Облік та зберігання трудових книжок. Де мають зберігатися трудові книжки працівників
На нещодавньому семінарі інспектор гіт сказала, що під час проведення перевірок інспекція праці штрафуватиме не за певне порушення, як факт взагалі, а за кожен документ, в якому воно знайдено. Наприклад, не прописаний додаткова відпусткау співробітників шкідливими умовамипраці, отже, за кожен договір у якому це порушення знайдено буде накладено штраф. Чи це дійсно так і в яких нормативні документице прописано? Друге питання стосується періоду, за який можуть оштрафувати. Нам пояснили, що якщо за два місяці до перевірки якесь порушення усунуто, то оштрафувати за нього не мають права. Чи це так і якими документами підтверджується ця норма? Третє питання стосується порушень, що тривають. Ми так розуміємо, що це порушення, яке не усунуто. Наприклад, досі не виплачено розрахунок при звільненні. Але нам пояснили, що якщо навіть розрахунок виплачено, але це було зроблено несвоєчасно, то терміну давності таке порушення не має і за нього покарають. Чи це так? Четверте питання щодо військового обліку. Чи має право перевіряти його та карати за нього інспекція з праці? І п'яте питання щодо порядку зберігання трудових книжокспівробітника. Чи обов'язковий вогнетривкий сейф або достатньо залізної скриньки, що закривається на ключ?
Відповідь
Відповідь на 1 питання: На нещодавньому семінарі інспектор ГІТ сказала, що під час проведення перевірок інспекція з праці штрафуватиме не за певне порушення, як факт взагалі, а за кожний документ, у якому його знайдено. Наприклад, не прописана додаткова відпустка у співробітників зі шкідливими умовами праці, отже, за кожний договір, у якому це порушення знайдено, буде накладено штраф. Чи це дійсно так, і в яких нормативних документах це прописано?
Випадки, коли штрафи накладаються окремо кожен епізод чи кожного працівника, щодо якого виявлено порушення, спеціально обумовлюються у примітці до конкретної статті КоАП РФ. Наприклад, ст. 18.15 КоАП РФ «Незаконне залучення до трудової діяльностів Російської Федераціїіноземного громадянина або особи без громадянства»: згідно з приміткою № 2 до цієї статті, у разі незаконного залучення до трудової діяльності в Російській Федерації двох і більше іноземних громадян та (або) осіб без громадянства адміністративна відповідальність, встановлена цією статтею, настає за порушення правил залучення до трудової діяльності в Російській Федерації іноземних громадян та осіб без громадянства (у тому числі іноземних працівників) щодо кожногоіноземного громадянина чи особи без громадянства окремо.
Відповідь на 5 питання: І п'яте питання щодо порядку зберігання трудових книжок співробітника. Чи обов'язковий вогнетривкий сейф, чи достатньо залізної скриньки, що закривається на ключ?
Необов'язковий.
Відповідно до п. 42 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225, бланки трудових книжок та вкладишів у них мають зберігатися як документи суворої звітності.
Як випливає з п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105, бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.
Подробиці у матеріалах Системи Кадри:
1. Відповідь: Яка відповідальність передбачена за порушення порядку ведення військового обліку в організації
Іван Шкловець
За порушення порядку ведення військового обліку передбачено адміністративну відповідальність ( Положення, затвердженого ).
Відповідальність передбачена щодо керівника чи співробітника, відповідального за ведення військового обліку. Розмір штрафів складає:
- за неоповіщення військкомату про прийом чи звільнення громадянина, що підлягає військовому обліку, від 300 до 1000 руб. ();
- за ненаправлення на запит військкомату та органів місцевого самоврядуванняу встановлений термін необхідні відомості про громадян, зобов'язаних перебувати на військовому обліку, від 300 до 1000 руб. ();
- за неподання до 1 листопада (щорічно) до військкоматів списків громадян чоловічої статі, яким у наступного рокувиповниться 17 років, від 300 до 1000 руб. ();
- за неоповіщення співробітника про виклик (повістку) військкомату та незабезпечення йому можливості своєчасної явки у місце, вказане військкоматом, від 500 до 1000 руб. ().
Накласти штраф за невиконання обов'язків військового обліку можуть військові комісари ().*
Усі порушення у сфері військового обліку, за які встановлено адміністративну відповідальність, не належать до тих, хто триває. Строк притягнення до відповідальності за ними не перевищує двох місяців з дня скоєння.
