Пишемо супровідний лист замовнику. Листи клієнтам: приклади та готові зразки. Якщо клієнт не виходить на зв'язок

Правила ділового листування рекомендують писати супровідні листи при надсиланні будь-якої документації, не важливо, у паперовому чи електронному виглядіце відбувається. У статті знаємо, як написати супровідний листнадсилаючи документи замовнику.

Навіщо писати

Хоча законодавство не встановлює жодних вимог щодо оформлення супровідного листа, існують правила ділового листування та діловодства. Вони й рекомендують обов'язково готувати такий папір. На перший погляд здається, що це проста формальність, не більше ніж данина ввічливості. Але на практиці вберегти постачальника від багатьох проблем допомагає супровідний лист, приклад таких випадків:

• прострочено підписання;
• папери втрачено;
• виявилася нестача документів.

Головна мета якраз у тому, щоб зафіксувати все важливі моменти: дату передачі, що саме і з якою метою спрямовується, в які терміни очікується відповідь, наприклад, повернення підписаної копії, опис документації, що передається. Згодом, якщо виникне необґрунтоване звинувачення, відновити істину буде легко.

Якщо документи передаються особисто або кур'єром, складіть дві копії супроводу. Одна залишиться в одержувача, на другій він поставить вхідний номер, розпишеться, що опис відповідає дійсності і поверне вам. Це буде підтвердженням обміну документами.

Коли писати

У держзакупівлях найчастіше супровід пишуть:

• спрямовуючи документи на підпис ( , і т.д.);
• до акту звіряння;
• запитуючи чи відповідаючи на ;
• під час передачі будь-якої важливої ​​документації.

При цьому не важливо, як саме передається документація: особисто, звичайною або електронною поштою, з кур'єром.

Шаблон супровідного листа

Що писати

Отже, розберемося, що писати у супровідному листі. Нагадаємо, закон не встановлює жодних вимог. Прийнято використовувати офіційний бланк, але це не обов'язково, можна скласти на білому аркуші, бажано не в рукописному, а надрукованому вигляді.

Складає супровід, як правило, той співробітник, який надсилає документацію. Для засвідчення достатньо підпису, але якщо організація використовує друк, можна поставити її. Нагадаємо, що тепер кругла печатка не є обов'язковою (82-ФЗ від 06.04.2015).

Розробляючи зразок, як пишеться супровідний лист, можна дотримуватись такої структури:

• реквізити відправника;
• реєстраційні дані (вхідний та вихідний номер та дата);
• інформація про одержувача (назва організації, адреса, ім'я та посада відповідального співробітника);
• текст звернення;
• опис документів, що додаються;
• ПІБ та контактні дані укладача.

Нумеруються супровід за правилами діловодства, як і вся кореспонденція. Згодом можна використовувати ці дані у листуванні, наприклад, «Відповідаючи на ваше звернення вих. № ... від ... ».

Змістовну частину можна розпочати з фрази «Надсилаємо вам…», «Надсилаємо вам…». Далі вкажіть, про які саме папери йдеться, причому бажано навести повну назву кожного з них, не обмежуючись простим «надсилаємо документацію на підпис». Потім обов'язково напишіть, які дії та в який термін чекаєте від одержувача: «Просимо ознайомитися та надіслати зауваження у вигляді не пізніше 1 грудня 2019 року» або «Просимо підписати та повернути по одній копії кожного документа до 1 грудня 2019 року». Допустимо виділити жирним шрифтом важливі місця у тексті.

Далі підготуйте опис. Найпростіше це зробити у вигляді таблиці. Вкажіть повну назву кожного документа з усіма реквізитами (наприклад, «Комерційна пропозиція №11 від 01.12.2017 року»), кількість сторінок, кількість копій. Наприкінці не завадить вказати сумарну кількість сторінок.

Лист-нагадування– один із різновидів ділового листування. Така форма кореспонденції може використовуватися в абсолютно різних ситуаціяхзокрема, тоді, коли потрібно нагадати другій стороні

• про виконання взятих він зобов'язань,
• про дотримання норм закону,
• про наближення якогось важливого заходу чи дати тощо.

Зазвичай листа передує усне нагадування, але, якщо він не отримав належного ефекту, відправник вдається до письмового повідомлення. Отже, цей лист як служить нагадуванням, а є доказом виробленого дії.

У деяких випадках листи-нагадування використовуються тоді, коли інша форма передачі повідомлень від однієї сторони іншій з якоїсь причини неможлива (наприклад, відповідно до умов договору).

ФАЙЛИ Відкрити ці файли онлайн 2 файли

Хто займається складанням листа

Зазвичай написання подібних листів доручається керівника структурного підрозділи, інтереси якого торкнулися, юриста чи секретаря організації. Але, незалежно від того, хто безпосередньо зайнятий його складанням, лист бажано віддати на підпис керівнику підприємства – таким чином, він набуде солідності та вагомішого значення для адресата.

Правила складання листа-нагадування

Лист не має стандартної, уніфікованої форми, тому складатись він може у вільному вигляді. Тим не менш, при його оформленні варто дотримуватись деяких норм та стандартів ділової кореспонденції.

Лист-нагадування обов'язково має містити

• відомості про відправника та адресата (повні найменування компаній, а якщо йдеться про адресата, то ще й посаду та ПІБ конкретного співробітника),
• причину нагадування,
• а також посилання на закони та норми, які мають відношення до нагадуваної проблеми або ситуації (за потреби).
• Якщо справа стосується невиконання зобов'язань чи порушення закону, слід перерахувати посилання на них, а також можливі санкції та заходи, які готовий вжити відправник для вирішення питання (із зазначенням термінів чи періоду).
• Не зайвим буде нагадати і про можливість вирішення проблеми мирним шляхом, що влаштовує обидві сторони.
• У тих випадках, коли до листа прикладаються будь-які додаткові документи, у його змісті це теж слід зазначити із зазначенням кількості додатків та сторінок кожного з них окремо.

Тон листа має бути гранично ввічливим і коректним, якщо є звернення до конкретної посадової особи, обов'язково використовувати епітет «Шановний». У нагадуванні абсолютно неприпустимі спотворення фактів, надання невірних відомостей, а там загрози. При складанні листа-нагадування важливо пам'ятати у тому, що у будь-який момент може стати юридично значимим документом.

Цей лист може бути дуже коротким, що складається всього з однієї фрази, так і розгорнутим, що включає кілька пунктів. Крім того, нагадування може вирушати не один раз, у кілька (у таких випадках, у нього потрібно вписувати фрази, на кшталт «вторинно нагадуємо», «повторно нагадуємо»).

