Визначення вихідного дня в табелі. Відпустка без збереження зарплати у табелі: загальні правила. Як у табелі відзначити відпустку без збереження заробітної плати
Роботодавець зобов'язаний вести облік приходів та відходів найманих осіб, крім цього, він повинен ставити відмітки про причини їх відсутності. Кожна з них має своє умовне позначення, яке дозволяє у скороченому вигляді проставляти інформацію у відповідні осередки.
Заповнений табель обліку робочого часу є підставою для нарахування з/п або інших виплат, тому його ведення має бути коректним та відповідати встановленим нормам.
Облік робочого дня обов'язковий, це правило прописано у статті 91 ТК РФ. Обов'язок ведення обліку покладається на роботодавця. Робочий час підраховується у тому, щоб визначити чи вироблена працівником норма. У разі переробки він має отримати грошову компенсацію або відгул, а при недоробці не зможе розраховувати на отримання встановленої заробітної платив повному обсязі.
Враховуються робочі години декількома основними способами:
- Поденно.
- Тиждень.
- Підсумовано.
Поденный облік провадиться у тому випадку, якщо наймана особа має суворо встановлений графік, працює на повну ставку і виходить на роботу у зазначений годинник, маючи при цьому однакову тривалість зміни. Тижня вважають час у тому випадку, якщо людина працює на умови неповної зайнятості та має ковзний графік роботи. Умовою такого підрахунку є однакова кількість робочих годин на тиждень. Підсумований підрахунок дозволяє застосовувати той і інший метод одночасно в залежності від необхідності та враховувати годинник, відпрацьований вроздріб.
Табель обліку робочого часу
Для систематизування обліку у організаціях ведуться спеціальні табелі. Вони призначаються відображення фактичної ситуації наявності чи відсутності найманих осіб. Табель обліку робочого часу – це порожній бланк, в який щодня вноситься інформація про відпрацьований годинник, вихідні, свята, відпустки, лікарняні та інші моменти, на кожного працівника окремо.
У Росії її ТК встановлено, що людина має працювати 40 годин на тиждень за умови, що він працює п'ять днів щотижня або 36 годин за шестиденний день. Ці норми повинні виконуватися неухильно, хоча у наймачів і не завжди є можливість виконувати норму понеділка, але в сукупності за місяць чи квартал має виходити потрібна кількістьгодин.
Табель дозволяє вирішити низку питань:
- Контролювати трудову дисципліну.
- Нормувати тривалість трудового тижня.
- Підраховувати загальну тривалість понаднормових робітта своєчасно, а головне, у повному обсязі компенсувати їх.
- Враховувати вихід у вихідні та свята.
Кожен з фінансових показниківвважається за окремими формулами та схемами, тому і вимагає різних позначок у бланку.
Основне призначення документа
Табель обліку робочого часу - багатофункціональний документ при всій простоті самого бланка та способу його ведення.
Основне призначення паперу полягає в тому, щоб стежити за тим, щоб встановлена кількість годин за законом та графіком була працівником відпрацьована. Однак, крім цієї важливої мети, документ виконує інші функції.
Табель має таке додаткове призначення:
- Дозволяє отримувати та обробляти дані про те, скільки годин окремим співробітником було відпрацьовано.
- Дає можливість підраховувати, скільки фактичного часу було витрачено на роботу, вихідні, простої, непрацездатність, відпускні періоди та інше.
- Дозволяє контролювати дотримання встановлених трудових режимів.
- Допускає реєстрацію прогулів без причини та з вини наймача.
- Надає можливість зручно підрахувати винагороду, що належить за відпрацьований час.
Крім всіх вищезгаданих функцій, цей документ дає можливість не лише з ходу оцінити трудову ситуацію, а й скласти статистичні звіти з праці.
Загальні правила ведення
Заповнений табель обліку робочого часу, на перший погляд, не викликає жодних питань, проте при внесенні до нього відомостей, що первинно у заповнювача можуть виникнути проблеми. Документ вимагає врахування багатьох нюансів.
Почнемо з того, що кожному працівнику слід обов'язково надавати табельні номери. Цей номер присвоюється не тільки самій людині, а й тому робочому місцю, яке він займає. Тобто якщо співробітник працює на основному місці роботи і принагідно поєднує іншу посаду, то він повинен бути оформлений як сумісник і отримати ще один табельний номер. Це дозволить враховувати його двічі у бланку та нараховувати йому зарплату за дві посади, а не за одну.
Відмітки про неявки первинно ставляться виключно за наявною інформацією, але потім зазначені дані мають бути підтверджені документально. Якщо документ-підтвердження відсутня, то дані виправляються фактично наявні.
При звільненні співробітник виключається із числа врахованих наступного після розірвання договору місяць. При прийомі на роботу нової людини вона має бути включена до бланку в тому місяці, в якому фактично почала виконувати свої трудові функції.
Уніфіковані форми
Держкомстатом було розроблено уніфіковані бланки, які дозволяють легко та швидко вносити відомості про відпрацьований час. Таких форм лише дві:
- Т-12.
- Т-13.
