Роз'їзний характер роботи на посадовій інструкції приклад. Фіксуємо характер роботи у документах. Що таке роз'їзний характер роботи

Практично у кожній організації є співробітники, робота яких проходить у дорозі. Дані поїздки не є відрядженнями, водночас таким працівникам оплачуються витрати на проїзд, наймання житла, добові та інші витрати. Причому відшкодування роботодавцем зазначених витрат стає можливим лише у разі правильного оформлення трудових відносинз працівниками, затвердження "роз'їзного" переліку та порядку відшкодування витрат.

"Роз'їзні" працівники

У ТК РФ виділено такі форми робіт для співробітників, які не сидять на робочих місцях (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

- робота в дорозі;

- робота в польових умовах;

- Робота експедиційного характеру;

- Роз'їзний характер роботи.

При цьому у Кодексі немає визначення зазначених робіт. У ч. 1 ст. 166 ТК РФ лише сказано, що службові поїздки співробітників, постійна роботаяких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються. Так що звернемося до інших нормативних правовим актам, де дано характеристику зазначених робіт.

Робота в дорозі

Зазвичай до роботи, що здійснюється в дорозі, відносять роботу, що виконується під час руху транспортного засобу.

Наведемо приклади робіт на шляху, розглянуті у постанові Радміну РРФСР від 12.12.1978 N 579 "Про затвердження переліків професій, посад та категорій працівників річкового, автомобільного транспортуі автомобільних доріг, яким виплачуються надбавки у зв'язку з постійною роботою в дорозі, роз'їзним характером робіт, а також при службових поїздках у межах ділянок, що ними обслуговуються". Мова тут йдеться про капітанів-наставників, лоцманів, контролерів пасажирського транспорту, кондукторів, водіїв, які постійно працюють на міжміських перевезеннях і т.д.

Робота у польових умовах

Польові умови - це особливі умови виробництва геологорозвідувальних та топографо-геодезичних робіт, пов'язані з необлаштованістю праці та побуту працюючих та розміщенням виробничих об'єктів за межами населених пунктів міського типу. Це визначення дано в п. 2 Положення про виплату польового забезпечення, що не діє.

Поширимо це визначення і інші галузі. Польові умови - це особливі умови роботи, пов'язані з необлаштованістю праці та побуту працюючих та розміщенням виробничих об'єктів за межами населених пунктів міського типу.

Роботи експедиційного характеру

Законодавець не пояснює поняття робіт експедиційного характеру. Думаємо, що в даному випадкумається на увазі діяльність експедиторів. Тому як приклад розглянемо транспортну експедицію.

За договором транспортної експедиції одна сторона (експедитор) зобов'язується за винагороду і за рахунок іншої сторони (клієнта-відправника вантажу або вантажоодержувача) виконати або організувати виконання певних договором експедиції послуг, пов'язаних з перевезенням вантажу (ч. 1 ст. 801 Цивільного кодексу РФ). Експедитор - це особа, яка виконує або організує виконання визначених договором транспортної експедиції транспортно-експедиційних послуг (п. 4 Правил транспортно-експедиційної діяльності, затверджених постановою Уряду РФ від 08.09.2006 р. N 554).

До обов'язків експедитора з перевезення вантажів входить супровід вантажу до місця призначення, забезпечення необхідного режиму зберігання та збереження вантажу під час транспортування, здавання доставленого вантажу та оформлення приймально-здаткової документації. На це вказано в Кваліфікаційний довідникпосад керівників, спеціалістів та інших службовців, затвердженому постановою Мінпраці України від 21.08.1998 N 37.

Виходячи з вищесказаного, можна зробити висновок, що до робіт експедиційного характеру належить супровід вантажу до місця призначення.

Роз'їзний характер роботи

Відповідно до п. 2 Інструкції про організацію службових відряджень військовослужбовців військ цивільної оборонита співробітників Державної протипожежної служби в системі МНС (затверджена наказом МНС Росії від 10.01.2008 N 3) роз'їзний характер роботи — це здійснення регулярних службових поїздок у межах території, що обслуговується (ділянок) за наявності можливості щоденного повернення до місця проживання. Зауважимо, що зазначене визначення також відноситься до робіт у дорозі.

Звернемося до Положення про виплату надбавок, пов'язаних з рухомим та роз'їзним характером робіт у будівництві, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 01.06.1989 N 169/10-87. Роз'їзний характер робіт встановлюється працівникам, які виконують роботи на об'єктах, що розташовані на значній відстані від місця розміщення організації.

Отже, роз'їзний характер роботи — це здійснення регулярних службових поїздок. До цієї категорії належать такі працівники: кур'єри, торгові агенти, листоноші і т.д.

Визначаємо характер робіт

Як бачите, у чинному законодавстві відсутні чіткі поняття роз'їзної роботи, роботи в дорозі, у польових умовах та робіт експедиційного характеру. Деколи та сама робота може потрапляти під кілька видів. Наприклад, робота водія може бути роз'їзною, в дорозі чи експедиційного характеру.

У принципі, нам не так важливо, до якої конкретно форми належить робота. Головне – правильно це оформити. Тим більше що представники МОЗсоцрозвитку Росії у листі від 18.09.2009 N 22-2-3644 вказали, що вирішення питання про віднесення тієї чи іншої роботи до роботи, що підпадає під дію ст. 168.1 ТК РФ, приймається організацією самостійно.

При цьому важливо не переплутати роз'їзну роботу з відрядженнями. Відповідно до ч. 1 ст. 166 ТК РФ службовим відрядженням є поїздка за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Однак службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.

Таким чином, разові поїздки співробітників до роз'їзного характеру роботи не мають жодного стосунку. Наприклад, поїздки водіїв вантажних автомобілів, які не мають постійного характеру і в кожному випадку здійснюються за окремим розпорядженням роботодавця, слід розглядати як службові відрядження (лист Мінфіну Росії від 01.06.2005 N 03-05-01-04/168).

Компенсаційні виплати

Види витрат

Відповідно до ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсації є грошові виплати, встановлені з метою відшкодування працівникам витрат, пов'язаних з виконанням ними трудових або інших обов'язків, передбачених трудовим законодавством.

Співробітникам, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, роботодавець відшкодовує пов'язані зі службовими поїздками (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

- Витрати по проїзду;

- Витрати по найму житлового приміщення;

- Додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові, польове забезпечення);

- Інші витрати, зроблені працівниками з дозволу або відома роботодавця.

Відшкодування витрат, передбачених ст. 168.1 ТК РФ, здійснюється за наступних умов (лист ФНП РФ від 06.08.2010 N ШС-37-3/8488):

1) перелік робіт, професій, посад працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер, встановлений колективним договором, угодою чи локальним нормативним актом;

2) розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників (зазначених у ст. 168.1 ТК РФ), встановлені колективним договором, угодою або локальним нормативним актом або трудовим договором.

Врахуйте, що компенсація витрат працівників, чия робота носить роз'їзний характер, не може бути проведена на підставі посвідчення про відрядження (лист Мінфіну Росії від 25.10.2007 N 03-03-06/1/735).

До відома.Чиновники у листі ФНП РФ від 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 зазначили, що перелік відшкодовуваних працівникові витрат на підставі ст. 168.1 ТК України є відкритим. Тож допускається відшкодування та інших витрат, пов'язаних із службовими поїздками, зробленими працівниками з дозволу чи відома роботодавця. Тим часом, якщо витрати не залежать від характеру виконуваної співробітником роботи, вони не відносяться до витрат, пов'язаних зі службовими поїздками. Зокрема, витрати на відшкодування вартості харчування слід розглядати як виплати на користь працівника.

Податкові аспекти

Відшкодування працівникам витрат, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, а також працівникам, які працюють у польових умовах або беруть участь у роботах експедиційного характеру:

- враховується при визначенні бази з податку на прибуток у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією (листи Мінфіну Росії від 13.05.2013 N 03-04-06/16384, від 14.06.2011 N 03-03-06/1/34 , ФНП Росії від 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, від 01.04.2010 N 03-03-06/1/211);

- не враховується при обчисленні податкової бази з метою застосування спрощеної системи оподаткування (листи Мінфіну Росії від 16.12.2011 N 03-11-06/2/174, ФНП Росії від 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943);

— не оподатковується ПДФО (п. 3 ст. 217 ПК РФ, листи ФНП Росії від 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, Мінфіну Росії від 07.06.2011 N 03-04-06/6-131 та від 19.07 .2010 N 03-04-06/6-154);

- не оподатковується страховими внесками на обов'язкове соціальне страхування(Підп. "і" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закону від 24.07.2009 N 212-ФЗ "Про страхові внески до Пенсійного фонду Російської Федерації, Фонд соціального страхування Російської Федерації, Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування", далі - Закон N 212-ФЗ, листи ФСС Росії від 02.04.2010 N 02-03-16/08-526 та МОЗ соціального розвитку Росії від 27.02.2010 N 406-19 );

- не оподатковується внесками на обов'язкове страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань (абз. 10 підп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закону від 24.07.1998 N 125-ФЗ "Про обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та ", Далі - Закон N 125-ФЗ; лист ФСС Росії від 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

До відома.Існує ще так званий рухливий характер роботи. Це різновид службових поїздок працівників, постійна робота яких здійснюється у дорозі. Наприклад, у будівництві рухомий характер робіт передбачає часту передислокацію організації (переміщення працівників) або їхню відірваність від постійного місцяпроживання. Це випливає з п. 3.12 Федеральної галузевої угоди з будівництва та промисловості будівельних матеріалівРФ на 2011-2013 роки (від 02.02.2011 N 168/11-13).

Тим часом, судячи з формулювання, даного в абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, рухомий характер роботи, робота в дорозі та роз'їзна робота - це різні формиробіт. При цьому у ст. 168.1 не згадуються рухомі роботи. Так що з метою відшкодування витрат таким працівникам рекомендуємо рухливі роботи "перейменувати" на роботи роз'їзного характеру або роботи в дорозі.

Надбавки

Розмір надбавок

Найчастіше розміри надбавок залежать від "щедрості" керівництва компанії. Правда, при встановленні "роз'їзних" доплат роботодавцям, які не відмовилися від приєднання до галузевої угоди, доведеться ще врахувати та її положення (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).