Лист допускається писати як від руки, так і у друкованому вигляді, але незалежно від того, який варіант буде обраний, його слід завірити «живим» підписом. Крім того, його необхідно обов'язково зареєструвати у журналі вихідної документації. Засвідчувати послання відбитком печатки не обов'язково, оскільки з 2016 року вимога використання у діяльності печаток та штампів для юридичних осіб, як і для ІП скасовано.

Приклад складання листа-нагадування

1. Спочатку листи вказується відправник, тобто. у потрібних рядках пишеться повна назва компанії (відповідно до установчих документів), адреса та телефон для зв'язку. Далі вписується одержувач: його найменування та конкретна особа, до якої безпосередньо відбувається звернення (посада, прізвище, ім'я по батькові).
2. Потім слід поставити датускладання листа та його номерза внутрішнім документообігом компанії, а також позначити Назва документуз коротким позначенням його сенсу (у разі «про перерахування оплати за договором»).
3. Потім можна переходити до описової частини. Спочатку потрібно зазначити причину нагадування. Якщо це порушення пункту договору, то вписати його дату, номер та суть, якщо йдеться про кошти, їх потрібно вказувати як цифрами, і прописом. Потім слід сформулювати нагадування та запропонувати виконати свої зобов'язання у конкретні терміни(теж цифрами та прописом). Насамкінець можна перерахувати дії, які відправник готовий вжити для кардинального вирішення проблеми.
4. На завершення лист потрібно обов'язково підписати, з розшифровкою підпису та зазначенням посади підписувача.

Як надіслати лист-нагадування

Лист можна надіслати через

• електронну пошту,
• факсовим повідомленням
• чи через пошту Росії.

Можна поєднати два варіанти, наприклад, електронний лист з «живим» відправленням, особливо, якщо підкріпити останнє повідомлення про вручення (це буде ще одним доказом відправки листа і, що важливіше – його доставки в потрібні руки). У будь-якому випадку варто пам'ятати про те, що через пошту Росії листи йдуть досить довго, тому, користуючись нею, бажано мати в запасі деякий час або дублювати цей спосіб відправлення іншим.

Якщо лист-нагадування не вплинуло

Негласні правила ділового листування мають на увазі, що лист-нагадування вимагає обов'язкової відповіді з боку одержувача (також письмово). Якщо нагадування не дало того результату, на який розраховував відправник, наступний етап– це написання, яке, як правило, носить більш жорсткий характер і безпосередньо передує зверненню до суду.

Лист-нагадування з пропозицією про співпрацю

Коли організація перебуває в активному пошуку партнерів, вона може направити потенційній стороні майбутніх відносин лист із пропозицією співробітництва. Так можна як розширити ринок збуту, а й знайти вигідних постачальників, виконавців потрібної послуги.

Такий лист-пропозиція може бути адресним, але можна адресувати його відразу кільком можливим контрагентам або створити в узагальненому вигляді для широкого кола ознайомлення.

Надіслати такий лист можна у будь-якій зручній формі:

• поштою;
• кур'єром;
• з і-мейл;
• факсом;
• передати під час особистої зустрічі.

Пізніше такий лист може бути переформульований на лист-нагадування, якщо з іншого боку був сигнал про можливе співробітництво, але перший лист у силу, наприклад, браку часу не було розглянуто ретельно.

Обов'язкові елементи листа-нагадування:

• звернення до адресата (до керівника організації, на ім'я або на посаду, до конкретної особи або, якщо лист узагальнений, вибирається форма, максимально наближена до індивідуалізованої);
• назва документа (пропозиція співробітництва, комерційна пропозиція, бізнес-пропозиція та ін., Залежно від мети);
• короткий виклад даних про організацію-відправника, важливі для майбутньої співпраці;
• умови, у яких пропонується взаємодія;
• координати для контактування (телефон, факс, електронна пошта, адреса)

Обов'язково вказати дату, ім'я керівника організації, зафіксувавши власноручним підписом та печаткою.

Зразок листа-нагадування із пропозицією про співпрацю

Лист-нагадування про виконання зобов'язань

Такий лист надсилається організації, якщо вона з якоїсь причини вчасно не виконала раніше взятих зобов'язань щодо свого контрагента або їх наближається, а наміри партнера не зрозумілі.

Важливо, щоб лист був саме нагадуванням, а не докором чи загрозою. Доброзичливість тону - обов'язкова умова. Не знаючи причин, через які виникла затримка, звинувачення партнера може бути необачним, цілком можливо, він має об'єктивні обставини.

Нагадування може бути неодноразовим. Якщо такий лист надсилається вже не вперше, то наприкінці слід повідомити про свій остаточний намір, наприклад, звернутися до суду.

Це службовий лист, у якому йдеться про наближення або закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: ні в якому разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати або несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування перш за все залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнеру про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду і розірвати контракт. Однак навіть у цьому випадку стиль листа має бути ввічливим, стриманим.

Наприклад:

. Шановний!

. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати. Вам, що термін оплати рахунків. Ваше замовлення № від(дата) минув

. Будемо. Вам вдячні, якщо до(Дата). Ви надішлете переклад. Вашої заборгованості на суму

вибачення за те, що змушені потурбувати. Вас із цього приводу

. Залишаємося з повагою

. Шановний пане!

. Ідучи. Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до(Дата) / виконуємо при цьому. Ваші нові замовлення. Якщо ви не сплатите заборгованість до (дата) і не надішлете чек, покаже оплату, ми змушені будемо тимчасово призупинити виконання всіх. Ваших заступників мовлення олень.

. Чекаємо. Вашої відповіді

. З щирою повагою

. Шановні панове!

. Вибачте, що знову змушені потурбувати. Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування засмучений, що. Ваша фірма так недбало поставилася до наших прохань, хоча ми зі свого боку завжди чітко дотримувалися умов контракту і якісно виконували всі ваші замовлення.

. Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті заходи. Ваш борг не тільки залишається непогашеним, а й продовжує зростати, тому вважаємо за необхідне повідомити. Вам про свій намір розірвати контрактом.

. Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї неприємної ситуації

. Шановні панове!

. Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати. Валі про велику заборгованість нашій фірмі, яка продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти. Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.

