праці» КоАП РФ. За цією ж статтею можливе притягнення до відповідальності за відсутність прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї та книги обліку руху трудових книжок та вкладишів у них.

Відповідно до ст. 5.27 порушення законодавства про працю та про охорону праці тягне за собою накладення адміністративного штрафу:

- На посадових осіб - у розмірі від 1 000 до 5 000 руб.;

- на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльністьбез утворення юридичної особи, - від 1000 до 5000 руб. або адміністративне зупинення діяльності на строк до 90 діб;

- на юридичних осіб- Від 30 000 до 50 000 руб. або адміністративне зупинення діяльності терміном до 90 діб.

Причому порушення законодавства про працю та охорону праці посадовою особою, яка раніше була піддана покаранню за аналогічне адміністративне правопорушення, тягне дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років (ч. 2 ст. 5.27).

Окрім цього, ст. 13.20 КоАП РФ передбачено відповідальність порушення правил зберігання, комплектування, обліку чи використання архівних документів: попередження чи накладення адміністративного штрафу громадян у розмірі від 100 до 300 крб., на посадових осіб — від 300 до 500 крб.

Відповідно до того ж п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця. Якщо в організації не було видано наказу про призначення особи, відповідальної за ведення, облік, зберігання та видачу трудових книжок, до відповідальності буде притягнуто роботодавця. Зверніть увагу, що слово «роботодавець» мають на увазі не керівник, а юридична особа.

На підтвердження наведемо рішення суду.

Працівниця Х. звернулася до суду з позовом до ТОВ «С.» з вимогами зобов'язати відповідача видати трудову книжку та стягнути заробітну платуза час затримки видачі трудової книжки. Свої вимоги мотивувала такою. Вона з 01.02.2011 по 30.03.2011 працювала у відповідача на посаді директора. 30.03.2011 в останній день роботи їй порушуючи вимоги Трудового кодексубула видана трудова книжка. Незважаючи на неодноразові письмові та усні звернення, трудова книжка їй не видана досі.

З пояснень Х. слід, що з прийомі працювати вона передала свою трудову книжку засновнику ТОВ «С.» Д.; оформленням трудових книжок займався головний бухгалтер; її трудова книжка у період її роботи зберігалася у приміщенні офісу організації, проте при звільненні їй видана не була. На її прохання про видачу трудової книжки роботодавець відповів відмовою. Доводи позивачі підтверджуються свідченнями свідка Б.

Суд першої інстанції зробив висновок про те, що Х. через своє посадове становище повинна була сама організувати роботу з ведення книги обліку трудових книжок, оформлення трудових книжок, але не зробила цього, отже, вона не передавала в організацію свою трудову книжку.

Однак цей висновок, на думку судової колегії апеляційної інстанції, є незаконним та необґрунтованим. Доказів того, що в установленому законом порядку на позивачку було покладено обов'язки щодо ведення кадрового обліку, у тому числі відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок, відповідач суду не надав.

За законодавством відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок покладається на роботодавця, яким є не позивачка, а ТОВ «С.». Та обставина, що до книги обліку трудових книжок не було внесено запису про надання Х. трудової книжки, підставою для звільнення роботодавця від видачі їй трудової книжки не є, оскільки даному випадкумає місце невиконання роботодавцем своїх обов'язків щодо прийому на зберігання трудової книжки при прийнятті Х. на роботу.

Оскільки трудова книжка Х. була отримана роботодавцем при прийомі на роботу і саме роботодавець допустив порушення у веденні кадрового обліку, то він зобов'язаний видати позивачці її трудову книжку (апеляційне ухвалу Кемеровського обласного суду від 20.09.2012 у справі N 33-9186).

* * *

Трудова книжка — це дуже важливий для працівника документ, і оскільки законодавством встановлено обов'язок безпосередньо роботодавця організовувати облік та зберігання трудових книжок, ставитися до цього слід дуже відповідально. І якщо більшість судових спорів пов'язані з порушенням роботодавцем порядку видачі чи заповнення трудових книжок, то притягнення до адміністративної відповідальності — саме з порядком призначення відповідальної особи, придбанням, обліком та зберіганням трудових книжок та вкладок до них.

Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:
Законодавством не встановлено вимог про зберігання трудових книжок працівників у негорючому опечатаному сейфі або металевій шафі, що замикається, а також вимог про наявність у приміщенні, де знаходяться трудові книжки, грат на вікнах та металевих дверях.