Зазначені суми підвищують розмір оплати праці "роз'їзних" працівників і не можуть розглядатися як компенсації. Справа в тому, що всі випадки надання компенсацій прописані в ТК РФ (листи Мінфіну Росії від 26.03.2012 N 03-04-06/9-76 та від 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Таблиця. Надбавки за роз'їзний характер роботи відповідно до галузевих тарифних угод, укладених на федеральному рівні соціального партнерства

Угода	Надбавки/доплати за роз'їзний характер роботи
Галузева тарифна угода в електроенергетиці РФ на 2013-2015 роки. (Від 09.04.2013 N 222/13-15)	Не менше 12,5% тарифної складової витрат (коштів), що спрямовуються на оплату праці
Галузева тарифна угода в житлово-комунальному господарстві РФ на 2008-2010 р.р. (Від 05.09.2007 N 71/08-10). Продовжено до 01.01.2014 (від 02.04.2010 N 145/11-14)*
Федеральна галузева угода з будівництва та промисловості будівельних матеріалів РФ на 2011-2013 рр. (Від 02.02.2011 N 168/11-13) *	У випадках, коли поїздки у неробочий час від місця знаходження роботодавця (пункту збору) до місця виконання роботи та назад за день становлять не менше трьох годин, добові рекомендується встановлювати у розмірі до 20% місячної тарифної ставки (окладу) без урахування коефіцієнтів та доплат, але не більше 50% норми добових, що виплачуються при відрядженнях, а при поїздках тривалістю не менше ніж дві години — до 15% місячної тарифної ставки (окладу) без урахування коефіцієнтів та доплат, але не більше 40% норми добових, що виплачуються при відрядженнях
Федеральна галузева угода щодо дорожнього господарства на 2008-2010 рр. (Від 21.05.2008 N 100/08-10). Продовжено на 2011-2013 роки. (від 14.01.2011 N 162/11-13)*	Якщо тривалість роз'їзної роботи або роботи, яка протікає в дорозі: 12 та більше днів на місяць, то надбавка складає до 20% місячної тарифної ставки, посадового окладу; менше 12 днів на місяць, то надбавка становить до 15% місячної тарифної ставки, посадового окладу без урахування коефіцієнтів та доплат. Якщо час проїзду в неробочий час від місця перебування організації або від збірного пункту до місця роботи та назад на день складає: не менше 3 годин, виплачується надбавка у розмірі до 20% місячної тарифної ставки, посадового окладу без урахування коефіцієнтів та доплат; не менше 2 годин – до 15%
* Угоди, за якими надходила пропозиція про приєднання

Податкові аспекти

Витрати на виплату надбавок за роз'їзний характер роботи:

- Враховують при визначенні бази з податку на прибуток у складі витрат на оплату праці (п. 2 ст. 255 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);

- Враховують при обчисленні податкової бази з метою застосування спрощеної системи оподаткування (підп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

- обкладають ПДФО (п. 1 ст. 210 та ст. 217 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);

— оподатковують страхові внески на обов'язкове соціальне страхування (ч. 1 ст. 7 та ст. 9 Закону N 212-ФЗ);

— обкладають внески на обов'язкове страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань (п. 1 ст. 20.1 та ст. 20.2 Закону N 125-ФЗ).

Оформляємо роз'їзну роботу

Перелік "роз'їзних" працівників

Перелік робіт, професій, посад "роз'їзних" працівників встановлюється колективним договором, угодами, локальними нормативними актами (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Рекомендуємо роз'їзні категорії працівників прописати саме у наказі, оскільки внести зміни до колективного договору набагато складніше.

Положення про роз'їзний характер роботи

Важливо затвердити Положення про роз'їзний характер робіт, де буде прописано поняття роз'їзних робіт, компенсаційні виплати, порядок здійснення розрахунків із працівником тощо.

Положення про службові поїздки працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер або протікає в дорозі

1. Загальні положення

1.1. Це Положення встановлює порядок та розміри відшкодування витрат Працівників Товариства, постійна робота яких має роз'їзний характер або протікає в дорозі.

1.2. Роз'їзний характер роботи — здійснення регулярних службових поїздок.

1.3. Робота, що здійснюється в дорозі, - це робота, що виконується під час руху транспортного засобу.

1.4. Перелік посад та професій працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер або протікає в дорозі, затверджується директором.

1.5. Умови, що визначають характер роботи (роз'їзний, у дорозі), мають бути прописані у трудових договорах та посадових інструкціях (робочих інструкціях) Працівників.

1.6. Дане Положення є обов'язковим для всіх Працівників Товариства, постійна робота яких має роз'їзний характер або протікає в дорозі.

2. Підстава для направлення працівника у службову поїздку

2.1. Підставою для відправлення Працівника до службової поїздки є маршрутний лист.

2.2. Прийом та видачу маршрутних листів здійснює відділ кадрів.

2.3. На наступний після закінчення службової поїздки день Працівник здає маршрутний лист керівнику підрозділу, який його візує та здає до відділу кадрів цього ж дня.

3. Компенсаційні виплати, пов'язані з особливими умовами праці

3.1. До окладів працівників встановлюються такі надбавки:

3.1.1. за роз'їзний характер робіт - 20%;

3.1.2. за роботу, яку здійснюють у дорозі, — 15%.

4. Компенсаційні виплати, пов'язані з виконанням трудових обов'язків

4.1. Працівнику відшкодовуються витрати на проїзд:

4.1.1. у розмірі фактичних витрат, підтверджених проїзними документами, але не вище вартості проїзду:

- Залізничним транспортом - у купейному вагоні швидкого фірмового поїзда;

- водним транспортом - у каюті V групи морського судна регулярних транспортних ліній та ліній з комплексним обслуговуванням пасажирів, у каюті II категорії річкового судна всіх ліній сполучення, у каюті I категорії судна поромної переправи;

- Повітряним транспортом - в салоні економічного класу;

- автомобільним транспортом - у будь-якому автотранспортному засобі (включаючи таксі);

4.1.2. щомісяця у розмірі вартості проїзних квитків на міський громадський транспорт – працівникам, постійна робота яких має роз'їзний характер.

4.2. Витрати на проїзд, зазначені в пункті 4.1.1 цього Положення, відшкодовуються у розмірі вартості проїзду на транспорті, включаючи страхові платежі з державного обов'язкового страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з попереднього продажу проїзних документів, витрати за користування поїздами постільними приналежностями.

4.3. Працівнику відшкодовуються витрати на найму житлового приміщення при пред'явленні підтверджуючих документів у розмірі фактичних витрат, але не більше 2500 руб. на добу. За цією статтею витрат підлягають відшкодуванню також витрати працівника на оплату додаткових послуг, що надаються в готелях (за винятком витрат на обслуговування в барах та ресторанах, витрат на обслуговування в номері, витрат на користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами).

4.4. Працівнику оплачуються додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові), у розмірі 1000 руб. в день.

4.5. Працівникам відшкодовуються витрати на послуги зв'язку в межах ліміту, встановленого наказом директора, та за наявності доповідної записки Працівника, що підтверджує економічну обґрунтованість витрат.

4.6. Роботодавець відшкодовує витрати Працівнику лише в тому випадку, якщо поїздки були службовими та відповідали трудовій функції Працівника або були виконані за розпорядженням безпосереднього керівника Працівника.

5. Порядок здійснення розрахунків та оформлення звітності

5.1. Працівники повинні зберігати всі документи, що підтверджують витрати.

5.2. Не менш як за 5 робочих днів до початку наступного місяця керівником підрозділу оформляється службове завдання з описом основних напрямів роботи співробітника у службових поїздках на відповідний місяць.

5.3. Працівнику видається аванс на витрати, пов'язані зі службовими поїздками, у межах сум, належних за затвердженим директором службовим завданням.

5.4. Працівники зобов'язані до 5 числа календарного місяця, наступного за звітним, подати до бухгалтерії організації авансовий звіт (за формою N АТ-1, затвердженою постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55) про витрачені у зв'язку зі службовими поїздками грошима. До авансового звіту додаються такі документи: документи про найм житлового приміщення, документи про фактичні витрати на проїзд та інші пов'язані зі службовими поїздками витрати.

5.5. Працівники зобов'язані до 7 числа місяця, наступного за звітним, повернути до каси залишок невикористаного авансу, виданого на службові поїздки.

5.6. У разі перевитрати грошових коштівроботодавець протягом 3 робочих днів із дати затвердження авансового звіту компенсує працівникові суми, затверджені директором організації.

Особливості прийому працювати

Відповідно до абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обов'язковими для включення до трудового договору є, зокрема, умови, що визначають необхідних випадкаххарактер роботи (роз'їзний, у дорозі). Зразок формулювання трудового договору зі співробітником, який працює на роботі, що має роз'їзний характер, див. у Прикладі 3.

На роз'їзний характер службової діяльності працівника має бути зазначено у посадових обов'язках працівника.

Роз'їзний лист

Найчастіше як обґрунтування службових поїздок на підприємствах ведуть журнал поїздок або співробітникам видають роз'їзні (маршрутні) листи, де вони ставлять позначки про свої переміщення. Непоодинокі випадки, коли працівникам ставиться в провину заповнення звітів про службові поїздки. Усі ці документи організація розробляє самостійно.

До відома.Кожна самостійно розроблена форма первинного облікового документа повинна містити такі обов'язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік"):

1) найменування документа;

2) дату складання документа;

3) найменування економічного суб'єкта, який склав документ;

5) величину натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;

6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;

7) підписи осіб, передбачених п. 6 цього списку, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

Стаціонарні робочі місця та роз'їзна робота

Найчастіше організації укладають трудові договори з працівниками до виконання роз'їзної роботи інших містах чи суб'єктах нашої країни. При цьому постає питання: чи слід організаціям здійснювати постановку на облік у податкових органах за місцем виконання трудової функції кожного з цих працівників?

Питання не пусте. Справа в тому, що організації підлягають постановці на облік у податкових органах за місцем знаходження кожного свого відокремленого підрозділу (п. 1 ст. 83 НК РФ). При цьому відокремленим підрозділомПідприємства визнається будь-який територіально відокремлений від неї підрозділ, за місцем знаходження якого обладнані стаціонарні робочі місця (п. 2 ст. 11 НК РФ). Під робочим місцем розуміється місце, де працівник повинен бути або куди йому необхідно прибути у зв'язку з його роботою і яке прямо чи опосередковано знаходиться під контролем роботодавця (ст. 209 ТК РФ).

