Запис у графі 1 штатного розкладу. Бухоблік інфо

організації (форма Т-3) – це один із обов'язкових кадрових документів, який має бути присутнім на кожному підприємстві. Як бланк штатного розкладу можна використовувати форму Т-3, а можна і самостійно розробити зручну для вашої організації форму, яка враховуватиме індивідуальні особливостіВашої діяльності. Завантажити штатний розклад Т-3 можна нижче. Як правильно заповнити цей бланк?

Штатний розклад зразок заповнення

Форма Т-3 містить інформацію про штатний склад організації. Сюди включаються відомості про підрозділи підприємства, найменування посадових одиниць, їх кількість. Також для кожної посади зазначається тарифна ставка, різні премії та надбавки. Далі на всіх посадах вважається сумарні витрати на місяць. Таким чином, штатний розпис дає змогу оцінити рівень місячного бюджету на заробітну плату.

Затверджується цей кадровий документ, складатися він може, наприклад, на початку року, або з початку діяльності організації. Термін дії організація обирає самостійно. Якщо організація динамічно розвивається, має сенс складати щороку новий штатний розклад і вказувати термін його дії – 1 рік. Якщо організація не велика, то, можливо, ваш розклад діятиме кілька років. У будь-якому випадку на бланку Т-3 слід зазначити дату початку дії документа та термін дії.

Якщо у процесі діяльності у штаті підприємства виникають якісь не значні зміни (змінюється кількість штатних одиниць, змінюється оклад у якоїсь посадової одиниці, змінюється найменування посади), то є сенс не затверджувати новий штатний розклад, а змінити чинний. Для цього керівником складається відповідний наказ, а до діючої форми Т-3 вносяться необхідні зміни. Якщо зміни мають масовий характер у зв'язку, наприклад, з , краще скласти новий штатний розклад.

Складання цього документапокладається на співробітників кадрової служби, а за відсутності таких на співробітників бухгалтерії.

Сам бланк форми Т-3 заповнюється досить просто: потрібно оформити шапку та таблицю з посадами.

Таблиця штатного розпису за формою Т-3 містить інформацію про структурні підрозділи підприємства із зазначенням їх кодів за внутрішньої класифікаціїорганізації; найменування посад за класифікатором ОКПДТР та їх кількість. Також відбивається система оплати праці даної посади (оклад, надбавки).

Сумарна зарплата для кожної посадової одиниці множиться на кількість цих одиниць, отримана величина відображатиме місячний бюджет для працівників цієї посади. Далі складаються місячні величини зарплат всіх посад, і виходить місячний бюджет всього штату організації.

Після того, як форму Т-3 заповнено, вона передається на затвердження керівнику, який ставить відмітку про своє затвердження вгорі бланка.

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓

Штатний розклад організації (форма Т-3). Приклад оформлення

Що має знати керівник та бухгалтер складаючи штатний розклад. Які вимоги слід дотримати, заповнюючи уніфіковану форму Т-3.

Документообіг необхідний для того, щоб відстежувати різні показникидіяльності компанії у динаміці. Без нього організація процесів має досить хаотичний характер. Оскільки в сучасному світіперсонал є головним активом кожної фірми, документи, пов'язані з управлінням людськими ресурсами, мають вестися максимально акуратно та правильно.

Штатний розклад – дозволяє встановити штатну чисельність підрозділів організації, аналізувати організаційну структуру та систему оплати праці, а також полегшує процес підбору персоналу на вакансії у компанії.

Навіщо потрібен цей документ, чи обов'язковий він?

Штатний розклад потрібний для того, щоб можна було обґрунтувати ситуації звільнення працівників через скорочення штату у разі їх звернення до судової інстанції. Також воно може служити як обґрунтування відмови при прийнятті на роботу (через відсутність тієї чи іншої посади). Тому грамотне складання цього документа є основою законного відстоювання інтересів фірми.

Крім того, найчастіше перевіряючі компанії (зокрема трудова інспекція) вимагають його наявність при перевірках. Відсутність документа підпадає під порушення закону РФ про охорону праці. Відповідно, за КоАП РФ (стаття 5.27) організації, яка не надала розклад, загрожує штраф у межах від 30 до 50 тисяч рублів. До того ж буде оштрафовано посадову особу (сума варіюється від 1 до 5 тисяч рублів).

Зрештою, без штатного розкладу неможливо довести, що в момент скорочення у компанії не було можливості надати співробітникам альтернативні вакансії.

Отже, наявність цього паперу перестав бути обов'язковим з погляду законодавства РФ, й теоретично рішення податкової чи трудовий інспекції про стягнення штрафу можна оскаржити судової інстанції. Однак на практиці документ слід вести будь-якій компанії для запобігання можливим конфліктних ситуацій. При цьому важливо розуміти, що для бюджетних організацій його наявність закріплена законодавчо.

Вимоги до нього

Оскільки штатний розпис є так званим локальним нормативним актом, особливих вимог, що пред'являються до нього, не так багато:

• Однією з головних і те, що фірма має складати цей документ за встановленої федеральним законом уніфікованої формі Т-3. Вкорочувати її не можна (всі необхідні пункти повинні бути присутніми), а вносити додаткові дані можна
• Розклад має вводитися в дію з першого числа місяця
• Дуже важливо, щоб кожна сторінка була пронумерована
• Документ має бути пошитий, мати печатку організації, підпис керівника та особи, відповідальної за складання

Хто займається складанням?

На даний момент законодавством чітко не визначено, хто має розробляти документ.

У компаніях із розгалуженою організаційною структурою обов'язок складання може лежати на співробітниках наступних відділів:

• кадрова служба
• бухгалтерія
• юридичний відділ (найменш поширена ситуація)

У невеликих фірмах цим може займатися керівник чи будь-яка інша уповноважена ним особа. У цьому випадку виготовляється наказ на ім'я конкретного співробітника, який займатиметься роботою цього документа. Ще одним варіантом визначення відповідального є вказівка ​​на цей факт у посадовій інструкції чи трудовому договорі.