. Сподіваємось,. Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати позов до суду

. Дуже шкода, що наша співпраця виявилася невдалою

ТИПОВІ оборот

Перша згадка

1 дозволить. Вам нагадати про

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що. Ви маєте заборгованість

3. Просимо. Вас звернути особливу увагуте що, що в. Ви маєте заборгованість на суму

4. Хотіли б нагадати. Вам про

5. Нагадуємо. Вам, що строк подання звітів минув (дата)

6. Вважаємо за потрібне нагадати. Вам, що згідно з контрактом, комісійна винагорода має виплачуватись до (дата)

7. Вимушені нагадати. Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої. Вами поліграфічної продукції проходить (дата)

8. В. До речі, нагадуємо. Вам, що відвантаження. Вами товарів зі складу було закінчитися ще (дата)

9. Доречно нагадати, що

10. Вважаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і сподіваємося, що. Ви усунете її протягом

11. Щоб. Ви змогли швидше зорієнтуватися у ситуації, що посилаємо. Вам копії рахунків, термін оплати яких вже минув

12. Наша бухгалтерія повідомила, що. Ви вчасно не сплатили кілька рахунків

13. Сподіваємося, що ця несплата - лише прикра помилка, яка буде виправлена? найближчим часом

14. Вибачте (нам прикро), що змушені потурбувати. Вас із цього приводу

Повторні нагадування

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати. Вам про

2. На жаль, змушені знову нагадати. Вам, що досі не отримали. Вас оплачених рахунків

3 нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох досі не сплачених рахунків

4. Затримка. Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій

5. Ваше небажання чітко дотримуватись строків оплати є порушенням умов контракту

6. Жаль, але змушені повідомити. Вам про зміни в системі оплати замовлень, які викликані тим, що. Ви вчасно не сплатили попередніх

7. Ми б ніколи не турбували. Вас такими нагадуваннями, якщо. Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання

8. Нагадуємо. Вам, що. Ви погодилися на оплату у визначений нами термін. Затримка сплати змушує нас щомісяця знімати с. Вашого рахунку% несплаченої суми

9. Вибачте, але ми вже раз змушені нагадувати. Вам, що заборгованість є дуже великою (значною)

10 вважають своїм обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати. Вам про борг, термін сплати якого минув ще (дата)

11 протягом останніх тижнів. Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашої компанії. На жаль, ми не отримали. Вас ніякої відповіді

12. Нам неприємно знову звертатися до Вас. З цього приводу, однак, всі наші нагадування про необхідність відвантажити нашій компанії товар досі залишилися без відповіді

13. Ми вкотре продовжуємо. Вам термін для оплати рахунку-фактури

14. Просимо сплатити заборгованість протягом днів

15. Ми чекаємо на оплату наших рахунків уже місяцями. Просимо перевести належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня

16. Наша співпраця була досить плідною, і її продовження буде можливим лише за умови погашення боргу до (дата)

17 ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверталися до Вас з проханням пояснити, чому. Ви не оппачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді

18. Ви вже на місяці затримуєте подання річного звіту, тому ми вимушені

19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашій співпраці, яка колись була плідною

Останнє нагадування та попередження про наступні юридичні дії

Якщо делікатні нагадування та вимоги не дали бажаних результатів, ви будете змушені звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно переконали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, проте єдино можливий вихідіз ситуації 34:

1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним порушенням умов контракту, тому ми змушені передати цю справу до нашого юридичного відділу.

2. Оскільки. Ви не відреагували на наші неодноразові нагадування, ми передали справу нашому адвокату

3 нам дуже прикро повідомляти, що у зв'язку з великою заборгованістю. Ваш кредит тимчасово закритий

4. На жаль, тривала несплата. Вами рахунків змусила нас передати цю справу адвокату

5. У зв'язку з тим, що. Ви, незважаючи на наше наполегливе прохання погасити борг, досі не надіслали чек, що засвідчує сплату, ми змушені призупинити виконання всіх. Ваших замовлень

63 з огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів

7. Ваша заборгованість перевищила всі попередні і становить термін сплати минув ще (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми і змушені подати позов до суду

8. Враховуючи ситуацію, що склалася на даний момент, змушені повідомити про свій намір розірвати с. Вами контракт

9. Затримка. Вами сплати рахунків змусила нас звернутися до суду. Ми засмутилися. Вашим недбалим ставленням до наших прохань

10. Ми не маємо можливості більше чекати на оплату. Вами рахунків наприкінці тижня змушені попросити наш юридичний відділ організувати погашення боргу

11. Через систематичні та тривалі затримки з постачанням товарів ми змушені розірвати с. Вами контракт

12. Попереджаємо. Вас про свій намір розірвати контракт

13. Усі наші прохання про погашення. Вами заборгованість була марною, тому ми змушені подати позов до суду. Повірте, нам дуже прикро, але зараз ми не бачимо іншого виходу із цієї ситуації

14. Дуже шкода, що наша співпраця виявилася невдалою

Здрастуйте, Анастасія!

Лист-вибачення відноситься до виду ділового листа, тому правила його складання і структура не особливо повинні відрізнятися від правил складання та структури будь-якого іншого листа.

У темі листа не вказуйте спеціально, що це вибачення. Нехай буде написано нейтрально: "Про підписання акта виконаних …." "Про постачання за договором ...", і.т.д.

Текст листа-вибачення напишіть від імені керівника відділу або краще звичайно від організації. Тим самим ви продемонструєте, що керівництво знає про проблему і особисто прагне її вирішення. Виходячи з написаного вище, краще обійтися без реквізиту «Виконавець».

Лист надрукуйте на бланку компанії для листів та зареєструйте як вихідне у загальному порядку.

Структура:

Сам текст листа можна розділити на кілька смислових елементів:

Вибачення має бути першим абзацом або пропозицією. Вибачення приносяться лише на початку листа.

Шановний Василю Івановичу! У зв'язку з обставинами, що склалися, ми приносимо вам свої вибачення за дії

Пояснення причин

Тут ви пишете про причини, що призвели до невиконання замовлення. Не варто прикрашати деталі або вигадувати неіснуючі – інакше це може призвести до не дуже добрих наслідків. Також уникайте фраз: «відбулося непорозуміння», «невелика проблема», «випадкова затримка» тощо.
Навіть якщо ви вважаєте, що ситуація, що виникла, насправді є маленьким непорозумінням, то варто подумати про те, що для клієнта це може бути велика неприємність.

Постачання продукції було затримано через ……., що відбулася у відділі …… такому: у заявку помилково було ведено неправильний код товару.

Вираження жалю, прикрості

Головне не повторитися з вибаченнями. Одного разу на початку листа це вже було зроблено, більше не треба. Мета цієї частини, дати зрозуміти клієнту, що неприємний інцидент – виняток із правил компанії.

Наприклад:

Ми засмучені тим, що вам довелося даремно витратити заброньований вами час.

Повідомлення про заходи, вжиті для вирішення проблеми

У цій частині листи необхідно уникати майбутнього часу: «ми намагатимемося розібратися», «співробітники, винні у цій ситуації, будуть покарані», «заходи будуть вжиті» тощо. Пишіть зараз. Наприклад: З працівниками торгового відділу проведено розмову про неприпустимість грубої поведінки з відвідувачами. Щодо Іванова П.Т. застосовано дисциплінарне стягненняу вигляді ……. Висновок Тут необхідно подякувати клієнту за виявлене розуміння, терпіння, висловити надію на те, що подібні ситуації не повторюватимуться надалі. Наприклад: Дякуємо вам за виявлене розуміння і сподіваємося, що цей інцидент не зможе вплинути на нашу давню та плідну співпрацю.