Вони мають різне призначення, хоча інформативності ідентичні. Уніфікована форма Т-12 дозволяє заповнювати сам бланк вручну. Для цього документ просто роздруковується або купується, а потім заповнюється щомісячно. Форма т-13 розроблена та впроваджена для спеціального електронного обліку. Вона має на увазі наявність автоматизованих прохідних, які зчитують відомості про вхідні та вихідні та проставляють час і дати таких відвідувань. Додатково до програми вносяться відомості про відсутність.
Подані уніфіковані форми підходять далеко не для всіх роботодавців. Вони дозволяють враховувати робочий годинник у тих організаціях, які мають погодинну оплату праці. Якщо має місце відрядна система нарахування заробітку, слід розробляти власні бланки. При їх розробці орієнтуватися можна на вже наявні зразки, які доповнюються за потребою іншими графами та осередками.
Правила заповнення
Заповнення документа провадиться з урахуванням особливих правил. Бланк завжди ведеться в одному екземплярі, а дані вносяться фактично в дату.
Розглянемо поетапне внесення інформації до бланку:
- Назва організації.
- Структурне підрозділ, якщо у компанії ведеться більше бланка одночасно.
- Номер документа. Нумерація починається на початку календарного року і обнулюється після закінчення.
- Дата складання – останній день звітного періоду.
- Місяць обліку.
- Порядковий номер рядка.
- ПІБ працівника у розгорнутому вигляді.
- Табельний номер.
- У 4, 5, 6, та 7 графах повинні відзначатися фактичні явки та неявки.
- У 8-й графі проставляється кількість відпрацьованих днів.
- Далі йде розбивка щогодини – скільки всього відпрацьовано, з них нічних, понаднормових, вихідних та святкових.
- 14-та графа вказує Загальна кількістьнеявок за звітний період.
Табель підписується спочатку відповідальною особою, яка його становила, потім начальником структурного підрозділу, підсумковим є підпис керівника відділу кадрів.
Позначення в табелі
Найбільша кількість помилок під час табеля фіксується при заповненні граф про відпрацьований час.
Пов'язано це з тим, що багато хто плутається який саме код поставити в тому чи іншому випадку, хоча сам бланк і містить інформацію про абревіатури, що найбільш зустрічаються. Крім загальноприйнятих значень, дозволяється запроваджувати і свої особисті умовні позначення, головне застосовувати їх системно та за підсумком не заплутатися з урахуванням.
Фактично відпрацьований годинник відображається в табелі наступним чином (літерний код/цифровий код):
- Денний час – Я/01.
- Нічні зміни – Н/02.
- У дні календарних вихідних та офіційних свят – РП/03.
- Понаднормово відпрацьований час – С/04.
- Вахта – ВМ/05.
- Дні відрядження – К/06.
Наведені таблиці умовних позначень наводять два значення для кожного випадку цифровий та літерний. Який із них використовувати вирішує сам роботодавець.
Відпустка
Позначення відпустки у табелі передбачає використання спеціальних кодів, які змінюються залежно від виду оформленого відпочинку.
Ось як у табелі прописується відпустка:
- Щорічно надається черговий відпочинок - ОТ/09.
- Додаткові періоди відпусток – ОД/10.
- Допопуск, виділений на навчання із збереженням середньої заробітної плати – У/11.
- Додаткові дні для навчання неоплачувані – УД/13.
- Декретна відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами – Р/14.
- Декретний догляд за новонародженим – ОЖ/15.
- Адміністративний відпочинок за погодженням з наймачем – ДО/16.
- Дні без збереження зарплати, які надаються згідно із законом – ОЗ/17.
- Щорічний довідпустка, яка видається без оплати – ДБ/18.
Різноманітність відпускних відрізків має правильно позначатися у бланку, адже кожен із них оплачується по-різному.
Прогул
Прогулювати роботу не можна, така дія тягне за собою негативні наслідкиу вигляді догани чи навіть звільнення. Однак це не скасовує саму можливість такого явища. Прогул у табелі слід зазначити так – ПР/24.
Але існують й інші невиходи, які хоч і не є вихідними чи відпусткою, проте не означають самовільної відсутності. Вони повинні вказуватися так:
- Вимушені прогули через визнання звільнення або переведення на інше робоче місценезаконними – ПВ/22.
- Відсутність на роботі через виконання державних обов'язків – Г/23.
- Усунення праці з виплатою допомоги – ПЗ/34.
- Недопущення на роботу без оплати – НБ/35.
- Призупинення виконання своїх обов'язків через затримку зарплати – НЗ/36.
- Страйк – ЗБ/29.
Прогул може ставитися в табель, тільки якщо є докази цього факту, зазвичай це робиться після того, як підписано комісійний акт або дана пояснювальна прогульником. А до з'ясування обставин слід тимчасово і проставити ПН або 30, що означає невиявлену причину відсутності.
Лікарняний
Лікарняний у табелі проставляється спершу авансом. Зазвичай, коли працівник занедужує, він повідомляє про це роботодавця, хоча законодавчо така норма і не встановлена, але практикується у переважній кількості випадків. Наймач знаючи, що працівник хворіє, ставить літеру Б або цифру 19. Такий код означає, що час непрацездатності є підтвердженим бюлетенем і буде оплачено. Посвідчити цей факт можна лише після передачі аркуша непрацездатності до бухгалтерії. Надати лікарняний можна тільки після його закриття, тому, хоч би скільки хворіла людина, всі ці дні ставиться Б або 19.