Обґрунтування висновку:
Форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, і навіть порядок виготовлення бланків трудових книжок та забезпечення ними роботодавців встановлюються уповноваженим Урядом РФ федеральним органом виконавчої (ст. 66 ТК РФ).
Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 було затверджено Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила).
Пунктом 43 Правил передбачено, що трудові книжки та дублікати трудових книжок, не отримані працівниками під час звільнення або у разі смерті працівника його найближчими родичами, зберігаються до запитання у роботодавця (в організації або у фізичної особи, яка є індивідуальним підприємцем) відповідно до вимог до них зберігання, встановленими законодавством Російської Федерації про архівну справу.
Як видно, у цій нормі йдеться про трудові книжки та дублікати трудових книжок вже звільнених працівників.
Аналіз норм Правил показує, що порядок зберігання трудових книжок працівників, із якими трудові відносиниу роботодавця продовжуються, спеціально не регламентований.
Згідно з п. 42 Правил бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105).
Однак очевидно, що бланк трудової книжки набуває юридичної чинності документа, що містить відомості про трудову діяльність та трудовий стаж працівника, якщо такий бланк заповнений роботодавцем інформацією щодо конкретного працівника. Оформлена трудова книжка не є документом суворої звітності, тому норми п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, на наш погляд, не є обов'язковими для роботодавця при зберіганні трудових книжок працівників.
Водночас відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи зі зберігання трудових книжок та вкладок у них покладається на роботодавця. Вважаємо, що, щоб уникнути втрати й ушкодження трудових книжок працівників роботодавець вправі самостійно розробити комплекс заходів задля забезпечення безпеки цих документов. Так, на свій розсуд організація має право використовувати для зберігання трудових книжок працівників сейфи, металеві шафи або спеціально обладнані приміщення.

Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Аносова Юлія

Контроль якості відповіді:
Рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ
Комарова Вікторія

Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».

ТРУДОВІ КНИЖКИ: облік та зберігання трудовий

Трудові книжки є документами суворої звітності, тому законодавством визначено порядок їх обліку та зберігання (розділ VI Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 року. № 225 ).

Кожна організація має вести спеціальні книжки з обліку трудових книжок.

Перша – прибутково-видаткова книгаз обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї (додаток 2 до постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69).

Друга – книга обліку руху трудових книжок та вкладишіву них (додаток 3 до постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69).

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладишадо неї ведеться у бухгалтерії організації. Записи до неї вносите відразу після отримання бланків від розповсюджувача. У книзі обов'язково вкажіть відомості про всі операції, пов'язані з придбанням та витрачанням закуплених трудових книжок та вкладок у них із зазначенням серій та номерів. А також внесіть інформацію щодо вартості бланків.

Книгу обліку руху трудових книжок та вкладишіву них має вести кадрова служба організації. Але якщо на підприємстві її немає, то цей обов'язок зазвичай покладається на бухгалтерію. До цієї книги внесіть відомості про дату прийому співробітника на роботу, його прізвище, ім'я, по батькові, серію та номер трудової книжки та вкладиша, посаду, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлено прийом співробітника на роботу.

Усі аркуші в обох книгах мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також скріплені сургучним друком або опломбовані.

Такий порядок встановлено у пункті 41 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225.

За відсутність книг обліку трудових книжок або неправильне їхнє оформлення трудова інспекція може оштрафувати організацію та її посадових осіб.

Розмір штрафу складає:
- Для посадових осіб (наприклад, керівника організації) - від 1000 до 5000 руб.;
- Для організації - від 30 000 до 50 000 руб.

Такі заходи відповідальності передбачені статтею 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.

Керівник (посадова особа) організації, який раніше вже притягувався до відповідальності за частиною 1 статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, може бути дискваліфікований терміном від одного року до трьох років (ч. 2 ст. 5.27 КпАП РФ).

Як запевнити книги обліку трудових книжок, якщо в організації немає сургучного друку

Якщо організації немає сургучной друку, книжки обліку трудових книжок можна опломбувати (п. 41 Правил, затверджених постановою Уряди РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). Пломбу виготовити легко. Виведіть кінці скріплювальної нитки, якою ви прошивали журнал, до внутрішній сторонійого задньої обкладинки. Помістіть їх між двома квадратиками білого паперу та склейте ці квадратики. Прикріпіть пломбу до внутрішньої сторони обкладинки та поставте на неї звичайний круглий друк організації або кадрової служби так, щоб частина відбитка заходила на обкладинку. І не забудьте зробити напис про те, скільки сторінок у цій книзі прошнуровано, пронумеровано і скріплено печаткою. Поруч поставте підпис та дату.