Тим часом, якщо зазначені співробітники не здійснюватимуть діяльність в офісі організації, то мови про створення стаціонарних робочих місць йти не може. Адже під обладнанням стаціонарного робочого місця розуміється створення всіх необхідних для виконання трудових обов'язків умов, а також виконання таких обов'язків (листи Мінфіну Росії від 20.05.2013 N 03-02-07/1/17743, від 18.03.2013 N 03-02- 07/1/8192, від 01.03.2012 (N 03-02-07/1-50). Отже, при здійсненні діяльності, що має роз'їзний характер, без створення стаціонарного робочого місця підстав для постановки на облік організації в податковому органі за місцем провадження зазначеної діяльності не виникає. Цей висновок підтверджують такі листи Мінфіну Росії: від 24.05.2013 N 03-02-07/1/18634, від 01.03.2012 N 03-02-07/1-50 та від 28.07.2011 N 03-02-07 -265.

Деякі роботодавці встановлюють своїм працівникам роз'їзний характер роботи, не ставлячи питання про те, наскільки це правомірно, виходячи лише з особистих уявлень. Розглянемо в даному матеріалі, У трудові договори з якими категоріями працівників можна включати цю умову, чим регулюється і як компенсується такий різновид праці.

Що говорить закон

Роз'їзди – це постійна робота

Під роз'їзною розуміється робота, коли працівник працює за межами організації. Але на відміну від інших службових поїздок (відряджень одно- та багатоденних) роз'їзна робота має постійний, а не тимчасовий характер, і не обмежена певним терміном.

Жодних критеріїв віднесення роботи до роз'їзного закону не встановлює; це можуть бути будь-які професії, посади та роботи, за яких постійні роз'їзди працівника.

До такої можуть бути віднесені роботи:

при виконанні яких регулярно відбуваються службові поїздки по території, що обслуговується;
на віддалених від місця дислокації організації об'єктах тощо.

Наприклад, цей характер роботи може бути встановлений і водієві службового автомобіля, і постійно бере участь у судових засіданняхюрисконсульту організації та менеджеру з продажу, частину свого робочого часу, що проводить у клієнтів для оформлення замовлень.

Тобто роботодавець на власний розсуд визначає, за якими посадами/роботами встановити роз'їзний характер роботи, керуючись специфікою організації.

Відшкодування витрат працівника

ст. 168.1 ТК РФ передбачає відшкодування роботодавцем працівнику при роз'їзному характері роботи витрат:

з проїзду;
за наймом житла;
додаткових витрат, вироблених у зв'язку з проживанням поза місцем постійного проживання;
інших, здійснених з дозволу/відома роботодавця.

У разі виникнення трудових спорів або питань у податкових інспекторів документами, що підтверджують правильність відшкодування спірних витрат, будуть:

локальний нормативний акт, що встановлює порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників із роз'їзним характером роботи;
трудові договори, що містять умову про таку роботу.

Положення про роз'їзний характер роботи

Локальний акт (як правило, це положення) розробляється у звичайному для таких актів порядку та затверджується роботодавцем при врахуванні думки профспілкового органу (якщо він створений).

Там крім переліку професій, посад та робіт можуть передбачатися:

порядок оформлення подорожей;
порядок звіту них;
компенсаційні виплати співробітникам з роз'їзною роботою, крім гарантованих законом, наприклад, надбавки або доплати, тощо.

Фахівці ДК «ДНК» розповіли, як можна оптимізувати оподаткування за рахунок коректного обліку роз'їзного характеру працівників.

Нещодавно Мінфін РФ ще раз уточнив, що компенсаційні виплати працівникам, чия робота має роз'їзний характер, не оподатковуються ПДФО, а також те, що на ці виплати не нараховуються страхові внески. Розглянемо ситуацію докладніше.

Хто такі працівники з роз'їзним характером роботи?

Загальна відповідь на це питання міститься у ст. 168.1 ТК України. Ця норма говорить про працівників, постійна робота яких здійснюється:

у дорозі (напр., водії);

має роз'їзний характер ( перевіряючі, спеціалісти, які надають побутові послуги вдома у замовника, кур'єри, страхові агенти);

у польових умовах ( геологи);

в експедиційних умовах ( особи, які супроводжують вантажі).

Усім роботодавець відшкодовує витрати, пов'язані зі службовими поїздками.

! Обмежень посад співробітників, для яких встановлюється роз'їзний характер робіт, законодавство не містить! «Як правило, роз'їзною вважається робота, при якій співробітник виконує свої посадові обов'язки поза розташуванням організації», - уточнює Федеральна службаз праці та зайнятостіУ своємуЛист № 4209-ТЗ відвід 12.12.2013 р. № 4209-ТЗ.

ст. 57 ТК РФ говорить, що умови, що визначають у необхідних випадках характер роботи (рухомий, роз'їзний, в дорозі, інший характер роботи) обов'язково повинні утримуватися в трудовому договорі.

Також роз'їзний характер роботи можна відбито у колективному договорі (ст. 41 ТК РФ).

Документообіг при роз'їзному характері робіт роботодавець розробляє та затверджує самостійно. Виходячи з цього, ДК «ДНК» рекомендує організації розробити:

перелік посад, професій та робіт осіб, чия постійна робота здійснюється у дорозі, має роз'їзний або експедиційний характер;

локальний нормативний акт (напр. Положення про роз'їзний характер робіт , в якому необхідно позначити поняття роз'їзних робіт, встановити компенсаційні виплати, визначити форми документів, якими підтверджуватимуться роз'їзди, а також порядок здійснення розрахунків із співробітником. Такий документ затверджується та вводиться в дію наказом роботодавця).

! Якщо робота співробітника має роз'їзний характер, відрядженнями такі поїздки не визнаються (ч.1. ст.166 ТК РФ). Відрядження мають тимчасовий характер, аробота, пов'язана з роз'їздами – постійна. Відповідно,«відрядження» нормативи при роз'їзному характері роботи не застосовуються. (Лист Мінфіну від 15.02.2017 (03-04-06/8562).

Які витрати можуть бути компенсовані та скільки саме?

Компенсаціями вважаються грошові виплати,встановлені з метою відшкодування працівникам витрат, пов'язаних із виконанням ними трудових чи інших обов'язків, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами (ст. 164 ТК РФ). Сюди входять:

Жодних страхових внесків та ПДФО

На компенсації працівникам за роз'їзний характер роботи не нараховуються, оскільки такі виплати не визнаються об'єктом оподаткування страховими внесками(див. Лист Департаменту податкової та митної політики Мінфіну Росії від 19.04.2017 р. № 03-04-06/23538).

«На підставі положень абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не підлягають оподаткуванню страховими внесками усі види встановлених законодавством РФ , законодавчими актамисуб'єктів РФ, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування компенсаційних виплат (В межах норм, встановлених відповідно до законодавства РФ), пов'язаних, зокрема, з виконанням фізичною особою трудових обов'язків».

Компенсаційні виплати, про які говоримо, встановлено ТК РФ, – ст. ст. 164 та 168.1.

Якщо робота фізичних осіб за посадою носить роз'їзний характер, та це відображено у трудовому договорі, локальних нормативні акти , то виплати, спрямовані на відшкодування роботодавцем видатків, пов'язаних із службовими поїздками таких категорій працівників, не підлягають оподаткуванню страховими внесками у розмірах, встановлених локальними нормативними актами чи трудовим договором, – роблять висновки співробітники Департаменту.

Та ж ситуація – з ПДФО (див. лист, що вже згадувався вище, від 19.04.2017 р): на підставі п. 3 ст. 217 НК РФ компенсації працівникам з роз'їзним характером роботи є об'єктом оподаткування, – за умови, що розміри цих компенсацій також встановлені належним чином – виходячи з, як говорилося, колективного чи трудового договорів, угоди, локального нормативного акта підприємства).

Іноді чиновники вважають компенсацію за роз'їзний характер частиною заробітної плати, посилаючись на визначення заробітної плати, дане ст. 129 ТК України. За результатами таких перевірок роботодавцям нараховують штрафи, пені та донараховують внески. Подібні рішення заперечуються в судах, при цьому останні стають на бік роботодавця.компенсація за службові витратине є оплатою праці.

Економимо на практиці

Компанія, що займається встановленням та обслуговуванням телекомунікаційного обладнання на території замовників, звернулася до ДК «ГНК» із завданням щодо аналізу складу витрат з основної діяльності з метою оптимізації податкового навантаження. У компанії була велика частка витрат, які не враховувалися при обчисленні податку на прибуток.

Слід зазначити, що обслуговування устаткування біля клієнта вироблялося фахівцями технічної підтримки, а клієнти компанії розташовувалися як у Росії, і її межами.

Аналіз трудових договорів, укладених із фахівцями технічної підтримки, показав, що у них зафіксовано таке:

працівник виконує трудову функцію поза місцем розташування Роботодавця (дистанційно);

робота Працівника за змістом має роз'їзний характер, який необхідний виконання Працівником своїх трудових обов'язків до і її межами;

на додаток до посадового окладу Роботодавець виплачує працівникові щомісячну надбавку за роз'їзний характер роботи.

Загальна сума компенсації співробітникам залишала приблизно 450 000 руб. щомісяця, сума страхових внесків – близько 140 000 руб. При цьому внутрішнього положення про роз'їзну роботу у компанії не було. І саме через відсутність такого документа встановлена трудовим договором компенсація, по суті, такою не була, а була собою частина оплати праці(ст.129 ТК РФ), і її не можна було виключити з бази для розрахунку ПДФО та страхових внесків.

Фахівці ДК «ДНК» рекомендували компанії розробити та затвердити положення про роз'їзну роботу, в якому описати розміри та порядок виплати компенсаційних сум працівникам. При цьому порядок виплати має передбачати компенсацію витрат лише на підставі документів, що підтверджують.

Внаслідок цих дій щомісячна економія компанії склала:

140 000 руб. на страхових внесках;

58500 руб. на ПДФО.

