Чек лист зразок. Яким має бути хороший чек-лист. У чому сенс таких записів
Творче, уважне та серйозне ставлення до роботи є важливою складовою сучасного бізнесу. Однак творчий початок завжди був тісно пов'язаний із непередбаченими витратами робочого часу, невизначеністю в оцінці праці, необхідністю уточнення вартості виконаної роботи.
Існує велика кількістьзадач, які не вимагають високої кваліфікації та можуть бути вирішені шляхом точного та якісного виконання послідовності простих дій. Чек-лист – це саме такий варіант розв'язання задачі.
Область застосування ідеї
Послідовність простих операцій має застосування як вирішення відповідальних завдань, які виконують кваліфіковані фахівці, так інших завдань, із якими може впоратися звичайний робочий, студент чи школяр.
Чек-лист - це зразок правильного записаний у вигляді послідовності максимально простих, максимально точних і лаконічних, але повних дій, які потрібно зробити, наприклад:
- літак взлетів;
- сходити до магазину та купити те, що мама попросила;
- побудувати бізнес;
- досягти якоїсь мети;
- перевірити чи зробити щось для чогось.
Конвеєр колись здійснив революцію у промисловості, причому виявився корисним у виробництві не лише простих деталей, а й складних машин, механізмів, продуктів харчування, спортивних товарів, одягу, взуття.
Ідеально, коли чек-лист – це десяток мінімально необхідних, простих дій:
- ідеальна проста дія - проста, безумовна вказівка щось зробити;
- ідеальна вказівка не створює варіантів, але така дія виконується строго по черзі;
- ніяких безладних переміщень все робиться строго за планом і за контентом кожного пункту листа.
Ціль (завдання) буває велика, і на одному аркуші не всяке рішення вмістити можна. Однак ніщо не заважає скласти кілька чек-листів, які виконуються послідовно різними робітниками у певні проміжки часу.
Планування розв'язання задачі
Планування – важлива складова будь-якої справи. Чек-лист - це теж план, а не лише вирішення завдання. Можна скласти план дій у разі виникнення непередбачуваної ситуації, план поведінки під час аварії або стихійне лихо, порядок дня в дитячому таборі відпочинку. Розклад занять в інституті чи школі – теж тест-продукт на «простий інтелект», оскільки у такого роду чек-листі є умови. Наприклад, парні чи непарні дні, тижні.
Людина завжди планувала все, що робила, але робила це несвідомо. Поява поняття «чек-лист» - приклад, як звичайне і звичне несвідоме входить у компетенцію свідомого, отримує нове значення і кардинально нове якість.
Сам собою цей термін відносно молодий, але історія його ідеї та її застосування налічує сотні років. Швидше за все, перші папіруси з регламентацією послідовності простих дій використовувалися в давнину, інакше важко пояснити моменти розквіту древніх цивілізацій, так само як і причини їх падіння.
Зразок: чек-лист із встановлення демона FTP
Це зразок, написаний якось і використовуваний багато років. Тут нічого не оформлено красиво, написано в юніксоїдному стилі, але практично.
Взагалі, подібні чек-листи народжуються як результат тривалого адміністрування, що виконується системним адміністратором. Як правило, через два-три роки, після сотень інсталяцій, адміністратор пише собі та колегам таку пам'ятку. Це реальний чек-лист: негарний, але практичний.
Зразок красивого непрактичного чек-листа
Тут все правильно написано, але це не чек-лист. Зокрема, «Логотип» - це насамперед дієслова:
- створити;
- як створити;
- що врахувати;
- що відкинути.
За кожним таким дієсловом має стояти кілька рекомендацій.
Апеляція до слогана розумна, але створення слогана - це творчість, а його перевірка - це тривала практика (в реальному живому інтернеті при масовому напливі відвідувачів), ні те, ні інше до чек-листа ніяк не відноситься.
І так за кожним пунктом.
Реально "літаючий" чек-лист (фрагмент) для Boeing 737
Саме так має бути оформлений чек-лист. Фраза – проста відповідь. Тобто проста дія та простий результат.
Це лише фрагмент документа, причому написаний на англійською, але в даному конкретному випадку не мова важлива, а точність декларації дії та перевірки результату її виконання.
Тестові галузі застосування
Практичні застосування чіткого плану дій:
- спортивні змагання;
- бухгалтерський облік;
- перевірка продукції підприємства;
- аудит компанії;
- слідчі заходи;
- запуск космічного корабляі т.д.
Практично будь-яка сфера життя і діяльності може бути визначена асортиментом різних маленьких планів: чек-лист перевірки №1, №2, №3 тощо.