Щоб спростити процедуру складання необхідно прописати її нюанси в інструкції з діловодства:

• терміни та основні правила розробки/внесення змін
• форма наказу про затвердження розкладу та змін
• відповідальні особи за формування документа та підписання наказів
• співробітники, з якими потрібно погодити проект розкладу чи його змін
• склад нормативних актів, що регулюють усі питання, пов'язані з ним

Як стверджується?

Після складання штатного розкладу його потрібно затвердити. До того, як буде готова фінальна форма для підписання, необхідно узгодити її із зазначеними в інструкції працівниками.

Після цього твердження необхідно зробити за допомогою спеціального наказу чи розпорядження, яке має бути підписане або керівником компанії, або уповноваженою особою. У наказі обов'язково потрібно вказати дати складання, затвердження та набрання законної сили – вони можуть збігатися або відрізнятися один від одного, але дата набрання чинності не може бути раніше, ніж дата складання або затвердження.

Структура та порядок заповнення

Насамперед уніфікована форма має містити низку реквізитів (вони є обов'язковими для кожного бухгалтерського документа):

• найменування та номер документа
• дата його складання
• Найменування компанії
• підтвердження факту провадження діяльності та вираз величини натурального або грошового виміру
• найменування та підпис особи, відповідальної за правильність складання

У таблиці необхідно вказати такі відомості (зліва направо):

• структурний підрозділ
• код підрозділу
• посада, розряд, клас кваліфікації (наприклад, інженер 1 категорії)
• кількість штатних одиниць
• оклад (вказується в рублях, одиниці виміру стоять лише у шапці таблиці – наприклад, 20 000,00)
• надбавки (у руб.) - Наприклад, за вчений ступінь. Під них відведено 3 графи
• всього, руб. – у цій графі вказується загальна сума заробітної плати
• примітка

Після заповнення всіх граф у таблиці необхідно заповнити рядок «Разом». У ній необхідно підсумувати всі значення по стовпцям (суми окладів, скільки буде штатних одиниць тощо). Після цього ставляться необхідні підписи та друк.

Як змінити?

На момент 2017 року існує 2 основні способи внесення змін до штатного розкладу:

1. Так, можна змінити безпосередньо цей документ за допомогою створення нового, який матиме наступний реєстраційний номер. При цьому новий варіантмає затверджуватись наказом з основної діяльності.
2. Проте, найчастіше внесені зміни досить незначні. У даному випадкудостатньо оформити зміни відповідним наказом. Наказ може бути названий так: «Про зміну штатного розкладу» або «Про внесення змін до штатного розкладу».

При цьому для цієї процедури потрібно мати обґрунтування. Такими можуть бути такі причини:

• необхідність проведення оптимізації адміністративної діяльності
• вдосконалення організаційної структурикомпанії
• проведення реорганізації
• усунення дублювання функцій та формування центрів відповідальності
• зміни у законодавстві РФ
• необхідність організації заходів щодо вдосконалення діяльності того чи іншого відділу в компанії
• скорочення основної діяльності, її розширення чи диверсифікація

Якщо перейменовується посада співробітника, перед внесенням змін потрібно отримати письмову згоду.

Термін зберігання та періодичність складання

У законодавстві РФ немає норм, які б регулювали періодичність складання штатного розкладу. Якщо у компанії високий рівеньплинності кадрів, доцільно складати його один раз на місяць. Однак найчастіше складають його раз на 6 або 12 місяців, при необхідності лише вносячи зміни. Це визначається тим, що такий розклад є так званим плановим документом.

Також існує можливість складати форму Т-3 на кілька років – але це можна робити лише тим фірмам, які не планують коригувати штат, запроваджувати нові посади чи прибирати деякі з існуючих.

Тому цей варіант не можна розглядати як доцільний на момент 2017 року – кризові умови змушують організації постійно змінювати різноманітні аспекти своєї діяльності.

Щодо терміну зберігання, на даний момент документ повинен зберігатися у компанії протягом 3-х років. При цьому цей термін обчислюється з наступного рокупісля того, як розклад втратив свою силу. Штатні розстановки (які можуть бути як полегшена альтернатива аналізованого паперу) повинні зберігатися протягом 75 років.

Чи зобов'язані підприємці мати штатний розпис?

Штатний розклад – це обов'язковий локальний акт, який застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації (ст. 8 Трудового кодексуРФ). Чи потрібно ІП мати штатний розклад, як його скласти, затвердити та заповнити.

Мати чи не мати

Згадується штатний розпис лише у статті 57 Трудового кодексу РФ, згідно з якою у трудовому договорі зазначаються посада, спеціальність, професія (з кваліфікацією) відповідно до штатного розкладу організації або конкретна трудова функція працівника.

Звідси випливає, що й трудовим договором визначено посаду, спеціальність чи професія (як і зазвичай буває), то роботодавець, уклав такий трудовий договір із працівником, повинен мати штатний розклад.

І навпаки, якщо у всіх трудових договорах, укладених із працівниками, описується трудова функція (тобто описується конкретна робота, яку має виконувати працівник), то необхідність у штатному розкладі відпадає.

Крім того, стаття 57 ТК РФ недвозначно говорить про «штатний розклад організації», а не про штатний розпис підприємця. Проте, чиновники федеральної інспекції праці можуть розцінити відсутність штатного розкладу в ІП як порушення трудового законодавства та оштрафувати за статтею 5.27 КоАП РФ.

• чисельність ваших працівників перевищує 3-4 особи
• обов'язки працівників співвідносяться зі стандартними функціямиконкретної посади, спеціальності чи професії
• Вам потрібно чітко структурувати свій штат, розподіливши обов'язки між працівниками

Іноді у трудових договорах із працівниками вказується, що вони прийняті на певні посади, спеціальності чи професії, а штатний розпис, який закріплював би наявність цих посад, спеціальностей та професій, відсутній.

У цьому випадку відсутність штатного розкладу не може перешкоджати здійсненню працівником своїх трудових прав. І трудовий договір не може вважатися неукладеним тільки на тій підставі, що роботодавець не має штатного розкладу.