2. Відповідь: Як організації зберігати трудові книжки
Іван Шкловець, заступник керівника Федеральної службиз праці та зайнятості
Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в вогнетривкому сейфі. Якщо такої можливості немає - то в шафі, що замикається на ключ. Бланки видавайте особі, яка відповідає за ведення трудових книжок за його заявкою, складеною у довільній формі.
Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків та про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, складається у довільній формі.
3. Довідник: Адміністративна відповідальність за порушення трудового та міграційного законодавства
Область порушень:
Читайте докладніше про локальних нормативних актах ТОВза цим посиланням.
| Вид порушення | Покарання | Підстава | Область порушення |
| Організація, її посадові особи поширюють інформацію про вільні робочі місця або вакантних посад, що містить обмеження дискримінаційного характеру |
Для посадових осіб- Від 3000 до 5000 руб. Для організацій – від 10 000 до 15 000 руб. |
Публікація вакансій | |
| Організація, її посадові особи чи підприємець порушили законодавство про працю (якщо інше не передбачено ст. 5.27 або КпАП РФ) |
Для посадових осіб – штраф від 1000 до 5000 руб. Для підприємців – штраф від 1000 до 5000 руб. або зупинення діяльності на строк до 90 діб Для організацій – штраф від 30 000 до 50 000 руб. або зупинення діяльності на строк до 90 діб |
Трудове законодавство | |
| Посадова особа, яка не уповноважена на це роботодавцем (наприклад, начальник відділу), фактично допустила до роботи співробітника. При цьому роботодавець або його уповноважений представник відмовилися визнати відносини трудовими і укласти трудовий договір. |
Для громадян (непосадових осіб) – штраф від 3000 до 5000 руб. |
||
| Організація, її посадові особи чи підприємець ухиляються від оформлення трудового договоруабо неналежним чином оформили трудовий договір, у тому числі підмінили трудовий договір цивільно-правовим. |
Для посадових осіб – штраф від 10 000 до 20 000 руб. Для організацій – штраф від 50 000 до 100 000 руб. |
||
| Організація, її посадові особи чи підприємець повторно порушили законодавство про працю. Раніше порушника вже притягували до відповідальності за аналогічне порушення щодо |
Для посадових осіб – штраф від 10 000 до 20 000 руб. або дискваліфікація на строк від одного до трьох років Для підприємців – штраф від 10 000 до 20 000 руб. Для організацій – штраф від 50 000 до 70 000 руб. |
||
| Організація, її посадові особи чи підприємець повторно порушили законодавство про працю. Раніше порушника вже притягали до відповідальності за аналогічне порушення за ч. та ст. 5.27 КпАП РФ |
Для громадян – штраф 5000 руб. Для посадових осіб - дискваліфікація на строк від одного до трьох років Для підприємців – штраф від 30 000 до 40 000 руб. Для організацій – штраф від 100 000 до 200 000 руб. |
||
| Організація, її посадові особи чи підприємець порушили вимоги охорони праці, за винятком випадків, передбачених |
Для посадових осіб – штраф від 2000 до 5000 руб. Для підприємців – штраф від 2000 до 5000 руб. Для організацій – штраф від 50 000 до 80 000 руб. |
Охорона праці | |
| Організація, її посадові особи чи підприємець порушили встановлений порядок проведення спеціальної оцінки умов праці на робочих місцях або не провели її зовсім |
Для посадових осіб – штраф від 5000 до 10 000 руб. Для підприємців – штраф від 5000 до 10 000 руб. Для організацій – штраф від 60 000 до 80 000 руб. |
||
|
Організація, її посадові особи чи підприємець допустили працівника до виконання трудових обов'язків за наявності медичних протипоказань або без проходження в установленому порядку:
|
Для посадових осіб – штраф від 15 000 до 25 000 руб. Для підприємців – штраф від 15 000 до 25 000 руб. Для організацій – штраф від 110 000 до 130 000 руб. |
||
| Організація, її посадові особи чи підприємець не забезпечили працівників коштами індивідуального захисту |
Для посадових осіб – штраф від 20 000 до 30 000 руб. Для підприємців – штраф від 20 000 до 30 000 руб. Для організацій – штраф від 130 000 до 150 000 руб. |
||
| Організація, її посадові особи чи підприємець повторно порушили вимоги охорони праці. Раніше порушника вже притягали до відповідальності за аналогічне порушення щодо відповідної частини |
Для посадових осіб – штраф від 30 000 до 40 000 руб. або дискваліфікація на строк від одного до трьох років Для підприємців – штраф від 30 000 до 40 000 руб. або зупинення діяльності на строк до 90 діб Для організацій – штраф від 100 000 до 200 000 руб. або зупинення діяльності на строк до 90 діб |
||
| Роботодавець або його представник: - ухиляється від участі у переговорах про укладення, зміну чи доповнення колективного договору, угоди; - порушив термін проведення переговорів; - не забезпечив роботу комісії щодо укладання колективного договору, угоди |
чи штраф від 1000 до 3000 руб. |
Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:
Законодавством не встановлено вимог про зберігання трудових книжок працівників у негорючому опечатаному сейфі або металевій шафі, що замикається, а також вимог про наявність у приміщенні, де знаходяться трудові книжки, грат на вікнах та металевих дверях.