Особливе значення сувора регламентація дій має у відповідальних сферах діяльності, наприклад у підготовці хірурга до операції, коли медичний персонал, всі лікарі та медсестри - кожен у межах своєї компетенції - виконує строго регламентований перелік дій. Зазвичай все робиться «на автоматі», але професійна етика вимагає всі дії виконувати «папірець».
Чек-лист - це незамінний документ під час сертифікації та регламентації виробництва та тестування продуктів харчування, дитячих товарів, перевірки роботи машин та механізмів.
Інтернет-технології та прості операції
Будь-яке операційне втручання потребує високої кваліфікації хірурга. Але він також вимагає належного виконання простих операцій. Зокрема, всі інструменти на операційному столі повинні лежати строго у певних місцях, пацієнт має бути підготовлений до операції не лише фізіологічно, а й морально.
Чек-лист (зразок послідовності дій) - це не програма, не алгоритм, і його важко віднести до програмування в прямому значенніцього слова, але інтернет-технології призвели до необхідності створення та виконання безлічі рутинних, але дуже важливих операцій.
Створення веб-ресурсу вимагає як мінімум трійки Apache, PHP та MySQL або її аналога на базі іншого сервера, іншого інтерпретатора та бази даних. Встановлення цієї трійці – мінімально необхідна чітка послідовність дій.
Помилка тут загрожує неможливістю роботи взагалі. Сучасне інтернет-програмування характеризується тим, що алгоритми сервера, інтерпретатора та мови програмування браузера не думають, але якщо чого не розуміють, то однозначно не роблять!
Запис помилки в журнал обов'язково декларуються, але часто записаного в журнал недостатньо для пошуку проблеми.
Інтернет-програмування: прості розв'язання складних проблем
Чек-лист – це вирішення проблеми. Практика інтернет-програмування на JavaScript та PHP, зокрема, при об'єктно-орієнтованому стилі листа допускає лише два варіанти вирішення проблеми:
- Професійна інтуїція.
- Тест-Кейс.
Третього не дано. Тестовий інструментарійу програмуванні давно дуже розвинений. Також існує маса додаткових засобів для перевірки коду, а розробники мов програмування приділяють багато часу та сил створенню засобів налагодження та пошуку помилок.
Але визначити, де, на якому рівні, в якій саме підсистемі об'єктів загальної системитрапилася нагода, може тільки автор (автор) коду, ну або просунутий тест-кейс, до створення якого доклав руку досвідчений майстер.
Ідеальне рішення – робити чек-лист на рівні коду, коли не людина, а сам створений ним об'єкт піклується про виконання своєї власної функціональності, а також контролює свій стан та свої стосунки з іншими об'єктами.
Інтернет просування, SEO
Відколи інтернет став доступний масовому відвідувачеві (а тема "чек-лист як тест продукт" завжди була доступна масам), у сферу SEO ринув потік одноманітних ідей. Пропонувалися абсолютно тривіальні послідовності, та якщо з довірливих покупців вибивалися цілком реальні гроші з порожніх і безпідставних підставах.
- технічна складова;
- внутрішня ідеалізація контенту;
- семантичне заповнення ядра ресурсу;
- контент: як є і як має стати;
- комерційний момент; монетизація ресурсу;
- зовнішні обставини;
- регіон просування;
- поведінковий момент у образі відвідувача тощо.
Але метою розумних слівбули гроші. Довірливі покупці, оплачуючи «працю» авторів чек-листів, стимулювали виробництво такої продукції, що зовсім не добре. Але цей процес призвів до того, що тема просування розширилася до максимально можливої межі та створила умови для узагальнення інформації.
Репродукування в галузі інформації - природний процес, і сьогодні кожен бажаючий отримує реальне просування власного ресурсу у будь-якому варіанті:
- мінімальні витрати через власний потенціал;
- максимальні витрати через кваліфікованого майстра.
Чек-лист сьогодні - це реальний та ефективний інструмент досягнення бажаного в його формальній частині та абсолютно повна свобода у творчому моменті мети, що досягається.
Віртуальний простір простих ідей
Матеріальна складова у житті, на роботі, у соціально-економічній сфері загалом набула стабільності. Фундаментальні основи успішного досягнення бажаного стали очевидними. Чек-лист - приклад того, як творча складова пішла у віртуальний простір.
Рівень кваліфікації споживачів та авторів ідей перейшов у нову якість. Це обнулило позиції та зумовило формування асортименту нових завдань та потребу в нових рішеннях. Світ знову став досконалішим, і знову нова якість була зумовлена простим і природним кроком уперед.