При виході людини з лікарняного вона подає бюлетень і після того, як вона перевірена на справжність, шифр або підтверджується, або проставляється інший код. Якщо бюлетень був фальшивим, ставиться прогул. Але може бути таке, що бланк справжній, але оплаті не підлягає. Так буває, якщо пацієнт мав порушення лікарняного режиму та отримав відповідні позначки. І тут ставиться Т чи 20, а оплата не нараховується.
Хто відповідальний за ведення обліку
Відповідальність за табелирование може покладатися різних працівників, усе залежить від кількості найманих осіб, які працюють у організації. На великих підприємствах спостерігаються такі структури ответственности:
- Кожен підрозділ має свого призначеного спеціаліста, який веде облік упродовж звітного періоду.
- Всі табелі стікаються до однієї відповідальної особи, яка перевіряє відомості та правильність заповнення. Це може бути кадровик, економіст, інженер-обліковець.
- Перевірені дані передаються до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.
У організаціях малого формату табелювання ведеться одночасно кадровим службовцем, секретарем і навіть бухгалтером.
Відповідальність за відсутність обліку
Обов'язки щодо ведення спеціалізованого табелованого обліку накладаються офіційно з прописанням їх у посадової інструкціїчи навіть у трудовому контракті.
Відповідати за неправильне введення інформації або навіть повну їх відсутність буде відповідальний працівник. Законодавчі норми передбачають адміністративні покарання.
При класифікації виявленої провини як порушення закону про працю та охорону праці КоАП у статті 5.27 передбачає штраф:
- Від однієї до п'яти тисяч карбованців винним посадовцям.
- Така сама сума штрафу чи зупинення діяльності терміном до 90 днів індивідуальним підприємцям.
- Від тридцяти до п'ятдесяти тисяч юридичних осіб.
Первинно виявлене порушення може спричинити лише попередження, але повторне вже загрожує зазначеними штрафами.
Зразки документів
Вам це буде цікаво
Федеральний закон №402-ФЗ від 06.12.2011 у статті 9 передбачає для комерційних підприємств вільний вибірформ первинної документації, починаючи з 2014 року. Для фіксації дій службовців робочому місці використовуються форми Т-12 і Т-13 (утв. Постановою Держкомстату РФ № 1 від 05.01.2004).
Згідно зі статтею 91 Трудового кодексу РФ (ч. 3 ст. 91), бюджетна організація зобов'язана фіксувати тривалість праці співробітників на робочому місці. Для цього розроблено обов'язкову форму (код за ОКУД 0504421), на підставі якої відбувається нарахування заробітної плати. При заповненні потрібно використовувати умовні позначення у 2019 році.
Що позначають скорочення
Код у документі щодо фіксації тривалості праці співробітників на робочому місці необхідний для коректного заповнення регістру. Для цього прийнято літерні позначенняу табелі обліку робочого часу, вони вказані у статті, що містить методичні рекомендаціїдо Наказу Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52н. Наприклад, позначення в табелі обліку робочого часу Т-13 для прогулу - "П". А літери "ДО" - це відпустка без збереження заробітної плати. Усі умовні позначення табеля ми зібрали у таблиці.
| Коди у табелі обліку робочого часу Т-13 з 2019 року | Розшифровка |
|---|---|
| А | Неявки з дозволу адміністрації |
| Б | Тимчасова непрацездатність, непрацездатність у зв'язку з вагітністю та пологами |
| У | Вихідні та неробочі святкові дні |
| Г | Виконання державних обов'язків |
| До | Службові відрядження |
| Н | Робота у нічний час |
| Про | Чергові та додаткові відпустки |
| ОВ | Додаткові вихідні оплачувані дні |
| ДО | ВІД власним коштом |
| Р | Р у табелі (розшифрування) — відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами |
| ОЖ | ГО в табелі (розшифрування) — відпустка для догляду за дитиною |
| П | Прогул |
| З | Годинник понаднормової роботи |
| ПН | Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин) |
| ВУ | Вихідні з навчання |
| ОУ | Навчальна додаткова відпустка |
| ПК | Підвищення кваліфікації з відривом від виробництва |
| ДТ | Заміщення у 1-3 класах |
| ЗП | Заміщення у групах продовженого дня |
| ЗС | Заміщення у 4-11 класах |
| РП | Робота у вихідні та неробочі святкові дні |
| Ф | Фактично відпрацьований годинник |
| ЛЧ | Код для вказівки годин скорочення праці працівникам |
Чи можна використовувати свої скорочення та розшифровки
Багато фахівців цікавляться, чи можна додати свої коди для табеля обліку робочого часу 2019. При необхідності підприємство має право самостійно доповнити прийняті скорочення (згідно зі статтею Наказу Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52н).
Наприклад, для позначення відпускного періоду має бути проставлений код «О» — чергові та додаткові відпустки або «ОР» — для догляду за дитиною. Для зручності та розмежування видів відпусток фахівці вводять у позначення «ДО», що означає відпустку власним коштом, в табелі обліку робочого часу позначення досить часто використовується. Або «КР» – перерва на годування дитини.
При введенні додаткових значень необхідно видати наказ про затвердження позначень, закріпивши таким чином нові коди та їх розшифрування рухів службовців на робочому місці у локальних нормативних документах.