Чи можна видати співробітнику оригінал трудової книжки для оформлення дострокової пенсії

Ні, не можна. Видайте співробітнику засвідчену копію чи витяг із трудової книжки. Зробити це ви зобов'язані за письмовою заявою співробітника не пізніше ніж за три робочі дні з моменту його подання. Про це йдеться у пункті 7 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225. При цьому відповідальність за порушення цієї вимогилежить на співробітнику, який відповідає за ведення та зберігання трудових книжок. Так, якщо оригінал трудової книжки буде видано співробітнику на руки і він його втратить, відповідальність за втрату повністю покладається на співробітника, на якого покладено обов'язки щодо зберігання та ведення трудових книжок. Це правило застосовується навіть у тому випадку, якщо оригінал трудової книжки було видано співробітнику під розписку. Аналогічної позиції дотримується Роструд у листі від 18 березня 2008 р. № 656-6-0.

Зберігання трудових книжок

Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в сейфі, що не згорає. Якщо такої можливості немає - то в шафі, що замикається на ключ. Бланки видавайте особі, яка відповідає за ведення трудових книжок за його заявкою, складеною у довільній формі.

Читайте також: Трудовий договір з неповнолітнім працівникомзразок 2019

Звіт про наявність бланків та про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, складається у довільній формі.

Такий порядок встановлено у пункті 42 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225.

Хто в організації повинен відповідати за облік, ведення та зберігання трудових книжок

У великої компаніїведенням трудових книжок зазвичай займається відділ кадрів. У невеликій організації через відсутність відповідного спеціального підрозділу робити подібну роботу можуть бухгалтери, секретарі чи інші посадові особи. Призначення відповідального за роботу з трудовими книжками оформіть наказом керівника організації у вільній формі (п. 45 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).

У разі зміни відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом приймання-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників та реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами – з одного боку вкажіть посаду та прізвище того, хто прийняв документи, з іншого боку – того, хто здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, у якому вкажіть причини їхньої відсутності.

Отримуючи трудову книжку під час звільнення. співробітник повинен розписатися в особистій картці та книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів (п. 41 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).

Трудові книжки та дублікати, не отримані працівниками під час звільнення, організація повинна зберігати до запитання документа співробітником або його найближчими родичами (у разі смерті співробітника). Незатребувані – щонайменше 50 років. Такий порядок та строки зберігання передбачені в пункті 43 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225, та переліку, затвердженому Росархівом від 6 жовтня 2000 р.

Електронні вимоги щодо сплати податків та внесків: нові правила спрямування

Нещодавно податківці оновили бланки вимог щодо сплати заборгованостей до бюджету, у т.ч. за страховими внесками. Тепер настала черга відкоригувати порядок спрямування таких вимог щодо ТКС.

Розрахункові листки друкувати необов'язково

Роботодавцям аж ніяк не обов'язково видавати співробітникам розрахункові листки на паперовому носії. Мінпраця не забороняє розсилати їх працівникам електронною поштою.

«Фізик» перерахував оплату за товар безготівково – потрібно видати чек

У разі, коли фізособа перерахувала продавцю (компанії чи ІП) оплату за товар за безготівковим розрахунком через банк, продавець зобов'язаний направити покупцеві-фізику касовий чек, вважає Мінфін.

Список та кількість товарів на момент оплати невідомі: як оформити касовий чек

Найменування, кількість і вартість товарів (робіт, послуг) – обов'язкові реквізити касового чека (БСО). Однак при отриманні передоплати (авансу) обсяг та список товарів визначити іноді неможливо. Мінфін розповів, що робити у такій ситуації.

Медогляд для працюючих за комп'ютером: обов'язково чи ні

Навіть якщо співробітник зайнятий роботою з ПК не менше 50% робочого часу, саме по собі це ще не є приводом регулярно відправляти його на медогляди. Усі вирішують результати атестації його робочого місця за умовами праці.

Змінили оператора електронного документообігу – повідомте ІФНП

Якщо організація відмовилася від послуг одного оператора електронного документообігу та перейшла до іншого, необхідно направити ТКС у податкову інспекціюповідомлення про одержувача документів.