Це список, що містить низку необхідних перевірок для будь-якої роботи. Зазначаючи пункти списку, ви, команда чи фахівець, можете дізнатися про стан чи коректність виконання цієї роботи.
Працюючи над проектом, чи ви ловили себе на думці, що повторюєте очевидні помилки вже не вперше? Або помічали, що при виконанні знайомого завдання співробітники роблять одні й самі помилки, марно витрачаючи час?
Чек-листи можуть застосовуватися в самих різних сферах: існують чек-листи для офіціантів, пілотів, маркетологів, веб-дизайнерів
Нижченаведені правила для чек-листів допоможуть вам та вашим співробітникам створювати корисний та якісний продукт.
Правила складання чек-листів
- Один пункт – одна операція
Пункти чек-листа – це мінімальні повні операції. Наприклад, замовити виготовлення візиток і доставити візитки в офіс - це 2 різні операції. Тому в чек-листі вони відображаються окремими пунктами:
- візитки замовлені;
- візитки доставлені до офісу.
- Пункти написані у ствердній формі
Мета чек-листа – перевірка готовності завдання, тому краще складати пункти у ствердній формі – «замовлені, доставлені». Порівняйте формулювання: «замовити візитки» та «візитки замовлені». Другий варіант потребує більшої відповідальності.
- Оптимальна кількість пунктів – до 20
Чек-листи не повинні бути довгими. Оптимальна кількість пунктів – до 20. Якщо потрібно, краще розбити завдання на кілька етапів та скласти до кожного етапу окремий чек-лист.
Ефективне використання чек-листів:
- Тестування
Після складання чек-листа пройдіть подумки всі пункти разом із співробітником. Допишіть те, що було втрачено. Розставте пункти у правильному порядку. Внесіть редагування.
- Оформлення
Чек-лист має виглядати естетично - тоді з ним буде приємніше працювати.
- Зручний доступ
Організуйте спільний доступ співробітникам до документів, щоб у потрібний момент їх легко було роздрукувати. Віддрукуйте список у вигляді таблиці (якщо чек-лист заповнюється щодня).
Читайте також: Топ - 30 сайтів Уанета за серпень 2018
Переваги використання чек-листів:
- структурування інформації у співробітника При записуванні необхідних дійу співробітника чітко вимальовується необхідна послідовність завдань;
- підвищення швидкості навчання нових працівників. Не потрібно повторювати кілька разів послідовність операцій. Достатньо провести короткий інструктаж та дати чек-лист для самостійної роботи;
- високий результат; зменшення кількості помилок. Як уже говорилося на початку статті, чек-листи допомагають уникнути проколів та помилок через неуважність;
- взаємозамінність працівників;
- економія робочого часу - співробітники значно менше часу витрачатимуть на переробку завдань.
Андрій Маноха, креативний директор інтернет-агентства UaMaster
15.09.2017
Чек лист - Найпростіший спосіб перевірити менеджерів і збільшити продажі в е-комерсі. За нашими спостереженнями цей інструмент використовують майже в кожному проекті, щоправда, часто без толку. Керівники скаржаться, що лише витрачають час на перевірку менеджерів, а на продаж це не впливає. Їхні чек-листи найчастіше виглядають так:
- менеджер був ввічливий;
- привітав клієнта;
- уточнив ім'я;
- запропонував аналоги та порекомендував товар з оптимальним поєднаннямціни, якості та строку доставки;
- розповів про умови оплати та доставки.
І справді, від такого чек-листа простіше відмовитися, ніж витрачати час. Він ніяк не працює на продаж.
У статті на прикладі інтернет-магазину запчастин розберемося, як складати чек-листи, які збільшують продаж.
Як скласти чек-лист
Чек лист - список критеріїв, за якими перевіряють менеджерів із продажу.Кожен із критеріїв веде менеджера до результату — продажу чи вирішення питання клієнта.
У чек-листі є універсальні критерії та специфічні. Універсальні – привітати, запитати ім'я клієнта – однакові для будь-якого бізнесу. Специфічні критерії будуються на особливостях бізнесу. Наприклад, спитати він-номер автомобіля — специфічний критерій для інтернет-магазину запчастин.
Чек-листи для вхідної заявки та вихідного дзвінка відрізнятимуться. Але є загальні принципи, За якими складають чек-листи:
- розбити чек-лист на блоки, наприклад, вітання, виявлення потреб, преентація тощо;
- розташувати блоки у порядку, як менеджер повинен доносити інформацію клієнта;
- брати тільки важливі критерії, які ведуть розмову до продажу чи вирішення питання клієнта;
- писати одному пункті один критерій;
- робити формулювання зрозумілими для перевіряючого та менеджера.