У Останнім часомелектронна пошта займає все більше місцеу діловому листуванні. Її переваги очевидні: оперативність, доступність та простота використання. При цьому слід пам'ятати, що електронна листування має свої нюанси.

Отримання листів

1. перевіряйте пошту хоча б 2 рази на день – зранку та після обіду. Інакше Ви можете зупинити роботу інших людей та затягнути вирішення питань;
2. якщо Вам надійшов лист, значить його хтось відправив і навіщось це зробив. Тому отримані листи треба читати. Зрозуміло, спам не розглядається;
3. якщо Ви менеджер, Ваш робочий день повинен починатися з запуску поштового клієнта, який не вивантажується весь день та автоматично перевіряє пошту. Налаштуйте автоматичну доставку/отримання пошти хоча б кожні 10 (а краще 2-3) хвилини;
4. якщо Ви дуже зайняті і Вам надійшов лист, оцініть від когось він, тему і пробігайте його очима – це допоможе швидко зрозуміти, чи вимагає лист термінової відповіді або може трохи почекати;
5. найпростіший і ефективний спосібрухати справи та не збирати завали пошти – одразу відповідати на листи. Тому, якщо Ви не ведете розмови або іншої діяльності, яка не зазнає переривання, дайте відповідь на лист відразу.

Поля "Кому", "Копія", "Прихована копія"

Слід розуміти, не забувати і правильно використовувати поля «Кому», «Копія» та «Прихована копія». Від цього залежать Ваші дії щодо отримання листа або дії отримувача.

1. "Кому". Якщо Ви надсилаєте запитання, Ви чекаєте на відповідь саме від адресата, вказаного в полі «Кому». Якщо Ви одержувач, відповісти повинні саме Ви. Тобто, лист та відомості, що містяться в ньому, або питання адресовані безпосередньо одержувачу, зазначеному в даному полі.
2. "Копія". Одержувачі, які стоять у цьому полі, одержують лист для інформації або є «запрошеними до свідків». Одержувач у копіях не повинен у загальному випадкувідповідати на лист. Більше того, чемним вважається за наявності такої необхідності почати з фрази «вибачте, що втручаюся».
3. "Прихована копія". Про факт надсилання листа людині, вказаній у полі «Прихована копія» не дізнаються основний одержувач або стоять у копіях. Також це поле використовується для масового розсилання, щоб Вашу адресну книгу не знали усі одержувачі.

При відповідях не забувайте про кнопку «Відповісти всім» – це збереже в копіях отримувачів початкового листа і Ваша відповідь не пройде повз них. Видалити небажаних отримувачів або додати інших можна завжди.

Якщо в отриманому листі в полі «Кому» більше двох адресатів, це означає, що мають відповісти обидва ці кореспонденти або будь-які з них. Визначтеся, хто має відповісти. Однак, будьте обережні з надсиланням листів, що містять у полі «Кому» більше двох адресатів: на лист, надісланий усім, Ви ризикуєте не отримати відповіді ні від кого.

Поле "Тема"

Не варто залишати це поле порожнім. Люди, з якими Ви переписуєтеся, можуть отримувати сотні листів на день та використовують це поле для швидкої оцінки важливості змісту листа.

Тема листа має коротко відбивати тему листа. Заголовки типу «Питання», «Привіт!» або порожні заголовки видають у Вас або новачка, або відсутність елементарних навичок володіння діловим листуванням.

«Важливість листа»

Якщо лист містить інформацію про термінові зміни, текст будь-якого договору або іншу інформацію, на яку треба звернути увагу насамперед, використовуйте важливість «висока», це виділить лист у папці «Вхідні».

• Не використовуйте даремно "висока" важливість!
• Особистий лист діловому кореспонденту або лист зі смішною і не діловою картинкою або посиланням позначте важливістю «низька».

Написання відповіді

1. Почніть із привітання, це ввічливо.
2. Говоріть з людиною однією мовою. Це стосується не тільки мови російської/англійської, а й форми тексту. Неформальна відповідь на формальний лист – неповага до респондента та демонстрація власної низької культури.
3. Не використовуйте трансліт, крім випадків відправлення листів з мобільних пристроїв. Якщо ваш поштовий клієнт не підтримує російську мову або псує кодування, додайте відповідь у програмі.
4. Діловий лист має бути точним, конкретним та лаконічним.
   • Точність– вказуйте точні дані, на які ви посилаєтеся (наприклад, дату зустрічі, пункт порядку денного зустрічі, дату та тему іншого листа або ім'я файлу).
   • Конкретність– з листа має бути точно зрозуміло, ЩО САМЕ потрібно від отримувача.
   • Лаконічність. Хто ясно мислить, той ясно викладає, і це бачить ваш адресат. Тому не варто викладати на трьох сторінках те, що можна було б написати в трьох реченнях. Короткий діловий текст - це не сухість, а економія часу і точність думки.
5. Якщо лист містить кілька питань, тим чи завдань, структуруйте їх та відокремлюйте. Суцільний «потік мили» важко читати і можна пропустити, власне, основне питання листа.
6. Якнайточніше відповідайте на прохання, викладені у листі. Відповідь на прохання чи завдання «Зробимо!» неповний. «Зробимо до такої дати», «через стільки днів», «після такої події» — це певніша і точніша відповідь.
7. Текст не повинен містити помилок! Друкарські помилки не страшні, але якщо Ви в кожному листі пишете слова невірно, це стає помітно дуже швидко і накладає негативний відбиток на Ваш імідж ділового партнера.
8. Ніколи не надсилайте листа, не прочитавши те, що Ви написали! Прочитайте свою відповідь та переконайтеся, чи все лаконічно, точно, зрозуміло, конкретно і не містить граматичних помилок. Перевірте, чи всі необхідні адресати вказані, чи правильно вони розставлені на полях «Кому» та «Копія». Перевірте граматичні помилки.
9. Цитуйте текст оригінального листа.
10. При повному цитуванні (якщо ваша відповідь на весь лист загалом) пишіть текст відповіді в ПОЧАТКУ листа, а не наприкінці!
11. Якщо Ваші відповіді за пунктами, відокремте цитату порожніми рядками зверху та знизу.