Спецрежимників не штрафуватимуть за фіскальні накопичувачі на 13 місяців

Для організацій та ІП на УСН, ЕСХН, ЕНВД чи ПСН (крім окремих випадків) діє обмеження щодо допустимого терміну дії ключа фіскального накопичувача використовуваної ККТ. Так, вони можуть використовувати лише фіскальні накопичувачі на 36 місяців. Але, як виявилося, поки що ця норма фактично не працює.

ЯК ЗБЕРІГАТИ ТРУДОВІ КНИЖКИ?

Трудові книжки працівників, а також чисті бланки трудових книжок та вкладишів у них повинні зберігатися у сейфі або у спеціальному приміщенні організації, що дозволяє забезпечити їх збереження п. 6.2 Положення про документообіг. За зберігання трудових книжок відповідає працівник, призначений наказом керівника організації. Якщо за ведення трудових книжок відповідає інший працівник, він отримує чисті бланки трудових книжок від працівника, відповідального їх зберігання, за письмовою заявкою п. п. 42. 45 Правил ведення трудових книжок.

Для обліку трудових книжок слід вести дві книги п. 40 Правил ведення трудових книжок:

— прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї (далі — прибутково-витратна книга);

- Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів в них (далі - книга обліку руху трудових книжок).

Усі наявні у створенні чисті бланки трудових книжок і вкладишів у яких зазначаються у прибутково-видатковій книзі. У ній робиться відмітка про видачу бланка для оформлення п. 41 Правил ведення трудових книжок:

- Трудової книжки або вкладиша в неї новому працівникові;

- Вкладиша в трудову книжку чинному працівнику;

— дубліката трудової книжки чинному чи звільненому працівникові.

Якщо бланк трудової книжки було зіпсовано, його треба знищити, що складається акт п. 42 Правил ведення трудових книжок.

Знищення бланка трудової книжки ні з бухгалтерському, ні з податковому обліку не відбивається, оскільки його вартість вже враховано у витратах періоді його придбання.

Відомості про трудові книжки та дублікати трудових книжок працівників, у тому числі оформлених у вашій організації, записуються до книги обліку руху трудових книжок п. 41 Правил ведення трудових книжок.

Працівник, який отримує трудову книжку під час звільнення, повинен розписатися у графі 13 книги обліку руху трудових книжок.

Якщо звільнений працівник не забрав трудову книжку, вона зберігається у створенні до запитання п. 43 Правил ведення трудових книжок.

Зразок наказу про призначення особи, відповідальної за роботу з трудовими книжками

Зразок заявки на видачу бланків трудових книжок та вкладок у них

Зразок заповнення книги обліку руху трудових книжок та вкладок у них

Зразок заповнення прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї

Що робити при втраті чи псуванні трудових книжок? >>>

Чи можна видати трудову книжку на руки? >>>

Додатково у Путівниках КонсультантПлюс

Докладніше про ведення та зберігання трудових книжок читайте у Путівнику з кадровим питанням"Трудова книжка" >>>

Яка відповідальність за порушення правил ведення та зберігання трудових книжок? >>>

Щодня ми відбираємо важливі для роботи бухгалтера новини, заощаджуючи ваш час.

Трудова книжка - ведення, зберігання, облік

Питання про відміну трудових книжок було порушено ще в 2006 році, і з того часу полеміка триває. Заступник міністра охорони здоров'я та соцрозвитку РФ Олександр Сафонов, наприклад, вважає, що трудова книжка має бути скасована та замінена трудовим договором, оскільки саме трудовий договір є самим ефективним методомзахисту прав працівника Проте трудова книжка досі залишається обов'язковим документом пред'явлення при працевлаштуванні (ст. 65 ТК РФ).

З цього правила є два винятки:

коли трудовий договір укладається вперше, трудову книжку оформляє роботодавець;

коли співробітник надходить на роботу на умовах сумісництва, його трудова книжка знаходиться за основним місцем роботи.

Відповідно до ст. 66 ТК РФ трудова книжка встановленого зразка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність та трудовий стаж працівника.

Заводимо та враховуємо трудові книжки правильно

Роботодавець веде трудові книжки кожного працівника, який пропрацював в нього понад п'ять днів. Виняток становлять лише роботодавці. фізичні особи, які є індивідуальними підприємцями — не мають права вести трудові книжки на своїх працівників. Тому у роботодавця має бути в наявності необхідна кількість бланків трудової книжки та вкладок у неї.

Читайте також: Щорічна оплачувана відпустка

При видачі трудової книжки чи вкладиша у ній працівнику роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається розміром витрат за придбання документів.