На прикладі інтернет-магазину запчастин покажемо, як скласти чек-лист.
Приклад чек-листа
Інтернет-магазин запчастин у чек-листі матиме такі специфічні критерії:
- питати вин-номер автомобіля;
- повідомляти, що можемо доставити на день замовлення, якщо запчастини є на складі;
- озвучувати, що клієнту прийде смс-повідомлення з номером замовлення, складом, цінами та посиланням на оплату.
Розіб'ємо чек-лист на блоки та пропишемо у кожному важливі критерії.
Коли чек-лист готовий, потрібно вибрати метод оцінки менеджерів.
Як оцінювати менеджера з чек-листу
Роботу менеджера за чек-листом оцінюють за однією з трьох систем: бінарна, бальна та оцінка за бальною шкалою.
Бінарна система - Найпростіший варіант оцінки з двома варіантами відповіді: так чи ні. "Так" -1 бал, "ні" - 0. Якщо менеджер виконав критерій, йому ставлять 1, ні - 0.
За бінарною системою проводять первинну перевірку, щоб побачити проблеми відділу продажу та з'ясувати, з чим працювати.
Бальна система. Кожному критерію надають бали в залежності від значущості та впливу критерію на результат. Наприклад, «вітання за корпоративним стандартом» — 4 бали, «менеджер зробив пропозицію щодо виявлених потреб клієнтів» — 15 балів.
Таку систему використовують для щомісячної оцінки якості.Оцінки ставлять за всіма дзвінками та виводять середній бал. По ньому дивляться, як у часі змінюються показники менеджерів, становлять рейтинги менеджерів та будують систему мотивації. Бальна оцінка допомагає виявляти системні помилки та слабкі місця, щоб скласти план навчання
Оцінка за бальною шкалою . Кожному варіанту надається бал:
- менеджер чітко в повному обсязівиконав пункт – ставимо максимальний бал;
- менеджер спробував виконати пункт, відпрацював його частково, наприклад спробував відпрацювати заперечення, але не вийшло - середній бал;
- менеджер не виконав пункт – 0 балів.
Цю систему також використовують для щомісячного контролю. Вона допомагає виявляти слабкі місця менеджерів. По них потім легко будувати план навчання.
Не варто робити чек-листи формальнощоб були або тому що всі так роблять. Спочатку чесно сформулюйте, навіщо вам потрібна перевірка менеджерів і що хочете отримати від неї. Якщо вирішили зайнятися перевіркою менеджерів, оцінюйте не лише дзвінки, а ще ведення замовлень у CRM та виконання регламентів роботи.
Ми займаємося контролем якості кол-центрів у е-комерсі: досліджуємо та аналізуємо помилки менеджерів, складаємо чек-листи та скрипти, показуємо точки зростання продажів. Якщо продаж давно застиг на місці, звертайтеся:
Як скласти чек-лист
- написати перелік специфічних критеріїв бізнесу;
- розбити чек-лист на блоки;
- розташувати блоки у порядку, як менеджер повинен доносити інформацію клієнта;
- брати критерії, які ведуть розмову до продажу чи вирішення питання клієнта;
- писати одному пункті один критерій;
- робити формулювання зрозумілими для перевіряючого та менеджера.
Якщо ви не належите до малого відсотка геніїв з феноменальною пам'яттю, то великий ризик того, що ви забуваєте зробити важливі речі. Справді, на власну пам'ять розраховувати не доводиться. У самий важливий моментви раптом виявите, що забули виконати термінове доручення. Але якщо впорядкувати та систематизувати деякі речі у своєму житті, то виявиться, що ви встигаєте більше і виконуєте справді важливі речі.
Контрольний список на всі випадки життя
Недаремно кажуть, що все геніальне просто. Так воно і є: іноді, щоб допомогти собі виконати якусь роботу, достатньо скласти шпаргалку і іноді заглядати в неї, щоб переконатися, що все йде за планом. Дуже зручно використовувати чек-лист – це контрольний список, в якому міститься низка пунктів для певної роботи. Проходячи по них, потрібно відзначити те, що вже виконано, і дізнатися коректно/чи правильно проводиться робота. Такі списки можна використовувати у будь-якій сфері життя. Їхнє значення складно переоцінити, адже продуктивність від їх використання зростає в кілька разів.
Забуваються навіть такі речі, про які взагалі неможливо забути. Але в поспіху чого тільки не буває! Особливо неприємно, коли треба повертатися, переробляти щось чи вибачатися за такі неприємні моменти. На щастя цей негатив можна звести до мінімуму, якщо напередодні скласти чек-лист. Це допоможе вберегти свою нервову системувід непотрібних стресів.