ВИСНОВОК:з метою оптимізації оподаткування підприємства за необхідності виплат працівникам за роз'їзний характер роботи ДК “ДНК” рекомендує оформляти витрати як компенсаціїа не як надбавки за особливі умови праці. Це можливо за дотримання таких умов:

встановлення роз'їзного характеру роботи співробітника (трудовим договором/колективним договором, а також локальним нормативним актом компанії, напр., наказом керівникапро затвердження Переліку посад працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер);

встановлення розмірів компенсаційних виплат за роз'їзний характер роботи, порядкуздійснення таких виплат, форми підтверджуючих документів (напр., Положення про роз'їзний характер робіт, також затв. наказом керівника підприємства).

здійснювати компенсацію витрат суворо виходячи з виправдувальних документів, визначених локальними нормативними актами підприємства, напр., вищезгаданим Положенням.

Виплата добових зумовлена проживанням працівника поза місцем постійного проживання понад 24 години (рішення ЗС РФ від 04.03.2005 N ДКПІ05-147).

Оформлення трудового договору при роз'їзному характері роботи нерідко викликає у кадровиків проблеми. Не завжди ясно, яка робота має роз'їзний характер. Також буває складно сформулювати конкретні умови у трудовому договорі працівника, який працює не в офісі, а весь час перебуває у роз'їздах. Розберемося у цих проблемних питаннях у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Роз'їзний характер роботи у трудовому договорі2018

Закон не уточнює, чим відрізняється роз'їзний характер роботи у трудовому договорі від рухомого характеру, а також від роботи у дорозі. За якими критеріями розмежувати ці поняття, закон не визначає. Відсутні і переліки працівників, яким може доручатися така робота. Тому роботодавець має вирішити це питання самостійно у локальному акті.

Робота в дорозі передбачає, що у співробітника немає можливості щодня повертатися з роботи до місця проживання. Він працює під час руху транспортного засобу. Дорогою працюють провідники пасажирських поїздів, водії та кондуктори на міжміських автобусах, стюардеси, експедитори та подібні категорії співробітників.

Читайте поради про те, як оформити роз'їзний характер роботи співробітнику від експертів « »

Зверніть увагу! Якщо робота співробітника носить роз'їзний, рухомий характер або виконується в дорозі, то коли він прямує у службову поїздку, документи на відрядження оформляти не потрібно.

Рухомий характер роботи означає, що працівники відірвані від дому. Їхні робочі місця мобільні, тобто працівники постійно переміщаються з одного об'єкта на інший. Рухомий характер мають роботи з будівництва та ремонту залізниць, магістральних трубопроводів, якщо територія, де працюють люди, віддалена від місця проживання.

Роз'їзний характер роботи у трудовому договорі: зразок

Обов'язково роз'їзний характер роботи прописати у трудовому договорі: зразок нижче. Якщо цю умову не включити до договору, Держтрудінспекція має право оштрафувати роботодавця (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф за неправильно оформлений трудовий договір при роз'їзному характері роботи 2018 року може становити до 100 000 рублів.

Питання з практики

Чи потрібно включати до трудового договору умови про роз'їзний характер роботи або про відрядження співробітника?

Відповідь підготовлено спільно з редакцією

Відповідає Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту медичної освіти та кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ Росії

Якщо робота співробітника завжди буде пов'язана з роз'їздами, то умову про роз'їзний характер роботи обов'язково включіть у трудовий договір ( ).

При цьому потрібно розмежовувати поняття «відрядження» та «роз'їзний (рухливий) характер роботи».

Відрядженням є поїздка співробітника за розпорядженням організації на певний термін, в якій він виконує службове доручення поза місцем постійної роботи. Про це каже Трудового кодексуРФ. Включати до трудового договору умову про відрядження співробітника не обов'язково.

Задайте своє питання експертам

Подивитися, як прописати роз'їзний характер у договорі, можна, наприклад, у типовій формі для мікропідприємств. Роз'їзний характер роботи у трудовому договорі: зразок

Питання

Якщо у працівника за посадовою інструкцією робота, пов'язана з роз'їзним характером, витрати на відрядження у нього не збільшуються?

Відповідь

Умови, що визначають роз'їзний характер роботи, підлягають включенню до трудового договору співробітника (ст. 57 ТК РФ).

Відповідно до ст. 166 ТК РФ, службові поїздки працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер, не визнаються службовими відрядженнями. Відповідно до ст. 168.1 ТК РФ, працівникам з роз'їзним характером роботи роботодавець відшкодовує пов'язані зі службовими поїздками:

витрати на проїзд

витрати на найм житлового приміщення

інші витрати, вироблені працівниками з дозволу чи відома роботодавця.

Розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками співробітників з роз'їзним характером роботи, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, трудовим договором.

Таким чином, службові поїздки співробітника з роз'їзним характером роботи не є відрядженнями, а отже, роботодавець не повинен відшкодовувати за роз'їзди таких співробітників витрати на відрядження, і збільшення витрат на відрядження при цьому не відбувається. За службові поїздки співробітників з роз'їзним характером роботи роботодавець компенсує витрати, перелічені вище (ст. 168.1 ТК РФ) у порядку та розмірах, встановлених відповідним колективним договором, локальним актом або трудовим договором.

Подробиці у матеріалах Системи:

Відповідь: Як оформити прийом співробітника на роботу

Чи потрібно включати до трудового договору умови про роз'їзний характер роботи або про відрядження співробітника

Якщо робота співробітника постійно буде пов'язана з роз'їздами, застереження про роз'їзний характер роботи є обов'язковою умовоютрудового договору (абз. 8 год. 2 ст. 57 ТК РФ).

При оформленні трудового договору необхідно розмежовувати поняття відрядження та роз'їзний (рухомий) характер роботи.

Відрядженням визнається поїздка співробітника за розпорядженням організації на певний термін, у якій він виконує службове доручення поза місцем постійної роботи. Про це йдеться у статті 166 Трудового кодексу РФ. Включати до трудового договору умову про відрядження співробітника необов'язково.

Роз'їзний характер мають роботи, при яких:

у співробітника немає нерухомого робочого місця (водії)

частина робочого дня проходить у поїздках від місця розміщення організації до місця роботи (співробітник будівельних організацій).

До робіт з рухомим характером належать роботи, які:

виробляються в дорозі (провідник, стюардеса і т.д.)

передбачають часту передислокацію організації (переміщення співробітників) (співробітники рухливих будівельних організацій).

У цих випадках поїздки працівників відрядження не визнаються. Це випливає із положень статті 168.1 та частини 1 статті 166 Трудового кодексу РФ.

У колективному договорі чи локальному нормативному акті, наприклад наказі, роботодавець може передбачити конкретний перелік посад з роз'їзним (рухомим) характером роботи (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). До нього можна включити співробітників, до посадових обов'язків яких входять періодичні поїздки та переміщення. Наприклад, фахівців з налагодження обладнання, менеджерів із продажу, страхових агентів тощо.

Документально оформити роз'їзну (рухливу) роботу простіше, ніж відрядження. Одноразово в колективному договорі або локальному акті потрібно визначити:

Список роз'їзних (рухливих) робіт (ст. 168.1 ТК РФ)

обсяг відшкодовуваних витрат (ст. 168.1 ТК РФ)

порядок підтвердження виробничого характеру поїздок (переміщень).

Розміри та порядок відшкодування витрат можна також прописати у трудових договорах із конкретними співробітниками.

Як документи, що підтверджують виробничий характер поїздок, переміщень (пункти призначення, цілі), можна використовувати журнали обліку поїздок, маршрутні листи тощо.

На відміну від відряджень оформляти персональні документи (наказ про відрядження, службове завдання, посвідчення про відрядження) по кожній поїздці (переміщенню) співробітників з роз'їзним (рухомим) характером роботи не потрібно. Крім того, для співробітників з роз'їзним (рухомим) характером роботи організація може передбачити спрощений порядок подання звітності щодо поїздок, переміщень (наприклад, раз на тиждень чи місяць).

Ніна Ковязіна,

заступник директора департаменту освіти та кадрових ресурсів МОЗ Росії

Відповідь: Які документи потрібно оформити при направленні співробітника у відрядження

Який документ є підставою для направлення співробітника у службову поїздку при роз'їзному характері роботи

Службові поїздки співробітника, робота якого має роз'їзний характер, не визнаються службовими відрядженнями (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Тому документи на відрядження (службове завдання, наказ про направлення у відрядження, посвідчення про відрядження) в аналізованої ситуації не оформлюють.

У локальному нормативному акті (колективному договорі, угоді) роботодавець має встановити перелік робіт, професій, посад співробітників, стала робота яких має роз'їзний характер (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Крім цього роботодавець повинен вести облік часу, відпрацьованого кожним співробітником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). У зв'язку з чим у роботодавця виникає потреба документального оформленнянаправлення співробітника у службову поїздку.

Єдиного документа для оформлення направлення співробітника у службову поїздку за роз'їзного характеру робіт трудове законодавство не містить. В окремих категорій співробітників (наприклад, водіїв) такими документами є дорожні листи. затверджені постановою Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 р. № 78. Щодо співробітників інших професій за аналогією може бути також застосований колійний (маршрутний) лист, денне (шляхове) завдання тощо. Конкретний вид (форму) зазначеного документа з дотриманням вимог про наявність обов'язкових реквізитів слід закріпити у локальному акті організації (п. 2 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ. п. 3 Обов'язкових реквізитів, затверджених постановою Мінтрансу Росії від 18 вересня 2008 р. № 152).

Сергій Розгулін,

дійсний державний радник РФ 3-го класу

Як правильно оформити положення про роз'їзний характер роботи щодо відшкодування витрат на бензин та мобільний зв'язок?

Питання

Добридень! Підкажіть, пож-та. Ми в організації хочемо встановити водієві роз'їзний характер роботи (РХР). Але при розробці положення про РХР зіткнулися з питанням щодо відшкодування витрат на бензин і мобільний зв'язок. У нас цьому водієві видається картка із встановленим лімітом на бензин та стільниковий телефонтакож із лімітом. На ці картки із зазначенням усіх лімітів укладається договір про мат.відповідальності з водієм. І вийде, що відшкодовуються лише витрати на найм житлового приміщення та добові за потреби на підставі авансового звіту. Відповідно як правильніше вказати в Положенні про РХР: вказати саме що укладається договір про мат.відповідальності та видаються картка та телефон з лімітами або стандартно витрати на бензин відшкодовуються на підставі дорожніх листів, касових чеків тощо. Заздалегідь дякую!