Обґрунтування висновку:
Форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, і навіть порядок виготовлення бланків трудових книжок та забезпечення ними роботодавців встановлюються уповноваженим Урядом РФ федеральним органом виконавчої (ст. 66 ТК РФ).
Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 було затверджено Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила).
Пунктом 43 Правил передбачено, що трудові книжки та дублікати трудових книжок, не отримані працівниками під час звільнення або у разі смерті працівника його найближчими родичами, зберігаються до запитання у роботодавця (в організації або у фізичної особи, яка є індивідуальним підприємцем) відповідно до вимог до них зберігання, встановленими законодавством Російської Федерації про архівну справу.
Як видно, у цій нормі йдеться про трудові книжки та дублікати трудових книжок вже звільнених працівників.
Аналіз норм Правил показує, що порядок зберігання трудових книжок працівників, із якими трудові відносини у роботодавця продовжуються, спеціально не регламентовано.
Згідно з п. 42 Правил бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105).
Однак очевидно, що бланк трудової книжки набуває юридичної чинності документа, що містить відомості про трудову діяльність та трудовий стаж працівника, якщо такий бланк заповнений роботодавцем інформацією щодо конкретного працівника. Оформлена трудова книжка не є документом суворої звітності, тому норми п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, на наш погляд, не є обов'язковими для роботодавця при зберіганні трудових книжок працівників.
Водночас відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи зі зберігання трудових книжок та вкладок у них покладається на роботодавця. Вважаємо, що, щоб уникнути втрати й ушкодження трудових книжок працівників роботодавець вправі самостійно розробити комплекс заходів задля забезпечення безпеки цих документов. Так, на свій розсуд організація має право використовувати для зберігання трудових книжок працівників сейфи, металеві шафи або спеціально обладнані приміщення.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Аносова Юлія
Контроль якості відповіді:
Рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ
Комарова Вікторія
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».
Правила зберігання трудових книжок позначені та зафіксовані в РФ урядовими правовими актами. Законодавство виробничих відносин містить низку статей, що пояснюють норми та нюанси збереження документації громадян, які працюють на підприємстві.
Реєстрація бланків та листків-вкладишів працевлаштованих працівників підприємства відбувається паралельно у двох журналах обліку:
- прибутково-витратний облік бланків та додаткових листків-вкладишів;
- облік руху книжок.
Порядок заповнення облікових журналів затверджено Міністерством соцрозвитку та праці РФ.
У книзі №1 фіксують інформацію, пов'язану з усіма діями щодо приходу та витрати бланків та вкладишів документації співробітників. Вказують серійний номеркожного об'єкта операції.
У книзі №2 відображено інформацію щодо документів кожного співробітника працюючого понад 5 днів на підприємстві. Зазначено номери та серії бланків та .
Веденням журналів обліку займається співробітник кадрового відділу. Саме до їх обов'язків входить облік та зберігання трудових книжок на підприємстві.
У разі розриву відносин із підприємством співробітник отримує свій документ. Факт видачі та отримання документа підтверджує розпис співробітника в особистій картці та у книзі №2.
Обидві книги підлягають обов'язковій нумерації та прошнурівці. Керівник завіряє підписом журнали обліку, опломбує їх чи скріплює сургучною печаткою. Книжки та супутні бланки – документи суворої звітності, відповідно, де та як їх зберігати, позначено встановленими нормативами.