У чому сенс таких записів
Є багато людей, які не користуються жодними списками. Вони вважають, що найважливіше ніколи не забувається. Просто вони не хочуть витрачати час на роботу із попередніми записами. Насправді скласти чек-лист – це лише 15 хвилин.
Сенс складання підказки - у цьому, ніж уникнути помилок у роботі. У списку може бути вказаний перелік дій, які необхідно виконати, або речей, які необхідно взяти із собою. Вони можуть бути підказки, позначки собі чи схеми. Не завжди варто пам'ятати рутинні речі в голові, якщо їх можна перекласти на папір.
Сфери використання
Будь-яка ідея не виникає на рівному місці. То навіщо потрібний чек-лист? Хто першим придумав його використати і для чого? Від самого початку контрольні спискивикористовувалися в авіації - там неприпустимо робити помилки, вони можуть коштувати сотні життів. Людський факторніхто не скасовував, а людям властиво робити промахи, тож пілоти стали користуватися професійними чек-листами. Хоч пілот і так досконало знає, що треба робити перед зльотом, він все одно звіряється. А другий пілот стежить, щоб він обов'язково виконав звірку з чек-листом.
Списки, інструкції, чек-листи – це все синоніми. Списки широко використовуються в медицині (особливо перед проведенням операції), будівництві та інших галузях.
Використання контрольних списків у повсякденному житті
Той, хто відкрив собі можливість все фіксувати на папері, дивується, як він раніше міг обходитися без цього. У якій сфері може стати в нагоді створення чек-листів? Та в будь-якій. Адже в них можна фіксувати речі, які потрібно взяти, наприклад, на тренування. Можна скласти чек-лист у разі відрядження, прописати, як форматувати документи, як чистити комп'ютер тощо. Ці дії можуть повторюватися періодично і їм можна використовувати одні й самі алгоритми. Але можна складати і разові списки, якщо захід поодинокий, наприклад поїздка у відпустку.
Правила складання
Якщо ви задумалися над тим, як скласти чек-лист для себе, то ці дещо корисних порадвам знадобляться:
. Важлива лаконічність.Слід пам'ятати, що це не твір, тому текст максимально скорочуйте. Використовуйте чіткі формулювання і найпростіші слова, щоб накидати основні пункти. Вони повинні бути складені так, щоб при побіжному погляді суть можна було вхопити відразу.
. Виділяйте найважливіші моменти.Для одного аркуша двох виділень достатньо.
. Видаліть все непотрібне.Включайте лише те, що необхідно. У чек-лист написання статей не варто включити пункт "включити комп'ютер", це зрозуміло.
.Редагуйте список.Він має бути актуальним. Можете прямо біля пунктів робити позначки олівцем, коли позначок стане багато, можна передрукувати новий чек-лист.
До речі, варто сказати, що це зовсім не старомодний спосіб, чек-лист – це не лише список на папері. Такі записи можна зберігати на комп'ютері, смартфоні, на планшеті, щоб він завжди був під рукою.
Як виглядає чек-лист: зразки
Контрольний список часто є таблицею, до якої внесені всі необхідні дані. Вона може виглядати зовсім по-різному, але суть одна і та ж - нічого не проґавити.
Нижче наведено варіант, який можна використати на роботі, щоб нічого не забути.
Планерка (затвердження плану на день) | Підготовано список обдзвону | Обдзвонення потенційних клієнтів | Обдзвонити зацікавлених клієнтів | Відомість дзвінків | Звіт з оплати | Обдзвон клієнтів, яким були виставлені рахунки | План на наступний день |
|
Можна оформити чек-лист як звичайного переліку. Переглядаючи пункти під час роботи, набагато легше врахувати всі нюанси.
Ви можете визначити, де сайт знаходиться? |
Чи сторінки дозволяють зрозуміти, на якому сайті ви знаходитесь? |
Чи є вступний текст на сторінках? |
Текст організовано у вигляді невеликих блоків? |
На всіх сторінках повторюється схема планування? |
Діалоги мають логічну послідовність кроків? |
Графічні елементи містять текстові написи? |
Графічні елементи реагують на рух мишки? Чи це корисна функція? |
Під час переходу між сторінками користувач повинен щось запам'ятати? |
Чи можна обійтися без ризикованих і дорогих дій? |
На сторінках з повідомленнями про помилку є корисна інформація? |
Чи є довідка (система допомоги)? |
Можна скласти інший чек-аркуш. Зразок, наведений нижче, підійде для побутових питаньнаприклад щодо одягу. Біля кожного пункту потрібно поставити відповідну літеру: П - полагодити, К - купити, Н - не знадобиться. Після виконаної роботи можна звільнити шафу від непотрібних речей і навести лад на полицях.