Іноді працівників приймають працювати на посади, не передбачені наявним штатним розкладом. Протиріччя між штатним розкладом та трудовим договором має вирішуватися на користь останнього (стаття 8 ТК РФ). Працівник вважається прийнятим за встановленою у трудовому договорі посадою, спеціальністю чи професією.

Відсутність штатного розкладу може спричинити деякі проблеми. Роботодавець, який не має штатного розкладу, позбавляється можливості провести скорочення чисельності чи штату працівників. Точніше провести скорочення чисельності чи штату працівників роботодавець може, а от документально підтвердити правомірність своїх дій він у разі спору не зможе.

Як оформити

Форму штатного розкладу затверджено Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Зазвичай роботодавці використовують цю форму. Але, в принципі, можуть застосовувати й іншу самостійно розроблену форму. Чому?

Трохи історії.Відповідно до статті 9 Федерального законувід 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" стверджувалося, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. І лише документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, можуть складатися у довільній формі, але обов'язково мають містити всі реквізити, зазначені у ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік". А розробка та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації були покладені Урядом на Держкомстат Росії. Звідси й робився висновок, що й Держкомстат Росії затвердив якусь уніфіковану форму, вона підлягає обов'язковому застосуванню.

Але штатний розклад був тоді і перестав бути нині первинним обліковим документом. Адже воно не оформлює жодної господарську операцію, Що підлягає відображенню у бухгалтерському обліку. На підставі штатного розкладу не здійснюються бухгалтерські проведення (навіть зарплата працівникам-почасникам нараховується не на підставі штатного розкладу, а на підставі табеля обліку робочого часу).

А з 2013 року у недержавних організацій з'явилася можливість використати самостійно розроблені форми навіть для первинних облікових документів. Але застосування цих форм відповідно до ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ необхідно затвердити або наказом керівника організації або додатком до облікової політики.

Отже, роботодавці мають право не застосовувати уніфіковану форму штатного розкладу, а розробити свою.

Найменування посад, професій та спеціальностей, що фігурують у штатному розкладі, встановлюються роботодавцем самостійно.

Якщо ж із виконанням робіт з певних посад, спеціальностей чи професій пов'язане надання будь-яких пільг чи наявність обмежень, то ці посади, спеціальності та професії та кваліфікаційні вимогидо них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках (ст. 57 ТК РФ).

На даний момент існують такі довідники:

• ЕТКС - Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників
• ЄКС - Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та службовців
• ОКПДТР - Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів

Якщо в вказаних довідниках такі професії та посади відсутні, то у штатному розписі (і у трудових договорах) найменування професій та посад, що повинні вказуватися відповідно до нормативного правового акта, що надає пільги або накладає обмеження. Трудове законодавство РФ містить досить велика кількістьнормативних правових актів, що надають пільги та обмеження для різних категорій працівників. Тому при складанні штатного розкладу роботодавцю краще дотримуватись відповідних кваліфікаційних довідників.

Як грамотно заповнити ШР розглянемо з прикладу заповнення уніфікованої форми Т-3.

Графа 4 (кількість штатних одиниць)

У разі, якщо передбачається зміст неповної штатної одиниці, кількість неповних штатних одиниць зазначається у відповідних частках, наприклад 0,25 (див. Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затверджені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).

Графи 6-8 (надбавки)

Якщо роботодавець немає можливості заповнити дані графи в рублях, наприклад, у зв'язку з тим, що надбавки встановлені працівникові у відсотках чи коефіцієнтах, то відповідних графах допускається вказувати відсотки чи коефіцієнти.

Якщо розмір відсотків та коефіцієнтів змінюється, то, на наш погляд, не буде помилкою поставити у відповідних графах прочерки, а у графі 10 зробити посилання на документ, який регулює зміну цих відсотків та коефіцієнтів. Наприклад, відсоткова надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється залежно від тривалості "північного" стажу. Тому при заповненні граф 6 - 8 можна поставити прочерки (за відсутності інших надбавок), а у графі 10 зробити посилання на відповідний нормативний правовий акт, Яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі відсоткових надбавок до заробітної плати

Інші стимулюючі виплати, крім надбавок, не є. Тобто немає необхідності відображати в уніфікованій формі штатного розпису премії та інші стимулюючі виплати, які не є надбавками. Чим саме надбавки заслужили право бути присутнім в уніфікованій формі штатного розкладу, неясно. Тим більше, що офіційного визначення надбавки у трудовому законодавстві немає.

Графа 9. (Результат)

Підрахунок підсумку заробітної плати можливий лише тоді, коли тарифні ставки та надбавки встановлені в однакових одиницях за однаковий період часу. Якщо у відповідних графах крім рублів використовуються відсотки та коефіцієнти, а в організації використовується не тільки погодинна, а й відрядна система оплати праці, то вивести підсумок за графами 5 - 9 уніфікованої форми штатного розкладу неможливо.

Як затвердити

Роботодавець самостійно затверджує штатний розпис. Трудовим законодавством не передбачено врахування думки представницького органупрацівників під час затвердження штатного розкладу.

Затверджується штатний розпис наказом керівника чи ІП. У цьому наказі на відміну від типової форми наказу з основної діяльності відсутня констатуюча частина, і наказ може починатися відразу зі слів "НАКАЗУЮ", тому що ніяких додаткових пояснень для введення в дію ШР не потрібно. Хоча можна зазначити причини (за їх наявності), через які відбувається затвердження нового штатного розкладу.

Питання про проставлення печатки на штатному розписі законодавцем не вирішено. Уніфікована форма штатного розкладу не передбачає обов'язкової постановки печатки.

Роботодавець також самостійно вирішує питання зміни та доповнення ШР. Зміни до штатного розкладу можуть вноситися роботодавцем як завгодно часто. У разі спору про звільнення працівників щодо скорочення штату доцільність зміни штатного розкладу судами не розглядається.

Зразок заповнення

Як скласти?