Заповнюємо документ із використанням кодів
У бюджетних організаціях застосовується лише уніфікована форма, затверджена у статті Наказу Мінфіну РФ від 30.03.2015 № 52Н. Заповнюється форма 0504424 двома способами:
- Методом суцільної реєстрації явок та неявок — зазначається кожен трудовий та вихідний день у звітному місяці. Проставляється код та кількість відпрацьованих на місці годинника.
- Методом фіксації відхилень заносяться тільки відхилення від встановленого режиму. Зазначаються неявки, понаднормові, запізнення, відпустки тощо. Форма 0504424 передбачає при заповненні лише літерний код.
Вибір методології складання форми визначається кадрової та організації. Розшифровку кодів, а також спосіб заповнення документа необхідно закріпити в локально-нормативних положеннях установи.
Заповнена форма 0504421, крім даних про фактично відпрацьований на місці годинник, передбачає лише буквені коди (Наказ Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52н).
Необхідно пам'ятати основні правила заповнення документа:
- Форма 0504424 відкривається щомісяця, за 2-3 дні на початок розрахункового періоду.
- Зміна облікового складу (прізвище, посада, режим роботи) вносяться у форму виходячи з наказів з особового складу.
- У формі 0504424 у верхній половині рядка реєструються відхилення від використання робочого часу. Фіксується годинник, у нижній половині клітини — умовні коди відхилень.
- Якщо працівник за один робочий день має два види відхилень, то запис вноситься через дріб, де чисельник дробу — код, а знаменник — години роботи. Наприклад, код Н/2 означає, що працівник відпрацював уночі 2 години. У разі більш ніж двох відхилень, необхідно ввести додатковий рядок на цього співробітника та відобразити відхилення в документі.
- Якщо у формі 0504424 внесені помилкові дані, то оформляється документ, що коректує. Він створюється з урахуванням усіх змін, строків та у порядку, затвердженому установою.
- У рядку "Вид" вказується: при первинному заповненні - цифровий код "0", при коригуванні, починаючи з одиниці, проставляється код "1", "2" і т.д.
Хто має вести
Документ заповнює відповідальну особу, призначену наказом або по всій організації, або за окремими підрозділами (кафедрами, відділами, факультетами тощо), залежно від структури та кадрової політики.
На підприємстві все підлягає обліку. У тому числі й робочий час. Саме воно призначене для виконання завдань, які є сенсом існування організації. Трудове законодавство зобов'язує кожного підприємця вести чіткий облік робочого дня. Про те, як це здійснюється на практиці, йдеться нижче.
Необхідність у веденні табеля
Облік відпрацьованого кожним співробітником часу забезпечує:
- контроль трудової діяльності;
- дотримання підлеглими дисципліни;
- правильність нарахування заробітку;
- оперативну інформацію у тому, які ресурси є в керівника на конкретний час.
Для того, щоб спростити виконання перерахованих запитів, у практику впроваджено стандартна формадокумента, яку називають табелем обліку робочого дня (ТУРВ).
Літерний та цифровий код у табелі. Основні позначення
Для зручності обліку всіх можливих ситуаційз використанням робочого часу працівниками застосовуються коди, розроблені та затверджені Держкомстатом . Вони надані всім видам витрат. Підприємство вправі зашифровувати різновиди використання робочого дня на вибір:
- літерами;
- цифрами.
Умовні позначенняне треба пам'ятати напам'ять. Усі вони утримуються безпосередньо на бланку ТУРВ. Необхідно лише проставляти відповідні коди у кожній клітинці навпроти прізвища окремих співробітників уважно.
Список шифрів чималий, але практично всі вони одночасно не використовуються. Деякі позначення можна застосовувати лише на підприємствах з певною специфікою роботи.
Найбільше в ході позначення ТУРВ, які стосуються безпосередньої праці працівників на своєму робочому місці:
| Тривалість роботи | Зашифроване позначення | |
| літери | цифри | |
| - в денний час | Я | 01 |
| - у нічний час | Н | 02 |
| – у вихідні та неробочі святкові дні | РП | 03 |
| - понаднормової | З | 04 |
| – вахтовим методом | ВМ | 05 |
Працю вдень закодували буквою Я, що можна розшифрувати як явочний час. Інші позначення містять у собі початкові літери різновидів роботи. Щодо цифр – то вони просто проставлені по порядку.
Важливо! Керівництву слід пам'ятати, що факт проведення роботи понаднормово та у дні, які офіційно є вихідними, необхідно узаконити відповідним наказом.
Розшифровка позначень різновидів відпустки
У літерах та цифрах закодовані всі варіанти відпусток. Вони ховаються за цифрами від 09 до 17.
Розшифрувати позначення щорічних відпусток – основної та додаткової – найпростіше, оскільки вони позначені як ВІД (09) та ОД (10). Інші види відпусток мають такі коди:
| Вид відпустки | Зашифроване позначення | |
| літерами | цифрами | |
| Навчальний оплачуваний для тих, хто поєднує роботу та навчання. Логічно, що він позначається такою літерою (У). Він відноситься до додаткових відпусток |
У | 11 |
| Навчальний неоплачуваний – також додаткова відпустка. Щоб відрізнити його від попереднього, код окрім літери У вставлено Д | УД | 13 |
| За свій рахунок: | ||
| – отриманий за погодженням з наймачем | ДО | 16 |
| – наданий у передбачених законом випадках (недаремно код містить літеру З – від слова «закон») | ||
У ТУРВ також заносять інформацію про відпустку за:
- БІР Р або 14;
- догляду за крихіткою до виконання їй 3 років ОЖ або 15.