Термін зберігання документів обліку виробничого стажу
Працівник, на якому лежить відповідальність за заповнення та ведення документації під час укладання робочих відносин, може отримати бланк за попередньою заявкою. Також щомісяця співробітник кадрового відділу надає бухгалтерії підприємства зведену інформацію про кількість трудових книжок. Якщо відбулося навмисне чи ненавмисне псування, їх зобов'язані ліквідувати після складання спеціального акта.
Термін зберігання трудових книжок та їх копій зазначено Правилами. Незатребувані громадянами документи під час розриву робочих відносин охоронятимуться у відділі кадрів протягом двох років. Після цього періоду документація передається до архіву організації на зберігання протягом наступних 50 років. Надалі бланки будуть знищені з дотриманням обов'язкових і правил.
У кадровому відділі підприємства повинні ретельно стежити за регулярним забезпеченням обов'язкового обсягу книжок та супутніх бланків, пов'язаних із працевлаштуванням працівників.
Зберігання трудових книжок для підприємства - відповідальність
Зобов'язання за точне та вірне виконання та дотримання нормативів щодо реєстрації, заповнення, збереження, видачі документації обліку виробничої діяльності співробітників лежить на роботодавці або уповноваженій (відповідним наказом керівника) особі.
За порушення законодавчих нормативів встановлено відповідальність адміністративного характеру.
Щомісяця відповідальний співробітник складає у довільній формі звіт для керівника, в якому відображено інформацію про кількість та рух трудових книжок. У невеликих організаціях уповноваженою особою може бути будь-який співробітник, який буде призначений відповідальним наказом керівника.
Будь-яка дія, що провадиться з трудовими книжками, повинна супроводжуватися актами, підписаними обома сторонами трудової угоди.
На сьогоднішній день, основним документом про трудову діяльність та трудовий стаж працівника є трудова книжка. Відповідно до вимог трудового законодавства на роботодавця покладено обов'язок, ведення кадрового діловодства, забезпечувати зберігання та облік трудових книжок кожного працівника, крім працівників прийнятих за сумісництвом. Також обліку та зберігання підлягають чисті бланки трудових книжок та вкладишів.
З моменту оформлення трудового договору та до припинення трудових відносинз працівником трудова книжка, і навіть вкладиші у ній повинні зберігатися у організації. Відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця. Відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, яку призначає наказ (розпорядження) роботодавця.
З метою обліку трудових книжок, а також бланків трудової книжки та вкладишу до неї, у роботодавців ведуться:
- прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї;
- книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них.
Ключові моменти зберігання трудових книжок
Трудові книжки, відповідно до наказу роботодавця, можуть вести бухгалтери, секретарі, менеджери, або сам керівник організації, якщо ці особи здійснюють прийом та звільнення працівників. Якщо керівник веде трудові книжки сам, цей наказ він видає щодо себе.
Бланки трудової книжки та вкладиша до неї належать до бланків суворої звітності та повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 42 Правил ведення та зберігання трудових книжок, п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку , затвердженого Мінфіном СРСР від 29.07.1983 р. N 105).
Роботодавець повинен завжди мати в наявності необхідна кількістьбланків трудової книжки та вкладиша до неї (п. 44 Правил ведення та зберігання трудових книжок).
Виготовлення бланків трудової книжки та вкладиша до неї, а також забезпечення ними роботодавців здійснюються у Порядку, затвердженому Наказом Мінфіну Росії від 22 грудня 2003 р. N 117н "Про трудові книжки".
У зв'язку з тим, що бланки трудової книжки та вкладиша до неї повинні мати відповідний ступінь захисту, виготовлення бланків трудової книжки та вкладиша у трудову книжку покладено на Об'єднання державних підприємств та організацій з виробництва державних знаків – Об'єднання "Гознак" Мінфіну Росії. Забезпечення роботодавців бланками трудової книжки та вкладиша у трудову книжку може здійснюватися розповсюджувачами - юридичними особами та індивідуальними підприємцями, що відповідають вимогам, встановленим Об'єднанням "Гознак".
При видачі працівникові трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець відповідно до п. 47 Правил ведення та зберігання трудових книжок стягує з нього плату. При масовій втраті трудових книжок працівників підприємства внаслідок надзвичайних обставин, а також за неправильного первинного заповнення трудової книжки (вкладиша в неї) або у разі їх псування не з вини працівника вартість бланків оплачується роботодавцем.