Вкладення

1. Не вкладайте в листи файли форматів EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR - багато поштових клієнтів або серверів намертво блокують такі вкладення, і адресат їх ніколи не прочитає. Пакуйте їх у архів (zip, rar) як у оболонку і вже в такому вигляді вкладайте.
2. Нормальним вважається надсилати без попередження вкладення до 2-3 мегабайт. Якщо Ви бажаєте надіслати вкладення більшого розміру, уточніть у кореспондента, чи пройде такий файл через його сервер або поміститься в поштову скриньку.
3. Утримайтеся від вкладень сумнівного змісту: по-перше, Ваш кореспондент може не розділяти ваших уподобань, а по-друге, Ви можете завдати неприємності людині, яка працює в організації, де застосовується перлюстрація пошти.

Електронний підпис

1. Її наявність – корисна (є ваша контактна інформація) і це гарний тон, що демонструє ваш професіоналізм.
2. Підпис не повинен перевищувати 5-6 рядків. Вона повинна включати мінімум Ваше прізвище та ім'я. Крім цього, бажано вказати номер Вашого телефону, адресу електронної пошти, назва та фізична адреса компанії, а також адреса її сайту.
3. Майте два варіанти електронного підпису: для ініціативних (власних) листів з повним підписом

Діловий лист повинен мати чітку структуру, переваги якої:

• економія Вашого часу та часу адресата;
• гарантія прочитання листа адресатом та правильне розуміння його суті;
• отримання зрозумілої, чіткої відповіді.

Структура ділового листа

Звернення

Знаходиться в «шапці» листа та містить посаду та ПІБ адресата. Для офіційного ділового листування стандартним вважається звернення «Шановний», яке пишуть з великої літери та по центру аркуша. А далі безліч варіантів залежно від того, що пишуть і кому. Так, у Росії прийнято звертатися по імені та по батькові, в компаніях із західною корпоративною культурою– просто на ім'я. Якщо Ви знаєте партнера особисто, можете звернутися так: «Шановний Андрію Петровичу», не знаєте – «Шановний пане Смирнов». До речі, у зверненні до людини слово «пан» скорочувати до «пан» не можна. І в жодному разі не можна писати «Шановний пане Смирнов А. П.». Або «Андрій Петрович», або «пан Смирнов».

Якщо Ви не пишете особам королівської крові, представникам релігійних конфесій, президентам та членам парламентів різних країн, вважайте, що Вам пощастило. Їх існують офіційні формули звернення, причому кожному рангу – особливі. Перш ніж надсилати такий лист, ретельно перевірте, чи відповідає обране звернення статусу адресата. Набагато простіше запам'ятати, як треба писати військовослужбовцям: «Шановний товаришу полковник», навіть якщо цей полковник – жінка. А ось звернення «Дами та панове» є світським, і його краще використовувати, скажімо, для запрошення на відкриття салону. модного одягу. Якщо ж Ви запрошуєте на ділову презентацію – наприклад, нових бурових установок, то за практикою, що склалася, використовується загальне для всіх звернення «Шановні панове». У разі неважливо, що у цій організації працюють і жінки.

Приклад:

Генеральному директору
ТОВ «Конкорд»
Добровольському П.І.

Шановний Павло Ілліч!
або
Шановний пане Добровольський!

Преамбула

Складає перший абзац листа, в якому викладено його мету, причина, яка спонукала Вас його написати. Прочитавши преамбулу, адресат повинен зрозуміти суть листа. Приклад: Я пишу Вам з метою висловити своє незадоволення якістю сировини для виробництва меблів, які Ваша компанія постачає нам, і розраховую на Ваші дії, спрямовані на якнайшвидшу зміну ситуації на краще та відшкодування завданих нам збитків.

Приклад:Протягом останнього місяця, починаючи з другого червня поточного року, 10-15% кожної партії вашої сировини становить шлюб. Ці факти були належним чином оформлені фахівцями нашої компанії. Копії документів додаються до даному листу. Збитки нашої компанії у зв'язку з отриманням бракованої сировини становлять близько 1 млн. рублів. Ми співпрацюємо з ТОВ «Конкорд» уже п'ять років, і досі у нас не було причин для нарікань. У цій ситуації ми наполягаємо на повному відшкодуванні наших збитків. За потреби ми готові провести спільну експертизу забракованої сировини.

Висновок

Необхідно для короткого підбиття підсумків всього написаного та логічного завершення листа.

Приклад:Впевнений, що Ви розберетеся в цій ситуації, і в найближчому майбутньому наша співпраця увійде до звичного русла.

Підпис

Лист завершується підписом (посада + ПІБ) адресанта, який випереджає стандартна ввічлива форма «З повагою». Також можливі варіанти: «Щиро Ваш», «З надією на продуктивну співпрацю», «З вдячністю за співпрацю» тощо. Під час підписання листа важливо врахувати ранг адресата та адресанта. Лист на ім'я генерального директора має підписувати також генеральний директорабо, як мінімум, його заступник. При цьому підпис повинен відповідати її розшифровці: ситуація, коли заступник директора ставить косу межу поруч із прізвищем директора та підписується своїм ім'ям, неприпустима.

Приклад:З повагою, Генеральний директор меблевої фабрики "Зоря" Кисельов А.Д.

Постскриптум

Постскриптум (PS) – приписка в кінці листа після підпису – досить рідко використовується в діловому листуванні. Вона служить для того, щоб повідомити адресата про важливу подію, яка сталася вже після написання листа, або передати йому інформацію, яка має непряме відношення до теми листа.

Приклад 1: P.S. Інформую Вас про те, що відсоток шлюбу в партії сировини, що надійшла 3 години тому, зріс до 17%!

Приклад 2: P.S. Керівник нашого відділу з прийому сировини зустрічатиметься з Вашими фахівцями у Вас на підприємстві завтра о 14:00.

Програми

Програми є необов'язковим доповненням до основного тексту листа і тому оформляються на окремих аркушах – кожен додаток на своєму аркуші. Якихось правил їх написання відсутні.