Важливо! Коли співробітник проходить навчання і продовжує працювати на умовах скороченого робочого дня, його робочий час відзначається в ТУРВ як УВ або 12.
Особливості використання в табелі коду ПН
Серед видів витрат часу значиться відсутність співробітника з нез'ясованих причин чи моменту визначення всіх обставин можливого прогулу. Вони позначені як ПН або 30. Код проставляють навпроти прізвище того співробітника, який не з'явився на роботу у встановлений час. При цьому особа, відповідальна за складання ТУРВ, не має жодних документів або усної достовірної інформації про причини відсутності.
Не варто одразу ж ставити у відповідну клітинку код ПР, який фіксує прогул. Розумніше дочекатися від відсутнього працівника переконливих пояснень чи документів, які доведуть, що причина неявки є поважною.
Якщо поспішити проставити прогул, то не виключено, що табель із неправильним кодом потрапить до рук бухгалтера, який нараховує зарплату. Згодом, коли причина відсутності співробітника виявиться поважною, доведеться виправляти вже дві помилки та вносити корективи до документації з первинним обліком.
Важливо! До з'ясування причин відсутності співробітника на роботі розумніше у ТУРВ позначити відповідний день нейтральним кодом ПН (30).
Можливі помилки заповнення ТУРВ
Крім звичайних описок у ТУРВ бувають помилки справді значні.
приклад.Співробітник підприємства у вихідний день відвідував нічний клубі потрапив до числа порушників порядку. В результаті його затримала поліція, і він утримувався під вартою кілька діб. Працівник бухгалтерії, відповідальний ведення ТУРВ, позначив дні відсутності співробітника як ПР – прогул.
У даному випадкудопущена важлива помилка. Прогул – відсутність без будь-якої причини, яку можна ідентифікувати як поважну (Ст. 81 п.6а ТК).
Тому коректніше запровадити додаткове позначення і записати, наприклад, код АА (38) – адміністративний арешт. Або позначити пропущені дні кодом НБ (35) – безоплатну відсутність із передбачених законодавством причин.
Нерідко при знаходженні співробітника на лікарняному, у відпустці по БІР, неоплачуваній відпустці, у табелі проставляються вихідні (В) замість правильних кодів – Б, Р та ДО. Це також є хибним.
Кілька запитань та відповідей
Запитання 1.У чому відмінність ф. №Т-12 від ф. Т-13?
Відповідь. Вибір застосування однієї форми залежить від способу контролю робочого часу. Коли на підприємстві явка працівників фіксується автоматичною системою, то зручніше використовувати ф. №Т-13. У решті організацій застосовують універсальну ф. Т-12. А ще в ній є Р.2, в який можна заносити розрахунки з праці працівників. Щодо букв табелів, то вони ідентичні в обох формах.
Запитання. 2.На підприємстві ТУРВ проводиться в електронній формі з використанням стандартних кодів. Чи потрібно додатково заповнювати паперову ф. № Т-13?
Відповідь. За такої організації обліку робочого часу співробітників необхідно просто завірити табель електронним цифровим підписом – і все.
Запитання до експерта
Як у ТУРВ правильно проставляти вихідні дні співробітнику, який до їхнього наступу і після перебуває у відрядженні?
Відповідь. У рішенні даного питанняЄ дві точки зору:
- Проставляти код, що означає вихідний день, тобто, або 26.
- Записувати До або 06, фіксуючи тим самим службове відрядження.
Єдиного підходу немає, нормативів, що виключає одне з позначень, немає. Тому можна застосовувати будь-який шифр, з тієї практики, яка прижилася на конкретному підприємстві.
Інспектор кадрового відділу Сізова Н.Л.
ТУРВ – важливий документ. Адже за його допомогою чітко фіксуються усі витрати робочого часу. Документ допомагає чітко стежити за дисципліною та коректно нараховувати зарплату. ТУРВ наочно демонструє керівнику, наскільки ефективно використовується праця кожного працівника. Для правильного заповнення документа є підказка з розшифровкою кодів.
Позначення в електронному та друкованому табелі обліку робочого часу ставляться за допомогою літер або цифрових кодів. Табель заповнюється залежно від цього, як ведеться облік у компанії. Нюанси фіксуються у внутрішніх нормативні акти. Проте є стандарт, якого необхідно дотримуватись усім великим підприємствам. Період часу, що діє один табель, – місяць.
Формат
У табелі фіксується фактично відпрацьований час кожного працівника. До нього можна занести запізнення, прогул, лікарняну, відпустку. Наприкінці кожного робочого місяця підбиваються підсумки. Такий формат ведення справи особливо зручний для тих компаній, де працює не один десяток співробітників, і стежити за всіма неможливо. Для внесення відомостей використовується бланк формату Т-12. Якщо організація комерційного типу, то неї може бути розроблений бланк в індивідуальному порядку. Документ регулюється законодавством України.