У штатному розкладі мають бути зазначені такі дані:

• Повне найменування організації, відповідно до установчих документів
• ОКПО організації
• Номер штатного розкладу (можна використовувати будь-який спосіб нумерації)
• Дата фактичного складання
• Потрібно вказати період дії штатного розкладу (зазвичай ця дата дорівнює 1 року)
• У правому верхньому куті ставиться гриф «Затверджено» та зазначаються реквізити наказу про затвердження та введення в дію штатного розкладу
• Найменування посади працівника відповідно до ЕКСД
• Кількість працівників з кожної посади
• Розміри тарифних ставок (окладів) працівників
• Постійні надбавки та доплати
• Якщо на підприємстві змінюється перелік посад, кількість працівників, оклади та премії, то до штатного розпису мають бути обов'язково внесені ці зміни

Якщо цього не робити, то можуть виникнути проблеми з органами, що перевіряють.

Наказ про затвердження

Штатний розпис має бути затверджений керівниками всіх структурних підрозділів чи окремими працівниками керівних посад. Після цього штатний розклад направляється на розгляд до головного бухгалтера та керівника кадрової служби. Після затвердження штатного розкладу бухгалтером та керівником кадрової служби видається наказ керівника про затвердження нового розкладу. Коли наказ видано, у штатному розкладі проставляється дата та номер.

Хто є відповідальним?

Зазвичай штатний розпис складається працівник кадрової служби чи бухгалтер. Але його складання можна доручити будь-якому працівнику підприємства. Штатний розклад не є локально-нормативним актом організації, тому роботодавець не зобов'язаний знайомити з ним працівників.

Наказ про внесення змін

Наказ про внесення змін оформляється у вільній формі та в ньому мають бути зазначені такі реквізити:

• Назва організації
• Тип документа
• Дата та номер реєстрації
• Гриф із написом "Затверджено"
• Візи керівників
• Наказ узгоджується з головним бухгалтером та керівником

Зміна у зв'язку з винятком посад

Виключити посаду зі штатного розкладу можна лише при скороченні персоналу. Для цього видається наказ про внесення змін, видаляється посада та затверджується новий штатний розпис.

Виключити певну посаду можна лише за умови виникнення певних умов, таких як:

• Криза
• Зміна умов праці та інше

При скороченні персоналу працівник, що звільняється, попереджається за два місяці до скорочення.

Порядок дій при скороченні персоналу та зміні штатного розкладу:

• Упорядкування наказу (у ньому вказуються причина його видання, прописується найменування посади, яка виключається)
• Документ засвідчується
• Здійснюються зміни у чинному штатному розкладі без видалення кодів посад та структурних підрозділів
• Складається наказ про заходи щодо скорочення персоналу. Наказ засвідчується і співробітники, що скорочуються, з ним ознайомлюються.

Для того, щоб ввести нову посаду до штатного розкладу необхідно:

• Скласти наказ про внесення змін до розкладу
• Внести зміни до штатного розкладу
• Скласти посадову інструкцію на нового працівника

Термін зберігання штатного розкладу

Штатний розпис має зберігатися для підприємства три роки, починаючи з року, коли становище втратило чинність.

Штрафи за неправильно складений штатний розпис

Відповідно до ст. 5.27 КпАП РФ посадова особа може бути оштрафована на суму від 2000 до 5000 рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльністьбез освіти юридичного лиця, - Від 2 000 до 5 000 рублів; на юридичних - від 50 000 до 80 000 рублів.

За матеріалами: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Штатний розклад, або скорочено ШР, — це локальний нормативний акт, який визначає структуру підприємства, його кадровий склад та чисельність. Розробляється, як правило, на підставі уніфікованої форми Т-3 (зразок заповнення ми наводимо у цій статті). У штатному розкладі, крім найменування професій та посад, зазначається розмір заробітної плати за кожною з них.

Завантажити штатний розклад на 2019 рік ви зможете нижче, а зараз поговоримо, що він є.

Як уже сказано, форма штатного розкладу (2019) може бути затверджена за стандартною уніфікованою формою, але це не означає, що роботодавець обмежений цією формою. Керівник підприємства може розробити власну форму та зразок, зрозумілі та зручні саме йому. Якщо не хоче займатися розробкою сам, може доручити це відповідальній особі, наприклад бухгалтеру.

Зразок штатного розкладу на 2019 рік

Зверніть увагу, у документі, що розглядається, в обов'язковому порядку повинні бути:

• найменування підрозділу;
• найменування посад;
• кількість штатних одиниць;
• розмір окладу;
• надбавки, якщо передбачено положенням про оплату праці.

Приховувати якісь відомості в ШР не можна. Якщо одиниця є, вона обов'язково вказується у формі. Зразок заповнення штатного розкладу на 2019 рік ви зможете побачити нижче.

Для чого потрібен штатний розпис в організації

Цей локальний нормативний акт необхідний у зв'язку з тим, що він:

• дає можливість наочно порівнювати підрозділи за чисельністю працюючих, їх кваліфікації, рівнем оплати їхньої праці;
• використовується в оцінці ефективності існуючої структури підприємства;
• корисний для аналізу трудового завантаження співробітників, оцінки обсягу виконуваних ними робіт, уточнення та зміни посадових інструкцій;
• необхідний при взаємодії з органами, що перевіряють. Його зазвичай вимагають надати трудові та податкові інспекціїпри перевірках: відсутність може бути розглянута як порушення законодавства про працю та охорону праці, що тягне за собою накладення штрафу, який, відповідно, становить 1000-5000 рублів - з посадової особиі від 30 000 до 50 000 рублів - з організації;
• потрібно для обґрунтування звільнення працівників зі скорочення штату у разі розгляду справи у суді. Без нього роботодавцю складно довести виправданість звільнення та відсутність доступних вакансій для співробітників, що скорочуються (зобов'язує роботодавця надавати скороченому працівникові відповідну йому вакантну посаду на підприємстві за наявності такої).

Зразок штатного розкладу на 2019 рік: оформляємо за всіма правилами

Крок 1. Заповнюємо шапку

Все стандартно: вказуємо повне найменування організації відповідно до статутних документів. На цьому етапі вказуємо і період, який складається цей документ. Період вказують або на рік, або просто пишуть, що він застосовується з такої дати, без термінового терміну.