Стандартні фрази ділового листування

Оповіщення

• Повідомляємо, що затримка у відвантаженні… сталася через…
• Повідомляємо Вас, що керівництво заводу прийняло рішення.
• Повідомляємо Вас, що Ваша пропозиція прийнята.
• Повідомляємо, що ми…
• Доводимо до Вашого відома, що…
• Повідомляємо, що, на жаль, не можемо…

Моделі виразів, що пояснюють мотиви (найпоширеніші фрази на початку стандартного ділового листа)

Відповідно до протоколу…
• З метою посилення охорони майна.
• У відповідь на Ваше прохання…
• На підтвердження нашої телефонної розмови…
• На підтвердження нашої домовленості…
• У порядку надання технічної допомоги.
• У зв'язку з тяжким становищем…
• У зв'язку з проведенням спільних робіт…
• Відповідно до листа замовника…

Якщо автор - особа юридична, то дії передаються:

1. Від третьої особи однини, наприклад:
   • Завод «Зоря» не заперечує…
   • Спільне російсько-англійське підприємство «Союз К» пропонує...
   • Кооператив «Наїв» гарантує...
2. Від третьої особи множини, наприклад: Дирекція та профспілковий комітет заводу «Зоря» переконливо просять...
3. Від першої особи множини:
   • Просимо…
   • Підтверджуємо…
   • Повідомляємо…

Якщо автор - особа фізична, то дії передаються:

1. Від першої особи однини, наприклад:
   • Доводжу до Вашого відома…
   • Прошу…
   • Ставлю Вас до відома…
2. Від першої особи множини, наприклад:
   • Схвалюємо…
   • Ми отримали Вашу телеграму.
   • Вітаємо…
   • Підтримуємо…

Прохання

• Просимо вас перевірити хід виконання робіт.
• Прошу прийняти міри…
• Прошу повідомити дані про продуктивність.

Відправлення документів чи матеріальних цінностей

• Направляємо креслення збирання машин.
• Надсилаємо документи, що Вас цікавлять, замовною бандероллю…
• Надсилаємо підписаний з нашого боку договір…

Підтвердження

• З вдячністю підтверджуємо отримання Вашого замовлення та приступаємо до його виконання.
• Підтверджуємо отримання специфікацій на…
• Завод «Зоря» підтверджує умови постачання обладнання.

Пропозиція

• Ми можемо запропонувати вам …
• Пропонуємо Вам придбати…
• Ми можемо рекомендувати Вам …

Запрошення

• Запрошуємо Вас взяти участь в обговоренні проекту…
• Просимо взяти участь у обговоренні проблеми…
• Запрошуємо представника Вашого підприємства…

Відмова та відхилення пропозиції (проекту)

• Надісланий Вами проект титульного списку по об'єктах будівництва на суму ... нами не може бути затверджений з наступних причин.
• Ваша пропозиція (проект) відхилена з наступних причин…

Нагадування

• Нагадуємо, що за планом спільних робіт Ви повинні...
• Нагадуємо, що відповідно до… Ви повинні…
• Нагадуємо Вам, що Ваша заборгованість з оплати…
• Нагадуємо вам, що термін надання рукопису спливає…

Гарантії

• Оплату гарантуємо.
• Строки виконання гарантуємо.
• Якість виробів гарантуємо.

Інтерпретація власної позиції

• Наші звернення щодо даному питаннюне призвели до позитивних результатів.
• Заперечень проти конструкції не маємо.
• Ми не можемо поставити Вам товари… з наступних причин:…

Інтерпретація дій іншої сторони

• Така затримка може навести…
• Абсолютно незрозуміло, чому Ваш завод затримує висилку пресформ.
• Ці обіцянки не виконуються.

Заключні слова

• Сподіваємося, що наше прохання буде виконане.
• Сподіваємось на подальшу співпрацю.
• Із побажаннями успіхів.
• Переконливо просимо Вас не затримувати відповіді.
• Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю (за помилку).

Етичні норми ділового листування

Ділове листування, як і будь-яка інша форма взаємодії людей, заснована на зведенні етичних правил і норм, головне з яких – «КОРЕКТНІСТЬ І ПАМ'ЯЖЕННЯ ДО ПАРТНЕРА». Навіть якщо метою листа є висловлювання претензії, його текст не повинен містити грубих слів та некоректних виразів, які можуть образити Вашого контрагента. Дбаючи про підтримку гідності свого адресата, ви таким чином зберігаєте своє власне.

• розпочинати послання з констатації відмови. Насамперед слід викласти мотивацію прийнятого рішенняі дати зрозуміти, що за певних обставин до розгляду питання можна повернутись;
• нав'язувати адресату очікуваний результат питання, наприклад: «Прошу вивчити та вирішити питання позитивно» або «Прошу затвердити цю кандидатуру»
• спонукати адресата до поспіху при винесенні рішення словами терміново, негайно, в більш короткі терміни. Краще скористайтеся етикетними формулами «Прошу Вас відповісти до такого числа», «Переконливо прошу Вас одразу повідомити про своє рішення»
• натякати адресату з його уявну неуважність, некомпетентність, вводячи у текст листа формулювання типу «Пропоную уважно вивчити…».

Для одержувача ділових листів обов'язковими вимогами, з погляду етичних норм, є:

• відмова від форми відповіді, при якій лист-запит або лист-пропозиція повертаються автору з розміщеною на них інформацією у відповідь;
• оперативна та чітка відповідь організації-відправнику. Затримка чи відсутність відповіді можна розглядати як небажання співпрацювати.

Дотримання перерахованих вище етичним нормамділового листування не вимагатиме від Вас здійснення подвигу і згодом стане необтяжливим та звичним. Більше того, забезпечить Вам репутацію тактичної людини і навіть навчить перетворювати опонентів на союзників.

Загальні правила складання ділових листів

Крім структури, ще однією важливою складовою грамотного ділового листа є акуратне оформлення.

Інформаційний лист

Інформаційний лист- Це службовий лист, який повідомляє адресату відомості офіційного характеру.

Обсяг інформаційного листа коливається від одного абзацу до кількох сторінок.

Як правило, інформаційні листи підписуються керівником організації, а у разі масового розсилання (наприклад, усім клієнтам компанії) можуть взагалі не містити ручного підпису. Нерідко інформаційні листи мають типовий характер.

Лист запит– службовий лист, який надсилається для отримання будь-яких офіційних відомостей або документів.

У цілому листи-запити складаються так само, як листи-прохання. Листи-запити зазвичай підписуються керівником організації або офіційно уповноваженою на це посадовою особою.

Текст листа-запиту має містити обґрунтування необхідності надання матеріалів або відомостей та власне викладення запиту.

Лист-запит вимагає листа-відповіді.

Лист-відповідь

Лист-відповідь – це службовий лист, який складається як відповідь на лист-запит або лист-прохання.

Відповідь може бути негативною (лист-відмова) або позитивною.

У тексті листа-ответа слід використовувати самі мовні обороти, лексику, які використовував автор в ініціативному листі, за умови, що лист-прохання було складено грамотно в мовному плані.

Не слід включати в текст листа-відповіді посилання на лист («На Ваш лист від_______№__…»).

Відомості про ініціативний лист вносяться до складу реєстраційного номера листа-відповіді. Лист-відмова доцільно починати з обґрунтування відмови: «У зв'язку з…», оскільки негативна відповідь має бути обґрунтованою, не можна просто відмовити у проханні без пояснення.

Лист підтвердження

Лист-підтвердження – це службовий лист, у якому адресат підтверджує раніше досягнуті домовленості, наміри, отримання відомостей, документів чи інших матеріалів тощо.