Відповідь

Роботодавець може укладати договори про повну матеріальну відповідальність лише з працівниками певних категорій. Перелік посад та робіт, що заміщуються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за нестачу довіреного майна, затверджено Постановою Мінпраці України від 31.12.2002 № 85.

Також зазначимо, що відповідно до статті 244 ТК РФ, а також листом Роструда від 19.10.2006 № 1746-6-1, роботодавець не має права укладати письмові договори про матеріальну відповідальність, якщо посада працівника або конкретна робота, що доручається йому, не передбачена зазначеним Переліком.

Отже, з водієм автомобіля Ви не маєте права укласти договір про повну матеріальну відповідальність, якщо тільки до трудових обов'язків водія не входять, наприклад, інкасаторські або експедиторські функції. Управління транспортним засобом не передбачено переліками посад або робіт, при виконанні яких із працівниками можуть бути укладені договори про повну індивідуальну чи колективну (бригадну) відповідальність.

Таким чином, можна сказати, що Ви не маєте права укладати письмовий договір про матеріальну відповідальність з цим співробітником (тобто з водієм).

В усіх випадках будь-яка умова трудового договору, що погіршує становище працівника порівняно з трудовим законодавством, визнається недійсним. Отже, недійсність такого договору буде очевидна з усіма наслідками, що звідси випливають.

Неправомірне укладання договору про повну матеріальну відповідальність визнається порушенням законодавства про працю, за яке організація може бути притягнута до адміністративної відповідальності за ст. 5.27 КпАП РФ.

Водночас не слід забувати, що притягнення співробітника до повної матеріальної відповідальності можливе і без оформлення договору про повну матеріальну відповідальність. Перелік таких випадків наведено у статті 243 Трудового кодексу РФ, виходячи з якого випливає, що у разі доведеної провини (навмисна форма провини) співробітника у завданні шкоди майну роботодавця, зазначена шкода може бути стягнута зі співробітника повному обсязі, навіть якщо з працівником на його посаді укладення договору про повну матеріальну відповідальність не передбачається. Отже, у випадках, передбачених ст. 243 ТК РФ, водій автомобіля може бути притягнутий до повної матеріальної відповідальності (тобто з працівника можна стягнути збитки у повному розмірі незалежно від розміру його заробітної плати).

Щодо питання про встановлення роз'їзної роботи.

Відповідно до частини 2 ст. 57 ТК РФ, якщо робота носить особливий характер, то визначальні його умови вказуються в трудовому договорі як обов'язкові (наприклад, до договору включається умова про роз'їзний характер роботи, якщо до посадових обов'язків водія входять постійні поїздки з головної організації до філій з метою супроводу посадових осібабо передачі документів).

При цьому, статтею 168.1 ТК РФ встановлено, що розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими поїздками працівників, зазначених у частині першій цієї статті, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. Розміри та порядок відшкодування зазначених витрат можуть також встановлюватись трудовим договором.

Отже, умова про те, що робота окремих співробітників пов'язана зі службовими поїздками (тобто є роз'їзною), необхідно закріпити у таких документах:

у розділі колективного договору або у локальному нормативному акті (наприклад, у Положення про роз'їзний характер роботи)

у трудовому договорі співробітника

у посадовій інструкції співробітника

у звітах про службові поїздки з додатком документів, що підтверджують роз'їзні витрати.

Отже, у Положенні про роз'їзний характер Вам необхідно прописати:

Перелік працівників, які мають роз'їзний характер робіт

Порядок документального оформлення службових поїздок

Норми та порядок відшкодування витрат працівникам зі службових поїздок на підприємстві, враховуючи вимоги Трудового законодавства та специфіку роботи організації.

При цьому відзначимо, що розробка Положення про роз'їзний характер робіт проводиться також з урахуванням вимог бухгалтерського облікута податкового законодавства, для цілей віднесення витрат за службовими поїздками працівників до складу витрат з податку на прибуток у кожній конкретній ситуації.

Зразок оформлення Положення про роз'їзний характер наведено нижче за текстом.

Таким чином, у Положенні про роз'їзний характер Вам не потрібно зазначати, що з працівником укладається договір про матеріальну відповідальність. При цьому, в даному положенні Ви можете докладно прописати розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими поїздками. Зверніть увагу, що згідно зі ст. 168.1 Трудового Кодексу відшкодуванню підлягають лише фактично понесені витрати. Якщо працівник не несе витрат на проїзд (переміщається на службовому транспорті з оплатою витрат за ПММ роботодавцем). то нічого по цій підставіпрацівнику відшкодовувати не потрібно. Аналогічно вирішується питання щодо відшкодування витрат на проживання.

Зразок заповнення Положення про роз'їзний характер роботи

Товариство з обмеженою відповідальністю Альфа

(ТОВ Меркурій)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

ЗАТ "Альфа"

А.В. Львів

ПОЛОЖЕННЯ

про роз'їзний характер роботи

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Положення про роз'їзний характер роботи (далі - Положення) є локальним нормативним актом Товариства з обмеженою відповідальністю Альфа (далі - Суспільство або Роботодавець), розробленим та прийнятим відповідно до чинного трудового законодавства (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодексу РФ) .

1.2. Це Положення визначає перелік посад та професій працівників Товариства, постійна робота яких носить роз'їзний характер, а також регламентує порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників, постійна робота яких носить роз'їзний характер.

1.3. Для цілей цього Положення під роботою, що має роз'їзний характер, розуміється робота, пов'язана з постійними службовими поїздками працівника по Москві або від одного населеного пункту до іншого в межах обумовленої трудовим договором території, що здійснюються працівником у процесі виконання трудових обов'язків.

1.4. Це Положення поширюється на всіх працівників Товариства (як основних, так і сумісників), постійна робота яких має роз'їзний характер.

1.5. Це Положення набирає чинності з моменту його затвердження Генеральним директоромта діє до введення нового Положення про роз'їзний характер роботи.

1.6. Внесення змін до чинного Положення провадиться з урахуванням думки профспілки наказом Генерального директора.

2. РОБОТНИКИ, ПОСТОЯНА РОБОТА ЯКИХ

МАЄ РОЗ'ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР

2.1. Перелік посад та професій працівників Товариства, постійна робота яких має роз'їзний характер, визначено Додатком N 1 до цього Положення.

2.2. Роз'їзний характер роботи може бути встановлений працівнику як при його прийомі на роботу на посаду (за професією), зазначену в Додатку N 1 до цього Положення, так і в процесі роботи у Роботодавця при переведенні працівника на посаду (професію), зазначену у Додатку N 1 .

2.3. Умови, що визначають роз'їзний характер роботи конкретного працівника, підлягають обов'язковому включенню до трудового договору.

2.4. Якщо при укладенні (зміні) трудового договору з працівником, який обіймає передбачену Додатком N 1 до цього Положення посаду (професію), до трудового договору не були включені умови про роз'їзний характер роботи, то його зміст має бути доповнено необхідними умовамиугодою сторін, що укладається в письмовій формі та є невід'ємна частинатрудового договору

2.5. Відсутність у трудовому договорі з працівником, який обіймає посаду (виконує роботу за професією), зазначену у Додатку N 1 до цього Положення, не звільняє роботодавця від надання працівнику гарантій та компенсацій, передбачених цим Положенням, при направленні працівника на службову поїздку.

2.6. На роботу, передбачену Додатком N 1 до цього Положення, не можуть бути прийняті (перекладені) особи, яким роз'їзний характер роботи протипоказаний відповідно до медичного висновку.

2.7. У разі виявлення у працівника, постійна робота якого має роз'їзний характер, відповідно до медичного висновку протипоказань для виконання зазначеної роботи, працівник підлягає відстороненню від роботи, зумовленої трудовим договором, та переведення на іншу роботу, не протипоказану йому за станом здоров'я. При відмові працівника від переведення або відсутності у Роботодавця відповідної роботи трудовий договір із працівником підлягає припиненню відповідно до п. 8 частини першої ст. 77 ТК РФ.

3. Службові поїздки працівників,

ПОСТОЯНА РОБОТА ЯКИХ МАЄ РОЗ'ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР

3.1. Службовими поїздками з метою цього Положення визнаються поїздки (чи інші переміщення) працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер, здійснювані ними за дорученням роботодавця до виконання роботи, обумовленої трудовим договором. Зазначені службові поїздки не є службовими відрядженнями.

3.2. Підставою для направлення працівника у службову поїздку є оформлене письмово доручення Роботодавця (уповноваженої ним особи):

Компенсації працівникам з роз'їзним характером роботи

старший консультант ДК «ЗовнішекономАудит»

Є окремі категоріїспівробітників, постійна робота яких має роз'їзний характер або здійснюється у дорозі. Відповідно до норм Трудового кодексу, роботодавець зобов'язаний відшкодовувати їм витрати, пов'язані зі службовими поїздками. коментованому листі зазначено, що суми компенсацій працівникам, постійна робота яких має роз'їзний характер, не оподатковуються ПДФО в межах сум, встановлених колективним договором або локальними нормативними актами. Такі витрати можна врахувати і з оподаткування прибутку. (ЛИСТ МІНІСТЕРСТВА ФІНАНСІВ РФ від 25.10.13 № 03-04-06/45182)

Роз'їзний характер роботи: правове регулювання

Трудовий кодекс оперує таким поняттям, як роз'їзний характер роботи, проте не містить конкретного визначення. Яку саме роботу тоді вважати роз'їзною?

Суди неодноразово зазначали, що це робота, яка передбачає постійні службові поїздки. Тобто співробітник виконує роботу поза офісом. Такого висновку дійшов, наприклад, ФАС Північно-Західного округу в постанові від 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, роз'їзною визнається робота водія чи кур'єра.

Фахівці МОЗ соціального розвитку Росії у листі від 18.09.09 № 22-2-3644 вказали, що, оскільки в чинному законодавстві поняття роз'їзний характер роботи відсутнє, вирішення питання про віднесення тієї чи іншої роботи до роз'їзної приймається організацією самостійно.