Крок 2. Вказуємо штатні одиниці

Тут вносяться всі найменування професій та посад, які є у фірмі. Тут вони підлягають своєрідному обліку та компонування за підрозділами, якщо вони, звичайно, є. Зверніть увагу, що якщо за професією мається на увазі застосування професійного стандартуабо посада вказана у списку, який дає право на дострокове призначення пенсії, то в цьому документі найменування посади чи професії мають бути суворо ідентичними до профстандарту чи списку.

Крок 3. Прописуємо посадові оклади та надбавки

Вказуємо цифри. Зверніть увагу, що якщо у вас використовуються тільки оклади, як, наприклад, у даному зразку, розділи надбавки та компенсації не заповнюються. Нехай вас не бентежать порожні клітини, закон це дозволяє. Така система оплати праці.

Крок 4. Підписуємо

Зведені відомості, як правило, підписують дві особи: кадровик та бухгалтер. Але в невеликих компаніяхза двох зможе розписатися і один, наприклад, той самий бухгалтер.

Крок 5. Стверджуємо

Стверджує генеральний директорсвоїм наказом, що складається у вільній формі. Надалі всі зміни до ШР вносяться виключно наказами.

Коли складається та як внести зміни

Розклад складається та затверджується, як правило, при відкритті підприємства. Надалі корективи та зміни за необхідності встановити нові оклади або додати нові одиниці вносяться до нього новими наказами.

Зміни вносяться, як правило, у разі:

• перейменування структурних підрозділів чи посад,
• зміни окладу,
• при реорганізації підприємства,
• у разі скорочення чисельності чи штату працівників.

Різниця між останніми двома пунктами полягає в тому, що при скороченні чисельності виключаються окремі штатні одиниці (тобто відбувається реорганізація), а при скороченні штату окремі підрозділи. При цьому працівники, які заміщають посади, що скорочуються, підлягають звільненню відповідно до відповідних статей .

Вносяться зміни виключно тим самим способом, що й затверджувалися, тобто наказами. Як підстава може бути зазначена одна з таких причин:

• удосконалення організаційної структури підприємства;
• покращення роботи окремих структурних підрозділів;
• реорганізація підприємства;
• розширення чи скорочення компанії;
• зміна законодавства;
• оптимізація організаційних процесів;
• планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом;
• усунення дублювання функцій.

Усі працівники, яких торкнулися зміни, мають ознайомитися з наказом під підпис. Але перед цим роботодавець зобов'язаний зробити офіційне оголошення про майбутні зміни і повідомити своїх працівників про майбутні зміни не менш як за два місяці. Особливо це стосується ситуацій із звільненнями працівників, де кожна дія підлягає документальному підтвердженню.

Чи обов'язково використовувати зразок штатного розкладу

В даний час наявність цього документа обов'язково, згідно з , де воно згадується двічі: у статті 15 , що містить ухвалу трудових відносин, та у статті 57 , згідно з якою важливою умовоютрудового договору є трудова функція, а саме робота з посади відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності - із зазначенням кваліфікації, конкретний вид роботи, що доручається працівникові. Тому зразок, як правильно скласти штатний розклад 2019 року, стане вам у нагоді в роботі.

Штатний розклад – один із основних документів, покликаних вирішувати на підприємстві питання кадрового характеру. У ньому прописуються вакантні місця та їх кількість, тарифна ставка за тією чи іншою спеціальністю, можливі надбавки. Тільки за допомогою цього паперу власник чи директор підприємства може укладати трудові договоричи скорочувати співробітників.

Навіщо потрібний документ штатного розкладу?

Упорядкування цього документа є обов'язковим, оскільки він уберігає працівників від необгрунтованого звільнення (див. також – ), гарантує правильну оплату праці. Крім того, без розкладу не можна проводити скорочення згідно зі ст. 81 ТК РФ і приймати на роботу фахівців та робітників.

На підставі цього документа керівництво виносить такі постанови:

• Підписання заяви працювати;
• Зняття працівника з посади;
• суми виплат заробітної плати;
• Встановлення тарифної ставки того чи іншого працівника.

Керуючись тим самим документом відділ кадрів:

• Добирає необхідні трудові кадри;
• Готує необхідні документиу сфері кадрів;
• Аналізує якісний склад працівників;
• Вносить пропозиції щодо реорганізації кадрового складу;
• Готує необхідну документацію.

Відсутність штатного розкладу вважається порушенням КЗпП та карається штрафами

Виписки з кадрового документа можуть знадобитися податковій службі, інспекції з праці, різних фондів – пенсійної та соціального страхуванняі навіть Центру зайнятості.

Хто займається складанням?

Відповідальність за складання може накладатися різні відділи залежно від цього, яка структура підприємства. Так, складати його можуть:

• Фахівці з відділу кадрів;
• Бухгалтер або головний бухгалтер;
• Економіст;
• Керівник підприємства.

Документи для складання розкладу

При складанні розкладу необхідно спиратися на ряд нормативних документів, куди відносяться:

• Класифікатори професій;
• Трудовий кодекс РФ;
• Тарифна сітка, затверджена державою.

Крім того, при складанні паперу рекомендується брати за основу форму документації №Т-3. Правда, дана форма фіксації розкладу не обов'язкова для застосування і служить шаблоном або прикладом, на основі якого кожне підприємство може скласти свою форму для розробки розкладу. Варто зазначити, що у формі зафіксовано основні реквізити для заповнення.

Документ про кількість робітників та їх оклади складається самостійно підприємством та відображає всі відомості про співробітників, крім позаштатних.

Якщо встановлена ​​форма не влаштовує керівництво підприємства, її можна адаптувати під вимоги організації.

Що зазначається у документі?