Замшева або шкіряна курточка |
Плаття футляр |
Штани твідові або вовняні |
Твідовий або вовняний костюм |
Спідниця із теплої тканини |
Шовкова блуза |
Кашемірова водолазка |
Кардіган |
Сумка нейтрального кольору |
Середній та тонкий ремінь |
Щільні колготки |
Прикраси зі срібла чи золота |
Заповнення чек-листа – це захоплюючий процес. Напередодні осені можна написати собі перелік того, що обов'язково необхідно зробити для повного щастя.
Переваги використання чек-листів
Інформаційний вік дозволяє кожному з нас бути практичнішим і мудрішим у багатьох аспектах. Але великий обсяг знань часто призводить до швидкої втрати концентрації. Головне йде з поля зору, увага розсіюється. З поля зору упускається необхідна базова інформація й у роботі з'являються помилки. Використовуючи звичайні чек-листи, можна виявити свою компетентність та відчути власні вміння. З їхньою допомогою можна структурувати свої думки і впорядкувати події, ніж здійснювати зайвих рухів і витрачати час даремно.
Навіть достатньо сконцентрованим людям не варто нехтувати контрольним списком. Він дозволяє дисциплінувати себе і йти наміченим шляхом, уникаючи помилок. Ви переконаєтесь, що не забуваєте важливу інформацію. Звільніть свій розум від дрібних моментів у тому, щоб працювати над серйозними речами. Використання записів допоможе вам заощадити свій час, адже не доведеться думати над тим, що робити, у вас уже все написано на папері.
У статті розглянемо зразок чек-листа. Так називають зручний і зрозумілий спосіб контролю будь-якої складної чи багатоступінчастої операції. Спектр застосування контрольних списків настільки широкий, що інформація про них буде одночасно корисною. творчим людям, учням та студентам, підприємцям, керівникам компаній та спеціалістам найрізноманітніших напрямків.
Що таке «чек-лист»
Навіть якщо поняття "чек-лист" здається вам незнайомим, майже напевно ви з ним не раз зустрічалися. Найчастіше так називають список послідовних дій (або кроків), які необхідно зробити, щоб досягти будь-якої мети. Також може використовуватись для перевірки виконання всіх пунктів або операцій для вирішення задачі.
Простіше кажучи, це список дій, які потрібно робити одна за одною, щоб дійти кінцевого результату.
Сфера використання таких аркушів настільки широка, що з великим ступенем упевненості можна сказати: кожна людина колись становила собі «список справ».
Однак, у рамках цієї статті ми розглянемо, як чек-листи допомагають у підприємництві та організації роботи окремих співробітників та цілих компаній.
«Чек-лист» - це список дій, які потрібно робити одна за одною, щоб дійти кінцевого результату.
У яких сферах використовуються чек-листи
Користу чек-листів для виробництва оцінили вже багато підприємців, керівників та працівників. Коли необхідно працювати в режимі багатозадачності (а в сучасних умовах це майже завжди), список справ допомагає проконтролювати виконання всіх операцій. Всі цілі та завдання у такому разі не потрібно пам'ятати.
Найчастіше контрольні списки в найбільш різних формахможна зустріти в:
- авіації (пілоти перед зльотом перевіряють готовність літака за особливим порядком);
- будівництві;
- медицині (від процедур до найскладніших хірургічних операцій);
- бухгалтерії та аудиті;
- менеджмент, у тому числі у продажах;
- освіту.
Таким чином, контрольні списки використовуються у сферах, де потрібна постійна концентрація, а від виконання кожного пункту залежить успіх всього заходу (а в авіації та медицині – життя людей). Розберемо окремі різновиди чек-листів.
Використання чек-листів в окремих галузях
Зародившись у сфері авіації, контрольні списки давно переросли застосування лише у галузі. Незважаючи на переконання деяких людей, у тому, що найважливіше забути не можна, практика показує протилежне. У сучасному світідуже багато відволікаючих факторів, тому іноді навіть доведена до автоматизму дія відбувається з помилкою. Щоб цього уникнути, розумно застосовувати чек-листи. Як вони використовуються у різних сферах?
Контрольні списки у сфері громадського харчування
У закладах громадського харчування контрольні списки використовуються постійно та не в одиничному екземплярі. Наприклад, чек-лист відкриття ресторану допомагає керуючим та працівникам готувати заклад до початку роботи, забезпечуючи прийняті стандарти обслуговування.