Ключовою мовною формулою цього різновиду листів є: «Підтверджуємо (отримання документів, попередню домовленість, згоду на…)».

Під час підтвердження попередньої домовленості у тексті листа необхідно коротко викласти її суть.

Якщо підтверджується отримання документів – слід назвати їх тощо. Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, побажанням, пропозицією.

Лист-претензія

Лист-претензія – це ініціативний діловий лист, метою якого є висловлювання претензії чи незадоволеності адресату.

У висновку мають бути висловлені конкретні побажання чи пропозиції щодо виправлення ситуації.

Гарантійний лист

Гарантійні листи призначені для надання адресату письмових гарантій з метою підтвердження певних обіцянок або умов, намірів або дій автора (організації-відправника), які так чи інакше стосуються інтересів адресата.

Гарантійні листи адресуються організації або окремій особі. Слово «гарантія» взагалі може не згадуватися в тексті листа, проте лист залишатиметься документом, що містить гарантію.

Гарантуватися можуть плата за виконану роботу, строки її виконання, якість виконання робіт, якість товару, терміни його постачання, оплата отриманої продукції тощо.

Гарантійні листи мають підкреслено юридичний характер, відповідаючи за статусом документів договірного характеру. Найчастіше гарантійні листи оформлюються на підтвердження оплати.

У цьому випадку обов'язковим є вказівка ​​номера договору та рахунку, згідно з якими має бути здійснена оплата.

Гарантійні листи відрізняють ясність, точність та однозначність формулювань — оскільки йдеться про надання адресату гарантій від імені та за дорученням організації чи посадової особи. У ньому обов'язково вказується вид операції, яку має бути здійснено.

Подібні листи можуть починатися з викладу суті гарантій, що надаються адресату, наприклад: «Справжнім листом гарантую…».

В інших випадках гарантійний лист може містити виклад причин, якими спричинено намір автора заявити про свою готовність надати адресату ті чи інші гарантії. У цьому випадку відповідна заява формулюється у заключній пропозиції, наприклад: «Оплату гарантуємо» або «Своєчасну та повну оплату гарантую».

Особливістю даного виду листів є наявність поряд із підписом автора (наприклад, директора організації) підпису посадової особи, у безпосередньому віданні якої знаходяться фінансові чи інші питання. Якщо гарантійний лист надсилається як зобов'язання оплати за купівлю, надану послугу тощо, то в ньому обов'язково вказуються банківські реквізитиорганізації-платника.

У ключову фразу гарантійного листаможуть входити слова та вирази:

• Гарантуємо…
• Гарантуємо, що…
• Фірма «Партнер» гарантує...
• Просимо вислати на нашу адресу післяплатою (вид гарантії)…
• Оплату гарантуємо…
• Справжнім гарантуємо…

Резюме

Резюме – це вид ділового листа, орієнтований на максимально повну та вигідну презентацію спеціаліста роботодавцю.

При складанні резюме слід чітко дотримуватися ряду правил:

1. Представтеся
2. Освіта
3. Досвід роботи
4. Чи потрібно зазначати бажаний рівень оплати праці?
5. Чи треба вказувати додаткові відомостіпро себе?
6. Чи потрібні особисті подробиці?
7. Адаптуйте резюме до вимог роботодавця
8. Ставлення до відряджень
9. Наявність рекомендацій
10. Супровідний лист

Немає і не може бути єдиного резюме на всі випадки життя, яке можна було б розсилати по всіх фірмах без змін.

Щоразу слід спочатку подумати, які якості будуть цінуватися на новій роботі, і відповідно до них модифікувати резюме. Інформація, подана в резюме, має бути достовірною. Не залишайте «білих плям» у своєму резюме.

А найголовніше — резюме має бути коротким: не більше однієї — півтори сторінки. Ваше вміння ясно формулювати, коротко викладати показник високого рівнязагальної культури.

Наявність фотографії на резюме вітається.

1. Підтвердження факту та термінів роботи в організації, коротка інформаціяпро посади та виконувані обов'язки (для рекомендаційного листа від приватної особи в даному пункті вказується, протягом якого періоду часу і в якій якості автор листа знає рекомендованого). З переліку обов'язків має бути видно кваліфікацію рекомендованого. Якщо рекомендований обіймав різні посади, то дані про посади і виконувані посадових обов'язкахвказуються для кожного часового інтервалу. Приклад:Сидоров Володимир Олександрович працював у компанії «Вектор» з 12 березня 1998 р. по 16 березня 2002 р., у тому числі з 12 березня 1998 р. по 16 березня 2002 р. — на посаді менеджера торгово-закупівельного відділу, з 17 березня по 25 листопада 2002 р. - на посаді старшого менеджера того ж відділу. Його обов'язки на посаді менеджера полягали в організації постачання комплектуючих виробів, на посаді старшого менеджера - в організації взаємодії між фірмами-постачальниками комплектуючих виробів та виробництвом.
2. Коротка характеристика професійних, ділових та особистісних якостей рекомендованого та досягнутих їм успіхів за час роботи в організації. Слід відмовитися від таких загальних слів, як надійний, компетентний, сумлінний і т. д., а орієнтуватися на конкретні факти, що характеризують рекомендованого з його погляду професійних якостей, уміння справлятися з виконанням певних завдань. різних ситуаціях, емоційна стійкість, лідерські якості. Тут же можна дати зразкове порівняння роботи рекомендованого з роботою його колег, вказати найбільш значущі досягнення, проекти, розроблені та здійснені ним особисто. Приклад:Самостійно освоїв програмне забезпечення, самостійно та успішно проводив Ділові перемовини, ефективно керував підлеглими тощо.
3. Причини зміни місця роботи (догляду з організації, переходу інше місце). Це може бути зміна профілю організації, закриття підрозділу, кадрові зміни в організації, зміна місця проживання тощо.
4. Висновки. Коротка та конкретна оцінка компетентності, ділових якостейрекомендованого, його творчого потенціалута можливостей кар'єрного росту. Рекомендації до зайняття конкретної посади або посад (у ряді випадків тут бажано вказати ступінь, до якого Ви рекомендуєте людину на посаду: беззастережно, настійно, з деякими застереженнями, не рекомендуєте). Приклад:Сидоров Володимир Олександрович досконало володіє технологією ... (має великий досвід роботи з серверним програмним забезпеченням… або … може самостійно працювати з корпоративними клієнтами… тощо). Вважаю, що пан Сидоров може ефективно виконувати обов'язки керівника підрозділу, працюючи на посадах начальника відділу, заступника начальника обчислювального відділу підприємства середньої ланки.
5. Контактні координати особи, яка підписує лист. Цей пункт є особливо актуальним для рекомендаційних листів, складених приватними особами, оскільки цілком можливо, що новий роботодавець, прочитавши рекомендаційний листзахоче уточнити деякі деталі.