Для деяких галузей, наприклад, для будівництва, визначення роз'їзного характеру роботи закріплено в галузевих угодах.

У Федеральній галузевій угоді* дано таке визначення: роз'їзний характер робіт у будівництві передбачає виконання їх на об'єктах, розташованих на значній відстані від місця розміщення організації, у зв'язку з чим працівники здійснюють поїздки у неробочий час від місцезнаходження роботодавця (пункту збору) до місця роботи на об'єкт і назад.

* Федеральна галузева угода з будівництва та промисловості будівельних матеріалів Російської Федерації на 2011-2013 роки.

Звертаємо увагу, що не слід плутати роз'їзний характер роботи зі службовими відрядженнями - поїздками працівника за розпорядженням роботодавця на конкретний терміндля виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

У статті 166 ТК РФ прямо сказано, що службові поїздки осіб, стала робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.

Таким чином, роз'їзний характер роботи передбачає виконання посадових обов'язківпоза офісом. Більш чіткого формулювання законодавство не містить. Організація самостійно (з урахуванням специфіки діяльності) встановлює перелік співробітників, чия робота має роз'їзний характер.

У тому випадку, якщо роботодавець не може з відповіддю на питання, чи є діяльність співробітників, які займають певні посади, роботою, що має роз'їзний характер, фахівці головного фінансового відомства рекомендують звертатися із запитом до Міністерства праці та соціального захисту РФ.

Гарантії та компенсації при роз'їздах

Для персоналу з роз'їзним характером роботи Трудовий кодекс передбачає низку додаткових гарантій та компенсацій.

Так, якщо робота носить роз'їзний характер, то на підставі трудового договору локального нормативного акта може виплачуватись надбавка.

При встановленні розміру такої надбавки слід керуватися:

Положення про виплату надбавок, пов'язаних з рухомим та роз'їзним характером робіт у будівництві (утв. постановою Держкомпраці СРСР, Секретаріату ЦСПС від 01.06.89 № 169/10-87)

Переліком професій, посад та категорій працівників річкового, автомобільного транспорту та автомобільних доріг, яким виплачуються надбавки у зв'язку з постійною роботою в дорозі, роз'їзним характером робіт, а також при службових поїздках у межах ділянок, що ними обслуговуються (утв. постановою Радміну РРФСР від 12.12.78) № 579)

галузевими угодами.

Якщо зазначені документи не поширюються на роботодавця, він має право встановити надбавку за роз'їзний характер роботи у локальному нормативному акті.

Крім того, відповідно до статті 168.1 ТК РФ роботодавець зобов'язаний відшкодовувати таким працівникам такі витрати:

на проїзд та проживання під час службової поїздки

добові

інші витрати, пов'язані з роз'їзним характером роботи.

Тобто, організації можуть компенсувати будь-які витрати співробітника, пов'язані з роз'їзною роботою.

Перелік витрат та суми, які організація готова компенсувати співробітникам за роз'їзний характер роботи, треба прописати у локальному нормативному акті, колективному чи трудовому договорі.

Документальне оформлення

Розглянемо, які документи потрібно оформити роботодавцю, щоб виплата компенсацій тим особам, чия робота носить роз'їзний характер, були визнані обґрунтованими.

1. Трудовий договір. Відповідно до статті 57 ТК РФ умова про роз'їзний характер роботи має бути зазначено у трудовому договорі. Крім того, роз'їзний характер роботи також потрібно закріпити у посадовій інструкції працівника.

2. Положення про роз'їзний характер роботи. Відповідно до статті 168.1 ТК РФ, перелік професій, посад із роз'їзним характером роботи встановлюється колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, такими як Положення про роз'їзний характер роботи. У ньому наводиться перелік робіт, професій та посад роз'їзного характеру, регламентуються порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками, а також порядок оформлення поїздок та форми документів. Положення затверджується та вводиться у дію наказом роботодавця.

3. Посадові вказівки. У посадових інструкціях тих фахівців, яким організація компенсує витрати, пов'язані зі службовими поїздками, необхідно зазначити, що їхня постійна робота має роз'їзний характер. І в цьому випадку оплата проїзду, проживання та добових буде вважатися обґрунтованою витратою.

4. Документи, що підтверджують витрати. Вартість проїзду та проживання має підтверджуватись квитками на транспорт та рахунками готелів. Добові видаються за кожен день службової поїздки, тому слід скласти наказ, прописавши у ньому, скільки днів триватиме службова поїздка.

ПДФО: порядок оподаткування компенсації витрат

Відповідно до пункту 3 статті 217 НК РФ не підлягають оподаткуванню ПДФО всі види компенсаційних виплат, встановлених законодавством, які пов'язані з виконанням платником податків трудових обов'язків. До цієї категорії неоподатковуваних виплат потрапляють і суми відшкодування витрат персоналу з роз'їзним характером роботи.

Як зазначалося вище, стаття 168.1 ТК РФ містить перелік витрат, які роботодавець зобов'язаний компенсувати працівникові. Нагадаємо, що у колективному чи трудовому договорі, іншому локальному нормативному акті роботодавець встановлює конкретний перелік відшкодованих витрат, а також суми відшкодування.

Таким чином, як повідомляє головне фінансове відомство у коментованому листі, виплати, спрямовані на відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками співробітників, чия робота носить роз'їзний характер, не підлягають оподаткуванню на доходи фізичних осіб у розмірах, встановлених угодами, трудовим чи колективним договором або іншими локальними актамиорганізації.

Податок на прибуток: можливість визнання у видатках сум відшкодування витрат

На питання можливості визнання у витратах, врахованих з метою оподаткування прибутку, сум відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками, Мінфін Росії дає позитивну відповідь. І знову ж таки вказує на те, що у витратах можуть бути враховані лише компенсації, передбачені угодами чи локальними нормативними актами.

Суми компенсацій, на думку чиновників головного фінансового відомства, підлягають включенню до складу інших видатків на підставі підпункту 49 пункту 1 статті 264 НК РФ.

Працівник у дорозі день за днем

Нерідко в штаті організації є співробітники, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер. Як правило, фірми компенсують таким працівникам витрати, пов'язані зі службовими поїздками. Щоб зважити на ці витрати при розрахунку податку на прибуток, потрібно правильно оформити всю необхідну документацію. Про те, як це зробити, а також про особливості бухобліку та оподаткування подібних витрат розповімо у статті.

Компенсація за роз'їзний характер роботи

Крім норм, що регулюють відшкодування роз'їзних витрат, можна встановити надбавку (доплату) до заробітної плати за особливий, наприклад роз'їзний характер роботи (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Це може бути фіксована сума, або відсоток до посадового окладу, або величина, яка залежить від виробітку співробітника. Надбавку можна встановити у положенні з оплати праці. у колективному чи трудовому договорі.

Незалежно від виду робіт (у дорозі, при роз'їзному чи рухомому характері) витрати, пов'язані з їх здійсненням, у податковому та бухгалтерському обліку відображаються в єдиному порядку. Характер виконуваних робіт впливає оформлення внутрішніх документів, які регламентують порядок відшкодування витрат. Роботодавець або сторони колективного договору визначають конкретний перелік витрат, а також розміри та порядок їх відшкодування (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Характер роботи визначає перелік відшкодованих витрат

Для визначення переліку витрат у зв'язку з роботою в дорозі, роз'їзним та рухомим характером роботи розберемося, у чому відмінності між ними.

Як правило, під роз'їзною розуміють роботу, виконання якої безпосередньо пов'язане з переміщеннями по одному чи кільком населеним пунктам або від одного населеного пункту до іншого. До співробітників, чия робота має роз'їзний характер, належать кур'єри, майстри, які працюють за викликом (наладчики), рекламні та торгові агенти. Очевидно, що ці категорії працівників можуть мати витрати на проїзд.

Роз'їзну роботу слід відрізняти від роботи, що виконується в дорозі, тому що в першому випадку працівник має можливість щодня повертатися до місця свого проживання, а в другому – ні. Зауважимо, що робота в дорозі виконується під час руху будь-якого транспортного засобу. Дорогою працюють, наприклад, провідники пасажирських поїздів, стюардеси, експедитори, водії-дальнобійники. Такі роботи вимагають виплати добових і оплати проживання.

Рухлива робота пов'язана з частою зміною робочого місця (місця виконання трудової функції), яким є якась територія. До рухомої відноситься, наприклад, робота будівельників, лісозаготівельників, охоронців (ЧОП, відомчої та позавідомчої охорони) тощо. У цьому випадку склад витрат може включати повний перелік: на проїзд, добові, на оплату проживання та ін.

Щоб мати можливість проводити такі витрати, враховувати їх при розрахунку податку на прибуток, роботодавець зобов'язаний правильно оформити ряд документів (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Оформлення документації про роз'їзний характер роботи

Умову про те, що робота окремих співробітників пов'язана зі службовими поїздками, необхідно закріпити у таких документах:

у розділі колективного договору або локальному нормативному акті (наприклад, в окремому положенні)

трудовому договорі

посадових інструкціях

звіти про службові поїздки з додатком документів, що підтверджують роз'їзні витрати.

Розділ колективного договору чи окреме положення

про службові поїздки

Насамперед необхідно визначити та зафіксувати перелік робіт, професій чи посад співробітників, постійна робота яких пов'язана зі службовими поїздками. Цей перелік краще оформити як додаток до основного нормативному документу(оскільки може доповнюватися чи скорочуватися частіше, ніж змінюється становище).

У положенні (розділі колективного договору) встановлюють перелік відшкодованих витрат залежно від характеру роботи та посадових обов'язків працівників. Частина 1 статті 168.1 Трудового кодексу дозволяє розширити цей перелік без обмежень. Однак необхідно, щоб витрати, що відшкодовуються, були економічно виправданими (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Також у положенні слід визначити порядок відшкодування витрат працівника та встановити у разі потреби їх розмір.

Зверніть увагу, що при визначенні оподатковуваної бази з податку на прибуток розмір витрат, що відшкодовуються співробітникам, постійна робота яких пов'язана зі службовими поїздками, не обмежується. Тобто роботодавець або сторони колективного договору можуть встановити будь-який порядок відшкодування та розмір видатків для цих цілей.