Роботодавець оплачує бланк та/або трудову книжку співробітника:

— у разі масової втрати трудових книжок внаслідок надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення) (п. 34 Правил ведення та зберігання трудових книжок);

— у разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також у разі їх псування не з вини працівника.

Незважаючи на те, що порядок оформлення трудових книжок і вкладишів у них без стягнення плати зі співробітників Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 не передбачено, його можна практикувати, якщо створити таку можливість правилами внутрішнього трудового розпорядку організації.

Облік та зберігання трудових книжок

Відповідальність перед державою та працівником за належну організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця*(6). У свою чергу, відповідальність перед роботодавцем за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена посадова особа.

Роботодавець видає наказ (розпорядження) про призначення такої особи. Як правило, це співробітник кадрової служби організації.

Наведемо приклад наказу призначення відповідального за роботу з трудовими книжками.

МОУ «Середня загальноосвітня школа N 34»

Перед тим як приступити до роботи з трудовими книжками, особі, яка відповідає за їх ведення, необхідно:

— прийняти за відповідним актом трудові книжки працівників, які є у кадровій службі;

— перевірити наявність та правильність ведення книги обліку та руху трудових книжок та вкладишів у них (далі — книга обліку);

- Перевірити наявність та збереження трудових книжок працівників;

- Перевірити наявність в організації необхідного запасу бланків трудових книжок та вкладок у них.

Документи обліку та реєстрації трудових книжок

Пункт 40 Правил ведення та зберігання трудових книжок звинувачує роботодавця у веденні книги обліку. Її відсутність може стати для роботодавця проблемою не тільки під час перевірки, що проводиться державною інспекцією праці, а й у разі звернення одного із працівників до суду.

Книга обліку повинна вестись кадровою службою або іншим підрозділом організації, який відповідає за прийом та звільнення працівників.

До книги обліку вносяться відомості:

- Про трудові книжки, передані в кадрову службу працівниками при оформленні прийому на роботу;

- Про книжки, які вперше оформлені працівникам у даній організації;

— про вкладишах у трудові книжки, видані працівникам під час роботи у цій організації.

При отриманні від працівника трудової книжки з вкладишем, оформленим в іншій організації, реєстрації підлягає лише книжка, тобто вкладка окремим рядком до книги обліку не вноситься.

У книзі обліку обов'язково мають бути зазначені серія та номер трудової книжки та вкладишів до неї, посада, професія, спеціальність працівника, який здав трудову книжку або на якого заповнено трудову книжку чи вкладку, номер та дату наказу чи іншого рішення роботодавця, на підставі якого зроблено прийом працівника працювати. Також при звільненні працівника у книзі обліку має стояти його підпис про отримання трудової книжки на руки та дата.

Якщо раніше книга обліку в організації не велася, не рекомендуємо її заводити заднім числом. Керівник організації повинен підписати доповідну записку про відсутність книги та завести документ починаючи з дати виявлення її відсутності відповідно до вимог п. 40 Правил ведення та зберігання трудових книжок.

Книга обліку має ще одну особливість, що відрізняє її більшості облікових форм — вона заповнюється не в межах календарного року, що характерно для більшості реєстраційних книг і журналів, а до повного використання всіх її сторінок. Через це питання про заміну однієї форми книги обліку на іншу вирішується інакше. Книгу обліку, яка не відповідає встановленої формі, необхідно закрити, пояснивши причину припинення її ведення, а також вказавши Загальна кількістьзареєстрованих у ній трудових книжок працюючих. При цьому дана книгаповинна зберігатися в організації протягом 75 років, оскільки вона містить інформацію не тільки про трудові книжки раніше прийнятих працівників, а й позначки про отримання книжок працівниками, що звільнилися.

Бухгалтерія організації повинна вести прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї (далі — книга бланків та вкладишів), куди відповідальна особа має вносити відомості про всі операції, пов'язані з отриманням та витрачанням бланків трудової книжки та вкладиша до неї, з обов'язковою вказівкою серії та номера кожного бланка.

Форми зазначених книг затверджено Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69 «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок».

Відповідно до п. 41 Правил ведення та зберігання трудових книжок книга обліку, а також книга бланків та вкладишів мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації та скріплені сургучним друком або опломбовані. Запевнення необхідно для виключення фальсифікацій у записах, проте застосування сургучного друку або пломб викликає певні труднощі та незручності під час ведення книг. Законодавство не вимагає ставити на пломбі чи сургучному друку відбиток реквізитів організації. Тому можна купити сургуч і самостійно скріпити прошиту книгу або ж звернутися до будь-якого поштового відділення і за певну плату скріпити сургучом прошиту книгу. Хоча практика роботи кадрових служб показує, що з завірення облікових форм й у кадрових службах, й у бухгалтеріях використовують відбиток мастичної друку організації, що цілком виправданим.