Для кожної зміни зазвичай готується окремий лист, із зазначенням номера, дати, прізвища управителя. В такому випадку контрольний лист - фактично документ звітності. Якщо щось піде не за планом, керівник може вивчити його і зрозуміти, які помилки були допущені менеджером.
- Перевірка плану заходів на день (дні народження, ювілеї).
- Перевірка готівки в касі.
- Організація збирання.
- Наявність звітних листів на кухні та в туалеті.
- Перевірка всіх співробітників (запізнення, зовнішній вигляді т.д).
- Початок роботи кухні.
Зрозуміло, цей перелік зразковий, кожен ресторан розробляє свій. Окремо може бути розроблений порядок дій для кожної посади, наприклад чек-лист для офіціантів ресторану, для працівників кухні тощо. Такі документи зазвичай зберігаються недовго, трохи більше місяця (на випадок виникнення будь-якої проблемної ситуації).
У закладах громадського харчування контрольні списки використовуються постійно та не в одиничному екземплярі.
Чек-листи у сфері клінінгу
В області професійного прибирання контрольні списки також знайшли широке застосування. Наприклад, чек-лист прибирання приміщень. Зразок такого списку може бути виконаний у кількох варіантах:як план дій та як звітний документ. Розглянемо обидва варіанти.
Як план дій чек-листи прибирання зазвичай використовуються професійними клінінговими компаніями при наданні послуг організаціям та приватним клієнтам. Так як у такому випадку йдеться саме про професійне прибирання, список дій допомагає досягати необхідного рівня якості. Може включати такі пункти:
- Прибирання пилу, вологе прибирання, догляд за меблями.
- Миття вікон.
- Миття підлоги.
Сенс цього листа – допомогти співробітнику орієнтуватися на місці, виконати всі пункти та надати послуги зі збирання максимально якісно, щоб у клієнта не виникло претензій. За бажанням клієнта в чек-лист можуть включатися інші завдання.
Також контрольні списки можу використовуватись як звітний документнаприклад, для прибирання туалетів. З такими листами стикалися майже всі люди. Зазвичай вони висять у вбиральні кафе та ресторанів. Пункти таких чек-листів містять не перелік завдань, а час збирання. Виконавши прибирання, працівник ставить свій підпис навпроти кожного пункту. Такий документ допомагає керуючому закладу контролювати та перевіряти своєчасне виконання прибирання.
Чек-листи у продажу
Будь-які співробітники, пов'язані з активним продажем, повинні використовувати чек-листи підвищення ефективності своєї роботи. У першу чергу контрольні списки потрібні для спілкування з клієнтом, особливо по телефону.
Більшість холодних дзвінків закінчується провалом, тому що менеджер не спілкується з клієнтом, а зачитує йому готовий текст. Більше того, навіть на кожне запитання чи заперечення у менеджерів передбачений шаблон. Це зручно в роботі - не потрібно думати і складати свою відповідь - але практично абсолютно марно. Клієнтам такий підхід не подобається.
Контрольний список може допомогти організувати більш живе спілкування, а отже, підвищує можливість продажу. Чек-лист менеджера з продажу повинен включати такі пункти:
- Знайомство.
- Мета дзвінка.
- Пропозиція, запрошення, речення.
- Уточнення деталей, діалог із клієнтом, відповіді на заперечення.
- Продаж (запрошення тощо).
- Прощання.
Такий варіант кращий за готовий алгоритм продажу, коли менеджер зачитує шаблонні фрази монотонним голосом. З ним, можливо, складніше працювати на перших етапах, але в результаті він буде більш результативним, оскільки більше схожий на індивідуальний підхіддо клієнта.
Також чек-листи можуть використовуватись для оцінки ефективності роботи не окремого менеджера, а всього відділу продажу. У такому разі вони містять такі питання:
- Чи розроблена в компанії маркетингова стратегія?
- Доведено і план продажу до співробітників?
- Чи розроблені алгоритми продажу та чек-лист співробітників?
- Чи ведеться база клієнтів?
- Скільки дзвінків на день здійснюють співробітники?
- Скільки дзвінків припадає на 1 продаж кожного співробітника?
- Скільки триває в середньому телефонна розмова?
- Як виконується план продажу (на добу, на тиждень, на місяць).
Таким чином, постійний контроль та методичне виконання всіх пунктів дозволить підвищити ефективність роботи кожного працівника, особливо у сфері продажу. Важливо, щоб керівники організацій серйозно ставилися до складання чек-листів та прищеплювали звичку використати такий вид тайм-менеджменту всім співробітникам.
Будь-які співробітники, пов'язані з активним продажем, повинні використовувати чек-листи для підвищення ефективності своєї роботи.