У разі, якщо документація ведеться в електронному вигляді, немає необхідності друкувати папери. Документи можуть перебувати лише на комп'ютері. Однак немає обмежень щодо того, щоб вести табель у друкованому вигляді, без електронної копії.
У табелі обліку робочого часу можуть використовуватися унікальні коди, які встановлені в конкретній організації, а не тільки стандартні умовні позначення. Великі компаніїза необхідності мають право вигадати свої позначення. Головне, щоб їх було зафіксовано.
У великих організаціяхчасто використовується метод суцільної реєстрації та відхилень від прийнятого в компанії робочого графіка у 2019 році.
- Зазначається явка чи неявка співробітника. Щодня робочого місяця заноситься в табель окремим рядком. Літерами або цифрами відзначається кількість відпрацьованих за день годин.
- Заносяться запізнення, прогули та відпрацьований понаднормовий годинник.
Важливо! Табель можна використовувати лише у тому випадку, якщо на підприємстві стандартний, постійний графік роботи. Якщо він регулярно змінюється, застосовувати такий метод не вдасться.
Заповнення
Якщо використовується стандартна форма Т-12, до неї вносяться такі відомості.
- До другої та третьої графи вносяться такі відомості про працівника, як ПІБ, займана в компанії посада та табельний номер, який присвоюється кожному окремо.
- Четверта графа призначена для того, щоб вносити туди символ – чи з'явився співробітник на роботу у певний день.
- У п'ятій графі вказується кількість відпрацьованих годинників за 2 тижні.
- У шостій графі вказується кількість відпрацьованих годинників за повний місяць.
Читайте також Правила оформлення скороченого робочого дня для вагітних
Для заповнення використовуються стандартизовані умовні цифірні або літерні позначення табеля обліку робочого часу. Компанія може використовувати свої унікальні коди, якщо необхідно фіксувати те, що не враховується в стандартних. Зазвичай організаціям вистачає наявних скорочень, оскільки їх багато. Розшифровка деяких із них представлена нижче.
- Якщо співробітник працює денну зміну і з'явився на роботу, до табеля заноситься буква «Я». Нічна зміна позначається як "Н". Також можуть використовуватись і цифрні позначення: денна зміна – 01, нічна – 02. Тривалість зміни вказується в іншому стовпці.
- Якщо співробітник вийшов на роботу у святкові та вихідні дні, до табеля заноситься позначка «РП» або 03. Вказується, скільки часу він провів на роботі.
- Якщо людина прогуляла роботу (для перепустки не було серйозних причин), то в табелі зазначається «ПР». Для такої позначки використовуються цифри – 24.
- У разі якщо людина не з'явилася на роботу, поки не з'ясовані причини її пропуску, ставиться позначка «ПН» або код 30.
- Вихідні відзначають як "В" або
- Основна відпустка у табелі відзначається «ВІД» або 09. Вказується, скільки часу відпустка триває.
- Якщо відпустку надано у зв'язку з вагітністю та пологами, ставиться позначка «Р» або 14. Відпустка для догляду за дитиною – «ОЖ» або 15.
- Деяким співробітникам доводиться брати відпустку, щоб складати сесії. Іноді у таких випадках зарплата не зберігається. Позначається це "УД" або 13.
У табель заносяться відрядження, поїздки з підвищення кваліфікації, вихідні та свята, понаднормовий годинник, тимчасова непрацездатність Кожен день у робочому місяці має бути відзначений.
Усі позначки вносить відповідальна людина. Якщо в табелі допущена помилка, необхідно закреслити неправильну інформацію, зверху написати правильну, поставити позначку, коли було виправлено, і залишити підпис.
Кожен структурний підрозділ повинен мати власний табель обліку робочого дня. У бухгалтерію документи передаються 1-го та 15-го числа кожного місяця, щоб зробити розрахунок співробітників виходячи з даних, що занесені до табеля. Виробляється рахунок усіх відпрацьованих годинників. За відмітками можна визначити, кому належить надбавка, якщо людина працювала понаднормово, у святкові або вихідні дні. Також по табелю визначається, хто відпрацював менше за належний час – прогулював або постійно запізнювався. Без урахування неможливо визначити, хто працює на совість, а хто постійно порушує графік.
З 2013 року облік робочого часу персоналу багатьма підприємствами ведеться із застосуванням власних бланків. Для розробки слід спиратися на уніфіковану форму.
Для складання табелів використовуються умовні символи. Обов'язкових позначень законом не передбачено. Наявне кодування має лише рекомендаційний характер і може змінюватися користувачами.
Оскільки правила заповнення табеля обліку робочого дня в деяких ситуаціях регулюється недостатньо чітко, кадровикам та бухгалтерам доводиться вирішувати питання їх відображення у регістрі самостійно.
Призначення документа
Трудовий кодекс РФ вимагає від усіх роботодавців ведення обліку часу, відпрацьованого його персоналом. Табелювання обов'язково як для підприємств, так і для індивідуальних підприємців. За його відсутність передбачено адміністративну відповідальність для самого підприємства та відповідальних осіб.
Табель – це документ, зміст відомості про відпрацьовані дні кожним співробітником, пропуски роботи з поважних та неповажних причин. Його можна вести різними способами. Інформація про перебування чи відсутність працівників фіксується щодня. Усі факти відсутності, неявок, запізнень обов'язково вносяться в табель.