Зверніть увагу, що в книзі обліку повинні бути зареєстровані лише ті заповнені бланки книжок, які були внесені до книги бланків і вкладишів у бухгалтерії організації. Це легко може бути перевірено при порівнянні серій та номерів бланків, що значаться в обох книгах. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Оформлення трудової книжки вперше

Оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому працювати вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника пізніше тижневого терміну від часу прийому працювати. Бланк трудової книжки має бути отриманий працівником кадрової служби з бухгалтерії організації у порядку.

Досі, незважаючи на затверджений Наказом Мінфіну РФ від 22.12.03 N 117н Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової книжки та вкладиша у трудову книжку, трапляються випадки, коли працівник сам приносить у кадрову службу бланк трудової книжки та просить його оформити.

Тому хотілося б ще раз нагадати, що придбання бланка трудової книжки самим працівником даним порядком не передбачено і є прямим порушенням. Працівники кадрових служб повинні приймати до оформлення бланки трудових книжок, придбані громадянами.

Слід звернути увагу на те, що при первинному оформленнітрудовий книжки має бути присутнім сам працівник. При первинному оформленні книжки до неї вносяться відомості про працівника.

Відповідно до п. 9 Правил ведення та зберігання трудових книжок, п. 2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок відомості про працівника зазначаються на першій сторінці ( титульному листі) трудової книжки. До трудової книжки вносяться такі відомості про працівника:

1) ПІБ, дата народження (число, місяць, рік), освіта, професія, спеціальність. Прізвище, ім'я та по батькові зазначаються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, прав водіята ін.);

2) освіта, професія, спеціальність. Запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську професійну) здійснюється лише на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо).

У компанії має бути призначена людина, відповідальна за ведення та зберігання трудових книжок п. 45 Правил ведення трудових книжок.

приклад. Наказ про призначення відповідального за ведення трудових книжок

ТОВ "Альфа"
НАКАЗ
про призначення особи, відповідальної
за ведення трудових книжок

Призначити начальника відділу кадрів Фролова Н.С. відповідальним за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок.

Генеральний директор Іванов Іванов І.І.

З наказом ознайомлено: Фролов Фролов Н.С.

31.01.2019

Для обліку трудових книжок ведіть спеціальну книгу. Вносите до неї книжки всіх працівників - і ті, що вони принесли, і ті, що ви самі оформили. При звільненні видавайте трудовий під розпис у цій книзі п. 41 Правил.

приклад. Книга обліку руху трудових книжок

Тримати трудові книжки треба в сейфі або спеціальному приміщенні, де вони будуть в безпеці п. 6.2 Положення про документообіг.

Видати трудову книжку на руки працівникові, який не звільняється, можна лише в одному випадку – при оформленні пенсії. В інших випадках дайте працівникові.

Працівнику, який оформлює пенсію, трудову книжку видайте протягом трьох робочих днів з дня отримання заяви. На ньому він може розписатися в отриманні трудовий. Інший варіант - взяти з нього розписку, що трудову книжку він отримав п. 7 Правил.

приклад. Заява про видачу трудової книжки на руки

Генеральному директору

ТОВ "Альфа"
Іванову І.І.

Заява

У зв'язку з оформленням страхової пенсії за старістю прошу видати мені трудову книжку для подання до Пенсійного фонду РФ.

Федоров

03.04.2019

приклад. Розписка про отримання трудової книжки для оформлення пенсії

Генеральному директору

ТОВ "Альфа"
Іванову І.І.

від начальника цеху №1 Федорова В.С.

Розписка про отримання трудової книжки

Справжнім підтверджую, що трудова книжка отримана мною.

Федоров

03.04.2019

Для обліку бланків трудових книжок ведуть прибутково-витратну книгу п. 41 Правил.

Зразок заповнення прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудових книжок

Щодня ми відбираємо важливі для роботи бухгалтера новини, заощаджуючи ваш час.

МИ ЦІНУЄМО ДУМКУ ПРОФЕСІОНАЛІВ

Будь ласка, залиште ваш відгук
про ТИПОВІ СИТУАЦІЇ™

Де мають зберігатися трудові книжки працівників, встановлюється нормами законодавства. У нашій статті ви знайдете інформацію про вимоги щодо процедури зберігання особистих документів працівника та відповідальності за недотримання цих норм.