У штатному розкладі зазначаються такі дані:

• Інформація про кадровий склад організації та оклад кожного працівника;
• Структура підприємства - відділи, філії, інші підрозділи;
• Посади відповідно до спеціальних класифікаторів, причому, включаючи вакантні посади та місця для інвалідів. Зазначена в документі посада фіксується у трудовій книжціприйому працювати;
• Обсяг одиниць штату кожної вакансії. У разі вакансії, яка передбачає роботу за сумісництвом, у відповідному рядку фіксується значення 0.5 або 0.75;
• Оклад кожної посади. При заповненні цього рядка слід пам'ятати про мінімальну заробітну плату. За допомогою цього документа фіксуються доплати – у відсотковому чи грошовому вигляді. Такі надбавки найчастіше надаються за стаж, вислугу, важкі чи небезпечні умови праці, престижність закладу.

Складаючи розклади на однакові посади з різним рівнем оплати праці, для кожної одиниці прописується професія та кваліфікація, тарифна ставка.

Кількість спеціалістів залежить від структури підприємства, встановленими раніше нормативами чисельності та обслуговування. При цьому обліковується обсяг роботи на підприємстві.

Пропонуємо приклад структури штатного розпису згідно з формою № Т-3.

У шапці штатного розкладу або на титульній сторінці вказуються такі дані:

• Назва організації - Повне найменування підприємства, за наявності скороченого варіанту воно вказується в дужках відразу за повним;
• Код ОКПО - Індифікаційний номер підприємства. Знайти його можна скориставшись «Загальноросійським класифікатором підприємств та організацій». Детальніше про код ОКПО;
• Номер документа – присвоюється порядковий номеррозклад;
• Дата складання – вказується число, місяць та рік, коли було складено документ;
• Затверджено . У цьому рядку також потрібні місця для номера та дати наказу. Заповнюються після затвердження розкладу;
• На період – у даному рядку зазначається дата набрання чинності розкладом та термін його закінчення;
• Штат (одиниць) – Загальна кількістьробочих місць, відображених у документі.

Основна частина документа є таблицею, в якій прописується:

• Найменування розділу - Відділів, філій, представництв. Зазвичай спочатку йдуть адміністративні відділи, далі – відділи та цехи;
• Код підрозділу - Номер у структурі організації. На невеликих підприємствах може заповнюватися;
• Посада та кваліфікація працівника . Для заповнення даного стовпця можна використовувати класифікатори професій ОК 016-94, класифікатор занять ОК 010-93, іншими класифікаційними довідниками;
• Кількість одиниць робочого штату ;
• Тарифна ставка, оклад ;
• Надбавки – встановлюються як законодавством, і самим роботодавцем. Фіксована сума чи відсоток;
• Усього - Вказується сума окладу з усіма надбавками. При цьому якщо всі виплати вказані в рублях, то вважається їх загальна сума. В іншому випадку ставиться прочерк, вказуються примітки та перераховуються нормативні актидля надбавок;
• Примітки - Внесення додаткової інформаціїта пояснень.

На основі внесених даних щодо окладу та надбавок, а також кількості штатних одиниць прораховується бюджет заробітної плати організації. Ця сума вказується на штатному розкладі. Внизу під готовим розкладом потрібні підписи керівників підприємства, відділу кадрів та бухгалтерії. Друк на готовому документі не ставиться.

Ця структура може бути використана при складанні штатного розкладу будь-якого підприємства.

Затвердження та терміни дії

Найчастіше новий розклад складається на початку року. Готовий документзатверджується керівником з допомогою наказу. Після цього до рядка «Затверджено» на готовому документі вносяться номер та дата наказу.

У зв'язку з тим, що штатний розклад безпосередньо пов'язаний з оплатою праці, вводити новий варіант найкраще на початку місяця.

Готовий документ видається у трьох примірниках. Один знаходиться у керівника підприємства, другий – у відділі кадрів, третій – у бухгалтерії.

Керівники структурних підрозділів отримують вилучення зі штатного розкладу.

Терміни дії документа не нормовані. Найчастіше розклад складається на рік, але в деяких випадках він може діяти кілька років або змінитися через пару місяців у зв'язку з реорганізацією підприємства. Зазвичай керівництво підприємства саме встановлює терміни дії розкладу та вказує на самому документі.

Коригування документа

У деяких ситуаціях може виникнути потреба у чинному документі. Одними з найпоширеніших причин стають:

• Поява нових посад;
• Коригування окладу;
• Зміни у списку вакантних посадта посад за сумісництвом;
• Скорочення посадових одиниць;
• Перейменування підрозділів та посад.

Змінити чинний документ можна двома способами:

1. Скласти новий розклад;
2. Видати указ про внесення змін до вже готового документа.

Про зміни, які передбачають погіршення умов роботи для підприємства – , збільшення робочого дня й т.д., керівництво має сповістити працівників за 2 місяці до набрання чинності.

Відео: Як заповнити штатний розклад за допомогою 1С?

Один з найбільш простих способівскладання штатного розкладу – застосування для його складання різноманітних комп'ютерних програм. Одна з них – 1С. У даному відео-уроці представлена ​​інформація про те, як за допомогою програми скласти штатний розпис та правильно оформити його.

Штатний розпис - базовий документ, на основі якого здійснюється прийом на роботу, скорочення, а також розраховується підсумкова заробітна плата за місяць. За його складання відповідає будь-який уповноважений керівництвом працівник. Єдиних вимог до оформлення документа немає, але більшість підприємств використовують для його створення форму №Т-3.

"Відділ кадрів", 2008, N 1

Складаємо штатний розклад

Штатний розклад – важливий кадровий документ для будь-якої організації. Але питання: чи зобов'язані роботодавці, незалежно від організаційно-правової форми, мати штатний розклад, і якщо так, то як правильно його скласти і як до нього вносяться зміни?

Штатний розклад є первинним документомз обліку кадрів. Його уніфікована форма N Т-3 затверджено Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати". Відповідно до цієї Постанови уніфіковані форми з обліку кадрів повинні застосовувати юридичних осіб усіх організаційно-правових форм. Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, посад, спеціальностей, професій, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний фонд заробітної плати. Воно може складатися як у вигляді єдиного документадля організації загалом, так її окремих структурних підрозділів. Підписують штатний розпис керівник кадрової служби та головний бухгалтер, за потреби його можуть підписувати керівники структурних підрозділів. Штатний розпис затверджується наказом керівника організації або уповноваженої ним особи та є основним документом, що визначає організаційну структуру та закріплює посадовий та чисельний склад організації.