Дані Табеля обліку робочого дня є підставою для розрахунку і нарахування заробітної плати всім співробітникам компанії.
З його допомогою контролюється:
- трудова дисципліна;
- нормативна тривалість робочого тижня;
- тривалість понаднормових робіт;
- працю у вихідні дні.
Трудовий кодекс встановлює п'ятиденний робочий тиждень з тривалістю 40 годин і шестиденний – з тривалістю 36 годин. Під час роботи ці норми можуть порушуватися. Головне правило – підсумкова сума годинника за звітний період, наприклад, квартал має відповідати необхідному розміру.
Табель є основним документом, який використовується трудовою інспекцією для перевірки. Крім того, на його основі формується статистична звітність щодо праці та кадрів для державних органів.
Хто відповідальний за наповнення
У кожній фірмі призначається спеціаліст, відповідальний за табелювання часу праці працівників. Організація обліку залежить від специфіки та масштабів діяльності підприємства, . На малих підприємствах, де вся робота ведеться у межах офісу, персонал табелює кадровий інспектор, бухгалтер чи інший уповноважений спеціаліст.
Відмінність форм Т-12 та Т-13
Спеціально для зручності обліку відпрацьованого персоналом часу Держкомстат розробив та затвердив уніфіковані форми документів: Т-12 та Т-13. Розрізняються вони між собою призначенням. Перший використовується для звичайного ручного обліку. Друга необхідна підприємствам із автоматичною системою. Як правило, встановлюються спеціальні турнікети, які самостійно контролюють явку працівників.
Форма №Т-12 універсальна. До неї включений додатковий розділ для відображення інформації про розрахунки для виплати заробітної плати. У разі ведення розрахунків окремо він не заповнюється.
Зразок заповнення форми Т-12:
Розшифровка умовних позначень у табелі обліку робочого часу у 2019 році
Насправді часто допускаються помилки під час складання документа. Зазвичай їх причиною стає неправильне розміщення умовних кодів. Позначення в табелі обліку робочого дня можуть застосовуватися як буквені, і цифрові. Якихось інструкцій щодо їх вибору немає. Тому кожна фірма самостійно вибирає вид шифрування залежно від зручності для неї.
Щоб уникнути подібних помилок, варто використовувати короткі рекомендаціїіз заповнення документа у 2019 році:
| Цифрові коди | Літерне позначення | Розшифровка | Рекомендації щодо застосування |
| 01 | Я | Робочі години | Для позначення денного та вечірнього годинника можна використовувати відомості пропускного пункту. Факт явки працівників має бути підтверджено керівником структурного підрозділу. |
| 02 | Н | Нічна робота | Проставляється з урахуванням відомостей служби пропуску чи охоронного пункту. Явку працювати підтверджує безпосередній керівник. |
| 03 | РВ | Святкові дні | |
| 04 | З | Понаднормова праця | Видається наказ на ім'я начальника щодо потреби у наднормативній роботі та його згоди з цим фактом. Документ підписується працівником та підтверджується службою пропуску. |
| 06 | До | Виїзди на відрядження | Видається наказ про потребу у відрядженні. Документ підписує спеціаліст, що виїжджає. У деяких випадках необхідне оформлення посвідчення та спеціального завдання для виконання службових справ. Після повернення готується звітність про виконану роботу. |
| 09 | ВІД | Щорічні основні відпустки | Кадровик видає наказ і знайомить із ним відпускника під розпис. |
| 10 | ОД | Додатковий оплачуваний відпочинок | Відпустка гарантована трудовим кодексом, локальними актамичи угодами. Із виданим наказом відпускник знайомиться під розпис. |
| 11 | У | Навчальна відпустка із збереженням зарплати | Надається для підвищення співробітником своєї кваліфікації з пропуском роботи під час навчання. Підставою є наказ керівника, направлення на додаткове навчання тощо. |
| 12 | УВ | Укорочений час праці | Використовується співробітниками, які поєднують роботу з навчанням без відриву від виробничих функцій. Допускається часткове збереження заробітку. |
| 13 | УД | Відпустка для навчання без збереження зарплати | Працівником подається заявка на відпустку, на основі якої видається наказ, який підписується надалі співробітником. |
| 14 | Р | Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами. | |
| 15 | ОЖ | Відпустка для догляду за дитиною (оплачувана частково). | |
| 16 | ДО | Відпочинок без збереження заробітної плати за дозволом роботодавця (відгул). | |
| 17 | ОЗ | Відпустка, яка не підлягає оплаті. | |
| 19 | Б | Тимчасова непрацездатність (оплачувана) | Крім ситуацій, що відзначаються шифром «Т». Зазначається хвороба працівника, нагляд за хворим родичем, карантин. У будь-якій ситуації необхідний листок лікарні, що видається лікарем. |
| 20 | Т | Неоплачувана непрацездатність | При побутовій травмі, догляді за хворим родичем тощо. |
| 21 | ЛЧ | Скорочений час праці | Оформлюються наказом начальника. |
| 23 | Г | Перепустки із збереженням зарплати. | |
| 24 | ПР | Пропуски довше 4-х годин | Пропущений час має бути безперервним, тобто. відсутність на роботі усі 4 години поспіль. Сюди відносяться псевдострайки, адміністративний арешт тощо. Проставлення робиться за доповідними записками керівників підрозділів, пояснювальних працівників, актів спеціальних комісійі т.п. |
| 25 | НС | Неповний робочий день, ініційований роботодавцем | Вказуються з урахуванням наказів, витягів із контрактів тощо. |
| 26 | У | Вихідні | Врахування офіційних вихідних днів, визначених законодавством. |
| 29 | ЗБ | Дні страйків | Зазначаються виходячи з документів, які свідчать про законності здійснюваних дій. |
| 30 | ПН | Перепустки без поважних причин | Без документів, які б пояснювали поважні причини відсутності на роботі. |
| 31 | РП | Простои без винності працівника | Проставляються з урахуванням наказу керівництва підприємства. |
| 32 | НП |
Як видно, позначення в табелі обліку робочого часу мають важливе значення. Законодавчих вимог до шифрування немає, тому воно може змінюватись в залежності від потреб організації та зручності табелювання. Можна вигадувати власні умовні коди. Головне, щоб вірним був облік та його підсумкові показники.