Чому необхідно гарантувати безпеку трудових книжок

Особисті книжки із записами про трудовому стажі було запроваджено ще 1939 року. До цього часу вони є чи не єдиними документами, що підтверджують робочий стаж до 2002 року під час оформлення пенсії за старістю.

У зв'язку із зменшенням значущості документа, що свідчить про трудовий досвід, у світлі пенсійної реформита заміни поняття «трудовий стаж» на термін «страховий стаж» у 2017 році розглядається можливість переходу від паперової форми книжки до електронної. Але така ініціатива пов'язана з ризиками технічного характеру, які потребують серйозного опрацювання, тому відповідного закону поки що не прийнято.

Індивідуальна трудова книжка, зазвичай, заводиться один раз і продовжується вкладишами. У перспективі на 25-50 років уперед не можна виключити реорганізації та ліквідації підприємств, на яких працював той чи інший громадянин, а отже, не виключено ризик втрати архівної документації. Чинні нормативні актинадають великого значення тому, де зберігаються трудові книжки працівників для підприємства.

Де і як зберігати трудові книжки

Відповідно до постанови Уряду РФ «Про трудові книжки» від 16.04.2003 № 225 (далі — Положення про ТК) на роботодавця покладається обов'язок щодо зберігання трудових книжок, їх бланків та вкладишів.

У світлі п. 42 Положення про ТК бланки книжок кваліфікуються як БСО, вимоги до умов зберігання яких описані в постанові Уряду РФ від 06.05.2008 № 359. П. 16 зазначеної постанови говорить про те, що БСО потрібно зберігати металевих сейфах, шафах або обладнаних приміщеннях, які унеможливлюють розкрадання або псування.

У той самий час Положення про ТК немає даних, дозволяють безперечно віднести вже оформлені книжки до БСО. Це дозволяє вибрати місце зберігання самостійно: головне, щоб умови дозволяли забезпечити захист від втрати та псування документів.

Забезпечити безпеку документів про трудову діяльність роботодавець зобов'язаний протягом усього терміну дії договору з працівником. Книга видається лише у день звільнення. Можлива також її видача під розпис родича у разі смерті співробітника (п. 37 Положення про ТК).

Якщо після звільнення документ не був затребуваний працівником, тоді п. 43 Положення про ТК диктує нам необхідність його зберігання в архіві підприємства до запитання. Строк зберігання відповідно до ст. 22.1 закону «Про архівну справу в РФ» від 22.10.2004 № 125-ФЗ — протягом 50 років для документів, що надійшли до архіву після 2003 року, і 75 років для книжок, з якими діловодство було закінчено до 2003 року.

Дії роботодавця під час втрати трудової книжки

Навіть за дотримання необхідних умовзберігання особистих документів працівників можливі випадки втрати чи псування трудових книжок. Розглянемо дві можливі ситуації:

Книжку втратив чи зіпсував співробітник кадрової служби (навмисно чи випадково). У такій ситуації необхідно оформити дублікат, причому цей обов'язок лежить виключно на працедавцеві. Дані про стаж працівника можна взяти з особистої картки; попередні робочі місця вказуються в одному узагальненому записі (п. 32 Положення про ТК).
Надзвичайна подія, внаслідок якої кадрові документи масово знищено. У цьому випадку виконавчою владою створюється спецкомісія, яка встановлює робочий стаж на підставі інших документів чи показань свідків колег (п. 34 Положення про ТК).

У всіх випадках втрати документа з вини роботодавця (як і відмови у його видачі або некоректного формулювання причини звільнення), за весь термін дій щодо його виправлення/відновлення працівникові доведеться виплатити заробіток, а новим днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки на руки.

Відновлюйте втрачені документи працівника правильно, ознайомившись із статтею .

Яку відповідальність несе підприємство за недотримання правил зберігання книжок

Трудова інспекція може перевірити, як зберігаються трудові книжки працівників. Спочатку інспектор може видати розпорядження щодо усунення недоліків. Але невиконання вимог перевіряючого може спричинити накладення санкцій згідно з п. 2 ст. 13.25 КпАП РФ:

на посадових осіб - від 2500 до 5000 руб.;
на організацію - від 200 000 до 300 000 руб.