Що ми розуміємо під штатним розкладом

Існує безліч різних визначеньпоняття " штатний розклад " , у тому числі випливає, що це організаційно-розпорядчий документ, у якому відбито структура організації. Він містить перелік посад із зазначенням їх кількості та розмірів посадових окладів. Також у штатному розкладі відображається розмір надбавок та доплат, що існують у цій організації, стосовно конкретних посад.

Часто керівники різних організацій не знають, хто саме має складати штатний розпис та вносити до нього зміни. У великих організаціях, де чисельність персоналу перевищує 500 осіб, є або служба персоналу, або відділ кадрів, які займаються питаннями кадрового діловодства. А ось у малих підприємствах чи у індивідуальних підприємцівбез утворення юридичної особи, чисельність співробітників яких не перевищує 50 осіб, складанням штатного розкладу можуть займатися і співробітники бухгалтерії, і керівник або підприємець. У організаціях з чисельністю персоналу від 100 осіб керівник покладає функції кадрового діловодства або офіс-менеджера, або юрисконсульта. Нині такі організації вважають за краще прийняти працювати юриста з функціями кадрового працівника, цим " вбиваючи двох зайців " . Але у будь-якому разі процес формування штатного розкладу досить складний і складається з кількох етапів, тому потребує залучення не лише працівників кадрових служб, а й економістів.

Етапи складання штатного розкладу

Перш ніж братися за складання штатного розкладу, необхідно визначити організаційну структуру організації, тобто схематично відобразити структурні підрозділи, а також порядок їхньої підпорядкованості та зв'язків між собою. Потім переходимо до наступного етапу- складання штатного розкладу та приведення його у належний вигляд за уніфікованою формою N Т-3 "Штатний розклад". Заповнити її нескладно, але слід зважати на деякі моменти. Наприклад, найменування організації вказується в точній відповідності до того найменуванням, яке значиться в установчих документах. Якщо організація має повне, і скорочене найменування, допускається вживання будь-якого їх. Заповнення стовпчиків дати та номера документа скрути викличе навряд чи, але для великих організацій, де до штатного розкладу часто вносяться зміни, доцільно ввести окрему нумерацію для штатного розкладу.

Дата штатного розкладу не завжди збігається з часом початку його дії, тому в уніфікованій формі передбачено графу "Штатний розклад на період ______ з "___" ________ 20__ р.", тобто певна дата, з якою штатний розклад набирає чинності.

Також в уніфікованій формі в окремій графі проставляються дата та номер наказу керівника про затвердження штатного розкладу. Зверніть увагу: штатний розпис може бути затверджений один раз та діяти безстроково. У цьому випадку для роботи з документом слід враховувати всі зміни та доповнення, що вносяться розпорядженнями (наказами) керівника, що на практиці не завжди зручно. Через те, що жодних обмежень на кількість змін штатного розкладу для комерційних організацій не існує, краще вводити при кожній зміні новий штатний розклад.

Тепер розглянемо стовпчик "Структурний підрозділ". Комерційні організації, як правило, найменування структурних підрозділів визначають самостійно, керуючись загальноприйнятими поняттями та визначеннями (небажано називати структурні підрозділи малозрозумілими іноземними словами). Але існують організації, в яких від найменування структурного підрозділу, зазначеного у штатному розкладі, залежить низка пільг, що надаються працівникам (наприклад, медичні та навчальні заклади, підприємства, до складу яких входять виробництва з шкідливими умовамипраці). І тут правильне відбиток у штатному розкладі найменувань структурних підрозділів дуже важливо. Для полегшення роботи у позначенні структурних підрозділів існують галузеві класифікатори шкідливих виробництвабо номенклатури найменувань структурних підрозділів, а також тарифно-кваліфікаційні довідники, загальноросійські класифікатори, Список виробництв, цехів, професій та посад, затверджений Постановою Держкомпраці СРСР та Президії ВЦРПС від 25.10.1974 N 298/П-22, за віком (за старістю) на пільгових умовах.

Як правило, спочатку вказуються структурні підрозділи адміністрації (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів та ін.), потім виробничі підрозділи і в кінці обслуговуючі та допоміжні підрозділи(Відділ постачання, ремонтні служби та ін.).

Графа N 3 "Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації" заповнюється у суворій відповідності з тарифно-кваліфікаційними довідниками та Загальноросійським класифікатором посад службовців та професій робітників. При визначенні найменувань посад, що включаються до штатного розкладу організації, слід керуватися Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів ОК 016-94, затвердженим Постановою Держстандарту Росії від 26.12.1994 N 367. згідно з Кваліфікаційним довідникомпосад керівників, фахівців та інших службовців (утв. Постановою Мінпраці України від 21.08.1998 N 37).

Послідовність заповнення цієї графи за кожним структурним підрозділом є індивідуальною з урахуванням специфіки конкретної організації. Зазвичай спочатку розташовуються посади керівника структурного підрозділу, його заступників, провідних і головних фахівців, потім виконавців. Якщо у складі структурного підрозділу є як інженерно-технічний персонал, і робітники, необхідно виділити спочатку ІТП, потім робочих.

Можуть виникати питання щодо порядку заповнення графи 4 "Кількість штатних одиниць". Кількість штатних одиниць організацій, що фінансуються з федерального чи регіонального бюджету, визначається вищими організаціями. Кількість штатних одиниць комерційного підприємства визначається його потребами у тих чи інших видах робіт, ступенем терміновості їх виконання та економічною доцільністю. Якщо організацією передбачається зміст неповної штатної одиниці, при заповненні графи 4 кількість неповних штатних одиниць зазначається у відповідних частках, наприклад 0,25 (Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затверджені Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 N 1).

Як встановити оклад (тарифну ставку)?

Відповідно до ст. 129 ТК РФ під окладом (тарифною ставкою) розуміється фіксований розмір оплати праці працівника виконання норми праці (трудових обов'язків) певної складності (кваліфікації) за одиницю часу.