Для отримання таких бланків особі, яка відповідає за ведення трудових книжок, необхідно направити до бухгалтерії організації відповідну заявку (п. 42 Правил ведення та зберігання трудових книжок).
Керуючись зазначеною нормою, по закінченні кожного місяця відповідальна особа має звітувати перед бухгалтерією:
- про наявність бланків трудової книжки та вкладиша до неї;
- про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші у них.
Видача трудових книжок працівникам
у день припинення трудового договору (ст. 84.1. Трудового кодексу) роботодавець зобов'язаний видати працівникові трудову книжку та зробити з ним розрахунки. При отриманні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці та у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них.
У разі, коли в день припинення трудового договору видати трудову книжку працівникові неможливо у зв'язку з його відсутністю або відмовою від її отримання, роботодавець, здійснюючи кадрове діловодство, зобов'язаний направити працівникові повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення поштою. З дня направлення вказаного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки. Факт надсилання повідомлення має бути підтверджено документально. До моменту пересилання трудова книжка зберігається у роботодавця.
За письмовим зверненням працівника, який отримав трудову книжку після звільнення, роботодавець зобов'язаний видати її пізніше трьох робочих днів із дня звернення працівника.
Роботодавець також повинен зберігати трудову книжку, у разі загибелі працівника. Вона видається під розпис на руки одному із родичів або надсилається поштою за письмовою заявою одного з родичів (п. 37 Правил ведення та зберігання трудових книжок).
Трудова книжка підлягає зберіганню у роботодавця до запитання, якщо вона була отримана працівником чи разі смерті працівника його родичами (п. 43 Правил ведення і зберігання трудових книжок).
Незатребувані трудові книжки зберігаються у створенні 75 років (ст. 664 Список типових управлінських архівних документів).
Трудова книжка діє біля Росії з 1939 року. У цьому форма її кілька разів змінювалася й у час застосовується трудова книжка зразка 2004 року, форма якої затверджено Урядом РФ. Оскільки бланки трудових книжок прирівнюються до бланків суворої звітності, вони мають відповідно враховуватися та зберігатися. Аналогічні вимоги встановлено зберігання трудових книжок працівників. У статті нагадаємо, як забезпечити належний облік та зберігання трудових книжок в організації та які документи у зв'язку з цим оформити.
Бланки трудових книжок та порядок їх придбання
Починаючи розмову про облік та зберігання трудових книжок, звернемося до основного і всім відомого документа - Постанови Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 «Про трудові книжки», яким затверджено Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців ( далі - Правила).
Але спершу скажемо кілька слів про придбання бланків трудових книжок та вкладок у них. Форми цих бланків затверджено зазначеною постановою Уряду РФ. А зразки трудової книжки та вкладиша до неї, і навіть порядок забезпечення роботодавців бланками книжок і вкладишів затверджено Наказом Мінфіну РФ від 22.12.2003 N 117н «Про трудові книжки».
Нагадаємо, що вкладка потрібна у випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів. Він вшивається у трудову книжку і оформляється і ведеться у тому порядку, як і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. При видачі кожного вкладиша у трудовій книжці ставиться штамп із написом «Виданий вкладиш» та вказуються серія та номер вкладиша (п. 38, 39 Правил).
Бланки трудової книжки та вкладиша у трудову книжку виготовляються лише Об'єднанням державних підприємств та організацій з виробництва державних знаків «ДЕРЖНАК» Мінфіну. Бланки мають певний ступінь захисту.
Розповсюдження бланків може здійснюватися юридичними особами та індивідуальними підприємцями, які відповідають вимогам, встановленим виробником, на підставі укладеного між ними договору.
Роботодавці можуть придбати бланки безпосередньо зі складу виробника або розповсюджувача або іншим способом.
Зверніть увагу! З огляду на ст. 66 ТК РФ роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, що не є індивідуальними підприємцями) веде трудові книжки на кожного, хто пропрацював у нього понад п'ять днів у разі, коли робота у даного роботодавця є для працівника основною. У цьому якщо трудового договору укладається з працівником вперше (ст. 65 ТК РФ), нього оформляється нова трудова книжка.
Якщо роботодавець заводить на працівника нову трудову книжку, витрати на придбання її бланка потім стягуються з працівника, крім випадків:
- масової втрати трудових книжок працівників з вини роботодавця (п. 34 Правил);
- Псування трудових книжок або вкладишів не з вини працівника (п. 48 Правил).