У положенні (розділі колективного договору) обов'язково має міститися опис порядку подання звітів про здійснення та підтвердження працівником витрат, пов'язаних із службовими поїздками.

Приклад 1

ТОВ Аргус надає послуги з доставки та супроводу вантажів, тому у частини співробітників (кур'єрів, експедиторів, менеджерів по роботі з клієнтами, водіїв) організації робота пов'язана з роз'їздами. Необхідно скласти положення про відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками.

РІШЕННЯ. Положення та перелік робіт, професій чи посад співробітників, постійна робота яких пов'язана зі службовими поїздками, наведено на с. 51 та 53.

Трудовий договір про роз'їзний характер роботи

Для того щоб співробітник мав право на відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими поїздками, а також на отримання відповідної надбавки, у трудовому договорі має бути зазначено, що його робота має особливий, наприклад, роз'їзний характер (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Такий самий пункт повинен утримуватися у посадовій інструкції. Крім того, у трудовому договорі роблять посилання на положення чи розділ колективного договору, де описано порядок, розміри та умови відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками, сказано про призначення надбавки до зарплати.

Зразок Положення про роз'їзний характер робіт

Становище

про порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими

поїздками працівників ТОВ Аргус, постійна робота

яких має роз'їзний характер

м Москва

1. Цим Положенням регулюється порядок відшкодування витрат працівникам, чия робота визначена як роз'їзна.

2. Положення поширюється усім співробітників ТОВ Аргус, постійна робота яких має роз'їзний характер.

4. Перелік робіт, професій та посад працівників, зазначених у пункті 2 Положення, наведено у додатку № 1 до Положення.

5. Для виконання службових обов'язків працівникам, робота яких має роз'їзний характер, за рішенням керівника видається аванс у рахунок майбутніх витрат на службові поїздки. У наказі вказується сума авансу, що видається працівникові, а також дата, коли працівник повинен звітувати за використання авансу.

6. Роботодавець оплачує:

1) добові за кожен день службової поїздки, включаючи вихідні та святкові дні, У розмірі 900 руб. на день - експедиторам, менеджерам по роботі з клієнтами та водіям. Під час службових поїздок у такі населені пункти, звідки працівник має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові не виплачуються

2) витрати по найму житлового приміщення (за фактичними документально підтвердженими витратами, але не більше 2500 руб. на добу) – експедиторам, менеджерам по роботі з клієнтами та водіям

3) канцелярські витрати (за фактичними документально підтвердженими витратами) – менеджерам по роботі з клієнтами.

4) витрати на проїзд:

кур'єрам - щомісяця купується проїзний квиток на всі види транспорту, проїзний видається працівнику на наступний місяцьне пізніше 30-го числа поточного місяця

експедиторам, менеджерам по роботі з клієнтами, чиї поїздки пов'язані з використанням транспорту приміського сполучення, - купується проїзний квиток на транспорт приміського сполучення, який видається наступного місяця не пізніше 30 числа поточного місяця. Витрати на міжміські поїздки відшкодовуються у сумі фактичних витрат на придбання залізничних квитків у купейний вагон, квитків на літак до салону економ-класу

водіям - відшкодовуються витрати на придбання ПММ у межах норм, встановлених додатком№ 2 до цього Положення.

7. Працівники, перелічені у пункті 2 Положення, раз на місяць зобов'язані складати авансовий звіт за формою № АТ-1 Авансовий звіт, затвердженої постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55, про витрати на службові поїздки. До звіту мають бути додані всі документи, що підтверджують витрати. Витрати, виконані працівниками у зв'язку зі службовими роз'їздами, оплачуються після затвердження звіту керівником ТОВ «Аргус».

Генеральний директор

ТОВ Аргус Варфоломєєв В.Г. Варфоломєєв

Чи оформляти кожен виїзд?

Службові поїздки працівників, постійна робота яких має роз'їзний (рухомий) характер або здійснюється в дорозі, службовими відрядженнями не визнаються (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). А раз так, видавати наказ про направлення працівника у відрядження за формою № Т-9 або Т-9а, оформлювати посвідчення на відрядження за формою № Т-10 і службове завдання организации2 на кожну поїздку не потрібно.

Наказ потрібний. Якщо співробітника направляють у багатоденну службову поїздку, наказ складають у довільній формі, вказавши кількість днів поїздки. Якщо роз'їзди співробітника тривають більше одного дня, то незайвим буде оформити і службове завдання, вказавши в ньому, куди і з якою метою працівник їде. Текст службового завдання може бути частиною наказу чи його додатком. Воно знадобиться для визнання у податковому обліку суми добових. Скласти його можна у довільній формі.

Наказ не потрібний. Якщо працівник, який направляється у службову поїздку, має можливість щодня повертатися до місця свого проживання, наприклад кур'єр або експедитор, немає необхідності оформлювати кожен його виїзд окремим наказом та службовим завданням. Досить описати зміст його роботи у посадовій інструкції, а порядок звіту про витрати, пов'язані зі службовими поїздками, - у положенні чи розділі колективного договору.

Зразок форми додатка № 1 до Положення про роз'їзний характер робіт

Додаток №1

Перелік робіт, професій та посад працівників

ТОВ Аргус, постійна робота яких

має роз'їзний характер

Витрати на відрядження та представницькі витрати

Глава 8 Особливі умови чи характер праці 8.1. Роз'їзний характер роботи

Роз'їзний характер роботи завжди пов'язані з певними витратами, які роботодавці зобов'язані компенсувати. У цьому відшкодування може проводитися у вигляді надбавки до зарплати чи формі компенсації витрат.

Розглянемо ці виплати з метою оподаткування та порядок їх відображення у бухгалтерському обліку, а також відповідальність роботодавця у разі невиплати.

Статтею 168.1 ТК РФ встановлено, що працівникам, стала робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, роботодавець відшкодовує пов'язані зі службовими поїздками:

Витрати на проїзд

Витрати найму житлового приміщення

Додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові, польове забезпечення)

Інші витрати, вироблені працівниками з дозволу чи відома роботодавця.

Розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. Розміри та порядок відшкодування зазначених витрат можуть також встановлюватись трудовим договором.

Таким чином, ТК РФ гарантує відшкодування (компенсацію) витрат працівникам, діяльність яких пов'язана з постійними роз'їздами.

У ст. 57 ТК РФ встановлено, що при прийомі на роботу співробітника, постійна робота якого носить роз'їзний характер, роботодавець зобов'язаний включити ця умовау трудовий договір.

При цьому, незважаючи на те, що в ТК РФ не міститься згадки про посадову інструкцію, вона є важливим документом, змістом якого визначається не тільки трудова функція працівника, коло посадових обов'язків, межі відповідальності, а й кваліфікаційні вимоги, що пред'являються до займаної посади.

Оскільки порядок складання посадових інструкцій нормативними правовими актами не врегульовано, роботодавець самостійно вирішує, як вона оформляється. Посадова інструкція може бути додатком до трудового договору, а може затверджуватись як самостійний документ.

Як сказано у Листі УФНС Росії по м. Москві від 30 червня 2008 р. N 20-12/061153, роботодавець має право закріпити порядок та розміри відшкодування витрат на проїзд працівника, постійна робота якого має роз'їзний характер, у додатку до трудового договору, який буде його невід'ємною частиною, без затвердження відповідної посадової інструкції як самостійного документа.

В даний час трудовим законодавством не розкрито поняття "роз'їзний характер роботи", проте можна сказати, що це службові поїздки працівників на постійній основі. До таких працівників належать водії, кур'єри, експедитори, торгові представники, провідники пасажирських поїздів, стюардеси тощо.

У цьому ст. 166 ТК РФ уточнюється, що службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.

Звідси випливає, що компенсація витрат працівників не може бути зроблена на підставі посвідчення про відрядження (Лист Мінфіну Росії від 19 квітня 2007 р. N 03-03-06/1/250).

У Листі Мінфіну Росії від 18 серпня 2008 р. N 03-03-05/87 зазначено, що ТК РФ виділяє два види компенсаційних виплат. Один із них поєднує компенсаційні виплати, пов'язані з особливими умовами праці. Такі компенсації згідно зі ст. 129 розд. 6 "Оплата та нормування праці" ТК РФ, є елементами оплати праці.

Другий вид компенсацій визначено у ст. 164 ТК РФ, згідно з якою під компенсаціями розуміються грошові виплати, встановлені з метою відшкодування працівникам витрат, пов'язаних із виконанням ними трудових обов'язків або інших передбачених федеральним законом обов'язків. Зазначені виплати не входять до системи оплати праці, є компенсацією витрат працівника, що з виконанням трудових обов'язків.

Враховуючи викладене, відшкодування працівникам витрат відповідно до ст. 168.1 ТК РФ відноситься до компенсації витрат, пов'язаних з виконанням трудових обов'язків.

І як сказано у Листі Мінфіну Росії від 7 травня 2008 р. N 03-03-06/1/302, ці витрати можуть бути включені до складу витрат на оплату праці у розмірі та відповідно до порядку, встановленого трудовим та (або) колективним договором, угодами, локальними нормативними актами.

Таким чином, якщо для добових, які виплачуються відповідно до ст. 168.1 ТК РФ, податковим законодавством не встановлено будь-яких обмежень, то добові також включаються до складу витрат на оплату праці в повному обсязі, встановленому трудовим договором, та нормування з метою оподаткування прибутку не підлягають.

Аналогічна точка зору висловлена в Листах УФНС Росії у м. Москві від 18 грудня 2007 р. N 19-11/120975, Мінфіну Росії від 25 жовтня 2007 р. N 03-03-06/1/735.

Однак для того, щоб врахувати ці витрати з податку на прибуток, платник податків зобов'язаний економічно обґрунтувати та документально підтвердити вироблені витрати.

Відповідно до ст. 252 Податкового кодексу Російської Федерації (далі – НК РФ) під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені:

Документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації

Або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати

І (або) документами, що побічно підтверджують вироблені витрати (у тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу відповідно до договору).

Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони виконані для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.

На підставі п. 1 ст. 9 Федерального закону від 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити:

Назва документу

Дату складання документа

Найменування організації, від імені якої складено документ

Вимірювачі господарської операціїу натуральному та грошовому вираженні

Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення

Особисті підписи вказаних осіб.