Прес-реліз

Прес-реліз – це інформаційне повідомленнядля засобів масової інформації, завданням якого є привернення уваги до певної події (що сталася або майбутньої) з метою максимального висвітлення цієї події у ЗМІ.

Прес-релізи складаються та розсилаються прес-службами компаній та організацій та мають певні правиланаписання:

• у шапці документа має бути зазначено слово «Прес-реліз» та проставлено дату його розсилки;
• заголовок прес-релізу має максимально чітко відображати його тему, посилання інформаційного повідомлення;
• докладніше суть заголовка прес-релізу може бути розкрита в підзаголовку (при цьому його наявність необов'язково);
• перший абзац прес-релізу має обов'язково містити таку інформацію: що, де і коли відбулося (відбудеться);
• обсяг прес-релізу не повинен перевищувати півтори сторінки машинописного тексту. При цьому бажано обмежитись однією сторінкою, включаючи підпис та колонтитули бланка організації;
• до складу прес-релізу можуть входити цитати ньюз-мейкерів – відповідальних речників організації;
• прес-реліз складається на бланку організації;
• у підписі до прес-релізу має бути зазначено ПІБ контактної особи, яка може надати додаткову інформаціюна тему прес-релізу, та його контактні дані: телефон (бажано мобільний), e-mail, номер ICQ.

Лист-вітання

Формат «Привітання» відноситься до категорії особистого ділового листування.

Воно оформляється на вітальному бланку або листівці і при складанні може і повинен переважати творчий підхід. Це стосується як тексту листа, так і його оформлення.

Привітання може бути персональним (з днем ​​народження) чи масовим (наприклад, з Новим роком).

У першому випадку звернення до адресата має бути особистим – на ім'я та по батькові; у другому випадку воно може бути спільним, наприклад, «Дорогі друзі!».

При цьому в обох випадках відправник повинен особисто підписати вітання (при розсиланні масових вітань використовується факсиміле).

Особисте вітання

Масове привітання

Лист запрошення

Формат «Запрошення» відноситься до категорії особистого ділового листування.

Воно оформляється на офіційному бланку або листівці та має на меті сповістити адресата про якийсь урочистий захід, який його запрошують відвідати.

Запрошення обов'язково має містити в собі інформацію про місце та час проведення заходу, а також його назву.

У запрошенні має бути зазначена прийнятна форма одягу (наприклад, black and tie), а також кількість осіб, на які поширюється це запрошення.

Як правило, запрошення має іменний характер, але при проведенні масових заходів може бути знеособлене.

Особисте запрошення

Масове запрошення

Лист-подяка

Формат «Подяка» відноситься до категорії особистого ділового листування і має на меті висловити подяку адресату.

Як правило, подяка оформляється на офіційному бланку організації, але може бути оформлена як листівка.

Текст листа подякипишеться в лаконічному дружньо-офіційному стилі з посиланням на подію, яка спонукала відправника висловити свою подяку адресату. За бажання можуть бути також перераховані й інші заслуги адресата. Подяка завіряється особистим підписом відправника і в деяких випадках – печаткою організації.

приклад:Послання прем'єр-міністра Великобританії Голові Ради Народних КомісарівСРСР (25 квітня 1942 р.) «Дуже Вам вдячний за ваше послання від 23 квітня. Ми, звичайно, вітатимемо візит пана Молотова, з яким, я впевнений, ми зможемо зробити багато корисної роботи. Я дуже радий, що Ви вважаєте за можливе дозволити цей візит, який, я впевнений, буде дуже цінним».

Лист-співчуття

Формат «Співчуття» відноситься до категорії особистого ділового листування та має на меті вираження співпереживання та підтримки адресату з приводу тієї чи іншої сумної події чи втрати.

При написанні співчуття дуже важливо правильно підібрати щирі слова, дійсно здатні підтримати адресата у його горі.

При цьому важливо висловити свої почуття та переживання щодо того, що сталося.

Співчуття оформляється у стриманому коректному стилі на офіційному бланку чи спеціальній листівці та засвідчується особистим підписом відправника.

Діловий лист- Документ, що застосовується для зв'язку, передачі інформації на відстань між двома кореспондентами, які можуть бути як юридичними, так і фізичними особами.

Керівнику або фахівцю управління за своєю діяльністю потрібно писати багато ділових листів.

До ділових листів належать характеристики, резюме, рекомендаційні листи, листи-нагадування та подяки, листи - запрошення на співбесіду або презентацію, листи-відмови, позовні заяви, скарги тощо.

Як правильно написати діловий лист

• папір для ділового листа має бути хорошої якості, абсолютно чистою, акуратно обрізаною;
• бажано, щоб бланк ділового листа був із емблемою організації, її повною назвою, поштовою та телеграфною адресою, телефоном, факсом, електронною адресою та банківськими реквізитами;
• службові ділові листи друкуються на лицьовій сторонілиста, без помарок; усі сторінки, крім першої, нумеруються арабськими цифрами;
• ширина поля з лівого боку листа має бути не менше 2-х см, абзац починається з червоного рядка з відступом у п'ять інтервалів від лівого краю рядка; текст друкується через півтора - два інтервали; бажано уникати перенесення слів;
• у правому верхньому кутку ділового листа на адресу організації-відправника ставиться дата, бажано повністю (наприклад, 2 січня 2007 року);
• найменування організації або прізвище та адресу людини, куди відправляється діловий лист проставляється на лівій стороні листа;
• нижче, з краю рядка або у центрі листа пишеться ввічливе звернення; наприклад, «Шановний Іване Івановичу»; після звернення потрібна кома, але часто ставлять знак оклику, щоб наступну фразу почати з червоного рядка і з великої літери;
• закінчується діловий лист словами подяки за співробітництво та висловлюванням надій на його продовження;
• підпис ставиться праворуч аркуша, після заключної фрази ввічливості, наприклад, « З повагою…», прізвище підписувача друкується під його рукописним підписом;
• резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції повинні робитися олівцем або на окремих листах; діловий лист складається текстом всередину, а найважливіші ділові листи не згинаються, навіщо посилаються у великих щільних конвертах;
• на телеграфний запит слід дати відповідь протягом 3 днів, на діловий лист - 10; якщо запит вимагає докладного розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що ділового листа прийнято до відома та дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

• точність та ясність викладу думок - короткі слова, короткі фрази, короткі абзаци
• максимальна доступність тексту для розуміння, вживання простих фраз, які точно і однозначно виражають суть
• грамотність
• коректність