Досить часто виникає питання, чи може працівник сам купити та принести бланк трудової книжки. Приймати та вести таку трудову книжку не варто, насамперед тому, що вона може не відповідати вимогам захисту, а по-друге, тому що роботодавець зобов'язаний вести чіткий облік трудових книжок з моменту їх придбання.
Повноваження щодо ведення, зберігання та обліку трудових книжок
Відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця.
При цьому роботодавець своїм наказом призначає відповідального за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок. Як правило, це працівник кадрової служби. Якщо ж такої служби в організації немає, то відповідні повноваження покладаються на бухгалтера. Крім обов'язків щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок, можна передбачити обов'язок щодо своєчасного придбання трудових книжок та вкладишів. У цьому наказі можна призначити особу, яка виконує дані обов'язки на період відсутності уповноваженого працівника. Наведемо взірець такого наказу.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Аметист»
(ТОВ «Аметист»)
Наказ
|
13.08.2014 |
N 25 |
Г. Новгород
Про призначення особи, відповідальної за купівлю, ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок та вкладишів у них
Відповідно до п. 45 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225,
Наказую:
Призначити відповідальною за купівлю, ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок та вкладишів у них спеціаліста відділу кадрів Жемчугову Т. Б. з 15.08.2014.
Під час відсутності Перлової Т. Б. обов'язок щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів до них покладається на начальника відділу кадрів Бірюзову В. М.
Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрів Бірюзову В.М.
Генеральний директор Алмазов С. В. Алмазов
Із наказом ознайомлені:
Начальник відділу кадрів Бірюзова В. М. Бірюзова
13.08.2014
Спеціаліст відділу кадрів Жемчугова Т. Б. Жемчугова
13.08.2014
Обов'язок щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів до них також слід прописати у посадовій інструкції працівника. При цьому пам'ятайте, що посадова інструкціяне може замінити собою наказ про призначення особи, відповідальної за купівлю, ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок та вкладишів у них, — він є обов'язковим.
Облік та зберігання бланків трудових книжок
Для обліку бланків трудових книжок і вкладишів з п. 40 Правил у створенні має вестися прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, форма якої затверджено Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69 «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок книжок» (далі - Постанова N 69). Ця книга ведеться бухгалтерією організації та до неї вносяться відомості про всі операції, пов'язані з отриманням та витрачанням бланків трудової книжки та вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга обліку має бути пронумерована, прошнурована, засвідчена підписом керівника організації, а також скріплена сургучним друком або опломбована.
Бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження, та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
В організації завжди має бути в наявності необхідна кількість бланків трудової книжки та вкладиша до неї. Після закінчення кожного місяця відповідальна особа зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки та вкладиша до неї та про суми, отримані за оформлені трудові та вкладиші, з додатком прибуткового ордера каси організації.
Зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки та вкладиша до неї підлягають знищенню зі складанням відповідного акта. Наведемо приклад такого акту на стор. 43.
Облік та зберігання трудових книжок
Облік трудових книжок ведеться в іншій книзі, форму якої також затверджено Постановою N 69, — книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них. Ця книга обліку ведеться кадрової службою чи іншим підрозділом організації, у якому оформлюються прийом та звільнення персоналу. У ній реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників під час вступу працювати, і навіть трудові книжки і вкладиші у яких із зазначенням серії і номери, видані працівникам знову.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Аметист»
(ТОВ «Аметист»)
Стверджую
Директор
Алмазов / С. В. Алмазов /
15.08.2014
Акт N 15/08
Про знищення зіпсованих бланків
трудових книжок та вкладишів у них
Комісія у складі:
- голови комісії Бірюзової В. М. - начальника відділу кадрів;
— членів комісії Жемчугової Т. Б. — спеціаліста відділу кадрів, Агаткіної М. О. — бухгалтера, —
Склала цей акт про те, що 15.08.2014 було знищено (подрібнено за допомогою шредера) такі зіпсовані внаслідок неправильного заповнення бланки:
- Трудової книжки - 1 (один) бланк (серія ТК-III N 457812);
- Вкладиша в трудову книжку - 1 (один) бланк (серія ВТ N 784556).
Комісією підтверджено непридатність зазначених бланків, внаслідок чого було прийнято рішення про їхнє знищення.