Тарифні ставки - це інструмент тарифікації оплати праці працівника у бюджетних організаціях відповідно до Єдиної тарифної сітки. Але слід звернути увагу, що Уряд РФ видав Постанову від 22.09.2007 N 605 "Про затвердження Положення про встановлення систем оплати праці працівників федеральних державних установта цивільного персоналу", в якому визначило основи переходу на нові системи оплати праці та наділило бюджетні установи повноваженнями самостійно встановлювати оклади, компенсаційні та інші виплати. Комерційні організації встановлюють розмір окладів самостійно виходячи зі своїх фінансових можливостей. Тут необхідно зазначити, що розмір окладу чи тарифної ставки відповідно до ст. 133 ТК РФ не може бути нижчим за законодавчо встановлений мінімальний розмір оплати праці.

В уніфікованій формі N Т-3 є кілька граф (N N 6, 7, 8), об'єднаних загальною назвою "Надбавка". У чинному Трудовому кодексі немає чіткого визначення поняття "надбавка".

Основне, що необхідно враховувати при формуванні штатного розкладу, - це дві основні форми виплати надбавок: 1) процентна - встановлюється у відсотках від посадового окладу, та у разі зміни розміру окладу (ставки) автоматично змінюється розмір надбавки; 2) у вигляді фіксованої суми - може залишатися постійною навіть за зміни окладу (ставки).

Якщо роботодавець не має можливості заповнити дані графи в рублях, наприклад, у зв'язку з тим, що надбавки встановлені працівникові у відсотках чи коефіцієнтах, у відповідних графах допускається вказувати відсотки (коефіцієнти). У разі зміни розміру останніх можна поставити у відповідних графах прочерки, а у графі 10 "Примітка" зробити посилання на документ, який регулює цю зміну. Наприклад, відсоткова надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється залежно від тривалості "північного" стажу. Тому при заповненні штатного розпису у графах "Доплати" можна поставити прочерки (за відсутності інших надбавок), а у графі 10 зробити посилання на відповідний нормативний правовий акт, яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі відсоткових надбавок до заробітної плати. Інші стимулюючі виплати, крім надбавок у штатному розкладі, не показуються, тобто немає необхідності відображати в уніфікованій формі N Т-3, наприклад, премії.

Одне з найпоширеніших питань - як зробити так, щоб працівники, які займають однакові посади, отримували б зарплату, що відповідає рівню їхньої кваліфікації, і при цьому дотримувалися б принципів рівності, визначених у Трудовому кодексі? Тут може бути кілька відповідей, але здебільшого проблема вирішується шляхом встановлення "стандартного" окладу для всіх співробітників, які працюють за цією посадою або професією, а оплата праці більш кваліфікованих працівників здійснюється шляхом встановлення персональних надбавок на певний період. У разі підтвердження працівником своєї кваліфікації наказом керівника надбавка встановлюється на наступний період.

Коли до штатного розкладу вносяться зміни?

Зміни до штатного розкладу вносяться при скороченні чисельності чи штату працівників. При скороченні чисельності виключаються окремі одиниці, а скорочення штату - окремі підрозділи. При цьому працівники, які заміщають посади, що скорочуються, або працюють за професійами, що скорочуються, підлягають звільненню за відповідними статтями Трудового кодексу. Якщо необхідно ввести нові посади або структурні підрозділи у зв'язку з організаційними заходами, штатний розпис також змінюється.

Як внести зміни до штатного розкладу?

Почнемо з того, що формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими і можуть змінюватись (Постанова Держкомстату України від 24.03.1999 N 20 "Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації"), але незмінними залишаються код, номер форми, найменування документа. Вилучення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.

Зміни, що вносяться, повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом компанії - наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженої ним особи.

Штатний розклад роботодавець може змінювати як завгодно часто. У разі спору про звільнення працівників зі скорочення штату доцільність зміни штатного розкладу судами не розглядається. Але якщо роботодавець не має штатного розкладу, він позбавляється можливості провести скорочення чисельності чи штату працівників. Точніше, документально підтвердити правомірність цих дій він у разі суперечки не зможе.

Наведемо приклади наказу про затвердження штатного розкладу та наказу про внесення змін до штатного розкладу.

│ Наказ N 01 │

│Про затвердження штатного розкладу │

│З метою визначення організаційної структури, посадового та чисельного│

│складу та затвердження щомісячного фонду заробітної плати ТОВ "Зірочка"│

│ НАКАЗУЮ: │

│2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного│

│бухгалтера А.І. Іванову. │

│ Петров │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Товариство з обмеженою відповідальністю "Зірочка" │

│ Наказ N 12 │

│Про внесення змін до штатного розкладу │

│З метою раціоналізації штатної структури посад ТОВ "Зірочка" │

│ НАКАЗУЮ: │

│Внести до штатного розкладу наступні зміни: │

│посада офіс-менеджера (підрозділ "Адміністрація"), у кількості│

│1 одиниці, оклад – 9000 руб. 00 коп. │

│(підрозділ "Транспортний відділ") у кількості 3 одиниць, оклад -│

│8000 руб. 00 коп. │

│ нового штатного розкладу не діє. │

│5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного│

│бухгалтера А.І. Іванову. │

│Додаток: штатний розклад на 1 аркуші. │

│ Петров │

│Генеральний директор ТОВ "Зірочка" ------ А.А. Петров │

│З наказом ознайомлені: Іванова │

│головний бухгалтер ------- А.І. Іванова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

У багатьох організаціях поширене складання штатного списку – розстановки. Цей документ дуже зручний для фахівця, який займається кадрами. Штатний список дозволяє швидко визначити кількість вакантних та зайнятих місць в організації, а також розміри та види надбавок. Для створення такого документа не потрібно "вигадувати велосипед". Можна взяти форму штатного розкладу, додавши до неї стовпець "ПІБ співробітника". Таким чином, буде видно, у якому відділі працює конкретний співробітник, яку посаду обіймає, які надбавки йому належать.

Експерт журналу

"Відділ кадрів"

Підписано до друку