Вихідні дні у відрядженнях
Щодо кодування вихідних днів під час відрядження співробітників є різні погляди. Одні кадровики стверджують, що потрібно позначати загальним для такої роботи кодом «К» (відрядження). Інші схильні до шифру "В" (вихідний).
Обидві точки зору мають розумне обґрунтування та законодавчу аргументацію. Оскільки єдиного підходу немає, для позначки вихідних днів у відрядженні виходити з власної практики та переваг.
Лікарняний
Якщо працівник перебуває на лікарняному, він вважається тимчасово непрацездатним. Тому в табелі обліку пропущений час зазначається кодом "Б". При цьому різниці у робочих та вихідних днях немає.
Аналогічним чином реєструються по догляду за немовлям, неоплачуваний відпочинок.
Відпустка
Для позначення вихідних святкових днів під час щорічної основної та додаткової оплачуваної відпустки (ВІД та ОД) застосовується буквений символ «В», що означає вихідний день та неробочий святковий день. Підставою такого правила є норми ТК РФ. Відповідно до статті 120 неробочі святкові дні під час оплачуваних відпусток не включаються до числа календарних дніввідпочинку.
Порядок заповнення бланку
Нова форма табеля (0504421) являє собою таблицю, що складається з заголовної, змістовної та оформлюючої частин. У першій частині вказується вид документа, номер коригування та дата складання.
Робота із заповнення змістовної частини табеля обліку копітка. Виконувати її потрібно з особливою увагою. Для зручності можна застосовувати метод суцільної реєстрації явочного та неявного часу.
Кожна графа заповнюється відповідним кодом. Одні символи застосовуються для позначення присутності фахівців на роботі та інші для їх відсутності. По всіх перепустках необхідно відобразити, які були причини. Важливою є кількість годин перебування на робочих місцях.
Інформація в табелі виглядає так: вихідний день відзначається буквою «В», під якою вказується «О», робітник – «Я» з кількістю годинників, наприклад, «6».
Причини неявки працювати відзначаються аналогічно вихідним дням. Причому це можуть бути як службові відрядження, так і прогули з нез'ясованих причин. Якщо сталося звільнення співробітника в середині місяця, то всі наступні графи по ньому до закінчення періоду заповнюються прочерками.
Така реєстрація значно спрощує процедуру розрахунку, оскільки всі необхідні для нього цифри систематизовані та наочно показані. Це дозволяє уникати плутанини та допуску помилок, що особливо важливо для фахівців із невеликим стажем.
Можливе застосування методу реєстрації відхилень. Його зручно використовувати у разі однакової тривалості робочого дня у всьому звітному періоді. У ситуації відбиваються лише нестандартні явища, тобто. відрядження виїзди, понаднормова праця, неявки і т.п. Цей метод займає значно менше часу заповнення бланка.
У табелі інформація виглядає так: верхній рядок відображає дані про відсутність спеціаліста на роботі - Б, ПР, ПН, ВІД, К, В і т.д. У нижньому рядку нічого не проставляється. Далі при розрахунку залишається лише підрахувати кількість заповнених клітин та помножити їх на кількість годин робочого дня.
Такий спосіб найбільш зручний для досвідчених бухгалтерів та кадровиків. Ефективний він і в невеликих фірмах із малою штатною чисельністю.
До оформлювальної частини бланку додано нові поля для відмітки бухгалтера про прийняття документа, а також підпис відповідального виконавця та його розшифрування.
Крім традиційної паперової форми ведення табелю сьогодні застосовуються електронні версії. Бажано, щоб регістри дублювалися, тобто. застосовувалися обидва варіанти. Так ризик втрати буде мінімальний, а достовірність даних – максимальна.
Найпростіший спосіб електронного ведення табелю – офісні програми. Найкраще для цього підходить Exce, що дозволяє створювати таблиці будь-якого виду та розміру. Можливість завдання формул спрощує процес розрахунку як проміжних, і результуючих показників.
Якщо досвіду роботи з електронними таблицями недостатньо, можна використовувати спеціальне ПЗ. У такому разі не варто забувати про необхідність оплати за користування ліцензійною програмою.