Голова комісії Бірюзова В. М. Бірюзова
Члени комісії Жемчугова Т. Б. Жемчугова
Агаткіна М. О. Агаткіна
Вимоги до оформлення книги обліку руху трудових книжок та вкладишів у них такі самі, як і прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї.
При працевлаштуванні працівника та внесення запису до його трудової книжки особа, відповідальна за зберігання трудових книжок, реєструє їх у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів у них і поміщає для зберігання (приклад такого запису див. на стор. 44). Зберігаються трудові книжки в пристосованих для цього приміщеннях, в сейфах, металевих шафах або окремих ящиках робочих столів, що закриваються на ключ.
У надалі особи, відповідальні зберігання трудових книжок і вкладишів у яких, повинні регулярно перевіряти наявність які перебувають у зберіганні документів. При виявленні нестачі трудових книжок і вкладишів у яких (бланків) особи, відповідальні їх зберігання, повинні негайно заявити звідси і вжити заходів до розшуку відсутніх документів.
При зміні особи, відповідальної за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок (наприклад, при звільненні), трудові книжки приймаються новим працівником за актом приймання-передачі. Крім цього, необхідно перевірити наявність книги обліку руху трудових книжок та запису у ній.
Трудовим кодексом передбачено єдиний випадок видачі працівникові трудової книжки — у разі звільнення із внесеним до неї записом про звільнення.
Якщо день звільнення (припинення трудового договору) видати трудову книжку неможливо у зв'язку з відсутністю працівника або його відмовою від отримання трудової книжки на руки, роботодавець надсилає працівникові повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. З дня направлення зазначеного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі працівникові трудової книжки.
У разі смерті працівника трудова книжка після внесення до неї відповідного запису про припинення трудового договору видається на руки одному з його родичів під розписку або надсилається поштою за письмовою заявою одного із родичів.
Примітка. При отриманні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці та у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них.
Незатребувані трудові книжки зберігаються у роботодавця до моменту отримання працівником або (у разі смерті працівника) його родичем (п. 43 Правил). Якщо вони не будуть отримані, роботодавець зобов'язаний зберігати їх 75 років (ст. 664 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558 (далі - Наказ N 558). Такий термін зберігання встановлений для книги обліку руху трудових книжок і вкладишів у них.
До уваги. Наказом N 558 встановлено строки зберігання та інших документів, пов'язаних з урахуванням трудових книжок. Так, документи про облік трудових книжок та вкладишів до них (звіти, акти, відомості) зберігаються в організації три роки, прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї — п'ять років.
Оскільки особа, яка здійснює зберігання трудових книжок, несе за це відповідальність, на руки працівникам протягом їхньої трудової діяльності трудові книжки не видаються. У виняткових випадках, зокрема для надання трудової книжки до ПФР, на свій страх і ризик кадровики можуть їх видати. У Листі Роструда від 18.03.2008 N 656-6-0 з цього приводу йдеться про те, що якщо уповноважена особа видасть працівникові під розписку трудову книжку на короткий термін, а той її втратить, то відповідальність за втрату все ж таки нестиме вказана посадова особа.
Найчастіше працівникам видаються завірені копії чи виписки. З огляду на ст. 62 ТК РФ та п. 7 Правил роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою працівника не пізніше трьох робочих днів з дня подання заяви видати копію трудової книжки або завірену в установленому порядку витяг з трудової книжки. Проте з 01.01.2015 набуде чинності Федеральний закон від 21.07.2014 N 216-ФЗ «Про внесення змін до окремих законодавчі актиРосійської Федерації та визнання такими, що втратили чинність, окремих законодавчих актів (положень законодавчих актів) Російської Федерації у зв'язку з прийняттям федеральних законів«Про страхові пенсії» та «Про накопичувальну пенсію», яким внесено у тому числі зміни до ст. 62 ТК РФ.
Згідно зі змінами з 01.01.2015 працівник зможе звернутися до роботодавця з письмовою заявоюпро видачу трудової книжки з метою обов'язкового соціального страхування. Видати трудову книжку буде потрібно протягом трьох робочих днів з дня подання такої заяви працівником. Повернути ж трудову книжку працівникові доведеться пізніше трьох робочих днів із дня отримання їх у органі, здійснює обов'язкове соціальне страхування.