У суді, ініційованому співробітником, з підприємства можуть стягнути моральні та матеріальні збитки. В окремих випадках посадові особи роботодавця за інцидент із втратою або псуванням трудової книжки можуть понести кримінальну відповідальність:

Ст. 140 КК РФ за неправомірну відмову у наданні громадянину документів, що стосуються його правничий та свободи, передбачає штраф у вигляді до 200 000 крб. або у розмірі заробітку за період до 18 місяців або дискваліфікацію засудженого терміном від 2 до 5 років.
Ст. 292 КК РФ передбачає відповідальність за внесення свідомо неправдивих відомостей у документи з корисливої мети. Покарання можливо у вигляді або штрафу до 80 000 руб. або зарплати засудженого не більше ніж за 6 місяців, або виправних, примусових робіт, або арешту до 6 місяців, або позбавлення волі на строк до 2 років.
ч. 2 ст. 325 КК РФ визначає можливе покарання за викрадення особистого документа громадянина у вигляді або таких фінансових санкцій, як ст. 292 КК РФ, або виправних робіт, або арешту терміном до 3 місяців.

Підсумки

Як особливо важливий особистий документ працівника, трудова книжка вимагає себе дбайливого ставлення та забезпечення безпеки. Невиконання вимог законодавства про зберігання кадрової документації може спричинити фінансову та кримінальну відповідальність.

Відповідь на запитання:

Нормативні акти, що регламентують дану сферуроботи, які не містять чітких вказівок щодо оснащення місця, де зберігається трудова книжка працівника. Тобто законодавством не встановлено вимог про зберігання трудових книжок, наприклад, у сейфі чи металевій шафі. Також не встановлені вимоги до приміщення, де знаходяться трудові книжки, наприклад, вимога про ґрати на вікнах та металевих дверях.

НЕ пропустіть: головний матеріалмісяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду

Енциклопедиція з оформлення трудових книжок під ключ від Системи Кадри.

Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців утв. Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 (далі – Правила).

Аналіз норм Правил показує, що порядок зберігання трудових книжок працівників, із якими трудові відносини у роботодавця продовжуються, спеціально не регламентовано. Пунктом 42 Правил встановлено вимоги щодо зберігання бланків трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105). Але це вимога до зберігання бланків. Оформлена трудова книжка перестав бути документом суворої звітності, тому норми є обов'язковими при зберіганні трудових книжок працівників. Пунктом 43 Правил встановлено вимогу до зберігання незатребуваних трудових книжок: «…відповідно до вимог їх зберігання, встановленими законодавством Російської Федерації про архівну справу».

Пунктом 45 Правил відповідальність за організацію роботи зі зберігання трудових книжок та вкладок у них покладається на роботодавця. Отже, щоб уникнути втрати чи пошкодження трудових книжок організація зобов'язана вжити відповідних заходів. Так, на свій розсуд організація має право використовувати для зберігання трудових книжок працівників сейфи, металеві шафи або спеціально обладнані приміщення.

Подробиці у матеріалах Системи Кадри:

Як враховувати та зберігати трудові книжки

Іван Шкловець, заступник керівника Федеральної службиз праці та зайнятості

Як організації зберігати трудові книжки

Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в сейфі, що не згорає. Якщо такої можливості немає - то в шафі, що замикається на ключ. Бланки видавайте особі, відповідальній за ведення трудових книжок за його заявкою, складеною у довільній формі.

Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків та про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, складають у довільній формі.

У цьому роботодавець повинен мати у наявності ( Правил, затверджених ).

Приклад видачі під звіт бланків трудових книжок та оформлення звіту про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші

бланк трудової книжки;
вкладиш у трудову книжку.

21 жовтня Громова подала до бухгалтерії про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші.

Питання із практики:хто в організації повинен відповідати за облік, ведення та зберігання трудових книжок

У великій компанії веденням трудових книжок зазвичай займається відділ кадрів. У невеликій організації через відсутність відповідного спеціального підрозділу робити подібну роботу можуть бухгалтери, секретарі чи інші посадові особи. Призначення відповідального за роботу з трудовими книжками оформіть керівника організації у вільній формі ( Правил, затверджених ). Якщо доручити ведення книжок нема кому, то відповідальним за облік.

У разі зміни відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом приймання-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників та реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами - з одного боку вкажіть посаду та прізвище того, хто прийняв документи, з іншого боку - того, хто здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, у якому вкажіть причини їхньої відсутності.

З повагою та побажанням комфортної роботи, Тетяна Козлова,

експерт Системи Кадри