Таким чином, самостійно затверджені організацією форми первинних облікових документів, типові форми яких не передбачені в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, що містять вищезгадані обов'язкові реквізити, можуть бути документальним підтвердженням витрат, пов'язаних з роз'їзним характером (Лист Мінфіну Росії від 5 червня 2008 року. 03-03-06/1/346).

Щодо оподаткування ЄСП, то згідно з п. 1 ст. 236 НК РФ об'єктом оподаткування ЄСП для платників податків - організацій визнаються виплати та інші винагороди, що нараховуються на користь фізичних осіб за трудовими та цивільно-правовими договорами, предметом яких є виконання робіт, надання послуг (за винятком винагород, що виплачуються індивідуальним підприємцям, адвокатам, нотаріусам, які займаються приватною практикою), а також за авторськими договорами.

Відповідно до пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не підлягають оподаткуванню всі види встановлених законодавством Російської Федерації, законодавчими актами суб'єктів Російської Федерації, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства Російської Федерації), пов'язаних у тому числі з виконанням фізичною особою трудових обов'язків

Таким чином, якщо в колективному договорі, угоді, локальних нормативних актах або трудовому договорі встановлено, що робота фізичних осіб по посаді має роз'їзний характер, то компенсаційні виплати, спрямовані на відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних із службовими поїздками цих осіб, не оподатковуються ЄСП. В інших випадках вони підлягають оподаткуванню в установленому порядку(Лист Мінфіну Росії від 14 лютого 2008 р. N 03-04-06-02/10).

Аналогічної думки дотримуються суди. Так, у Постанові ФАС Волго-Вятського округу від 9 квітня 2007 р. у справі N А17-3311-3312/5/2006 суд зазначив, що надбавки за роз'їзний характер роботи замість добових за своєю суттю спрямовані на компенсацію витрат працівників, тому також не підлягають оподаткуванню ЄСП. Такі ж висновки зроблено судами у Ухвалі Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації від 14 лютого 2008 р. N 1421/08, Постановою ФАС Далекосхідного округу від 17 жовтня 2007 р. у справі N Ф03-А51/07-2/3349, Постановою ФАС від 12 лютого 2008 р. у справі N Ф09-4807/07-С2.

Проте Мінфін Росії з цього питання висловлює протилежну думку.

Якщо організація виплачує працівникам надбавки за роз'їзний характер роботи (найм житлового приміщення, витрати на проїзд), то ні ТК РФ, ні інші нормативні правові акти Російської Федерації не розглядають оплату праці в частині перевищення тарифних ставок (окладів) як компенсаційну виплату.

Відповідно до ст. 129 ТК РФ доплати та надбавки розглядаються як частина заробітної плати працівника. Отже, вони не можуть розглядатися як компенсації, а включаються склад витрат на оплату праці. Як сказано у Листі УФНС Росії по м. Москві від 17 жовтня 2007 р. N 21-11/099218@, надбавки до заробітної плати працівників за рухомий характер роботи не можуть розглядатися як компенсації. Вони підвищують розмір оплати праці цієї категорії працівників. Відповідно, дія пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ на такі доплати не поширюється, і вони підлягають оподаткуванню ЄСП.

Відповідно до ст. 10 Федерального закону від 15 грудня 2001 р. N 167-ФЗ "Про обов'язкове пенсійне страхування в Російській Федерації" об'єктом оподаткування страховими внесками та базою для нарахування страхових внесків є об'єкт оподаткування та податкова база по ЄСП, встановлені гол. 24 "Єдиний соціальний податок" НК РФ.

Отже, на такі компенсаційні виплати внески на обов'язкове пенсійне страхування не сплачуються, але при цьому вони нараховуються на надбавки за рухомий та роз'їзний характер роботи у загальновстановленому порядку.

Щодо податку на доходи фізичних осіб (далі – ПДФО), відповідно до п. 3 ст. 217 НК РФ оподаткуванню ПДФО не підлягають усі види компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства Російської Федерації), встановлених законодавством Російської Федерації, законодавчими актами суб'єктів Російської Федерації, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування, пов'язаних у тому числі і з виконанням фізичним особою своїх трудових обов'язків.

У зв'язку з цим, якщо у колективному договорі, угоді, локальних нормативних актах або трудовому договорі встановлено, що робота фізичних осіб відповідно до посади має роз'їзний характер, то компенсаційні виплати, спрямовані на відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних із службовими поїздками цих осіб, не оподатковуються ПДФО (Лист Мінфіну Росії від 27 серпня 2007 р. N 03-03-06/3/14).

Якщо замість добових працівникам виплачуються надбавки до заробітної плати за рухомий характер роботи, то вони не можуть розглядатися як компенсації, оскільки підвищують розмір оплати праці працівників, робота яких носить рухомий та роз'їзний характер. Відповідно, п. 3 ст. 217 НК РФ на такі доплати не поширюється, і зазначені надбавки підлягають оподаткуванню ПДФО у загальновстановленому порядку.

Таким чином, на підставі Листів Мінфіну Росії та УФНС Росії по Москві можна зробити висновок, що сума компенсаційних виплат, спрямована на відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних зі службовими поїздками працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, не оподатковується ЄСП та ПДФО. А надбавки за роз'їзний характер роботи підлягають оподаткуванню ЄСП та ПДФО у загальновстановленому порядку, оскільки не можуть бути визначені витратами працівників.

У бухгалтерському обліку організації відшкодування витрат за роз'їзний характер роботи є витратою звичайним видамдіяльності виходячи з п. п. 5, 7 Положення з бухгалтерського обліку " Витрати організації " ПБУ 10/99, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 6 травня 1999 р. N 33н " Про затвердження Положення з бухгалтерського обліку " Витрати організації " ПБУ 10/99 ".

Відповідно до Наказу Мінфіну Росії від 31 жовтня 2000 р. N 94н "Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій та Інструкції щодо його застосування" надбавка за роз'їзний характер роботи відображається на рахунку 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці", відшкодування (компенсація) витрат працівників за роз'їзний характер роботи - на рахунку 73 "Розрахунки з персоналом з інших операцій".

Нарахування надбавки відображається за кредитом рахунка 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці", у кореспонденції з дебетом рахунків обліку витрат на виробництво 20 "Основне виробництво", 25 "Загальновиробничі витрати", 26 "Загальногосподарські витрати", 44 "Витрати на продаж" інші.

Нарахування виплати (компенсації) відображається за кредитом рахунку 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" у кореспонденції з дебетом рахунків обліку витрат на виробництво 20 "Основне виробництво", 25 "Загальновиробничі витрати", 26 "Загальногосподарські витрати", 44 " та інші.

Виплата відшкодування (компенсації) відображається за дебетом рахунка 73 "Розрахунки з персоналом з інших операцій" у кореспонденції з кредитом рахунка 50 "Каса".

;

Схожі статті

Обговорюють:

Простий суп з капусти. Суп із капустою. Рецепти смачних страв Як варити капустяний суп:Суп зі свіжої капусти є доступним цілий рік. Адже інгредієнти,...
Афоризми та цитати про вчинки Тільки вчинки говорять:***Наслідки будь-якого вчинку містяться в самому вчинку.***У будь-якого...
До чого сняться дрова в ліжниці:Перед тим, як розгадувати, до чого сняться дрова, потрібно уявити, з чим...
Способи ворожіння на паленому папері:Ворожимо за столом на Старий новий рік Підманюємо успіх у Старий новий рік...

Роз'їзний характер роботи на посадовій інструкції приклад. Фіксуємо характер роботи у документах. Що таке роз'їзний характер роботи

"Роз'їзні" працівники

Робота в дорозі

Робота у польових умовах

Роботи експедиційного характеру

Роз'їзний характер роботи

Визначаємо характер робіт

Компенсаційні виплати

Види витрат

Податкові аспекти

Надбавки

Розмір надбавок

Таблиця. Надбавки за роз'їзний характер роботи відповідно до галузевих тарифних угод, укладених на федеральному рівні соціального партнерства

Податкові аспекти

Оформляємо роз'їзну роботу

Перелік "роз'їзних" працівників

Положення про роз'їзний характер роботи

Положення про службові поїздки працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер або протікає в дорозі

1. Загальні положення

1.1. Це Положення встановлює порядок та розміри відшкодування витрат Працівників Товариства, постійна робота яких має роз'їзний характер або протікає в дорозі.

2. Підстава для направлення працівника у службову поїздку

3. Компенсаційні виплати, пов'язані з особливими умовами праці

4. Компенсаційні виплати, пов'язані з виконанням трудових обов'язків

5. Порядок здійснення розрахунків та оформлення звітності

Особливості прийому працювати

Роз'їзний лист

Стаціонарні робочі місця та роз'їзна робота

Що говорить закон

Роз'їзди – це постійна робота

Відшкодування витрат працівника

Положення про роз'їзний характер роботи

Хто такі працівники з роз'їзним характером роботи?

Які витрати можуть бути компенсовані та скільки саме?

Жодних страхових внесків та ПДФО

Економимо на практиці

Зі статті ви дізнаєтесь:

Роз'їзний характер роботи у трудовому договорі2018

Роз'їзний характер роботи у трудовому договорі: зразок

Відповідь підготовлено спільно з редакцією

Задайте своє питання експертам

Питання

Відповідь

Як правильно оформити положення про роз'їзний характер роботи щодо відшкодування витрат на бензин та мобільний зв'язок?

Питання

Відповідь

Компенсації працівникам з роз'їзним характером роботи

Роз'їзний характер роботи: правове регулювання

ПДФО: порядок оподаткування компенсації витрат

Податок на прибуток: можливість визнання у видатках сум відшкодування витрат

Працівник у дорозі день за днем

Популярне на тему

Компенсація за роз'їзний характер роботи

Характер роботи визначає перелік відшкодованих витрат

Оформлення документації про роз'їзний характер роботи

Розділ колективного договору чи окреме положення

Приклад 1

Трудовий договір про роз'їзний характер роботи

Зразок Положення про роз'їзний характер робіт

Чи оформляти кожен виїзд?

Зразок форми додатка № 1 до Положення про роз'їзний характер робіт

Витрати на відрядження та представницькі витрати

Глава 8 Особливі умови чи характер праці 8.1. Роз'їзний характер роботи