Відповідальність
За порушення встановленого порядкуведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть відповідальність за законодавством РФ (п. 45 Правил), зокрема ст. 5.27 «Порушення законодавства про працю та про охорону праці» КоАП РФ. За цією ж статтею можливе притягнення до відповідальності за відсутність прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї та книги обліку руху трудових книжок та вкладишів у них.
Відповідно до ст. 5.27 порушення законодавства про працю та про охорону праці тягне за собою накладення адміністративного штрафу:
- На посадових осіб - у розмірі від 1 000 до 5 000 руб.;
- на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльністьбез утворення юридичної особи, - від 1000 до 5000 руб. або адміністративне зупинення діяльності на строк до 90 діб;
- на юридичних осіб- Від 30 000 до 50 000 руб. або адміністративне зупинення діяльності терміном до 90 діб.
Причому порушення законодавства про працю та охорону праці посадовою особою, яка раніше була піддана покаранню за аналогічне адміністративне правопорушення, тягне дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років (ч. 2 ст. 5.27).
Окрім цього, ст. 13.20 КоАП РФ передбачено відповідальність порушення правил зберігання, комплектування, обліку чи використання архівних документів: попередження чи накладення адміністративного штрафу громадян у розмірі від 100 до 300 крб., на посадових осіб — від 300 до 500 крб.
Відповідно до того ж п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок та вкладишів у них покладається на роботодавця. Якщо в організації не було видано наказу про призначення особи, відповідальної за ведення, облік, зберігання та видачу трудових книжок, до відповідальності буде притягнуто роботодавця. Зверніть увагу, що слово «роботодавець» мають на увазі не керівник, а юридична особа.
На підтвердження наведемо рішення суду.
Працівниця Х. звернулася до суду з позовом до ТОВ «С.» з вимогами зобов'язати відповідача видати трудову книжку та стягнути заробітну платуза час затримки видачі трудової книжки. Свої вимоги мотивувала такою. Вона з 01.02.2011 по 30.03.2011 працювала у відповідача на посаді директора. 30.03.2011 в останній день роботи їй з порушенням вимог Трудового кодексу не було видано трудову книжку. Незважаючи на неодноразові письмові та усні звернення, трудова книжка їй не видана досі.
З пояснень Х. слід, що з прийомі працювати вона передала свою трудову книжку засновнику ТОВ «С.» Д.; оформленням трудових книжок займався головний бухгалтер; її трудова книжка у період її роботи зберігалася у приміщенні офісу організації, проте при звільненні їй видана не була. На її прохання про видачу трудової книжки роботодавець відповів відмовою. Доводи позивачі підтверджуються свідченнями свідка Б.
Суд першої інстанції зробив висновок про те, що Х. через своє посадове становище повинна була сама організувати роботу з ведення книги обліку трудових книжок, оформлення трудових книжок, але не зробила цього, отже, вона не передавала в організацію свою трудову книжку.
Однак цей висновок, на думку судової колегії апеляційної інстанції, є незаконним та необґрунтованим. Доказів того, що в установленому законом порядку на позивачку було покладено обов'язки щодо ведення кадрового обліку, у тому числі відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок, відповідач суду не надав.
За законодавством відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок покладається на роботодавця, яким є не позивачка, а ТОВ «С.». Та обставина, що до книги обліку трудових книжок не було внесено запису про надання Х. трудової книжки, підставою для звільнення роботодавця від видачі їй трудової книжки не є, оскільки даному випадкумає місце невиконання роботодавцем своїх обов'язків щодо прийому на зберігання трудової книжки при прийнятті Х. на роботу.
Оскільки трудова книжка Х. була отримана роботодавцем при прийомі на роботу і саме роботодавець допустив порушення у веденні кадрового обліку, то він зобов'язаний видати позивачці її трудову книжку (Апеляційне ухвалу Кемеровського обласного суду від 20.09.2012 у справі N 33-9186).
* * *
Трудова книжка — це дуже важливий для працівника документ, і оскільки законодавством встановлено обов'язок безпосередньо роботодавця організовувати облік та зберігання трудових книжок, ставитися до цього слід дуже відповідально. І якщо більшість судових спорів пов'язані з порушенням роботодавцем порядку видачі чи заповнення трудових книжок, то притягнення до адміністративної відповідальності — саме з порядком призначення відповідальної особи, придбанням, обліком та зберіганням трудових книжок та вкладок до них.