Як чек-лист допомагає таємним покупцям
Завдання таємного покупця – комплексна оцінка роботи окремого продавця та всього магазину в цілому.У такому випадку, без контрольного списку параметрів, що вимірюються, не обійтися. Зазвичай у таких списках пункти оцінюються за п'ятибальною шкалою або просто так/ні. Чек-лист таємного покупця повинен включати такі пункти:
- Контакт із покупцем:
- продавець підходить першим, видається;
- доброзичливий, ввічливий;
- охайний зовнішній вигляд;
- зацікавлений, усміхнений.
- Володіння інформацією:
- виявляє потреби покупця, задаючи питання, у тому числі відкриті та уточнюючі;
- розповідає про товари, що зацікавили клієнта;
- пропонує аналоги, про які покупець не знає;
- впевнено володіє матеріалом про товари.
- Презентація послуг компанії:
- розповідає про діючі акції та знижки;
- пропонує взяти участь у програмах лояльності (оформити картку, отримати бонуси, передплатити розсилку).
- Робота з запереченнями:
- не відгукується негативно про думку покупця, не називає її хибною;
- не сперечається відкрито, пропонує альтернативу;
- висловлює аргументовані контраргументи.
- Завершення продажу:
- підбиває підсумок діалогу;
- інформує про додаткові властивостітовару, про які не йшлося у попередній бесіді;
- розповідає порядок дій для здійснення покупки (де примірювальна, де каса, де зона видачі тощо);
- дякує за купівлю та вибір магазину.
Можливі як простіші, так і складніші варіанти чек-листів таємних покупців. Однак що більше деталей розповість таємний покупець, то кращеТому краще розробити досить об'ємну і докладну анкету про роботу співробітників магазину.
Чек-листи в особистому тайм-менеджменті
Чек-листи можна використовувати як організації роботи підприємств, а й у особистому плануванні.Наприклад, якщо у компанії не прийнято використовувати чек-листи, але працівник бачить у цьому необхідність, він обов'язково має створити такий контрольний список для себе.
Це спростить виконання поточної роботи, дозволить виявити найефективніші алгоритми виконання тих чи інших операцій. Робота з чек-листа зніме частину психологічного навантаження - навіть складний проект, Розбитий на частини, стає більш здійсненним. А відсутність ризику щось забути і зовсім є приємним бонусомпід час планування.
Робота з чек-листу зніме частину психологічного навантаження - навіть складний проект, розбитий на частини, стає більш здійсненним.
Як грамотно скласти чек-лист
Щоб чек-лист спрацював як треба, потрібно грамотно його скласти. Ось кілька рекомендацій:
- Список має бути простим та коротким. Не потрібно складати докладний твір, необхідно виділити головне та записати максимально простими словами. При одному погляді на лист має бути ясно, що робити.
- Пункти мають бути послідовні та взаємопов'язані. Пам'ятайте, це алгоритм досягнення лише однієї мети. Чек-лист передбачає ступінчастий підхід до завдання. Тобто переходьте до другого пункту лише після виконання першого.
- Вносити виправлення. Фіксуйте у чек-листі всі зміни, доопрацювання та покращення.
- Якщо ви складаєте особистий чек-лист, робіть його зручним для себе. Використовуйте виділення кольором, курсив, великі літери. У такому разі не потрібно турбуватися про те, наскільки зрозумілим є лист іншим людям.
- Чек-лист повинен уміститися на 1 аркуш, якщо ви робите його в паперовому виглядіабо вписуватися в розмір екрана комп'ютера або телефону без перегортання, якщо ви віддали перевагу електронному варіанту. Оптимально – 5-7 пунктів.
Де зберігати чек-лист
Залежно від призначення чек-листів може бути кілька варіантів їх зберігання:
- Особисті контрольні списки зберігаються у щоденниках, телефонах і комп'ютерах. Найпростіші чек-листи "що не забути при виході з дому" доречно розмістити біля вхідних дверей.
- Робочі та службові чек-листи співробітників потрібно розміщувати на виду на робочому місці або в електронному виглядіна робочому столі комп'ютера.
- Колективні чек-листи повинні розміщуватися в місцях, де доступні всім співробітникам, що беруть участь у їх виконанні.
Висновок
Чек лист - відмінний варіантпланування роботи та підвищення її ефективності. Такі контрольні списки знайшли застосування практично у всіх сферах діяльності: від авіації та медицини до громадського харчування та професійного прибирання. Грамотно складений алгоритм допоможе без страху підходити навіть до найсерйозніших і багатоступінчастих завдань.
